21 Juin 2018                                                                 

CEPEJ-GT-MED(2018)4

Commission Européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ)

Groupe de travail sur la médiation

(CEPEJ-GT-MED)

Groupe de travail sur la médiation (CEPEJ-GT-MED)

Rapport de la 3^ème réunion

Strasbourg, 24-25 Mai 2018

Introduction

1.     Le groupe de travail sur la médiation (CEPEJ-GT-MED) de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 3^ème réunion, suite à sa réactivation en 2017, les 24 et 25 mai 2018 à Strasbourg. Elle a été présidée par M. Rimantas Simaitis (Lituanie).

2.     L’ordre du jour et la liste des participants sont reproduits aux annexes I et II de ce rapport, respectivement.

I. Discussion et adoption des documents CEPEJ-GT-MED en vue de la réunion plénière de la CEPEJ  

a)         Boîte à outils pour compléter les Lignes directrices

3.     Lors de sa première réunion tenue les 23 et 24 mai 2017, le CEPEJ-GT-MED avait décidé d’entamer la conception d’une boîte à outils comprenant différents instruments à l’attention de tous les acteurs impliqués dans la médiation en Europe (Etats membres, juges, greffiers, avocats, médiateurs privés, etc.), dans le but d’accroître et d’harmoniser l’utilisation des pratiques de la médiation en Europe. Lors de la deuxième réunion du groupe de travail les 16 et 17 novembre 2017, il a été décidé de lancer une procédure de consultation des membres de la CEPEJ sur les instruments déjà existants.

4.     Le Secrétariat a ouvert la procédure de consultation en avril/mai 2018 et a envoyé les documents concernés aux membres de la CEPEJ pour recueillir d’éventuels commentaires avant la prochaine réunion plénière (27-29 juin 2018) sur la pertinence des outils (i)  et, si approprié, sur leur contenu (ii).

5.     Malgré plusieurs rappels, cinq réponses seulement ont été reçues par le Secrétariat : deux réponses positives sans commentaires (France et Suède) et trois réponses avec commentaires (Portugal, Suisse et Turquie).

6.     La majorité des commentaires a été prise en considération pour améliorer le document. Néanmoins, certains commentaires étaient spécifiques au contexte national en matière de médiation et n’ont pu être pris en compte dans les outils qui sont conçus comme des documents-cadres devant être adaptés au contexte national lorsqu'ils sont mis en œuvre.

7.     En réponse au commentaire envoyé par le membre de la CEPEJ au nom de la Suisse, une introduction à la « Boîte à outils », présentant l’approche et la méthodologie suivies par le groupe de travail, a été rajoutée. De même, il a été décidé d’expliciter le titre du document « Boîte à outils pour le développement de la médiation » par le sous-titre suivant: « Assurer la mise en œuvre des lignes directrices de la CEPEJ sur la médiation ».

8.      Le CEPEJ-GT-MED a alors adopté le document et a confié au Secrétariat la tâche de le traduire avant la prochaine réunion plénière de la CEPEJ. Entre-temps, les membres du groupe de travail ont demandé au Secrétariat de contacter chacun des membres de la CEPEJ ayant fait des commentaires sur la boîte à outils afin de les remercier de l'intérêt qu’ils portent aux travaux du CEPEJ-GT-MED et de les informer des derniers changements décidés à la lumière de leurs commentaires.

9.     Le travail sur la boîte à outils a continué avec l’identification et le développement d’outils supplémentaires prévus pour 2018 et/ou 2019 (voir annexe III).

b)         Rapport sur l’impact des Lignes directrices

10.  Le projet de rapport, tel que révisé par le Secrétariat en collaboration avec l’expert scientifique avant la réunion, a été adopté par le CEPEJ-GT-MED sans autre discussion. Comme décidé lors de la deuxième réunion du groupe de travail, les recommandations aux États membres sur la manière de développer le recours à la médiation, ainsi qu’un plan de travail pour 2018-2019 ont été extraits du rapport et présentés dans un projet de nouveau document, la « Feuille de route du CEPEJ-GT-MED » qui sera présentée en vue de son adoption lors de la prochaine réunion plénière de la CEPEJ.     

II. Rédaction éventuelle d’une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation  

11.  Un échange de vues préliminaire a eu lieu concernant la possibilité de proposer aux comités directeurs compétents du Conseil de l’Europe l’élaboration d’une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation (voir le document CEPEJ-GT-MED(2018)2).

12.  Cette proposition sera discutée plus en détail lors de la prochaine réunion du CEPEJ-GT-MED en novembre 2018 en vue de la présenter à la prochaine réunion plénière de la CEPEJ en décembre 2018.

 

III. Coopération avec les autres groupes de travail de la CEPEJ

La Grille d’évaluation CEPEJ – partie sur la médiation

13.  Le CEPEJ-GT-MED a poursuivi la discussion entamée lors de sa première réunion sur les amendements possibles à la partie relative à la médiation dans la Grille d’évaluation de la CEPEJ et sa Note explicative.

 

14.  Les données sur la médiation collectées pendant l’exercice d’évaluation de la CEPEJ ne sont pas jugées aussi fiables que les données concernant d’autres domaines et cela pour des raisons différentes: problèmes de définitions, faible qualité des données quantitatives, absence d’un contact national unique, divergences dans la compréhension de la médiation par les différents professionnels de la justice, etc.

15.  Le groupe de travail a convenu de proposer au CEPEJ-GT-EVAL des amendements concrets améliorant la Grille d’évaluation et sa Note explicative pour sa prochaine réunion en novembre 2018, au cours de laquelle la Grille d’évaluation et la Note explicative 2018-2020 seront adoptées.

Le groupe ad hoc de la CEPEJ sur les définitions

16.  Le Secrétariat a informé les membres du CEPEJ-GT-MED qu’un groupe ad hoc travaillant sur l’harmonisation des définitions contenues dans tous les documents de la CEPEJ a été mis en place et qu’un membre du CEPEJ-GT-MED sera invité à y participer lors de sa prochaine réunion en septembre 2018 à Paris. Les définitions de la CEPEJ relatives à la médiation sont pour la plupart contenues dans la Note explicative de la Grille d’évaluation de la CEPEJ et, par conséquent, ce travail est étroitement lié au travail mentionné ci-dessus avec le CEPEJ-GT-EVAL. Il a été décidé que M. Jeremy Tagg représenterait le CEPEJ-GT-MED dans ce groupe ad hoc.

CEPEJ-GT-QUAL

17.  Le président a informé les autres membres de sa participation dans les travaux du CEPEJ-GT-QUAL relatifs au document sur l’intelligence artificielle (la partie concernant les mesures alternatives au règlement des litiges) et du fait que le CEPEJ-GT-MED serait solliciter pour commenter cette partie avant septembre 2018 par voie électronique. A la suite de cette coopération préliminaire, un outil tel qu’un guide à l’intention des États membres sur l’application de divers outils informatiques dans la médiation (y compris l’intelligence artificielle, le règlement en ligne des litiges (ODR), etc.) pourra être développé conjointement par les deux groupes de travail courant 2019 (voir annexe III).

18.  Madame Oleksandra Sytnyk, membre du Secrétariat du CDCJ, a présenté une étude en cours portant sur le règlement en ligne des litiges (ODR) et dans le cadre de laquelle certaines informations liées à l’utilisation des mesures alternatives au règlement des litiges en Europe ont été recueillies. Cette étude sera examinée lors de la plénière du CDCJ en novembre où il pourrait être décidé de développer des orientations à l’attention des Etats membres sur la manière d’utiliser des technologies de l’information dans les tribunaux afin d’éviter toute violation de l’article 6 de la Convention européenne des droits de l’homme.

IV. Participation des membres du CEPEJ-GT-MED à d’autres fora

19.  Mme Maria Oliveira a représenté le CEPEJ-GT-MED lors d’une conférence nationale en Bulgarie en avril 2018, dont l’objet était d’identifier des bonnes pratiques et des solutions susceptibles de stimuler le développement de la médiation en Bulgarie. M. Jean Mirimanoff a participé à une conférence organisée par le ministère de la Justice du Maroc, à Rabat, en mars 2018, sur « la notion juridique de l’entreprise » et a présenté, à cette occasion, des exemples pratiques de médiation civile et commerciale.
ANNEXE I: Agenda / Ordre du jour

1.         Opening of the meeting / Ouverture de la réunion

2.         Adoption of the agenda / Adoption de l’ordre du jour

3.         Information by the Secretariat / Information du Secrétariat

4.         Discussion and adoption of CEPEJ-GT-MED documents in view of CEPEJ plenary meeting / Discussion et adoption des documents du CEPEJ-GT-MED en vue de la prochaine réunion plénière de la CEPEJ

a)    Toolkit to complement the Guidelines / Boite à outils visant à compléter les Lignes Directrices

§  Presentation by the Secretariat of main comments and changes proposed by CEPEJ members / Présentation par le Secrétariat des principaux commentaires et changements proposés par les Membres de la CEPEJ

§  Current state of development of additional tools / Etat de développement d’outils additionnels

§  Remaining documents to draft in the future / Outils restants à développer

Working documents / Documents de Travail

Table “Development of the mediation toolkit” / Tableau “Développement de la boite à outils sur la médiation“

Appendix III - CEPEJ-GT-MED(2017)9

GT-MED toolkit / Boîte à outils GT-MED

CEPEJ-GT-MED(2017)7

Anglais seulement

b)    Report on the impact of the guidelines / Rapport sur l’impact des Lignes Directrices

• Examination of the draft report in view of its adoption / Examen du projet de rapport en vue de son adoption
• Examination of the road map (chapter 6) in view of its adoption by the CEPEJ / Examen de la feuille de route (chapitre 6) en vue de son adoption par la CEPEJ

 

Working documents/Documents de Travail

Report on the impact of the guidelines / Rapport sur l’impact des Lignes Directrices

CEPEJ-GT-MED(2017)8

Anglais seulement

Road Map of the CEPEJ-GT-MED / Feuille de route du CEPEJ-GT-MED

CEPEJ-GT-MED(2018)1

Anglais seulement

 5.        Possible drafting of a Council of Europe convention on mediation / Elaboration éventuelle d’une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

• Exchange of views on the opportunity of setting up a Council of Europe Convention on mediation / Echange de vues sur l’opportunité d’élaborer une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

• Preparation of a draft « note of the CEPEJ for the attention of the CDCJ on the opportunity of drafting a Council of Europe Convention on mediation » (to be examined by the CEPEJ) / Préparation d’un projet de « note de la CEPEJ à l’attention du CDCJ sur l’opportunité d’élaborer une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation » (à examiner par la CEPEJ)

Working document /Document de Travail

Note of the CEPEJ for the attention of the CDCJ on the opportunity of drafting

a Council of Europe Convention on mediation /

Note de la CEPEJ à l’attention du CDCJ sur l’opportunité d’élaborer

une Convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

CEPEJ-GT-MED(2018)2

Anglais seulement

6.         Cooperation with other CEPEJ Working Groups / Coopération avec les autres groupes de travail de la CEPEJ

Working documents / Documents de Travail

GT-MED review on the GT-EVAL evaluation grid as regards mediation /

Mise à jour de la Grille d’évaluation concernant la médiation

CEPEJ-GT-MED(2017)6

Anglais seulement

Review of CEPEJ definitions related to mediation /

Mise à jour des définitions relatives à la médiation

CEPEJ-GT-MED(2018)3

7.         Future works and Working Plan / Activités futures et programme de travail

8.         Participation of CEPEJ-GT-MED members in other fora/ Participation des membres du CEPEJ-GT-MED dans d’autres forums

9.         Work of Member States, other institutions and/or observers concerning mediation / Travaux des Etats membres, autres institutions et/ou observateurs concernant la médiation

10.        Other business  / Questions diverses

Reference document / Document de référence

Report of the 2^nd meeting of the CEPEJ Working group on Mediation  /

Rapport de la 2ème réunion du Groupe de travail de la CEPEJ sur la médiation

CEPEJ-GT-MED(2017)9

ANNEXE II : List of participants / Liste des participants

MEMBERS / MEMBRES

Violeta BELEGANTE, Conseillère juridique, Ministère de la Justice, ROUMANIE, e-mail: [email protected]

Maria DA CONCEIÇAO OLIVEIRA, Lawyer and Mediator, PORTUGAL, e-mail: [email protected]

Anna MAROVA, Lawyer and Mediator, CZECH REPUBLIC, e-mail: [email protected]

Jean MIRIMANOFF, Magistrat honoraire, Médiateur Assermenté, SUISSE, e-mail: [email protected]

Rimantas SIMAITIS, Partner, Cobalt law firm, LITHUANIA, e-mail: [email protected]

Jeremy TAGG, Mediation consultant, UNITED KINGDOM, e-mail: [email protected]

***

SCIENTIFIC EXPERT / EXPERT SCIENTIFIQUE

Leonardo D’URSO, Co-founder and Chief Executive Office, ADR Centre, ITALY

e-mail: [email protected]

***

OBSERVERS / OBSERVATEURS

Council of Bars and Law Societies of Europe - European lawyers promoting law and justice / Conseil des barreaux  européens - Les avocats européens pour le droit et la justice (CCBE), Simone CUOMO, Senior Legal Advisor, BELGIUM, e-mail: [email protected]

Council of the Notariats of the European Union / Conseil des Notariats de l’Union Européenne (CNUE), Yves BEHETS WYDEMANS, Notaire, Médiateur, BELGIQUE, e-mail : [email protected]

European Union of Rechtspfleger and Court Clerks / Union Européenne des Greffiers de Justice (EUR), Vivien WHYTE, Président de l'EUR, FRANCE, e-mail : [email protected]

International Union of Judicial Officers / Union Internationale des Huissiers de Justice et Officiers Judiciaires (UIHJ), Mathieu CHARDON, Huissier de justice, Secrétaire général de l’UIHJ, FRANCE, e‑mail: [email protected]

Apologised / Excusé

Erik KOTLARIK, Legal Assistant to the Secretary of State, Ministry of Justice, SLOVAK REPUBLIC,

e-mail :[email protected]

Maria Evdokia LIAKOPOULOU, Doctorante en droit social, Université de Strasbourg, FRANCE, e-mail: [email protected]

Emeline LLAS, Chercheuse CNRS, FRANCE, e-mail: [email protected]

Panagiota Eirini SIDERI, Judge, Athens Court of First Instance, GREECE, e-mail: [email protected]

***

SECRETARIAT

DGI - Human Rights and Rule of Law, Division for the independence and efficiency of justice /

DGI - Droits de l’Homme et Etat de droit, Division pour l’indépendance et l’efficacité de la justice

E-mail: [email protected]

Clémence BOUQUEMONT, Secretary of the CEPEJ-MED / Secrétaire du CEPEJ-MED,

Tel: +33 (0)3 90 21 60 83, e-mail: [email protected]

Paul MEYER, Co-Secretary of the CEPEJ-MED / Co-Secrétaire du CEPEJ-MED,

Tel: +33 (0)3 90 21 55 22, e-mail: [email protected]

Yannick MENECEUR, Administrator / Administrateur, Tél. : 33 (0)3 90 21 53 59, e-mail: [email protected]

Christel SCHURRER, Administrator, Secretary of the CEPEJ-GT-EVAL / Administratrice, Secrétaire du CEPEJ-GT-EVAL, Tél : +33 (0)3 90 21 56 97, e-mail: [email protected]

Oleksandra SYTNYK, Programme Officer, Division for Legal Co-operation, Secretariat of the European Committee for Legal Co-operation (CDCJ), Tél : +33 (0)3 90 21 54 38, e-mail: [email protected]

Anna KHROMOVA, Assistant / Assistante, Tel: +33 (0)3 88 41 21 68, Fax: +33 (0)3 90 21 50 33,

e-mail: [email protected]

***

Interpreters / Interprètes

Cynera JAFFREY

Isabelle MARCHINI

ANNEXE III : Développement de la boîte à outils ( anglais uniquement)

Tool	Reference/who is in charge  of developping the tool	Date Completed Ongoing At a later stage
1. Standardised training curriculum	Handbook + Maria and Rimantas Revision with IMI	A joint document circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
2. FAQ	Court manual + Jean + Jeremy	circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
3. Judicial referral to mediation (incl. indicators to judges and clerks on suitability of cases to mediation)	Court manual + Nina	circulated to WG early 2018 and to MS Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
4. Guidance for lawyers (indicators for cases suitable, inclusion of clauses, information of clients on possibilities of mediation, mediation-friendly fees structure, etc.)	CCBE + Anna	A joint document was jointly elaborated before 3rd meeting for adoption by CEPEJ plenary in June 2018
5. Template on how to  evaluate mediation pilots + Issues to be addressed to set up mediation pilots	Jeremy/Nina	circulated to members of the WG in January 2018 for comments circulated to MS during Spring 2018 Finalisation during 3rd meeting for adoption at CEPEJ plenary in June 2018
6. Guidance for MS to collect statistical data	Leonardo	Drafted by Scientific Expert by 15 September 2018 Discussion during November session Possible testing afterwards
7. Guidelines / Recommendations to MS on how to develop efficient and sufficient Mediation Legal Framework, and to keep it up to date (potential update to GL?)	Maria/Jeremy/Anna/Rimantas/Leonardo Secretariat/MS	Collection of existing national laws and draft laws on mediation and related issues (settlement agreements, non-law materials, etc.) in French and English by Secretariat to be shared on October 18 Next working session Nov 18 we rediscuss how the document should be structured Could be adopted by CEPEJ plenary in June 2019
8. Code of conduct for mediation centers	Leonardo/Rimantas	mid September 18 Discussion during November session
9. Reference list to selected codes of conducts, ethics, etc. +good practices, videos, tools, mediation laws in place (all to be put on the mediation page of CEPEJ)	Maria	Action Plan to be presented by mid September Discussion during November session
10. Forms (first form and agreement form) (mediation clauses, agreements to mediate, and mediation settlement agreements) Standard agreement form + Feedback form from parties which went through mediation process	Jeremy	to be presented by mid September Discussion during November session
11. Awareness raising tools  for various stakeholders such as Strategy principles or analogist tools -judges -lawyers (if not included in 6) -users -other stakeholders	Jean CCBE? Scientific expert in marketing issues?	Give information about what is done in France and Belgium by November 18 Preliminary discussion during November session Development in 2019
12. Guidance in application of various IT tools (including artificial intelligence, ODR..)	Rimantas + cooperation with GT QUAL	2019 following works with GT-QUAL
13.Guidelines on designing and monitoring mediators training schemes	Maria/Rimantas IMI?	2019
14.Designing of training curriculum for lawyers, judges, prosecutors, social workers, police, public administration, notaries, bailiffs (group of tools)	Jean/Maria/Rimantas Nina? EAJ? CCBE? CNUE? European Judicial Training Network (EJTN) Others? GEMME? Offer from Greek MoJ who could help design and pilot the tool	For Nov 2018 building links > approaching networks Developement of the tools in 2019
15. Peer Mediation Checklist Guidelines – peer mediation projects in schools	Maria and Anna? Jean can contact the Swiss federation of mediation to know more and collect about the practical experiences Scientific expert in child education	2019
16.Inclusion of mediation (amicable dispute resolution) into high school curricula	Scientific expert in child education	2019