Strasbourg, 25 novembre 2020
CEPEJ-SATURN(2020)11
COMMISSION EUROPEENNE POUR L'EFFICACITE DE LA JUSTICE (CEPEJ)
GROUPE DE TRAVAIL SUR LA GESTION DU TEMPS JUDICIAIRE (CEPEJ-SATURN)
28ème réunion (Strasbourg - vidéoconférence, 9 - 10 novembre 2020)
RAPPORT DE RÉUNION
Rapport préparé par le Secrétariat
Direction générale I - Droits de l'homme et État de droit
1. INTRODUCTION
1. Le groupe de travail sur la gestion du temps judiciaire de la Commission européenne pour l'efficacité de la justice (CEPEJ-SATURN) a tenu sa 28ème réunion les 9 et 10 novembre 2020. Compte tenu de la situation sanitaire, la réunion s'est déroulée par vidéoconférence.
2. L'ordre du jour et la liste des participants figurent respectivement en annexes I et II duprésent rapport.
3. Giacomo OBERTO (Italie) a été réélu à la Présidence du CEPEJ-SATURN pour 2020 et 2021.
2. TABLEAU DE BORD POUR LA GESTION DES TRIBUNAUX
4. Shanee BENKIN (Israël) et Martin MIKUŠ (République slovaque) présente le projet de Manuel sur les tableaux de bord des tribunaux (CEPEJ-SATURN(2020)8) élaboré grâce à la recherche et la collecte d'exemples de tableaux de bord via le réseau des tribunaux pilotes de la CEPEJ. Le document en fait une présentation et une description et fournit des lignes directrices pour les magistrats sur la façon de mettre en place un système de tableaux de bord. Il est souligné que les tableauxde bord à l’usage des juges visent à mieux gérer leur temps de travail et ne doivent en aucun cas être considérés comme des outils d'évaluation des performances des juges.
5. Le Groupe remercie les experts pour la qualité de ce document. Il propose que le projet de Manuel soit complété par des modèles de tableaux de bord à l’usage des tribunaux et des juges, qui seraient mis à la disposition des tribunaux. Le titre du document et les définitions des indicateurs clés de performance, ainsi que la présentation des tableaux de bord devraient également être modifiés. Les tribunaux pilotes devront autoriser la publication de leurs tableaux de bord dans le Manuel.
3. ROLE DES ACTEURS DE LA JUSTICE DANS LA PREVENTION DES RETARDS DANS LES PROCEDURES JUDICIAIRES
6. Le Groupe a été chargé par la CEPEJ de préparer un rapport sur "Le rôle des parties et des praticiens pour éviter ou réduire les retards dans le règlement des procédures judiciaires". Aucun consensus n'ayant été atteint sur le contenu de ce rapport,il a été décidé de traiter ce sujet d'unemanière différente. Au lieu de produire un rapport en tant que tel, il a choisi une approche différente du sujet en enrichissant les lignes directrices SATURN révisées sur la gestion du temps judiciaire existantes, qui constituent un outil déjà bien connu de la CEPEJ. Les lignes directrices seront donc complétées afin d'englober tous les acteurs de la justice.
7. Joan Miquel RASCAGNERES (Andorre) présente le projet de structure des lignes directrices pour les avocats en matière de délais judiciaires (CEPEJ-SATURN(2020)5). Le Conseil des Barreaux européens (CCBE), représenté pendant la réunion par son Vice-Président, James MACGUILL, a soumis des commentaires écrits sur le projet de lignes directrices avant la réunion. Le Groupe remercie l’expert pour la qualité de ce document. Il a été convenu que l'expert scientifique poursuivrait le travail et préparerait un projet de lignes directrices pour la prochaine réunion en 2021. Le projet de lignes directrices pourrait notamment mentionner (i) une éventuelle formation initiale commune pour les différentes professions judiciaires (juges, procureurs et avocats), (ii) la nécessitéd'encourager les avocats à donner la priorité à la négociation et à la médiation avant d'engager une procédure judiciaire, (iii) le strict respect des calendriers convenus entre les juges et les avocats, et (iv) la possibilité d'introduire un mécanisme visant à garantir que les avocats respectent diverses obligations empêchant les retards dans la procédure judiciaire.
8. Laure LUCHETTAMYIT (Suisse) présentele projet de structure des lignes directrices pour le personnel des tribunaux (CEPEJ-SATURN(2020)7) qui devrait compléter les lignes directrices SATURN existantes pour les autorités responsables de l'administration de la justice ainsi que pour les gestionnaires des tribunaux. Le Groupe remercie l’expert pour la qualité de ce document. Il est reconnu qu'il existe, d'un pays à l'autre, des différences importantes dans les responsabilités du personnel des tribunaux, même si les activités à mener dans le cadre du fonctionnement des tribunaux et leur gestionrestent souvent les mêmes. La note explicative de la Grille d'évaluation 2018-2020 a fourni des indications utiles pour définir le personnel des tribunaux. Il est convenu que l'expert scientifique poursuivrait ses travaux et préparerait un projet de lignes directrices pour la prochaine réunion en 2021. Ces lignes directrices ne couvriront pas les Rechtspflegers qui devraient faire l'objet de lignes directrices distinctes, à élaborer par l'Union européenne des greffiers de justice et Rechtspflegers. Compte tenu de la diversité des systèmes judiciaires européens, les lignes directrices devraient être structurées autour des tâches accomplies par le personnel des tribunaux, dont les informations devraient être collectées par le biais du réseau de tribunaux pilotes de la CEPEJ.
9. Mathieu CHARDON(France) présente le projet de structure des lignes directrices sur les agentsd'exécution en matière des délais judiciaires (CEPEJ-SATURN(2020)6), qui tient compte des recommandations du Conseil de l'Europe et des lignesdirectrices de la CEPEJ en matière d'exécution, ainsi que de la richejurisprudence de la Cour européenne des droits de l'homme (CEDH) en la matière. L'expert scientifique propose de structurer les lignes directrices autour de thèmes tels que l'accès et la collecte d'informations, l'assistance aux agents d'exécution, la gestion et la qualité de l'exécution, et les mécanismes de plainte. Le Groupe remercie l’expert pour la qualité de ce document. Il est convenu que l'expert scientifique poursuivrait le travail et préparerait un projet de lignes directrices pour la prochaine réunion en 2021. Une attention particulière devrait être accordée au statut différent des agents d'exécution - privés et publics - lors de la rédaction des lignes directrices.
4. DES OUTILS PERMETTANT DE MIEUX ANALYSER LES DELAIS DES PROCEDURES JUDICIAIRES
10. Ruth STRAGANZ-SCHRŐFL (Autriche) présente l'expérience autrichienne en matière de développement d'un système de délais judiciaires et de pondération des affaires qui a été utilisé pour déterminer le nombre de juges nécessaire au fonctionnement du système judiciaire autrichien. L'Autriche a mis en place un système pour mesurer le temps estimé nécessaire pour traiter les affaires dans les phasesd'instruction, de procès et d'après procès, ce qui implique la collecte, via un système de gestion des affaires et d’autres moyens, d'informations fiables sur le temps de travail estimé par catégorie d'affaires, les tâches concernées dans le traitement des affaires et leur complexité. Sur la base des informations collectées, un modèle de travail a été élaboré et mis en œuvre dans l'ensemble des tribunaux après avoir été testé avec succès dans le cadre d'un projet pilote.
11. Cette présentation de qualité pourrait aider le groupe à développer un outil méthodologique permettant d'identifier la chargede travail, et donc les retards possiblesdans les différentes étapes des procédures judiciaires, ainsi que les raisons de ces retards. Il a été convenu que l'expert scientifique poursuivrait les travaux pour la prochaine réunionen 2021 et élaborerait un questionnaire pour recueillir les informations nécessaires via le réseau des tribunaux pilotes de la CEPEJ qui devrait servir de base au développement del'outil.
5. LA PONDÉRATION DES AFFAIRES DANS LES SYSTÈMES JUDICIAIRES
12. Le Groupe discute du suivi du Rapport sur la pondération des affaires dans les systèmes judiciaires publié en juillet 2020. A cet égard, le Secrétariat présente un avant-projet de lignes directrices (CEPEJ- SATURN(2020)10) visant à guider les Etats membres dans la mise en place de systèmes de pondération des affaires. Il est décidé que le Secrétariat poursuivrait ses travaux et pourrait confier à un expert l'élaboration de ces lignes directrices. Les participants à la réunion sont d'ores et déjà invités à soumettre leurs commentaires écrits sur le documentexistant. Dans ce contexte, il est préciséque ce document est un document distinct du rapport existant de la CEPEJ sur la pondération des affaires dans les systèmes judiciaires.
6. ÉCHANGES DE VUES CONCERNANT LA FORMATION AUX OUTILS DU CEPEJ SUR LES DÉLAIS
13. Le mandat pour 2020-2021 du CEPEJ-SATURN prévoit le développement de programmes de formation concernant les outils de la CEPEJ sur les délais judiciaires. Le Secrétariat précise que cela pourrait être utile pour mieux diffuserles outils développés par la CEPEJ,y compris par le biais de projetsde coopération. Il est suggéré de développer un programme de formation générale sur les outils développés par SATURN qui pourrait être facilement adapté aux besoins et contextes nationaux. Le guide de mise en œuvre des outils de gestion du temps de SATURN dans les tribunaux devrait être pris en compte lors de l'élaboration du programme de formation.
12. Marco FABRI (Italie), expertscientifique, est chargéd'élaborer une note de réflexion qui sera présentée au Groupelors de sa prochaine réunionen 2021. La note de réflexion devrait présenterla structure et le contenu du programme de formation, y compris les cours/modules individuels et les outils sélectionnés. Cette note sera un préalable à l'élaboration du projet de programme de formation, fournissant une description détaillée des modules/cours identifiés, conçus pour fournir des connaissances spécialisées et des compétences pratiques afin
de faciliter la performance du/des groupe(s) cible(s). La note de réflexion devrait être élaborée d'ici le 31 janvier 2021 et le projet de programme de formation d'ici le 31 mars 2021.
7. SUIVI DE LA DECLARATION DU CEPEJ RELATIVE A LA PANDEMIE DE COVID-19
15. Le groupe discute du suivi possibleà la Déclaration de la CEPEJ relativeà la pandémie COVID-19. Un échange de vues évoque la gestion du temps judiciaire pendant la crise, la remiseen cause de la gestiontraditionnelle des tribunaux et des rituelsjudiciaires avec des conséquences sur l'accès à la justice,et le recours croissant des systèmes judiciaires aux nouvelles technologies.
16. Il est mentionné que le niveau d'équipement en nouvelles technologies induit souvent le fonctionnement des systèmes judiciaires : les tribunaux ont suspendu les audiences en présentiel, qui ont été remplacées par des audiences en vidéoconférence. Ces modifications ont ainsi affecté les relations entre les différents acteursde la justice.
17. Le Groupe accueille favorablement l'idée de poursuivre les travaux avec l'aide d'experts scientifiques qui pourront élaborer des lignes directrices plus détaillées, en particulier sur le principe 4 de la déclaration de la CEPEJ relatif au suivi, au flux d'affaires, à la qualité et aux performances.
8. AUTRES AFFAIRES
18. La prochaine réunion de la CEPEJ-SATURN devrait avoir lieu en mars 2021. D'ici là, il a été convenu que des réunionsad hocpourraient être organisées sur différents thèmes,en fonction des besoins et de l'avancement des travaux.
ANNEXE I
DRAFT AGENDA / PROJET D’ORDRE DU JOUR
MONDAY / LUNDI – 9 – 10 November / novembre - 9:30 - 12:00
1. Opening of the meeting / Ouverture de la réunion
2. Appointment of the Chairperson of the CEPEJ-SATURN for 2020-2021 /
Désignation du Président du CEPEJ-SATURN pour 2020-2021
3. Dashboards for court management / Tableaux de bord pour la gestion des tribunaux
Discussion on the draft guidelines on how to develop dashboards in courts / Discussion sur le projet de lignes directrices sur la manière de développer des tableaux de bord au service des tribunaux
Experts in charge of this item: Shanee Benkin (Israel) and Martin Mikus (Slovak Republic)
Experts en charge de cette question : Shanee Benkin (Israël) et Martin MikuŠ (République slovaque)
MONDAY / LUNDI – 9 November / novembre - 14:30 - 17:00
4. Tool enabling to better analyse the various timeframes according to the steps of the procedures / Outil permettant de mieux analyser les différents délais en fonction des étapes de la procédure
Presentation of a tool available to the judicial system in Austria to measure judicial timeframes / Présentation d’un outil à disposition du système judiciaire en Autriche pour mesurer les délais des procédures
Discussion on the work to be undertaken on this thematic / Discussion de travail à réaliser sur ce theme
Experts in charge of this item: Ruth STRAGANZ-SCHRŐFL (Austria)
Experts en charge de cette question : Ruth STRAGANZ-SCHRŐFL (Autriche)
5. Case weighting in judicial systems / Pondération des affaires dans les systèmes judiciaires
Discussion on the draft guidelines / Discussions sur le projet des lignes directrices
TUESDAY / MARDI – 10 November / novembre - 9:30 - 12:00
6. Role for actors of justice in preventing delays in court proceedings / Rôle des parties et des praticiens afin de prévenir les retards dans les procédures judiciaires
a) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for lawyers on judicial timeframes / Discussion sur le projet de plan relatif au contenu des lignes directrices pour les avocats en matière de délais des procédures
Experts in charge of this item: Joan Miquel RASCAGNERES (Andorra)
Experts en charge de cette question : Joan Miquel RASCAGNERES (Andorre)
b) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for court staff on judicial timeframes /
Discussion sur le projet de plan relatif au contenu des lignes directrices pour le personnel des tribunaux en matière de délais de procédures
Experts in charge of this item: Laure LUCHETTA MYIT (Switzerland)
Experts en charge de cette question : Laure LUCHETTA MYIT (Suisse)
c) Discussion on the draft plan on the content of the guidelines for bailiffs on judicial timeframes /
Discussion sur le projet de plan relatif aux lignes directrices pour les agents d’exécution en matière de délais de procédures
Experts in charge of this item: Mathieu CHARDON (France)
Experts en charge de cette question : Mathieu CHARDON (France)
TUESDAY / MARDI – 10 November / novembre - 14:30 - 17:00
7. Training curriculum concerning CEPEJ tools for judicial timeframes / Programme de formation concernant les outils de la CEPEJ en matière de délais judiciaires
Discussion on the work to be undertaken on this item / Discussion de travail à réaliser sur ce theme
8. Follow-up to the CEPEJ Declaration on the lessons learnt and challenges faced by the judiciary during and after the COVID-19 pandemic / Suivi à la Déclaration de la CEPEJ sur les leçons et défis pour le système judiciaire pendant et après la pandémie du COVID-19
Discussion on the work to be undertaken to follow up on the Declaration concerning judicial timeframes / Discussion de travail à réaliser sur le suivi à la Déclaration en matière de délais judiciaires
ANNEXE II
LIST OF PARTICIPANTS / LISTE DES PARTICIPANTS
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MEMBERS / MEMBRES
Ivana BORZOVÁ, Head of Department of Civil Supervision, Ministry of Justice, Vysehradská 16, 128 10 PRAGUE 2, CZECH REPUBLIC Appologised/ Excusée
Ivan CRNČEC, Assistant Minister of Justice, Ulica grada Vukovara 49, 10 000 ZAGREB, CROATIA
Francesco DEPASQUALE, Magistrate, Legal Advisor to the Director General, Ministry of Justice and Home Affairs, 184 St Lucia Street, VALLETTA 1189, MALTA
Vassilis ANDROULAKIS, Judge at the Council of State, ATHENS, GREECE
Giacomo OBERTO, Magistrat, Tribunal de Grande Instance, via San Francesco d'Assisi 14, 10122 TURIN, ITALIE, (President of SATURN / Président du SATURN)
Xavier RONSIN, Premier président de la cour d'appel de RENNES, France
***
Scientific ExpertS /Experts scientifiques
Shanee BENKIN, Scientific expert, Moshav Ein Iron 039, HADERA, ISRAEL
Michal DABROWSKI, District Court Judge delegated to the Ministry of Justice, Department of International Co-operation, and Human Rights, WARSAW, POLAND
Marco FABRI, Director, Research Institute on Judicial Systems, National Research Council (IRSIG-CNR), Via Zamboni 26, 40126 BOLOGNA, ITALY
Martin MIKUŠ, Analytical Centre, Ministry of Justice, BRATISLAVA, SLOVAK REPUBLIC
Ruth STRAGANZ-SCHROEFL, Deputy Head, Organisational development, personnel planning and controlling Department, Federal Ministry of Constitution, Reforms, Deregulation and Justice, VIENNA, AUSTRIA
Joan Miquel RASCAGNERES, Avocat, ANDORRE
Laure LUCHETTA MYIT, Directrice, Direction juridique, Département de la sécurité, de l'emploi et de la santé (DSES), GENEVE, SUISSE
Mathieu CHARDON, Huissier de Justice, PARIS, France
***
INVITED DELEGATIONS / DELEGATIONS INVITEES
LATVIA / LETTONIE
Inese SILIŅEVIČA, Riga District Court, President
Adrija BULIŅA, City of Riga Pārdaugava, District Court
Daiga VILSONE, Riga Appeal Court, President
Svetlana BEĻAJEVA, Riga Appeal Court
Elita STIVRIŅA, Riga District Court
Pēteris NOVIČENOKS, Rēzekne District Court
Anna SKRJABINA, ESF project leader
Ilze GRAVA, ESF project coordinator
Karmena JURDŽE, ESF project coordinator
SLOVAK REPUBLIC / REPUBLIQUE SLOVAQUIE
Danka KOVALOVA, Director, Analytical Centre of the Ministry of Justice, BRATISLAVA
Zuzana SCHURER PIOVARČIOVÁ, Adviser of the Analytical Unit, Ministry of Justice, BRATISLAVA
REPUBLIC OF MOLDOVA / REPUBLIQUE DE MOLDOVA
Oxana NOVICOV, National Union of Enforcement Agents
Olga CEBAN, National Union of Enforcement Agents
Alexandru VOLOSIN, Agency for Courts Administration
Liuba GAVRILITA, Agency for Courts Administration
MOROCCO / MAROC
Abdeljabbar SADIK, Chef de la Division des Etudes, Direction des Etudes Coopération et Modernisation, Ministère de la Justice, RABAT
Mohamed OUKHLIFA, Chef d'unité de la Coopération technique, Présidence du Ministère Public, RABAT
Mohamed LAMRABET, Chef d'unité de contrôle judiciaire et suivi des rapports d'évaluation des performances, Présidence du Ministère Public, RABAT
Abdelhak DAHBI, Chef d'unité de Contentieux, Présidence du Ministère Public, RABAT
EGYPT / EGYPTE
Mohamed RASLAN, Vice-président, Conseil d’Etat, CAIRO
***
OBSERVERS / OBSERVATEURS
EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS / UNION EUROPEENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (EUR)
Jean-Jacques KUSTER, 24, rue de la Canardière, STRASBOURG, FRANCE
COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX EUROPÉENS (CCBE)
Peter McNAMEE, Senior Legal Advisor
James MacGUILL, CCBE Vice-President
***
COUNCIL OF EUROPE / CONSEIL DE L’EUROPE
SECRETARIAT
Directorate General of Human Rights and Rule of Law (DGI)
Direction générale droits de l’Homme et Etat de droit (DGI)
E-mail : [email protected]
Muriel DECOT, Secretary of the CEPEJ / Secrétaire de la CEPEJ
Eva KONECNA, Secretary of the Group CEPEJ-SATURN / Secrétaire du groupe CEPEJ-SATURN
Milan NIKOLIC, Co-Secretary of the Group CEPEJ-SATURN / Co-Secrétaire du groupe CEPEJ-SATURN
INTERPRETERS / INTERPRETES
Eline AITKEN
Lea OUEDRAOGO