By signing this agreement, the trainee, the … as the sending institution and the Council of Europe as the host organisation agree to co-operate in the framework of the traineeship programme of the Council of Europe and give their express consent to the clauses below laying down the conditions under which the traineeship will be carried out.

Article 1: The signatories

TRAINEE: Mr/Ms …, born on … in …

Address: …

Telephone: …

e-mail: …

SENDING INSTITUTION: …

Represented by Mr/Ms … in his/her capacity as …

Address: …

Telephone: …                                   

e-mail: …

HOST ORGANISATION:     

COUNCIL OF EUROPE

Represented by Mr/Ms … in his/her capacity as …, Directorate ….

Address: Avenue de l’Europe, F-67075 Strasbourg Cedex, France

Telephone: …                                   

e-mail: …

Article 2: Purpose of the traineeship

The internship is a temporary period of work experience in which the trainee acquires professional skills and implements the achievements of his/her training in order to obtain a diploma or a certification and to facilitate his/her professional integration. The trainee is entrusted with one or more tasks in accordance with the educational programme defined by the sending institution and approved by the Council of Europe.

ASSIGNED TASKS:

………………………………………………......

SKILLS TO ACQUIRE OR TO DEVELOP:

…………………………………………………...

Article 3: Status of the trainee

During the period of the traineeship the trainee shall remain registered with the sending institution. Admission to a traineeship shall not confer on the trainee the status of a Council of Europe staff member or employee. On no account shall it confer entitlement to subsequent appointment within the Organisation. After the present traineeship, the trainee will not be eligible for any other traineeship in the Council of Europe whatever form it may take.

Article 4: Organisation of the traineeship

The traineeship is undertaken in the Council of Europe Secretariat where the trainee shall be guided and supervised by a specifically designated adviser. After the end of the traineeship a certificate will be issued by the Council of Europe stating the duration of the traineeship and the duties of the trainee during the traineeship. The sending institution commits to recognise the learning outcomes upon satisfactory completion of the traineeship.

Article 5: Duration, working hours, leave

The traineeship will run from … to … on a full-time basis. The duration of the traineeship may be extended but the total duration shall not exceed 5 months. The trainee shall respect the working hours applicable to Secretariat staff. Trainees do not undertake official journeys in the meaning of Rule No. 1389 of 27 April 2017 on the organisation of official journeys.

A traineeship confers entitlement to the same public holidays and non-working days from which the staff of the Council of Europe benefit. Trainees are entitled to two days’ leave per month of training completed.

Article 6: Compensation and expenses

The traineeship is not renumerated by the Council of Europe. The trainee shall not be entitled to any grants from the Council of Europe during the traineeship. Travel, subsistence and accommodation expenses shall be borne by the trainee. The trainee is responsible for obtaining any necessary visa. When required, the sending institution may provide assistance to the trainee in securing such visas.

Article 7: Sickness/accident and civil liability insurance

In case the trainee is already covered by an insurance against the risks of sickness or accident, he/she shall provide the Council of Europe with proof of such enrolment at the latest on the first day of the internship.

In the case where the trainee is not covered by an insurance as mentioned above, the Council of Europe shall take out, for the duration of the traineeship, an insurance policy for the trainee against the risks of sickness, accident, death or permanent disability arising from an accident, including coverage of the costs of repatriation of his/her body in the event of death. The insurance does not cover dependents or family members of the trainee. The conditions of the insurance are displayed on the intranet-site of the Directorate of Human Resources where they can be consulted by the trainee.

The trainee’s civil liability is not covered by the Council of Europe during the traineeship and shall be covered by an insurance policy taken out by the trainee with the mutual or other insurance company of his/her choice. The Council of Europe accepts no responsibility for costs arising in that regard. The trainee shall provide the sending institution with proof of enrollment in a civil liability insurance plan and further transmit it to the Council of Europe on the first day of the internship.

Article 8: Obligation to comply with instructions of the traineeship adviser and Council of Europe rules and regulations

During the traineeship, the trainee shall comply with the instructions given by his/her adviser and with the instructions of the Directorate of Human Resources.

The trainee must also comply with the provisions relating to the traineeship programme and the Council of Europe’s rules and regulations, in particular Rule No. 1345 of 23 April 2012 on traineeships and study visits in the Council of Europe Secretariat and Rule No. 1292 of 3 September 2010 on the protection of human dignity at the Council of Europe.

In the event of failure to comply with the foregoing, the Council of Europe reserves the right to terminate the traineeship after notifying the trainee.

Article 9: Confidentiality

The trainee shall maintain the utmost discretion in respect of facts and information of which he/she becomes aware during the performance of the duties assigned to him/her. He/she shall not communicate, in any form whatever, any document or information which has not been made public to any unauthorised person. This obligation shall continue after the traineeship has terminated.

Article 10: Use of the Organisation’s information system

The trainee shall comply throughout the period of his/her traineeship with the regulations in force at the Council of Europe on the use of the Organisation's information system.

Article 11: Intellectual property rights

In the event that the trainee's activities result in the creation of a work protected by copyright or industrial property (including software), the trainee transfers to the Council of Europe, for the whole world and for a period of 70 (seventy) years after the creation of the work the exclusivity of all the intellectual property rights relating to the work concerned. The trainee is authorised to use the work for personal and non-commercial academic research purposes.

Article 12: Use of the Council of Europe’s name

The sending institution shall not use the Council of Europe’s name, flag or logo without prior authorisation of the Council.

The trainee shall not misuse the Council of Europe’s name, flag or logo to elicit or entertain the misconception that he/she is a staff member of the Council of Europe or authorised to act for the Council of Europe.

Article 13: Conflict of interest

The trainee shall not during the traineeship maintain any professional connections with third parties which could create a conflict of interest or the appearance of a conflict of interest. In particular, he/she must not seek or receive any instructions from any government or any authority outside the Council of Europe.

If a conflict of interest or potential conflict of interest arises during the traineeship, the trainee shall immediately report the circumstances to his/her adviser and shall comply with any instructions the adviser or the Directorate of Human Resources may give in order to remove the conflict or appearance of conflict.

Article 14: Data protection

Processing of personal data in the context of the implementation of this agreement shall be made solely for the purposes of the performance, management and monitoring of this agreement. The sending institution undertakes to comply at all times with the applicable legislation regarding the processing of personal data. Regulation CM(89)70 of 13 April 1989 outlining a data protection system for personal data files in the Council of Europe will apply to the Council of Europe.

Article 15: Dispute settlement

The traineeship relationship shall be governed exclusively by the terms of this agreement and by the applicable internal regulations of the Council of Europe. As an intergovernmental organisation the Council of Europe is independent of any national legal framework.

Any dispute arising in the context of this relationship, failing an amicable settlement between the parties, will be submitted for decision to an Arbitration Board under the modalities laid down in Rule No. 481 of 27 February 1976 laying down the arbitration procedure for disputes between the Council and private persons concerning goods provided, services rendered or purchases of immovable property on behalf of the Council.  

Article 16: Privileges and immunities of the Council of Europe

Nothing in this agreement, or relating thereto, shall be construed as constituting a waiver of the privileges and immunities enjoyed by the Council of Europe as an international organisation and as they are stipulated in the General Agreement on Privileges and Immunities of the Council of Europe and Protocols to the said agreement as well as any other relevant international acts. 

Article 17: Termination of the agreement

If one of the parties fails to meet an obligation under the agreement or stemming from the internal regulations of the Council of Europe applicable to the trainee, it may be terminated automatically by another party without the need for any further formality after notification of the persons concerned.

The traineeship shall further terminate, if, at any time, it appears that the trainee knowingly made inaccurate statements or supplied false declarations or documents when applying for the traineeship or during that traineeship.

The parties may further terminate the traineeship before the initially agreed end date upon a written request of the trainee to his/her adviser and to the sending institution at least two weeks before the new termination date foreseen.

Done in three copies.

En signant cet accord, le/la stagiaire, … en tant qu’institution d’envoi et le Conseil de l’Europe en tant qu’organisation d’accueil acceptent de coopérer dans le cadre du programme de stages du Conseil de l'Europe et donnent leur consentement exprès aux clauses ci-dessous fixant les conditions dans lesquelles le stage sera effectué.

Article 1 : Les signataires

STAGIAIRE: M/Mme…, né(e) le … à …

Adresse: …

Téléphone: …

Email: …

INSTITUTION D’ENVOI : …

Représenté par M./Mme … en qualité de …

Adresse : …

Téléphone : …                                  

Email: ...

ORGANISATION D’ACCUEIL :

CONSEIL DE L’EUROPE

Représenté par M./Mme … en qualité de …, Direction …

Adresse : Avenue de l’Europe, F-67075 Strasbourg Cedex, France

Téléphone : …                                  

Email: …

Article 2 : Objectif du stage

Le  stage  correspond  à  une  période  temporaire  de  mise  en  situation  en milieu  professionnel  au  cours  de  laquelle  le/la stagiaire acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le/la  stagiaire  se voit confier une ou des missions conformes au programme pédagogique    défini par l’institution d’envoi et approuvées par le Conseil de l’Europe.

ACTIVITES CONFIEES : …………………………………………….

COMPETENCES A ACQUERIR OU A DEVELOPPER : ……………………………………………….

Article 3 : Statut du/de la stagiaire

Pendant la durée du stage, le/la stagiaire reste inscrit auprès de l'institution d'envoi. L’admission au stage ne confère pas au/à la stagiaire la qualité d’agent ou d’employé du Conseil de l'Europe. Il ne donne, à aucun titre, droit à un recrutement ultérieur sur un emploi au sein de l’Organisation. A la suite du présent stage, le/la stagiaire ne pourra effectuer aucun autre stage au sein de l’Organisation, quelque soit sa forme.

Article 4 : Organisation du stage

Le stage est effectué au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe où le/la stagiaire sera guidé et supervisé par un/une conseiller/ère de stage spécifiquement désigné. Après la fin du stage, un certificat sera délivré par le Conseil de l'Europe indiquant la durée du stage et les fonctions du/de la stagiaire pendant le stage. L'institution d’envoi s'engage à reconnaître les acquis de l'apprentissage après l'achèvement satisfaisant du stage.

Article 5 : Durée, horaires de travail, congés

Le stage se déroulera du … au … à temps plein. La durée du stage peut être prolongée mais la durée totale ne doit pas dépasser 5 mois. Le/la stagiaire est tenu/e de respecter les horaires de travail applicables aux agents du Secrétariat Général. Le/la stagiaire n'effectue pas de missions au sens de l’Arrêté n° 1389 du 27 avril 2017 relatif à l’organisation des missions.

Le stage ouvre droit aux mêmes jours fériés et jours de fermeture des bureaux que ceux dont bénéficient les agents du Conseil de l’Europe. Le/la stagiaire a droit à un congé de deux jours par mois de stage effectué.

Article 6 : Indemnisation et charges

Les stages ne sont pas rémunérés par le Conseil de l’Europe. Pendant son stage, le/la stagiaire ne peut prétendre à percevoir une bourse du Conseil de l'Europe. Les frais de transport, de nourriture et d’hébergement sont à la charge du/de la stagiaire. Le stagiaire est responsable de l'obtention de tout visa nécessaire. Le cas échéant, l’institution d’envoi peut assister le/la stagiaire pour l’obtention de ces visas.

Article 7 : Assurance maladie/accident et responsabilité civile

Si le/la stagiaire est déjà couvert par une assurance contre les risques de maladie ou d'accident, il doit en fournir une attestation au Conseil de l'Europe au plus tard le premier jour du stage.

Dans le cas où le/la stagiaire n'est pas couvert par une assurance telle que mentionnée ci-dessus, le Conseil de l'Europe souscrit pour le/la stagiaire, pendant la période du stage, une assurance contre les risques maladie, accident, le décès ou l’invalidité permanente consécutifs à un accident, y compris la couverture pour les frais de rapatriement du corps en cas de décès. L'assurance souscrit par le Conseil de l’Europe ne couvre pas les personnes à charge ou les membres de la famille du/de la stagiaire. Les conditions de l'assurance sont affichées sur le site intranet de la Direction des ressources humaines où elles peuvent être consultées par le/la stagiaire.

La responsabilité civile du/de la stagiaire, non prise en charge par le Conseil de l’Europe pour la durée du stage, est couverte par une police d’assurance contractée par le/la stagiaire auprès de la mutuelle ou de la compagnie d’assurance de son choix. Le Conseil de l'Europe décline toute responsabilité pour les frais occasionnés à cet égard. Le/la stagiaire fournit à l’institution d’envoi une attestation de souscription d'une assurance respon-sabilité civile et la transmet en outre au Conseil de l'Europe le premier jour du stage.

Article 8 : Obligation de se conformer aux instructions du/de la conseiller/ère de stage et aux règles et règlements du Conseil de l'Europe

Durant son stage, le/la stagiaire devra se conformer aux instructions données par le/la conseiller/ère de stage, ainsi qu’aux instructions de la Direction des ressources humaines.

Le/la stagiaire doit également respecter les dispositions relatives au programme de stage et les règles internes de fonctionnement  du Conseil de l’Europe, en particulier l’Arrêté n° 1345 du 23 avril 2012 relatif aux stages et visites d’étude effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1292 du 3 septembre 2010 relatif à la protection de la dignité de la personne au Conseil de l’Europe.

En cas de manquement aux règles ci-dessus, le Conseil de l’Europe se réserve le droit de mettre fin au stage après en avoir informé le/la stagiaire.

Article 9 : Confidentialité

Le/la stagiaire doit observer la plus grande discrétion sur les faits et informations qui viendraient à sa connaissance dans le cadre des tâches qui lui sont confiées. Il/elle ne doit communiquer, sous quelque forme que ce soit, à une personne non qualifiée pour en avoir connaissance, aucun document ni aucune information qui n’auraient pas été rendus publics. Cette obligation subsiste après la cessation définitive du stage.

Article 10 : Utilisation du Système d’Information de l’Organisation

Le/la stagiaire doit se conformer à la règlementation en vigueur au Conseil de l’Europe relatif à l’utilisation du Système d’Information de l’Organisation pendant toute la durée de son stage.

Article 11 : Propriété intellectuelle

Dans le cas où les activités du/de la stagiaire donnent lieu à la création d’une œuvre protégée par le droit d’auteur ou la propriété industrielle (y compris un logiciel), le/la stagiaire cède au Conseil de l’Europe, pour le monde entier et pour une durée de 70 (soixante-dix) ans après la création de l’œuvre l’exclusivité de tous les droits de propriété intellectuelle portant sur l’œuvre concernée. Le/la stagiaire est autorisé à utiliser l’œuvre à des fins de recherches académiques personnelles et non-commerciales.    

Article 12 : Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

L’institution d’envoi ne peut utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Conseil.

Le/la stagiaire ne doit pas utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil de l'Europe pour susciter ou entretenir l'idée fausse qu'il/elle serait membre du personnel du Conseil de l'Europe ou autorisé(e) à agir pour le compte du Conseil de l'Europe.

Article 13 : Conflit d'intérêts

Le/la stagiaire ne doit pas entretenir de liens professionnels avec des tiers, pendant le stage, qui pourraient créer un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts. En particulier, il ne doit solliciter ni recevoir d'instructions d'aucun gouverne-ment ni d'aucune autorité extérieure au Conseil de l'Europe.

Si un conflit d'intérêts ou un conflit d'intérêts potentiel survient pendant le stage, le/la stagiaire doit immédiatement signaler les circonstances à son/sa conseiller/ère et se conformer aux instructions que son/sa conseiller/ère ou la Direction des ressources humaines peut donner afin de supprimer le conflit ou l’apparence de conflit.

Article 14 : Protection des données

Le traitement des données personnelles dans le cadre de la mise en œuvre de la présente convention doit être fait uniquement aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi de cette convention. L’institution d’envoi s'engage à respecter à tout moment la législation applicable en matière de traitement des données personnelles. Le règlement CM(89)70 du 13 avril 1989 instaurant un système de protection des données pour les fichiers de données à caractère personnel au Conseil de l'Europe s'appliquera au Conseil de l'Europe.

Article 15 : Règlements des différends

La relation de stage est régie exclusivement par les termes de la présente convention et par la règlementation interne applicable au Conseil de l'Europe. En tant qu'organisation intergouvernementale, le Conseil de l'Europe est indépendant de tout cadre juridique national.

Tout différend survenant dans le cadre de cette relation, à défaut d'un règlement à l'amiable entre les parties, sera soumis à la décision d'une commission arbitrale, selon les modalités prévues dans l’Arrêté n° 481 du 27 février 1976 fixant les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil.  

Article 16 : Privilèges et immunités du Conseil de l’Europe

Aucune disposition de la présent convention, ou afférente à celle-ci, ne saurait être interprétée comme constituant une renonciation aux privilèges et immunités dont jouit le Conseil de l'Europe en tant qu'organisation internationale et tels qu'ils sont stipulés dans l'Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l'Europe et dans les Protocoles audit accord, ainsi que tout autre acte international pertinent.

Article 17 : Résiliation de la convention

En cas d’inexécution par une des parties contractantes d’une des obligations découlant de la présente convention ou de la règlementation interne du Conseil de l’Europe applicable au/à la stagiaire la convention pourra être résiliée par une autre partie sans qu'il soit nécessaire de procéder à d'autres formalités après la notification des personnes concernées.

Le stage prend également fin si, à un quelconque moment, il apparaît que le/la stagiaire a, en connaissance de cause, fait des déclarations erronées ou fourni de fausses déclarations ou de faux documents au moment de sa candidature ou pendant son stage.

Les parties peuvent en outre mettre fin au stage avant la date de fin initialement convenue sur demande écrite du/de la stagiaire à son/sa conseiller/ère et à l’institution d’envoi au moins deux semaines avant la nouvelle date de fin prévue.

Fait en trois exemplaires.