Mis à jour : février 2018

FONDS EUROPEEN POUR LA JEUNESSE

GUIDE D’UTILISATION

Comment remplir le formulaire de rapport pour
un Plan de travail annuel


Une fois le premier versement de la subvention du Plan de travail effectué (statut « Paiement en cours », allez sur Rapports > Créer un rapport

Cliquez sur « Créer »

La page de présentation s’ouvre


PR
ÉSENTATION

Nom de l’ONG

DE LA DEMANDE

Numéro d’ONG (si déjà enregistré auprès du FEJ)

DE LA DEMANDE

Type d’ONG

DE LA DEMANDE


Responsable de projet

Qui était le(a) responsable de projet ?

Cette personne sera la personne de contact pour toutes questions ou commentaires concernant ce rapport (cette information peut être modifiée si nécessaire).

Prénom

DE LA DEMANDE

Nom

DE LA DEMANDE

Email

DE LA DEMANDE

Téléphone

DE LA DEMANDE


Activités

Ce sont les activités telles que présentées dans la demande de subvention. Vous pouvez les voir mais pas les modifier sur cette page. Les activités individuelles peuvent être modifiées dans les rapports intermédiaires et définitifs.

Allez à la page « Rapport intermédiaire » et indiquer les activités qui ont eu lieu jusqu’à présent.


RAPPORT INTERMÉDIAIRE

Etat des lieux

Dans cette section, vous devez donner un aperçu de la situation actuelle - où vous situez-vous dans le plan de travail ? Ne fournissez pas de détails sur les activités individuelles - vous pouvez le faire en ouvrant chaque activité (voir ci-dessous) et l’expliquer dans cette section.

(3 000 caractères) Comment la succession d’activités a-t-elle évolué depuis le début ? Veuillez mettre en évidence les éléments de base des activités qui ont été mis en œuvre jusqu'à présent. Quelle a été l'importance des activités mises en œuvre ?

Quels objectifs définis dans votre plan de travail ont-ils été atteints à travers les activités mises en œuvre jusqu'à présent ? Certains des objectifs étaient-ils trop ambitieux ? Lesquels ? Avez-vous identifié de nouveaux objectifs dans le cadre du processus que vous vous efforcez d'atteindre ?

Comment avez-vous pris en compte la perspective de genre jusqu'à présent ?

Comment avez-vous assuré la visibilité du plan de travail et du FEJ ? Avez-vous atteint des résultats inattendus ? Si c'est le cas, veuillez expliquer lesquels et comment ils seront intégrés dans le futur processus.

S’il y avait des conditions et/ou des recommandations liées à l’attribution de  cette subvention, veuillez expliquer si et comment elles ont été prises en compte.

Réflexion
critique

Quels changements ont eu lieu jusqu'à présent ? (par rapport au lieu, au contenu, à l'ordre des activités, etc.)

(3000 caractères) Veuillez fournir des informations de base afin que nous comprenions les raisons de ces changements et leur valeur ajoutée. N'oubliez pas de mettre à jour les informations pour chaque activité (programme, objectifs, groupe cible, etc.), en ouvrant l'activité en question ci-dessous.

Comment ces changements ont-ils affecté les activités qui ont déjà eu lieu ?
Qu'avez-vous appris des défis et des difficultés et quelles mesures allez-vous mettre en œuvre dans les activités à venir pour surmonter les obstacles similaires ?
Comment de futures activités seront-elles concernées par ces changements ?
Comment un flux cohérent dans le plan de travail sera assuré malgré les changements ?

Cliquez sur « Oui » pour accéder aux activités individuelles approuvées pour ce plan de travail et indiquer celles qui ont déjà eu lieu. Si nécessaire, mettez à jour les informations des futures activités (dates, lieu, programme, etc.). Important : les pièces jointes (programme et budget) pour chaque activité doivent être téléchargées afin de pouvoir soumettre le rapport.

En plus du programme et du budget des activités individuelles (voir ci-dessous), vous pouvez également joindre d'autres documents liés à votre rapport intermédiaire (calendrier révisé, réunions du groupe de pilotage / préparatoires, notes conceptuelles, des listes de, rapports complets des activités). Veuillez-vous assurer que ces informations ajoutent des informations pertinentes et pas simplement copier ce qui a déjà été rempli.


ACTIVITÉS

Utilisez le bouton « Editer » pour modifier les activités individuelles.

Activité

Titre de l’activité

DE LA DEMANDE

Champ d’action

⃝ International        ⃝ local           

Quoi ?

Veuillez ne pas copier le texte de la demande de subvention, mais expliquer exactement ce qu’il s’est passé.

Résumez ce qui s’est passé pour que des personnes extérieures puissent avoir une idée précise de quoi il s’agissait et indiquer si les objectifs fixés dans la demande ont été atteints.

Vous disposez de 3 000 caractères pour décrire brièvement votre activité en mettant en évidence les principales étapes. Expliquez quels objectifs vous avez atteints et comment. Vous devez être clair, précis et concret, et rédiger un rapport honnête et autocritique. Nous savons que les processus ne vont pas toujours sans heurts et qu'il y a des obstacles, des événements inattendus et des surprises. Vous devez mentionner à la fois les aspects positifs mais aussi les aspects négatifs.

Comment ?

Quelles ont été les différentes étapes de cette activité ?
Que s’est-il passé quand et comment ?

(3 000 caractères) Décrivez les étapes concrètes de votre activité (par exemple, réunion préparatoire, recherche préliminaire, activité principale, suivi).
Comment avez-vous assuré une approche d'éducation non formelle?

Comment le programme a-t-il contribué à atteindre les objectifs fixés pour cette activité ?

Veuillez utiliser le modèle de programme disponible sur le site Web du FEJ (Ressources/Formulaires et lignes directrices) pour expliquer plus en détail les méthodes et le processus d'apprentissage étape par étape.

Les participants ont-ils obtenu ce que vous attendiez de cette activité ?

Expliquez quels matériels/produits concrets vous avez créés, par exemple un manuel de formation, un kit de ressources pédagogique, l'élaboration de plans d'action, une courte vidéo, etc.).

Où ?

Pays et ville (extrait de la demande de subvention – à mettre à jour si nécessaire)

Où l’activité a-t-elle réellement eu lieu ? Vous pouvez indiquer plusieurs lieux si nécessaire

Coordonnées GPS

Pourquoi les coordonnées GPS ?

Ceci nous permettra de mettre à jour la carte des ONG et des activités soutenues par le FEJ sur notre site web. Pour fournir vos coordonnées GPS, veuillez suivre les instructions sur le site web (http://eyf.coe.int – Subventions / Comment soumettre une demande). N.B. Le format correct est : 48.60228,7.769466 (pas d’espace après la virgule).

Pays

Ville

Coordonnées GPS

Valeur ajoutée ?

Veuillez ne pas copier le texte de la demande de subvention, mais expliquer l'importance de cette activité dans le cadre du plan de travail. Indiquez ici les résultats et tout résultat concret (3 000 caractères).

(3 000 caractères) Si cette activité était la première : comment a-t-elle donné lieu au reste du plan de travail (terrain commun ou point de départ) ? Si cette activité a été suivie par une autre, comment s’est-elle construite sur la(es) précédente(s) et a-t-elle pris en compte ce qui a été réalisé ? Et de quelle manière a-t-elle été un tremplin pour la (les) suivante(s) ?

A quels objectifs du plan de travail global cette activité a-t-elle contribué ?

Cette activité a-t-elle eu un impact en dehors du plan de travail ?

Si votre activité a été visitée par un représentant du FEJ, avez-vous des commentaires, un retour d’information ?

Programme

Joindre le programme final avec le contenu de chaque session et expliquer les méthodes utilisées
(voir modèle Programme journalier sur la page Ressources/Formulaires & lignes directrices du site web du FEJ
http://eyf.coe.int). Ce document est obligatoire et s’il n’est pas fourni, le rapport sera considéré comme incomplet et renvoyé.

Qui ?

Qui était impliqué dans cette activité ?

Cette section concerne l’équipe et les participants

(3 000 caractères) Indiquez le profil des participants ainsi que les critères de sélection. N'oubliez pas de mettre à jour le nombre de participants par pays dans le menu déroulant lorsque vous enregistrez chaque activité.

Qui étaient les membres de l’équipe ? (veuillez indiquer l’âge, le genre, le pays de résidence et la nationalité). Mettez en évidence leurs rôles et la façon dont ils ont travaillé ensemble à toutes les étapes du processus.

Nous vous rappelons qu’une activité internationale doit impérativement répondre aux critères suivants : l’activité doit être menée par une équipe internationale (4 nationalités différentes) et les participants doivent représenter au moins 7 Etats membres différents du Conseil de l'Europe.

QUAND ?

Indiquez les dates réelles et le nombre de jours de travail avec le public cible.
Cela inclut les jours de travail impliquant les participants directement, soit dans une activité ou dans une succession de petites actions.

Jour de début

Jour de fin

Nombre de jours

TOTAL DES COUTS ET SUBVENTION ACCORDEE

Pour chaque activité ayant déjà eu lieu, indiquez le coût total réel (qui pourra être ajusté dans le rapport final si nécessaire) et la subvention du FEJ demandée pour cette activité. Lorsque vous modifiez le coût total et la subvention pour n’importe activité, les chiffres seront automatiquement mis à jour dans le budget final (voir page Budget final) et la différence apparaîtra en tant que « Autres sources ». Vous pouvez ajouter des explications sur la page Budget final. Si le coût total d’une activité a été moins que prévu et que vous réduisez le montant indiqué, vous devrez par la suite adapter le montant de la subvention du FEJ en conséquence.

·      Par exemple, le coût prévu pour l'activité 1 était de  9 500 € et vous avez demandé une subvention au FEJ de  9 500 €. Si le coût réel était de  8 500 €, vous devrez modifier la subvention du FEJ à  8500 € afin d'obtenir un budget équilibré.

Veuillez remplacer le tableau du budget prévisionnel par un budget révisé.

Assurez-vous de soumettre un budget équilibré - sinon, vous obtiendrez un message d'erreur !

N'oubliez pas de mettre à jour les informations concernant les participants, si nécessaire et télécharger la liste finale des participants (voir le modèle liste des participants sur le site web du FEJ http://eyf.coe.int – Ressources/Formulaires & lignes directrices). NB : la liste signée par chaque participant doit être envoyée par la poste avec le rapport final (voir ci-dessous).

                      

Lorsque vous avez terminé la mise à jour des activités, « Enregistrer » la page (bouton sur la page du rapport intermédiaire).

Annulation d’une activité

Si vous devez annuler une activité dans un plan de travail, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton « Annuler » correspondant à l’activité que vous souhaitez annuler. Vous serez amené à confirmer cette annulation.

Si vous confirmez, vous devrez expliquer les raisons pour lesquelles cette activité est annulée.

Remplissez le texte et cliquez sur « Ajouter un commentaire ». L'activité est annulée.

Le budget sera mis à jour automatiquement à « 0 € » pour cette activité (dépenses et recettes).

Comme le budget dépensé de la subvention du FEJ est réduit, vous devrez réajuster les chiffres lors de la soumission du rapport final (voir ci-dessous).

NB Vous n'êtes pas obligé de soumettre un rapport financier complet avec votre rapport intermédiaire - il doit être envoyé avec le rapport final (voir ci-dessous) - mais veuillez nous donner une mise à jour sur l'état d'avancement des travaux. Nous vous conseillons également de préparer le rapport financier le plus rapidement possible après chaque activité, afin de gagner du temps lors de la préparation de votre rapport final. Veuillez vérifier les lignes directrices pour le rapport financier sur notre site web du FEJ à la page Ressources/Formulaires & lignes directrices pour vérifier que votre rapport est clair et complet.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre le rapport intermédiaire, cliquez sur « Soumettre le rapport » en bas de la page du rapport intermédiaire.

Le projet se trouve maintenant dans « Rapports en cours avec le statut » « Rapport reçu».

Le Secrétariat du FEJ validera votre rapport, ou vous demandera des précisions si nécessaire. Si le rapport est renvoyé avec une demande d’informations complémentaires, vous recevrez une notification avec des instructions.

Lorsque le rapport intermédiaire est validé par le Secrétariat du FEJ, le statut sera « Contrat reçu », de sorte que le deuxième paiement puisse être effectué. Il s'agit d'un calcul automatique de 25% de la subvention accordée. Vous recevrez une notification lorsque la demande de paiement aura été effectuée et le montant transféré, informations visibles sur la page « Commentaires ». Le statut sera à présent « Paiement en cours ».

RAPPORT FINAL

Lorsque la subvention est à nouveau « Paiement en cours », vous serez en mesure d'accéder au rapport final sur la page « Rapports en cours ».

Suivez la même procédure que le rapport intermédiaire, en vous assurant à ce que toutes les activités individuelles soient mises à jour afin de refléter la situation finale.

Evaluation depuis le Rapport Intermédiaire

Dans cette section, vous devez donner un aperçu de la façon dont la deuxième partie du plan de travail a été mise en œuvre. Veuillez ne pas répéter ce que vous avez déjà écrit dans le rapport intermédiaire. Ne fournissez pas de détails sur les activités individuelles – vous pouvez le faire en ouvrant chaque activité (voir ci-dessous) et l’expliquer dans cette section.

(3 000 caractères) Que s’est-il passé depuis la soumission du rapport intermédiaire  Quels objectifs du plan de travail ont été atteints pour chaque activité et comment ? Quels ont été les principaux défis auxquels vous avez dû faire face et quels changements ont eu lieu ? Est-ce que tout s’est déroulé comme prévu ? En tenant compte du processus d’apprentissage ainsi que des résultats atteints mais aussi des obstacles que vous avez rencontrés, y-a-t-il quelque chose que avez dû ajuster dans vos activités ? Si tel est le cas, veuillez expliquer quels changements vous avez mis en œuvre et décrire les raisons ainsi que la valeur ajoutée de ces changements. Vous pouvez mettre à jour les informations sur les activités individuelles ci-dessous. Comment les changements ont-ils affectés les activités ? Comment un flux cohérent dans le plan de travail a-t-il été assuré malgré les changements ?

 

Evaluation globale du plan de travail

Dans cette section vous devez donner un aperçu du plan de travail dans son ensemble, expliquez quel impact le plan de travail a eu et quel suivi est-il prévu jusqu’à la fin.

(3.000 caractères) Êtes-vous satisfait de la mise en œuvre du plan de travail ?

L’objectif du plan de travail a-t-il été atteint ? Quels étaient les points forts / faibles ? Quelles leçons avez-vous apprises ? Certains des objectifs étaient-ils trop ambitieux ? Avez-vous atteint des résultats inattendus ? Si c'est le cas, veuillez expliquer lesquels.

Nous souhaiterions également que vous nous expliquiez quel impact le plan de travail a-t-il eu sur votre ONG et/ou dans la vie des groupes cibles. Avez-vous les moyens de mesurer l’impact ? Avez-vous identifié un élément particulier dans le plan de travail que vous voudriez mettre en évidence ou continuer à l'avenir ?

Comment le travail effectué au cours de l'année s’introduira-t-il dans la vie future de votre organisation ou réseau ? Comment évalueriez-vous votre coopération avec le FEJ ?

Cliquez sur « Oui », pour accéder aux activités individuelles approuvées pour ce plan de travail et mettez à jour ces informations pour refléter la réalité (y compris les dates, le lieu, les coordonnées GPS si nécessaire). Veuillez également vérifier si les informations fournies dans le rapport intermédiaire doivent être mises à jour.

Veuillez remplacer le projet de programme et le projet de budget par les versions finales, effectuer les mises à jour pour chaque activité (y compris pour les activités déjà mentionnées dans le rapport intermédiaire si nécessaire). Vous devez utiliser le modèle de programme journalier et le modèle de tableau Excel disponible sur le site Web du FEJ pour chaque activité (même format pour une activité internationale/autre).

En plus du programme et du budget des activités individuelles, vous pouvez également joindre d'autres documents liés à votre rapport intermédiaire (calendrier révisé, réunions du groupe de pilotage / préparatoires, notes conceptuelles, rapports complets des activités). Veuillez-vous assurer que ces informations ajoutent des informations pertinentes et pas simplement copier ce qui a déjà été rempli.

N'oubliez pas de mettre à jour les informations concernant les participants et de télécharger la liste finale des participants, signée par chaque participant (voir la liste modèle des participants sur le site web du FEJ http://eyf.coe.int - Ressources/Formulaires & lignes directives).

Vous devez mettre à jour les chiffres du budget pour chaque activité individuelle (coût total et subvention du FEJ). Ces chiffres apparaîtront automatiquement sur la page « Budget final » et la différence apparaîtra en tant que « Autre Sources ».  Vous pouvez ajouter des explications sur la page Budget Final.

Assurez-vous de soumettre un budget équilibré - sinon, vous obtiendrez un message d'erreur !

Page Budget Final

Budgets prévisionnels : Ces chiffres proviennent de la demande de subvention et ne peuvent pas être modifiés. Les chiffres des dépenses réelles sont ceux indiqués dans chaque fiche d'activité en tant que coût total (voir ci-dessus).

La colonne Autres sources représente la différence entre le coût total et la subvention du FEJ. Comme expliqué pour le rapport intermédiaire, la subvention du FEJ ne peut pas dépasser le coût réel et doit donc être réduite si nécessaire. Veuillez ne pas mettre de chiffres moins dans la colonne Autres sources, mais ajuster le coût total et la subvention du FEJ en conséquence.

Dans l'exemple ci-dessus, le montant de la subvention du FEJ accordée était de 46 000 €, mais le budget final indique que la subvention réelle du FEJ requise était de 42 500 €. Le chiffre « Subvention octroyée » doit être modifié manuellement de sorte que la subvention accordée et autres sources s’ajoutent au total des dépenses/revenus.


Subvention octroyée 42 500 € + Autres sources 24 240 € = 66 740 €
Les chiffres sont maintenant équilibrés et le rapport peut être soumis.

Note : Vous devrez trouver un cofinancement pour les activités internationales. Le FEJ ne sera pas en mesure de couvrir plus que deux tiers du coût total des activités internationales calculées ensemble
(c'est-à-dire que la règle des deux tiers ne s'applique pas à chaque activité internationale distincte).


Dans cet exemple, il y a 4 activités internationales et 1
activité « autre ».

La subvention finale est calculée comme suit :

Coût total AI                                                  51 390 €
Coût total AP                                                   5 400 €

2/3 coût total AI                                           34 260 €
+ Coût total AP                                               5 400 €

=                                                                         39 660 €

Par conséquent, la subvention du FEJ ne peut pas dépasser 39 660 €.

La subvention octroyée sur la base de la demande de la demande de subvention était de 46 000 €.
Un premier versement de 18 400 € et un deuxième versement de 13 800 € ont été payés.

Selon ce rapport financier, et comme la subvention du FEJ ne peut pas dépasser 39 660 €, le solde final sera de 7 460 €.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre rapport final, vérifiez que les chiffres dans le budget sont corrects. Vous pouvez ajouter des commentaires si nécessaire.

Cochez la case « Je certifie que toutes les informations sont complètes, etc. » sur la page du « Budget Final » et cliquez sur Soumettre le Rapport. Le statut sera alors « Rapport reçu »

Vous devez envoyer par la poste un rapport financier signé et détaillé pour chaque activité avec la preuve correspondante des dépenses selon les règles du FEJ (voir les lignes directrices pour le rapport financier sur le site web du FEJ www.eyf.coe.int – Ressources/Formulaires & lignes directrices), ainsi qu'une liste signée des participants pour chaque activité (le cas échéant). Votre rapport ne sera traité que lorsque le FEJ aura reçu tous les documents financiers par la poste. Lorsque le FEJ recevra le rapport financier, le statut changera en « Rapport reçu ». Le FEJ vous contactera si des éclaircissements ou des informations supplémentaires sont nécessaires. Le rapport sera renvoyé s’il n’est pas conforme aux lignes directrices.