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Strasbourg, le 1er février 2018

CEPEJ-GT-EVAL(2017)12Rev1

COMMISSION EUROPEENNE POUR L’EFFICACITE DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

GROUPE DE TRAVAIL SUR L’EVALUATION DES SYSTEMES JUDICIAIRES

(CEPEJ-GT-EVAL)

33ème réunion

27-28 septembre 2017

RAPPORT DE REUNION

Document établi par le Secrétariat
Direction générale I – Droits de l’Homme et Etat de droit


INTRODUCTION

1.     Le Groupe de travail sur l’évaluation des systèmes judiciaires (CEPEJ-GT-EVAL) de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ) a tenu sa 33ème réunion les 27 et 28 septembre 2017, à Venise sous la présidence de Jean-Paul JEAN (France).

2.     L’ordre du jour et la liste des participants à la réunion figurent respectivement aux annexes I et II du présent rapport.

I.          INFORMATION DU SECRETARIAT ET DES MEMBRES DU GT EVAL

 

3.     Le Secrétariat confirme l’annulation à titre exceptionnel de la réunion plénière de la CEPEJ prévue les 7 et 8 décembre 2017 en raison de contraintes budgétaires que connait le Conseil de l’Europe. Une réunion plénière de la CEPEJ de trois journées se tiendra au printemps 2018.

 

II.         CYCLE D’EVALUATION 2016 – 2018

4.     Le Secrétariat rappelle l’ouverture le 8 juin dernier du nouveau système CEPEJ-COLLECT. Celui-ci permet de collecter et d’analyser les données de la CEPEJ pour tous les Etats participants ainsi que pour Israël et le Maroc, en vue de la préparation du rapport "Systèmes judiciaires européens" édition 2018 (données 2016).

5.     Le calendrier de la préparation de ce prochain rapport de la CEPEJ est le suivant:

§  juin 2017: ouverture du questionnaire électronique pour la collecte de données;

§  31 décembre 2017: date limite de collecte des données. Fermeture du questionnaire électronique;

§  janvier 2018 - printemps 2018: contrôle qualité des données par le Secrétariat;

§  été 2018: rédaction du rapport;

§  automne 2018: publication du rapport.

6.     Une discussion a lieu sur l’existence de problèmes récurrents pour certains pays (et notamment l’Arménie, la Belgique, Chypre, l’Allemagne, la Grèce, l’Islande, la Russie et l’Ukraine) dans la collecte des données (données manquantes ou manquant de cohérence et/ou de qualité selon la méthodologie de la CEPEJ). Le Groupe estime que des sessions de travail entre le Secrétariat et les correspondants nationaux de la CEPEJ, et éventuellement les membres de la CEPEJ, pourraient être proposées à ces pays afin d’améliorer leurs données.

7.     Le système CEPEJ-COLLECT est présenté par le Secrétariat. Ce nouvel outil de collecte de données permet, au moment où les données sont enregistrées par les correspondants nationaux, de détecter automatiquement dans les réponses apportées, les variations de données numériques trop importantes d'un cycle à l'autre. Le Groupe de travail décide de maintenir le niveau de contrôle des variations à 20% tout en insistant sur la nécessité de ne pas totalement automatiser ce contrôle et de l’adapter à la situation de chaque pays.

8.     Il est également proposé que l’alerte, qui est faite en cas de variation trop importante par rapport aux données précédentes, intervienne plus tôt dans le processus, lorsque les correspondants nationaux remplissent le questionnaire (fonction save in pending) et non, comme c’est le cas actuellement au moment où ils postent leurs réponses (fonction save and publish). En outre, une visualisation des données précédentes et/ou du pourcentage de variation sur la même page que le questionnaire serait très utile aux correspondants nationaux au moment de l’intégration des données dans le questionnaire. Cette visualisation pourrait par exemple prendre la forme d’infobulle et éviterait l’ouverture d’une nouvelle page.

9.     Le Secrétariat rappelle que la mise en place du nouveau système est encore en cours et que des améliorations seront proposées notamment sur la base des suggestions des membres du Groupe de Travail.

10.  La CEPEJ, lors de sa 30ème réunion (29 et 30 juin 2017), a validé la proposition du CEPEJ-GT-EVAL visant à charger le Secrétariat de la CEPEJ de superviser deux fois par an la mise à jour  des données contenues dans CEPEJ-STAT. Cette mise à jour pourrait se faire en amont des réunions biannuelles du Groupe de travail. Par ailleurs, les données collectées par la CEPEJ dans le cadre du Scoreboard de l’Union Européenne pourraient être publiées sur CEPEJ-STAT. Toutefois, ces données devront apparaître dans des tableaux de bord distincts de ceux utilisés actuellement car elles ne concernent que les pays de l'Union européenne.

11.  Le Secrétariat présente également les dernières évolutions du système CEPEJ-STAT et notamment le nouveau tableau de bord sur l’égalité homme-femme et la mise en place d’une médiane pour le disposition time ainsi que pour les affaires entrantes et pendantes dans le tableau de bord « overview », dans la partie sur l'efficacité. La traduction de CEPEJ-STAT en français doit être effectuée prochainement.

12.  Le Groupe de travail examine ensuite le tableau de bord général (« overview ») et convient qu’il est nécessaire de l’améliorer. En effet, pour mieux rendre compte des subtilités des indicateurs de la CEPEJ et de l’analyse de la CEPEJ sur l’efficacité de la justice européenne, ainsi que pour permettre à l’utilisateur du site de comprendre le schéma sans malentendu, il décide de  modifier les éléments suivants :

-       concernant les indicateurs d’efficacité, préférer le titre « Main CEPEJ efficency indicators – case flow and timeframes » ;

-       éviter l’impression de  classement des Etats, même par le simple jeu de couleurs différentes, notamment pour les variations pour les  indicateurs de clearance rate et de disposition time;

-       expliciter les initiales CR (clearance rate) et DT (disposition time)

13.  Le Secrétariat rappelle que le thème proposé par la CEPEJ pour le prochain rapport thématique est celui des usagers de la justice. Il est toutefois noté qu’à la différence du rapport spécifique sur l’utilisation des nouvelles technologies de l’information dans les tribunaux préparé lors du cycle précédent, ce nouveau thème ne bénéficie pas d’un questionnaire spécifique, et qu’il apparait donc problématique de l’approfondir en l’état des données actuelles. Le CEPEJ-GT-EVAL décide de se limiter à inclure une section spécifique sur les usagers de la justice dans le rapport général.

14.  Par contre, le Groupe de Travail décide, en parallèle, de s’intéresser à la question de la parité hommes/femmes dans le système judiciaire au travers d’une nouvelle section dans le rapport général qui développerait les principales problématiques en la matière. Pour cela, le Groupe de Travail propose de soumettre aux correspondants nationaux quelques questions supplémentaires sur ce thème. 

15.  Concernant la structure du prochain rapport d’évaluation, le Groupe de Travail décide ainsi de:

-       conserver, sous réserve de la bonne qualité des données collectées, la même structure que pour les éditions précédentes :

o    Chapitre 1. Le processus d’évaluation de la CEPEJ

o    Chapitre 2. Budgets des systèmes judiciaires

o    Chapitre 3. Les personnels de justice et les avocats

o    Chapitre 4. Organisation des tribunaux et usagers des tribunaux

o    Chapitre 5. Efficacité et qualité de l’activité des tribunaux et des ministères publics

-       inclure la question de la parité hommes/femmes dans le système judiciaire dans le chapitre 3 ;

-       développer l’analyse liée aux usagers de la justice dans le chapitre 4 ;

 inclure les principales évolutions depuis le rapport spécifique publié au cycle précédent concernant l’utilisation des technologies de l’information dans les tribunaux dans la partie « Qualité du système judiciaire et justiciables » du chapitre 4.

16.  Il est par ailleurs convenu de conserver, en version papier, une « présentation » (« overview ») et un rapport général en parallèle de la publication de l’ensemble des données et commentaires dans CEPEJ-STAT ;

17.  Le Groupe de Travail décide de faire appel à des experts pour rédiger les différents chapitres du prochain rapport d’évaluation des systèmes judiciaires qui sera publié à l’automne 2018. Les membres du Groupe s’engagent à envoyer, par écrit, au Secrétariat, des propositions dans ce cadre, accompagnées des CV des personnes mentionnées.

  

III.        ETUDE POUR LA COMMISSION EUROPEENNE SUR LE FONCTIONNEMENT DES SYSTEMES JUDICIAIRES DANS LES ETATS MEMBRES DE L’UNION EUROPEENNE (TABLEAU DE BORD DE LA JUSTICE)

18.  Le Secrétariat souligne la très bonne coopération avec la Commission européenne dans le cadre de la dernière « Etude de la CEPEJ sur le fonctionnement des systèmes judiciaires dans les Etats membres de l'Union européenne ». Il informe des changements à venir concernant les délais pour le prochain exercice et précise que l'ouverture du questionnaire pour la collecte de données concernant l'étude de la CEPEJ, dans le cadre du Justice Scoreboard de la Commission Européenne s’est faite en même temps que l'ouverture du questionnaire pour le cycle d'évaluation de la CEPEJ.

19.  Le Secrétariat rappelle le calendrier de la préparation de l’étude de la CEPEJ en vue du Scoreboard :

§  juin 2017: ouverture du questionnaire électronique relatif à l'étude de la CEPEJ dans le cadre du Scoreboard;

§  22 septembre 2017: fermeture de la collecte de données (au lieu du 30 septembre);

§  15 novembre 2017: remise de la première partie de l'étude (tableaux de données) à la Commission européenne (au lieu du 1er décembre);  

§  31 décembre 2017: remise de l'étude finale incluant les fiches par pays.

20.  Le Secrétariat informe également le Groupe de Travail que le certains changements techniques ont été négociés dans le cadre du prochain contrat entre la CEPEJ et la Commission Européenne. La sélection des questions devra être décidée chaque année ainsi que les années à considérer. Les comparaisons seront limitées à 4 exercices. 

21.  Le Secrétariat fait également part des échanges qui ont eu lieu avec la Commission européenne dans le cadre de la dernière étude concernant les données allemandes qui, pour certaines, ont été mises à jour après la date limite de collecte de données. Le CEPEJ-GT-EVAL souligne l’importance, conformément à sa méthodologie, d’un traitement égal de tous les Etats membres participant à l’exercice.

IV.       PROCESSUS DE COOPERATION A TRAVERS UNE EVALUATION PAR LES PAIRS

a.     Chypre

22.  Une réunion d’évaluation par les pairs s’est tenue à Chypre les 30 et 31 mai 2017 avec la participation de Simone KREβ (Allemagne), Georg STAWA (Autriche) et Ramin GURBANOV (Azerbaïdjan) et  a été l’occasion d’établir de nombreux contacts avec les personnes impliquées dans la collecte des données et de travailler sur la cohérence de certaines données, tout en identifiant certaines raisons aux données manquantes de façon récurrentes à travers les cycles d’évaluation.

b.    Géorgie

23.  Une refonte complète du système informatique étant en cours en Géorgie,  une mission d'évaluation par les pairs portant sur ce thème avait été proposée et a eu lieu les 19 et 20 septembre 2017 avec la participation de Jean-Paul JEAN (France), Georg STAWA (Autriche) et Ramin GURBANOV (Azerbaïdjan). Les experts de la CEPEJ ont notamment abordé la question, de la distribution automatique des procédures aux juges dans les systèmes électroniques de gestion des affaires et ont émis des propositions pour rendre plus efficace la collecte de données statistiques.

c.     Prochaines évaluations par les pairs et possibilité d’organiser des sessions de travail avec le Secrétariat

24.  Le Secrétariat informe le Groupe de Travail que l’Espagne et le Monténégro souhaitent accueillir une évaluation par les pairs en 2018. Des contacts seront pris par le Secrétariat d’ici à la fin de l’année avec les membres de la CEPEJ de ces pays.

25.  Le Groupe de Travail est également informé des propositions qui ont été faites au membre et à la nouvelle correspondante nationale allemande de la CEPEJ d’organiser une session de travail visant à améliorer la qualité  des données et éviter les problèmes récurrents qui se posent à chaque exercice. Pour le moment, ces démarches sont restées sans réponse.

V.         ETUDE SPECIFIQUE DE LA CEPEJ SUR LES PROFESSIONS JURIDIQUES

26.  Le représentant du CNUE (Conseil des Notariats de l’Union Européenne), Maître Geertjan Sarneel présente le projet de contribution des notaires à l’étude spécifique de la CEPEJ sur les professions juridiques. La structure utilisée reprend celle du rapport de la CEPEJ édition 2014. Ce projet inclut les données de la CEPEJ et des exemples de pratiques des notaires en Europe.  

27.  Suite à une discussion avec le Groupe de Travail et les observateurs, il est convenu d’amender légèrement ce projet en vue de rendre plus objectives certaines actions des notaires mentionnées dans le chapitre et de le soumettre à nouveau au Groupe de Travail avant sa publication sur CEPEJ-STAT. Une réunion de travail entre le Secrétariat et le CNUE pourrait être organisée.

28.  Le Groupe de Travail charge le Secrétariat de corriger l’encart en première page (avertissement méthodologique) afin de clarifier la provenance des données contenues dans le projet.

29.  Les représentants de l'UIHJ (Union internationale des huissiers de justice et officiers judiciaires) informe le Groupe de Travail que leur contribution devrait être disponible début novembre 2017. Le représentant de l’EEEI (Institut européen de l’expertise et de l’expert) précise quant à lui que leur participation à cette étude spécifique est encore en discussion.

VI.       Groupe de Travail ad hoc chargé de la révision des définitions utilisées par la CEPEJ

30.  Le Groupe de travail ad hoc chargé de la révision des définitions de la CEPEJ s’est réuni le 12 septembre 2017 à Dublin. La création d’un glossaire de l’ensemble des définitions utilisées par la CEPEJ dans tous ses outils a débuté. Ce glossaire vise à harmoniser ces définitions et  n’a pas vocation à remplacer la note explicative qui se limite à compléter le questionnaire d’évaluation de la CEPEJ.

31.  Mathieu CHARDON (UIHJ) mentionne l’importance d’un tel travail. Il donne l’exemple du glossaire de la CEPEJ sur l’exécution qui est maintenant utilisé par tous comme une référence en la matière.

VII.      Coopération avec le Groupe de Travail de la CEPEJ sur la médiation (CEPEJ-GT-MED)

32.  Ce point est reporté à la prochaine réunion du CEPEJ-GT-EVAL.

VIII.     QUESTIONS DIVERSES

33.  La prochaine réunion du Groupe de Travail se tiendra à Strasbourg les 15 et 17 mai 2018. La réunion des correspondants nationaux de la CEPEJ se tiendra le 16 mai 2017. Une réunion ad hoc du CEPEJ-GT-EVAL aura lieu le 19 février 2018 à Paris pour rencontrer les experts chargés de la rédaction des chapitres du prochain rapport d’évaluation et préciser leurs tâches respectives.

34.  Le CEPEJ-GT-EVAL remercie Mme PAVAN WOOLFE pour son accueil chaleureux et l’organisation efficace de la réunion au sein du bureau du Conseil de l’Europe de Venise.


Annexe I

AGENDA / ORDRE DU JOUR

1.         Adoption of the agenda / Adoption de l’ordre du jour

2.         Information by the members of the GT and the Secretariat / Information des membres du GT et du Secrétariat

3.         2016 – 2018 evaluation cycle and calendar / Cycle d’évaluation 2016 – 2018 et calendrier

a. State of the launching of the 2016 - 2018 evaluation cycle (calendar, participation) / Etat du lancement du cycle d’évaluation 2016 – 2018 (Calendrier, participation)

b. Evolution of CEPEJ-COLLECT (discussion about the data quality control, level of the discrepancy ratio for example) / Evolution de CEPEJ-COLLECT (discussion à propos du contrôle de qualité des données, par exemple le niveau des variations admises)

c. Evolution of CEPEJ-STAT content / Evolution du contenu de CEPEJ-STAT

d. Discussion about the report and the specific report (selection of questions and topics, organisation of the drafting) / Discussion concernant le rapport et le rapport spécifique (sélection des questions et des sujets, organisation de la rédaction)

4.            Study for the European Commission on the functioning of judicial systems in the member States of the European Union (Scoreboard of justice) / Etude pour la Commission européenne sur le fonctionnement des systèmes judiciaires dans les Etats membres de l’Union européenne (Tableau de bord de la justice)

Launching of the CEPEJ study (questionnaire, timetable, participants) / Lancement de l’étude de la CEPEJ (questionnaire, calendrier, participants)

5.            Peer evaluation cooperation process / Processus de coopération à travers une évaluation par les pairs

a.     Peer evaluation in Cyprus / Evaluation par les pairs à Chypre

b.    Peer evaluation in Georgia / Evaluation par les pairs en Géorgie

c.     Next peer evaluation and possibility to organise working sessions with the Secretariat / Prochaines évaluations par les pairs et possibilité d’organiser des sessions de travail avec le Secrétariat

6.            Specific Study on the judicial professionnals - Presentation by the CNUE / Etude spécifique de la CEPEJ sur les professions juridiques - Présentation par le CNUE

7.            Ad-hoc Working Group entrusted with the revision of the definitions used by CEPEJ / Groupe de Travail ad hoc chargé de la révision des définitions utilisées par la CEPEJ

8.            Cooperation with the CEPEJ Working Group on mediation (CEPEJ-GT-MED) / Coopération avec le Groupe de Travail de la CEPEJ sur la médiation (CEPEJ-GT-MED)

9.                  Any other business / Questions diverses


Annexe II

List of Participants / Liste des participants

Members / Membres

Ramin GURBANOV, Judge, Baku City Yasamal District court, BAKU, AZERBAIJAN (Vice President of CEPEJ / Vice-Président de la CEPEJ 

Adis HODZIC, Senior Advisor for Statistics High Judicial and Prosecutorial Council of Bosnia and Herzegovina, Kraljice Jelene 88, 7100 SARAJEVO, BOSNIA AND HERZEGOVINA

Jean-Paul JEAN, Président de chambre à la Cour de cassation, 5 Quai de l’Horloge, 75055 PARIS CEDEX, France (President of the GT-EVAL / Président du GT-EVAL)

Simone KREβ, Vice-President, Landgericht Köln, Luxemburger Str. 101, 50939 KÖLN, GERMANY

Jaša VRABEC, Head of the Office for Court Management Development, Supreme Court, Tavčarjeva 9, 1000 LJUBLJANA, SLOVENIA

Martina Vrdoljak, head of department for statistics, analytic and strategic development of Judiciary, Directorate for organisation of Judiciary, Ministry of justice, Ulica grada Vukovara 49, 10000 ZAGREB, CROATIA

***

PRESIDENT OF CEPEJ / PRESIDENT DE LA CEPEJ

Georg STAWA, Secretary General of the Austrian Ministry of Justice, Federal Ministry of Justice, Museumstrasse 7, 1016 VIENNA, AUSTRIA

***

Observers / Observateurs

Council of Bars and Law Societies of Europe - European lawyers promoting law and justice / Conseil des barreaux  européens - Les avocats européens pour le droit et la justice (CCBE)

Simone CUOMO, Senior Legal Advisor, Rue Joseph II, 40/8 – 1000 BRUXELLES, BELGIUM

COUNCIL OF THE NOTARIATS OF THE EUROPEAN UNION (CNEU) / CONSEIL DES NOTARIATS DE L’UNION EUROPEENNE (CNUE)

Geertjan SARNEEL, Meijling & Sarneel Notarissen en Adviseurs, Vestiging Kapelle, THE NETHERLANDS

EUROPEAN ASSOCIATION OF JUDGES / Association européenne des MAGISTRATS (EAJ)

EUROPEAN EXPERTISE AND EXPERT INSTITUTE / INSTITUT EUROPEEN DE L’EXPERTISE ET DE L’EXPERT (EEEI)

Raymond LEMAIRE, Président, Institut européen de l’Expertise et de l’Expert, 38 rue de Villiers, 92300 LEVALLOIS, FRANCE

Nico KEIJSER, Vice-

European Union of Rechtspfleger / Union européenne des greffiers de justice et Rechtspfleger (EUR) : Apologised / Excusée

MAGISTRATS EUROPEENS POUR LA DEMOCRATIE ET LES LIBERTES (MEDEL) : Apologised/ Excusé

INTERNATIONAL UNION OF JUDICIAL OFFICERS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE ET OFFICIERS JUDICIAIRES (UIHJ)

Mathieu CHARDON, Huissier de justice, Secrétaire général de l’UIHJ, 6 place du Colonel Fabien, 75019 PARIS, FRANCE

EUROPEAN COMMISSION / COMISSION EUROPEENNE

COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DE L’UNION EUROPEENNE: Apologised / Excusé

EUROPEAN PARLIAMENT - LIBE COMMISSION / PARLEMENT EUROPEEN - COMMISSION LIBE

***

COUNCIL OF EUROPE / CONSEIL DE L’EUROPE

Secretariat

Directorate General of Human Rights and Rule of Law (DG I)

Division for the Independence and Efficiency of Justice/

Direction Générale des Droits de l’Homme et Etat de droit (DG I)

Division pour l’indépendance et l’efficacité de la justice

E-mail: cepej@coe.int

Muriel DECOT, Co-Secretary of the CEPEJ / Co-secrétaire de la CEPEJ, Tél: +33 (0)3 90 21 44 55, e-mail : muriel.decot@coe.int

Christel SCHURRER, Administrator, Secretary of the CEPEJ-GT-EVAL / Administratrice, Secrétaire du CEPEJ-GT-EVAL, Tél : +33 (0)3 90 21 56 97, e-mail: christel.schurrer@coe.int

Lidija NAUMOVSKA, Administrator, Statistician / Administratrice, statisticienne, Tél: +33 (0)3 88 41 22 49,
e-mail: Lidija.naumovska@coe.int