26 novembre 2018

CEPEJ-GT-MED(2018)10

Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ)

Groupe de travail sur la médiation

(CEPEJ-GT-MED)

Rapport de la 4^e réunion

Strasbourg, 15-16 novembre 2018

Introduction

1.     Le Groupe de travail sur la médiation (CEPEJ-GT-MED) de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 4^e réunion, depuis sa réactivation en 2017, les 15 et 16 novembre 2018 à Strasbourg sous la présidence de M. Rimantas Simaitis (Lituanie).

2.     L’ordre du jour et la liste des participants figurent respectivement aux annexes I et II du présent rapport.

I. Examen et adoption d’outils supplémentaires à inclure dans la Boîte à outils pour le développement de la médiation – assurer la mise en œuvre des lignes directrices de la CEPEJ sur la médiation

a)         Outils supplémentaires

3.     Lors de sa première réunion, les 23 et 24 mai 2017, le CEPEJ-GT-MED a décidé de commencer à élaborer une boîte à outils comprenant divers outils utiles à l’ensemble des acteurs de la médiation en Europe (États membres, juges, greffiers, avocats, médiateurs privés, etc.) afin de renforcer et unifier l’usage et les pratiques de la médiation en Europe. La « Boîte à outils pour le développement de la médiation – assurer la mise en œuvre des lignes directrices de la CEPEJ sur la médiation » (Document CEPEJ(2018)7) a été adoptée à la dernière réunion plénière de la CEPEJ (du 27 au 29 juin 2018).

4.     La boîte à outils est conçue comme un ensemble dynamique destiné à évoluer et à s’étoffer. Lors de sa 4^e réunion, le CEPEJ-GT-MED adopte trois documents supplémentaires (Grille de référence pour les indicateurs de performance de la médiation, Code de conduite européen relatif aux prescripteurs  de médiation et Modèles de formulaires de médiation) dont l’adoption sera proposée à la prochaine réunion plénière de la CEPEJ.

5.     Le CEPEJ-GT-MED décide de recenser et d’élaborer des outils supplémentaires en 2019 (voir annexe III). En particulier, il envisage de coopérer avec des institutions partenaires potentielles pour concevoir des programmes de formation à l’intention de différents acteurs : les juges, avec le Groupement européen des magistrats pour la médiation (GEMME) et/ou le Réseau européen de formation judiciaire (REFJ), les notaires, avec le Conseil des notariats de l’Union européenne (CNUE) et les huissiers de justice avec l’Union internationale des huissiers de justice (UIHJ). Des lignes directrices sur l’élaboration et le suivi des programmes de formation pour médiateurs pourraient être conçues en coopération avec l’IMI, ainsi que des règles et procédures pour l’amélioration de la page de la CEPEJ sur la médiation.

6.     Le CEPEJ-GT-MED charge Mme Miglė Žukauskaitė, experte scientifique, d’élaborer un outil de projet afin d’aider les États membres à développer et améliorer leur propre cadre juridique de la médiation (effectuer une analyse comparative des lois européennes en matière de médiation, recenser les bonnes pratiques et les insuffisances, contribuer à la recherche scientifique et à l’élaboration de l’outil). Ce nouvel outil devrait être conçu avec la participation de deux membres du CEPEJ-GT-MED et d’un autre expert scientifique, M. Leonardo D’Urso.

7.     A la suite de la présentation du travail du Groupe d’experts sur la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique (GREVIO) par son Secrétariat, les participants abordent la future coopération transversale entre le CEPEJ-GT-MED et le GREVIO, notamment la collecte, par l’intermédiaire des réseaux de la CEPEJ, de données sur le cadre juridique et les pratiques de la médiation dans les affaires de violence contre les femmes dans les États membres du Conseil de l’Europe. Cela pourrait conduire, le cas échéant, à une deuxième étape consistant à élaborer des lignes directrices, une grille d’évaluation des risques ou d’autres outils afin d’offrir aux États membres des recommandations expliquant comment sélectionner les cas dans lesquels il y a lieu de recourir à la médiation et comment pratiquer la médiation dans ces affaires, tout en veillant à appliquer des mesures de prévention et des méthodes efficaces pour protéger les victimes et maîtriser tous les autres risques associés à ce type de litige.

b)         Discussion sur les moyens d’assurer la diffusion de la boite à outils

8.     Le groupe de travail considère que la diffusion des outils de la CEPEJ sur la médiation, notamment la boîte à outils, revêt une importance déterminante, et que des efforts devraient être entrepris pour faire en sorte d’atteindre les acteurs directement concernés dans les États membres.

9.     Le Secrétariat rappelle les différentes mesures qui ont été prises afin de diffuser la boîte à outils dans les États membres depuis son adoption. Les membres du groupe de travail et les observateurs sont invités à transmettre des listes de contacts, concernant notamment les acteurs privés de la médiation, au Secrétariat.

10.  Il est proposé d’effectuer des enquêtes, à intervalles réguliers à partir de 2020, afin d’évaluer l’impact de ces outils sur le recours à la médiation et la pratique de la médiation dans les États membres du Conseil de l’Europe. L’établissement d’un réseau d’interlocuteurs dans les États membres (voir point 20) et l’utilisation des outils dans les programmes de coopération (point 24) sont également mentionnés comme de bons moyens de diffuser les outils de la CEPEJ sur la médiation et d’atteindre les acteurs compétents.

II. Possibilité de rédiger une convention du Conseil de l’Europe sur la médiation

11.  Un premier échange de vues avait eu lieu, lors de la dernière réunion du CEPEJ-GT-MED (25-26 mai 2018), sur l’opportunité de proposer l’élaboration d’une convention du Conseil de l’Europe sur la médiation aux comités directeurs concernés du Conseil de l’Europe. Par la suite, une visioconférence a été organisée entre le président du groupe de travail et le bureau de la CEPEJ (3 septembre 2018), au cours de laquelle celui-ci a proposé d’effectuer une étude de faisabilité en tant qu’étape préliminaire.

12.  Au cours de ces discussions, certains membres du CEPEJ-GT-MED et le Bureau de la CEPEJ ont mis en question l’utilité d’un texte juridiquement contraignant pour soutenir le développement de la médiation dans les États membres ; il a été décidé que l’étude de faisabilité devrait permettre d’apprécier l’utilité d’une convention à cet égard.

13.  Pour y parvenir, l’étude de faisabilité devrait comporter une évaluation comparative des instruments internationaux contraignants et non contraignants en vigueur. Elle devrait également porter sur l’impact économique et sociologique du recours à la médiation pour les États membres. Sur la base de cette analyse, l’étude devrait indiquer dans quelle mesure un nouvel instrument contraignant dans le domaine de la médiation pourrait améliorer la qualité et la quantité des procédures de médiation en matière civile, commerciale et familiale. Enfin, l’étude de faisabilité devrait également offrir un plan préliminaire de la convention.

14.  Cette proposition sera présentée à la prochaine réunion plénière de la CEPEJ (3-4 décembre 2018).

III. Coopération avec les autres groupes de travail de la CEPEJ

Grille d’évaluation de la CEPEJ – partie consacrée à la médiation

15.  Lors de sa dernière réunion (24-25 mai 2018), le groupe de travail a décidé de proposer des améliorations concrètes à la Grille d’évaluation de la CEPEJ pour le cycle 2018-2020, afin d’améliorer la collecte de données dans ce domaine.

16.  Le Secrétariat a informé le CEPEJ-GT-MED que le CEPEJ-GT-EVAL a adopté, lors de sa dernière réunion (6-7 novembre 2018), une version mise à jour de la grille dans laquelle la plupart des modifications ont été adoptées. Certaines d’entre elles doivent toutefois être adaptées à la méthodologie d’évaluation de la CEPEJ.

Groupe de travail ad hoc de la CEPEJ sur les définitions

17.  Jeremy Tagg a été chargé par le groupe de travail de représenter le CEPEJ-GT-MED auprès du groupe de travail ad hoc travaillant sur l’harmonisation des définitions contenues dans tous les documents de la CEPEJ lors de sa dernière réunion (10-11 septembre 2018). Il présente les résultats des travaux du groupe de travail ad hoc et les modifications proposées aux définitions relatives à la médiation.

18.  Il s’ensuit des discussions visant à améliorer ces définitions. Les modifications seront soumises au groupe de travail ad hoc lors de sa prochaine réunion, qui devrait avoir lieu début 2019.

IV. Discussion sur les suites à donner à la feuille de route du CEPEJ-GT-MED

19.  Lors de sa dernière réunion plénière (27-29 juin 2018), la CEPEJ a adopté la feuille de route du CEPEJ-GT-MED ; celle-ci comprend des recommandations qui constituent le Plan d’action du CEPEJ-GT-MED pour 2018 et 2019.

20.  Le groupe de travail décide de faire le point sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre de ces recommandations. Il apparaît que la plupart d’entre elles ont déjà été mises en œuvre ou font actuellement l’objet de différentes activités du groupe de travail (développement et diffusion de la boîte à outils, coopération avec le CEPEJ-GT-EVAL, etc.).

21.  En ce qui concerne la recommandation 1.3, « Promouvoir la tenue, tous les ans ou tous les deux ans, d’une Conférence du Conseil de l’Europe sur la médiation à laquelle participeraient de hauts responsables politiques venant de divers ministères de la Justice », et la recommandation 3.2, « Développer un réseau de personnes en charge de la médiation au sein des ministères de la Justice et de correspondants experts dans le domaine de la médiation en matière civile, familiale, pénale et administrative », il est décidé qu’une lettre devrait être rédigée par le Secrétariat, signée par le président du CEPEJ-GT-MED et envoyée aux membres nationaux de la CEPEJ afin de recueillir des suggestions sur les étapes suivantes et sur des activités particulières. Les retours seront examinés à la prochaine réunion du CEPEJ-GT-MED dans l’objectif d’établir un plan d’action détaillé.

22.  S’agissant de la recommandation 4.2, « Promouvoir le recours à la médiation au sein du CdE lui-même en suggérant au département compétent d’introduire une clause en plusieurs étapes (recours à la médiation puis à l’arbitrage) dans tous les contrats d’achat du CdE », il est décidé qu’une lettre sera rédigée par le Secrétariat, signée par le président du CEPEJ-GT-MED et envoyée au département compétent.

V. Participation des membres du CEPEJ-GT-MED à d’autres instances

23.  Le groupe de travail demande au Secrétariat de la CEPEJ de répondre à un questionnaire reçu du Service social international (SSI), qui travaille à l’élaboration d’un réseau de médiateurs internationaux en matière familiale, et qui suppose un certain niveau de coopération entre le SSI et le CEPEJ-GT-MED.

24.  Maria Oliveira et Rimantas Simaitis communiquent des informations sur leur participation respective à des projets de coopération du Conseil de l’Europe dans le domaine de la médiation en Turquie et au Bélarus. Les outils de la CEPEJ, y compris la boîte à outils, sont pleinement utilisés dans le cadre de ces projets.

25.  Rimantas Simaitis a assisté à la conférence de clôture d’un projet du CNUE portant sur l’élaboration d’une méthodologie de médiation notariale, au cours de laquelle les discussions ont porté, parmi les suites à donner, sur une éventuelle coopération avec le CEPEJ-GT-MED en vue de concevoir des outils communs pour promouvoir la médiation notariale et d’autres pratiques de médiation connexes.

 ANNEXE I

Agenda / Ordre du jour

1. Adoption of the agenda / Adoption de l’ordre du jour

2. Information by the Chairman, the experts and the Secretariat /

Information du Président, des experts et du Secrétariat

3. The challenges of the use of artificial intelligence algorithms in judicial systems / Les enjeux de l’utilisation des algorithmes de l’intelligence artificielle pour les systèmes judiciaires

       Presentation of the Ethical Charther on the use of artificial intelligence in judicial systems and its appendixes / Présentation de Charte éthique d’utilisation de l’intelligence artificielle dans les systèmes judiciaires et de ses annexes

       Information about the conference on « artificial intelligence at the service of the judiciary » , Riga, 27 September 2018 / Informations sur la conférence sur " l'intelligence artificielle au service du pouvoir judiciaire ", Riga, 27 septembre 2018

 

4. Going further with Cyberjustice Guidelines and building a case management systems with a user’s approach / Aller plus loin avec les Lignes directrices Cyberjustice et construire un système électronique de gestion des affaires avec une approche usager

       Presentation by Harold Epineuse (scientific expert, France) of a toolkit to support the implementation of the Guidelines on driving changes towards cyberjustice, as well as of a substantive document on building a case management system that serves the users / Présentation par Harold Epineuse (expert scientifique, France) d’une boite à outils pour renforcer la mise en œuvre des Lignes directrices sur la conduite du changement vers la cyberjustice, ainsi que d’un document de fond sur la construction d’un système informatique de gestion des dossiers au service des usagers

5. Courts’ and public prosecution offices’ communication with the public and the media/ Communication des tribunaux et des autorités judiciaires de poursuite pénale avec le public et les médias

                  Presentation by Pierre Cornu, (scientific expert, Switzerland) / Présentation par Pierre Cornu, (expert scientifique, Suisse)

                  Discussion

6. Knowledge-sharing as a tool for breaking judges’ isolation and improve their expertise and skills/ Le partage des connaissances en tant q’un instrument pour rompre l’isolation des juges et améliorer leur savoir-faire et leur savoir-être 

         Presentation by the President and the Secretariat / Présentation par le Président et le Secrétariat

     Discussion / Discussion

7. Review of the definitions used by CEPEJ Working Groups / Révision des définitions utilisées par le Groupe de travail de la CEPEJ

       Summary of the ad hoc meeting / Rapport de la réunion ad hoc

Other business / Divers

ANNEXE II

List of participants / Liste des participants

MEMBERS / MEMBRES

Gilles ACCOMANDO,Premier Président de la cour d’appel de Pau, FRANCE

Joao ARSENIO DE OLIVEIRA, Head of Department, International Affairs Department, Directorate General for Justice Policy, Ministry of Justice, PORTUGAL (Chair of the GT-QUAL / Président du GT-QUAL)

Nino BAKAKURI, Judge, Supreme Court of Georgia, GEORGIA

Merethe ECKHARD, Director of Development, The Danish Court Administration, Centre for Law, Training and Communication, DENMARK

Anke EILERS, Presiding Judge of the Court of Appeal, Koln, GERMANY

Georg STAWA, Secretary General, Federal Ministry of Justice, AUSTRIA, (President of the CEPEJ /Président de la CEPEJ): Apologised / Excusé

Ioannis SYMEONIDIS, Judge, Court of Appeal, Professor at the Law School, University of Thessaloniki, GREECE

***

SCIENTIFIC EXPERTS / EXPERTS SCIENTIFIQUES

Pierre CORNU, Juge, Tribunal cantonal, SUISSE

Harold EPINEUSE, Chargé de mission, Institut des Hautes Etudes sur la justice, FRANCE

Xavier RONSIN, Président de la Cour d’Appel de Rennes, FRANCE

***

INVITED DELEGATIONS / DELEGATIONS INVITEES

ALBANIA/ALBANIE

Marsida XHAFERLLARI, Chief Inspector, High Council of Justice

KOSOVO*

Albenora BEKTESHI-HOTI, Basic Court of Ferizaj,

Sabit SHKODRA, Basic Court of Gjilan

LATVIA / LETTONIE

Anna SKRJABINA, ESF Project Leader, Court Administration of the Republic of Latvia

SLOVAK REPUBLIC / REPUBLIQUE SLOVAQUE

Erik KOTLÁRIK, Chancery of the Secretary of State I., Ministry of Justice of the Slovak Republic

***

OBSERVERS / OBSERVATEURS

EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS / UNION EUROPEENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (EUR) Apologised / Excusé

EUROPEAN COMMISSION / COMMISSION EUROPEENNE

Gabor MAGYAR, Policy officer, Directorate-General for Justice and Consumers, JUST C.1 – Justice policy and rule of law, Brussels, BELGIUM

EUROPEAN EXPERTISE AND EUROPEAN INSTITUTE (EEEI) / INSTITUT EUROPEEN DE L’EXPERTISE ET DE L’EXPERT (EEEI)

Raymond LEMAIRE, Président, Institut européen de l’Expertise et de l’Expert, 92300 LEVALLOIS, FRANCE

INTERNATIONAL UNION OF JUDICIAL OFFICERS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE ET OFFICIERS JUDICIAIRES (UIHJ)

Jos UITDEHAAG, Secrétaire, Pays-Bas

Patrick GIELEN, Conseiller du Président, Huissier de justice, 1180 UCCLE, Belgique

COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX EUROPÉENS(CCBE)  

Simone CUOMO, CCBE Senior Legal Advisor

***

SECRETARIAT

DGI - Human Rights and Rule of Law, Division for the independence and efficiency of justice /

DGI - Droits de l’Homme et Etat de droit, Division pour l’indépendance et l’efficacité de la justice

E-mail: [email protected]

Stéphane LEYENBERGER, Head of Division, Executive Secretary of the CEPEJ / Chef de la Division, Secrétaire exécutif de la CEPEJ, Tel: + 33 3 88 41 34 12, e-mail: [email protected]

Clementina BARBARO, Secretary of / Secrétaire du CEPEJ-GT-QUAL Tél: +33 3 90 21 55 04, e-mail: [email protected]

Ioana VOELKEL, Assistant / Assistante, Tél. +33 (0)3 90 21 42 94, e-mail: [email protected]

ANNEXE III : Développement de la boîte à outils sur la médiation

Outil	Référence/qui est chargé d’élaborer l’outil	Date Terminé En cours À un stade ultérieur
1. Programme de formation standardisé	Manuel + Maria et Rimantas Révision avec l’IMI	Document conjoint diffusé au GT début 2018 et aux ÉM au printemps 2018 Finalisation lors de la 3e réunion pour adoption par la plénière CEPEJ en juin 2018
2. FAQ	Manuel tribunaux + Jean + Jeremy	Diffusé au GT début 2018 et aux ÉM au printemps 2018 Finalisation lors de la 3e réunion pour adoption par la plénière CEPEJ en juin 2018
3. Envoi judiciaire en médiation (y c. indicateurs de l’opportunité de la médiation selon les affaires, pour les juges et les greffiers)	Manuel tribunaux + Nina	Diffusé au GT début 2018 et aux ÉM au printemps 2018 Finalisation lors de la 3e réunion pour adoption par la plénière CEPEJ en juin 2018
4. Recommandations pour les avocats (indicateurs de l’opportunité selon les affaires, inclusion de clauses, information des clients sur les possibilités de médiation, structure tarifaire favorable à la médiation, etc.)	CCBE + Anna	Un document conjoint a été élaboré avant la 3e réunion pour adoption par la plénière CEPEJ en juin 2018
5. Modèle pour l’évaluation de projets pilotes de médiation + questions à traiter pour l’établissement de projets pilotes de médiation	Jeremy/Nina	Diffusion pour commentaires aux membres du GT en janvier 2018 Diffusé aux ÉM au printemps 2018 Finalisation lors de la 3e réunion pour adoption par la plénière CEPEJ en juin 2018
6. Grille de référence pour la collecte de données statistiques par les ÉM	Leonardo/Rimantas	Finalisé lors de la session de novembre À adopter en décembre 2018 Mise à l’essai possible par la suite
7. Lignes directrices/recommandations aux ÉM pour établir un cadre juridique efficace et suffisant pour la médiation, et le maintenir à jour (mise à jour éventuelle des lignes directrices ?)	Rimantas/Nina/Leonardo + Miglé Secrétariat/ÉM	Le Secrétariat a élaboré et distribué en novembre 2018 un document de référence, le recueil des lois nationales en vigueur et des projets de loi sur la médiation et les questions connexes (accords de règlement, dispositions non juridiques, etc.), en français et en anglais. Sera complété par des informations supplémentaires d’ici décembre 2018. Document de travail à proposer au groupe avant le 15 avril, pour examen lors de la session de mai
8. Code de conduite relatif aux centres de médiation	Leonardo/Rimantas	Finalisé lors de la session de novembre À adopter en décembre 2018
9. Mesure(s) pour améliorer la page de la CEPEJ sur la médiation Améliorer la structure, la sélection et la mise à jour des différents contenus utiles en matière de médiation, p. ex. listes de documents de référence (sélection de codes de conduite ou de déontologie, etc.), bonnes pratiques, vidéos, outils, lois sur la médiation en vigueur, études sur la médiation dirigées par le CdE, exemples de projets de coopération (tous ces éléments devant être ajoutés à la page Médiation de la CEPEJ)	Maria / Rimantas / Leonardo / Secrétariat Comité éditorial	Élaborer des règles et procédures pour l’amélioration de la page de la CEPEJ sur la médiation Sélection et désignation d’un comité éditorial pour discuter de ce qui doit figurer sur la page web et des modalités de gestion des documents Tisser un réseau de correspondants pouvant fournir des documents (pourrait correspondre à la mise en œuvre de la recommandation 3.2 de la feuille de route, « Développer un réseau de personnes en charge de la médiation au sein des ministères de la Justice et de correspondants experts dans le domaine de la médiation en matière civile, familiale, pénale et administrative ») . Projet de règles et procédures à présenter avant le 15 avril
10. Modèles de formulaires de médiation	Jeremy	Finalisé lors de la session de novembre À adopter en décembre 2018
11. Outils de sensibilisation, tels que des principes stratégiques ou des outils d’analyse, pour différents acteurs - juges - avocats (si non inclus au point 4) - usagers - autres parties prenantes	Jean CCBE ? Expert scientifique en relations publiques/communication ?	Élaboration au cours du second semestre 2019 Expert scientifique à inviter, si possible, à la 5e réunion
12. Aides à l’application de divers outils informatiques (intelligence artificielle, règlement en ligne des litiges, etc.)	Rimantas + coopération avec GT QUAL	2019 Suite travaux avec le GT-QUAL
13. Lignes directrices sur l’élaboration et le suivi des programmes de formation pour médiateurs	Maria/Rimantas IMI (nommer 2 membres)	Une réunion Skype sera organisée en décembre. Un groupe de travail avec 2 membres de l’IMI et 2 membres du GT-MED sera chargé de rédiger une première version. Premier projet à présenter le 15 avril pour examen lors de la session de mai
14. Élaboration de programmes de formation pour différents acteurs (groupe d’outils) : -       juges et procureurs	Groupe de travail composé de : - Réseau européen de formation judiciaire (REFJ) - GEMME - Nina pour l’avant-projet + Rimantas / Maria - Offre du MdJ grec qui pourrait aider à concevoir et piloter l’outil	1)     Conférence Skype en décembre avec des représentants du REFJ/GEMME 2)     Nina élabore un avant-projet 3)     Le groupe de travail commente et analyse 4)     Projet à présenter avant le 15 avril pour examen lors de la session de mai
14 bis. Élaboration de programmes de formation pour différents acteurs (groupe d’outils) : -       notaires -       forces de l’ordre -       avocats	Maria/Rimantas Pour les notaires, GT avec CNUE Pour les forces de l’ordre, GT avec UIHJ Pour les avocats, GT avec CCBE (à confirmer)	Second semestre 2019 Le principe et le mode de fonctionnement des outils seront examinés lors de la 5e réunion du GT-MED en mai 2019.
15. Lignes directrices checklist médiation par les pairs – projets de médiation par les pairs dans les écoles	Maria et Anna ? Jean peut prendre contact avec la fédération suisse des associations de médiation pour en savoir plus et recueillir des expériences pratiques Expert scientifique de l’éducation des enfants	À examiner à la 5e réunion, en mai 2019
16. Inclusion de la médiation (règlement amiable des conflits) dans les programmes d’études du secondaire	Expert scientifique de l’éducation des enfants	À examiner à la 5e réunion, en mai 2019
17. Mise à jour des lignes directrices sur la médiation en matière pénale – parallèlement à l’adoption de la recommandation relative à la justice restaurative		Inviter un représentant du CDCJ à la 5e réunion pour examiner et aider à mettre à jour les lignes directrices et pour aider à concevoir de nouveaux outils
18. Lignes directrices, grille d’évaluation des risques ou autre(s) outil(s) pour aider à appliquer la médiation de manière raisonnable et efficace dans les litiges relatifs à la violence contre les femmes	Maria et Anna + experts du GREVIO	En 2019