Strasbourg, le 05 juin 2014
DGA/DIT/IMD(2014)1
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Les procédures d'archivage au Conseil de l'Europe
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Table des matières
1. Versement d'archives historiques (dossiers à conserver indéfiniment)
3. Stockage des archives intermédiaires / documentation au socle de l’Agora
4. Destruction d’archives intermédiaires
1. Versement d'archives historiques (dossiers à conserver indéfiniment)
Ayant pour mission de constituer la mémoire collective de l’Organisation, les archives du Conseil de l’Europe recueillent les archives des entités.
Afin de remplir cette mission, il est de la plus haute importance que les différentes entités versent régulièrement leurs archives historiques (dossiers administratifs et documents référencés) aux archives du Conseil de l’Europe pour conservation permanente.
Pour avoir plus de précisions sur les documents considérés comme archives historiques au sein du Conseil de l’Europe, vous pouvez consulter la politique de collecte.
La procédure est la suivante :
1. Vérifier que les archives à verser respectent le tableau de gestion de l'entité.
2. Effectuer le tri dans les dossiers conformément aux instructions du "Guide de tri" (retirer les doubles et autres documents inutiles, ainsi que les pochettes plastiques, etc.).
3. Remplir le formulaire 1600 de l’Assistant multiservice.
4. Cliquer sur "Formulaire" et renseigner les champs demandés en intégrant à la fin l’inventaire des dossiers à envoyer. Bien vérifier que l’inventaire corresponde aux numéros et titres des dossiers à verser.
5. Sauvegarder ce fichier sur votre disque P: ou sur le bureau.
6. Fermer le fichier.
7. Soumettre la demande.
8. Compléter votre demande en cliquant sur "Modifier".
9. Cliquer sur le bouton "Browse" et rechercher le fichier sauvegardé précédemment sur le disque P: ou sur votre bureau afin de le rattacher à votre demande.
10. Resoumettre votre demande.
11. Si nécessaire, les archives du Conseil de l’Europe prendront contact avec vous afin de venir vérifier sur place le contenu des dossiers à envoyer.
12. Attention ! Aucun envoi ne sera accepté sans l’accord préalable du service des archives du Conseil de l’Europe. Toute boîte ou dossier non autorisé sera renvoyé à l’expéditeur.
13. Après accord, une date d'envoi des dossiers sera convenue.
14. Envoyer les dossiers aux archives du Conseil de l’Europe accompagnés de l'inventaire et du bordereau de conservation permanente validé par l’administrateur responsable de l'entité.
15. Après avoir traité votre versement, vous et votre correspondant archives recevrez une copie du bordereau validé par le service des archives.
3. Stockage des archives intermédiaires / documentation au socle de l’Agora
Le socle de l’Agora est un lieu de stockage mis à la disposition des entités pour entreposer à la fois de la documentation générale et des archives intermédiaires (dossiers administratifs clos).
Le déménagement et l’installation des dossiers dans cette salle est à la charge des entités.
- Pour obtenir un emplacement, veuillez faire une demande via l’Assistant multiservice : formulaire 1604.
- Pour suivre une formation pour l’enregistrement des archives intermédiaires dans WebCat (le catalogue en ligne), contacter [email protected].
4. Destruction d’archivesintermédiaires
Les dossiers, qui à l’issue de la durée de conservation précisée dans le tableau de gestion des différentes entités, ont comme sort final D (destruction), peuvent théoriquement être détruits.
La procédure à suivre est la suivante :
1. Vérifier que les archives à détruire respectent le tableau de gestion de l'entité.
2. Remplir le formulaire 1603 de l’Assistant multiservice.
3. Cliquer sur "Formulaire" et renseigner les champs demandés en intégrant à la fin l’inventaire des dossiers à détruire.
4. Sauvegarder ce fichier sur votre disque P: ou sur le bureau.
5. Fermer le fichier.
6. Soumettre la demande.
7. Compléter votre demande en cliquant sur "Modifier".
8. Cliquer sur le bouton "Browse" et rechercher le fichier sauvegardé précédemment sur le disque P: ou sur votre bureau afin de le rattacher à votre demande.
9. Resoumettre votre demande.
10. Vous ne devez pas détruire de documents avant d’avoir au préalable reçu l’autorisation du service des archives du Conseil de l’Europe. Certains documents pourront être intégrés dans la collection d’archives historiques conformément à la politique de collecte.
11. Envoyer la notification d’élimination de documents validée par l’administrateur responsable et par le correspondant archives de l'entité, accompagnée de l’inventaire des dossiers, aux archives du Conseil de l’Europe.
12. Une copie de ce bordereau sera conservée par l'entité. Elle servira de preuve de destruction autorisée en cas d’audit externe.