Strasbourg, 25 novembre 2019                                                                          CEPEJ-SATURN(2019)8

COMMISSION EUROPEENNE POUR L’EFFICACITE DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

Groupe de pilotage du Centre SATURN pour la gestion du temps judiciaire

(CEPEJ-SATURN)

26^ème réunion

Barcelone (Spain), 2 et 4 octobre 2019

RAPPORT DE RÉUNION

Rapport établi par le Secrétariat

Direction générale Droits de l’homme et État de droit

1.             Le Groupe de pilotage du Centre SATURN pour l’étude et l’analyse du temps judiciaire de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 26^ème réunion les 2 et 4 octobre 2019 à Barcelone, Espagne, sous la présidence de Giacomo OBERTO (Italie).

2.             L’ordre du jour et la liste des participants à la réunion figurent respectivement aux annexes I et II du présent rapport.

1.             Informations du Président, des membres du Groupe et du Secrétariat

3.             Le Président informe les membres du groupe des divers autres travaux en cours de la CEPEJ suite à la 32^ème réunion plénière de la CEPEJ (juin 2019) à laquelle il a assisté.

2.             Vers des délais judiciaires européens – Guide de mise en œuvre

4.             Lors de la réunion des tribunaux-référents de 2018, il avait été décidé d’affiner les catégories d’affaires pour lesquelles les tribunaux collectent des données concernant les affaires nouvelles, les affaires résolues, les affaires pendantes et l’âge des affaires pendantes. Ainsi, les tribunaux-référents ont été interrogés sur la question de savoir s’ils procédaient à une collecte des données concernant les 3 catégories suivantes : responsabilité civile suite à un accident de la circulation, responsabilité intellectuelle et malfaçons médicales.

5.             Après plusieurs rappels, seuls 29 tribunaux ont répondu sur le fond, 2 ont répondu « Non applicable ». Quelques tribunaux ont envoyé leur réponse après la finalisation de l’étude.

 

6.             Le but de l’exercice, géré par l’expert Marco Fabri (Italie) et le Secrétariat est de fournir un outil aux présidents de tribunaux et aux juges, qui leur permette de mieux contrôler les délais en fonction de catégories d’affaires. Le document « Vers des délais judiciaires européens – Guide de mise en œuvre » (Document CEPEJ(2016)5) a déjà cette fonction, mais le groupe de travail souhaitait affiner les catégories d’affaires qui y sont contenues.

7.             La difficulté de l’exercice réside dans le fait que, pour affiner les catégories d’affaires, celles-ci doivent correspondent à celles réellement utilisées au sein des tribunaux ; il faut donc aller chercher directement l’information auprès des tribunaux des Etats membres, et il a été estimé que le Réseau des tribunaux-référents de la CEPEJ était la source d’information la plus évidente en la matière.

8.             Il s’avère que cette collaboration n’a pas été aussi aisée que prévue et que l’information collectée, pour diverses raisons, n’a pas été suffisante pour permettre à l’expert d’enrichir le Guide de mise en œuvre existant.

9.             Le CEPEJ-SATURN décide de ne pas poursuivre le travail de spécification des catégories d’affaires tel que mené jusque-là, et rappelle que le Guide de mise en œuvre existant constitue d’ores et déjà un outil utile aux tribunaux pour lutter contre les délais de procédure.

10.          Il estime qu’il est plus efficace à ce stade de trouver deux tribunaux volontaires pour tester le Guide dans leur tribunal, sous la conduite de l’expert, afin que celui-ci, par cette nouvelle méthode, puisse ensuite consolider son travail à la lumière de l’expérience acquise « sur le terrain ».

3.             Pondération des affaires dans les tribunaux européens

11.          Grâce aux experts Shanee Benkin (Israël) et Marco Fabri (Italie), le Groupe de travail poursuit son travail visant à mieux connaître les différents systèmes existants de pondération des affaires, tels que décrits dans la version révisée du document CEPEJ-SATURN(2019)17. Le Groupe salue la qualité du travail effectué et l’état actuel du rapport qui a beaucoup évolué suite aux réponses données au questionnaire envoyé par le Secrétariat depuis la dernière réunion.

12.          Il ressort de ce document que selon une définition stricte, un système de pondération des affaires est basé sur un examen du temps (estimé ou effectif) passé sur une affaire. Selon une définition plus large, le système peut également évaluer la complexité d’une affaire par un système d’attribution de points basés sur d’autres indicateurs que celui uniquement du temps consacré à l’affaire. Les experts ont identifié 4 types de systèmes différents et en expliquent les caractéristiques.

13.           Estimant ne pas bénéficier d’informations précises suffisantes sur les systèmes de points, le Groupe de travail décide à ce stade d’intituler dorénavant le document : « Systèmes de pondération des affaires et autres méthodes d’évaluation de la complexité des affaires » / « Evaluation de la complexité des affaires : pondération des affaires et autres méthodes ». Certains membres estiment que tous les systèmes présentés peuvent être considérés comme des systèmes de pondération des affaires.

14.          Les experts notent la difficulté d’obtenir des informations précises en la matière, s’agissant de méthodes nouvelles, contestées par les juges, coûteuses à mettre en place et dont les objectifs sont divers selon les Etats (méthode d’attribution des dossiers aux juges, outil d’évaluation des besoins en magistrats).

  

15.          Selon les experts, le seul Etat à avoir mis en place un système fonctionnel (event-based system) est l’Allemagne en vue d’ajuster le nombre de juges nécessaires au nombre de dossiers à traiter, et d’améliorer la distribution des dossiers. L’Autriche dispose visiblement d’un système mais n’a pas répondu au questionnaire. Plusieurs Etats ont tenté de mettre en place un système en vain.

16.          Le Président du Conseil consultatif de juges européens (CCJE), Duro SESSA (Croatie), invité à venir commenter les travaux en cours, estime que le temps passé sur une affaire dépend notamment de l’expérience du juge par exemple. Il est de ce fait difficile d’avoir une confiance totale dans de tels systèmes basés sur le temps.

17.          Le Groupe de travail estime quant à lui que les systèmes de pondération des affaires permettent, outre de prendre en compte simplement le nombre des affaires, de transformer ce nombre en temps d’attention à porter sur l’affaire. Il est à ce titre peut être souhaitable de disposer d’un tel système même s’il est imparfait. Il note également que l’intelligence artificielle utilisée dans les systèmes judiciaires vont, dans les années à venir, avoir forcément une influence sur des systèmes de gestion des affaires, de distribution des affaires et donc également de pondération des affaires.

18.          Il est à noter qu’il y a des systèmes qui ont annoncé disposer d’un système de pondération, mais d’autres discussions ont montré que ce n’était pas le cas. Il est convenu de vérifier les réponses au questionnaire pour voir s’il s’agit réellement de systèmes de pondération des affaires ou plutôt de systèmes de computation des délais ou autres systèmes découlant de tableaux de bord ; pour ce faire, il conviendrait d’envisager des rencontres avec les promoteurs de certains systèmes européens. En parallèle, les experts vont approfondir leurs recherches sur ces systèmes pour mieux en comprendre leur fonctionnement.

19.          Suite à cette discussion, un atelier de travail sera organisé en janvier 2020. Le document serait ensuite révisé à la lumière des nouvelles informations reçues. Les experts sont invités à communiquer au Secrétariat le plus rapidement possible la liste des Etats à inviter lors de cet atelier.

20.          Le document pourrait être inscrit à l’ordre du jour de la réunion plénière de la CEPEJ (juin 2020), en vue de son adoption.

4.             Tableau de bord pour la gestion des tribunaux

21.          L’objectif général des travaux du CEPEJ-SATURN sur les tableaux de bord est de disposer d’un modèle commun qui serait mis à disposition de l’ensemble des tribunaux européens, contenant des lignes directrices sur les données, tableaux, graphiques et indicateurs que pourrait contenir un tableau de bord-modèle (sur le nombre d’affaires par juge et sur le délai pour juger l’affaire, par exemple d’après les discussions tenues lors de la réunion des tribunaux-référents), accompagnées par quelques exemples.

22.          Le Groupe SATURN décide d’approfondir les travaux menés jusque-là, en cherchant à répondre à la question : quel outil permet d’administrer au mieux un tribunal en termes d’efficacité, de qualité et de budget grâce à l’élaboration d’indicateurs. Il convient également de proposer concrètement quels vont être les destinataires des informations collectées dans les tableaux de bord (public, état, tribunal ?). Il convient de garder à l’esprit que la justice est un service public qui doit rendre des comptes sur son activité, tout en respectant l’indépendance de la justice.

23.          L’idée serait non pas de construire un modèle commun, mais un modèle avec différentes options.

24.          Deux experts pourraient être nommés, chargés de faire une étude visant à présenter l’existant ainsi qu’une liste des indicateurs les plus utilisés par les gestionnaires des tribunaux. L’étude devrait également contenir des recommandations sur ce que le tableau de bord devrait pouvoir donner comme information et dans quel but, ainsi que des recommandations sur la manière de mettre en plus un tableau de bord. Martin MIKUŠ et Shannee BENKIN pourraient être chargés de cette Etude. Le Groupe de travail charge le Secrétariat de prendre contact avec eux et, le cas échéant, de préparer le contrat d’experts.

25.          Il conviendrait de faire un outil qui permettent aux tribunaux de mettre aisément et concrètement en place un tableau de bord, car c’est un outil nécessaire pour les juges et les décideurs publics. Il est rappelé que le but de cet exercice n’est pas d’aider les tribunaux à mettre en place un outil de collecte des données de la CEPEJ. Néanmoins, un tableau de bord efficace permettrait de collecter plus rapidement et de manière fiable certaines données utiles aux tribunaux mais aussi à la CEPEJ.

5.             Rôle des parties et des praticiens afin de prévenir les retards dans les procédures judiciaires 

26.          Le Secrétariat accueille M. James MACGUILL, Vice-Président du CCBE, observateur auprès de la CEPEJ, pour un échange de vues concernant le document sur le « Rôle des parties et des praticiens en matière de prévention ou de réduction des retards dans les procédures judiciaires » (document CEPEJ-SATURN(2017)8REV) préparé par Noël ROBOTHAM (Irlande) et Ivana BORZOVA (République tchèque).

 

27.          Le CCBE avait soumis des commentaires écrits sur le document, et sur lesquels Noël ROBOTHAM avait répondu directement dans le document.

28.          Le CCBE exprime le souhait que son avis soit pris en compte dans le document en précisant que les avocats exercent leurs tâches avec compétence et indépendance. L’indépendance de l’avocat ne peut être mise au même niveau que celle du juge. Il agit dans l’intérêt de son client. Cette indépendance doit être considérée à la lumière du procès équitable. Il est proposé que la collaboration avec le CCBE soit concrétisée par la proposition de bonnes pratiques qui seraient détaillées dans le document.

29.          Dans le même temps, les avocats sont des acteurs de justice, qui comme tous les autres, par leurs actions, peuvent crées des retards dans la procédure. Le CCBE suggère que le document fasse état du fait que d’autres acteurs contribuent également à créer des retards.

30.          Il est convenu de réviser le document. Le Groupe de travail va envoyer des observations et instructions supplémentaires aux experts concernant les travaux futurs sur ce document.

6.             Gestion des règles de temps judiciaire pour les affaires pénales dans les articles 5 et 6 de la CEDH

31.          Le Professeur Johnsen présente les travaux déjà réalisés et les documents préparés pour cette réunion. Il annonce les prochaines étapes du projet, soulignant que la base de départ pour les activités futures doit être l'obtention d'informations pertinentes auprès des tribunaux pilotes et des États membres. Étant donné qu'il n'y a pas eu suffisamment de temps pour organiser la collecte d’informations lors de la réunion des tribunaux pilotes, un questionnaire sera préparé et distribué aux tribunaux pilotes compétents pour les affaires pénales et intéressés à participer au projet.

32.          Il a été convenu que la première étape devrait être la remise du plan de travail écrit avec le calendrier au secrétariat de la CEPEJ. Par la suite, le Groupe de travail prendra position sur la façon de procéder dans le cadre de ce projet. 

7.             Coopération avec les tribunaux-référents

33.          Le 3 octobre 2019 s’est tenue la réunion des tribunaux-référents de la CEPEJ au cours de laquelle il a été demandé aux tribunaux ce qui pourrait permettre de dynamiser la coopération avec les Groupes de travail de la CEPEJ. Il a été suggéré ou mentionné :

-       qu’il faudrait indiquer clairement dans les titres des messages envoyés par e-mail que le Secrétariat attend une réponse ;

-       que les tribunaux devraient toujours répondre aux questionnaires, même pour dire qu’il n’est pas en mesure de répondre, notamment parce qu’il ne dispose pas de données, plutôt que de ne pas répondre ;

-       que certains questionnaires (celui d’une chercheuse sur le handicap par exemple) sont très complexes et prennent trop de temps pour y répondre ;

-       que les outils de la CEPEJ présentés sur le site de la CEPEJ devraient être mieux mis en exergue et classer par importance.

34.          Le CEPEJ-SATURN décide de catégoriser les tribunaux par « clusters » en fonction des compétences ; de cette façon, seuls certains tribunaux seront contactés sur une question donnée et les tribunaux pourraient ainsi être plus motivés à s'engager s'ils sont intéressés par le sujet.

 

35.          Il est convenu d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion plénière de la CEPEJ la révision de la procédure de nomination des tribunaux référents, notamment car certains tribunaux nationaux, qui ne font pas partie du réseau des tribunaux pilotes de la CEPEJ testent des outils CEPEJ alors que celle-ci n’en sait rien ou ne reçoit pas les résultats de tels tests. La liste générale des outils devrait également être nettoyée et révisée pour permettre aux tribunaux intéressés de mettre en œuvre ceux qui correspondent le mieux à leurs besoins.

8.             Divers

36.          Le Président du CEPEJ-SATURN assistera à la prochaine réunion plénière de la CEPEJ (5 et 6 décembre 2019).

37.          La prochaine réunion du CEPEJ-SATURN aura lieu les 26 et 27 mars 2020 à Paris.

 

ANNEXE I 

AGENDA /ORDRE DU JOUR

1.       Opening of the meeting / Ouverture de la réunion

2.      Information by the President, members of the Group and the Secretariat

Information du Président, des membres du Groupe et du Secrétariat

3.      Towards European timeframes for judicial proceedings - Implementation Guide

Vers des délais judiciaires européens - Guide de mise en œuvre

Discussion on the draft analysis on selected case categories / Discussion sur le projet d’analyse de catégories d’affaires déterminées

4.      Case weighting in European courts

Pondération des affaires dans les tribunaux européens

Discussion on the draft document / Discussion sur le projet de document

5.   Preparation of the pilot courts’ meeting and discussion on how to improve cooperation with pilot courts

Préparation de la reunion des tribunaux pilotes et discussion sur la manière d’améliorer la cooperation avec les tribunaux pilotes

Discussion

6.      Dashboard[1] for court management

Tableau de bord[2] pour la gestion des tribunaux

Discussion on the work to be undertaken based on the discussions with the pilot courts / Discussion du travail à réaliser sur la base des discussions avec les tribunaux pilotes

7.      Managing judicial time regulations for criminal cases in ECvHR article 5 and 6

Gestion des règles de temps judiciaire pour les affaires pénales dans les articles 5 et 6 de la CvEDH

Discussion with the scientific expert, Jon T. Johnsen (Norway) on the draft document / Discussion sur le projet de document avec l’expert scientifique, Jon T. Johnsen (Norvège)

8.      Role of the parties and the practitioners in preventing delays in court proceedings

Rôle des parties et des praticiens afin de prévenir les retards dans les procédures judiciaires

Exchange of views with the Consultative Council of European Bar Associations (CCBE) / Echange de vues avec la Conseil des barreaux européens (CCBE)

Discussion on the draft document / Discussion sur le projet de document

9.       Co-operation programmes / Programmes de coopération

10.    Other items / Divers

ANNEXE II

List of Participants / Liste des participants

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MEMBERS / MEMBRES

Ivana BORZOVÁ, Head of Department of Civil Supervision, Ministry of Justice, CZECH REPUBLIC

Ivan CRNČEC, Assistant Minister of Justice, ZAGREB, CROATIA

Francesco DEPASQUALE, The Honourable Mr Justice, Superior Courts, VALLETTA, MALTA

Vassilis ANDROULAKIS, Judge at the Council of State, ATHENS, GREECE

Giacomo OBERTO, Magistrat, Tribunal de Grande Instance, TURIN, Italie (President of SATURN / Président du SATURN)

Noel RUBOTHAM, Former Head of Reform and Development, Courts Service, DUBLIN, IRELAND

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PRESIDENT OF CEPEJ /PRESIDENT DE LA CEPEJ

Ramin GURBANOV, Judge, Baku City Yasamal District Court, Co-ordinator of Judicial Modernisation Project, BAKU

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Scientific ExpertS / Experts scientifiques

Marco FABRI, Research director, National Research Council of Italy, BOLOGNA, ITALY

Jon T. JOHNSEN, Professor in Law, Faculty of law, University of Oslo, OSLO, Norway

Shanee BENKIN, Scientific expert, HADERA, ISRAEL

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OBSERVER STATE TO THE CEPEJ / ÉTAT OBSERVATEUR AUPRES DE LA CEPEJ

ISRAEL / ISRAËL

Gali AVIV, Director of the Courts Research Division, Supreme Court of Israel, JERUSALEM

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OBSERVERS / OBSERVATEURS

EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS / UNION EUROPEENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (EUR)

Alberto Tomas SAN JOSE CORS, Vice-président de l’EUR

José Julio PAREJA SANZ, Avocat de l’administration de la justice

COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX EUROPÉENS (CCBE)

James MACGUILL, Vice-president of the CCBE

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INVITED PARTICIPANTS / PARTICIPANTS INVITÉS

Duro SESSA, President of the CCJE, President of the Supreme Court of Croatia ZAGREB, CROATIA

Zuzana SCHURER PIOVARČIOVÁ, Adviser of the Analytical Unit, Ministry of Justice, BRATISLAVA, SLOVAK REPUBLIC

Martin MIKUŠ, Analytical Centre, Ministry of Justice, BRATISLAVA, SLOVAK REPUBLIC

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COUNCIL OF EUROPE / CONSEIL DE L’EUROPE

SECRETARIAT

Directorate General of Human Rights and Rule of Law (DGI) - Division for the Independence and Efficiency of Justice /

Direction générale droits de l’Homme et Etat de droit (DGI) - Division pour l’indépendance et l’efficacité de la justice

E-mail : [email protected]

Hanne JUNCHER, Head of Justice and Legal Co-operation Department / Chef du service de la coopération judiciaire et juridique

Muriel DECOT, Secretary of the CEPEJ / Secrétaire de la CEPEJ

Milan NIKOLIC, Co-secretary of the group CEPEJ-SATURN / Co-secrétaire du groupe CEPEJ-SATURN,

Ioana VOELKEL,  Assistant / Assistante

INTERPRETERS / INTERPRETES

Corinne McGEORGE-MAGALLON

Danielle GREE