Strasbourg, 7 décembre 2022

CEPEJ(2022)12

COMMISSION EUROPÉENNE POUR L'EFFICACITÉ DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

« OUTIL de la CEPEJ

POUR rÉduire L’ARRIÉRÉ JUDICIAIRE »

Note de réflexion sur la préparation d’un outil de la CEPEJ pour réduire l’arriéré judiciaire

Document adopté par la CEPEJ lors de sa 39^e réunion plénière

(Strasbourg, 6 et 7 décembre 2022)

1. OBJECTIF

L'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme dispose que "toute personne a droit à ce que sa cause soit entendue équitablement, publiquement et dans un délai raisonnable". De nombreux systèmes judiciaires font néanmoins toujours face à des arriérés d'affaires dans les tribunaux. Cela peut avoir un impact négatif sur le respect de l'exigence de "délai raisonnable". De nombreux Etats souhaitent remédier à cette situation.

C'est pourquoi le CEPEJ-SATURN a décidé de développer un ensemble d'outils pratiques pouvant soutenir les Etats membres dans la mise en place de mesures visant à améliorer le niveau d'efficacité de la justice et à prévenir les arriérés. Plusieurs de ces outils ont déjà été développés par le CEPEJ-SATURN.

Cependant, aucun outil n'a été spécifiquement conçu pour contribuer à la réduction des arriérés. Cet outil vise à accompagner les États membres dans l’élaboration de programmes concrets de réduction des arriérés.

2. MÉTHODES DE TRAVAIL

Le CEPEJ-SATURN a pour objectif de préparer un tel outil de réduction des arriérés en étroite coopération avec les autres groupes de travail de la CEPEJ, conformément à leurs mandats respectifs.

Cette coopération pourra concerner :

• les mesures pouvant aider à la réduction de l’arriéré, basées sur les outils développés par le CEPEJ-GT-QUAL (par exemple la médiation) 
• l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) permettant de prévenir et réduire l’arriéré à partir des outils développés par le CEPEJ-GT-CYBERJUST 
• les mesures basées sur les informations et l'analyse du fonctionnement des systèmes judiciaires résultant de l'évaluation réalisée par le CEPEJ-GT-EVAL.

Il est envisagé que le Réseau des tribunaux pilotes de la CEPEJ soit également consulté pour contribuer au développement de cet outil.

   3.  CONTENU

L'outil devrait fournir une méthodologie et préciser les mesures qui peuvent être appliquées pour prévenir et réduire l’arriéré. L'outil sera destiné aux différents intervenants de la chaine judiciaire, à tous les niveaux : conseil supérieur de la magistrature, cours suprêmes, ministères de la justice, présidents de tribunaux, chefs d'unités judiciaires ou juges individuels.

Des lignes directrices pourraient être édictées, en étant structurées autour de quatre sections principales : analyse de la situation, définition des mesures pour prévenir et réduire l'arriéré, définition des objectifs et suivi de la situation. Un modèle de plan de réduction de l'arriéré viendra compléter l'outil.

La structure proposée pour l'outil serait la suivante :

SECTION 1 : ANALYSE DE LA SITUATION

L'outil doit proposer une méthodologie pour l'identification des problèmes-clés à l'origine des arriérés.

L'arriéré est défini comme "le nombre ou pourcentage d’affaires pendantes non-résolues dans un délai fixé" (Glossaire de la CEPEJ).

Dans cette section, l'outil proposera des données et des indicateurs à analyser pour établir le diagnostic de la situation actuelle dans les tribunaux. Les parties prenantes peuvent également entreprendre une analyse juridique et opérationnelle du fonctionnement des systèmes judiciaires afin d'identifier certaines lacunes au niveau systémique qui causent des retards excessifs.

1.1. DONNÉES STATISTIQUES ET INDICATEURS

Exemples d'indicateurs à inclure dans l'outil : 

• nombre d'affaires nouvelles/résolues/pendantes/arriérés
• âge des affaires pendantes
• taux de variation du stock d’affaires pendantes (clearance rate) 
• durée estimée d’écoulement du stock d’affaires pendantes (disposition time)
• durée des procédures
• nombre de juges
• nombre du personnel non-juges
• affaires nouvelles/pendantes/résolues/arriéré par juge, etc.

Un exemple de calcul des tendances attendues si l'afflux actuel d'affaires et la performance des tribunaux restent les mêmes :

1	2	3	4	5	6	7	8	9
Tribunal	Nombre de juges	Nombre moyen de nouvelles affaires au cours des années précédentes (nombre moyen pour les dernières 3 – 5 années)	Nombre moyen d’affaires pendantes au cours des années précédentes (nombre moyen pour les dernières 3 – 5 années)	Nombre moyen d’affaires pendantes au 1er janvier	Augmentation/diminution attendue du nombre d'affaires pendantes (au niveau des tribunaux) 1er janvier -  janv - 31 décembre (f= Col.4 - Col.3)	Nombre attendu d'affaires en cours au 31 décembre (f= Col.5 - Col.6)	Augmentation/diminution attendue du nombre d'affaires pendantes (par juge) 1er  janv - 31. déc (f= (Col.6 / Col.2)	Nombre prévu d'affaires en cours (par juge) le 31. déc. (f= Col.7 / Col.2)

1.2. ANALYSE JURIDIQUE ET OPÉRATIONNELLE

En fonction de la situation individuelle, les Etats peuvent procéder à une analyse qualitative du fonctionnement du système judiciaire en examinant les aspects tels que :

 

• les ressources (leur disponibilité et utilisation effective)
• les règles de procédure (cadres réglementaires et pratiques)
• l'organisation du travail interne des tribunaux (cadres réglementaires et pratiques)

SECTION 2 : MESURES D’INTRODUCTION

L'outil doit proposer un catalogue de mesures potentielles permettant de prévenir et de réduire un arriéré.

Ce catalogue doit être suffisamment large pour offrir des solutions possibles pour diverses situations à différents niveaux (système judiciaire, tribunal et juge individuel) et différentes périodes pour leur mise en œuvre (court, moyen et long terme).

L’utilisation des tableaux de bord peut jouer un rôle important pour donner une vue d’ensemble de la situation dans les tribunaux. Dans ce contexte, il convient de prêter attention aux outils existants, tels que le Manuel sur les tableaux de bord des tribunaux adopté par la CEPEJ en 2021.

2.1. MESURES AU NIVEAU DU SYSTÈME

Mesures à mettre en œuvre dans l'ensemble du système judiciaire. Il peut s'agir, par exemple, des mesures suivantes :

• introduire certaines solutions TIC susceptibles d'améliorer l'efficacité (système électronique de gestion des affaires, vidéoconférence, numérisation des dossiers judiciaires (e-filing), tableaux de bord, etc.)
• modifier les cadres réglementaires (modifications des règles de procédure qui permettraient par exemple de raccourcir les délais, d'exclure les étapes inutiles de la procédure, d'insister sur une discipline procédurale plus stricte, etc.)
• introduire des modes alternatifs de règlement des litiges comme moyen de réduire l'afflux de nouveaux litiges et comme moyen de résoudre les affaires judiciaires pendantes (par exemple, la médiation annexée au tribunal)
• améliorer la coopération et la communication entre les tribunaux et les autres participants aux procédures judiciaires, tels que le barreau, le ministère public, les notaires, les agents d'exécution, les experts judiciaires, etc. 
• accroître les ressources en engageant de nouveaux juges, du personnel non judiciaire, en assurant de nouvelles salles d'audience, etc.
• dans les situations les plus préoccupantes, les Etats devraient réfléchir à la possibilité de mettre en place des sections provisoires au sein des tribunaux, dont l'objectif devrait être de régler les affaires les plus anciennes. Ces sections pourraient être composées d'experts juridiques ad hoc (avocats, notaires, professeurs d'université), nommé jusqu’à ce que l'arriéré soit éliminé.

2.2. MESURES AU NIVEAU DES TRIBUNAUX

Mesures à mettre en œuvre au niveau des tribunaux. Il peut s'agir, par exemple, des mesures suivantes :

• adopter un programme de réduction de l'arriéré et désigner des personnes/institutions responsables du suivi de sa mise en œuvre
• réaffecter les juges et le personnel non-juge dans les services ayant le plus grand nombre d'affaires en souffrance.
• définir la manière la plus efficace d'utiliser les ressources disponibles telles que les salles d'audience, les bureaux et les équipements
• rationaliser les procédures internes des tribunaux (organiser plus efficacement le flux de documents, réduire la charge de travail des juges en transférant les tâches administratives au personnel non judiciaire)
• améliorer la coopération avec les intervenants aux procédures judiciaires, tels que le barreau, le ministère public, les notaires, les agents d'exécution et les experts-témoins, etc. 

2.3. MESURES AU NIVEAU DES JUGES

Mesures à mettre en œuvre au niveau de chaque juge/panel. Il peut s'agir, par exemple, des mesures suivantes :

• analyser la structure des arriérés (ancienneté de l'affaire, dernier événement dans l'affaire, événement à venir dans l'affaire)
• réorganiser le travail avec le personnel auxiliaire pour donner aux juges plus de temps pour travailler directement sur les affaires
• prévenir l'accumulation de l'arriéré en établissant des calendriers de procédure plus stricts pour les nouvelles affaires et en insistant sur la discipline procédurale
• donner la priorité aux anciennes affaires, qui doivent être traitées et réglées avant les nouvelles affaires.

SECTION 3 : FIXER DES OBJECTIFS

Sur la base de l'analyse de la situation et des mesures prises, l'outil doit proposer différents moyens de fixer des objectifs réalistes, tels que des méthodologies de mise en œuvre de "délais-cadre du SATURN"[1].

 

Autres pratiques qui seront présentées dans le document :

• Un exemple de calcul des objectifs lorsque l'une des mesures a entraîné une augmentation du nombre de juges (par exemple, le transfert de juges d'un autre tribunal ou d'un autre département, ou le recrutement de nouveaux juges) :

1	2	3	4	5	6	7
Tribunal	Nombre de juges (juges existants + nouveaux juges	Nombre moyen de nouvelles affaires au cours des années précédente (per juge)	Nombre moyen d’affaires résolues au des années précédentes (per juge)	Nombre moyen  d’affaires pendantes au 1er janvier	Augmentation/diminution attendue du nombre d'affaires pendantes (au niveau des tribunaux) 1er janv - 31 décembre (f= (1.2 x Col.4 X Col.2) – (Col.3 X Col. 2)	Objectif 1 (au niveau des tribunaux) Nombre prévu d'affaires en cours au 31 décembre (f= Col.5 - Col.6)

• Un exemple de calcul des objectifs lorsque l'une des mesures a permis d'augmenter l'efficacité par juge (par exemple en réduisant leurs tâches administratives et en augmentant ainsi de 20% le temps que les juges consacrent au traitement des affaires) :

1	2	3	4	5	6	7
Tribunal	Nombre de juges	Nombre moyen de nouvelles affaires au cours des années précédente (per juge)	Nombre moyen d’affaires résolues au des années précédentes (per juge)	Nombre moyen  d’affaires pendantes au 1er janvier	Augmentation/diminution attendue du nombre d'affaires pendantes (au niveau des tribunaux) 1er janv - 31 décembre (f= (1.2 x Col.4 X Col.2) – (Col.3 X Col. 2)	Objectif 1 (au niveau des tribunaux) Nombre prévu d'affaires en cours au 31 décembre (f= Col.5 - Col.6)

SECTION 4 : SUIVI

Les mécanismes de suivi (monitoring) doivent définir les indicateurs à suivre, la manière dont ils seront suivis, les personnes/institutions responsables et les périodes au cours desquelles le suivi doit être effectué.

Graphique 1 - Exemple de tableau de bord pour le suivi (monitoring) tel que proposé dans le " Manuel sur les tableaux de bord des tribunaux " de la CEPEJ

ANNEXE : MODÈLE DE PLAN DE RÉDUCTION DE L'ARRIÉRÉ

Pour faciliter la mise en œuvre des futurs instruments nationaux de réduction de l'arriéré, l'outil devrait contenir un modèle pour l'élaboration d'un plan de réduction de l'arriéré. Ce modèle, présenté sous forme de tableau, pourrait inclure des éléments tels que des objectifs, des mesures pour remédier à l'arriéré, des délais et des institutions/personnes responsables.

OBJECTIF	MESURE	DATE LIMITE (à court, moyen et long terme)	INSTITUTION/PERSONNE REPONSABLE	MISE EN ŒUVRE OUI / NO

4.            PROCHAINES ÉTAPES POSSIBLES ET CALENDRIER INDICATIF

a) Réunion plénière de la CEPEJ, 6 - 7 décembre 2022, présentation de la note de réflexion et accord sur le suivi

b) Décembre 2022 : identification d'un groupe d'experts pour travailler sur l'outil

c) Janvier 2023 : consultation du CEPEJ-GT-EVAL, du CEPEJ-GT-QUAL et du CEPEJ-GT-CYBERJUST sur la note de réflexion

d) Mars 2023 : soumission au CEPEJ-SATURN de la première version de l'outil pour révision

e) Mars/avril 2023 : consultation sur le premier projet avec le CEPEJ-GT-EVAL, le CEPEJ-GT-QUAL, le CEPEJ-GT-CYBERJUST et avec le Réseau des tribunaux pilotes de la CEPEJ

f) Mai 2023 : soumission du projet d'outil au CEPEJ-SATURN pour adoption

g) Juin 2023 : soumission de l'outil à la CEPEJ pour adoption

Le calendrier indicatif proposé prévoit les délais les plus courts possibles mais pourra donc être modifié en cours d’élaboration de l'outil à la lumière de nouvelles circonstances.