8 avril 2019

CEPEJ-GT-EVAL (2019)1rev2

Commission Européenne pour l’Efficacité de la Justice (CEPEJ)

Groupe de Travail sur l’Evaluation des systèmes judiciaires

(CEPEJ-GT-EVAL)

Etude Spécifique de la CEPEJ sur les professions juridiques

Contribution du Conseil des Notariats de l’Union Européenne (CNUE)

Il convient d’établir une distinction entre les notaires d’influence latine/de droit civil et les « notaries public », qui ne partagent pas les mêmes compétences.

Les notaires de droit civil/notaires de type latin sont des officiers publics indépendants et impartiaux qui ont reçu une délégation d’autorité de l'Etat pour authentifier les actes juridiques. Ils ont pour mission d’assurer la liberté des consentements afin de garantir les intérêts légitimes de toutes les parties concernées en fournissant des conseils et des renseignements juridiques complets. La signature du notaire atteste l’authenticité des actes juridiques. En tant que garants de la certitude juridique, les notaires jouent un rôle essentiel de prévention des futurs litiges. Ils sont dès lors des acteurs incontournables d’une administration de la justice basée sur la prévoyance.

En règle générale, un notaire de type latin est responsable de la rédaction et de la réception d’actes légaux, de la certification des signatures et des déclarations, de la présentation de preuves, de la conformité juridique de documents et dans certains Etats ou certaines entités, il délivre les assignations à comparaître ou exécute les décisions de justice.

Les “notaries public” ne sont généralement pas obligés d’être des juristes, mais sont plutôt des fonctionnaires ministériels dont les pouvoirs et fonctions sont limités[1]. Les notaries public sont des fonctionnaires qui ne sont pas habilités à authentifier des actes juridiques et ne peuvent certifier que les signatures[2].

1.1       Statut, nombre et fonctions

La profession notariale existe dans de nombreux pays européens. La plupart des 48 Etats et entités ayant participé déclarent que la profession notariale est une profession à part dans leur système juridique. La grande majorité des pays comptent des notaires latins qui agissent en tant que professionnels privés indépendants soumis au contrôle de l’État (33) et/ou des agents publics[3] (16), par exemple en Azerbaïdjan, Belgique, Estonie, France, Allemagne, Luxembourg et Espagne,. En Autriche et en Espagne, les notaires exercent également leur profession en tant que libéraux sous le contrôle des autorités publiques.

Ceci n’est le cas ni au Royaume-Uni (Angleterre et Pays de Galles) ni en Suède où les autorités publiques n’exercent aucun contrôle sur l’exercice de la profession.

Au Danemark, le notaire est une fonction intégrée au tribunal municipal. En Islande, les 24 commissaires de district font office de notarius publicus (notaires publics).

Dans la plupart des Etats ou entités ayant participé, les notaires sont nommés par un acte officiel des pouvoirs publics. C’est notamment le cas en Autriche, en Belgique, en France, en Géorgie, en Allemagne, enGrèce, en Italie, au Luxembourg, aux Pays-Bas, en Roumanie, en Serbie et en Espagne.

Tableau 1. Statut des notaires (Q192)

Etats/Entités		Professionnels à titre privé (sans contrôle d’une autorité publique)	Profession libérale soumis à l’autorité (au contrôle) des autorités publiques	Agents publics	Autres
Albanie
Andorre
Arménie
Autriche
Azerbaïdjan
Belgique
Bosnie-Herzégovine
Bulgarie
Croatie
Chypre
République tchèque
Danemark
Estonie
Finlande
France
Géorgie
Allemagne
Grèce
Hongrie
Islande
Irlande
Italie
Lettonie
Lituanie
Luxembourg
Malte
République de Moldavie
Monaco
Monténégro
Pays-Bas
Macédoine du Nord
Norvège
Pologne
Portugal
Roumanie
Fédération de Russie
Serbie
Slovaquie
Slovénie
Espagne
Suède
Suisse
Turquie
Ukraine
R-U-Angleterre & Pays de Galles
R-U-Ecosse
Israël
Maroc
Nb de Oui		9	33	16	10
Nb de Non or NAP		36	14	27	35
Nb de NA		3	1	5	3
Total		48	48	48	48

Entre 2014 et 2016, le nombre total de notaires a augmenté, avec une évolution comprise entre -10% (Turquie) et +95% (Suisse), comme une réponse adaptée de la profession aux besoins des Etats et des citoyens. Dans de nombreux Etats et entités, l’évolution oscille entre - 10 % et + 95 %.

Une augmentation importante (plus de 5 %) peut être observée en Albanie, Arménie, Bulgarie, France, Irlande, Israël, Monténégro, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Serbie, Suède en Suisse, tandis qu’une diminution significative (plus de 5 %) est à observer en Grèce et en Turquie.

Les exemples et les commentaires sont disponibles sur la base de données CEPEJ-STAT du Conseil de l’Europe :

http://www.coe.int/t/dghl/cooperation/cepej/evaluation/2016/STAT/default.asp

En ce qui concerne l'égalité des genres, des données récentes sur le pourcentage d’hommes et de femmes dans la profession notariale montrent une augmentation importante du nombre de femmes notaires. En Bulgarie, Croatie, Estonie, Grèce, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, Portugal, Roumanie et Slovaquie, plus de 50% des notaires sont des femmes. La Belgique, l’Espagne, la France et l’Italie suivent la même tendance avec 30 à 40 % de femmes notaires.   

Tableau 2. Fonctions des notaires en 2016 (Q194)
Etats/entités		Procédure civile	Conseil juridique	Authentification des actes légaux et certificats	Autre
Albanie
Andorre
Arménie
Autriche
Azerbaïdjan
Belgique
Bosnie-Herzégovine
Bulgarie
Croatie
Chypre
République tchèque
Danemark
Estonie
Finlande
France
Géorgie
Allemagne
Grèce
Hongrie
Islande
Irlande
Italie
Lettonie
Lituanie
Luxembourg
Malte
République de Moldavie
Monaco
Monténégro
Pays-Bas
Macédoine du Nord
Norvège
Pologne
Portugal
Roumanie
Fédération de Russie
Serbie
Slovaquie
Slovénie
Espagne
Suède
Suisse
Turquie
Ukraine
R-U-Angleterre & Pays de Galles
Royaume-Ecosse
Israël
Maroc
Nb de Oui		33	34	48	21
Nb de Non		15	14	0	27
Total		48	48	48	48

Comme dans d’autres secteurs, les fonctions de notaire varient considérablement d’un Etat ou entité à un autre. Tandis que « l’authenticité » dans le cas des notaries public couvre uniquement la signature, la compétence principale des notaires de type latin est l’authentification des actes juridiques. Celle-ci consiste à authentifier l’identité des parties, leur capacité et leur consentement éclairé ainsi que la légalité du contenu de l’acte. Il faudrait noter que même quand le notaire de type latin certifie des signatures, la certification pourrait aussi impliquer la vérification de la capacité juridique des parties concernées et l’examen du contenu de la transaction proposée, comme par exemple en Autriche et en Allemagne.

Dans plus de deux tiers des Etats ou entités (34), les notaires peuvent également fournir des conseils juridiques séparément. 33 Etats ou entités confient aux notaires l’exercice de fonctions relevant du cadre des procédures civiles.

Meilleures pratiques dans les notariats latins

Les notaires de toute l’Europe développent activement des technologies pour simplifier la communication sécurisée entre les notaires, les registres publics et les clients par voie électronique. Cependant, lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies dans le domaine des services notariaux, un grand professionnalisme et une préparation approfondie sont de la plus haute importance. Il convient de garantir que la sécurité juridique et la fiabilité du contrôle préventif de la légalité au sein du système judiciaire ne seront pas compromises. La profession notariale travaille en permanence à simplifier la communication entre les notaires et les citoyens tout en assurant la sécurité juridique pour toutes les parties concernées dans toute l'Europe.

Dans la plupart des pays européens, plusieurs registres publics sont établis et gérés sous forme électronique. Par exemple, il existe des registres des testaments, des certificats successoraux européens ou des registres successoraux européens dans de nombreux pays comme l'Autriche, la Belgique, la Croatie, la République tchèque, l'Estonie, la France, l'Allemagne, la Hongrie, le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Pologne, la Roumanie. Certains de ces registres sont interconnectés au niveau européen. L’Autriche et la Belgique enregistrent également les mandats de protection future à attribuer par une personne souhaitant organiser sa future protection extrajudiciaire. La communication entre les notaires et les registres publics ou les autorités administratives se fait par voie électronique dans la plupart des pays européens, par exemple avec le registre foncier en Allemagne, en Autriche, en Belgique, en Estonie, en France, en Italie, en Lettonie aux Pays-Bas en Roumanie et en Slovaquie. En Italie, tout acte authentique notarié, sur papier ou sous forme numérique, est envoyé aux administrations nationales compétentes sous la forme d’une copie numérique, déclarée authentique par le notaire lui-même.

Quatre pays européens utilisent l’acte authentique de manière dématérialisée (Autriche, France, Italie et Lettonie). En France, par exemple, l’acte notarié lui-même est délivré et signé électroniquement. Le client attachera l’image de sa signature manuscrite à un écran tactile, car la France n’a pas encore d’eID, tandis que le notaire la signera électroniquement en utilisant sa clé REAL. Cette opération de signature se traduira également par l’apposition de la signature manuscrite du notaire à l’acte en plus de sa signature électronique. En 2018, plus de 80% des actes sont des actes électroniques. Depuis le début de l’année 2018, les notaires français ont même eu la possibilité de recevoir des actes communs dans plusieurs études simultanément, chaque notaire étant présent avec ses propres clients. Il n’est donc plus nécessaire de se déplacer, ce qui représente dans certains cas une économie substantielle. A partir de 2022, tous les actes notariés en Allemagne seront conservés sous forme électronique. Dans des pays comme la Roumanie où les actes authentiques sont établis sur support papier, la copie peut être transmise par voie électronique.

En République tchèque, les notaires peuvent proposer « l’inscription notariale directe » (c'est-à-dire en plus des procédures judiciaires normales) dans les registres suivants tenus par les tribunaux : Registre du commerce, Registre des fiducies et Registre des bénéficiaires effectifs.

Le notariat autrichien a développé les archives électroniques de documents « cyberDOC » qui fonctionnent effectivement depuis l’an 2000. Ces archives électroniques ne sont pas seulement utilisées pour le stockage électronique sécurisé de documents, mais aussi pour le transfert électronique sécurisé et simplifié de documents (par exemple dans des domaines clés de l’e-gouvernement, des procédures du registre foncier et du registre du commerce, et généralement dans les procédures juridiques électroniques avec les autorités judiciaires).

En Estonie, tous les notaires utilisent le système d’information e-Notary. Les notaires estoniens fonctionnent sur la base d’un système général d’authentification électronique, c'est-à-dire qu’aucun certificat spécial pour les signatures électroniques n’est délivré aux notaires. Les notaires peuvent utiliser le système e-Notary pour accomplir toutes leurs tâches par le biais d’une plateforme unique. Plus précisément, les notaires et leurs employés peuvent utiliser ce système pour effectuer des recherches fiables concernant des personnes et des objets dans 17 registres nationaux et transfrontaliers différents, comme par exemple le registre des biens matrimoniaux et le registre central estonien des titres, registre européen des testaments).

Ces dernières années, les notaires de nombreux pays ont développé la possibilité pour leurs clients de communiquer avec les notaires par voie numérique ou même par visioconférence (par exemple, en Autriche (pour la création de SA), en Belgique, en France, en Italie, en Lettonie et aux Pays-Bas). Par ailleurs, de nombreux pays travaillent sur des solutions numériques afin de mettre en place un système de visioconférence pour leurs clients. En Lettonie, les notaires sont autorisés à utiliser la visioconférence pour préparer les actes authentiques et les attestations, les procédures d’homologation et autres documents.

« Start MY Business » est un outil numérique développé par des notaires belges qui permet à chaque entrepreneur de fonder son entreprise en ligne. Sur cette plateforme, l’utilisateur peut choisir avec quelle étude notariale il souhaite travailler et à qui les données encodées seront transmises. En outre, par exemple, le notariat espagnol a également développé une application pour la constitution moins coûteuse et plus rapide de petites et moyennes entreprises, par le biais de l’administration de documents et du transfert de données à l’étude notariale et à d’autres organismes impliqués dans la constitution d’une société.

Dans le cas d’une procédure successorale, toutes les communications (formelles) entre le notaire tchèque et le tribunal se font par voie électronique par le biais du système des « boîtes de données » (y compris les rapports concernant des tiers ou la soumission d’un rapport final du tribunal).

Depuis 2017, un nouveau registre des apostilles électroniques ainsi qu’un portail libre-service ont été développés en Estonie. Cette nouvelle solution numérique simplifie le processus de demande et d’émission des apostilles et de vérification de leur authenticité. Ainsi, les fonctionnaires étrangers pourront vérifier les apostilles et les documents apostillés délivrés en Estonie dans le registre des apostilles électroniques. Outre la présentation d’une demande numérique, le portail libre-service peut également être utilisé pour payer les factures, gérer les apostilles délivrées par l’autorité au demandeur et demander aux fonctionnaires d’émettre et de télécharger des documents directement dans l’environnement électronique des apostilles.

Les notaires de type latin utilisent également les nouvelles technologies au niveau européen en profitant des développements technologiques et en cherchant constamment à améliorer leur service aux citoyens.

Dans le cadre du Conseil des Notariats de l’Union européenne (CNUE) – organe officiel représentant la profession notariale de droit civil auprès des institutions européennes – plusieurs initiatives améliorent le service rendu au quotidien et offrent des outils utiles pour la pratique notariale.

Le Réseau Notariat européen (RNE)

Le Réseau notarial européen (RNE) est un outil destiné aux notaires confrontés à des questions pratiques ayant un caractère transfrontalier. Il couvre les 22 membres du CNUE. Un point de contact est à la disposition des notaires dans chacun de ces 22 pays et les assiste en cas de questions relatives à une affaire transfrontalière, par exemple sur la constitution d’une société ou un contrat de mariage.

Les notaires des 22 pays membres du CNUE ont accès à une « plateforme unique », l’infrastructure informatique du RNE. Cette infrastructure permettra aux notaires en Europe:

• D’ouvrir un compte avec accès sécurisé (nom d’utilisateur et mot de passe) aux bases de données et documents de travail fournis par le RNE
• D’utiliser des outils pour la pratique notariale transfrontalière et pour les citoyens, par exemple en créant des formulaires bilingues à utiliser dans la pratique notariale.
• D’avoir accès à des informations juridiques fiables, mises à jour et/ou nouvelles et à divers outils pour la pratique notariale, ainsi qu’à certains outils destinés au public.
• De rejoindre des réseaux spécialisés.

Pour plus d'informations, consultez le site www.enn-rne.eu

EUFides

EUFides est une plateforme commune créée par les Notaires d’Europe. Il s'agit d'une sorte de nuage notarial sécurisé qui permet aux notaires européens de travailler plus facilement ensemble sur des dossiers transfrontaliers, par exemple dans les dossiers immobiliers, successoraux et de droit des sociétés.

La plateforme EUFides est régie par une association internationale sans but lucratif de droit belge (AISBL), dont les membres fondateurs sont les notariats belge, espagnol, français, italien et luxembourgeois. Les notariats allemand et néerlandais ont rejoint l’AISBL. Les notaires des notariats membres peuvent utiliser la plateforme et même inviter un notaire d’un autre pays européen qui n’est pas encore membre à travailler sur un dossier transfrontalier.

L’Association du réseau européen des registres testamentaires (ARERT)

L’Association du réseau européen des registres testamentaires (ARERT, ou ENRWA en anglais) est une association internationale sans but lucratif de droit belge, créée en 2005 par les notariats belge, français et slovène.

Conformément à la Convention de Bâle du 16 mai 1972 relative à l’établissement d’un système d’inscription des testaments, les Etats qui disposent d’un registre d’inscription des testaments et qui adhèrent à l’ARERT peuvent interconnecter ces registres, permettant ainsi à tout citoyen européen de découvrir les testaments légués par tout défunt quel que soit le pays où un tel testament est inscrit.

L’ARERT fournit aux citoyens et aux praticiens du droit des informations utiles sur l’enregistrement et la recherche d’un testament en Europe.

L’ARERT est également chargée du lancement d’une initiative d’interconnexion des registres des certificats successoraux européens (CSE) dans le cadre du règlement européen sur les successions (Règlement 650/2012 du 4 juillet 2012). 

Pour plus d'informations : www.arert.eu

Autres exemples de bonnes pratiques/valeur ajoutée pour la justice : compétences juridiques non contentieuses : divorce par consentement mutuel

Un certain nombre de meilleures pratiques sont en place dans le notariat qui illustrent non seulement le passage des tribunaux à la profession notariale, mais aussi le passage de l’administration au notariat. Cela aide à réduire la charge de travail des tribunaux et contribue implicitement à l’efficacité de la justice.  

Par exemple, en Espagne, en Lettonie et en Roumanie, les époux qui souhaitent divorcer par consentement mutuel peuvent s’en remettre à un notaire de droit civil.

En Roumanie, depuis décembre 2010, une nouvelle loi autorise les notaires de droit civil et les officiers de l’état civil à prononcer une dissolution de mariage par voie de divorce par consentement mutuel, pour autant qu’aucun enfant mineur d’âge ne soit concerné. Les premiers divorces notariaux et administratifs ont été prononcés en janvier 2011. Depuis octobre 2011, les époux peuvent régler leur divorce devant un notaire de droit civil, y compris quand des enfants mineurs d’âge sont concernés. Les caractéristiques de la procédure de divorce notarial permettent de prononcer un divorce auprès d’un notaire de droit civil sans devoir nécessairement impliquer d’autres professionnels du droit (avocats, médiateurs, etc.) ou un juge. Lorsque la loi exige qu’un enfant mineur soit entendu pendant la procédure de divorce, l’audition est menée par un notaire de droit civil. L'introduction des procédures notariales et administratives de divorce a été citée comme une cause directe de l'allégement de la charge des tribunaux par la Roumanie dans les commentaires accompagnant les données fournies par les autorités pour le rapport d’évaluation des systèmes judiciaires de la CEPEJ (cycle 2016-2018)[4].

1.2       Supervision et contrôle de la profession de notaire

Systèmes de contrôle de la profession notariale (questions 195 et 196)

Selon les dernières données de la CEPEJ, les autorités de contrôle des notaires existent dans 45 pays sur 46. S’agissant des notariats de droit latin/civil, chaque notariat mentionné dans les dernières données de la CEPEJ est soumis à supervision et contrôle (voir tableau 3). 

Les compétences, structures et tâches de surveillance et de contrôle diffèrent entre les notariats ayant fourni des réponses. Dans de nombreux cas, les Chambres des notaires nationales ou régionales ou des organismes similaires sont légalement chargés de fonctions de contrôle et de surveillance.

Bien souvent, les compétences sont partagées entre des organismes notariaux professionnels, des ministères – la plupart du temps des ministères de la Justice – et/ou des tribunaux (par exemple en Autriche,Allemagne, Belgique, Bulgarie, Espagne, Grèce, Hongrie, Lettonie, Luxembourg, Roumanie, Slovaquie et Slovénie).

Plus précisément, en Belgique, par exemple, la Chambre des notaires et les tribunaux veillent à ce que les notaires exercent leurs fonctions de manière consciencieuse et responsable et dans le respect de la loi. En Allemagne, le contrôle est exercé par les administrations de la justice des Länder, les présidents des tribunaux des cours supérieures régionales et les tribunaux régionaux qui relèvent d'eux.

Un autre exemple de la diversité des compétences en matière de contrôle et de surveillance est le notariat néerlandais, où les autorités chargées de la surveillance des notaires sont le conseil de discipline et l’Office de surveillance financière. L’autorité de surveillance financière surveille le respect des règles et réglementations en vigueur et veille à ce que le notaire agisse avec intégrité et traite de manière responsable les fonds des clients qui lui sont temporairement confiés. En plus de cette surveillance verticale, le notariat néerlandais organise des évaluations par les pairs obligatoires en tant que surveillance horizontale.

En Lettonie, les notaires qui ne se sont pas acquittés de leurs obligations et devoirs légaux doivent passer un test de qualification extraordinaire si, dans l’année qui suit l’imposition d’une sanction disciplinaire, une nouvelle sanction disciplinaire leur a été imposée.

Tableau 3.  Existence d’une autorité habilitée à contrôler les notaires en 2016 (Q195) États/entités Oui Albanie Andorre Arménie Autriche Azerbaïdjan Belgique Bosnie-Herzégovine Bulgarie Croatie Chypre République tchèque Danemark Estonie Finlande France Géorgie Allemagne Grèce Hongrie Islande Irlande Italie Lettonie Lituanie Luxembourg Malte République de Moldavie Monaco Monténégro Pays-Bas Macédoine du Nord Norvège Pologne Portugal Roumanie Fédération de Russie Serbie Slovaquie Slovénie Espagne Suède Suisse Turquie Ukraine Royaume-Uni-Angleterre et Pays de Galles Royaume-Uni-Écosse Israël Maroc Oui 45 Non 1 Total 46

 

1.3       Tendances et conclusions

·         Les activités notariales de type latin s’exercent dans une grande partie de l’Europe continentale, ce qui garantit un accès efficace à la justice pour les citoyens et les entreprises. Comme acteur de la justice préventive, le notaire de droit civil évite les recours et contrôle la légalité des transactions centrales dans la vie des citoyens.

·         Les notaires de droit civil effectuent des missions d’intérêt général au nom des autorités de supervision dans les domaines de droit les plus variés, comme les transactions immobilières, le droit de la famille et des successions. Ils garantissent la légalité et la sécurité juridique des documents conclus entre particuliers. Par l’exercice de véritables prérogatives  de puissance publiques que leur confie l’Etat, ils confèrent au document qu’ils rédigent une garantie d’authenticité.

·         D’importantes mesures ont déjà été prises pour soulager la charge des tribunaux et des gouvernements. De nombreux exemples et des statistiques montrent qu’un nombre croissant de compétences sont confiées aux notaires dans ce but. Citons comme exemple au niveau de l’UE l’adoption du règlement sur les successions, en vertu duquel de nombreux Etats membres de l’UE ont délégué aux notaires la compétence d’émettre le Certificat européen de Succession. Aussi, de plus en plus de notariats se voient attribuer la compétence pour les divorces par consentement mutuel.

·         Niveau élevé de formation de la profession, qu’il s’agisse de la formation initiale ou continue.

·         De nombreux notariats adoptent des mesures pour promouvoir activement l’égalité réelle entre hommes et femmes dans l’exercice de la profession et la représentation au sein des organes décisionnels de la profession.

·         Dans de nombreux Etats et entités, la profession notariale est à la pointe des services de traitement électronique.

·         Le notaire contribue également et de manière significative à la prévention du blanchiment d’argent et à la lutte contre le terrorisme.