DOSSIER DE CONSULTATION / TERMES DE RÉFÉRENCE

(Procédure de mise en concurrence/ Contrat-cadre)

Achat de services relatifs à la conception graphique et la production de ‘Boite à outils’ sur la sensibilisation à la protection des données personnelles dans le secteur de la santé

Dans le cadre du « Projet d’Appui aux Instances Indépendantes en Tunisie (PAII-T) », cofinancé par l’Union européenne et le Conseil de l’Europe et mis en œuvre par ce dernier, le Conseil de l’Europe accompagne et soutient la mise en place des instances indépendantes en Tunisie prévues par la constitution de 2014 ainsi que d’autres instances indépendantes non-constitutionnelles et à leur apporter l’appui technique, financier et logistique nécessaire dans l’exercice de leurs mandats et de leurs attributions statutaires en toute indépendance. Une composante du projet, la composante cinq (C5), se concentre sur l’appui à l’Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP), en particulier à travers la fourniture de ressources de sensibilisation, de renforcement de capacités et de formation en matière de la protection des données.

A cet effet, le Conseil de l’Europe développe une ‘Boîte à outils – Toolkit’ de sensibilisation et de communication sur la protection des données personnelles dans le domaine de la santé, destinée à renforcer la connaissance des professionnels de santé et des différents intervenants concernés par la question en Tunisie et dans la région, en matière de protection des données personnelles dans les domaines de santé, et les aider à améliorer leurs pratiques dans l’exercice de leurs activités professionnelles. Cette ‘Boîte à outils’ aura d’une part une portée générale réutilisable et un volet adapté pour la Tunisie, en termes de contenu.

Dans ce contexte, le Conseil de l’Europe souhaite faire appel à une société spécialisée dans la conception et la production de supports de communication pour une production « physique » et une production numérique de la « boîte à outils », adaptées aux différents publics cibles.

A.    RÈGLEMENT DE L’APPEL D’OFFRES

Cette procédure d’appel d’offres entre dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. En vertu de l’arrêté n^o 1395 du Secrétaire Général du Conseil de l’Europe sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats[1], l’Organisation invitera à soumissionner trois fournisseurs potentiels au moins pour tout achat d’un montant compris entre 2 000 € (ou 5 000 € pour les services intellectuels) et 55 000 € HT.

Cette procédure d’appel d’offres spécifique vise à conclure un contrat-cadre pour la fourniture des livrables décrits dans l’acte d’engagement (voir ci-joint). Les offres sont réputées valides pendant 120 jours calendaires à compter de la date limite de soumission. Les soumissionnaires seront sélectionnés après évaluation des critères précisés ci-après. Tous les soumissionnaires seront informés par écrit des résultats de la procédure.

Le soumissionnaire doit être une personne physique ou morale ou encore un consortium de personnes physiques ou morales.

Les offres seront envoyées uniquement par courrier électronique (pièces jointes comprises) à l’adresse électronique figurant dans le tableau ci-dessous, en indiquant la référence suivante en objet : Offre - Fourniture de prestation - Conception graphique et production de la ‘Boîte à outils’ de sensibilisation PDP & Santé. Les offres envoyées à une autre adresse électronique seront rejetées.

Les informations générales et les coordonnées de contact pour cette procédure figurent sur la présente page. En cas de question, nous vous invitons à utiliser les coordonnées du Conseil de l’Europe indiquées ci-dessous. Toute question doit être adressée au moins 5 (cinq) jours ouvrables avant la date limite de soumission des offres et exclusivement à l’adresse électronique ci-dessous, en indiquant la référence suivante en objet : Offre - Fourniture de prestations - Conception graphique et production de la ‘Boîte à outils’ de sensibilisation PDP & Santé.

Objet de la procédure d’achat ►	Fourniture de prestations pour la conception graphique et la production physique et numérique de la ‘Boîte à outils’ de sensibilisation PDP & Santé
Projet ►	« Projet d’Appui aux Instances Indépendantes en Tunisie » (PAII-T) à travers sa composante 5
Type de contrat ►	Contrat-cadre
Durée ►	Jusqu’au 31/12/2021  avec possibilité d’extension tacite jusqu’au 31 décembre 2022
Date limite pour la soumission des offres ►	08/11/2021
Adresse e-mail pour l’envoi des offres ►	[email protected]
Adresse e-mail pour l’envoi de questions ►	[email protected] ; [email protected]
Date prévisionnelle de mise en œuvre ►	17/11/2021

B.    LIVRABLES ATTENDUS

Contexte du projet

Le projet de ‘Boîte à outils’ de sensibilisation et de communication sur la protection des données personnelles (PDP) dans le secteur de la santé est développé par de experts indépendants, en concertation avec l’INPDP et des professionnels et parties prenantes du secteur de la santé en Tunisie.

Cette ‘Boîte à outils’ est composée

-       d’une première partie principale qui expose le contexte juridique, le contexte international et les besoins des différents segments du secteurs de la santé (médecins, hôpitaux, patients, administrations, assurances, etc..) assortie d’exemples d’outils adaptés pour une application pratique du droit de protection des données personnelles conformément aux standards, lois et règles en vigueur, destinés aux différents publics cibles du secteur, 25 pages environ en version word ;

-       d’une sélection d’outils correspondant à cette première partie (affiches, brochures, manuels, guides…), inspirés d’exemples existants, qui devront être adaptés et reproduits ;

-       d’une deuxième partie qui expose le contexte juridique, le contexte international et les besoins en matière de protection des données personnelles dans le contexte de la recherche médicale assortie d’exemples d’outils adaptés pour une application pratique du droit de protection des données personnelles conformément aux standards, lois et règles en vigueur, destinés aux différents publics cibles du secteur, 25 pages environ en version word ;

-       d’une sélection d’outils correspondant à cette deuxième partie (affiches, brochures, manuels, guides…), inspirés d’exemples existants, qui devront être adaptés et reproduits.

Elle a pour but

-       d’aider les différents intervenants du secteur à respecter et faire respecter les principes et règles en matière de protection des données personnelles dans l’exercice de leurs activités professionnelles ;

-       d’aider l’Instance nationale de protection des données personnelles de Tunisie (INPDP), et plus largement les autorités nationales de protection des données, dans leur travail de sensibilisation en leur fournissant des outils pratiques.

Les publics cibles sont donc :

-       Les prestataires de soins : médecins, pharmaciens et autres professionnels de la santé ; les hôpitaux, publics et privés ; les acteurs de la télémédecine ; les structures d’enseignement des métiers de santé ;

-       Les patients ;

-       Les caisses d’assurance maladie ;

-       Les organismes de recherche et les chercheurs ;

-       L’INPDP.

Pour une diffusion et une utilisation optimale de ce document, il est envisagé une publication physique du document principal qui sera distribuée aux professionnels et intervenants concernés, une adaptation de la sélection d’outils au public tunisien et leur fabrication ainsi que la conception d’une version numérique.

Par ailleurs, le Conseil de l’Europe envisage une collection de documents similaires. Un format/habillage réutilisable pour d’autres documents est donc souhaitable (par exemple, boîte à outils jeunesse »)

Le présent appel d’offres porte donc sur la conception de la mise en page et la reproduction graphique du documents réalisés, d’une sélection de documents (appelés « outils ») ainsi que sur l’adaptation du document et la réalisation d’une version numérique. La partie recherche fera l’objet d’une version numérique séparée.

Types de livrables attendus et caractéristiques

Le prestataire de servicessélectionné devra posséder des compétences techniques et une expertise spécifique encommunication, conception graphique et production pour appuyer la mise en œuvre du projet.

On estime à ce jour que le contrat devra être exécuté au plus tard le 31/12/2021, chaque phase ayant une date limite de livrables. Cette estimation est donnée à titre indicatif uniquement. Elle ne saurait constituer un quelconque engagement contractuel de la part du Conseil de l’Europe. Le coût total (cumulé) du contrat ne dépassera en aucun cas 55 000 EUR (HT).

Le Conseil passera commande (voir section D ci-après consacrée à la procédure de passation de commandes) de livrables spécifiques similaires à ceux répertoriés ci-dessus, sous réserve qu’ils correspondent aux besoins de mise en œuvre du projet et relèvent du domaine de compétences du prestataire retenu.

Le prestataire communiquera avec le Conseil à intervalles réguliers, de sorte à établir un échange continu d’informations relatives à la mise en œuvre du projet. Il signalera par exemple au Conseil, pendant l’exécution du contrat et dès qu’il en aura connaissance, toute difficulté risquant d’affecter la réalisation de la commande ainsi que tout autre fait en rapport avec l’objet du contrat (pour plus d’informations, se référer aux obligations générales du prestataire énoncées dans l’article 3.1.2 des conditions juridiques de l’acte d’engagement). Une personne contact coordonnatrice du projet sera désignée par le Conseil de l’Europe et communiquée au prestataire retenu.

Sauf accord contraire du Conseil, le prestataire présentera ses livrables en français et en arabe (pour plus d’informations, se référer aux obligations générales du prestataire énoncées dans les articles 3.2.2 et 3.2.3 des conditions juridiques de l’acte d’engagement).

En matière d’exigences de qualité, le (ou les) prestataire(s) retenu(s) doi(ven)t veiller, entre autres, à ce que :

·         les livrables soient fournis conformément aux plus hauts standards de qualité en usage dans le monde professionnel et universitaire ;

·         les instructions spécifiques transmises par le Conseil, quelles qu’elles soient, soient suivies le cas échéant.

Ces livrables sont :

1. La mise en page du document « Boîte à outils » santé (titre non définitif) en un document « physique », suivant les caractéristiques suivantes :

-          modulable : il est appelé à être modifié en fonction des évolutions législatives, à être complété, etc…

-          pratique d’utilisation : pour des professionnels de la santé ainsi que pour l’INPDP, dans l’esprit d’une « boîte à outils », par opposition à un document législatif, par exemple ;

-          attrayant et visible : donner envie de le consulter, éviter qu’il se perde dans une série d’autres documents.

Les logos obligatoires à utiliser seront fournis par le Conseil.

2. Une version web : une version numérique adaptée à partir du document pour être mise à disposition sur les sites web de l’INPDP et du Conseil de l’Europe. Elle devra être

-          Claire

-          Pratique

-          Attrayante

-          Modulable

3. L’adaptation de la sélection d’outils fournie par le Conseil aux publics cibles tunisiens en vue de leur production.

C.    PRIX

Les soumissionnaires sont invités à indiquer leurs prix, en remplissant et en envoyant le tableau de prix joint à l’acte d’engagement (section A). Ces prix sont fermes et non révisables.

Le Conseil indiquera sur chaque bon de commande (voir section D ci-après) le prix forfaitaire correspondant à chaque livrable, calculé en fonction du prix unitaire, tel que convenu dans le présent contrat.

D.    COMMENT FONCTIONNE LE PRÉSENT CONTRAT-CADRE ? (PROCÉDURE DE PASSATION DE COMMANDE)

Les soumissionnaires sont informés des résultats une fois la phase de sélection terminée. Les livrables sont ensuite fournis sur la base des bons de commande adressés par le Conseil au prestataire retenu, par voie postale ou électronique (le Conseil n’a aucune obligation de passer commande).

Les prestataires assujettis à la TVA joindront également à chaque bon de commande signé un devis[2] (facture pro forma) conforme aux indications spécifiées sur chaque bon de commande, et faisant apparaître :

·         le nom et l’adresse du prestataire ;

·         son numéro de TVA ;

·         la liste complète des livrables ;

·         le prix par type de livrable (dans la devise mentionnée dans l’acte d’engagement, hors taxes) ;

·         le prix forfaitaire par type de livrable (dans la devise mentionnée dans l’acte d’engagement, hors taxes) ;

·         le prix forfaitaire total (dans la devise mentionnée dans l’acte d’engagement, hors taxes).

Un bon de commande lie juridiquement les parties lorsqu’une fois signé par le prestataire, il est approuvé par le Conseil par apposition d’un numéro de commande, de sa signature et d’un cachet sur le bon de commande. Un exemplaire de chaque bon de commande approuvé est envoyé au prestataire, si possible le jour de sa signature.

E.     ÉVALUATION

Critères d’exclusion et absence de conflit d’intérêts

(en signant l’acte d’engagement, vous déclarez sur l’honneur ne pas vous trouver dans l’une des situations visées ci-dessous)

Est exclu de la participation au marché tout candidat ou soumissionnaire :

• qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement définitif pour une ou plusieurs des raisons suivantes : participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux, financement du terrorisme, infractions terroristes ou infractions liées aux activités terroristes, au travail des enfants ou à la traite des êtres humains ;
• qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature, ou qui fait l’objet d’une procédure de même nature ;
• qui a fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée constatant un délit affectant sa moralité professionnelle ou une faute grave en matière professionnelle ;
• qui n’est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il est établi ;

·         qui est ou est susceptible de se trouver dans une situation de conflit d’intérêts ;

·         qui sont ou leur(s) propriétaire(s) ou cadre(s) supérieur(s), dans le cas de personnes morales, inclus dans les listes des personnes ou entités sujettes aux mesures restrictives appliquées par l’Union Européenne (disponible sur www.sanctionsmap.eu).

Critères d’éligibilité

-       Capacité à mettre à la disposition du projet une équipe professionnelle répondant aux exigences décrites dans les spécifications techniques et capable de la livraison satisfaisante du produit commandé (Annexe X – Section 10) 

-       5 années d’expérience minimum dans le domaine de conception graphique et production infographique de supports de communication et de sensibilisation sous forme numérique et papier

Critères d’adjudication

• Critères de qualité (70 %), dont :

ü  Qualité de conception et de graphisme pertinent proposés pour exécuter les tâches et les objectifs du projet qui démontrent :

- une bonne compréhension du projet

- une réelle créativité, dans le respect des textes

- la capacité à respecter les indications

- un planning détaillé

- une capacité et une compétence technique argumentées et innovantes pour la réalisation des différentes étapes requises

- des références vérifiables et convaincantes.

ü  Capacité à s’adapter au contexte institutionnel / flexibilité

ü  Capacité/disponibilité à accompagner le partenaire

• Critères financiers (30%).

Seules les offres soumises en français seront réputées recevables.

Le Conseil se réserve le droit de faire passer un entretien aux soumissionnaires éligibles.

Les soumissions multiples ne sont pas autorisées.

F.     NEGOCIATION

Le Conseil se réserve le droit de mener des négociations avec les prestataires conformément à l'article 20 de l’arrêté 1395.

G.    DOCUMENTS À FOURNIR

·         Un exemplaire de l’acte d’engagement^[3] rempli et signé (voir en pièce jointe) ;

·         Un portfolio professionnel détaillé, démontrant sans équivoque possible que le soumissionnaire satisfait aux critères d’éligibilité et d’adjudication ;

·         Une proposition technique contenant une description des ressources techniques et humaines qui seront affectées à la fourniture des services demandés ;

·         La liste des propriétaires et cadres supérieurs, pour les personnes morales uniquement ;

·         Une description de la réalisation de la mission avec l’indication de spécificités techniques de communication proposées en matière d’adaptation et de transcription du document original à destination du Web avec une infographie attractive et pratique conformément aux termes de références précisés dans l’Acte d’engagement en annexe ;

·         Un pré-projet réalisé sur la base des éléments fournis par le Conseil (partie de la « Boîte à outils ») qui seront adressés sur manifestation d’intérêt.

           

Tous les documents seront soumis en français, à défaut de quoi l’offre sera exclue.
Si l’un des documents exigés est manquant, le Conseil de l’Europe se réserve le droit de refuser l’offre.

Le Conseil de l’Europe se réserve le droit de refuser toute offre si, une fois imprimés, les documents scannés s’avèrent être d’une qualité si mauvaise qu’ils ne peuvent pas être lus.

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