Strasbourg, 23 octobre 2023

                                                                                                            CEPEJ-GT-EVAL(2023)11

COMMISSION EUROPEENNE POUR L'EFFICACITE DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

GROUPE DE TRAVAIL SUR L'ÉVALUATION DES SYSTÈMES JUDICIAIRES

(CEPEJ-GT-EVAL)

45^ème réunion

17-19 octobre 2023

(Le présent document contient en Annexe IV la synthèse des discussions qui se sont tenues lors de la 17^ème réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ – Strasbourg, 18 octobre 2023)

RAPPORT DE RÉUNION

Document préparé par le Secrétariat

Direction générale I - Droits de l'homme et État de droit

I.                 ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR

1.             Le Groupe de travail sur l'évaluation des systèmes judiciaires (CEPEJ-GT-EVAL) de la Commission européenne pour l'efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 45^ème réunion les 17 et 19 octobre 2023, à Strasbourg, sous la présidence de Jaša Vrabec (Slovénie). 

2.             L'ordre du jour et la liste des participants à la réunion figurent respectivement aux annexes I et II du présent rapport.

II.               CYCLE D'ÉVALUATION 2024 (DONNÉES 2022)

a.                Etat et questions de la collecte de données et du contrôle de qualité

3.            Le Secrétariat de la CEPEJ informe le Groupe de travail de l'état d'avancement du processus de collecte des données et du contrôle de la qualité des données déjà fournies par les correspondants nationaux. Le questionnaire a été ouvert en mars dernier et la collecte devait prendre fin au 1^er octobre. A ce jour, 44 Etats membres (à l’exception de Liechtenstein et San Marin) ainsi que deux Etats observateurs (Israël et le Maroc) participent à ce cycle d’évaluation.

4.            Le Groupe discute des moyens d’améliorer les délais de collecte et l’implication des correspondants nationaux. Sont ainsi rappelées l’importance de promouvoir "une mémoire institutionnelle" dans chaque pays, en raison des changements réguliers de correspondants nationaux et plus généralement de l'organisation interne des institutions nationales, et la nécessité pour chaque pays d'avoir sa propre procédure de contrôle interne des données.

b.                Soutien à la collecte de données : FAQ pour les correspondants nationaux, soutien spécifique et évaluations par les pairs

5.             La nouvelle rubrique FAQ (questions fréquemment posées) pour les correspondants nationaux disponible sur le site de la CEPEJ, qui permet de donner de nouvelles interprétations aux questions ou de donner des conseils techniques et des instructions aux correspondants nationaux pendant le cycle d'évaluation a été présentée par le Secrétariat. Ces questions/réponses constitueront également une base pour les discussions futures sur la révision du questionnaire et de la note explicative.

6.             Le Groupe de travail est également informé du déroulement des missions de soutien à la collecte de données organisées en Grèce et en République de Moldova, respectivement en janvier et en septembre 2023.

7.             Il est par ailleurs convenu que le Secrétariat préparerait un "Welcome package" contenant toutes les informations pertinentes pour les correspondants nationaux, notamment les correspondants nouvellement nommés, afin de leur permettre de mieux comprendre la procédure, leur rôle et leurs tâches.

8.             Plus généralement, le Groupe souligne l’importance de la formation des correspondants nationaux et des moyens de renforcer leurs positions au niveau national afin de faciliter la collecte des données.

c.                Structure du rapport

9.             Le Secrétariat rappelle qu’un questionnaire d'évaluation du rapport a été envoyé aux membres et correspondants nationaux de la CEPEJ en juin 2023. L’analyse des réponses qu’en a fait le Secrétariat a été utilisée pour préparer un projet de structure du prochain rapport. Elle a également été présentée au Groupe de travail et sera publiée prochainement sur le site de la CEPEJ.

10.          Concernant le prochain rapport d’évaluation de la CEPEJ, le Groupe décide de garder les trois parties existantes du rapport : analyse des tendances européennes, fiche pays et base de données CEPEJ-STAT. Chacune de ces parties sera mise à jour à la lumière du questionnaire révisé, certaines questions ayant été supprimées et d’autres ajoutées.

11.          Concernant la première partie du rapport, le Groupe convient de :

-       consacrer le chapitre 2 uniquement aux budgets (tribunaux, ministères publics, aide judiciaire, système judiciaire dans son ensemble) et de déplacer les analyses concernant notamment les autres aspects de l’aide judiciaire dans le chapitre 4 ;

-       consacrer le chapitre 3 aux professionnels, ce chapitre devra inclure de nouveaux développements au regard des nouvelles questions de ce cycle  concernant notamment le temps partiel ou encore le recrutement et la promotion des juges et procureurs, les formations et l’éthique ;

-       modifier le chapitre 4 composé de sous chapitres sur les tribunaux/les usagers/les nouvelles technologies (TIC) pour intégrer les développements liés aux tribunaux/usagers et l’aide judiciaire et le renommer « L’accès à la justice des usagers » ;

-       réorienter les développements du chapitre 5 consacré à l’efficacité des tribunaux sur les indicateurs de performance de la CEPEJ (clearance rate et disposition time) et développer, si possible en fonction des données collectées, les analyses des données relatives aux services des procureurs ; 

-       développer un nouveau chapitre concernant les technologies de l’information et de la communication (TIC) sur la base des nouvelles questions et présentant, si possible, le taux de déploiement mais aussi le taux d’utilisation de ces technologies.

12.          De façon plus générale, les experts souhaitent que le rapport contienne des données pour une période de 10 ans (données de 2012 à 2022) et que les projets de la Balance de Cristal qui contiennent des initiatives nationales en matière de justice soient davantage mis en valeur. Certains chapitres pourraient également contenir des analyses et représentations graphiques des groupes de pays présentant des augmentations/diminutions par exemple en matière de budget.

13.          Concernant les fiches pays, le Groupe convient de garder le même contenu (analyses et indicateurs) que celui du cycle précédent mais de le présenter sur quatre pages au lieu de trois pour permettre davantage de lisibilité.

14.          En ce qui concerne CEPEJ-STAT, il a été convenu d’en améliorer la navigation pour les usagers. Une discussion sur un éventuel nouveau tableau de bord pourra avoir lieu lors de la prochaine réunion du CEPEJ-GT-EVAL, une fois que la plupart des données seront collectées et stabilisées.

d.                Calendrier du rapport

15.          Les données collectées et contrôlées par le Secrétariat (« quality check ») seront stabilisées fin février pour être remises aux experts en charge de la rédaction du rapport au plus tard pour le 1^er mars 2024. Ces données seront accompagnées des commentaires des correspondants nationaux ainsi que du matériel statistique préparé par le Secrétariat. Les versions finales des projets de chapitre devront être envoyées au Secrétariat début mai. Le Secrétariat révisera ces projets de chapitres et préparera les fiches pays en vue de la présentation du projet de rapport en vue de son adoption au cours de la réunion plénière de la CEPEJ de juin 2024.

16.          Le Secrétariat rappelle la nécessité de stabiliser les données utilisées pour la standardisation (population, PIB) à un stade plus précoce, et au plus tard le 1^er juin.

17.          Les membres du Groupe accepte de superviser les différents chapitres du rapport pendant leur rédaction par les experts, comme cela avait été fait au cours des deux derniers cycles.

e.                Experts en charge de la rédaction du rapport

18.          Le Secrétariat précise la nouvelle procédure de recrutement des experts qui se fera par un appel d’offre qui sera lancé prochainement.

f.                 Visibilité, utilisation et dissémination du rapport

19.          Le Groupe de travail rappelle la nécessité d’améliorer la visibilité et discute de l’utilisation et la dissémination du rapport. Le questionnaire d’évaluation du rapport, présenté par le Secrétariat mentionne différentes bonnes pratiques qui pourraient être mises en œuvre (par exemple traduction du rapport, implication des institutions nationales de formation, formation plus systématique des responsables de la gestion des tribunaux aux statistiques et leurs utilisations, possibilité de rédiger des contributions pour les revues juridiques nationales ou encore rédaction de communiqués de presse et utilisation de vidéos clips de promotion du rapport).

20.          Le Groupe propose également que des formations à CEPEJ-STAT soient plus systématiquement intégrées dans les programmes de coopération de la CEPEJ.

g.                Utilisation des données collectées par d'autres services du Conseil de l'Europe et requête pour accéder aux données

21.          Le Secrétariat informe le Groupe de travail de la multiplication des demandes émanent d’autres services du Conseil de l’Europe, visant à utiliser les données collectées par la CEPEJ (Services de l'exécution des arrêts de la CEDH, de l'égalité de genre ou encore des droits des enfants).

III.              ÉTUDES SPÉCIFIQUES SUR LES PROFESSIONNELS DE LA JUSTICE (DONNÉES 2020)

22.          Le Secrétariat informe le Groupe de travail de la publication sur le site de la CEPEJ des deux études spécifiques sur les experts judiciaires et sur les agents d'exécution, préparées respectivement par l'Institut européen de l'expertise et de l’expert (EEEI) et l'Union internationale des huissiers de justice (UIHJ) qui avaient été adoptées par procédure écrite en septembre 2023.

23.          Les représentants de l’EEEI et de l’UIHJ se félicitent de l'adoption des études et de la coopération avec la CEPEJ dans ce cadre.

24.          L'étude spécifique sur les notaires, préparée par le Conseil des Notariats de l'Union européenne (CNUE) sera finalisée très prochainement et envoyée au Groupe de travail pour une adoption par procédure écrite.

IV.              PRÉPARATION DE LA 17^ème RÉUNION DES CORRESPONDANTS NATIONAUX DE LA CEPEJ (18 OCTOBRE)

25.          La réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ qui se tient le 18 octobre, est organisée sous forme d’ateliers, comme l’an passé, mais cette fois tout au long de la journée.

 

26.          Les différents thèmes, organisés en plusieurs sessions auxquelles les correspondants nationaux pourront se rendre en fonction de leurs préférences (voir agenda de la réunion, Annexe III) sont les suivants : le rôle du nouveau correspondant national, les questions relatives aux TIC, la collecte des données, l’utilisation de CEPEJ-STAT et CEPEJ-COLLECT et l’utilisation et la visibilité du rapport d'évaluation.

27.          Ces ateliers seront l’occasion pour les correspondants nationaux d’échanger toute la journée avec les membres du Groupe de travail et le Secrétariat sur leurs rôles, expériences, bonnes pratiques et difficultés au cours du cycle d’évaluation.

28.          Le Secrétariat sera également à la disposition des correspondants nationaux de la CEPEJ tout au long de la journée pour évoquer les collectes en cours et le contrôle de qualité des données pour chaque pays.

29.          L’Annexe IV au présent document est une synthèse des discussions tenues lors de ces ateliers.

V.               COOPÉRATION AVEC LA COMMISSION EUROPÉENNE

a.                Étude pour la Commission européenne sur le fonctionnement des systèmes judiciaires dans les États membres de l'Union européenne (Tableau de bord de la justice)

30.          La prochaine étude de la CEPEJ préparée en vue du Tableau de bord de la Justice de l’Union européenne (« EU Justice Scoreboard »), qui sera basée sur les données 2022, est en cours de préparation.

 

31.          La première partie composée de tableaux comparatifs et de commentaires sera envoyée à la Commission européenne le 10 décembre. Les fiches pays et les tableaux mis à jour seront envoyés à la Commission européenne le 15 janvier.

b.               Coopération avec la Commission européenne/Eurostat

32.          Le Secrétariat informe le Groupe de travail des négociations en cours avec la Commission européenne en vue de la transmission de certaines données collectées par la CEPEJ dans le cadre du Tableau de bord de la Justice de l’Union européenne (« EU Justice Scoreboard ») (relatives aux flux d’affaires) en vue de leur publication par Eurostat.

33.          Une proposition d’amendement aux conditions techniques du contrat existant est en préparation et sera soumise au Comité des Ministres du Conseil de l’Europe en novembre.

c.                Tableau de bord pour les Balkans occidentaux

34.          Le Secrétariat présente au Groupe de travail le dernier rapport qui a été envoyé à la Commission européenne et notamment certaines améliorations relatives à l'indicateur de formation et à l'analyse des fiches bénéficiaires pour ce cycle.

35.          La prochaine collecte de données (année de référence 2023) sera ouverte à la fin du mois d’octobre.

36.          Une mission a été organisée au Kosovo[*] en octobre 2023, au cours de laquelle une présentation générale de la collecte de données ainsi que des réunions bilatérales avec l’ensemble des personnes impliquées dans la collecte de données ont eu lieu.

37.          Une prochaine mission au Monténégro, qui a exprimé son intérêt pour une mission similaire, pourrait être organisée en 2024.

38.          Par ailleurs, un atelier régional concernant les problématiques communes et les bonnes pratiques en matière de gestion des flux d'affaires et l'efficacité des procédures va être organisé à Budapest en novembre 2023.

d.               Tableau de bord pour les pays du partenariat oriental

39.          La prochaine collecte de données (année de référence 2023) sera ouverte à la fin du mois d’octobre 2023. Le prochain cycle de collecte sera une année transitoire pour ce projet dans la mesure où, à la demande de la Commission européenne, le prochain rapport portera sur les données les plus récentes, sur le modèle de ce qui est fait dans le cadre du Tableau de bord des Balkans occidentaux. La collecte va donc passer de l’année de référence N-2, comme c’était le cas pour les deux premiers cycles, à l’année N-1 : les données 2023 seront ainsi présentées dans le rapport envoyé en 2024. Les données collectées dans le cadre du cycle biannuel d’évaluation de la CEPEJ (année de référence 2022) seront également incluses dans ce rapport, pour les questions communes au cycle biannuel et au tableau de bord du partenariat oriental.

40.          Une mission de soutien à la collecte de données a été organisé à Chisinau (République de Moldova) en septembre 2023.

41.          Le Secrétariat souligne que de plus en plus de synergies existent entre les deux tableaux de bord en particulier concernant le questionnaire, qui est désormais identique, et le contenu des rapports.

VI.              DISCUSSION SUR LE FUTUR MANDAT DU CEPEJ-GT-EVAL (2024-2025)

42.          Le Groupe de travail procède à un échange de vues sur les tâches qui pourraient figurer dans son futur mandat pour la période 2024-2025. Il est suggéré d’y faire apparaître le renforcement du rôle et de la formation des correspondants nationaux, ainsi que la nécessaire amélioration de la visibilité du rapport.

VII.            FORMATION SUR LES OUTILS CEPEJ EN MATIERE D'ÉVALUATION - MODULE HELP

43.          Le Secrétariat présente l'état d'avancement des travaux et le format actuel du module CEPEJ-GT-EVAL.

44.          Il est précisé que l'objectif est de présenter le module de formation HELP sur les outils de la CEPEJ lors de la prochaine réunion plénière qui aura lieu en décembre 2023 et de lancer le cours à la fin de l'année.

VIII.            QUESTIONS DIVERSES

45.          Le Secrétariat mentionne une proposition du Groupe de travail qualité de la CEPEJ (CEPEJ-GT-QUAL) visant à améliorer la collecte de données au niveau national en matière de médiation. Si cette proposition se concrétise dans le prochain mandat du CEPEJ-GT-QUAL, elle sera menée en coordination avec le CEPEJ-GT-EVAL.

Annex I / Annexe I

Annex II / Annexe II

List of participants / Liste de participants

MEMBERS / MEMBRES

PRESIDENT OF THE CEPEJ/ PRESIDENT DE LA CEPEJ	Francesco Depasquale The Honourable Mr Justice, Superior Courts, VALLETTA
PRESIDENT OF CEPEJ-GT-EVAL / PRESIDENT DU CEPEJ-GT-EVAL	Jaša VRABEC Head of the Office for Court Management Development, Supreme Court, SLOVENIA
MEMBER OF THE CEPEJ-GT-EVAL / MEMBRE DU CEPEJ-GT-EVAL	Joanne BATTISTINO Ministry of Justice and Home Affairs, The Law Courts, MALTA
MEMBER OF THE CEPEJ-GT-EVAL / MEMBRE DU CEPEJ-GT-EVAL	Christophe KOLLER Researcher, Director ESEHA, Centre for counselling and comparative analysis, SWITZERLAND
MEMBER OF THE CEPEJ-GT-EVAL / MEMBRE DU CEPEJ-GT-EVAL	Simone KRESS Juge, Vice-Présidente du Tribunal Cologne, Allemagne
DEPUTY MEMBER OF THE CEPEJ-GT-EVAL / MEMBRE DU CEPEJ-GT-EVAL	Seçkin KOÇER Judge, Directorate General for Strategy Development, Ministry of Justice, ANKARA

PARTICIPANTS / PARTICIPANTS

EUROPEAN EXPERTISE AND EXPERT INSTITUTE / INSTITUT EUROPEEN DE L'EXPERTISE ET DE L'EXPERT (EEEI)	Benoit de CLERCK Co-président de l'EEEI
INTERNATIONAL UNION OF JUDICIAL OFFICERS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE (UIHJ)	Patrick GIELEN Secrétaire de l'UIHJ

SECRÉTARIAT / SECRÉTARIAT

Muriel DECOT Executive Secretary of the CEPEJ / Secrétaire exécutive de la CEPEJ

Christel SCHURRER Secretary of the CEPEJ-GT-EVAL / Secrétaire du CEPEJ-GT-EVAL

Lidija NAUMOVSKA Statistic coordinator/ Coordinatrice des statistiques

Milan NIKOLIC Administrator / Administrateur

Guergana LAZAROVA-DECHAUX Administrator / / Administratrice

Tony VILELA Statistician (Dashboard Eastern Partnership) / Statisticien (Tableau de bord du partenariat oriental)

Federica VIAPIANA Administrator, Project manager (Dashboard Western Balkans) / Administratrices, Chef de projet (Tableau de bord des Balkans Occidentaux)

Daniela ZOL Statistician (Dashboard Western Balkans) / Statisticienne (Tableau de bord des Balkans Occidentaux)

Domitille GAUTIER DE CHARNACE Project manager (Dashboard Eastern Partnership) / Chef de projet (Tableau de bord du partenariat oriental)

Oxana GUTU Project manager (Dashboard Eastern Partnership) / Chef de projet (Tableau de bord du partenariat oriental)

Sabina STANCU Legal officer / Juriste

Enes SEHIC Project manager (Dashboard Western Balkans) / Chef de projet (Tableau de bord des Balkans Occidentaux)

Sandrine LUTZ CEPEJ assistant / Assistante de la CEPEJ

Giovanni TOTOZAFY Magistrat en service à la Direction de la Formation Continue, de l'E-learning et du Partenariat de l'École Nationale de la Magistrature et des Greffes de Madagascar. En formation à l'INSP

Annexe III /Annexe III

Ordre du jour de la 17^ème réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ

Annexe IV / Annexe IV

17ème réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ - Synthèse des ateliers

Document préparé par le Secrétariat de la CEPEJ (Document CEPEJ(2023)12)

1.         Atelier "Nouveau correspondant national"

Les membres de CEPEJ-GT-EVAL et le Secrétariat accueillent les nouveaux correspondants nationaux de la CEPEJ en présentant :

·         les différentes collectes de données en cours (cycle d'évaluation semestriel, étude de la CEPEJ pour le tableau de bord de la justice de l'UE, tableau de bord des Balkans occidentaux et tableau de bord des pays du Partenariat oriental) ;

·         les différents outils disponibles (questionnaire, note explicative, FAQ, fichier Excel avec les données précédentes) et les soutiens possibles fournis par les membres du CEPEJ-GT-EVAL et le Secrétariat (visioconférence/visite ad hoc dans le pays/examen par les pairs) ;

·         l'importance et l'utilisation des données et des commentaires ;

·         les différents calendriers et toutes les étapes de ces calendriers ;

·         les étapes du processus (collecte de données/contrôle de la qualité/préparation des rapports, notamment) ;

·         les éléments méthodologiques, notamment en ce qui concerne la comparabilité des données ;

·         les principes guidant le processus (transparence tout au long du processus) ;

·         le rôle et les tâches des correspondants nationaux.

Le Secrétariat de la CEPEJ préparera un "dossier de bienvenue pour le correspondant national" comprenant ces différents éléments.

 

2.         Atelier "Collecte de données"

L'atelier visait à faciliter les discussions avec les correspondants nationaux pour échanger et partager les expériences sur la collecte de données en interne.

a.            Processus de collecte de données

Préparation du processus

·         Le correspondant national doit identifier toutes les institutions pertinentes pour répondre aux questions de la CEPEJ pendant le processus de saisie des données et celui de contrôle de qualité ; il doit diviser le questionnaire et les notes explicatives en conséquence afin que chaque institution reçoive les questions dont elle est responsable et les notes explicatives correspondantes.

·         Il est recommandé de partager la version de la note explicative avec les modifications apportées par rapport à l’édition précédente. Les changements indiqués reflètent les modifications et les dernières interprétations. Il convient de noter que même les questions pour lesquelles la réponse semble évidente peuvent changer ou leur interprétation peut évoluer. Les correspondants nationaux doivent toujours être conscients des éventuelles mises à jour des notes explicatives et de l'importance de consulter en permanence le contenu des notes explicatives.

·         Il est recommandé d'expliquer aux institutions qu'elles doivent fournir des réponses conformément aux définitions de la CEPEJ contenues dans la note explicative de la CEPEJ. En cas de doute ou de conflit entre les définitions utilisées dans la législation nationale et celles de la CEPEJ, la préférence devrait être donnée aux définitions de la CEPEJ afin d'assurer la comparabilité des données avec d'autres Etats/entités.

·         Les correspondants nationaux pourraient préparer un "dossier de bienvenue" pour les personnes de contact dans les institutions impliquées dans la collecte des données, qui contiendrait des informations générales sur le processus d'évaluation de la CEPEJ, des liens vers les pages pertinentes du site web de la CEPEJ, le calendrier de la collecte des données, une explication du processus de contrôle de qualité, et une checklist avec les instructions importantes pour la collecte des données (comme lire attentivement la note explicative, consulter la réponse précédente, fournir des commentaires généraux et spécifiques, aborder les divergences, etc.).

·         Le partage des réponses précédentes (validées par la CEPEJ) avec les institutions bénéficiaires est de la plus haute importance. Les correspondants nationaux doivent souligner l'importance de fournir des réponses cohérentes et d'expliquer chaque fois qu'une réponse a changé. De cette manière, les informations appropriées sont partagées, le processus de collecte des réponses est accéléré et la possibilité d'erreurs et d'incohérences est minimisée. Les réponses des cycles précédents sont disponibles en format PDF (dans le CEPEJ COLLECT et sur la page suivante : https://www.coe.int/fr/web/cepej/country-profiles), mais aussi en format Excel partagé par le Secrétariat de la CEPEJ au début de chaque cycle. Nota bene : les institutions qui fournissent les données ne doivent pas se baser sur les réponses qu'elles ont initialement envoyées lors du cycle précédent, mais sur les réponses/commentaires finaux qui ont été acceptés et validés par la CEPEJ à la fin du processus de contrôle de qualité.

·         Une bonne pratique identifiée pour les questions où des réponses sont susceptibles de subsister est d'envoyer les réponses précédentes aux institutions et de leur demander simplement de "revoir et confirmer la réponse précédente".

·         Il est recommandé d'expliquer aux institutions la signification des commentaires généraux et spécifiques afin d'interpréter correctement les réponses fournies. Il convient de souligner que tous les commentaires seront publiés et accessibles au public dans la base de données en ligne CEPEJ STAT (disponible à l'adresse : https://www.coe.int/fr/web/cepej/cepej-stat). Cela pourrait contribuer à l'augmentation du nombre et de la qualité des commentaires. Il convient de noter que les commentaires doivent être courts (jusqu'à une demi-page), précis et ne pas contenir de "citations" de la loi, mais qu'ils doivent être expliqués dans un langage clair.

·         Une bonne pratique consiste à demander aux institutions impliquées dans la collecte de données d'expliquer dans les commentaires la structure des données fournies dans les réponses (quelles données nationales sont incluses dans la réponse et lesquelles sont exclues, par exemple quels types de cas sont inclus dans les "autres cas"). Ces informations permettent de mieux comprendre les réponses et d'assurer la cohérence en servant de guide pour les réponses à l'avenir.

·         En outre, le correspondant national doit savoir que toute divergence dans les réponses par rapport au cycle précédent doit être expliquée. Pour les données quantitatives, l'accent doit généralement être mis sur les écarts supérieurs à 20 %, mais cela dépend également de la nature de la question. Par exemple, certaines questions nécessitent une explication pour des écarts beaucoup plus faibles (par exemple, la population, le PIB par habitant) alors que certains écarts plus importants en pourcentage ne doivent pas être abordés du tout (par exemple, le nombre de procédures disciplinaires est passé de 1 à 2, il n'est pas nécessaire de l'expliquer, car il ne s'agit que d'une différence d'un seul cas). Dans le dernier exemple, si le système COLLECT de la CEPEJ indique une divergence et demande un commentaire, il convient d'expliquer que la réponse concerne de petites valeurs absolues.

·         Les correspondants nationaux doivent définir des délais pour la collecte des réponses des différentes institutions et assurer un contrôle strict de ces délais. La bonne pratique consiste à fixer des délais plus courts afin de laisser plus de temps au correspondant national pour examiner/filtrer les données et déterminer si des commentaires et des explications supplémentaires sont nécessaires en cas de divergences.

·         Une bonne pratique consiste pour les correspondants nationaux à expliquer aux institutions impliquées dans la collecte des données les conséquences du non-respect des délais et des réponses incohérentes, en soulignant que les réponses peuvent être remplacées par NA (non disponible). Certains correspondants nationaux indiquent dans le commentaire qu'une institution n'a pas fourni de réponse. L'institution concernée devrait être informée à l'avance qu'une telle note sera incluse dans le questionnaire de la CEPEJ.

·         Les correspondants nationaux doivent définir les modalités de communication et d'échange de documents et d'informations. Une bonne pratique consiste à organiser une réunion au début du cycle (ou d'une série de réunions) avec les personnes de contact des institutions afin d'expliquer les points importants et de se mettre d'accord sur le processus.

·         Si les ressources sont suffisantes, il serait utile développer un outil informatique (application en ligne) pour la collecte des réponses des différentes institutions.

·         Les institutions impliquées dans la collecte des données doivent être familiarisées avec le processus de contrôle de qualité de la CEPEJ. Elles doivent être informées à l'avance que le secrétariat de la CEPEJ peut envoyer des questions supplémentaires concernant les réponses. Ces questions supplémentaires demandent généralement des données supplémentaires ou l'explication de divergences. Elles doivent être traitées par les institutions impliquées dans la collecte des données ou les réponses peuvent être remplacées par NA (non disponible) conformément à la méthodologie de la CEPEJ.  Avec l'information complète partagée à l'avance, les institutions seront mieux préparées à réagir rapidement et à fournir les mises à jour nécessaires en temps voulu pendant le processus de contrôle de qualité.

Soutien du Secrétariat de la CEPEJ

·         La communication avec le Secrétariat de la CEPEJ pendant la collecte des données est essentielle et encouragée car elle permet de l'informer en temps utile de toute difficulté rencontrée pendant la collecte des données, et de demander des conseils et de l'aide.

 

Les correspondants nationaux doivent faire on usage des conseils et d'assistance technique du Secrétariat de la CEPEJ tout au long du processus de collecte des données. Peuvent être organisés des vidéoconférences ou un soutien spécifique et des évaluations par les pairs dans le pays.  Ces activités sont l'occasion de fournir plus d'explications sur les questions et les définitions de la CEPEJ, de mieux comprendre la législation nationale et les données disponibles, de définir quelles catégories nationales doivent être incluses ou exclues des réponses, quelles divergences doivent être expliquées, etc.  Ils ont donné de bons résultats dans la pratique car ils ont permis des échanges de vues rapides et directs et ont facilité l'accord sur la marche à suivre.

o    L'utilisation d'appels vidéo est recommandée lorsque des questions relatives à une section spécifique du questionnaire doivent être résolues rapidement.  Ces réunions sont brèves et se concentrent sur un nombre limité de questions. Elles sont généralement organisées avec le correspondant national et/ou des représentants sélectionnés d'une institution chargée de répondre à la section en question. 

o    Le soutien spécifique et les évaluations par les pairs sont des formes d'assistance similaires fournies par le Secrétariat de la CEPEJ aux correspondants nationaux. Ils consistent en l'organisation d'une visite d'un ou deux jours dans l'Etat membre/l'entité où les représentants du Secrétariat de la CEPEJ rencontrent le correspondant national et le réseau de personnes de contact des différentes institutions dans le cadre d'une série de réunions. Les missions d'évaluation par les pairs incluent également la participation des experts de la CEPEJ. Le soutien spécifique et les examens par les pairs sont généralement organisés lorsque plusieurs sections du questionnaire comportent des questions en suspens qui doivent être traitées. C'est aussi l'occasion d’apporter un soutien aux correspondants nationaux dans leur travail, de leur donner une vue d'ensemble du travail de la CEPEJ et de renforcer le réseau des personnes de contact. Les expériences précédentes confirment que ces visites augmentent l'intérêt et la motivation dans le réseau des correspondants nationaux.

 

Au cours de l'atelier, d'autres idées ont été discutées, telles que :

·         La création d’une table de conversion simplifiée à envoyer aux CN une fois la nouvelle campagne lancée (cette table devrait inclure une colonne où indiquer si une question est nouvelle ou si elle a été modifiée par rapport au cycle précédent). Le Secrétariat de la CEPEJ étudiera la manière de fournir un tel tableau ;

·         Avoir un calendrier global des activités (y compris quand demander les données aux sources nationales, saisir les données, la contrôle qualité, la publication, la promotion du rapport), le Secrétariat de la CEPEJ préparera un "Welcome package pour le correspondant national" comprenant les différents éléments suivants

Saisie des réponses dans le système CEPEJ COLLECT et contrôle de qualité

·         - Avant de partager les réponses avec la CEPEJ, et si possible, une bonne pratique pourrait être que les correspondants nationaux organisent un "contrôle de qualité interne des données". Cette étape comprend la vérification des réponses collectées afin de déterminer s'il n'y a pas d'omissions ou d'erreurs évidentes (telles que des fautes de frappe, des commentaires inachevés, des erreurs dans l'addition des chiffres, des réponses soumises qui ne correspondent pas à la question, et autres). En outre, il est conseillé aux correspondants nationaux de comparer les réponses collectées avec les définitions de la note explicative, ainsi qu'avec les réponses du cycle précédent. Il est également utile que les correspondants nationaux vérifient les questions soulevées lors du contrôle de qualité du cycle précédent et s'assurent qu'elles ont été traitées dans les nouvelles réponses. Ce type de contrôle de qualité interne réduira les questions posées par le Secrétariat de la CEPEJ et, par conséquent, raccourcira la durée du contrôle de qualité.

·         Il est recommandé que les institutions impliquées dans la collecte des données soient invitées et formées à effectuer ces contrôles elles-mêmes avant de fournir les réponses au correspondant national.

·         Une fois les données saisies dans le système CEPEJ-COLLECT, le système indiquera également certaines variations et demandera automatiquement des explications dans les "cases de commentaires des variations" sous la question. Ces commentaires de variations seront désormais affichés même lorsque les réponses sont enregistrées comme étant en attente (modification récente du système COLLECT de la CEPEJ). Ces commentaires doivent être fournis avant que les réponses ne soient finalement publiées.

·         La saisie progressive des réponses dans le système CEPEJ-COLLECT est reconnue comme une bonne pratique. Les correspondants nationaux n'ont pas besoin d'attendre que toutes les réponses soient collectées et peuvent saisir les réponses au fur et à mesure qu'ils les reçoivent des différentes institutions. Cette pratique laisse davantage de temps pour demander des données manquantes ou des commentaires et peut optimiser la procédure de contrôle de la qualité des données. Il convient de noter que seules les données définitives et non susceptibles d'être modifiées doivent être postées.

·         En raison des limites techniques du système, il est recommandé de sauvegarder souvent les réponses (option "sauvegarder en attente") afin d'éviter un téléchargement lent et la perte potentielle des réponses saisies. 

·         Finaliser toutes les saisies tôt, dans les mois précédant la date limite (par exemple, juillet et août), est également considéré comme une bonne pratique, car cela permet d'effectuer un contrôle de qualité plus tôt et de disposer de plus de temps pour fournir des explications supplémentaires, le cas échéant.

·         Lorsque le premier tour de contrôle de qualité sera terminé, le Secrétariat de la CEPEJ enverra une information à ce sujet par email. Les correspondants nationaux doivent s'assurer que les questions supplémentaires de la CEPEJ sont rapidement distribuées aux personnes de contact. Ils doivent définir des délais internes de réponse.

·         Si une institution refuse de revoir/modifier les données pendant le contrôle de qualité à la demande du correspondant national, la bonne pratique signalée est de tenter une médiation par une tierce partie (représentant d'un autre département/institution). Une réunion (appel vidéo) avec le Secrétariat de la CEPEJ est également une option pour mieux comprendre le problème et définir la marche à suivre (voir section ci-dessus).

Suivi

·         A la fin de ce processus, il est conseillé d’établir/mettre à jour une liste de toutes les institutions qui contiendra le nom de l'institution, les coordonnées de contact et toutes les questions dont chaque institution est responsable. Cette liste pourrait être utile lors des prochaines collectes de données et elle garantit la cohérence en cas de changement de correspondant national.

·         Afin de faciliter les collectes de données à l'avenir et d'assurer la cohérence des réponses, la mise en place d’une « mémoire institutionnelle » est de la plus haute importance. Le travail des correspondants nationaux devrait être organisé de manière à assurer la continuité des activités et la cohérence des réponses sans compromettre le processus en cas de changement de correspondant national et/ou de personnes de contact dans les différentes institutions impliquées dans la collecte de données. Différentes bonnes pratiques ont été présentées :

o    Tenir un registre/une liste des sources nationales (institutions/individus) et des données qui ont été utilisées pour fournir des réponses validées par la CEPEJ.

o    L'explication des données nationales incluses dans la réponse à chaque question doit être aussi spécifique et précise que possible.

o    Les correspondants nationaux et leur réseau de personnes de contact pourraient envisager de créer un manuel qui serait mis à jour à la fin de chaque cycle et qui contiendrait toutes les questions de la CEPEJ avec les références aux institutions, aux sources nationales et aux données nationales utilisées pour répondre aux questions de la CEPEJ. Ce manuel devra être mis à jour après chaque cycle. 

o    Sensibiliser et accroître les connaissances et les capacités des institutions dans le réseau des correspondants nationaux afin de réduire le temps de collecte des données et de contrôle de la qualité.

·         Une fois le rapport de la CEPEJ publié, les correspondants nationaux sont invités à partager le rapport de la CEPEJ et les articles de presse avec toutes les institutions impliquées dans la collecte des données. Une bonne pratique consiste à organiser une réunion pour présenter le rapport, les profils de pays, la base de données CEPEJ-STAT et les articles de presse.  Cela permet d'accroître la visibilité mais aussi la compréhension de l'objectif de l'ensemble du processus de collecte de données. Cela peut également contribuer à renforcer la motivation du réseau des correspondants nationaux et à rendre la collecte de données plus efficace à l'avenir.

3.         Atelier "Rapport"

L'atelier visait à faciliter les sessions de brainstorming avec les correspondants nationaux et à générer des idées pour promouvoir la diffusion du rapport d'évaluation de la CEPEJ.

Un consensus s'est dégagé sur la nécessité d'intensifier la promotion des données de la CEPEJ. Les idées suivantes ont été proposées pour promouvoir le rapport et les données collectées par la CEPEJ :

·         Compilation d'une « checklist » décrivant les devoirs et les fonctions des correspondants nationaux (CN) tout au long du processus, y compris leurs responsabilités pendant la promotion du rapport de la CEPEJ. Cette mesure vise à fournir une orientation claire et une reconnaissance aux CN, en leur donnant un mandat délégué par la CEPEJ et reconnu par leur institution pour poursuivre leur liste de tâches et assurer leur implication active et leur responsabilité, y compris concernant la promotion et la diffusion efficaces du rapport de la CEPEJ.

·         Organiser des sessions annuelles de formation pratique sur CEPEJ-STAT pour renforcer la compétence des utilisateurs et leur compréhension de l'analyse des données. Incorporation de modules de formation sur CEPEJ STAT dans tous les projets de la CEPEJ et dans les missions d'évaluation par les pairs pour faciliter la diffusion des connaissances sur les données de la CEPEJ.

·         Dépliant annuel ou lettre d'information pour fournir aux parties prenantes une vue d'ensemble des outils et événements récents de la CEPEJ, favorisant un meilleur engagement et une meilleure connaissance des initiatives de la CEPEJ au-delà des activités d'évaluation.

·         Création de courtes vidéos thématiques sur des sujets spécifiques qui ont pour but de capter l'intérêt des parties prenantes ciblées. Ces vidéos peuvent communiquer efficacement des informations cruciales, en les rendant plus accessibles et plus attrayantes pour le public visé. En se concentrant sur des sujets pertinents pour ces parties prenantes, les vidéos peuvent fournir des informations clés et promouvoir une compréhension plus approfondie des données et de leurs implications dans leurs domaines spécifiques.

·         Élaboration d'un plan de communication : rédaction d'un plan de communication complet indiquant les dates de publication prévues nos informations, tweets, articles et autres contenus à venir. Ce plan facilitera le partage direct avec les départements des médias au sein des ministères/institutions, leur permettant de rediffuser et de partager efficacement l'information et d'assurer finalement une diffusion cohérente et coordonnée des mises à jour et des publications pertinentes, amplifiant efficacement la portée et l'impact du rapport de la CEPEJ.

4.         Atelier "CEPEJ-STAT"

Le Secrétariat de la CEPEJ a présenté l'application de saisie de données CEPEJ COLLECT et la base de données interactive CEPEJ STAT dans cet atelier.  Les principales caractéristiques des deux outils ont été présentées, suivies d'une discussion sur les problèmes et les suggestions d'amélioration et/ou de promotion. La liste ci-dessous résume les commentaires discutés au cours des deux sessions de cet atelier.

CEPEJ-STAT

·         Promotion

o    Tous les participants ont convenu que CEPEJ-STAT devrait être davantage promu en utilisant différents médias. Le Secrétariat de la CEPEJ fera une proposition sur la façon dont sa visibilité et son utilisation pourraient être améliorées et quel pourrait être le rôle du CN à cet égard.

o    Les participants ont également estimé que rendre CEPEJ STAT plus convivial en améliorant la navigation vers les différents tableaux de bord le rendrait plus accessible. La CEPEJ étudiera la manière d'améliorer la convivialité des tableaux de bord, fournira plus de formation pour vulgariser et rendre les tableaux de bord plus faciles pour les utilisateurs.

o    Pour faciliter l'utilisation de CEPEJ STAT, les correspondants nationaux ont estimé qu'un manuel d'utilisation serait utile. Un nouveau manuel est déjà en cours de préparation par le Secrétariat.

·         Contenu et interface utilisateur

o    Les participants ont convenu qu'une courte description de chaque tableau de bord et explorateur est importante pour comprendre son objectif principal et de cette façon l'utilisateur saura quel tableau de bord est pertinent pour ses besoins.  Le Secrétariat de la CEPEJ ajoutera cette fonctionnalité sur la page principale de CEPEJ STAT.

o    Créer de nouveaux tableaux de bord. Par exemple, permettre la comparaison de différentes questions pour l'analyse. A chaque cycle, le Groupe de travail Evaluation de la CEPEJ (CEPEJ-GT-EVAL) passe en revue les tableaux de bord/explorateurs actuels et en présente un nouveau ou retire ceux qui existent. Il en va de même pour la prochaine publication. Les CN sont encouragés à proposer le tableau de bord qui leur semble le mieux adapté à leurs besoins.

·         Amélioration de la navigation

o    Le bouton Home (sur le profil public Tableau de la CEPEJ) devrait ramener à la page du CoE CEPEJ-STAT. Le lien existe et le secrétariat de la CEPEJ va essayer de proposer cet accès.

CEPEJ-COLLECT

Les correspondants nationaux ont signalé des difficultés avec le temps de réaction et/ou de déconnexion de l'application CEPEJ-COLLECT. Le secrétariat est pleinement conscient de ce problème et essaie de le résoudre avec le département informatique.

Un certain nombre d'autres propositions ont été faites pour améliorer l'application sur le plan technique, son contenu ou l'interface utilisateur. Le Secrétariat de la CEPEJ analyse toutes les propositions et toutes celles qui ne nécessitent pas de changement structurel et qui sont considérées comme pertinentes pour tous les utilisateurs seront prises en compte pour l'évolution du système. 

Dans chaque atelier, il y a également eu des idées qui se recoupaient avec d'autres ateliers ou qui étaient de nature générale. A titre d’exemple, un système de notes personnelles permettant aux CN d'écrire des informations qu'ils pourront vérifier et dont ils se souviendront deux ans plus tard ou encore une enquête de satisfaction des utilisateurs et/ou une évaluation externe du/des système(s) ont été mentionnés.

d.         Atelier "Questions sur les TIC" (technologies de l’information et de la communication)

L'atelier avait pour but d'informer les correspondants nationaux sur les points suivants

·         - les raisons pour lesquelles le questionnaire a été modifié et ce qui a été changé ;

·         - les changements apportés à la partie TIC du questionnaire ;

·         - l’explication du taux d'utilisation nouvellement introduit ;

·         - L'accent a été mis sur l'importance des commentaires étant donné qu'il s'agit du premier cycle du nouveau questionnaire sur les TIC ;

·         - L'accent est mis sur la lecture des notes explicatives qui contiennent un exemple de calcul du taux de déploiement et d'utilisation.

Le retour d'information qui a été fait en général a été le suivant :

·         - le questionnaire sur les TIC est plus clair et plus facile à remplir que les cycles précédents (les commentaires donnés par les sources TIC des CN dans leur pays)

·         - certains pays ont encore du mal à obtenir des réponses de leurs départements TIC en raison d'un manque d'intérêt.

·         - les CN ont rencontré des difficultés pour estimer le taux d'utilisation et/ou le taux de déploiement. Le conseil était de vérifier d'abord dans les exemples donnés dans les notes explicatives mais aussi d'ajouter des commentaires qui aideront la CEPEJ à indiquer si les réponses sélectionnées sont valides ou comment calculer/estimer la réponse.  Lorsque la situation est spécifique, le cas peut être discuté directement avec la CEPEJ.

·         - Les questions sur les TIC se concentrent sur les questions contentieuses (civil = affaires civiles et commerciales contentieuses et la même chose pour le pénal et l'administratif). La question a été soulevée par un CN et la réponse est publique dans les Q&R.