Risoluzione 113 (2001)¹ sulla politica di comunicazione e d’informazione del Congresso dei poteri locali e regionali d’Europa

Il Congresso,

1. Ricordando la sua posizione istituzionale in quanto organo di rappresentanza delle collettività locali e regionali incaricato di garantire la partecipazione delle collettività locali e regionali alla realizzazione dell’ideale dell’unione dell’Europa, così come definita all’articolo 1· dello Statuto del Consiglio d’Europa (cfr. Risoluzione statutaria (2000) 1 del Congresso dei Ministri);

2. Ricordando i suoi lavori anteriori miranti al miglioramento della gestione dell’informazione e dell’efficacia delle sue relazioni di comunicazione (segnatamente i tre seminari del CPLRE sulla “Società dell’informazione a livello locale e regionale” organizzati nel 1998-1999 dal suo Gruppo di lavoro specializzato);

3. Tenendo presenti le conclusioni della relazione “La società dell’informazione locale e regionale, CG (6) 3 - 6a Sessione plenaria del CPLRE, giugno 1999, la relativa raccomandazione (Raccomandazione 54 (1999) sulla società dell’informazione locale e regionale) e la Risposta del Comitato dei Ministri alla Raccomandazione 54 (1999) (dicembre 2000);

4. Dopo un attento esame della Risoluzione (2000) 2 del Comitato dei Ministri sulla strategia d’informazione del Consiglio d’Europa che definisce i principi e gli orientamenti della politica d’informazione, di comunicazione e di pubbliche relazioni dell’Organizzazione;

5. Basandosi segnatamente sulla relazione riguardo alla politica d’informazione e di comunicazione del Congresso (CG (8)* 2001 parte II) - relazione stesa dal Sig. M. Koivisto (Finlandia), relatore, nonché sulla relativa raccomandazione del CPLRE (Raccomandazione (2001)*);

a. fa propria senza riserva la strategia d’informazione del Consiglio d’Europa promossa dalla Risoluzione (2000) 2 del Comitato dei Ministri e decide di attuarla in conformità con la sua specificità e la sua identità;

b. è risoluto a concedere uno spazio privilegiato tra le sue attività alla sua politica di comunicazione e d’informazione al fine di portare a termine nelle migliori condizioni la missione che gli è affidata in seno al Consiglio d’Europa;

A tal fine,

6. Considerando che i moderni metodi d’informazione e di comunicazione rendono possibile una profonda trasformazione delle relazioni tra governanti e governati, ivi compreso a livello locale e regionale;

7. Consapevole del fatto che le nuove tecnologie possono contribuire al rafforzamento della democrazia locale e regionale:

a. fornendo agli eletti e alle amministrazioni efficienti mezzi che favoriscano l’esercizio più trasparente e più responsabile del loro mandato;

b. mettendo a disposizione delle popolazioni gli strumenti indispensabili a un efficente controllo democrartico e a una migliore partecipazione alla gestione degli affari pubblici;

8. Riconoscendo che le nuove tecnologie d’informazione e di comunicazione mettono a portata di mano delle collettività locali e regionali i mezzi per raggiungere un’efficienza e una trasparenza senza precedenti nell’insieme delle loro attività;

9. Consapevole del fatto che tali mezzi dispongono di un eccezionale potenziale di sviluppo e che nel mondo attuale sono utilizzati a una scala sempre più vasta;

10. Fissa, per la sua propria politica di comunicazione e d’informazione, le seguenti linee direttive:

a. continuare a usare e sviluppare nell’ambito delle sue attività i metodi classici di comunicazione e d’informazione, sforrzandosi allo stesso tempo di perfezionarli costantemente e di adeguarli ai propri obiettivi;

b. concedere un’importanza sempre crescente alle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione che possono favorire una più elevata efficienza e un vero salto qualitativo nelle sue attività;

c. articolare in modo appropriato il ricorso ai due tipi di vie di comunicazione citate, tenendo conto dei bisogni e delle possibilità molto eterogenee dei suoi diversi interlocutori;

11. Tenendo conto di quanto già detto, il Congresso si propone concretamente di:

a. continuare a utilizzare il supporto cartaceo nella sua comunicazione, al fine di rispondere a delle aspettative specifiche, sul piano della comunicazione, d’una parte del suo pubblico;

b. identificare, caso per caso, le soluzioni di distribuzione/ diffusione più adeguate e migliorare la gestione delle sue mailing-lists, considerata la parte, ancora notevole, delle spedizioni per via postale, molto numerose e molto costose (per la Gazzetta, ma anche per tutti gli altri documenti spediti regolarmente ai membri del Congresso e ai destinatari che figurano sulle diverse mailining-lists);

c. continuare a promuovere la sua immagine, nonché quella dell’Organizzazione nel suo insieme, tramite il suo sito web;

d. fare conoscere il suo sito web tramite adeguate modalità: cenni informativi sul sito web del Congresso allegati ai 4000 esemplari della Gazzetta distribuiti in Europa; presentazioni nell’ambito di diverse manifestzioni; adeguate informazioni tecniche inserite nelle pagine web del Congresso al fine di renderle più visibili per i motori di ricerca e gli elenchi web, ecc...;

e. operare, a breve termine, alla finalizzazione della ristrutturazione generale del proprio sito, nonché all’armonizzazione di quest’ultimo con l’insieme della presenza on line del Consiglio d’Europa, cercando si preservare comunque il proprio messaggio specifico e la propria identità;

f. sviluppare, a medio e lungo termine, il carattere dinamico e interattivo dei contenuti diffusi, nel rispetto dei principi di trasparenza e di responsabilità istituzionale, sia tramite la loro disponibilità sul sito web che tramite la loro diffusione elettronica (mailing-lists, messaggi, notifica di documenti), per meglio rispondere alle aspettative del pubblico interessato;

g. migliorare l’accesso del pubblico interessato ai documenti del Congresso (tramite misure di gestione più efficiente dell’informazione elettronica e di rapida declassificazione, in conformità con le decisioni del Comitato dei Ministri in tal merito), ivi compreso ai documenti più vecchi che dovranno essere progressivamente inseriti sul sito web;

h. rendere possibile - segnatamente ai membri del Congresso, alla Segreteria, agli esperti - l’accesso tramite login/ parola d’ordine ai contenuti e ai documenti del Congresso aventi carattere riservato, tramite la creazione di un sito web Extranet;

i. sviluppare, in modo più generale, il dialogo permanente con i membri del Congresso e i Segretari delle delegazioni nazionali;

j. adeguare le risorse finanziarie consacrate a tale dimensione del lavoro del Congresso agli obiettivi fissati e ai compiti concreti che ne derivano, in modo da rafforzare la propria Unità di comunicazione sul piano materiale e delle risorse umane, tramite:

i. l’incremento degli impianti e l’adeguamento di questi ultimi al progresso tecnologico;

ii. l’incremento del personale, palesemte insufficiente fino ad ora;

iii. la presenza permanente d’un addetto stampa avente le qualità professionali richieste e capace di consigliare e stimolare costantemente i suoi colleghi della Segreteria circa la dimensione comunicativa delle loro attività;

k. favorire la formazione periodica del personale implicita nella concezione e nell’attuazione della sua politica di comunicazione e d’informazione;

l. manifestarsi, su un piano più tecnico, in qualità di partner attivo, favorevole all’armonizzazione delle risorse con altre “unità d’informazione” che collaborano in seno al Consiglio d’Europa, contribuendo in tal modo, con una notevole economia di mezzi, al miglioramento della visibilità e dell’efficienza del complesso della politica di comunicazione e d’informazione dell’Organizzazione;

m. sviluppare maggiormente le interazioni, la cooperazione e la collaborazione, sia all’interno dell’Organizzazione che all’esterno, mettendo a disposizione di tutti e in rete le risorse, le basi di dati, i calendari delle attività e le pratiche d’interesse comune;

12. Inoltre, il Congresso invita le autorità locali e regionali degli Stati membri del Consiglio d’Europa a:

a. sviluppare le loro politiche d’informazione e di comunicazione in modo da beneficiare al massimo nelle loro attività delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie d’informazione e di comunicazione (NTIC);

b. articolare il ricorso alle vie di comunicazione “tradizionali” o/e basate sulle nuove tecnologie secondo le modalità più adatte a favorire l’ottenimento d’una massima efficienza;

c. favorire, tramite i sistemi educativi e informativi - e nell’ambito delle loro competenze - positivi atteggiamenti sociali e culturali rispetto alle NTIC e sensibilizzare ugualmente l’opinione pubblica contro i pericoli e gli usi impropri che ne potrebbero derivare;

d. favorire l’accesso ai servizi pubblici disponibili on line, mediante l’integrazione delle NTIC nei servizi forniti alle popolazioni;

e. concedere un notevole spazio allo sviluppo del coordinamento e allo scambio delle loro esperienze con altre autorità locali e regionali, al fine di sviluppare sinergie a beneficio dei cittadini.

¹ Discussion par le Congrès et adoption le 31 mai 2005, 1re séance (voir doc. CG (12) 4, projet de recommandation présenté par H. Skard (Norvège, L, SOC ) et G. Krug (Allemagne, R, SOC), rapporteurs.