Arrêté n° 1395 du 20 juin 2019 sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats[1]

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

EU ÉGARD au Règlement financier et dispositions annexes du Conseil de l'Europe (ci-après « Règlement financier »), en particulier à ses articles 40 - 42 ; 

EU ÉGARD au Règlement du Conseil de l’Europe sur la protection des données ;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1327 du 10 janvier 2011 relatif à la vigilance et à la prévention en matière de fraude et de corruption, tel que modifié ;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1282 du 18 octobre 2007 sur la déclaration d’intérêts dans le contexte des achats et de l’octroi de subventions, tel que modifié ;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1296 du 18 décembre 2008 relatif à l’acceptation de rétributions, cadeaux, décorations ou distinctions, invitations et autres avantages provenant de sources extérieures à l’Organisation ;

EU ÉGARD à l’Instruction n° 59 du 21 décembre 2007 sur les contrats de consultants ;

EU ÉGARD à l’Instruction n° 60 du 21 décembre 2007 relative aux contrats d’externalisation ;

EU ÉGARD à la Charte d'éthique professionnelle du 15 juillet 2005 et au Code de déontologie « achats » du 25 octobre 2005 ;

EU ÉGARD aux principes qui sous-tendent l’ensemble des procédures liées aux achats, à savoir la mise en concurrence périodique, l'objectivité, la transparence, la non-exclusivité, l'égalité de traitement et la non-discrimination ;

CONSIDÉRANT que pour utiliser au mieux et le plus efficacement possible le budget de l’Organisation, il est nécessaire d’établir des règles claires concernant les procédures d’achats ;

CONSIDÉRANT qu’il est nécessaire de mettre à jour les règles concernant les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats ;

INSISTANT sur le fait que le présent arrêté devrait viser à conjuguer, d’une part, les principes qui sous-tendent toutes les procédures d’achat et, d’autre part, la flexibilité nécessaire au cadre juridique spécifique dans lequel opère le Conseil de l'Europe ;

A R R Ê T E :

Partie I – Dispositions générales

Article 1 – But de l’Arrêté

1.     Le présent arrêté fixe les modalités relatives aux procédures d’achat prévues aux articles 40 et suivants du Règlement financier.

2.     Il fixe également les devoirs et obligations des membres du Secrétariat^[2] impliqués dans ces procédures.

3.     Le présent arrêté est adopté dans un souci d’utilisation efficace des ressources de l’Organisation.

Article 2 – Principes généraux

1.     Les procédures d’achat appliquées au sein du Conseil de l’Europe se basent sur les principes de mise en concurrence périodique, d’objectivité, de transparence, de non-exclusivité, d’égalité de traitement et de non-discrimination.

2.     Le principe de non-discrimination pour des raisons de sexe, de handicap, d’âge, de statut marital ou parental, de « race », de couleur, d’origine ethnique, de religion, de croyance, de citoyenneté/nationalité ou d’orientation sexuelle doit être respecté.

Article 3 – Interprétation

1.     L’Arrêté doit être interprété de bonne foi, suivant le sens ordinaire des termes y étant utilisés, et à la lumière de son Préambule. La mise en œuvre du cadre juridique établi par le présent arrêté sera soutenue par un guide pratique et des modèles.

2.     Les définitions suivantes s’appliquent :

a.     Le terme « contrat simple » est utilisé pour désigner un contrat entre l’Organisation et un seul prestataire, portant sur la fourniture non récurrente de biens, de services, de prestations intellectuelles ou de travaux, dans lequel tous les aspects du contrat sont définis d’emblée.

b.     Le terme « contrat-cadre » est utilisé pour désigner un contrat entre l'Organisation et un ou plusieurs prestataires portant sur la fourniture récurrente de biens, de services, de prestations intellectuelles ou de travaux, qui définit les unités et les prix correspondants, mais non pas la quantité à fournir par le/les prestataire/s pendant la durée du contrat-cadre. Les achats subséquents auprès du/des prestataire/s partie/s au contrat-cadre se font par le biais de bons de commande, sans qu’une nouvelle procédure de mise en concurrence soit nécessaire.

c.     Le terme « accord-cadre » est utilisé pour désigner un accord entre l'Organisation et plusieurs prestataires portant sur la fourniture récurrente de biens, de services, de prestations intellectuelles, ou de travaux, pour lesquelles les livrables précis, leur quantité et leur prix ne sont pas encore déterminés. Pendant la durée de l’accord-cadre, dès lors qu’un besoin couvert par l’accord-cadre apparaît, un contrat subséquent est attribué à l’un des prestataires, parties à l’accord-cadre, à la suite d’une procédure de mise en concurrence (« marché subséquent »).

        Dans le présent arrêté, toute référence aux « contrats » englobe les contrats simples, les contrats-cadre et les accords-cadres, tels que définis ci-dessus.

d.     Le terme « agent autorisé » désigne tout membre du Secrétariat qui a été dûment autorisé par un/e agent/e ordonnateur/trice ou par un/e gestionnaire du centre de coûts délégué/e pour accomplir les tâches d’un agent autorisé décrites dans le présent arrêté.

Article 4 – Procédures d’achat[3]

Les contrats de fourniture de biens, de services, de prestations intellectuelles ou de travaux à l’Organisation sont soumis à l’une des procédures suivantes :

-      Appel d'offres public international^[4] : si la dépense totale prévue concernant le contrat est supérieure ou égale à 171 000 EUR,[5] hors TVA, ou à tout montant fixé par       le/la Secrétaire Général/e en vertu de l'article 40, paragraphe 4, du Règlement financier.

-      La procédure de mise en concurrence^[6] : si la dépense totale prévue concernant le contrat est inférieure à 171 000 EUR,[7] hors TVA, ou à tout montant fixé par le/la Secrétaire Général/e en vertu de l'article 40, paragraphe 4, du Règlement financier.

-      La procédure d’octroi direct : dans les conditions spéciales visées à l’article 22 du présent Arrêté. 

Article 5 – Appels à manifestations d’intérêt

Un appel à manifestations d’intérêt est le processus visant à obtenir une indication d’intérêt de fournisseurs potentiels de biens, de services ou de travaux, qui sont capables d’assumer des tâches spécifiques. Un appel à manifestations d’intérêt n’est pas une procédure d’achat aux fins du présent Arrêté.

Article 6 – Contrats de consultants et d’externalisation

Les procédures pour la sélection de consultants visées par l’Instruction n° 59 du 21 décembre 2007 sur les contrats de consultants et celles pour le recours à l’externalisation visées par l’Instruction n° 60 du 21 décembre 2007 relative aux contrats d’externalisation sont appliquées conformément au présent Arrêté.

Article 7 – Voyage, hébergement et locations

1.     La réservation de voyages et d’hébergement pour les participants d’évènements organisés par le Conseil de l’Europe, et la conclusion de contrats de location de locaux ne relèvent pas du présent Arrêté. Le membre du Secrétariat responsable de ces réservations ou de ces locations doit veiller à obtenir les meilleurs tarifs et conditions possibles.

2.     L’achat de services de gestion de voyages ou d’agence de location relève du présent Arrêté et est effectué conformément aux dispositions de celui-ci.

Article 8 – Responsabilité des ordonnateurs/trices

1.     Aux fins du présent Arrêté, il est entendu que l’entité administrative acheteuse agit toujours sous la responsabilité de son ordonnateur/trice. Le présent paragraphe s’applique également lorsqu’un achat est effectué par une autre entité administrative pour le compte de l’entité administrative acheteuse. Dans ce cas, l’entité administrative procédant à l’achat agit conformément aux instructions de l’ordonnateur/trice de l’entité administrative acheteuse ou d’une personne agissant par délégation conformément au paragraphe 2 ci-dessous.

2.     Un/e ordonnateur/trice peut, en tant que de besoin, déléguer cette responsabilité par écrit à un/e autre ordonnateur/trice ou à un/e gestionnaire de centre de coût dans sa grande entité administrative. Un/e gestionnaire de centre de coût ne peut quant à lui/elle déléguer cette responsabilité sauf s’il/elle y est spécifiquement autorisé/e par l’ordonnateur/trice compétent/e. Toute référence dans le présent arrêté à « l’ordonnateur/trice » comprend toute personne à qui des responsabilités ont été déléguées conformément au présent paragraphe.

3.     Les agents autorisés agissent sous la responsabilité de l’ordonnateur/trice ou du/de la gestionnaire de centre de coût responsable de l’achat qu’ils réalisent, et dans les limites de l’autorité que l’ordonnateur/trice ou le/la gestionnaire de centre de coût responsable leur a déléguée par écrit.

Article 9 – Obligations générales

1.     Les membres du Secrétariat amenés à appliquer les procédures d’achat agissent avec objectivité et impartialité et traitent de la même manière tous les fournisseurs et soumissionnaires potentiels. Ils agissent en conformité avec les instruments internes énoncés dans le Préambule du présent Arrêté.

2.     Ils ne divulguent aucune information en dehors des informations qu’il est prévu de mettre à disposition des fournisseurs et soumissionnaires potentiels impliqués dans les achats concernés.

3.     En outre, ils assurent la confidentialité des informations communiquées par les fournisseurs et soumissionnaires potentiels. Ils veillent tout particulièrement lors du traitement d’informations à caractère personnel à respecter le Règlement du Conseil de l’Europe sur la protection des données.

Partie II – Spécifications

Article 10

1.     Toutes les procédures d’achat, à l’exception de celles auxquelles l’article 19 s’applique, sont menées sur la base de spécifications devant être élaborées par l’entité administrative acheteuse ou pour le compte de celle-ci.

2.     Toutes les spécifications peuvent comprendre un ou plusieurs documents et doivent contenir les éléments suivants :

-      l’objet du contrat envisagé ;

-      un descriptif des biens et/ou services et/ou travaux devant être fournis, dont le niveau de détail dépendra de la complexité de l’achat ;

-      la/les date/s et les modalités de fourniture des biens et/ou services et/ou travaux ;

-      la durée proposée du contrat;

-      toutes les clauses, outre les conditions générales d’achat de l’Organisation qui peuvent s’avérer nécessaires.

3.     Dans les procédures relevant de la Partie III et de l’article 21 du présent Arrêté, les spécifications comprennent également :

-      les critères généraux d’exclusion^[8], ainsi que tout critère d’exclusion supplémentaire pouvant apparaître approprié au vu des circonstances et de la nature du contrat devant être attribué ;

-      tout critère d’éligibilité qui peut s’avérer approprié au vu des circonstances et de la nature du contrat devant être attribué ;

-      les critères d’adjudication (qui peuvent être liés au coût, à la qualité et à d’autres facteurs pertinents) et, le cas échéant, la pondération correspondante ;

-      toute garantie financière pouvant être demandée par l’Organisation ; et

-      les instructions concernant la soumission des offres.

4.     Les clauses et conditions contractuelles comprennent des conditions générales qui sont rédigées et mises à jour par le Conseiller juridique. Elles peuvent être complétées ou modifiées par des conditions spéciales. Tous les contrats comprennent une clause adéquate de règlement de litiges protégeant les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe.

5.     Les critères d’éligibilité et d’adjudication doivent être objectifs et proportionnés, dans le sens où ils ne doivent ni conférer un avantage indu à un fournisseur potentiel, ni constituer un obstacle injustifié à la concurrence.

6.     Des critères sociaux, éthiques et environnementaux peuvent également être pris en compte.

7.     Une fois rendus publics conformément aux modalités de chaque procédure d’achat, les critères ne peuvent plus être modifiés.

Partie III – Appel d’offres public international

Article 11 – La Commission des marchés

Il existe une Commission des marchés agissant sous l’autorité du/de la Secrétaire Général/e. Son mandat est exposé en annexe du présent Arrêté.[9]

Article 12 - Autorisation de lancement de la procédure

1.     L’autorisation de lancement de la procédure est demandée à la Commission des marchés par l’ordonnateur/trice concerné/e. La demande inclut les informations suivantes :

-      les spécifications ou, en cas de demande de dialogue compétitif, la description des besoins ;

-      le coût total estimé du contrat ;

-      des propositions quant aux modalités de publication de l’appel d’offres public international ;

-      un calendrier pour la procédure d’achat et, le cas échéant ;

-      le coût du précédent contrat pour de tels biens, services ou travaux.

2.     La demande de l’ordonnateur/trice est envoyée au Secrétaire de la Commission des marchés.

3.     La Commission des marchés examine le dossier et décide, selon le cas :

-      s’il y a lieu d’approuver les spécifications telles que présentées ou de demander des modifications de celles-ci ;

-      si une demande de dérogation à l’exigence de publier l’appel d’offres public international est bien-fondé et, dans ce cas, des modalités et des destinataires de l’invitation à soumissionner ;

-      des modalités de publication et du délai de soumission des offres ;

-      s’il y a lieu de recourir à la procédure de dialogue compétitif visée à l’article 19 du présent Arrêté.

4.     La Commission des marchés peut formuler, le cas échéant, toute autre recommandation.

Article 13 – Publication d’un appel d’offres public international

1.     Les appels d’offres publics internationaux sont publiés par les moyens les plus appropriés pour assurer la concurrence. Le dossier complet de l’appel d’offres et/ou un avis conformément au paragraphe 3 ci-dessous peuvent être publiés.

2.     Les appels d’offres publics internationaux sont publiés sur le site web de l’Organisation. En outre, la Commission des marchés peut décider de leur publication dans le Journal officiel de l’Union européenne ; sur la plateforme électronique ; sur des sites web et/ou des réseaux sociaux appropriés ; et/ou dans des journaux ou des périodiques nationaux, régionaux ou locaux ; la notification de l’appel d’offres peut également être envoyée aux représentations permanentes des Etats membres.

3.     Un avis peut être publié pour inviter les fournisseurs potentiels à demander le dossier complet de l’appel d’offres avant une certaine date. Il comprend une brève description des biens et/ou services et/ou travaux à fournir, la/les date/s de livraison et la date limite pour la soumission des offres. Dans ce cas, le dossier complet de l’appel d’offres est communiqué à l’ensemble des fournisseurs potentiels qui l’auront demandé selon les modalités indiquées dans l’avis publié.

4.     La date limite pour la soumission des offres tient compte de la complexité du dossier ; elle ne peut pas être inférieure à trois semaines à compter de la date de publication de l’appel d’offres public international.

5.     Dans des cas exceptionnels et si cela est dûment justifié, la Commission des marchés peut décider d’approuver une proposition de l’entité administrative acheteuse de ne pas publier l’appel d’offres public international, mais de le diffuser à certains fournisseurs présélectionnés.

Article 14 – Informations supplémentaires

1.     Les fournisseurs potentiels peuvent demander par écrit des informations supplémentaires. Les entités administratives acheteuses fixeront une date limite pour l’envoi de telles demandes. Elles répondront à l’ensemble des demandes de renseignements reçues avant cette date. Elles peuvent aussi répondre aux demandes de renseignements reçues après cette date pour autant que cela n’affecte pas l’équité de la procédure. Aucun complément d’information n’est communiqué au cours des 48 heures précédant la clôture du délai de soumission des offres.

2.     Lorsqu’une réponse est donnée aux demandes de renseignements, les renseignements sont transmis simultanément à tous les fournisseurs potentiels ainsi que le contenu de la demande, sans que l’identité du demandeur soit divulguée.

3.     Si un appel d’offres public international a été publié, les informations supplémentaires sont publiées de la même manière que l’appel d’offres.

Article 15 – Soumission des offres

1.     Les soumissionnaires soumettent leurs offres selon les modalités prévues dans le dossier de l’appel d’offres.

2.     Les offres soumises après la date limite sont automatiquement exclues de la procédure à moins que le/la soumissionnaire ne prouve qu’il/elle n’a pas pu soumettre son offre dans les temps en raison de circonstances imprévues qui ne lui sont pas imputables. La Commission des marchés décide si la situation relevait de telles circonstances.

3.     Les offres soumises directement à l’entité administrative acheteuse sont exclues de la procédure.

Article 16 – Ouverture des offres

1.     Les offres ne peuvent être ouvertes qu’une fois passée la date limite.

2.     Les offres reçues sous forme papier ou via des moyens électroniques non sécurisés sont ouvertes par un membre du Secrétariat de la Commission des marchés ou par son/sa suppléant/e désigné/e, avec un/e agent/e autorisé/e de l’entité administrative acheteuse. La réception des offres et toute proposition de prix sera consignée par écrit et confirmée par ceux qui ont ouvert les offres.

3.     Lorsque les offres sont reçues par voie électronique via une plateforme sécurisée, elles peuvent être ouvertes par un agent autorisé de l’entité administrative acheteuse agissant seul.

Article 17 – Analyse des offres

1.     Les agents autorisés de l’entité administrative acheteuse analysent les offres sous l’angle des critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication.

2.     Les entités administratives acheteuses peuvent demander que les offres soient clarifiées ou complétées. Cependant, cela ne peut modifier les caractéristiques principales des offres ni fausser la concurrence entre les soumissionnaires.

3.     Les renseignements ci-après doivent être consignés par écrit :

-      toute offre qui a été exclue et les motifs de l’exclusion ;

-      toute offre jugée inéligible et les motifs de l’inéligibilité ;

-      le/s prix de chacune des offres jugées éligibles ;

-      l’évaluation de chacune des offres éligibles par les agents autorisés ;

-      les détails de toute demande de clarification adressée aux soumissionnaires conformément au paragraphe 2 ci-dessus et des réponses obtenues.

4.     Un rapport de synthèse, comprenant un tableau comparatif des prix et d’autres éléments pertinents, est présenté à la Commission des marchés, accompagné d’une recommandation, fondée sur des motifs objectifs, indiquant quel/s fournisseur/s devrait/aient se voir attribuer le/s contrat/s. Le rapport et la recommandation sont validés par l’ordonnateur/trice et adressés au/à la Secrétaire de la Commission des marchés.

Article 18 - Adjudication

1.     La Commission des marchés examine minutieusement l’analyse des offres et la recommandation, et décide en fonction des critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication, de l’offre/des offres qu’il convient de retenir.

2.     La Commission des marchés peut décider à tout moment avant l’adjudication du contrat, sur proposition de l’ordonnateur/trice responsable du dossier ou de sa propre initiative, d’annuler l’appel d’offres public international sans motifs à l’appui ou sans compensation quelconque aux soumissionnaires.

3.     Si l’appel d’offres n’a suscité aucune ou qu’un nombre insuffisant d’offres, ou s’il a manqué d’obtenir des prix acceptables, ou si aucune offre ne satisfait aux exigences de l’entité administrative acheteuse, la Commission des marchés peut décider :

a.     que l’achat ne sera pas effectué ;

b.     d’autoriser l’entité administrative acheteuse à négocier directement avec un fournisseur potentiel ; ou

c.     qu’un nouvel appel d’offres public international devrait être lancé.

Lorsque ce paragraphe s’applique, l’entité administrative acheteuse informe par écrit les soumissionnaires de la décision de la Commission des marchés.

4.     L’entité administrative acheteuse informe par écrit le/la/les soumissionnaire/s dont l’offre a été retenue.

5.     Les soumissionnaires non retenus sont informés par écrit par l’entité administrative acheteuse dans les quinze jours qui suivent la notification de l’adjudication du contrat aux soumissionnaires retenus. Les informations transmises comprennent le motif pour lequel l’offre n’a pas été retenue et les modalités de demandes d’informations éventuelles en vertu de l’article 24.

6.     Les informations sur les contrats attribués seront publiées régulièrement sauf si le Conseil de l’Europe doit prendre des mesures spécifiques de confidentialité pour préserver les intérêts vitaux d’un/e soumissionnaire retenu/e.

Article 19 – Dialogue compétitif

1.     En cas d’achat particulièrement complexe, lorsqu’il est difficile de définir à l’avance a) les moyens techniques grâce auxquels les besoins de l’Organisation seront satisfaits, ou b) les conditions juridiques et financières de l’achat, l’entité administrative acheteuse peut proposer à la Commission des marchés de recourir au dialogue compétitif.

2.     Au lieu de spécifications, l’entité administrative acheteuse prépare un document descriptif présentant ses besoins. Ce document comprend les critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication et peut également contenir toute autre information visée à l’article 10, paragraphes 2 et 3, lorsque l’entité administrative acheteuse dispose de telles informations dès le lancement de la procédure. L’entité administrative acheteuse publie un avis invitant des soumissionnaires potentiels à participer au dialogue compétitif sur base du document descriptif.

3.     L’entité administrative acheteuse peut, si elle le choisit, limiter le nombre de fournisseurs participants. Dans ce cas, le nombre maximum de fournisseurs et les critères selon lesquels les fournisseurs sont sélectionnés sont indiqués dans l’avis. Le nombre de fournisseurs retenus pour le dialogue compétitif peut être inférieur à celui qui est prévu dans l’avis publié si un nombre insuffisant de soumissionnaires éligibles y ont répondu. Lorsque le présent paragraphe est applicable, l’entité acheteuse procède à une analyse des fournisseurs potentiels qui ont répondu à l’avis publié sur base des critères publiés. Cette analyse est présentée pour approbation à la Commission des marchés accompagnée d’une recommandation des soumissionnaires à retenir pour participer.

4.     Les fournisseurs potentiels retenus pour participer au dialogue compétitif sont invités à soumettre une proposition écrite décrivant la ou les solution/s qu’ils considèrent comme la/les plus appropriée/s pour répondre aux besoins énoncés dans le document descriptif. L’entité administrative acheteuse entame alors un dialogue avec chacun/e des soumissionnaires afin d’identifier et de définir les moyens les plus adaptés pour répondre à ses besoins. Tous les aspects du contrat, y compris les aspects techniques, juridiques et financiers sont susceptibles d’être négociés. Cependant, les critères et toute autre information publiée dans le document descriptif ne peuvent être modifiés. Le dialogue avec chaque soumissionnaire peut comprendre une ou plusieurs séances et les informations et les idées divulguées par un/une soumissionnaire au cours de ce dialogue ne peuvent être divulguées à aucun/e autre soumissionnaire.

5.     Le dialogue avec chaque soumissionnaire est documenté dans son intégralité. L’égalité de traitement des soumissionnaires ainsi que la confidentialité des informations communiquées par les soumissionnaires sont assurées.

6.     Une fois qu’ont été déterminés les meilleurs moyens pour satisfaire les besoins énoncés dans le document descriptif, l’entité administrative acheteuse déclare clos le dialogue compétitif. Chaque soumissionnaire est alors invité/e à soumettre son offre définitive sur base de la solution retenue au cours du dialogue. Le délai de soumission de l’offre définitive est le même pour chaque soumissionnaire. La soumission et l’ouverture des offres sont régies par les articles 15 et 16.

7.     L’analyse des offres définitives et l’adjudication sont régies par les articles 17 et 18. Cette étape de la procédure est à nouveau documentée dans son intégralité.

Article 20 – Négociation

1.     Lorsqu’après la soumission des offres, l’entité administrative acheteuse estime qu’elle ne pourra obtenir les meilleures conditions financières et techniques possibles pour l’Organisation que par la négociation avec les fournisseurs qui ont soumis des offres au titre d’un appel d’offres public international, les paragraphes ci-après s’appliquent.

2.     L’appel d’offres, la soumission des offres et l’ouverture des offres sont régis par les articles 13 à 16. Après l’analyse des offres selon les critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication par les agents autorisés, l’entité administrative acheteuse demande à la Commission des marchés l’autorisation d’entamer des négociations avec les soumissionnaires éligibles qui ont soumis les offres répondant le mieux aux besoins exprimés dans les spécifications.

3.     La demande à la Commission des marchés doit préciser pourquoi l’entité administrative acheteuse considère que des négociations sont requises ; avec quel/s soumissionnaire/s il est proposé d’entamer des négociations et sur quels points porteront les négociations. Les négociations peuvent en particulier couvrir le prix, les garanties et/ou les termes et conditions du contrat à attribuer.

4.     Si la Commission des marchés approuve la demande de recours à des négociations, elle décide également du/de la/des soumissionnaire/s avec lequel/laquelle/lesquels l’entité administrative acheteuse peut entamer des négociations et des points sur lesquels celles-ci peuvent porter.

5.     Les négociations ne peuvent conduire à un écart significatif des spécifications. L’égalité de traitement des soumissionnaires et la confidentialité des informations communiquées par les soumissionnaires sont assurées. Les négociations sont documentées dans leur intégralité.

6.     A l’issue des négociations, les soumissionnaires sont invités à confirmer par écrit les modifications éventuelles de leur offre originale. Les résultats des négociations sont alors présentés à la Commission des marchés, qui décide de l’adjudication du contrat conformément à l’article 18.

Partie IV – Autres procédures

Article 21 – La procédure de mise en concurrence[10]

1.     Lorsque le total des dépenses prévues dans le cadre d’un contrat se situe entre 2 000 et 171 000 EUR[11] hors TVA, l’entité administrative acheteuse veille à obtenir les meilleures conditions possibles. Il convient de se conformer à la procédure énoncée aux paragraphes 2 à 11 ci-dessous.

2.     L’entité administrative acheteuse envoie par voie électronique les invitations à soumissionner à au moins trois fournisseurs potentiels si possible. Les invitations indiquent les spécifications complètes de la procédure. Lorsqu’il s’avère impossible de consulter au moins trois fournisseurs, les raisons en sont consignées par écrit. Lorsque la dépense totale prévue concernant le contrat est inférieure à 10 000 EUR, hors TVA, la procédure de mise en concurrence peut, pour des raisons d’efficacité, se dérouler par simple consultation des prix publiquement disponibles d’au moins trois fournisseurs potentiels au lieu d’envoyer des invitations à soumissionner, tant que les meilleures conditions possibles peuvent être obtenues de cette manière. 

3.     L’entité administrative acheteuse peut, à titre alternatif ou complémentaire, publier un appel d’offres selon les modalités qu’elle estime les plus appropriées, y compris sur le site web du Conseil de l’Europe, sur son propre site web, sur la plateforme électronique, dans des journaux ou des périodiques et dans les médias sociaux. Elle veille à ce que la publication par un de ces moyens n’avantage ou ne désavantage aucun/e soumissionnaire potentiel/le ou ne constitue pas d’obstacle injustifié à la concurrence. L’appel d’offres indique comment obtenir les spécifications.

4.     La date limite pour la soumission des offres est fixée en tenant compte de la complexité du dossier.

5.     Le cas échéant, étant donné la valeur et la complexité de l’achat, les spécifications peuvent prévoir que les soumissionnaires potentiels peuvent demander par écrit des renseignements complémentaires. Les modalités de traitement des demandes de renseignements complémentaires sont exposées à l’article 14 ci-dessus.

6.     L’entité administrative acheteuse est responsable de l’ouverture des offres. Les offres ne peuvent être ouvertes qu’une fois passée la date limite pour la soumission. Les offres qui ne sont pas conformes aux instructions publiées concernant la soumission doivent être exclues. Lorsque les offres sont reçues par voie électronique via une plateforme sécurisée,elles peuvent être ouvertes par un agent autorisé relevant de l’entité administrative acheteuse. Dans tous les autres cas, les offres doivent être ouvertes par au moins deux agents autorisés de l’entité administrative acheteuse; les propositions de prix sont notées ; et les documents ainsi établis sont confirmés par les personnes autorisées à ouvrir les offres.

7.     Au moins deux agents autorisés relevant de l’entité administrative acheteuse analysent les offres sous l’angle des critères indiqués dans les spécifications. Si nécessaire, les entités administratives acheteuses peuvent demander que les offres soient clarifiées ou complétées, à condition que cela ne modifie pas les caractéristiques principales des offres et ne fausse pas la concurrence entre les soumissionnaires.

8.     Lorsque les agents autorisés estiment qu’ils ne pourront obtenir les meilleures conditions financières et techniques possibles pour l’Organisation que par des négociations avec les fournisseurs qui ont soumis des offres, l’article 20 s’applique mutatis mutandis ; une autorisation de l’ordonnateur/trice compétent/e est nécessaire au lieu de celle de la Commission des marchés.

9.     Une recommandation motivée concernant le/les fournisseur/s au/x/quel/s doit/doivent être attribué/s le/s contrat/s est soumise à l’ordonnateur/trice compétent/e. La recommandation peut, le cas échéant, être accompagnée par d’autres éléments pertinents (par exemple un tableau comparatif des prix), en tenant compte de la valeur et de la complexité de l’achat.

10.   L’ordonnateur/trice décide de l’offre qui doit être acceptée. Si la procédure n’a suscité aucune offre ou qu’un nombre insuffisant d’offres, si elle a manqué d’obtenir des prix acceptables, ou si aucune offre ne répond aux exigences de l’entité administrative acheteuse, l’ordonnateur/trice peut décider :

-      de ne pas effectuer l’achat ; ou

-      d’autoriser un agent autorisé à négocier directement avec un fournisseur potentiel ; ou

-      de lancer une nouvelle procédure de mise en concurrence.

Lorsque ce paragraphe s’applique, l’entité administrative acheteuse informe par écrit les soumissionnaires de la décision de l’ordonnateur/trice.

11.   L’entité administrative acheteuse informe par écrit le/la soumissionnaire retenu/e et les soumissionnaires non retenus de l’adjudication conformément à l’article 18, paragraphes 4 et 5.

Article 22 – Procédure d’octroi direct[12]

1.     Outre les cas visés à l’article 18, paragraphe 3, et à l’article 21, paragraphe 10, des contrats peuvent être négociés directement:

a.     lorsque, de l’avis de la Commission des marchés, pour les contrats d’une valeur supérieure ou égale à 171 000 EUR,[13] et de l’avis de l’ordonnateur/trice compétent/e, pour les contrats d’une valeur de moins de 171 000 EUR :[14]

        -      la procédure concurrentielle pertinente ne peut être suivie pour des raisons imprévues d’urgence qui ne sont pas imputables à l’entité administrative acheteuse ; ou

        -      des nécessités techniques exigent de retenir un fournisseur particulier ; ou

        -      des considérations de fait ou de droit exigent de retenir un fournisseur particulier.

b.     lorsque la dépense concerne un achat d’un montant inférieur à 2 000 EUR hors TVA ;

c.     lorsqu’il s’agit d’acquérir des services intellectuels pour un montant inférieur à 6 000 EUR[15] hors TVA, et que le critère principal de choix est l’expertise technique du fournisseur.

2.     Aux fins de la procédure visée au paragraphe 1.a ci-dessus, la procédure ci-après s’applique lorsque la valeur du contrat est supérieure ou égale à 171 000 EUR :[16]

a.     L’ordonnateur/trice compétent/e soumet à la Commission des marchés une demande comportant les spécifications, le coût total estimé du contrat, une explication quant aux raisons imprévues d’urgence ou quant aux nécessités techniques ou considérations de fait ou de droit justifiant des négociations directes, ainsi que le fournisseur proposé.

b.     Sur base de la demande, la Commission des marchés décide s’il est possible de suivre la procédure d’octroi direct.

c.     Le contrat est attribué par l’ordonnateur/trice.

3.     Aux fins de la procédure visée au paragraphe 1.a ci-dessus, lorsque le contrat en question est d’une valeur inférieure à 171 000 EUR,[17] un/e agent/e de l’entité administrative acheteuse adresse une demande à l’ordonnateur/trice compétent/e, comportant les spécifications, le coût total estimé du contrat, une explication quant aux raisons imprévues d’urgence ou quant aux nécessités techniques ou considérations de fait ou de droit justifiant des négociations directes, ainsi que le fournisseur proposé. L’ordonnateur/trice décide s’il est possible de suivre la procédure d’octroi direct et attribue le contrat.

4.     Dans le cas de la procédure visée au paragraphe 1.c ci-dessus, l’ordonnateur/trice attribue le contrat sur base d’une proposition motivée par écrit préparée par un/e agent/e de l’entité administrative acheteuse.

5.     En cas de recours à la procédure d’octroi direct conformément au paragraphe 1 ci-dessus, l’entité administrative acheteuse veille à obtenir le meilleur rapport qualité-prix tout en tenant compte des conditions techniques et financières.

Partie V – Conservation des archives

Article 23

1.     L’ordonnateur/trice concerné/e veille à ce que tous les documents nécessaires pour vérifier que la procédure d’achat a été menée conformément au présent arrêté soient conservés sous forme matérielle ou numérique. Cela inclut, au moins, les spécifications ; la liste des fournisseurs contactés et toutes les offres reçues ; l’évaluation des offres ; la justification pour tout octroi direct ; le contrat final et tout avenant ; la preuve que les livrables ont été fournis ; ainsi que toutes les factures/demandes de paiement correspondantes. Les documents visés au présent paragraphe, qui feront partie des pièces comptables de l’Organisation, sont conservés pendant au minimum dix ans, conformément à l’article 64 du Règlement financier. La période de dix ans court à partir de la date d’attribution du contrat, pour tous les documents relatifs à la procédure d’achat, et à partir de la date de la dernière facture/demande de paiement pour le contrat, pour tout avenant et pour toutes les factures/demandes de paiement correspondantes.

2.     Le/la Secrétaire de la Commission des marchés conserve l’intégralité des archives de l’examen de chaque dossier soumis à la Commission, pendant au minimum dix ans à compter de la date de la décision de la Commission concernant le dossier, et tient à jour la base de données électronique de la Commission.

3.     Sur demande, l’entité administrative acheteuse transmet au/à la Secrétaire de la Commission des marchés une version électronique de chaque contrat conclu à la suite d’une procédure d’achat signalée à la Commission.

Partie VI – Procédure de demande d’informations et de réclamation

Article 24

1.     Les soumissionnaires non retenus peuvent solliciter des informations sur un appel d’offres public international ou une procédure de mise en concurrence visée à l’article 21 pour lesquels ils/elles ont déposé une offre, dans les sept jours suivant la notification du résultat de la procédure. L’entité administrative acheteuse responsable répond sans délai à ces demandes, traite les questions soulevées par le/la soumissionnaire non retenu/e, et inclut des informations quant à la procédure de réclamation et d’appel énoncée ci-dessous.

2.     Si le/la soumissionnaire non retenu/e n’est pas satisfait de la réponse à sa demande d’informations et qu’il/elle estime que la procédure d’achat en question est entachée d’une erreur qui a affecté l’issue de cette dernière à son détriment, il/elle peut soumettre une réclamation écrite à la Commission des marchés dans les trente jours suivant la réception de la réponse à sa demande d’information. La réclamation indique la référence de l’appel d’offres public international ou de la procédure de mise en concurrence, et doit être dûment étayée.

3.     La Commission des marchés donne une réponse motivée au plus tard trente jours après la date de réception de la réclamation. Si la réclamation concerne une procédure de mise en concurrence visée à l’article 21, la décision de la Commission sera définitive.

4.     Si la Commission des marchés rejette une réclamation concernant une procédure d’achat effectuée suite à un appel d’offres public international, le/la soumissionnaire non retenu/e peut exercer un recours par écrit dans un délai de trente jours à compter de la notification de la décision de la Commission des marchés quant à la réclamation. Le recours est examiné par une Commission de contrôle ad hoc, qui rend une réponse motivée dans les soixante jours suivant la réception du recours. La Commission de contrôle ad hoc fonde sa décision sur les faits tels qu’établis par la Commission des marchés.

5.     La Commission de contrôle ad hoc comprend trois membres du Secrétariat désignés par le/la Secrétaire Général/e. Ils sont sélectionnés dans au moins deux grandes entités administratives, parmi des agents qui y assument des responsabilités financières. Les membres du Secrétariat de la grande entité administrative qui a lancé l’appel d’offres public international ou les membres du Secrétariat qui étaient impliqués d’une autre manière dans la procédure d’achat en cause ne peuvent être nommés à la Commission de contrôle ad hoc.

6.     Si (i) la Commission des marchés, dans une décision rendue en vertu du paragraphe 3, ou si (ii) la Commission de contrôle ad hoc, dans une décision rendue en vertu du paragraphe 4, conclut que la procédure d’achat en cause a souffert d’une erreur qui a affecté son résultat au détriment de l’auteur de la réclamation, elle décide des moyens de réparation appropriés.

7.     L’introduction d’une demande d’informations, d’une réclamation ou d’un recours n’a pas d’effet suspensif et n’empêche pas l’attribution ou le lancement opérationnel du/des contrat/s attribué/s à l’issue de la procédure de mise en concurrence ou d’appel d’offres public international qui fait l’objet de la demande d’information, de la réclamation, ou de la demande de recours.

Partie VII – Dispositions finales

Article 25 – Période transitoire

Pour tous les contrats financés par les ressources extrabudgétaires, la procédure d'appel d'offres international prévue dans la partie III ou, le cas échéant, dans l'article 22, paragraphe 2, doit être suivie lorsque le total des dépenses prévues pour le marché est égal ou supérieur à 55 000 euros, hors TVA. La procédure de mise en concurrence est suivie lorsque le total des dépenses prévues se situe entre 2 000 EUR et 55 000 EUR. Cette disposition s'applique jusqu'à la date fixée par le Directeur Général de l'Administration.

Article 26 - Entrée en vigueur

1.     Le présent arrêté entre en vigueur le 1^er juillet 2019. Il abroge et remplace l’Arrêté n° 1333 du 29 juin 2011 sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats ainsi que l’Arrêté n° 1334 du 29 juin 2011 sur le mandat de la Commission des marchés.

2.     Il s’applique aux procédures d’achats entamées après son entrée en vigueur.

Strasbourg, le 20 juin 2019

Le Secrétaire Général

Thorbjørn JAGLAND

Annexe I à l’Arrêté n° 1395 – Critères généraux d’exclusion[18]

« Est exclu de la participation au marché tout fournisseur ou soumissionnaire potentiel :

a.     qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour une ou plusieurs des raisons suivantes : participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux, financement du terrorisme, infractions terroristes ou infractions liées à des activités terroristes, travail des enfants ou traite des êtres humains ;

b.     qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature, ou qui fait l'objet d'une procédure de même nature ;

c.     qui a fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée constatant un délit affectant sa moralité professionnelle ou une faute grave en matière professionnelle ;

d.     qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays d’enregistrement, de résidence ou d’établissement ;

e.     qui constitue une entité qui agit dans l'intention de se soustraire à des obligations fiscales, sociales ou à toute autre obligation légale (coquille vide), a déjà créé ou est en cours de créer une telle entité ;

f.     qui a été impliquée dans une mauvaise gestion des fonds du Conseil de l'Europe ou fonds publics ;

g.     qui est ou paraît être dans une situation de conflit d’intérêts relativement au marché.

Chaque soumissionnaire doit fournir, lors de la présentation de son offre, une déclaration sur l’honneur attestant qu’il/elle ne se trouve dans une des situations visées ci-dessus.

Le Conseil de l’Europe se réserve le droit de demander aux adjudicataires de fournir les pièces justificatives suivantes :

a.     pour les points sous a), b), c) et f), la production d'un extrait du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document équivalent délivré par l'autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d'établissement dont il résulte que ces exigences sont satisfaites ;

b.     pour les points sous d) un certificat délivré par l'autorité compétente du pays d’établissement. »

Annexe II à l’Arrêté n° 1395 – Le mandat de la Commission des Marchés

Article 1

1.     Les membres de la Commission des marchés (ci-après « la Commission ») ayant droit de vote sont :

-      Le/la Directeur/trice général/e de l’Administration, Président/e de la Commission ;

-      Le/la Directeur/trice du conseil juridique et du droit international public ;

-      Le/la Trésorier/ière ;

-      Un membre ou son/sa suppléant/e, nommés tous deux, chaque année, par le/la Secrétaire Général/e et choisis parmi les agents exerçant des responsabilités financières au sein d’une grande entité administrative.

2.     Le/la Directeur/trice général/e de l’Administration, le/la Directeur/trice du conseil juridique et du droit international public et le/la Trésorier/ère nomment, au début de l’année, jusqu’à deux agents qui les représentent à la Commission.

3.     L’ordonnateur/trice responsable pour le dossier considéré ou son/sa représentant/e prend part à l’examen dudit dossier.

4.     Du fait de ses compétences techniques, un membre du Secrétariat peut être invité par le/la Président/e de la Commission à prendre part en tant qu’expert interne à l’examen de tel ou tel dossier.

5.     La Commission est assistée d’un/e Secrétaire nommé/e, avec son/sa suppléant/e, par le/la Président/e pour une durée de deux ans.

6.     La participation à la Commission est soumise à l’Arrêté sur la déclaration d'intérêts dans le contexte des achats.

Article 2[19]

1.      La Commission est appelée à se prononcer sur tout projet de contrat portant sur la fourniture de biens, services, prestations intellectuelles ou travaux à l’Organisation, d’une valeur égale ou supérieure à 171 000 EUR,[20] hors taxe, ou à toute autre somme fixée par le/la Secrétaire Général/e en vertu de l’Article 40, paragraphe 4 du Règlement financier.

2.     La Commission a pour mandat :

-      de déterminer l'étendue de l'appel d'offres public auquel il doit être procédé ;

-      de décider du support le plus approprié pour la publication de l’appel d’offre ;

-      d'apprécier les offres reçues en procédant à l’examen minutieux de leur évaluation ;

-      de décider de l'offre à accepter sur base de la recommandation de l'ordonnateur/trice.

3.     Lorsque l’entité administrative acheteuse envisage de négocier un contrat directement car la procédure d’appel d’offres publique international ne peut être appliquée soit pour des raisons imprévues d’urgence non imputables à l’entité administrative acheteuse concernée, soit en cas de nécessités techniques ou de situation de fait ou de droit justifiant que la prestation soit assurée par un fournisseur particulier, la Commission est consultée.

4.     La Commission peut adopter des politiques en matière d’achats de biens, de services, de services intellectuels ou de travaux pour l’Organisation.

5.     La Commission peut être consultée sur toute autre question relative à un appel d'offres public, à la vente d’immobilisations au sens de l’article 53 et suivants du Règlement financier, ou à l'établissement et l'exécution d’un contrat.

Article 3

1.     L’approbation ou l’opinion de la Commission est recherchée par le biais d’une demande, validée par l’ordonnateur/trice responsable ou son/sa représentant/e, qui est envoyée au Secrétaire de la Commission.

2.     La Commission peut fixer d’autres exigences pour la soumission de dossiers.

Article 4

1.       La Commission s’efforce de prendre ses décisions par consensus.

2.     En cas de désaccord, la Commission procède à un vote. La décision est adoptée à la majorité des voix des membres ayant le droit de vote. En cas d’égalité, le/la Président/e de la Commission a voix prépondérante.

Article 5

1.     La Commission peut se réunir ou recourir à la procédure de consultation électronique pour décider de la proposition d’un/e ordonnateur/trice.

2.     Le quorum de la Commission est de trois membres ayant le droit de vote.

3.     Lorsque la Commission recourt à la procédure de consultation électronique, le/la Secrétaire soumet le dossier aux membres et à leurs suppléants ou représentants par voie électronique, les invitant à approuver la proposition ou à y formuler des objections dans un délai donné, qui ne sera moins que deux jours ouvrables. L’absence d’opposition dans ce délai est considérée comme valant approbation. Le/la Secrétaire de la Commission constate qu’au moins trois membres ayant le droit de vote, leurs suppléants ou représentants étaient en mesure de réagir à la proposition dans le délai en question, c’est à dire qu’ils n’étaient pas absents, en congé ou en mission.

4.     Lorsqu’un dossier a été circulé pour consultation par voie électronique, tout membre, son/sa suppléant/e ou représentant/e a le droit de demander au/à la Président/e de la Commission de reporter l’examen du dossier à une réunion de la Commission.

Article 6

1.     Les membres traitent de manière strictement confidentielle tous les dossiers soumis à la Commission.

2.     Les rapports de réunion de la Commission sont confidentiels. Ils ne sont transmis qu’aux membres de la Commission ayant le droit de vote, ainsi qu’à leurs suppléants et représentants. Les extraits pertinents d’un rapport de réunion ou la décision de la Commission suite à une consultation électronique, sont communiqués aux personnes ayant participé à la réunion ou à la procédure de consultation électronique pour l’examen d’un dossier particulier, ainsi qu’à l’ordonnateur/trice ou au/à la gestionnaire du centre de coûts responsable de ce dossier.

3.     La Commission a la faculté de donner accès à sa base de données à des membres spécifiques du Secrétariat qui peuvent en avoir besoin du fait des responsabilités financières qu’ils exercent.