Rapporteur 
Risto KOIVISTO (Finlande)

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EXPOSE DES MOTIFS

I. La politique de communication et d'information, priorité stratégique du CPLRE
I.1. Introduction

Véritable pilier de la coopération européenne au sein du Conseil de l'Europe, le CPLRE, au stade actuel de son évolution institutionnelle, accorde une importance stratégique à sa politique d'information et de communication. Dans sa Résolution statutaire (2000)1 du 15 mars 2000 le Comité des Ministres a reconfirmé le rôle éminent et les responsabilités qui reviennent au Congrès dans la promotion de la démocratie locale et régionale sur le continent européen. Dans ce contexte, le Congrès est déterminé à renforcer et à développer sa politique d'information et de communication, afin de remplir dans les meilleures conditions possibles la mission qui lui a été confiée.

I.2. Le nouveau cadre de référence
Le 11 avril 2000, le Comité des Ministres a adopté sa Résolution (2000)2 sur la stratégie d’information du Conseil de l'Europe, définissant les principes et les orientations de la politique d'information, de communication et de relations publiques de l'Organisation, susceptible de renforcer sa visibilité dans les Etats membres.
La Résolution recommande en particulier l'utilisation prioritaire des nouvelles technologies de l'information dans la promotion et la connaissance du projet politique européen (dont le Conseil de l'Europe est un des piliers), et confie un rôle majeur à cet égard aux quatre principales instances de l'Organisation: le Comité des Ministres, l'Assemblée parlementaire, la Cour Européenne des Droits de l'Homme et le Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux de l’Europe (CPLRE) lui-même.

La Résolution réaffirme l’attachement aux principes fondamentaux qui régissent l’information et la communication au sein d’une société démocratique, tels qu’énoncés dans l’article 10 de la Convention européenne des Droits de l’Homme complété par la Déclaration du Comité des Ministres du 29 avril 1982 sur la liberté d’expression et d’information, soulignant  que la libre circulation de l’information, la transparence dans le processus de décision et l’obligation pour les dirigeants de rendre compte de l’exercice de leurs responsabilités constituent des caractéristiques fondamentales des sociétés démocratiques.

Le Comité des Ministres se déclare conscient qu’une information éclairée de l’opinion publique sur les objectifs, les réalisations et les perspectives du projet politique européen dans toutes ses composantes est une condition indispensable à la réussite de celui-ci. Ainsi, dans sa Résolution, il fixe le cadre général et les conditions de la mise en œuvre d’une politique dynamique de l’information fondée sur le principe selon lequel «la transparence est la règle et la confidentialité l’exception», dans le but de «rendre le Conseil de l'Europe plus présent, plus visible et plus efficace».

Plus qu'une simple priorité politique, les impératifs de transparence, de visibilité et de diffusion des résultats constituent des exigences de base pour le Conseil de l'Europe dans son ensemble, destinées à rendre plus efficace et plus crédible sa mission statutaire et à permettre une prise de conscience des publics spécialisés directement concernés (élus nationaux, locaux et régionaux, ministères spécialisés, magistrats, avocats, enseignants, etc.).

Les changements bénéfiques déjà intervenus - notamment aux niveaux de l’implication des nouvelles technologies de l'information et de la communication (le site web portail du Conseil de l'Europe et le nouveau site Intranet, l’harmonisation des sites du Conseil, la migration sur les nouveaux serveurs, plus performants, du Service des Technologies de l'Information du Conseil de l'Europe) – de même que l’élaboration de lignes directrices pour la politique d’information des principaux organismes du Conseil, marquent le début d'une nouvelle phase, de mise en œuvre de la Résolution. A partir des principes et des orientations fixés pour l'ensemble de l'Organisation, les quatre principales instances du Conseil de l'Europe sont ainsi invitées, en étroite coopération avec le Secrétaire Général, à développer des synergies nouvelles et mettre en valeur la cohérence de l'action de l'Organisation en s'appuyant sur l'atout majeur représenté par leur diversité institutionnelle.

II. L’approche spécifique du Congrès 

II.1. Réalisations
Le Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux de l'Europe fait siens sans réserve les principes énoncés, le cadre général et les conditions de mise en œuvre de la stratégie de communication promue par la Résolution (2000)2. Le Congrès mène, pour sa part, une réflexion constante et des activités spécifiques visant à personnaliser et enrichir la nouvelle approche stratégique d'information et de communication du Conseil de l'Europe. 

Cette  réflexion, cohérente et approfondie, reflète la volonté claire du Congrès d’améliorer la gestion de l’information et l’efficacité de ses rapports communicationnels. Elle contribue en même temps à la mise en valeur - dans toutes les activités de communication - du profil, des responsabilités et des compétences spécifiques au Congrès. Les résultats de cette réflexion se sont retrouvés constamment au cours de ces dernières années dans des prises de position, des documents adoptés par le Congrès ou des activités menées auprès des collectivités locales et régionales.

En mai 1998, au début de son mandat, Alain Chénard avait lancé une devise particulièrement significative pour les deux années de sa Présidence du Congrès, mais d'une portée beaucoup plus large, annonciatrice de l'actuelle approche: «aller du savoir-faire au faire-savoir».

Par le passé, la CPLRE avait déjà une commission qui s'occupait également des médias et avait notamment produit un rapport sur les médias locaux et régionaux. D'autre part, la Commission Culture et Education du CPLRE, créée en 1999, est également compétente dans le domaine de la communication.

Dans ce contexte, il convient de rappeler également :

les trois séminaires du CPLRE sur «La société de l’information aux niveaux local et régional» (Finlande (janvier 1998), Roumanie (octobre 1998) et République tchèque (mars 1999)) organisés sous l'égide du Groupe de travail du CPLRE sur la société de l’information aux niveaux local et régional, dont les objectifs étaient de:

- promouvoir le développement et l’application de la société de l’information, en particulier au sein des pouvoirs locaux et régionaux des Etats membres du Conseil de l’Europe ;

- organiser une série de séminaires en vue d’une diffusion de l’information et, en particulier, d’exemples concrets ;

- instaurer une coopération entre l’Union européenne et le Conseil de l'Europe  (en particulier entre le Comité des Régions et le Congrès) pour promouvoir la société de l’information.

Le séminaire d’Helsinki (1998), organisé conjointement avec la Commission Européenne, avait démontré par son succès que les synergies dans ce domaine peuvent être développées même au-delà du contexte du Conseil de l'Europe, à l’échelle des institutions européennes ¹.

  Le rapport La société de l'information locale et régionale, CG(6)3 1999, soulignait à son tour que, l'objectif principal du CPLRE étant d'aider la construction de la démocratie au niveau local, notamment dans les nouveaux Etats membres du Conseil de l'Europe, la «société de l'information» offre des possibilités directes et indirectes totalement nouvelles pour atteindre cet objectif. L'analyse détaillée de la participation politique à l’échelon local et des communautés virtuelles aboutit à une conclusion qui est fort rapprochée de celle exprimée dans la Résolution (2000)2 sur la stratégie d’information du Conseil de l'Europe :
"Pour parvenir à cet objectif, le mieux est que dans chaque ville ou village, les organisations publiques, privées, universitaires et associatives coopèrent afin de mettre leurs ressources au service d’une sorte de stratégie commune. Il est également essentiel que les réseaux locaux travaillent ensemble en échangeant leurs enseignements et en élaborant de nouveaux modes de collaboration"². 

Il faudrait rappeler également la Recommandation 54 (1999) du CPLRE  sur la société de l'information locale et régionale qui a suscité beaucoup d'intérêt dans les débats du Comité des Ministres. C'est le cas notamment de son paragraphe 18³, dans lequel le Congrès propose l'élaboration d'une Charte européenne des technologies de l'information fixant un ensemble de principes dans les domaines les plus concernés par le développement des technologies de l'information.

Le Comité des Ministres souligne d'une manière explicite -  dans sa Réponse à la Recommandation 54 (1999) (du 20 décembre 2000) - "qu'il souscrit pleinement à la haute priorité accordée par le Congrès au phénomène du développement des technologies de l'information, qui tend - comme le souligne la Recommandation - à poser les bases d'une véritable "société de l'information", aux niveaux national, européen et mondial comme aux niveaux local et régional"  ⁴. 

L'apparition du Bulletin d'information du CPLRE, en 1991, a été un premier pas concret. Par la suite, la création du site web du Congrès en 1997 - l'un des premiers du Conseil de l'Europe - allait initier une réflexion plus spécifique sur les rapports entre les voies traditionnelles et les nouvelles technologies de communication, sur leur dynamique, sur les modalités de les articuler. 

II.2. Les trois dimensions de la politique d'information et de communication du Congrès

Vu l'architecture complexe du Conseil de l'Europe, avec ses grandes organismes et instances, la distinction classique entre la dimension interne et la dimension externe de toute communication organisationnelle doit être, pour des raisons analytiques, complétée avec un autre palier, "intermédiaire", qu'on pourrait appeler institutionnel: l'échange communicationnel a lieu à l'intérieur de l'Organisation, entre les instances qui la composent. Dans une représentation de sphères concentriques, ce serait en fait la sphère intermédiaire, entre celle interne (au Congrès) et celle externe (voir image): 

II.2.1. La dimension interne (intra-institutionnelle) de cette politique peut être perçue sur deux plans - distincts pour l'analyse, mais sans cesse imbriqués dans la pratique:

- la communication qu'on pourrait appeler politique, dont les acteurs sont les membres du Congrès, ses organes et ses structures de travail (communication horizontale mais aussi verticale);

- la communication au niveau du travail du Secrétariat, essentielle au fonctionnement du Congrès. 

Le Congrès a le souci constant d'améliorer la communication à ces deux niveaux, en particulier dans le cadre de sa réforme structurelle  (v. Résolution statutaire (2000)1 du Comité des Ministres).

II.2.2. La dimension institutionnelle, celle dont le Congrès est lui-même l'un des acteurs principaux, est essentielle. En tant que pilier d'une institution de la complexité du Conseil de l'Europe, le Congrès se doit de se situer par rapport aux autres instances de l'Organisation et d'entretenir avec elles des échanges permanents. Le dialogue inter-institutionnel est indispensable pour assurer la cohérence et l'harmonisation des démarches propres à ces instances. Ces échanges, formels ou informels, doivent  permettre au Congrès, d'une part, de bénéficier des résultats des travaux des autres instances et services de l'Organisation et, d'autre part, de partager son expérience et les fruits de ses propres travaux avec les partenaires mentionnés. Au bénéfice du Conseil de l'Europe: plus d'efficacité, de cohérence, de richesse, de rapidité dans ses actions; au bénéfice du Congrès: une efficacité et un impact accrus de ses actions, une plus grande visibilité, un renforcement de sa position statutaire, une économie de moyens.

II.2.3. La dimension externe de la communication du Congrès prend en compte les échanges avec les autres organisations actives sur le plan européen et international (à caractère général ou spécialisées) dans le domaine de la démocratie locale et régionale, avec les médias et le public large (la proximité du citoyen constitue, d'ailleurs, l'une des spécificités institutionnelles et communicationnelles du Congrès). Ces acteurs sont des destinataires importants du message véhiculé par le Congrès. 

Des partenaires privilégiés sur ce plan sont les communes et les régions d'Europe, leurs populations, leurs autorités élues; il y a encore les "multiplicateurs" d'opinion - journalistes, enseignants, experts, hauts fonctionnaires, responsables d'ONG.  Avec les technologies actuelles de communication, la communication peut s'établir sans aucune médiation avec ces cibles privilégiées⁵. Il ne faut cependant pas négliger les médias traditionnels (presse écrite et audiovisuelle) et en particulier continuer d'assurer les contacts privilégiés avec les correspondants accrédités auprès du Conseil de l'Europe. Le Congrès, "voix" institutionnelle des communes et régions sur le plan européen, se doit de rechercher des moyens appropriés pour rendre plus professionnelle, plus riche et plus dynamique cette communication.

III. Les voies de communication

III.1. Les voies "traditionnelles" de communication

Les voies dites traditionnelles continuent d’avoir une grande importance et restent d’une efficacité éprouvée dans l'ensemble de l'activité du Congrès. Il s’agit notamment de la communication face-à-face, lors des sessions plénières et mini-sessions, des réunions des commissions statutaires, des missions et visites officielles, des conférences, forums etc.

A l'occasion de ses missions de monitoring et d'observation des élections dans les Etats membres et les Etats candidats, le Congrès organise régulièrement des conférences de presse sur place. Ceci permet d'informer la presse locale et internationale des actions entreprises et d'expliquer la démarche du Congrès en tant qu'organe chargé du suivi politique de l'application de la Charte européenne de l'autonomie locale. Le Congrès a d'ailleurs une vraie politique de dissémination d'informations sur la Charte, principal instrument juridique à la base de son travail. Ces activités visent à renforcer la visibilité du Conseil de l'Europe en général et à tenir informé le public européen le plus large possible de la politique de l'Organisation en matière de démocratie locale et régionale.

Le Congrès publie régulièrement des communiqués de presse, en même temps insérés sur son site web (63 au courant de l'an 2000). Ceux-ci portent d'une part sur des évènements organisés par le Congrès, tels que les conférences (annonce et/ou résultats/conclusions) ou visites du Président ou d’une délégation du Congrès dans un pays, d'autre part sur des événements politiques extérieurs, liés aux activités des municipalités ou régions, sur lesquels s'expriment le Président (parfois conjointement avec le Président de l’Assemblée, le président du Comité des Ministres ou le Secrétaire Général), le Bureau ou la Commission Permanente.

Des progrès considérables pourraient être faits à ce niveau, dans plusieurs directions:
- mieux cibler la rédaction, les langues de diffusion, les pays de diffusion des communiqués de presse; veiller constamment à leur publication immédiate, en réduisant tous les délais (assurer ainsi leur efficacité); s’interroger de manière plus rigoureuse sur l’opportunité d’un communiqué de presse, afin de pouvoir opter, dans les cas appropriés, pour d’autres techniques de communication ;
- plus globalement, inciter les membres du Secrétariat à réfléchir systématiquement à la dimension communicationnelle de leurs activités (la publicité à leur donner; leur intérêt pour les médias ou pour des publications spécialisées; la façon dont il faut présenter ou documenter une activité ou un rapport pour que les medias s’y intéressent); entretenir un contact permanent avec des journalistes intéressés par les matières traitées par le Congrès afin de mieux cibler la communication du Congrès; assurer un conseil encore plus systématique du Président sur les évènements pouvant faire l’objet d’une prise de position publique de sa part et sur les modalités envisageables pour ces prises de positions (dans certains cas, la publication d’articles ou d’interviews dans certains médias pouvant être plus efficace que les communiqués de presse).

Des publications, intitulées "Etudes et Travaux", sont, par ailleurs, réalisées sur la plupart des grandes conférences organisées par le Congrès. Il y a encore les études sur des thèmes traités par le Congrès ou des collections de Déclarations finales adoptées lors de ces Conférences. Elles sont envoyées gracieusement aux personnes ayant participé à ces Conférences et distribuées lors de prochaines conférences sur le même sujet. Ces publications sont numérotées et figurent dans la Collection "Etudes et travaux" sur le site web du Congrès.

Le Bulletin du Congrès, diffusé depuis 1991 à travers l’Europe, constitue un autre vecteur important de communication traditionnelle du Congrès. Actuellement, pour limiter son coût, il est uniquement bilingue (5 langues auparavant) et son tirage est d’environ 4000 exemplaires (7000 auparavant). Des mailing-lists recouvrent environ 12000 adresses existantes: membres du Congrès, toutes les régions de l’Europe, les grandes villes, les villes historiques, les associations de pouvoirs locaux et régionaux, les communes jumelées, les centres d’études et de recherche, les publications spécialisées.

La présence en ligne du Bulletin, sur le site web du Congrès (version web et version .PDF), associée à l’insuffisance des ressources financières pour la communication, incite à une réflexion sur le développement à moyen terme de sa production en version papier, ainsi que sur des solutions moins onéreuses (que l'envoi par la poste) pour sa distribution (envoi par e-mail de la version électronique, avec la possibilité d'imprimer la version .pdf - identique pratiquement à la version papier). Des solutions pour l'amélioration de la gestion des mailing-lists sont également à l'étude.

A côté de ces vecteurs classiques de communication, il ne faut pas oublier l’implication active des délégations nationales et de leur secrétariat auprès du Congrès dans la diffusion de l’information sur les travaux du Congrès (et du Conseil de l'Europe en général). De même, il y a les Agences de la démocratie locale du Congrès, dans différents pays de l’Europe du Sud-Est, leur rôle étant, en quelque sorte, complémentaire à celui joué par les centres de documentation et d’information sur le Conseil de l'Europe existant dans ces pays.

III.2. Les nouvelles technologies d'information et de communication (NTIC)

Les moyens de communication offerts par les nouvelles technologies numérique sont devenus, graduellement, prioritaires dans l'ensemble des activités d'information et de communication du Congrès - grâce à leurs larges possibilités de traitement de l'information (rédaction, stockage, mise à jour, etc.) et à leur efficacité à atteindre un public très vaste avec des coûts réduits. Ainsi le Congrès s’inscrit pleinement dans le cadre de référence de la Résolution (2000)2 du Conseil de l'Europe, tout en répondant, plus généralement, aux nouveaux défis de la société de l’information. 

Il s'agit, d'une part, du courrier électronique, avec ses possibilités d’interaction rapide, tant pour la communication interne (Secrétariat, élus locaux, experts, ADL, etc.), que dans celle inter-institutionnelle au sein du Conseil de l'Europe (Comité des Ministres, AP, Cour des DH, différents services de l’Organisation), et pour la communication externe (UE, OSCE, Media, Associations, Public divers).

Il s’agit, d'autre part, du site web du Congrès - l'un des premiers de l'Organisation (sa première version date depuis 1997) - qui devient progressivement l'instrument essentiel de la politique de communication du Congrès. Il est destiné à faire connaître les différentes facettes du Congrès, à mettre à la disposition du public intéressé ses textes et documents fondamentaux, à fournir une information régulière et à jour sur ses activités.

La restructuration en profondeur du site web du Congrès est déjà dans une phase avancée. Les objectifs en sont l'harmonisation avec le site portail du Conseil de l'Europe ainsi que sa réorganisation générale (amélioration et enrichissement de ses fonctionnalités, de sa navigabilité, de sa présentation).

Un nombre significatif d'éléments nouveaux ont été rajoutés aux fonctions existantes, d'autres sont encore en période de test, comme la traduction automatique (allemand, italien, russe, ...):

- il y a une nouvelle page d'accueil (version française et version anglaise) qui reflète quotidiennement les activités du Congrès à travers des dossiers informatifs; elle dispose de barres de navigation analytiques, permettant une navigation aisée et cohérente dans l'ensemble du site et de liens permettant l'accès direct aux autres instances et services du Conseil de l'Europe, de même qu'à l'extérieur de l'Organisation (notamment vers les organismes en rapport avec les pouvoirs locaux et régionaux); 
- cette page permet également un accès direct aux Communiqués de presse du CPLRE, tels qu'ils figurent sur le site du Service de Presse du Conseil de l'Europe (sélection en temps réel) ou bien regroupés dans le dossier spécial qui leur est dédié.

De même, il y a de nouvelles fonctionnalités de:

- Recherche, générale et spécifique (Textes adoptés, Bulletin, Annuaire);
- Contact, encourageant une interaction améliorée et plus ciblée (avec le Congrès, en tant qu'organisme; vers le Secrétariat, avec les différents responsables de dossiers spécifiques; avec l'équipe de rédaction du Bulletin; avec le webmaster);
- Liens, vers les différents sites du CoE, les Représentations nationales, les Organisations internationales etc.; l'idée fédératrice est de favoriser les interactions, la coopération et le partenariat tant à l'intérieur de l'Organisation qu'à l'extérieur, par la mise en commun / en réseau de ressources, bases de données, calendriers d'activités et dossiers d'intérêt commun, etc. – comme, par exemple, le projet de base de données du CDLR concernant la démocratie locale et régionale en Europe ⁶;
- Services et outils web on line (répondant entre autres aux différentes demandes exprimées dans le cadre du Secrétariat): recherche sur le web; consultation des annuaires français et internationaux; envoi de SMS sur téléphones portables; traduction automatique en plusieurs langues; accès aux médias écrits et audio-visuels, etc. 

Il y a également une forte préoccupation à améliorer - en ajoutant de nouvelles fonctionnalités - l'accès du public intéressé aux documents du Congrès (par des mesures de déclassification rapide⁷ et de gestion plus performante de l'information électronique), y compris aux documents plus anciens qui devront être intégrés, progressivement, sur le site web.

La mise en place d'un site web Extranet, permettant l'accès par login / mot de passe aux contenus et aux documents du Congrès à caractère restreint, est actuellement à l'étude.

Le Bulletin du Congrès est désormais présent  on line sous une nouvelle présentation, en tant que page web ainsi qu'en version PDF. Cette dernière version est susceptible de constituer une alternative intéressante à l'envoi postal du Bulletin-papier, au moins pour les destinataires disposant d'une adresse e-mail / accès internet et favorables à ce changement. 

Concernant la nouvelle présentation du site, l'objectif le plus important - déjà atteint, dans une large mesure - vise à  identifier le Congrès à la fois en tant qu'organisme appartenant au Conseil de l'Europe (par le respect de la charte graphique commune à l'Organisation, de ses insignes et logos, de même que par la promotion du patrimoine commun et la multitude de liens inter-institutionnels) et en tant qu'organisme à statut, mission et moyens d'action spécifiques (à partir, notamment, de l'élément graphique principal, la bannière personnalisée du Congrès, présente sur toutes les pages du site, dans les deux versions linguistiques officielles). 

Une attention particulière a été accordée aux différents aspects de structuration du message - mise en page, utilisation des images, des couleurs, etc. - ainsi qu'au respect des justes proportions et symétries tant à l'écran qu'à l'impression) ⁸.
Cette restructuration du site vise à lui permettre de franchir un nouveau seuil de qualité et d'efficacité. Dans cette nouvelle version, le site se présente pour le Congrès à la fois comme un outil de travail et un instrument d'information et de communication souple et dynamique, ouvert aux progrès technologiques les plus avancés. 

III.3. Articulation des voies classiques et des nouvelles technologies

Il faudrait préciser qu'il ne s'agit pas d'une simple juxtaposition de moyens de communication, plus ou moins redondants et issus de générations différentes, mais d'une véritable option stratégique, de corrélation et d'intégration – à fort potentiel synergique – des voies classiques et des nouvelles technologies numériques. Cette option permet de mieux s'adapter aux besoins et possibilités de communication très hétérogènes de l'ensemble des interlocuteurs du Congrès.

Toutes les activités "traditionnelles" de communication et d'information du Congrès bénéficient largement de leur reflet sur le web et de l'appui des nouvelles technologies, à partir du stade d'organisation (informations générales et pratiques, formulaires d'inscription on line, …) et jusqu'à l'étape de la déclaration finale et des suites (publiées sur le site web, également, et accessibles, de la sorte, à un public très vaste). Les dossiers web dédiés à ces activités "traditionnelles" de communication apportent une forte valeur ajoutée, au niveau du contenu (enrichi notamment grâce à la lecture de l'hypertexte) comme au niveau de la diffusion. L'expérience déjà acquise montre clairement que les trois dimensions de la communication du Congrès sont susceptibles de tirer profit de cet agencement de voies classiques et modernes de communication ⁹. 

IV. Besoins et ressources

Afin de mettre en oeuvre dans les meilleures conditions l'option stratégique assumée, le Congrès s'efforce de s'accorder et d'adapter constamment les moyens indispensables à une politique de communication moderne et efficace.

Dans le cadre de son budget, il a consacré un article à part à la communication. Sur le plan du Secrétariat, une unité de communication a été chargée des tâches spécifiques à cette politique. Sur le plan matériel, le Congrès a essayé de se doter de l'équipement approprié et de l'enrichir au fur et à mesure que cette politique a pris une ampleur croissante. Une bonne communication avec le Service des Technologies de l'Information (DIT) du Conseil de l'Europe est constamment menée afin de faciliter le travail informatique impliqué.

Refondée dans sa structure actuelle à la fin de l’année 2000, l’Unité de communication a pour principal objectif de concevoir et de mettre en œuvre – sous l’autorité des organes de décision du CPLRE – la politique d'information et de communication propre au Congrès.

Elle est chargée notamment de:

· assister le Congrès dans la définition de sa stratégie d’information et de communication (lignes directrices, rapports) et dans l’élaboration du cadre réglementaire afférent (résolutions, recommandations);
· mettre en œuvre les mesures, les programmes, les initiatives relevant de cette politique par les voies et les moyens les plus appropriés ;
· évaluer constamment les résultats de cette politique en vue d’en améliorer les méthodes et d’accroître son efficacité ;
· assurer la gestion permanente des moyens affectés à cette politique et veiller à leur adaptation continue aux tendances et priorités nouvelles.

Pour accroître son efficacité, l'unité de communication du Congrès serait très ouverte à une meilleure mise en cohérence des ressources et méthodes de travail avec les autres unités de communications partenaires au sein du Conseil (échange d'expériences et réflexion commune visant à rendre plus visible la cohérence de l'ensemble de l'Organisation, partage des banques d'informations et des solutions techniques,  etc.).

Néanmoins, les moyens dont le Congrès dispose à présent dans ce domaine sont insuffisants par rapport aux objectifs établis et aux tâches concrètes qui en dérivent. Une augmentation des ressources budgétaires consacrées à cette dimension du travail du Congrès devrait permettre une amélioration sensible de cette situation: en terme de dotation matérielle, l'enrichissement de l'équipement et son adaptation au progrès technologique; sur le plan du personnel, un renforcement de l'unité de communication et des possibilités accrues pour une formation périodique plus poussée du personnel impliqué.

Il serait nécessaire d’avoir la présence, de façon permanente, au sein du Secrétariat, d’un attaché de presse, ayant les qualités professionnelles requises et pouvant en permanence conseiller et stimuler ses collègues du Secrétariat. Il devrait également être responsable du «Bulletin» du Congrès et travailler la main dans la main avec le responsable du site web (qui couvre à présent à lui seul les deux tâches).

Dans la situation financière actuelle du Conseil de l’Europe, il semble illusoire de demander la création d’un poste approprié à cette fin. Vu la charge générale du travail des membres du Secrétariat, il n’est pas non plus concevable de libérer à cette fin un poste existant, comme le Secrétariat du Congrès avait essayé de le faire pendant une courte période en l’an 2000. Par conséquent, il serait nécessaire que le Secrétaire général permette au Congrès de pouvoir disposer d’un tel poste par transfert, soit d’un poste vacant ou d’un poste occupé par un attaché de presse confirmé.

V. Conclusions

Rappelant sa position institutionnelle en tant qu'organe de représentation des collectivités locales et régionales chargé d'assurer la participation des collectivités locales et régionales à la réalisation de l'idéal de l'union de l'Europe, telle que définie à l'article 1er du Statut du Conseil de l'Europe (v. Résolution statutaire (2000)1 du Comité des Ministres),

le Congrès

est déterminé à accorder une place de choix parmi ses activités à sa politique de communication et d'information, afin d'accomplir dans les meilleures conditions la mission qui est la sienne au sein du Conseil de l'Europe; 

s’approprie sans réserve la stratégie d'information du Conseil de l'Europe promue par la Résolution (2000)2 du Comité des Ministres et est décidé à la mettre en œuvre en conformité avec sa spécificité et son identité;

A cette fin, le Congrès convient, pour sa propre politique de communication et d'information, des lignes directrices suivantes:

continuer à utiliser et développer dans le cadre de ses activités les méthodes classiques de communication et d'information, tout en s'efforçant de les perfectionner sans cesse et de les adapter à ses objectifs; 

accorder une importance toujours croissante aux nouvelles technologies de l'information et de la communication, susceptibles de favoriser une plus grande efficacité et un véritable saut qualitatif dans ses activités; 

articuler de façon appropriée le recours aux deux types de voies de communication mentionnés, tenant compte des besoins et des possibilités très hétérogènes de ses divers interlocuteurs;

Compte tenu de ce qui précède, le Congrès se propose concrètement de:

continuer à utiliser le support papier dans sa communication, afin de répondre à des attentes spécifiques, sur le plan de la communication, d’une partie de son public;

identifier, au cas par cas, les solutions de distribution/diffusion les plus adaptées et améliorer la gestion de ses mailing-lists, vu la part, encore très importante, des envois postaux très nombreux et très coûteux (pour le Bulletin mais également pour tous les autres documents envoyés régulièrement aux membres du Congrès et aux différents mailing-lists);

continuer à promouvoir sa propre image institutionnelle, ainsi que de l'Organisation dans son ensemble, à travers son site web;

faire connaître son site web par des modalités adaptées: notices informatives - concernant le site web du Congrès - accompagnant les 4000 exemplaires du Bulletin distribués en Europe; présentations dans le cadre de manifestations diverses; informations techniques adéquates insérées dans les pages web du Congrès pour les rendre plus visibles pour les moteurs de recherche et les annuaires web, etc.;

œuvrer, à court terme, à la finalisation de la restructuration générale de son site web ainsi que de l'harmonisation de celui-ci avec l'ensemble de la présence on line du Conseil de l'Europe, tout en veillant à préserver et à développer son message spécifique et son identité; 

développer, à moyen et long terme, le caractère dynamique et interactif des contenus diffusés, dans le respect des principes de transparence et de responsabilité institutionnelle, tant par leur mise à disposition sur le site web que par leur diffusion électronique (mailing-lists, messagerie, notification de documents), pour mieux répondre aux attentes du public intéressé;

améliorer l'accès du public intéressé aux documents du Congrès (par des mesures de gestion plus performante de l'information électronique et de déclassification rapide, conformément aux décisions du Comité des Ministres à ce sujet), y compris aux documents plus anciens qui devront être intégrés, progressivement, sur le site web;

rendre possible - notamment pour les membres du Congrès, le Secrétariat, les experts -  l'accès par login / mot de passe aux contenus et aux documents du Congrès à caractère restreint, par la création d'un site web Extranet;

développer, plus généralement, le dialogue permanent avec les membres du Congrès et les Secrétaires des délégations nationales;

développer davantage les interactions, la coopération et le partenariat tant à l'intérieur de l'Organisation qu'à l'extérieur, par la mise en commun / en réseau de ressources, bases de données, calendriers d'activités et dossiers d'intérêt commun;

renforcer le dialogue inter-institutionnel au sein du Conseil de l'Europe, indispensable à la cohérence, l'efficacité et la transparence des activités de ses principaux organes, instances et services;

prévoir en particulier, dans le cadre du dialogue privilégié entre le Comité des Ministres et le CPLRE:
- d’organiser au minimum une rencontre annuelle entre la Présidence du Comité des Ministres et la Présidence du Congrès et des deux Chambres;
- d’inclure, après chaque Session plénière du Congrès, à l'ordre du jour d’une réunion des Délégués des Ministres, un point réservé à la présentation, par le Directeur exécutif du Congrès, du bilan de la Session, des textes adoptés et des suites à leur donner;

adapter les ressources budgétaires consacrées à cette dimension du travail du Congrès aux objectifs établis et aux tâches concrètes qui en dérivent, de manière à pouvoir renforcer son Unité de communication sur le plan matériel et des ressources humaines, par
- l'enrichissement de l'équipement et l'adaptation de celui-ci au progrès technologique;
- le renforcement du personnel, manifestement insuffisant à présent (une seule personne en son sein - engagée en tant qu'agent temporaire B3 - consacre la totalité de ses activités à ce domaine);
- la présence permanente d'un attaché de presse, ayant les qualités professionnelles requises et pouvant en permanence conseiller et stimuler ses collègues du Secrétariat sur la dimension communicationnelle de leurs activités.

favoriser la formation périodique du personnel impliqué dans la conception et la mise en oeuvre de sa politique de communication et d'information;

se manifester, sur un plan plus technique, en tant que partenaire actif, favorable à la mise en cohérence des ressources avec les autres «unités d’information» partenaires au sein du Conseil de l'Europe, contribuant ainsi, avec une économie importante de moyens, à l'amélioration de la visibilité et de l'efficacité de l'ensemble de la politique de communication et d'information de l'Organisation;

Par ailleurs, le Congrès invite les autorités locales et régionales des Etats membres du Conseil de l'Europe à

· développer leurs politiques d'information et de communication de manière à bénéficier au maximum, dans leurs activités, des possibilités offertes par les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC);
· articuler le recours aux voies de communication "traditionnelles" ou/et basées sur les nouvelles technologies suivant les modalités les plus à même de favoriser l'obtention d'un maximum d'efficacité;
· favoriser, à travers les systèmes d'éducation et d'information - et dans le cadre de leurs compétences - les attitudes sociales et culturelles positives à l'égard des NT tout en sensibilisant l’opinion publique contre leurs dangers et dérapages possibles;
· soutenir le développement de services publics accessible on line, tout en veillant à assurer leur ouverture vers de catégories de population toujours plus larges;
· accorder une place importante au développement de la coopération et au partage de leurs expériences avec d’autres autorités locales et régionales, afin de développer des synergies au profit des citoyens.