1. Qui est responsable du traitement des données ?

Le Conseil de l'Europe est le responsable du traitement des données à caractère personnel en ce qui concerne les réunions, conférences, séminaires, ateliers et événements organisés par/avec le Service de l'éducation, ce qui signifie qu'il a compétence pour prendre toute décision relative à ce traitement. Le traitement de vos données personnelles est régi par le Règlement du Conseil de l'Europe sur la protection des données personnelles adopté par le Comité des Ministres le 15 juin 2022.

2. Quelles données traitons-nous et à quelle fin ?

Nous traitons les données à caractère personnel vous concernant à des fins de gestion administrative et financière et pour vous fournir les informations et le soutien administratif nécessaires, en particulier pour les aspects suivants :

a) Elections

Pour faire acte de candidature aux fonctions d’expert ou de membre d’un comité élu par le Comité des Ministres ou tout autre organe compétent du Conseil de l’Europe, vous devez compléter le modèle de CV qui vous est adressé. Il vous faut pour cela renseigner vos informations personnelles (nom et prénom, date et lieu de naissance, sexe et nationalité), votre parcours professionnel, vos études et autres qualifications, vos compétences informatiques et linguistiques, ainsi que des informations relatives à votre capacité à siéger au comité, telles que votre disponibilité et tout conflit d’intérêts potentiel.

b) Administration de votre participation aux travaux d'un comité, d'un groupe de travail ou d'une plate-forme

Si vous êtes élu membre ou expert d’un comité, ou nommé comme tel par un État membre du Conseil de l’Europe ou un État partie à la Convention concernée, ou si vous êtes invité à participer aux travaux d’un comité d'un groupe de travail ou d'une plate-forme à un autre titre, pour que vous puissiez être admis au sein de ce comité, participer à ses travaux et recevoir les informations et le soutien administratif nécessaires, nous pouvons être amenés à traiter tout ou partie des catégories de données suivantes : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse postale, adresse électronique, numéro(s) de téléphone, poste occupé, institution/organisation qui vous emploie, compétences/préférences linguistiques, ainsi que l’État, l’organisation internationale ou autre entité vous ayant désigné.

c) Communication d’informations aux participants et facilitation de la communication au sein d’un comité, d'un groupe de travail ou d'une plate-forme

Nous utilisons vos coordonnées pour vous communiquer les informations pertinentes et pour vous aider à prendre les dispositions nécessaires à votre participation aux travaux de comités, par exemple, pour transmettre vos convocations aux réunions du comité.

Afin de faciliter la communication au sein d'un comité, d'un groupe de travail ou d'une plate-forme, l'utilisation de Sharepoint a été généralisée pour stocker la documentation relative aux événements. Afin de vous donner accès au Sharepoint du Comité, du GT ou de la plate-forme avec lequel vous travaillez, vos informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse e-mail et numéro de téléphone) vous seront demandées. Après un événement, nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour vous fournir des informations sur d'autres événements ou activités susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez à tout moment renoncer à recevoir des courriers électroniques de notre part en nous en informant par courrier électronique à l'adresse [email protected].

d) Accès aux locaux du Conseil de l’Europe

Nous avons besoin de vos nom et prénom pour pouvoir délivrer un badge vous donnant accès aux locaux du Conseil de l’Europe. Vous pouvez récupérer votre badge à l’accueil du Conseil de l’Europe sur présentation d’une pièce d’identité avec photo. Vos données à caractère personnel liées à l’utilisation du badge sont traitées conformément aux règles relatives au traitement des données à caractère personnel de l’unité du Secrétariat du Conseil de l’Europe chargée de la sécurité et de la sûreté.

e) Remboursement des frais de déplacement et de séjour

Si vous avez droit au remboursement de vos frais de déplacement et de séjour conformément au mandat de votre comité et aux règles applicables, nous pouvons être amenés à traiter les catégories de données suivantes, selon la nature des dépenses engagées : vos coordonnées bancaires, votre itinéraire, des copies des justificatifs de paiement et des bons d’hébergement, des justificatifs des dépenses réellement engagées tels que factures et tickets ou relevés de carte de crédit, et des informations concernant les repas ou l’hébergement fournis gratuitement.

f) Aide concernant les visas, les déplacements et l’hébergement

Si vous nous confiez les démarches d’obtention d’un visa pour un déplacement dans le cadre de votre participation aux travaux d’un comité, d'un groupe de travail ou d'une plate-forme nous transmettrons vos données à caractère personnel nécessaires à l’émission du visa aux autorités compétentes du pays dans lequel vous êtes amené à vous rendre.

Si nous devons nous occuper de l’organisation de vos déplacements, de votre hébergement et de votre accès à des bâtiments publics ou à des locaux autres que ceux du Conseil de l’Europe, nous transmettrons vos données à caractère personnel aux prestataires de services ou aux autorités publiques compétentes. Nous communiquerons uniquement le minimum d’informations personnelles nécessaires à l’organisation de ces prestations.

g) Assurance

Si vous êtes couvert par une assurance voyage souscrite par le Conseil de l’Europe en votre nom, vous devrez fournir les renseignements suivants pour que votre demande puisse être traitée en cas de demande d’indemnisation : nom et prénom, numéro de téléphone, numéro de fax, adresse électronique, date de naissance, statut par rapport au Conseil de l’Europe et informations pertinentes relatives au sinistre. Il peut également vous être demandé de fournir des pièces justificatives concernant le sinistre ainsi que la lettre d’invitation du Conseil de l’Europe.

3. Quelle est la base juridique du traitement de vos données ?

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base des instruments juridiques et du règles internes du Conseil de l’Europe en vue de mener les activités nécessaires à la poursuite des objectifs de l’Organisation, tels qu’énoncés dans son Statut.

La base juridique de l'enregistrement vidéo et de la prise de photos lors d'un événement du département de l'éducation est notre intérêt légitime à promouvoir l'événement et à permettre sa visualisation après sa tenue.

4. Qui a accès à vos données ?

Seules les unités ou personnes du Conseil de l'Europe qui ont besoin de vos données personnelles dans le cadre des événements du Service de l'éducation ont accès aux informations que vous fournissez lors de votre inscription aux événements.

Nous utilisons Microsoft Forms comme processeur de données pour l'enregistrement. Vous pouvez trouver des informations sur la sécurité et la confidentialité de Microsoft Forms ici.

Les photos et les enregistrements vidéo seront disponibles (dans le cas d'un enregistrement vidéo, via le compte Vimeo du Conseil de l'Europe) sur le site web de l'éducation (www.coe.int/education) et sur nos canaux de médias sociaux (compte X - @CoE_Education).

5. Comment collectons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos informations sous forme électronique dans notre Système de gestion des documents hébergé sur des serveurs situés dans l’Union européenne.

Nous avons mis en place des mesures techniques pour assurer la sécurité de vos informations, y compris des mesures de sécurité appropriées pour empêcher leur utilisation ou consultation non dûment autorisée et pour prévenir leur perte accidentelle ainsi que leur modification ou divulgation. Les mesures organisationnelles consistent notamment en la restriction de l’accès à vos données à caractère personnel aux seules personnes autorisées au sein du Secrétariat du Conseil de l’Europe, qui ne peuvent y accéder que par des comptes protégés par un mot de passe.

6. Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Nous traitons et conservons vos données à caractère personnel jusqu'à ce qu'elles ne soient plus nécessaires aux fins des activités et du suivi du Service de l’Éducation, y compris à des fins de communication (à savoir la publication de photos et d'enregistrements vidéo sur le site Web de l'éducation) et pour partager avec vous les informations sur les activités et événements à venir organisés par le Service de l’Éducation.

7. Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

Vous avez le droit de :

- demander l'accès aux informations personnelles que nous détenons ;

- demander que nous corrigions les informations personnelles incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet ;

- demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de les conserver ;

- vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons spécifiques liées à votre situation.

8. Contacts

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus et si vous avez la moindre question, inquiétude ou demande relative à la manière dont vos données sont collectées et utilisées, veuillez contacter le Conseil de l’Europe :

- envoyer un courriel à [email protected]

- par courrier électronique au/à la Délégué(e) à la protection des données du Conseil de l’Europe à l’adresse suivante : [email protected]

Si vous estimez que nous n’avons pas répondu de manière adéquate à votre demande et si vous considérez que vos droits en matière de protection des données ont été enfreints du fait du traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès du/de la Commissaire à la protection des données du Conseil de l’Europe par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]