Mis à jour : janvier 2023

FONDS EUROPÉEN POUR LA JEUNESSE

FORMULAIRE DE RAPPORT : ACTIVITÉ PILOTE

Ce formulaire est uniquement une ébauche de rédaction et ne doit pas être envoyé au FEJ.
Il reproduit les informations contenues dans le formulaire en ligne pour vous aider à préparer votre rapport. Tous les rapports doivent être soumis en ligne.

Référence du projet

Celle-ci apparaîtra automatiquement dans le formulaire de rapport en ligne (exemple : 1234.2.PA.2022 : deuxième rapport d'activité pilote en 2022 pour l'organisation numéro 1234).

INFORMATONS GÉNÉRALES RELATIVES AU PROJET

Nom de l’ONG	Cette information sera automatiquement complétée lorsque votre formulaire d’inscription en ligne aura été validé par le FEJ. Le numéro de votre organisation sera utilisé dans toute correspondance avec le FEJ.
Responsable
Numéro de l’ONG
Type d’ONG
Adresse mail de l’ONG

Personne de contact pour ce projet

Qui était le(a) responsable de projet ? Cette personne sera la personne de contact pour toute question ou commentaire concernant ce rapport.

Prénom*	Cette information sera extraite du formulaire de demande et pourra être modifiée si nécessaire.
Nom*
Email*
Téléphone

1.      Titre du projet

Titre du projet*

Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs et expliquer dans la partie narrative de ce rapport les raisons du changement.

2.      Dates du projet

Jour de début *	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs et expliquer dans la partie narrative de ce rapport les raisons du changement.
Jour de fin *

3.      Lieu du projet

Ville *	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs et expliquer dans la partie narrative de ce rapport les raisons du changement.
Pays *
Coordonnées GPS *

ÉVALUATION DU PROJET

1.       Veuillez résumer brièvement ce qui s'est passé et les principaux résultats que vous avez obtenus. Les informations fournies dans cette section pourront être utilisées par le FEJ pour présenter votre projet à ses partenaires ou à d'autres parties prenantes. *

En un ou deux paragraphes, décrivez brièvement votre projet, quelles ont été les principales actions menées, qui a été impliqué et les principaux résultats obtenus.

2.       Veuillez expliquer, sous chaque objectif, si l'objectif a été atteint, comment et ce que vous avez réalisé. Il n'est pas nécessaire de donner des détails sur les activités de vos projets : cela sera demandé dans les sections suivantes. *

But	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention.
Le but a-t-il été atteint, et si oui, comment ? *
Objectif *	Pour chaque objectif, vous retrouverez ici le titre et la description comme renseignés dans le formulaire de demande de subvention.
L’objectif a-t-il été atteint, et si oui, comment ? *	Vous devrez répondre à cette question pour chaque objectif.

3.       Activités du projet : veuillez nous fournir des informations plus détaillées sur ce qui s'est passé pendant votre projet. Veuillez donner un aperçu des différentes activités de votre projet. *

Quelles ont été les différentes phases de votre projet ? Que s'est-il passé quand, avec qui et comment ? Vous pouvez inclure une description des phases et des activités du projet, divisée par mois, par activité, une brève description et une indication des résultats que vous avez obtenus.

4.       Approches et méthodologies du projet : comment avez-vous travaillé avec les jeunes ? En un ou deux paragraphes, donnez quelques informations sur votre approche, y compris les aspects d'éducation non formelle. *

Si vous avez organisé une série de réunions avec des jeunes, vous pouvez réfléchir à ces questions par rapport à chaque réunion ou à l'ensemble du processus. Si vous avez organisé une formation ou un atelier, réfléchissez à ces questions pour chaque bloc de programme de votre activité.

5.       Comment vous êtes-vous assuré que ce projet était inclusif et accessible ? *

Qu'avez-vous mis en place pour vous assurer qu'il n'y avait pas d'obstacles à la participation des jeunes aux activités de votre projet ? Quels efforts avez-vous déployés pour atteindre les jeunes de groupes spécifiques en rapport avec le but et les objectifs de votre projet ? Expliquez comment votre projet a pris en compte la situation et les besoins des personnes en fonction de leur profil (sexe, genre, religion, handicap, nationalités et toute autre caractéristique...).

6.       Veuillez fournir ici tous les liens vers les résultats produits au cours de vos projets, ainsi que les liens vers les posts, vidéos, photos, articles. Si l'un de nos résultats n'est pas disponible en ligne, vous pouvez le joindre à la page de validation.*

ADAPTATIONS

1.       Décrivez les changements intervenus entre le plan initial et la mise en œuvre. Quels défis avez-vous rencontrés lors de la mise en œuvre de votre projet et comment les avez-vous surmontés ? *

2.       Ce projet a-t-il été une opportunité d'apprentissage pour votre organisation ? Si oui, quelles ont été les leçons apprises ? *

IMPACT DU PROJET

1.       Quels ont été les résultats pour les participants à la suite de ce projet ? *

Comment les participants ont-ils changé grâce à ce projet ? Qu'ont-ils retiré du projet, par exemple un nouvel apprentissage, etc. Avez-vous remarqué un résultat inattendu ? N'oubliez pas que vous pouvez joindre le résumé des formulaires d'évaluation des participants à la page Validation.

2.       Compte tenu des problèmes décrits dans votre formulaire de candidature, comment la communauté a-t-elle changé grâce à ce projet ? *

Quel changement ce projet a-t-il apporté à la communauté, par rapport à la question de la jeunesse que ce projet voulait aborder ? Avez-vous remarqué un résultat inattendu ?

3.       Quels ont été les résultats pour et au sein de votre organisation, suite à ce projet ? *

Ce projet a-t-il eu un impact sur votre organisation ? Si oui, comment et qu'avez-vous remarqué ?

4.       Maintenant que votre projet est terminé, votre organisation envisage-t-elle de continuer à travailler sur cette question ? Si oui, comment ? *

Nous aimerions comprendre l'engagement de votre organisation sur cette question, ainsi que les plans concrets pour les travaux ultérieurs qui seront menés.

5.       Donnez-nous votre avis sur votre expérience avec le FEJ. *

Quels ont été les aspects positifs et négatifs du soutien du FEJ à votre projet ? Comment évaluez-vous votre coopération avec le FEJ ? Si votre projet a été visité par un représentant du FEJ, avez-vous des commentaires à faire ?

PERSONNES

1.       Qui étaient les membres de l'équipe pour ce projet ? Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires si nécessaire. *

Nom*	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs.
Age*
Genre*
Rôle*

2.       Avez-vous travaillé avec des partenaires / experts / formateurs sur ce projet ? Si oui, qui étaient-ils et quel était leur rôle ? Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires si nécessaire.

Nom*	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs.
Rôle*

3.       Qui étaient les participants (les bénéficiaires directs) de votre projet ? *

Moins de 15 ans	Ces informations sont extraites du formulaire de demande de subvention. Si quelque chose a changé, veuillez mettre à jour l’information dans ces champs.
Entre 15 et 30 ans
Plus de 30 ans

Profils des participants – veuillez présenter les profils de votre groupe final de participants. *

4.       Comment avez-vous recruté vos participants ? *

Décrivez en un paragraphe le processus de recrutement.

5.       Combien d'autres personnes ont bénéficié directement des activités de votre projet ?

Par exemple, si le projet comprenait des événements communautaires, donnez une estimation du nombre de personnes qui y ont participé. Vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires si nécessaire.

Nombre
Description du profil

BUDGET

Un modèle de tableau budgétaire (Excel) est disponible sur le site web du FEJ http://eyf.coe.int (Ressources/Formulaires & lignes directrices). Ce tableau doit être rempli, signé et envoyé au FEJ avec tous les justificatifs appropriés, factures et preuves de paiement (merci de lire attentivement les lignes directrices concernant le rapport financier à la page Ressources/Formulaires & lignes directrices). Le budget doit être équilibré (dépenses = recettes) et toutes les sources de revenus doivent être indiquées et justifiées. l'ONG bénéficiaire peut soit envoyer des copies papier de toutes les preuves de dépenses par courrier postal, soit les enregistrer sur une clé USB et les envoyer par courrier postal au FEJ. Dans ce dernier cas, chaque document doit être enregistré sous forme de fichier PDF, être clairement nommé, à l'aide du numéro de référence de la liste des factures, et classé selon cette liste. Si les documents ne sont pas présentés comme requis, il sera demandé à l'ONG bénéficiaire de refaire son rapport pour suivre cette structure. Avec vos documents financiers soumis, vous devez soumettre par courrier, en version imprimée et avec une signature originale, le modèle de formulaire de rapport budgétaire complété.

 

N.B. Toutes les copies des factures doivent être numérotées, classées en fonction de la liste des factures et signées par la personne légalement responsable de votre organisation avec la mention « copie certifiée conforme à l'original ». Les rapports financiers qui ne seront pas conformes aux lignes directrices seront renvoyés.

Avant d'envoyer votre rapport financier par la poste, assurez-vous que les chiffres dans le formulaire de rapport en ligne correspondent à ceux du tableau Excel.

PIÈCES JOINTES

Merci de joindre à la fin du formulaire un résumé de l’évaluation des participants et une version électronique du matériel que vous avez produit (si les liens n'ont pas été indiqués dans le rapport). Vous devez nous envoyer par la poste soit sous forme papier, soit sous forme de fichiers PDF sur clé USB les formulaires d’évaluation des participants et une liste signée des participants (pour plus d’informations sur les rapports, consultez le site web  du FEJ – Subventions – Comment rédiger votre rapport). Vous pouvez joindre ou envoyer tout autre document pertinent.

Check-list pour fournir un rapport complet : o   Rapport d'activité en ligne complété o   Liste des participants signée o   Tableau budgétaire Excel complété o   Liste détaillée des factures correspondant au tableau Excel o   Première page du tableau Excel signée o   Toutes les copies des factures signées et certifiées par la personne légalement responsable o   Tableau budgétaire en ligne complété (les chiffres doivent correspondre à ceux du tableau Excel) o   Liens du matériel en ligne à fournir o   Documents complémentaires à télécharger ou à envoyer au FEJ (formulaires d'évaluation, copies du matériel produit, photos, vidéos, programme définitif, etc.)