Strasbourg, le 9 février 2022

    CEPEJ-GT-EVAL(2022)1

COMMISSION EUROPEENNE POUR L’EFFICACITE DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

GROUPE DE TRAVAIL SUR L’EVALUATION DES SYSTEMES JUDICIAIRES

(CEPEJ-GT-EVAL)

42ème réunion

31 janvier 2022

RAPPORT DE REUNION

Document préparé par le Secrétariat

Direction Générale I – Droits de l’Homme et Etat de droit

INTRODUCTION

1.     Le Groupe de travail sur l'évaluation des systèmes judiciaires (CEPEJ-GT-EVAL) de la Commission européenne pour l'efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 42^ème réunion le 31 janvier 2022, sous la présidence de Jaša Vrabec (Slovénie). Compte tenu de la situation sanitaire, la réunion s’est déroulée par vidéoconférence.

2.     L’ordre du jour et la liste des participants à la réunion figurent respectivement aux annexes I et II du présent Rapport.

II.         Information DES MEMBRES du groupe de travail et du Secrétariat

3.     Le Secrétariat souhaite la bienvenue à l’ensemble des participants à la réunion du groupe de travail dans sa nouvelle composition telle que décidée par le bureau de la CEPEJ lors de sa réunion ad hoc du 16 décembre 2021. Le bureau de la CEPEJ a, à cette occasion, suggéré d’inviter à la première réunion du groupe pour le mandat 2022-2023 les membres suppléants et les experts scientifiques. Un rapide tour de table permet à l’ensemble des participants de se présenter.

4.     Le Secrétariat présente également au groupe de travail le mandat du CEPEJ-GT-EVAL tel qu’adopté lors de la dernière réunion plénière de la CEPEJ des 8-9 décembre 2021.

III.      DESIGNATION DU PRESIDENT DU CEPEJ-GT-EVAL  

5.     M. Jasa Vrabec est renouvelé dans son mandat de président du CEPEJ-GT-EVAL.

IV. CYCLE D’EVALUATION 2022 (DONNEES 2020)

a)     Etat de la collecte de données et du contrôle de qualité

6.     Le Secrétariat présente l’état de la collecte de données pour le cycle en cours et précise que, si la plupart des pays participants ont achevé la collecte de données, celle-ci est toujours en cours pour 6 Etats.

7.     Le contrôle de qualité, qui a débuté par celui des données des pays de l’Union européenne qui participent à l’étude de la CEPEJ en vue du Scoreboard de la Justice, est en cours. Comme cela avait été décidé lors de la dernière réunion du groupe de travail en octobre 2021, ce contrôle de qualité est fait de façon très approfondie, notamment sur les questions pour lesquelles les données ne sont pas disponibles.

8.     Le Secrétariat souligne que les contacts avec la plupart des correspondants nationaux sont très bons et réguliers et que de nombreuses réunions bilatérales ont été organisées en visio-conférence ou en présentiel pour éclaircir rapidement certains points problématiques. Une attention particulière a été portée à l’accompagnement des correspondants nationaux nouvellement nommés pour ce cycle.

b)    Questions de la Grille d’évaluation

9.     Une discussion a lieu entre les membres du groupe concernant le nombre de questions de la Grille d’évaluation et la nécessité de permettre aux correspondants nationaux de donner leur opinion sur les difficultés du questionnaire. La possibilité d’un questionnaire court à destination des correspondants nationaux portant sur ce point, ou d’un atelier lors de la prochaine réunion des correspondants nationaux, est envisagée.

10.  Le Secrétariat souligne que le contrôle de qualité a montré que certaines questions, et notamment certaines des nouvelles questions introduites pour ce cycle, ont présenté des difficultés pour les correspondants nationaux (par exemple les questions relatives aux affaires de droit d’asile et celles concernant les mineurs). Le Secrétariat rappelle également la nécessité, mentionnée dans le mandat du CEPEJ-GT-EVAL, d’harmoniser les quatre collectes de données en cours. Les membres du groupe rejettent l’idée de mettre en place deux types de questionnaire, l’un pour les petits pays et l’autre pour les plus grands pays, et conviennent de discuter de façon plus approfondie des changements à apporter au questionnaire pour le cycle prochain lors de la réunion qui se tiendra à l’automne 2022. Leurs commentaires et propositions pour d’éventuelles modifications du questionnaire peuvent être envoyés au Secrétariat avant cette réunion.  

11.  De même, l’idée de la création d’un forum de discussion ou d’un outil, géré par le Secrétariat de la CEPEJ, et permettant aux correspondants nationaux de partager leurs expériences et difficultés sur certaines questions est évoquée. Le groupe de travail charge le Secrétariat de proposer des solutions/outils sur cette possibilité. 

12.  Enfin, le groupe souhaite avoir plus d’informations sur les méthodes de collecte mises en place dans les Etats et convient que ce thème pourrait également être discuté lors de la prochaine réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ en vue d’échanger des bonnes pratiques.

c)     Structure du Rapport

13.  Le Secrétariat précise que la structure du prochain rapport a été présentée lors de la réunion plénière de la CEPEJ de décembre 2021 à l’issue de laquelle la CEPEJ a chargé le CEPEJ-GT-EVAL de préparer le rapport d’évaluation des systèmes judiciaires en vue de son adoption lors de la 38ème réunion plénière de la CEPEJ qui se tiendra en juin 2022 et de sa publication au cours de l’automne 2022.

Première partie – analyses et tendances

14.  La première partie du rapport sera composée de chapitres présentant les tendances européennes, des analyses de données et si possible les bonnes pratiques développées par les Etats. L’accent devrait être mis sur des réponses plus claires aux questions structurant les différents chapitres. Les développements trop théoriques ou les descriptions de tableaux devraient être évités sauf concernant les situations particulières ou extrêmes qui devraient être expliquées à l’aide des commentaires fournis par les Etats. Des tableaux présentant les données brutes principales pourraient être ajoutés au début de chaque chapitre, de préférence à un document séparé ou en annexe du rapport.

15.  Les chapitres du précédent rapport (cycle 2020, données 2018) pourront servir de base pour la plupart des chapitres de ce cycle. Toutefois, l’introduction de nouvelles données issues de questions nouvelles ou modifiées pour ce cycle (par exemple concernant l’organisation des tribunaux ou les usagers), la modification de l’index utilisé pour les TIC ou encore les choix de voir traiter certains thèmes (développement de la partie concernant l’éthique ou l’efficacité des seconde et troisième instances, introduction de la formation des juges/procureurs, de l’évaluation de la performance des tribunaux et services du ministère public) devront être pris en compte par les experts qui rédigeront les différents chapitres. Les membres du groupe de travail décident de ne pas discuter du contenu précis des chapitres mais s’engagent à transmettre tout commentaire ou suggestion sur le contenu des chapitres au Secrétariat par voie électronique.

16.  Concernant le chapitre dédié aux TIC, le Secrétariat présente le rapport préparé par deux experts du CEPEJ-GT-CYBERJUST suggérant des modifications de l’index TIC utilisé dans les analyses du rapport et les fiches pays. Le groupe confie au Secrétariat le soin d’évaluer avec l’expert en charge de la rédaction de ce chapitre de quelle manière ces modifications pourraient être mises en œuvre.

17.  Le groupe charge également le Secrétariat de confier à ces mêmes experts une analyse des questions TIC du questionnaire d’évaluation et de proposer des modifications et améliorations qui pourraient être examinées par le CEPEJ-GT-EVAL en vue de la révision du questionnaire pour le cycle 2024 (données 2022).

18.  Le Secrétariat évoque la possibilité de restructurer les différents chapitres en rassemblant par exemple dans un chapitre traitant de l’accès à la justice, les développements sur l’aide judiciaire, les usagers, l’organisation des tribunaux et les TIC. Il est convenu de prendre la décision sur l’organisation des différents chapitres au cours de la prochaine réunion ad hoc, une fois les projets de chapitres reçus.

19.  Le groupe discute également de la façon dont la particularité des données 2020, période de crise sanitaire, devrait être traitée dans les chapitres du rapport. Il convient de ne pas dédier un chapitre spécifique du rapport à cette question mais d’en tenir compte, lorsque cela est pertinent et lorsque cela a eu un impact dans les différents chapitres du rapport. Un paragraphe spécifique pourrait être ajouté dans l’introduction sous forme de « disclaimer ».

20.  Simone Kress (Allemagne) estime également qu’un rapport spécial sur les enjeux et les réactions des différents pays face à la situation de pandémie serait très intéressant et permettrait de trouver de meilleures solutions pour l’avenir. Au-delà de l’aspect technique lié au développement des TIC ou à l’impact sur la performance des tribunaux, la question de la mise en jeu de certains droits fondamentaux ou de certaines garanties, comme celle de l’indépendance des juges, pourrait être posée. Cela impliquerait toutefois de poser de nouvelles questions aux correspondants nationaux.

Deuxième partie – fiches pays

21.  Le prototype de fiches par pays préparé lors de la dernière réunion du groupe a été présenté lors de la réunion plénière de la CEPEJ de décembre 2021. Plusieurs délégations ont exprimé leur soutien aux développements prévus dans ce prototype et notamment à l’ajout pour la première fois d’analyses soulignant les spécificités du pays concerné.

22.  Le groupe discute ensuite du contenu de la fiche (représentation des données relatives à l’aide judiciaire et aux activités des services du ministère public, représentation graphique de l’équilibre hommes/femmes, couleurs utilisées notamment).

23.  Concernant les analyses, le Secrétariat informe le groupe qu’à l’issue du contrôle de qualité, une synthèse en vue de ces analyses est préparée pour chaque pays. Par ailleurs, les experts chargés de la rédaction des chapitres contribueront également à ces analyses en transmettant au Secrétariat les éléments essentiels à mentionner pour chaque pays. Le Secrétariat se chargera ensuite de combiner ces différents éléments. Le groupe soutient ce processus mais souligne que les analyses devront être réalisées avec précaution notamment lorsqu’il s’agit des réformes. Les réformes simplement envisagées devraient être exclues de ces analyses.

24.  Il est également convenu de développer une partie méthodologique afin de donner des clés de lecture et de compréhension des fiches. Le groupe souhaite également voir apparaitre des références aux numéros de questions du questionnaire, ce qui pourrait être fait dans cette partie introductive méthodologique afin de ne pas surcharger chaque fiche.    

25.  A l’issue de ces discussions, le groupe charge le Secrétariat de préparer une nouvelle version pour la prochaine réunion du groupe.

Troisième partie – CEPEJ-STAT

26.  La mise à jour de CEPEJ-STAT avec les données 2020 ainsi que la modification du tableau de bord concernant les TIC suite aux modifications proposées de l’index TIC, et l’introduction d’un nouveau tableau de bord concernant les professionnels sont les principaux développements de cette partie du rapport pour ce cycle. Ces deux tableaux de bord seront présentés plus en détails lors de la prochaine réunion du groupe de travail. Des modifications terminologiques concernant le tableau de bord sur l’efficacité sont également discutées.

Etudes spécifiques sur les professions juridiques

27.  L’Union Internationale des Huissiers de Justice et Officiers Judiciaires (UIHJ), le Conseil des Notariats de l’Union Européenne (CNUE) et l’Institut Européen de l’Expertise et de l’Expert (EEEI) renouvellent leur volonté de préparer des études spécifiques sur leurs professions respectives, sur la base des données de la CEPEJ (2020) en complément du rapport d’évaluation des systèmes judiciaires. Afin de ne pas différer la préparation et publication de ces études, il est convenu de transmettre au CNUE, à l’UIHJ et à l’EEEI les données concernant les professions qu’ils représentent mi-juillet 2022.

d)    Calendrier du Rapport

28.  Le Secrétariat présente un calendrier détaillé de la préparation du rapport dont les principaux éléments sont :

·         la transmission de deux séries de données aux experts en charge de la rédaction du rapport, la première le 1^er mars et 2^ème fin avril ; une troisième transmission pourrait être envisagée si nécessaire ; 

·         les experts chargés de la rédaction devront fournir au Secrétariat une première version des chapitres pour le 25 mars et une version finale pour le 1^er mai ;

·         pour chaque chapitre, des réunions en ligne seront organisées entre l’expert, un membre du groupe de travail supervisant le chapitre concerné et le Secrétariat en avril ;

·         une réunion ad hoc du groupe de travail se tiendra début avril afin de guider les experts dans la finalisation des chapitres ;

·         les experts enverront leurs contributions aux fiches pays au Secrétariat pour le 1^er mai ;

·         le Secrétariat se chargera de finaliser les fiches pays et de traduire le projet de rapport qui sera envoyé aux membres de la CEPEJ deux semaines avant la réunion plénière de la CEPEJ prévue les 27-28 juin 2022 ;

·         le rapport sera publié à l’automne 2022.

e)     Experts en charge de la rédaction et supervision des chapitres par le groupe de travail

29.  Le Secrétariat indique que des réunions avec les experts se sont tenues en décembre afin de présenter le travail attendu pour ce cycle, la méthodologie de la CEPEJ ainsi que le calendrier de préparation. Le groupe charge également le Secrétariat d’organiser une réunion si possible fin février afin de rencontrer les experts et de leur présenter les attentes du groupe.

30.  Après discussion, le groupe charge également le Secrétariat de lui envoyer une proposition concernant la supervision des différents chapitres par un membre du groupe. Les experts scientifiques expriment également leur disponibilité pour participer à la préparation du rapport.

f)      Evaluation par les pairs

31.  Le processus d’évaluation par les pairs n’a pu être mis en œuvre ces derniers temps en raison de la situation sanitaire. Toutefois, le Secrétariat souligne la nécessité d’organiser dès que possible certaines missions de ce type. Le groupe charge le Secrétariat d’identifier les pays qui pourraient être concernés et d’établir les contacts nécessaires en vue de l’organisation de ces missions.

V.          COOPERATION AVEC LA COMMISSION EUROPEENNE 

32.  Le Secrétariat informe le Groupe de travail de l'avancement des activités de coopération avec la Commission européenne (CE), notamment l’étude de la CEPEJ en vue du Tableau de bord de la justice de l’Union Européenne (« EU Justice Scoreboard »), le Tableau de bord pour les Balkans occidentaux (« Dashboard Western Balkans ») et le Tableau de Bord des pays du partenariat oriental (« Justice Dashboard Eap »).

a.     Etude pour la Commission européenne sur le fonctionnement des systèmes judiciaires dans les Etats membres de l’Union européenne (Tableau de bord de la justice de l’UE)

33.  L’étude de la CEPEJ en vue du Tableau de bord de la Justice de l’UE (données 2020), incluant pour la première fois le champ pénal, a été remise à la Commission Européenne le 10 décembre, pour la première partie composée de 280 tableaux comparatifs, et le 19 janvier, pour la deuxième partie composée de fiches pays. 

34.  Les contacts entre le Secrétariat et la Commission Européenne (DG-JUST) seront pris prochainement afin de préparer le prochain questionnaire et d’ouvrir la collecte des données 2021.

b.     Tableau de bord pour les Balkans occidentaux

35.  Le troisième cycle de collecte de données (données 2021) dans le cadre du Tableau de bord pour les Balkans occidentaux est en cours et présente la particularité d’être mené en parallèle de l’exercice d’évaluation de la CEPEJ mais pour une année de référence différente. Certaines difficultés sont soulignées comme la nomination très récente de nouveaux correspondants pour certains bénéficiaires du projet et la difficulté de les former à distance et rapidement compte tenu des délais stricts du projet. Des activités de soutien sont néanmoins mises en place.

36.  Par ailleurs, des discussions entre le Secrétariat et la Commission Européenne (DG-NEAR) en vue d’améliorer le rapport et les fiches pays délivrés dans le cadre du projet ainsi que concernant la publication du rapport se tiennent régulièrement.

c.     Tableau de bord – pays du partenariat oriental

37.  Le Secrétariat informe le groupe de travail des avancées de ce projet et en particulier de la poursuite de la première collecte de données et du premier contrôle de qualité de ces données basées sur un questionnaire spécifique. De nombreuses activités de soutien à la collecte sont organisées toujours en lien avec les développements du cycle d’évaluation de la CEPEJ. Des discussions sont en cours avec la Commission Européenne (DG-NEAR) afin de définir le contenu du rapport.

La première partie du Rapport devra être fournie à la Commission européenne le 1^er avril 2022, la deuxième partie le 1^er juin 2022.

38.  Le Secrétariat insiste sur les liens étroits entre les quatre activités de collecte et de contrôle de qualité des données, nécessitant une étroite coordination.

VI.         FORMATION SUR LES OUTILS CEPEJ EN MATIERE D’EVALUATION

39.  Le Président présente au groupe de travail des éléments en vue d’un module de formation concernant l’activité d’évaluation de la CEPEJ qui sera développé dans le cadre d’une formation concernant la CEPEJ sur la plateforme « HELP » du Conseil de l’Europe. 

40.  Le groupe souligne que l’ensemble des éléments concernant l’activité d’évaluation de la CEPEJ sont mentionnés et qu’une présentation dynamique structurée sous forme de formation permettra très certainement de mettre en valeur les activités du groupe de travail.

VII.        Prochaines réunions du groupe et des correspondants nationaux de la CEPEJ

41.  Le groupe convient de se réunir le 8 avril (réunion ad hoc) en vue de la préparation du rapport et à l’automne prochain en vue de la préparation du cycle 2024 (données 2022). Cette réunion, dont la date est à confirmer, sera fixée en fonction de la date de publication du rapport et de celle de la réunion plénière de la CEPEJ de décembre.

42.  Afin de mieux impliquer les correspondants nationaux de la CEPEJ dans l’ensemble du processus, et non seulement pour la collecte et le contrôle de qualité des données, il est convenu de fixer la date de la réunion plénière des correspondants nationaux après la publication du rapport afin de pouvoir le leur présenter. Différents ateliers pourraient également être organisés à cette occasion afin de développer le partage d’expériences entre les correspondants nationaux.

Appendix I / Annexe I

AGENDA / ORDRE DU JOUR

Appendix II / Annexe II

List of participants / liste de participants

MEMBERS / MEMBRES

CROATIA / CROATIE	Ms Martina VRDOLJAK Head of department for statistics, analytic and strategic development of Judiciary, Directorate for organisation of Judiciary, Ministry of justice
GERMANY / ALLEMAGNE	Ms Simone KREβ Judge, Vice-President of the Tribunal in Cologne
MALTA / MALTE	Ms Joanne BATTISTINO Ministry of Justice and Home Affairs, The Law Courts
SLOVENIA / SLOVENIE	Mr Jaša VRABEC Head of the Office for Court Management Development, Supreme Court
SPAIN / ESPAGNE	Mr Juan Fernando ARMENGOT IBORRA Advisor, Directorate General for International Legal Cooperation and Religious Affairs, Ministry of Justice
SWITZERLAND / SUISSE	Mr Christophe KOLLER Researcher, Director ESEHA, Centre for counselling and comparative analysis

DEPUTY MEMBERS / MEMBRES SUPPLEANTS

TURKEY / TURQUIE	Mr Seçkin KOÇER Rapporteur Judge, Ministry of Justice, Ankara, TURKEY
POLAND / POLOGNE	Ms Agnieszka STANKIEWICZ Head of the Strategy Cooperation Unit, Ministry of Justice, POLAND

                                                                                                                                                               

SCIENTIFIC EXPERTS / EXPERTS SCIENTIFIQUES

GREECE / GRECE	Ms Victoria MERTIKOPOULOU Advisor, EU and Competition, Regulatory, Compliance, Kyriakides Georgopoulos Law Firm
FRANCE / FRANCE	Ms Sophie VAN PUYVELDE Adjointe au sous-directeur de la statistique et des études, Service de l’expertise et de la modernisation, Secrétariat général du ministère de la justice, France

PARTICIPANTS / PARTICIPANTS

COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX EUROPEENS (CCBE)	Ms Stéphanie ALVES-SCHULD Conseiller juridique senior
COUNCIL OF THE NOTARIATS OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES NOTARIATS DE L’UNION EUROPEENNE (CNUE)	Mr Geertjan SARNEEL Meijling & Sarneel Notarissen en Adviseurs Apologised/Excusé Ms Susanne KRAEMER Legal adviser Apologised/Excusée
EUROPEAN EXPERTISE AND EXPERT INSTITUTE / INSTITUT EUROPEEN DE L’EXPERTISE ET DE L’EXPERT (EEEI)	Mr Alain NUEE Président du comité d'Orientation Ms Claude VALLET Magistrat honoraire, ancien membre des Chambres de recours de l´Office européen des Brevets Mr Eric PARIZE Expert Consultant en système d'information
INTERNATIONAL UNION OF BAILIFFS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE ET OFFICIERS JUDICIAIRES (UIHJ)	Mr Patrick GIELEN Huissier de justice
DELEGATION OF THE EUROPEAN UNION TO THE COUNCIL OF EUROPE / DÉLÉGATION DE L'UNION EUROPÉENNE AU CONSEIL DE L'EUROPE	Ms Aurelia Beiküfner Legal Affairs Trainee

SECRETARIAT / SECRETARIAT

Justice and Legal Co-operation Department / Service de la Coopération judiciaire et juridique

DGI – CEPEJ

Ms Christel SCHURRER Secretary of the CEPEJ-GT-EVAL / Secrétaire du CEPEJ-GT-EVAL

Ms Lidija NAUMOVSKA Statistic coordinator/ Coordinatrice des statistiques

Mr Milan NIKOLIC Administrator / Administrateur

Ms Guergana LAZAROVA-DECHAUX Legal officer / Juriste

Ms Iulia DRAGOTA Legal officer / Juriste

Ms Federica VIAPIANA Project manager (Dashboard Western Balkans) / Chef de projet (Tableau de bord des Balkans Occidentaux)

Ms Daniela ZOL Statistician (Dashboard Western Balkans) / Statisticienne (Tableau de bord des Balkans Occidentaux)

Ms Domitille GAUTIER DE CHARNACE Project manager (Dashboard Eastern Partnership) / Chef de projet (Tableau de bord du partenariat oriental)

Ms Oxana GUTU Project manager (Dashboard Eastern Partnership) / Chef de projet (Tableau de bord du partenariat oriental)

Mr Tony VILELA Statistician (Dashboard Eastern Partnership) / Statisticien (Tableau de bord du partenariat oriental)

Ms Tamar KATSITADZE Assistant (Dashboard Eastern Partnership) / Assistante (Tableau de bord du partenariat oriental)

Ms Annette SATTEL Administration and Networks / Administration et Réseaux

Ms Anna KHROMOVA Assistant / Assistante