Strasbourg, 7 May / mai 2020

CEPEJ-SATURN-OJ(2020)1

EUROPEAN COMMISSION FOR THE EFFICIENCY OF JUSTICE

Commission européenne pour l’efficacité de la justice

(CEPEJ)

Working Group on judicial time management

Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire

(CEPEJ-SATURN)

Ad hoc meeting

Réunion ad hoc

Monday 18 May (15.00 - 18.00)

Lundi 18 mai (15.00 – 18.00)

Please note that this meeting will be organised by videoconference with English/French simultaneous interpretation.

Veuillez noter que la réunion sera organisée par visioconférence avec interprétation simultanée anglais - français.

The 27th meeting of the CEPEJ-SATURN, planned on 10 June 2020 in Strasbourg, has been canceled due to the COVID – 19 pandemic.

La 27ème réunion du CEPEJ-SATURN, prévue le 10 juin 2020 à Strasbourg, a été annulée en raison de la pandémie de COVID – 19.

DRAFT AGENDA / PROJET D’ORDRE DU JOUR

The working documents are available on the CEPEJ collaborative workspace

Les documents de travail sont accessibles sur l’espace collaboratif de la CEPEJ

1.       Opening of the meeting

Ouverture de la réunion

2.      Information by the members of the Working Group and the Secretariat

Informations par les membres du Groupe de travail et le Secrétariat

Reference document/Document de référence

Clusters of pilot courts

« Clusters » des tribunaux référents

CEPEJ-SATURN(2020)3


3.      Future activities of the CEPEJ-SATURN, in accordance with its terms of reference for 2020-2021

 Activités futures du CEPEJ-SATURN, conformément à son mandat pour 2020-2021

a.     Develop a tool helping to implement a case-weighting system

Elaborer un outil permettant de mettre en œuvre un système de pondération des affaires

                  

Experts in charge of this item:  

Shanee Benkin (Israel) and Marco Fabri (Italy)

Experts en charge de cette question :

Shanee Benkin (Israël) and Marco Fabri (Italie)

working document/Document de travail

Case weighting in judicial systems

Pondération des affaires dans les systèmes judiciaires

CEPEJ-SATURN(2019)7Rev

b.    Analyse the case-flows, backlogs and timeframes of judicial proceedings and set up dashboards

Analyser les flux d'affaires, les arriérés et les délais des procédures judiciaires et mettre en place des tableaux de bord 

Proposal to be discussed by the Working Group: preparation of a dashboard template (with options) to be used by various stakeholders (courts, judicial bodies, etc.)

Proposition pour discussion par le Groupe de travail : préparation d’un tableau de bord modèle à utiliser par différents utilisateurs (tribunaux, instances judiciaires, etc.)

Experts in charge of this item:  

Shanee Benkin (Israel)and Martin Mikus (Slovak Republic)

Experts en charge de cette question :

Shanee Benkin (Israël) and Martin Mikus (République slovaque)

working document/Document de travail

Dashboard template for judicial proceedings

Modèle de tableaux de bord judiciaires

CEPEJ-SATURN(2020)1

Revised version (11 May 2020) / Version révisée

CEPEJ-SATURN(2020)1Rev

c.     Managing judicial time regulations for criminal cases in ECvHR article 5 and 6

Gestion des règles de temps judiciaire pour les affaires pénales concernant les articles 5 et 6 de la CvEDH

Discussion with Jon T. Johnsen (Norway) on its draft document

Discussion avec Jon T. Johnsen (Norvège) sur son projet de document

working document/Document de travail

Managing judicial time regulations for criminal cases in ECvHR article 5 and 6

Gestion des règles de temps judiciaire pour les affaires pénales concernant les articles 5 et 6 de la CvEDH

CEPEJ-SATURN(2020)2

[Anglais seulement]

4.       Other items[1]

Divers

a.     Develop a tool enabling to better analyse the various timeframes according to the various steps of the procedure

Elaborer un outil permettant de mieux analyser les différents délais en fonction des différentes étapes de la procédure


Proposal to be discussed by the Working Group: preparation of a detailed description of the different parts of the procedure in order to better detect the delays

Proposition de discussion pour le Groupe de travail : préparation d’une description détaillée des différentes parties de la procédure afin de mieux détecter les retards

b.    Develop rules for actors of justice as regards procedural timeframes

Développer des règles pour les acteurs de la justice concernant les délais de procédure

Discussion on a future tool containing rules for actors of justice as regards procedural timeframes

Discussion sur un futur outil contenant des règles pour les acteurs de la justice concernant les délais de procédure

c.     Promote and assess the implementation in the member States of the SATURN Guidelines for judicial time management and update the Guidelines as needed

Promouvoir et évaluer la mise en œuvre dans les Etats membres des Lignes directrices SATURN pour la gestion du temps judiciaire et assurer leur mise à jour au besoin

Discussion on further work to test the SATURN Guidelines in voluntary courts in the light of the decision taken at the 26the meeting of the CEPEJ – SATURN

Discussion sur les futurs travaux afin de tester les Lignes directrices SATURN dans les tribunaux volontaires à la lumière de la décision prise au cours de la 26ème réunion du CEPEJ - SATURN

Reference document/Document de référence

Report of the 26th meeting of the CEPEJ-SATURN

Rapport de la 26ème réunion du CEPEJ-SATURN

CEPEJ-SATURN(2019)8


Appendix I: Terms of reference of the Working group on judicial time management (CEPEJ-SATURN) 2020-2021

1.                    Tasks

According to article 7.2.b of annex 1 to Resolution Res(2002)12, and under the authority of the European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ), the Working group on judicial time management (CEPEJ- SATURN[2]2) is in charge of collecting specific information necessary for obtaining a sufficiently detailed knowledge of judicial timeframes in the member States to enable them to implement policies aiming to prevent violations of the right to a fair trial within a reasonable time as protected by Article 6 of the European Convention on Human Rights.

In order to fulfil its mandate, the CEPEJ-SATURN shall in particular:

a.                   develop a tool helping to implement a case-weightingsystem;

b.                   develop a tool enabling to better analyse the various timeframes according to the various steps of the procedure;

c.                   analyse the case-flows, backlogs and timeframes of judicial proceedings and set up dashboards;

d.                   develop, in co-operation with representatives of the profession of lawyer, rules for actors of justice as regards procedural timeframes;

e.                   promote and assess the implementation in the member States of the SATURN Guidelines for judicial time management and update the Guidelines as needed;

f.                    develop training curricula concerning CEPEJ tools related to judicial time frames;

g.                   contribute to the implementation of the relevant co-operation programmes.

2.                    Composition

The CEPEJ-SATURN is composed of 6 members of the CEPEJ or experts, as well as possibly 2 substitute members, proposed by member States through the CEPEJ members and appointed by the CEPEJ Bureau, with an in-depth knowledge in the field of judicial timeframes. Their travel and subsistence expenses will be borne by the budget of the Council of Europe. Other experts appointed by the member States might participate in its work, at their own expenses.

The relevant Council of Europe and European Union bodies may be represented on the Steering group without the right to vote or defrayal of expenses.

The non-governmental organisations granted observer status with the CEPEJ may be invited by the Bureau to participate in the work of the Working group, on a case-by-case basis, if the Bureau considers their attendance relevant for the quality of the work.

3.                    Working structures and methods

The CEPEJ-SATURN will hold 4 meetings (subject to budgetary availability).

In carrying out its terms of reference, the CEPEJ-SATURN might rely on the CEPEJ Network of Pilot courts.

It will also coordinate its work with other relevant CEPEJ's working groups (namely the CEPEJ-GT-EVAL, the CEPEJ-GT-QUAL and CEPEJ-GT- CYBERJUST).

It may also the advice of external experts and have recourse to studies by consultants.

4.                    Duration

These terms of reference expire on 31 December 2021.


Annexe I : Mandat du Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN) 2020-2021

1.                    Attributions

Conformément à l’article 7.2.b de l’annexe 1 à la Résolution Res(2002)12, et sous l'autorité de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ), le Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN[3]2) est chargé de collecter les informations nécessaires à une connaissance des délais des procédures judiciaires dans les États membres suffisamment précise pour leur permettre de mettre en œuvre des politiques visant à prévenir les violations du droit à un procès équitable dans un délai raisonnable protégé par l'Article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme.

Pour accomplir son mandat, le CEPEJ-SATURN devra en particulier :

a.          élaborer un outil permettant de mettre en œuvre un système de pondération des affaires ;

b.          élaborer un outil permettant de mieux analyser les différents délais en fonction des différentes étapes de la procédure ;

c.          analyser les flux d'affaires, les arriérés et les délais des procédures judiciaires et mettre en place des tableaux de bord ;

d.          développer, en collaboration avec des représentants de la profession d’avocat, des règles pour les acteurs de la justice concernant les délais de procédure ;

e.          promouvoir et évaluer la mise en œuvre dans les États membres des Lignes directrices SATURN pour la gestion du temps judiciaire et assurer leur mise à jour au besoin ;

f.           développer des programmes de formation concernant les outils de la CEPEJ en matière de délais judiciaires ;

g.          contribuer à la mise en œuvre des programmes de coopération pertinents.

2.                    Composition

Le CEPEJ-SATURN est composé de 6 membres de la CEPEJ ou experts, de même qu’éventuellement    2 suppléants, proposés par les États membres à travers les membres de la CEPEJ et désignés par le Bureau de la CEPEJ ayant une connaissance approfondie en matière de délais judiciaires. Leurs frais de voyage et de séjour sont pris en charge par le budget du Conseil de l'Europe. D’autres experts désignés par les États membres pourront participer à ses travaux, à leurs propres frais.

Les instances appropriées du Conseil de l'Europe et de l'Union européenne peuvent être représentées au Groupe de pilotage sans droit de vote, ni remboursement des frais de voyage et de séjour.

Les organisations non gouvernementales bénéficiant du Statut d’observateur auprès de la CEPEJ peuvent être invitées par le Bureau à participer aux travaux du Groupe de travail, au cas par cas, s'il l'estime opportun pour la qualité des travaux.

3.                    Structures et méthodes de travail

Le CEPEJ-SATURN tiendra 4 réunions (sous réserve des disponibilités budgétaires).

Pour remplir son mandat, le CEPEJ-SATURN pourra s’appuyer sur le Réseau des tribunaux-référents de la CEPEJ.

Il devra aussi coordonner son travail avec les travaux d'autres groupes de travail de la CEPEJ (en particulier le CEPEJ-GT-EVAL, le CEPEJ-GT-QUAL et le CEPEJ-GT-CYBERJUST).


Il pourra également faire appel aux conseils d'experts extérieurs et avoir recours à des études de consultants.

4.                    Durée

Le présent mandat expire le 31 décembre 2021.

 



[1] The proposed items will be subject to the discussion, if the time allows. Les thèmes proposés feront l’objet de discussions si le temps le permet.

[2] Study and Analysis of judicial Time Use Research Network

[3] Study and Analysis of judicial Time Use Research Network