Strasbourg, 14 October / octobre 2020
CEPEJ-SATURN-OJ(2020)2
EUROPEAN COMMISSION FOR THE EFFICIENCY OF JUSTICE
Commission européenne pour l’efficacité de la justice
(CEPEJ)
Working Group on judicial time management
Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire
(CEPEJ-SATURN)
28th meeting / 28ème réunion
Videoconference / vidéoconférence
9 - 10 November / novembre 2020
DRAFT AGENDA / PROJET D’ORDRE DU JOUR
The working documents are available on the CEPEJ collaborative workspace
Les documents de travail sont accessibles sur l’espace collaboratif de la CEPEJ
MONDAY / LUNDI – 9 – 10 November / novembre - 9:30 - 12:00
1. Opening of the meeting / Ouverture de la réunion
2. Appointment of the Chairperson of the CEPEJ-SATURN for 2020-2021 /
Désignation du Président du CEPEJ-SATURN pour 2020-2021
The candidatures as Chairperson of the CEPEJ-SATURN can be sent to the Secretariat before 5 October 2020 (18:00).
Les candidatures au poste de Président du CEPEJ-SATURN peuvent être envoyées au Secrétariat jusqu’au soir du 5 octobre 2020 (18h00).
3. Dashboards for court management / Tableaux de bord pour la gestion des tribunaux
Discussion on the draft guidelines on how to develop dashboards in courts / Discussion sur le projet de lignes directrices sur la manière de développer des tableaux de bord au service des tribunaux
9:45 - Discussion within the working group on the draft document / Discussion au sein du groupe de travail sur le projet de document
10:30 Discussion with the experts on the draft document / Discussion avec les experts sur le projet de document
Experts in charge of this item: Shanee Benkin (Israel) and Martin Mikus (Slovak Republic)
Experts en charge de cette question : Shanee Benkin (Israël) et Martin MikuŠ (République slovaque)
working document/Document de travail
Handbook on court dashboards / Manuel sur les tableaux de bord des tribunaux
CEPEJ-SATURN(2020)8
MONDAY / LUNDI – 9 November / novembre - 14:30 - 17:00
4. Tool enabling to better analyse the various timeframes according to the steps of the procedures / Outil permettant de mieux analyser les différents délais en fonction des étapes de la procédure
Presentation of a tool available to the judicial system in Austria to measure judicial timeframes / Présentation d’un outil à disposition du système judiciaire en Autriche pour mesurer les délais des procédures
Discussion on the work to be undertaken on this thematic / Discussion de travail à réaliser sur ce thème
Experts in charge of this item: Ruth STRAGANZ-SCHRŐFL (Austria)
Experts en charge de cette question : Ruth STRAGANZ-SCHRŐFL (Autriche)
5. Case weighting in judicial systems / Pondération des affaires dans les systèmes judiciaires
Discussion on the draft guidelines / Discussions sur le projet des lignes directrices
working document/Document de travail
Draft guidelines on case weighting in judicial systems
Projet de lignes directrices sur la pondération des affaires dans les systèmes judiciaires
CEPEJ-SATURN(2020)10
TUESDAY / MARDI – 10 November / novembre - 9:30 - 12:00
6. Role for actors of justice in preventing delays in court proceedings / Rôle des parties et des praticiens afin de prévenir les retards dans les procédures judiciaires
a) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for lawyers on judicial timeframes / Discussion sur le projet de plan relatif au contenu des lignes directrices pour les avocats en matière de délais des procédures
Experts in charge of this item: Joan Miquel RASCAGNERES (Andorra)
Experts en charge de cette question : Joan Miquel RASCAGNERES (Andorre)
working document/Document de travail
Draft plan on the content of the guidelines
for lawyers on judicial timeframes/
Projet de plan relatif au contenu des lignes directrices pour les avocats en matière
CEPEJ-SATURN(2020)5
Bacground document/Document de référence
Comments by the Consultative Council of European Bar Associations (CCBE)
Commentaires du Conseil des Barreaux Européens (CCBE)
b) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for court staff on judicial timeframes /
Discussion sur le projet de plan relatif au contenu des lignes directrices pour le personnel des tribunaux en matière de délais de procédures
Experts in charge of this item: Laure LUCHETTA MYIT (Switzerland)
Experts en charge de cette question : Laure LUCHETTA MYIT (Suisse)
working document/Document de travail
Draft plan on the content of guidelines for court staff on judicial timeframes /
CEPEJ-SATURN(2020)7
Bacground document/Document de référence
Observations by the European Union of Rechtspfleger (EUR)
Observations de l’Union européenne des greffiers (EUR)
c) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for bailiffs on judicial timeframes /
Discussion sur le projet de plan relatif aux lignes directrices pour les agents d’exécution en matière de délais de procédures
Experts in charge of this item: Mathieu CHARDON (France)
Experts en charge de cette question : Mathieu CHARDON (France)
working document/Document de travail
Draft plan on the content of the guidelines for bailiffs on judicial timeframes /
CEPEJ-SATURN(2020)6
TUESDAY / MARDI – 10 November / novembre - 14:30 - 17:00
7. Training curriculum concerning CEPEJ tools for judicial timeframes / Programme de formation concernant les outils de la CEPEJ en matière de délais judiciaires
Discussion on the work to be undertaken on this item / Discussion de travail à réaliser sur ce theme
8. Follow-up to the CEPEJ Declaration on the lessons learnt and challenges faced by the judiciary during and after the COVID-19 pandemic / Suivi à la Déclaration de la CEPEJ sur les leçons et défis pour le système judiciaire pendant et après la pandémie du COVID-19
Discussion on the work to be undertaken to follow up on the Declaration concerning judicial timeframes / Discussion de travail à réaliser sur le suivi à la Déclaration en matière de délais judiciaires
reference document/Document de reference
(also available in Armenian, Azerbaijani, French, Greek, Ukrainian)
(également disponible en anglais, arménien, azerbaïdjanais, grec, ukrainien)
CEPEJ(2020)8Rev
9. Other items / Divers
Reference document /Document de reference
27th meeting report of the CEPEJ-SATURN WG
Rapport de la 27ème réunion du GT CEPEJ-SATURN
CEPEJ-SATURN(2020)4
Appendix I: Terms of reference of the Working group on judicial time management (CEPEJ-SATURN) 2020-2021
1. Tasks
According to article 7.2.b of annex 1 to Resolution Res(2002)12, and under the authority of the European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ), the Working group on judicial time management (CEPEJ- SATURN[1]2) is in charge of collecting specific information necessary for obtaining a sufficiently detailed knowledge of judicial timeframes in the member States to enable them to implement policies aiming to prevent violations of the right to a fair trial within a reasonable time as protected by Article 6 of the European Convention on Human Rights.
In order to fulfil its mandate, the CEPEJ-SATURN shall in particular:
a. develop a tool helping to implement a case-weightingsystem;
b. develop a tool enabling to better analyse the various timeframes according to the various steps of the procedure;
c. analyse the case-flows, backlogs and timeframes of judicial proceedings and set up dashboards;
d. develop, in co-operation with representatives of the profession of lawyer, rules for actors of justice as regards procedural timeframes;
e. promote and assess the implementation in the member States of the SATURN Guidelines for judicial time management and update the Guidelines as needed;
f. develop training curricula concerning CEPEJ tools related to judicial time frames;
g. contribute to the implementation of the relevant co-operation programmes.
2. Composition
The CEPEJ-SATURN is composed of 6 members of the CEPEJ or experts, as well as possibly 2 substitute members, proposed by member States through the CEPEJ members and appointed by the CEPEJ Bureau, with an in-depth knowledge in the field of judicial timeframes. Their travel and subsistence expenses will be borne by the budget of the Council of Europe. Other experts appointed by the member States might participate in its work, at their own expenses.
The relevant Council of Europe and European Union bodies may be represented on the Steering group without the right to vote or defrayal of expenses.
The non-governmental organisations granted observer status with the CEPEJ may be invited by the Bureau to participate in the work of the Working group, on a case-by-case basis, if the Bureau considers their attendance relevant for the quality of the work.
3. Working structures and methods
The CEPEJ-SATURN will hold 4 meetings (subject to budgetary availability).
In carrying out its terms of reference, the CEPEJ-SATURN might rely on the CEPEJ Network of Pilot courts.
It will also coordinate its work with other relevant CEPEJ's working groups (namely the CEPEJ-GT-EVAL, the CEPEJ-GT-QUAL and CEPEJ-GT- CYBERJUST).
It may also the advice of external experts and have recourse to studies by consultants.
4. Duration
These terms of reference expire on 31 December 2021.
Annexe I : Mandat du Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN) 2020-2021
1. Attributions
Conformément à l’article 7.2.b de l’annexe 1 à la Résolution Res(2002)12, et sous l'autorité de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ), le Groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN[2]2) est chargé de collecter les informations nécessaires à une connaissance des délais des procédures judiciaires dans les États membres suffisamment précise pour leur permettre de mettre en œuvre des politiques visant à prévenir les violations du droit à un procès équitable dans un délai raisonnable protégé par l'Article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme.
Pour accomplir son mandat, le CEPEJ-SATURN devra en particulier :
a. élaborer un outil permettant de mettre en œuvre un système de pondération des affaires ;
b. élaborer un outil permettant de mieux analyser les différents délais en fonction des différentes étapes de la procédure ;
c. analyser les flux d'affaires, les arriérés et les délais des procédures judiciaires et mettre en place des tableaux de bord ;
d. développer, en collaboration avec des représentants de la profession d’avocat, des règles pour les acteurs de la justice concernant les délais de procédure ;
e. promouvoir et évaluer la mise en œuvre dans les États membres des Lignes directrices SATURN pour la gestion du temps judiciaire et assurer leur mise à jour au besoin ;
f. développer des programmes de formation concernant les outils de la CEPEJ en matière de délais judiciaires ;
g. contribuer à la mise en œuvre des programmes de coopération pertinents.
2. Composition
Le CEPEJ-SATURN est composé de 6 membres de la CEPEJ ou experts, de même qu’éventuellement 2 suppléants, proposés par les États membres à travers les membres de la CEPEJ et désignés par le Bureau de la CEPEJ ayant une connaissance approfondie en matière de délais judiciaires. Leurs frais de voyage et de séjour sont pris en charge par le budget du Conseil de l'Europe. D’autres experts désignés par les États membres pourront participer à ses travaux, à leurs propres frais.
Les instances appropriées du Conseil de l'Europe et de l'Union européenne peuvent être représentées au Groupe de pilotage sans droit de vote, ni remboursement des frais de voyage et de séjour.
Les organisations non gouvernementales bénéficiant du Statut d’observateur auprès de la CEPEJ peuvent être invitées par le Bureau à participer aux travaux du Groupe de travail, au cas par cas, s'il l'estime opportun pour la qualité des travaux.
3. Structures et méthodes de travail
Le CEPEJ-SATURN tiendra 4 réunions (sous réserve des disponibilités budgétaires).
Pour remplir son mandat, le CEPEJ-SATURN pourra s’appuyer sur le Réseau des tribunaux-référents de la CEPEJ.
Il devra aussi coordonner son travail avec les travaux d'autres groupes de travail de la CEPEJ (en particulier le CEPEJ-GT-EVAL, le CEPEJ-GT-QUAL et le CEPEJ-GT-CYBERJUST).
Il pourra également faire appel aux conseils d'experts extérieurs et avoir recours à des études de consultants.
4. Durée
Le présent mandat expire le 31 décembre 2021.