TRAINEESHIP AGREEMENT / CONVENTION DE STAGE
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By signing this agreement, the trainee gives his/her express consent to the clauses below laying down the conditions under which the traineeship will be carried out. Article 1: The signatories TRAINEE: Mr/Ms …, born on … in … Address: … Telephone: … e-mail: … HOST ORGANISATION: COUNCIL OF EUROPE Represented by Mr/Ms … in his/her capacity as …, … Address: Avenue de l’Europe, F-67075 Strasbourg Cedex, France Telephone: … Fax: … e-mail: … Article 2: Purpose of the traineeship The traineeship shall enable the trainee to gain a general overview of the Organisation’s activities, objectives and work. The purpose of the traineeship is to enable the trainee to apply in practice the knowledge acquired through his/her studies or work. The traineeship is undertaken in the Directorate of … in the Council of Europe Secretariat. Article 3: Status of the trainee Admission to a traineeship shall not confer on the trainee the status of a Council of Europe staff member or employee. On no account shall it confer entitlement to subsequent appointment within the Organisation. After the present traineeship, the trainee will not be eligible for any other traineeship in the Council of Europe whatever form it may take. Article 4: Duration, working hours, leave The traineeship will run from … to … on a full-time basis. The duration of the traineeship may be extended but the total duration shall not exceed 5 months. The trainee shall respect the working hours applicable to Secretariat staff. Trainees do not undertake official journeys in the meaning of Rule No. 1389 of 27 April 2017 on the organisation of official journeys. A traineeship confers entitlement to the same public holidays and non-working days from which the staff of the Council of Europe benefit. Trainees are entitled to two days’ leave per month of training completed. Article 5: Compensation and expenses The traineeship is not renumerated by the Council of Europe. The trainee shall not be entitled to any grants from the Council of Europe during the traineeship. Travel, subsistence and accommodation expenses shall be borne by the trainee. The trainee is responsible for obtaining any necessary visa. Article 6: Sickness/accident and civil liability insurance During the period of the traineeship, the Council of Europe shall take out an insurance policy for the trainee against the risks of sickness, accident, death or permanent disability arising from an accident, including coverage of the costs of repatriation of his/her body in the event of death. The insurance does not cover dependants or family members of the trainee. The conditions of the insurance are displayed on the intranet-site of the Directorate of Human Resources where they can be consulted by the trainee. The trainee’s civil liability is not covered by the Council of Europe during the traineeship and shall be covered by an insurance policy taken out by the trainee with the mutual or other insurance company of his/her choice. The trainee shall provide the Council of Europe with proof of enrollment in a civil liability insurance plan on the first day of the internship. Article 7: Obligation to comply with instructions of the traineeship adviser and Council of Europe rules and regulations During the traineeship, the trainee shall comply with the instructions given by his/her adviser and with the instructions of the Directorate of Human Resources. The trainee must also comply with the provisions relating to the traineeship programme and the Council of Europe’s rules and regulations, in particular Rule No. 1345 of 23 April 2012 on traineeships and study visits in the Council of Europe Secretariat and Rule No. 1292 of 3 September 2010 on the protection of human dignity at the Council of Europe. In the event of failure to comply with the foregoing, the Council of Europe reserves the right to terminate the traineeship after notifying the trainee. Article 8: Confidentiality The trainee shall maintain the utmost discretion in respect of facts and information of which he/she becomes aware during the performance of the duties assigned to him/her. He/she shall not communicate, in any form whatever, any document or information which has not been made public to any unauthorised person. This obligation shall continue after the traineeship has terminated. Article 9: Use of the Organisation’s information system The trainee shall comply throughout the period of his/her traineeship with the regulations in force at the Council of Europe on the use of the Organisation's information system. Article 10: Intellectual property rights In the event that the trainee's activities result in the creation of a work protected by copyright or industrial property (including software), the trainee transfers to the Council of Europe, for the whole world and for a period of 70 (seventy) years after the creation of the work the exclusivity of all the intellectual property rights relating to the work concerned. The trainee is authorised to use the work for personal and non-commercial academic research purposes. Article 11: Use of the Council of Europe’s name The trainee shall not misuse the Council of Europe’s name, flag or logo to elicit or entertain the misconception that he/she is a staff member of the Council of Europe or authorised to act for the Council of Europe. Article 12: Conflict of interest The trainee shall not during the traineeship maintain any professional connections with third parties which could create a conflict of interest or the appearance of a conflict of interest. In particular, he/she must not seek or receive any instructions from any government or any authority outside the Council of Europe. If a conflict of interest or potential conflict of interest arises during the traineeship, the trainee shall immediately report the circumstances to his/her adviser and shall comply with any instructions the adviser or the Directorate of Human Resources may give in order to remove the conflict or appearance of conflict. Article 13: Dispute settlement The traineeship relationship shall be governed exclusively by the terms of this agreement and by the applicable internal regulations of the Council of Europe. As an intergovernmental organisation the Council of Europe is independent of any national legal framework. Any dispute arising in the context of this relationship, failing an amicable settlement between the parties, will be submitted for decision to an Arbitration Board under the modalities laid down in Rule No. 481 of 27 February 1976 laying down the arbitration procedure for disputes between the Council and private persons concerning goods provided, services rendered or purchases of immovable property on behalf of the Council. Article 14: Termination of the agreement If one of the parties fails to meet an obligation under the agreement or stemming from the internal regulations of the Council of Europe applicable to the trainee, it may be terminated automatically by the other party without the need for any further formality after notification of the persons concerned. The traineeship shall also terminate, if, at any time, it appears that the trainee knowingly made inaccurate statements or supplied false declarations or documents when applying for the traineeship or during the traineeship. The parties may further terminate the traineeship before the initially agreed end date upon a written request of the trainee to his/her adviser at least two weeks before the new termination date foreseen. Done in two copies. |
En signant cet accord, le/la stagiaire donne son consentement exprès aux clauses ci-dessous fixant les conditions dans lesquelles le stage sera effectué. Article 1 : Les signataires STAGIAIRE: M/Mme…, né(e) le … à … Adresse: … Téléphone: … Email: … ORGANISATION D’ACCUEIL : CONSEIL DE L’EUROPE Représenté par M./Mme … en qualité de …, Direction des ressources humaines Adresse : Avenue de l’Europe, F-67075 Strasbourg Cedex, France Téléphone : … Fax : … Email: … Article 2 : Objectif du stage Le stage doit permettre au/à la stagiaire la possibilité d'avoir un aperçu général des activités de l'Organisation, de ses objectifs et de ses travaux. Le stage a pour objet d’assurer au/à la stagiaire l’application pratique des connaissances acquises au cours de ses études ou de sa vie professionnelle. Le stage est effectué à la Direction … au Secrétariat Général du Conseil de l’Europe. Article 3 : Statut du/de la stagiaire L’admission au stage ne confère pas au/à la stagiaire la qualité d’agent ou d’employé du Conseil de l'Europe. Il ne donne, à aucun titre, droit à un recrutement ultérieur sur un emploi au sein de l’Organisation. A la suite du présent stage, le/la stagiaire ne pourra effectuer aucun autre stage au sein de l’Organisation, quelque soit sa forme. Article 4 : Durée, horaires de travail, congés Le stage se déroulera du … au … à temps plein. La durée du stage peut être prolongée mais la durée totale ne doit pas dépasser 5 mois. Le/la stagiaire est tenu/e de respecter les horaires de travail applicables aux agents du Secrétariat Général. Le/la stagiaire n'effectue pas de missions au sens de l’Arrêté n° 1389 du 27 avril 2017 relatif à l’organisation des missions. Le stage ouvre droit aux mêmes jours fériés et jours de fermeture des bureaux que ceux dont bénéficient les agents du Conseil de l’Europe. Le/la stagiaire a droit à un congé de deux jours par mois de stage effectué. Article 5 : Indemnisation et charges Les stages ne sont pas rémunérés par le Conseil de l’Europe. Pendant son stage, le/la stagiaire ne peut prétendre à percevoir une bourse du Conseil de l'Europe. Les frais de transport, de nourriture et d’hébergement sont à la charge du/de la stagiaire. Le stagiaire est responsable de l'obtention de tout visa nécessaire. Article 6 : Assurance maladie/accident et responsabilité civile Pendant la période du stage, le Conseil de l'Europe souscrit pour le/la stagiaire une assurance contre les risques maladie, accident, le décès ou l’invalidité permanente consécutifs à un accident, y compris la couverture pour les frais de rapatriement du corps en cas de décès. L'assurance ne couvre pas les personnes à charge ou les membres de la famille du/de la stagiaire. Les conditions de l'assurance sont affichées sur le site intranet de la Direction des ressources humaines où elles peuvent être consultées par le/la stagiaire. La responsabilité civile du/de la stagiaire, non prise en charge par le Conseil de l’Europe pour la durée du stage, est couverte par une police d’assurance contractée par le/la stagiaire auprès de la mutuelle ou de la compagnie d’assurance de son choix. Le/la stagiaire fournit au Conseil de l'Europe une attestation de souscription d'une assurance responsabilité civile le premier jour du stage. Article 7 : Obligation de se conformer aux instructions du/de la conseiller/ère de stage et aux règles et règlements du Conseil de l'Europe Durant son stage, le/la stagiaire devra se conformer aux instructions données par le/la conseiller/ère de stage, ainsi qu’aux instructions de la Direction des ressources humaines. Le/la stagiaire doit également respecter les dispositions relatives au programme de stage et les règles internes de fonctionnement du Conseil de l’Europe, en particulier l’Arrêté n° 1345 du 23 avril 2012 relatif aux stages et visites d’étude effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1292 du 3 septembre 2010 relatif à la protection de la dignité de la personne au Conseil de l’Europe. En cas de manquement aux règles ci-dessus, le Conseil de l’Europe se réserve le droit de mettre fin au stage après en avoir informé le/la stagiaire. Article 8 : Confidentialité Le/la stagiaire doit observer la plus grande discrétion sur les faits et informations qui viendraient à sa connaissance dans le cadre des tâches qui lui sont confiées. Il/elle ne doit communiquer, sous quelque forme que ce soit, à une personne non qualifiée pour en avoir connaissance, aucun document ni aucune information qui n’auraient pas été rendus publics. Cette obligation subsiste après la cessation définitive du stage. Article 9 : Utilisation du Système d’Information de l’Organisation Le/la stagiaire doit se conformer à la règlementation en vigueur au Conseil de l’Europe relatif à l’utilisation du Système d’Information de l’Organisation pendant toute la durée de son stage. Article 10 : Propriété intellectuelle Dans le cas où les activités du/de la stagiaire donnent lieu à la création d’une œuvre protégée par le droit d’auteur ou la propriété industrielle (y compris un logiciel), le/la stagiaire cède au Conseil de l’Europe, pour le monde entier et pour une durée de 70 (soixante-dix) ans après la création de l’œuvre l’exclusivité de tous les droits de propriété intellectuelle portant sur l’œuvre concernée. Le/la stagiaire est autorisé à utiliser l’œuvre à des fins de recherches académiques personnelles et non-commerciales. Article 11 : Utilisation du nom du Conseil de l’Europe Le/la stagiaire ne doit pas utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil de l'Europe pour susciter ou entretenir l'idée fausse qu'il/elle serait membre du personnel du Conseil de l'Europe ou autorisé(e) à agir pour le compte du Conseil de l'Europe.
Article 12 : Conflit d'intérêts Le/la stagiaire ne doit pas entretenir de liens professionnels avec des tiers, pendant le stage, qui pourraient créer un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts. En particulier, il ne doit solliciter ni recevoir d'instructions d'aucun gouver-nement ni d'aucune autorité extérieure au Conseil de l'Europe. Si un conflit d'intérêts ou un conflit d'intérêts potentiel survient pendant le stage, le/la stagiaire doit immédiatement signaler les circonstances à son/sa conseiller/ère et se conformer aux instructions que son/sa conseiller/ère ou la Direction des ressources humaines peut donner afin de supprimer le conflit ou l’apparence de conflit. Article 13: Règlements des différends La relation de stage est régie exclusivement par les termes de la présente convention et par la règlementation interne applicable au Conseil de l'Europe. En tant qu'organisation intergouvernementale, le Conseil de l'Europe est indépendant de tout cadre juridique national. Tout différend survenant dans le cadre de cette relation, à défaut d'un règlement à l'amiable entre les parties, sera soumis à la décision d'une commission arbitrale, selon les modalités prévues dans l’Arrêté n° 481 du 27 février 1976 fixant les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil. Article 14 : Résiliation de la convention En cas d’inexécution par une des parties contractantes d’une des obligations découlant de la présente convention ou de la règlementation interne du Conseil de l’Europe applicable au/à la stagiaire, la convention pourra être résiliée par l'autre partie sans qu'il soit nécessaire de procéder à d'autres formalités après la notification des personnes concernées. Le stage prend également fin si, à un quelconque moment, il apparaît que le/la stagiaire a, en connaissance de cause, fait des déclarations erronées ou fourni de fausses déclarations ou de faux documents au moment de sa candidature ou pendant son stage. Les parties peuvent en outre mettre fin au stage avant la date de fin initialement convenue sur demande écrite du/de la stagiaire à son/sa conseiller/ère au moins deux semaines avant la nouvelle date de fin prévue. Fait en deux exemplaires. |
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20/12/2019 The representative of the host organisation (signature and stamp) Le représentant de l’organisation d’accueil (signature et cachet) |
20/12/2019 Read and agreed having taken note of the content of Rule No. 1345 of 23 April 2012 on traineeships and study visits in the Council of Europe Secretariat, Lu et accepté, ayant pris note du contenu de l’Arrêté n° 1345 du 23 avril 2012 relatif aux stages et visites d’étude effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe, The trainee Le/la stagiaire |