N° de Contrat ►	TUN/APJUST/C5/2
Projet ID / Secteur ►	« Améliorer le fonctionnement, la performance et l’accès à la justice en Tunisie » (AP-JUST)
Point de contact CoE ►	Marouan Achour/[email protected]

Acte D’Engagement

(Mise en concurrence / Contrat d’achat unique)

Le présent Acte d’Engagement régit les termes et conditions applicables au contrat entre le Prestataire (voir détails ci-dessous) et le Conseil de l’Europe[1] pour la fourniture de supports vidéo pour la formation à l’utilisation du nouveau système d’information de la chaine pénale.

1. CONTEXTE

Dans le cadre du programme conjoint « Amélioration du fonctionnement, de la performance et de l’accès à la justice en Tunisie » (AP-JUST), cofinancé par l’Union européenne et le Conseil de l’Europe, et mis en œuvre par ce dernier, le Conseil de l’Europe cherche des consultants pour la création et fourniture de supports vidéo pour la formation à l’utilisation du nouveau système d’information de la chaîne pénale au titre de la mise en œuvre du programme Justice Numérique 2020.

Pour appuyer la mise en œuvre de cette activité, le Conseil de l’Europe souhaite faire appel à un prestataire (consultant.e ou personne morale) national possédant une expertise spécifique soit en développement de support de formation électronique soit en utilisation du système d’information de la chaîne pénale (techniciens ou ingénieurs informaticiens) soit pour avoir participé à son développement soit pour avoir assuré des formations autour de ce système.

Les travaux du prestataire seront entrepris sous le contrôle du Ministère de la Justice (Direction Générale de l’Informatique) en étroite collaboration avec l’équipe de projet du Conseil de l’Europe.

Le prestataire sera chargé de fournir des vidéos détaillées permettant à toute personne susceptible d’utiliser le système d’information de la chaîne pénale dans le cadre de son travail (technicien informatique, greffier ou magistrat) de se former à ce nouveau système. Ces vidéos seront disponibles sur une chaîne interne à créer par la Direction Générale de l’Informatique et pour chaque module une « playlist » sera proposée pour couvrir l’ensemble de ces fonctionnalités dans le traitement d’un dossier.

On estime à ce jour que le présent contrat couvrira la totalité des fonctionnalités du système d’information de la chaîne pénale comprenant les juridictions cantonales, les tribunaux de première instance, les Cours d’appel et la Cour de cassation. Ces travaux devront être exécutés avant le 15 septembre 2020 au plus tard. Cette estimation est donnée à titre indicatif uniquement. Elle ne saurait constituer un quelconque engagement contractuel de la part du Conseil de l’Europe. Elle pourra en outre être revue à la hausse ou à la baisse en fonction de l’évolution des besoins de l’Organisation.

2. Lots

L’objectif poursuivi par la présente procédure compétitive est de sélectionner 1 prestataire pour appuyer la mise en œuvre des projets mentionnés ci-dessus. L’appel d’offres est alloti comme suit :

Lots	Nombre maximal de prestataires à sélectionner
Lot 1 : Introduction générale au système d’information de la chaîne pénale + fonctionnalités d’administration locale + fonctionnalités de la Cour de Cassation à destination des magistrats + fonctionnalités la Cour de Cassation à destination des greffiers	1
Lot 2 : Fonctionnalités de la Cour d’Appel à destination des magistrats + fonctionnalités de la Cour d’Appel à destination des greffiers
Lot 3 : Fonctionnalités du Tribunal de Première Instance à destination des magistrats + fonctionnalités du Tribunal de Première Instance à destination des greffiers
Lot 4 : Fonctionnalités de la juridiction cantonale à destination des magistrats + fonctionnalités de la juridiction cantonale à destination des greffiers + fonctionnalités de génération de statistiques (tous niveaux de juridictions)

Les soumissionnaires doivent soumissionner pour l’ensemble des lots ou pour certains seulement.

Si le soumissionnaire est une personne morale, il doit indiquer pour chaque lot le/la consultant.e qu’il propose et fournir une copie de leur CV, un même consultant pouvant être proposé pour plusieurs lots.

3. LIVRABLES

Le prestataire retenu se verra attribué un accès temporaire, sous le contrôle de la Direction Générale de l’Informatique et pendant la toute la durée du présent contrat, à la plateforme du Ministère de la Justice hébergeant le système d’information de la chaîne pénale pour laquelle les supports de formation vidéo seront réalisés.

Le prestataire doit collaborer avec l’équipe du projet du Conseil de l’Europe et la Direction Générale de l’Informatique afin d’assurer que les livrables sont conformes aux attentes du bénéficiaire.

Lors de la mise en œuvre du présent contrat, le prestataire fournira les livrables suivants :

-       L’ensemble des vidéos pour chaque fonctionnalité dans le format proposé dans l’offre et accepté par le bénéficiaire (y compris la production des images, du son  et montage)

-       Les scripts pour chaque vidéo

-       Un regroupement des vidéos en playlists selon les rôles de chaque utilisateur visé (greffier/magistrat pour parquet, instruction, siège, etc.)

-       Un rapport de mission détaillant les travaux réalisés.

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive. Le Conseil se réserve le droit de requérir des livrables qui n’apparaissent pas expressément au nombre des services attendus, mais qui y sont liés.

4. QUALITE DES SERVICES

Le prestataire communiquera avec le Conseil à intervalles réguliers, de sorte à établir un échange continu d’informations relatives à la mise en œuvre du projet.

 

Sauf accord contraire convenu avec le Conseil, le prestataire rédigera ses rapports de mission en français.

En matière d’exigences de qualité, le prestataire retenu doit veiller, entre autres, à ce que :

-          les services soient fournis conformément aux plus hauts standards de qualité en usage dans le monde professionnel et universitaire ;

-          les instructions spécifiques transmises par le Conseil, quelles qu’elles soient, soient suivies le cas échéant.

5. PRIX

Les prix indiqués dans les tableaux ci-dessous sont fixes et non susceptibles de révision, pour toute la durée du contrat.

Les prix sont indiqués en Dinars tunisiens (TND), hors taxes.

Pour le régime de TVA à mentionner sur la facture, voir Partie B, ci-dessous.

·         Pour le Lot 1 :

·         Pour le Lot 2 :

·         Pour le Lot 3 :

·         Pour le Lot 4 :

Je, soussigné, agissant pour mon propre compte ou représentant du Prestataire indiqué ci-dessous, par la présente :

-   Déclare être dûment autorisé à représenter le Prestataire ;

-   Déclare que les informations soumises au Conseil dans le cadre de cette procédure sont complètes, exactes et véridiques ;

-   Reconnais par la présente avoir été dûment notifié que, dans l’hypothèse où une des déclarations ou informations fournies s’avérait fausse, le Conseil se réserve le droit d’exclure l’offre de la procédure ou de mettre fin à toute relation contractuelle relatives à cette dernière ;

-   Consens à tout audit ou vérification que le Conseil pourra initier par quelque procédé que ce soit, relativement aux informations soumises dans le cadre de la présente procédure ;

-   Déclare que ni moi ni le Prestataire que je représente (le cas échéant) ne se trouve dans un des cas mentionnés dans les critères d’exclusion reproduits dans le Dossier d’Appel d’Offres ;

-   Déclare que ni moi ni le Prestataire que je représente (le cas échéant) ne se trouve dans une situation de conflit d’intérêts réel ou éventuel relativement à la présente procédure. Je reconnais avoir été notifié qu’un conflit d’intérêts peut résulter, en particulier, d‘intérêts économiques ou politiques, d’affinités nationales ou émotionnelles ou des liens familiaux, et de tout autre relation ou intérêt commun ;

-   Déclare (le cas échéant) que je suis le seul propriétaire des droits moraux attachés aux créations de la société unipersonnelle constituée sous ma propriété unique. Je suis individuellement responsable pour toute obligation découlant du présent contrat et dont je devrai répondre à titre individuel ou par le biais de la société unipersonnelle constituée sous ma propriété unique ;

-   M’engage à informer le Conseil de tout changement important de circonstances dans un délai raisonnable. Un changement important inclut, mais ne se limite pas à, un changement de statut juridique, de propriété, nom et adresse, perte de licence d’enregistrement, liquidation, suspension, disqualification par une autorité ou une agence nationale ou locale ou inclusion sur les listes des personnes ou entités sujettes aux mesures restrictives appliquées par l’Union Européenne (disponible sur www.sanctionsmap.eu) ;

-   Accepte, sans dérogation, tous les termes des conditions contractuelles telles que reproduites dans ce document et comprend que sa signature constitue la signature du contrat avec le Conseil, sous réserve de sélection de l’offre par le Conseil et sous réserve de la contre-signature de cet Acte par un représentant du Conseil dûment autorisé.

Article 1 – Dispositions générales

1.1       Le Prestataire de services s’engage, aux conditions, dans les limites et selon les modalités prévues d’un commun accord ci-après, à exécuter la liste des Livrables tels que décrits dans les Termes de Référence (voir partie A ci-dessus) du présent Contrat et compris dans l’offre soumise par le Prestataire.

1.2       Le présent Contrat est composé, par ordre de préséance de :

a)    l’Acte d’Engagement, dans sa totalité (page de couverture, parties A et B et les présentes conditions juridiques), et de tout bon de commande ; et

b)    l’offre soumise par le Prestataire.

1.3       Les conditions de vente du Prestataire, quelles qu’elles soient, ne sauraient prévaloir sur les présentes conditions juridiques. Toute disposition énoncée par le Prestataire dans ses documents (conditions de vente ou correspondance) potentiellement en conflit avec les présentes conditions juridiques sont considérées nulles et non avenues, à l’exception des clauses plus favorables au Conseil.

1.4       Dans le cadre du présent Contrat :

a)      « Contrat » fait référence à l’ensemble des documents listés à l’article 1.2 ;

b)      « Conseil » fait référence au Conseil de l’Europe ;

c)      « Livrables » fait référence aux services et biens décrits dans les Termes de référence ;

d)      « Parties » fait référence au Conseil et au Prestataire ;

e)      « Prestataire » fait référence à la personne morale ou physique sélectionnée par le Conseil pour fournir les Livrables. Cette personne peut également et sans distinction être désignée par les termes « Prestataire de service » ou « Consultant ».

Article 2 – Durée

Le contrat est conclu jusqu’à la date stipulée à la Partie A du dossier de consultation et prend effet à compter de sa signature par les deux parties. Les Livrables doivent être exécutés conformément au cadre temporel spécifié dans les Termes de référence ou, par défaut, dans l’offre soumise par le Prestataire.

Article 3 – Obligations du Prestataire

3.1 Obligations générales

3.1.1.  Le Prestataire est seul responsable des décisions relatives aux ressources humaines, techniques, logistiques et matérielles prises en vue de fournir les Livrables, tenant dûment compte des besoins et contraintes du Conseil, tels que définis contractuellement.

3.1.2.  Le Prestataire reconnait être soumis à une obligation générale de conseil, incluant mais sans s’y limiter, une obligation de fournir toute information ou recommandation pertinente au Conseil. A cet égard, le Prestataire doit notamment fournir au Conseil tout conseil, tout message de prévention ou toute recommandation requis(es) en termes de qualité des Livrables et de conformité aux standards professionnels applicables. Le Prestataire s’engage également à informer le Conseil dans les plus brefs délais, au cours de l’exécution du Contrat, de toute initiative et/ou projet de loi/réglementation, politique, stratégie ou plan d’action, ou tout autre développement lié à l’objet du Contrat.

3.2  Services intellectuels

3.2.1   Les dispositions des articles 3.2.2 à 3.2.10 s’appliquent dès lors que le Contrat comprend la prestation de services intellectuels.

3.2.2   Sauf accord contraire entre les Parties, tout document élaboré par le Prestataire au titre du présent Contrat doit être rédigé dans l’une des langues officielles du Conseil (anglais ou français) et présenté sur un support électronique permettant le traitement de texte. Dans l’hypothèse où les parties prévoient qu’un Livrable écrit soit préparé dans une langue autre que l’anglais ou le français, un résumé en anglais ou en français doit être inclus dans ledit document.

3.2.3   Sauf accord contraire entre les Parties, tout document écrit de plus de 1 500 mots doit être précédé ou accompagné d’une synthèse en exposant le thème et les principales conclusions ; sauf demande expresse, aucun document ne doit dépasser 5 000 mots.

3.2.4   Le Prestataire garantit que les Livrables satisfont aux plus hauts standards académiques.

3.2.5   Le Prestataire cède au Conseil, à titre exclusif et irrévocable, pour le monde entier et pour l’entière période de protection des droits d’auteur tous les droits portant sur les Livrables résultant de l’exécution du présent Contrat. Ces droits comprennent notamment le droit d’utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - ou de faire utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les Livrables.

3.2.6   Le Conseil se réserve le droit d’exercer les droits susmentionnés pour tout but relevant de ses activités.

3.2.7   Le Prestataire garantit que les droits de tiers ne seront pas violés à la suite de l’utilisation par le Conseil des Livrables. Dans l’hypothèse où la demande d’un tiers relative à une violation alléguée de ses droits de propriété intellectuelle causerait un préjudice au Conseil, le Prestataire indemnisera entièrement le Conseil pour tout préjudice causé à ce dernier.

3.2.8   Nonobstant la disposition prévue à l’article 3.2.5 ci-dessus, le Conseil peut, si le Prestataire lui en a fait la demande, l’autoriser à utiliser le ou les Livrables auxquels il est fait référence ci-dessus. Lorsque le Conseil donne cette autorisation au Prestataire, il l’informe de toutes conditions qui pourraient s’appliquer à cette utilisation.

3.2.9   Tout droit de propriété intellectuelle du Prestataire sur les méthodes, savoirs et informations qui préexistent à la date de conclusion du présent Contrat et qui sont inclus, nécessaires ou découlent de l’exécution du Contrat reste la propriété du Prestataire. Toutefois, en contrepartie des honoraires payés au titre du présent Contrat le Prestataire octroie au Conseil une licence libre et non-exclusive pour le monde entier et pour la durée de validité de tout droit de propriété intellectuelle relatif à l’utilisation de ces méthodes, savoirs et informations dès lors que ces derniers constituent une partie intégrante des Livrables.

3.2.10Si les Livrables attendus résultent de la fourniture d’une session de formation, et sous couvert que les matériels de formation ne soient pas la propriété du Conseil, le Prestataire octroie aux participants à la formation une licence non-exclusive pour le monde entier et pour la durée de validité de tout droit de propriété intellectuelle existant sur lesdits matériels, pour leur usage professionnel des matériels fournis par le formateur.

3.3 Couverture d’assurance médicale et sociale du Prestataire et de ses employés

Le Prestataire s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour son assurance maladie et sa couverture de sécurité sociale pendant toute la durée des services qu’il réalise au titre du Contrat. Le Prestataire reconnaît et accepte à cet égard que le Conseil décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant la réalisation des services objet du Contrat.

3.4 Obligations fiscales

Le Prestataire s’engage à informer le Conseil de tout changement quant à son statut relatif à la TVA et à respecter toutes les dispositions légales en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales. A cet effet :

a)   il présentera au Conseil une facture conforme à la législation en vigueur, ou une demande de paiement si le Prestataire, conformément à la législation en vigueur, ne facture pas la TVA ;

b)   il déclarera, aux fins fiscales, tous les honoraires qui lui auront été versés par le Conseil conformément aux dispositions en vigueur dans son pays de résidence fiscale.

3.5 Loyauté et confidentialité

3.5.1   Dans l’exécution du présent contrat, le Prestataire ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil. Le Prestataire s’engage à respecter les directives du Conseil pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toutes les questions de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil.

3.5.2   Le Prestataire s’engage à observer la discrétion la plus absolue pour tout ce qui concerne le contrat, et notamment à l’égard de toute question de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont il aurait connaissance dans l’exécution du présent contrat. Sauf obligation découlant du contrat, ou autorisation expresse du Conseil, le Prestataire s’abstient en toutes circonstances de communiquer à une personne physique ou morale, un gouvernement ou une autorité extérieure au Conseil, toute information qui n’a pas été rendue publique et dont il a connaissance du fait de ses relations avec le Conseil. Il est également interdit au Prestataire de chercher à retirer un avantage privé de telles informations. Ni l’expiration ni la résiliation par le Conseil du contrat ne mettent un terme à ces obligations.

3.6 Divulgation des termes du contrat

3.6.1.  Le Prestataire est informé que tous les termes du Contrat, y compris les données relatives à son identité et à ses prix, peuvent être divulgués  aux fins de l’audit interne et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire du Conseil pour leur permettre de  s’acquitter de leurs fonctions statutaires, ainsi que pour satisfaire aux conditions de publication et de transparence du Conseil ou de ses donateurs. Le Prestataire autorise la publication, sous toute forme et sur tout support, y compris sur les sites Internet du Conseil ou de ses donateurs, du titre du Contrat ou des projets, de la nature et de l’objet du Contrat ou des projets, du nom et de la localisation du Prestataire et du montant du Contrat/projet.

3.6.2.  En tant que de besoin, le Conseil prendra les mesures spécifiques de confidentialité nécessaires pour préserver les intérêts vitaux du Prestataire.

3.7 Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le Prestataire ne peut utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Conseil.

3.8 Protection des données

Sans préjudice des autres dispositions du Contrat, les Parties s’engagent, lors de l’exécution du Contrat, à se conformer à tout moment à la règlementation applicable à chacune d’elles concernant le traitement de données.

Lorsque le Prestataire, conformément à ses obligations découlant du Contrat, traite des données pour le compte du Conseil, il doit :

i.         Traiter les données personnelles en conformité avec les seules instructions écrites du Conseil ;

ii.        Traiter les données personnelles dans la seule mesure et de façon nécessaire à l’exécution du Contrat, ou ainsi qu’il lui sera autrement notifié par le Conseil ;

iii.       Mettre en œuvre les mesures technologiques appropriées afin de protéger les données contre toute perte accidentelle, destruction, dommage, altération ou divulgation. Ces mesures doivent être proportionnées au préjudice qui pourrait résulter de tout traitement non-autorisé ou illégal, perte accidentelle, destruction, dommage et être corrélées à la nature des données personnelles à protéger ;

iv.       Prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer de la fiabilité des employés du Prestataire ayant accès aux données personnelles et de garantir qu’ils se soient engagés à respecter la confidentialité ou qu’ils soient soumis à une obligation statutaire de confidentialité et ainsi, qu’ils se conforment aux obligations de protection des données découlant de ce Contrat ;

v.        Obtenir le consentement écrit du Conseil avant tout transfert de possession ou de responsabilité des données personnelles vers des sous-traitants. Si le Conseil choisit d’autoriser la sous-traitance, les mêmes obligations de protection des données exposées dans ce Contrat seront imposées au sous-traitant par contrat. Le Prestataire restera pleinement responsable à l’égard du Conseil du respect des obligations par le sous-traitant.

vi.       Notifier le Conseil dans un délai de cinq jours ouvrés s’il reçoit :   
- une demande de la part d’une personne concernée d’accès (y compris de rectification, suppression ou objection) aux données personnelles de cette personne ; ou           
- une plainte ou demande liée aux obligations du Conseil de se conformer aux prérequis de la protection des données ;

vii.      Apporter au Conseil toute l’assistance nécessaire en lien avec une telle plainte ou demande et l’assister dans ses obligations de répondre aux demandes de rectification, d’effacement ou d’objection, de donner aux personnes concernées une information sur le traitement des données et de notifier toute violation de données personnelles ;

viii.     Autoriser les contrôles et audits et y contribuer, y compris les inspections conduites ou mandatées par le Conseil ou par toute tierce partie ayant un pouvoir d’audit. Le Prestataire doit immédiatement informer le Conseil de tout audit non mandaté ou conduit par le Conseil ;

ix.       Ne pas traiter ni transférer des données personnelles en dehors de la juridiction d’un État membre du Conseil de l’Europe sans l’autorisation préalable du Conseil et, sous réserve qu’un niveau adéquat de protection soit garanti par la loi ou par des garanties ad hoc ou standardisées agréées (par exemple, des règles contraignantes d’entreprises) dans la juridiction du destinataire ;

x.        Fournir au Conseil toute information permettant de démontrer la conformité aux obligations découlant du Contrat relatives au traitement des données et aux droits des personnes concernées ;

xi.       Supprimer ou restituer au Conseil, à sa demande, toutes données personnelles et toute copie existante, à moins que la règlementation applicable requière la conservation desdites données personnelles.

3.9 Activité parallèle

Tout prestataire personne physique employé en parallèle à ce contrat confirme par la présente qu’il ou elle :

a) A été autorisé(e) par son employeur à avoir une activité rémunérée pour le Conseil ; et/ou

b) S’est vu(e) accorder un congé durant l’exécution de ces obligations découlant du présent Contrat.

3.10 Autres obligations du Prestataire

3.10.1 Au cours de l’exécution du présent contrat, le Prestataire s’engage à respecter les principes, dispositions et valeurs du Conseil.

3.10.2 Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires ne sont pas applicables au Prestataire.

3.10.3 Aucun élément du présent Contrat ne peut être interprété comme conférant au Prestataire la qualité d’un agent ou d’un employé du Conseil de l’Europe.

Article 4 – Honoraires, frais et mode de paiement

4.1 Frais

4.1.1.     4.1.1 En contrepartie de l’exécution par le Prestataire de ses obligations au titre du bon de commande, le Conseil s’engage à lui verser les honoraires indiqués en Euros (sauf accord contraire entre les parties) tels qu’indiqués dans l’offre du Prestataire (Voir Partie B).

4.1.2.     Les montants indiqués dans le présent Contrat et dans chaque bon de commande sont finaux et ne sont pas sujet à révision.

4.2 TVA

4.2.1 Si le Prestataire n’est pas assujetti à la TVA, le montant est facturé sommes forfaitaires nettes. Si le Prestataire est assujetti à la TVA, le montant sera facturé conformément aux Articles 4.2.2 à 4.2.5.

4.2.2 Si les livrables sont taxables en France, le montant est facturé toutes taxes comprises.

4.2.3 Si les livrables sont taxables dans un autre pays de l’Union européenne, et sauf accord contraire entre les Parties, le Conseil fournit au Prestataire un certificat d’exonération avant la signature du Contrat. Le certificat d’exonération transmis par le Conseil est à conserver par le Prestataire et sera à présenter aux services fiscaux compétents afin de justifier la facturation en hors taxes. Conformément à l’article 2 b) de la Directive 2001/115/CE, la mention suivante devra apparaître sur la facture : « Achat/Prestation Intra-communautaire à destination d’un organisme exonéré : articles 143 et 151 de la Directive 2006/112/CE ». Dans l’hypothèse où le Conseil ne serait en position de fournir ledit certificat, le montant est facturé toutes taxes comprises.

4.2.4 Si les livrables sont taxables dans un pays tiers de l’Union européenne, le montant est facturé hors taxes si la législation applicable le permet ou si le Conseil dispose d’une autre forme d’exonération dans le pays concerné. Sinon, le montant est facturé toutes taxes comprises.

4.2.5 Pour des prestations de services en ligne, si le Prestataire est établi soit dans un pays de l’Union européenne (autre que la France) ou dans un pays tiers de l’Union européenne, le montant facturé inclut la TVA française au taux applicable. La facture indique le montant total hors taxes, le taux applicable, le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises. La mention suivante devra apparaître sur la facture : « Achat/Prestation intra-communautaire : TVA française collecté par le Prestataire et payé au mini-guichet unique de [Adresse/Pays] ».

4.3  Facturation et paiement

4.3.1       Pour chaque livrable exécuté, et dès réception des livrables par le Conseil, le Prestataire produit une facture (ou demande de paiement pour les non-assujettis) en triple exemplaire, libellée en Euros (sauf accord contraire entre les Parties) et conforme à la règlementation en vigueur.

4.3.2       Avant d’accepter les livrable(s) ou service(s), le Conseil se réserve le droit de demander au Prestataire de soumettre tout document ou toute information pouvant permettre d’établir que le Contrat a été dûment exécuté.

4.3.3       Pour les services relatifs à l’organisation d’événements, le Prestataire doit soumettre tout document établissant que l’événement a bien eu lieu, y compris, sans s’y limiter, une feuille de présence par demi-journée indiquant le lieu, les dates et horaires de l’événement, signée par chaque participant et par le Prestataire.

4.3.4       Les honoraires sont dus dans les 60 (soixante) jours calendaires suivant la présentation des documents décrits à l’Article 4.3.1, sous couvert de l’exécution des livrable(s) décrit(s) dans les termes de référence et de son/leur réception par le Conseil.

4.3.5       Tout paiement d’avance est conditionné à l’accord écrit des Parties, bon de commande par bon de commande, et est dû dans les 60 (soixante) jours calendaires à compter de la signature du bon de commande concerné.

4.4 Autres frais

4.4.1 Si le Prestataire doit se déplacer aux fins du présent Contrat, et à supposer que les Termes de Référence ne stipulent pas que les frais de transport et des indemnités journalières sont déjà inclus dans le montant contracté, le Conseil s’engage également, sous réserve d’y avoir consenti au préalable, à rembourser les frais de voyage et de séjour du Prestataire sur la base des règles applicables du Conseil de l’Europe[3].

4.4.2 Les frais de transport auxquels il est fait référence à l’Article 4.4.1 sont remboursés sur la base du billet de train (1^ère classe) ou d’avion (classe économique) sur présentation de la facture à l’en-tête de la société fournissant la prestation de voyage. Les indemnités journalières (y compris les frais de transport au sein de la localité visitée) sont remboursées au taux applicable.

4.4.3 Lorsque le Prestataire doit se déplacer au titre du Contrat, il est, pendant la durée du déplacement et du séjour, couvert par une police d’assurance souscrite auprès de CHARTIS (Police n° 2.004.761), qu’il peut contacter à un numéro d’appel d’urgence (+ 32 (0)3 253 69 16). Ladite assurance couvre les risques spécifiques liés au voyage et au séjour du Prestataire (y compris les frais médicaux entraînés par des occurrences imprévues de maladie ou d’accidents, le rapatriement, l’annulation du voyage ou du transport aérien, la perte ou le vol de biens personnels). La police d’assurance ne couvre pas les personnes ayant 75 ans révolus.

Article 5 – Rupture du Contrat

5.1.         Si le Prestataire :

a)    ne satisfait pas aux conditions stipulées dans le présent Contrat ou à celles découlant de tout avenant écrit accepté par les deux parties, conformément aux dispositions de l’article 6 ci-après, ou

b)    s’il assure une prestation de services d’un niveau non satisfaisant, conformément à l’article 1.1, ou

c)     le Prestataire en dans l’une des situation énumérée à l’article 10.2,

le Conseil pourra estimer qu’il s’agit d’une rupture de contrat et pourra en conséquence refuser de verser en tout ou partie les honoraires et de régler les frais stipulés à l’article 4.1 et 4.4 ci-dessus.

5.2 Dans les cas prévus à l’alinéa 5.1 ci-dessus, le Conseil se réserve en outre, à tout moment et après notification au Prestataire, le droit de mettre fin au Contrat. En cas d’annulation du Contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du Contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

5.3 Les montants restant dus doivent être versés sur le compte bancaire du Conseil dans les 60 (soixante) jours calendaires suivant l’envoi par le Conseil d’une notification écrite au Prestataire concernant ces montants.

Article 6 - Modifications

6.1 Les dispositions du présent contrat ne peuvent être modifiées qu’avec l’accord écrit des deux parties. Cet accord peut prendre la forme d’un courrier électronique sous condition d’utiliser les coordonnées des parties stipulées à l’Article 8.

6.2 Une modification ne saurait porter sur un élément du contrat susceptible d’altérer les conditions initiales de la procédure de passation de marchés ou donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires.

6.3 Ce contrat ne peut faire l’objet d’aucune cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, sans l’autorisation préalable et écrite du Conseil.

6.4 Le prestataire ne peut sous-traiter tout ou partie des services sans l’autorisation écrite préalable du Conseil.

Article 7 - Cas de force majeure

7.1 En cas de force majeure, les Parties seront dégagées de la responsabilité leur incombant au titre du présent Contrat sans dédommagement financier. Seront considérés comme des cas de force majeure les évènements météorologiques exceptionnels, séismes, grèves touchant les transports aériens, attentats, état de guerre, risques sanitaires ou évènements exigeant que le Conseil ou le Prestataire annule le contrat.

7.2 S’il se produit un cas de force majeure, chaque Partie devra le notifier à l’autre par écrit, dans un délai de 7 jours calendaires.

Article 8 - Communication entre les parties

8.1 Le point de contact pour le Conseil est indiqué sur la 1ère page de l’Acte d’Engagement (voir ci-dessus).

8.2 Le Prestataire est joignable aux coordonnées indiquées sur la 1ère page de l’Acte d’Engagement (voir ci-dessus).

8.3 Toute communication est réputée avoir été effectuée au jour de sa réception par la Partie destinataire, sauf si le Contrat fait référence à sa date d’envoi.

8.4 Toute communication est réputée avoir été reçue par la Partie destinataire le jour de son envoi réussi, à condition d’avoir utilisé les coordonnées mentionnées ci-dessus. L’envoi ne sera pas considéré réussi si l’expéditeur reçoit un message de non-réception. Dans ce cas, l’expéditeur devra immédiatement envoyer la communication via l’un des autres moyens de communication mentionnés ci-dessus. En cas d’échec de l’envoi, l’expéditeur ne pourra pas être considéré en violation de son éventuelle obligation de faire parvenir la communication dans un délai donné, à condition que la communication soit envoyée sans délai par d’autres moyens.

8.5 Le courrier envoyé au Conseil par la voie postale est considéré comme ayant été reçu par le Conseil à la date à laquelle il aura été enregistré par le service identifiée au paragraphe 1 ci-dessus.

8.6 Toute notification formelle faite par courrier recommandé avec accusé de réception, ou équivalent, ou par des moyens électroniques équivalents, sera réputée avoir été reçue par son destinataire au jour indiqué sur l’accusé de réception, ou équivalent.

Article 9 – Réception

La fourniture des Livrables fait l’objet d’une procédure écrite de réception. Si la réception est refusée, le Conseil doit dûment en informer le Prestataire, en fournissant les motifs de cette décision, et pourra le cas échéant fixer de nouvelles modalités pour la livraison des Livrables. Si la réception est à nouveau refusée, le Conseil pourra résilier tout ou partie du Contrat sans préavis et sans payer de compensation financière.

Article 10 – Changement de circonstances ou de situation du Prestataire

10.1    Le Prestataire informe immédiatement le Conseil de tout changement dans son adresse ou dans son domicile légal.

10.2   Le Prestataire informe également sans tarder le Conseil :

a)      s’il est concerné par une fusion, une acquisition, un changement de propriétaire ou un changement de statut juridique;

b)      lorsque le Prestataire est un consortium ou une entité similaire, si sa composition change ;

c)      s’il fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour une ou plusieurs des raisons suivantes: participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux;

d)      s’il est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature, ou s’il fait l'objet d'une telle procédure;

e)      s’il fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée constatant un délit affectant son intégrité professionnelle ou une faute grave en matière professionnelle;

f)       s’il n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il a son domicile légal ;

g)     s’il est ou est susceptible d’être en situation de conflit d’intérêts ;

h)   s’il est ou leur(s) propriétaire(s) ou cadre(s) supérieur(s), dans le cas de personnes morales, inclus dans les listes des personnes ou entités sujettes aux mesures restrictives appliquées par l’Union Européenne (disponible sur www.sanctionsmap.eu).

Article 11 - Litiges

11.1 Tout litige relatif à l'exécution ou à l'application de ce Contrat sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à la décision d'une commission arbitrale

11.2 La commission arbitrale composée de deux arbitres choisis chacun par l'une des parties et d'un surarbitre désigné par les deux arbitres ; dans le cas où il ne serait pas procédé à la désignation du surarbitre dans les conditions prévues ci-dessus dans un délai de six mois, le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg procédera à cette désignation.

11.3 Toutefois, il sera loisible aux parties de soumettre le litige à la décision d'un arbitre choisi par elles d'un commun accord, ou à défaut d'un tel accord, par le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg.

11.4 La commission visée à l’alinéa 2 de cet article ou, le cas échéant, l'arbitre visé à l'alinéa 3 fixera la procédure à suivre.

11.5 A défaut d'accord entre les parties quant au droit applicable, la Commission ou, le cas échéant, l'arbitre statuera ex aequo et bono, compte tenu des principes généraux du droit ainsi que des usages du commerce.

11.6 La décision arbitrale n'est susceptible d'aucun recours et lie les parties.

Article 12 – Coordonnées bancaires des parties

Les coordonnées bancaires du Prestataire sont indiquées à la page 1 de l’Acte d’Engagement. Les coordonnées bancaires du Conseil sont les suivantes :

Banque : Société Générale Strasbourg

Adresse : F-67075 Strasbourg Cedex, France

Code IBAN : FR76 30003 02360 001500 1718672

SWIFT Code :SOGEFRPP