4 juin 2019

CEPEJ-GT-MED(2019)6

Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ)

Groupe de travail sur la médiation

(CEPEJ-GT-MED)

Rapport de la 5ème réunion

Strasbourg, 5-6 mai 2019

Introduction

1.     Le Groupe de travail sur la médiation (CEPEJ-GT-MED) de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 5^ème réunion, depuis sa réactivation en 2017, les 5 et 6 mai 2019 à Paris sous la présidence de M. Rimantas Simaitis (Lituanie).

2.     L’ordre du jour et la liste des participants figurent respectivement aux annexes I et II du présent rapport.

I. Examen et adoption d’outils supplémentaires à inclure dans la Boîte à outils pour le développement de la médiation – assurer la mise en œuvre des lignes directrices de la CEPEJ sur la médiation

a)     Outils à adopter

3.     Le CEPEJ-GT-MED finalise deux documents supplémentaires dont l’adoption sera proposée à la prochaine réunion plénière de la CEPEJ les 13 et 14 juin 2019 :

- le Manuel européen pour la législation en matière de médiation. Il est présenté aux membres du groupe par l’experte scientifique Mme Miglé Zukauskaite (Lituanie) chargée de l’élaboration d’une première version ; la révision du document par les membres du Groupe se fait ensuite à partir de premiers commentaires apportés par M. Jean Mirimanoff (Suisse) ; le e document est adopté par le Groupe, sous réserve d’insertion dans le document des retours du Groupe par l’experte scientifique après la réunion ;

- les lignes directrices sur l’élaboration et le suivi des programmes de formation pour médiateurs,  conçues en coopération avec l’Institut International de la Médiation (IMI) ; ce document vient compléter l’outil déjà présent dans la Boite à outils intitulé Programme de base de formation des médiateurs, qui devient ainsi l’annexe du document.

b)    Outils en cours de développement

4.     Le CEPEJ-GT-MED discute également d’outils dont le stade de développement ne permet pas encore une adoption lors de cette réunion. Il s’agit de deux documents, le Programme de sensibilisation des juges à la médiation et du Programme de formation au renvoi judiciaire à la médiation. Les deux documents portant sur des questions similaires, il est décidé de les fusionner, en s’inspirant de la structure des Lignes Directrices pour la conception et le suivi de programmes de formation à la médiation. Le Secrétariat et Mme Nina Betetto (Slovénie) proposeront une nouvelle version du document, qui sera ensuite envoyé au Groupement européen de magistrats pour la médiation (GEMME). Il est convenu de poursuivre son élaboration lors de la prochaine réunion du GT-MED, en vue, si possible, d’une adoption par la CEPEJ en décembre 2019.

5.     Le réseau européen de formation judiciaire (EJTN), absent lors de la présente réunion, a également accepté de coopérer avec le CEPEJ-GT-MED pour le développement de cet outil. Le Secrétariat est chargé de reprendre contact avec des représentants d’EJTN afin d’organiser cette coopération.

c)     Outils restant à développer

6.     Le Groupe de travail convient d’élaborer, d’ici à sa prochaine réunion, un document de sensibilisation à la médiation à l’attention des huissiers de justice en collaboration avec l’UIHJ ainsi qu’un document de sensibilisation à la médiation à l’attention des notaires en collaboration avec le CNUE. Des discussions par vidéoconférence seront organisées en juin entre les membres du Groupe et des représentants de ces institutions observatrices. Un autre document, le Programme de formation à la médiation pour les avocats, est actuellement en préparation par le CCBE. Il sera envoyé au Secrétariat avant l’été.

7.     Il est convenu, lors du développement de nouveaux outils ayant trait à la formation, d’insister sur la distinction entre les outils de sensibilisation des professions qui visent à travailler avec la médiation, et la formation des médiateurs eux-mêmes.

8.     Une coopération avec le Comité européen de coopération juridique (CDCJ) est également envisagée : le CDCJ a en effet mis en place un groupe de travail spécialisé sur les questions de résolution de disputes en ligne (Online Dispute Resolution, ODR), auquel participe M. Rimantas Simaitis (Lituanie). Il est décidé de revenir sur cette question au sein du groupe lorsque le travail du CDCJ en la matière sera plus avancé, afin de déterminer s’il est possible de trouver des synergies et développer des outils en la matière.

II. Discussion sur les moyens d’assurer la diffusion de la boite à outils

9.     Le groupe de travail estime que la diffusion des outils de la CEPEJ sur la médiation, notamment la boîte à outils revêt une importance déterminante. Il est proposé de fractionner la Boite à outils en autant d’outils et de les proposer individuellement sur le site internet de la CEPEJ, avec une couverture commune et une introduction commune. Ces outils individuels pourront ensuite être proposés dans des ensembles spécifiques visant des groupes spécifiques (par exemple, réunir les documents développés à l’attention des juges). Il a été également proposé de regrouper les outils relatifs à la formation, qui seront développés selon une structure identique.

10.  Le président de la CEPEJ, M. Ramin Gurbanov, informe le Groupe de travail qu’il souhaite commencer à traduire les outils les plus importants développés par la CEPEJ, dans les langues officielles des Etats membres du Conseil de l’Europe. Les membres du CEPEJ-GT-MED proposent que l’intégralité de la Boite à outil soit traduite de cette manière dans la mesure où il n’est pas possible d’identifier des outils qui auraient la priorité sur d’autres. Il est convenu que la langue de référence sera l’anglais, et que le Secrétariat prépare, dans les deux semaines suivant la réunion, un tableau dans lequel les membres du Groupe pourront proposer des traducteurs spécialisés en médiation.

11.  Il avait été décidé lors de la 4^ème réunion du CEPEJ-GT-MED conformément à la Feuille de route adoptée lors de la réunion plénière de la CEPEJ de juin 2018, que le CEPEJ-GT-MED devrait essayer de mettre en place un Réseau de « points de contact médiation » dans tous les Etats. Ce réseau de point de contacts devrait permettre à la fois d’assurer une meilleure connaissance de la médiation et de promouvoir son usage, à travers notamment la diffusion des outils de la CEPEJ en la matière. Le Secrétariat a ainsi invité les membres de la CEPEJ à communiquer les coordonnées de personne qui pourrait faire office de point de contact médiation dans leur Etat membre. En raison du faible nombre de réponses reçues, le CEPEJ-GT-MED suggère de passer par le réseau de Correspondants nationaux de la CEPEJ et charge le Secrétariat de les  contacter à cet effet.

12.  Un tel réseau permettrait, sous réserve de disponibilités budgétaires, d’organiser une Conférence du Conseil de l’Europe sur la médiation, qui pourrait se tenir en marge d’une réunion du CEPEJ-GT-MED, et qui aurait pour enjeu de lancer officiellement le Réseau des points de contact médiation.

III. Possibilité de rédiger une convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

13.  Les experts scientifiques, Leonardo d’Urso and Mirjana Visentin présentent l’état d’avancement de l’étude de faisabilité, basée sur une première version de l’étude qui avait été partagée avec le Secrétariat et les membres du CEPEJ-GT-MED fin avril 2019.

14.  Les membres du groupe relèvent la qualité générale du document et rappellent aux experts scientifiques les exigences de neutralité et d’objectivité  dans le développement de l’étude. Ils invitent tout particulièrement les experts scientifiques à développer l’argumentaire concernant l’outil le plus approprié pour faire la promotion de la médiation et la valeur ajoutée potentielle d’une Convention en la matière.

15.  Leonardo d’Urso  est notamment chargé de préparer  un document distinct visant à clarifier la position du CEPEJ-GT-MED sur la médiation obligatoire,  et de supprimer en conséquence ces questions dans l’étude de faisabilité. Le nouveau document pourra présenter les différents systèmes de médiation obligatoire.

16.  Leonardo d’Urso propose qu’un questionnaire permettant de calculer le ratio entre affaires terminées par la médiation et affaires nouvelles soit envoyé aux Correspondants nationaux afin d’affiner l’étude de faisabilité. Le Secrétariat indique qu’une discussion préalable avec le Secrétariat du CEPEJ-GT-EVAL est nécessaire afin d’assurer, dans la mesure du possible, une cohérence avec la collecte de données en cours dans le cadre du cycle d’évaluation de la CEPEJ. Le CEPEJ-GT-MED charge le Secrétariat de la CEPEJ d’envoyer le questionnaire en même temps que le mail relatif au réseau de points de contact pour la médiation.

17.  L’étude de faisabilité devra être présentée dans sa version finalisée au CEPEJ-GT-MED lors de sa prochaine réunion.

IV. Coopération avec les autres groupes de travail de la CEPEJ et entités du Conseil de l’Europe

18.  Le Secrétariat informe les membres du CEPEJ-GT-MED que la coopération avec le GREVIO (Groupe d’experts sur la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique) est suspendue jusqu’à nouvel ordre.

19.  Le Secrétariat informe également que le document de définitions utilisées par la CEPEJ, élaboré par un Groupe de travail ad hoc de la CEPEJ, incluant des définitions relatives à la médiation, devrait être présenté  à la CEPEJ, en vue de son adoption, lors de sa réunion de juin.

20.  Concernant la clause de médiation, que le CEPEJ-GT-MED souhaiterait voir inclure dans les contrats du Conseil de l’Europe, le Secrétariat avait préparé une lettre signée par le Président de la CEPEJ et adressée à la Direction du Conseil juridique et du Droit international public du Conseil de l’Europe. Celle-ci a répondu qu’il serait tenu  compte des points évoqués dans la lettre, sans autre précision. Le Président de la CEPEJ suggère que le Secrétariat reprenne contact avec cette Direction à un stade ultérieur.

V. Participation des membres du CEPEJ-GT-MED à d’autres instances

21.  De nouveaux projets de coopération de la CEPEJ sont en préparation, dont certains comportent des composantes « médiation » : la Tunisie, dont l’appel à candidature pour les experts sera lancé rapidement,  la Croatie et la Lettonie.

22.  M. Jean Mirimanoff (Suisse) informe qu’il a assisté à une réunion en Tunisie dans le cadre de ce Programme. Il fait également état de projets pilotes en Suisse.

23.  Le Président du CEPEJ-GT-MED a participé à un projet paneuropéen intitulé « Mediation Training Network », avec le soutien du Conseil de l’Europe, qui a développé des programmes de formation en ligne avec la Lettonie, la Bulgarie et la Lituanie. La conférence de clôture a été une occasion pour le Président de présenter les outils développés dans le cadre du CEPEJ-GT-MED.

24.  Il a également fait la promotion de la Boite à outils en Lituanie, et il précise que le programme de formation national actuel est basé sur le programme de formation présent dans la Boite à outil.

 

25.  Le Président de la CEPEJ indique qu’une loi en matière de médiation vient d’être promulguée en Azerbaïdjan, qui s’inspire fortement des travaux du CEPEJ-GT-MED et remercie M. Simaitis et D’Urso qui ont pris part au développement de cette loi.

ANNEXE 1 : Agenda/Ordre du jour                                                                                                           

1.         Opening of the meeting / Ouverture de la réunion

2.         Adoption of the agenda / Adoption de l’ordre du jour

3.         Information by the Secretariat / Information du Secrétariat

4.        Discussion and adoption of additional tools to be included in the Toolkit / Discussion et adoption des outils additionnels à inclure dans la boîte à outils

a)    Additional tools / Outils additionnels

§  Tools under development, to be adopted / Outils en cours de développement, à adopter

§  Remaining documents to draft in the future / Outils restant à développer

o   Discussion with partner institutions on Designing training curriculum for various actors (judges, lawyers, notaries, enforcement officers) to be developed during second part of 2019/ Discussion avec les institutions partenaires sur la conception de programmes de formation pour différents acteurs (juges, avocats, notaires, huissiers de justice) à développer pendant la seconde partie de l’année 2019

o   Others/Autres

b) Discussion on distribution and application of the Toolkit / Discussion sur la distribution et l’application de la Boite à outils

5.        Possible drafting of a Council of Europe convention on mediation / Elaboration éventuelle d’une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

• Discussion on the state of play of the feasibility study conducted by scientific experts, Leonardo d’Urso and Mirjana Visentin and next steps  / Discussion sur l’état d’avancement de l’étude de faisabilité conduite par les experts scientifiques, Leonardo d’Urso and Mirjana Visentin, et prochaines étapes  

6.         Discussion on implementation of the Road Map of the CEPEJ-GT-MED/ Discussion sur la mise en œuvre de la Feuille de route du CEPEJ-GT-MED

7.         Participation of CEPEJ-GT-MED members in other fora / Participation des membres du CEPEJ-GT-MED dans d’autres fora

8.         Work of member States, other institutions and/or observers concerning mediation / Travaux des Etats membres, autres institutions et/ou observateurs concernant la médiation

9.         Other business  / Questions diverses

ANNEXE II – Liste des participants

MEMBERS / MEMBRES

Nina BETETTO, Judge, Supreme Court, SLOVENIA

Maria DA CONCEIÇAO OLIVEIRA, Lawyer and Mediator, PORTUGAL

Anna MAROVA, Lawyer and Mediator, CZECH REPUBLIC

Jean MIRIMANOFF, Magistrat honoraire, Médiateur Assermenté, SUISSE

Rimantas SIMAITIS, Partner, Cobalt law firm, LITHUANIA

Jeremy TAGG, Mediation consultant, UNITED KINGDOM

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PRESIDENT OF CEPEJ / PRESIDENT DE LA CEPEJ

Ramin GURBANOV, Judge, Baku City Yasamal District Court, Co-ordinator of Judicial Modernisation Project, BAKU, AZERBAIJAN

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SCIENTIFIC EXPERTS / EXPERTS SCIENTIFIQUES

Leonardo D’URSO, Co-founder and Chief Executive Office, ADR Centre, ITALY

Miglė ŽUKAUSKAITĖ, Ph. D. Candidate, Vilnius University, Faculty of Law, LITHUANIA

Mirjana VISENTIN, General Director and legal expert at Human Rights Consulting LLC, RUSSIAN FEDERATION

***

OBSERVERS / OBSERVATEURS

COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX EUROPÉENS(CCBE)  

Simone CUOMO, Senior Legal Advisor, BELGIUM

COUNCIL OF THE NOTARIAT OF THE EUROPEAN UNION (CNUE) /CONSEIL DES NOTARIATS DE L’UNION EUROPEENNE (CNUE)

Danielle DUHEN, Présidente du GT Médiation du CNUE, notaire-médiateur à Bruxelles, BELGIQUE

Meryem DEMIR, Conseiller juridique au sein de la Chambre internationale du notariat belge, BELGIQUE

Susanne KRÄMER, Conseiller juridique au sein du CNUE, Belgique

EUROPEEAN JUDICIAL TRAINING NETWORK (EJTN) / RESEAU EUROPEEN DE FORMATION JUDICIAIRE (REFJ) Apologized / Excusé

EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS / UNION EUROPÉENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (EUR)

Catherine ASSIOMA, Trésorier de l’EUR, FRANCE

EUROPEAN JUDGES GROUP FOR MEDIATION / GROUPEMENT EUROPEEN DES MAGISTRATS POUR LA MEDIATION (GEMME)

Paulo de BRITO, Ph.D., University of Bristol, Faculty of Law, PORTUGAL

Eric BATTISTONI, magistrat belge, responsable du département formation au sein de GEMME, BELGIQUE

INTERNATIONAL MEDIATION INSTITUTE / INSTITUT INTERNATIONAL DE MEDIATION (IMI) Apologized / Excusé

INTERNATIONAL UNION OF JUDICIAL OFFICERS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE ET OFFICIERS JUDICIAIRES (UIHJ) Apologized / Excusé

EUROPEAN EXPERTISE AND EUROPEAN INSTITUTE (EEEI) / INSTITUT EUROPEEN DE L’EXPERTISE ET DE L’EXPERT (EEEI)

Nico KEIJSER, Vice-president de l’EEEI

Claude DUVERNOY, Vice-president de l’EEEI et président de la fédération française des centres de médiation

Nicole JARNO, Première présidente, Cour d’appel de Colmar, FRANCE

Panagiota Eirini SIDERI, Judge, Athens Court of First Instance, GREECE

***

INVITED DELEGATIONS / DELEGATIONS INVITES

SLOVAK REPUBLIC / REPUBLIQUE SLOVAQUIE

Erik KOTLARIK, Legal Assistant to the Secretary of State, Ministry of Justice, SLOVAK REPUBLIC

***

SECRETARIAT

DGI - Human Rights and Rule of Law, Division for the independence and efficiency of justice /

DGI - Droits de l’Homme et Etat de droit, Division pour l’indépendance et l’efficacité de la justice

E-mail: [email protected]

Clémence BOUQUEMONT, Secretary of the CEPEJ-MED / Secrétaire du CEPEJ-MED,

Tel: +33 (0)3 90 21 60 83, e-mail: [email protected]

Paul MEYER, Co-Secretary of the CEPEJ-MED / Co-Secrétaire du CEPEJ-MED,

Tel: +33 (0)3 90 21 55 22, e-mail: [email protected]

Ioana VOELKEL, Assistant/Assistante, Tel : +33 (0)3 90 21 42 94 ; e-mail: [email protected]

***

Interpreters / Interprètes

Eline AITKEN

Benoit MALMONTET

Ina KANG

ANNEXE III : Développement de la boîte à outils sur la médiation

Tool	Reference/who is in charge of developing the tool	Date Completed On-going At a later stage
1. Standardised training curriculum	Handbook + Maria and Rimantas Revision with IMI	A joint document circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
2. FAQ	Court manual + Jean + Jeremy	circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
3. Judicial referral to mediation (incl. indicators to judges and clerks on suitability of cases to mediation)	Court manual + Nina	circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
4. Guidance for lawyers (indicators for cases suitable, inclusion of clauses, information of clients on possibilities of mediation, mediation-friendly fees structure, etc.)	CCBE + Anna	A joint document was jointly elaborated before 3rd meeting for adoption by CEPEJ plenary in June 2018
5. Template on how to  evaluate mediation pilots + Issues to be addressed to set up mediation pilots	Jeremy/Nina	circulated to members of the WG in January 2018 for comments circulated to MS during Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
6. Baseline Grid for MS to collect statistical data	Leonardo/Rimantas	Finalised during November session To be adopted in December 2018 Possible testing afterwards
7. Handbook for mediation lawmaking	Secretariat/MS Rimantas/Nina/Leonardo + Miglé	A reference document, the collection of existing national laws and draft laws on mediation and related issues (settlement agreements, non-law materials, etc.) in French and English was prepared by Secretariat and shared in November 2018. Completed with additional info until December 18. Working document discussed during May session Revision to be presented within 2 weeks by Migle for circulation to members ( one week deadline) Polishing/translation of the document by beginning of June Presentation for adoption of CEPEJ Plenary June 2019
8. Code of conduct for mediation centres	Leonardo/Rimantas	Finalised during November session. Adopted in December 2018.
9. Action/s to improve mediation page of CEPEJ Improving structure, selection and updating with various useful mediation related information, e.g. reference lists to selected codes of conduct, ethics, etc., good practices, videos, tools, mediation laws in place, mediation related studies conducted by the CoE, examples of mediation cooperation projects (all to be put on the mediation page of CEPEJ)	Secretariat Maria / Rimantas / Leonardo / Secretariat	Restructure toolkit presentation with individual tools and  separate access on the website, prepare feedback form ( to be circulated to members during summer) Designing rules and procedures on improvement of mediation page of CEPEJ Creating a network of correspondents who will be able to supply materials (might correlate with implementation of Roadmap Recommendation 3.2 “Develop a Network of persons in charge of mediation at MoJs and of correspondents of experts in civil, family, penal and administrative mediation”) .
10. Standard mediation Forms	Jeremy	Finalised during November session. Adopted in December 2018.
11. Awareness raising tools (for users/PR)	Scientific expert in Public relations / communication?	Development 2020 Scientific expert to be invited if possible for one meeting (end of 2019/ 2020?)
12. Guidance in application of various IT tools (including artificial intelligence, ODR, etc.)	Rimantas + cooperation with GT QUAL	2020 following works within CDCJ on ODR (Rimantas will see if there are potential synergies)
13.Guidelines on designing and monitoring mediators training schemes	Maria/Rimantas IMI (James/Federico)	Draft presented to members during May session. Will be sent to IMI for comments (one week deadline) Presentation to CEPEJ Plenary in June 2019 if no major comments from IMI
14.Awareness raising/training curriculum for various actors involved in mediation process ( not acting as mediators) (group of tools) : -       judges and prosecutors	Taskforce composed of : - Nina, Jean, Anna for first draft - GEMME - Offer from Greek MoJ who could help pilot the tool	Secretariat will propose merging of both documents ( Nina’s document in appendix) Nina, Jean and Anna will review the document in order to avoid any contradictions/discrepancies in the document Revised document to be shared with GEMME for comments during summer Final draft to be circulated with members of the group by beginning of October Discussion during October meeting and presented to CEPEJ Plenary for adoption in December
14 bis. Awareness raising/training curriculum for various actors involved in mediation process ( not acting as mediators) (group of tools) : -       lawyers	Maria/Rimantas For lawyers, TF with CCBE (TBC)	Draft to be prepared by CCBE by the end of May Will be shared within TF during summer for discussion Final draft to be circulated with members of the group by beginning of 1st October Discussion during October meeting and presented to CEPEJ Plenary for adoption in December
14 ter. Awareness raising/training curriculum for various actors involved in mediation process ( not acting as mediators) (group of tools) : -       notaries	Maria/Rimantas For Notaries, TF with CNUE	Skype call to be organised with TF before summer and first draft to be prepared by CNUE and circulated over summer Final draft to be circulated with members of the group by beginning of 1st October Discussion during October meeting and presented to CEPEJ Plenary for adoption in December
14 qua. Awareness raising/training curriculum for various actors involved in mediation process ( not acting as mediators) (group of tools) : -       enforcement officers	Maria/Rimantas For enforcement officers, TF with UIHJ	Skype call to be organised with UIHJ to discuss modalities  first draft to be prepared and circulated over summer Final draft to be circulated with members of the group by beginning of October Discussion during October meeting and presented to CEPEJ Plenary for adoption in December
15. Peer Mediation Checklist Guidelines – peer mediation projects in schools	Maria and Anna? Jean suggest to contact project in Canada/ Québec to know more and collect information about successful practical experiences ( + Switzerland) Scientific expert in child education	2020
16.Inclusion of mediation (amicable dispute resolution) into high school curricula	Scientific expert in child education	2020
17. Updating the Guidelines on penal mediation – in line with adoption of Restorative Justice Recommendation		Inviting someone from CDPC to the October meeting to discuss and help up update the Guidelines and design new tools.
18. Guidelines, risks evaluation matrix or some other tool/s to help reasonably and efficiently apply mediation in disputes related to violence against women	Maria and Anna + GREVIO experts	Reconsider in 2020 depending on GREVIO’s availability