N° de Contrat ►	ADRPCDM(2022)22
Projet ID / Secteur ►	2625/ Appui au Parlement
Point de contact CoE ►	[email protected]

Acte D’Engagement

(Mise en concurrence / Contrat d’achat unique)

Le présent Acte d’Engagement régit les termes et conditions applicables au contrat entre le Prestataire (voir détails ci-dessous) et le Conseil de l’Europe[1] pour la fourniture du service de développement et déploiement d’une plateforme électronique relative aux pétitions et motions législatives adressées au Président de la Chambre des Représentants du Parlement marocain dans le cadre du projet ‘Appui au développement du rôle du Parlement dans la consolidation de la démocratie au Maroc’, financé par l’Union européenne et mis en œuvre par le Conseil de l’Europe.

Le Conseil de l’Europe met en œuvre actuellement un projet intitulé « Appui au développement du rôle du Parlement dans la consolidation de la démocratie au Maroc » qui est financé par l‘Union européenne et qui s’inscrit dans le cadre plus large du programme conjoint Union européenne/Conseil de l'Europe intitulé « Appui au mécanisme national de prévention de la torture et au développement du rôle du Parlement au Maroc » (2020-2023).

L’objectif 2 du projet consiste à accompagner l'ouverture du Parlement vers les citoyens, la société civile et d'autres partenaires et promouvoir efficacement la démocratie parlementaire au Maroc.

Dans ce contexte, l’Organisation recherche un prestataire pour le développement et le déploiement d’une plateforme électronique relative aux pétitions et motions législatives adressées au Président de la Chambre des Représentants du Parlement marocain ainsi que pour l’ensemble des prestations de sensibilisation, accompagnement, formation, assistance technique et maintenance concernant cette plateforme. Le prestataire devra faire preuve d’un éventail de capacités et notamment en ce qui concerne la collecte et analyse des besoins, la capacité technique et graphique, la rédaction de manuels pratiques et la promotion de la plateforme.

La prestation devra se dérouler de la façon suivante :

Phase 1 : Cadrage du projet

L’objectif de cette phase est de définir le cadre global de la réalisation des prestations demandées, elle doit permettre de :

- Initialiser et planifier le déroulement des missions du projet, y compris les réunions des instances du projet ;

- Présenter les modalités d’exécution de la prestation au cours d’une réunion de démarrage en termes de :

o    Méthodes : présentation de la méthodologie adoptée pour la réalisation de la mission. Rappeler les objectifs de chaque phase, et préciser le contenu des livrables de chaque phase ;

o    Organisation : définition du rôle et des responsabilités des intervenants de part et d’autre, formalisme de restitution (PV de réunions, validation des PVs, etc.) ;

o    Documentation : liste des documents à fournir par le Parlement pour chaque phase ou étape afin de faciliter le travail ;

o    Procédure de validation : accord sur la procédure de validation générale (intervenants, délais) ;

o    Planification : Présentation et validation du planning opérationnel depuis le lancement jusqu’à l’achèvement de l’ensemble des travaux.

Cette phase permettra de réaliser la note de cadrage du projet à partir des informations complémentaires fournies par le comité de suivi de la prestation, institué à cet effet.

Livrables

§  Note de lancement du projet  

§  Un rapport expliquant la démarche et la méthodologie du projet ;

§  Planning du projet ;

§  Tableaux de bord et fiches d’avancement par phase.

Phase 2 : Etude et recensement des besoins

Cette phase consiste à une étude de besoins et a pour but de délimiter le périmètre du projet : domaines, prestations, services couverts, enjeux et contraintes. A l’issue de cette phase, le prestataire aura à réaliser la conception globale de la plateforme. Au minimum, les éléments suivants seront traités :

o    Elaboration d’un benchmark des plateformes similaires traitant la même activité (analyse des aspects fonctionnels, techniques et graphiques) ;

o    Collecte des besoins ;

o    Définition du périmètre fonctionnel de la plateforme de manière à donner une vision globale sur les attentes et les besoins ;

o    Elaboration de l’architecture et des spécifications fonctionnelles de la plateforme ;

o    Définition et conception des applications « workflow » ;

o    Elaboration d’un PAQ (Plan Assurance Qualité).

Livrables :

§  Compte rendu de réunions ;

§  Document du benchmark ;

§  Document d’analyse des besoins ;

§  Document architecture et spécifications fonctionnelles ;

§  Document de conception des « workflow » ;

§  Un cahier des spécifications de l’architecture logicielle et matérielle supportant la plateforme ;

§  Document PAQ.

Phase 3 : Conception et réalisation de la plateforme

Etape 1 : Conception de la charte graphique

Cette étape doit intégrer les principaux éléments suivants :

o    La charte graphique ;

o    Le mode de navigation ;

o    Le rubriquage intégré à la charte sur la base de l’arborescence définie lors de la phase « 2 » ;

o    Le prestataire devra fournir trois propositions de maquette graphique de la plateforme. La maquette graphique retenue sera ensuite améliorée par le prestataire, et sur la base de laquelle des propositions graphiques seront faites pour un ensemble de pages internes représentatives.

Livrables :

§  Dossier de la charte graphique ;

§  Les sources des développements graphiques ;

§  Maquette graphique validée sous format de pages HTML.

Etape 2 : Développement de la plateforme

Le prestataire mettra en place la plateforme en intégrant la totalité des fonctionnalités relatives aux BackOffice et FrontOffice, pour cela, le prestataire sera amené à :

o    Créer le schéma de la base de données cible ;

o    Mettre en place un environnement de développement et de test dans la plateforme ;

o    Réaliser et développer la plateforme ;

o    Mettre en place sa sécurité.

Livrables :

§  Maquette des principales fonctions ;

§  Dossier de la conception générale ;

§  Document d’architecture ;

§  Codes sources documentés ;

§  Dossiers de réalisation et d’exploitation ;

§  La plateforme mise en place ;

§  Procédure de développement et de test selon les droits d’accès à l’environnement de développement.

Phase 4 : Déploiement et recettes

Cette phase permettra de réceptionner et valider les prestations effectuées par le prestataire dans le cadre du projet. 

Dans cette étape le prestataire doit assurer les prestations suivantes :

o    Installation et déploiement de la plateforme ;

o    Réalisation des plans de test ;

o    Assistance à la réalisation des tests en environnement réel d’exploitation ;

o    Correction des anomalies ;

o    Intégration de l’ensemble du contenu de la plateforme,

o    Publication dans la plateforme d’hébergement.

Livrables :

§  Plan de recettes ;

§  Rapport de tests fonctionnels, de tests de performance et de sécurité ;

§  Rapport de suivi et de correction des anomalies ;

§  Procédures de sauvegarde et de restauration ;

§  Procédure de reprise et réinstallation en cas de panne testée et validée.

Phase 5 : Assistance et transfert de compétences

Au démarrage du projet, le prestataire organisera une formation sur les outils, technologies et méthodes utilisés au profit de 6 personnes des équipes techniques des deux chambres, d’une durée de 3 jours minimum.

Le prestataire devra intégrer dans sa proposition l’ensemble des éléments nécessaires pour la formation et le transfert de compétences vers l’équipe qui sera chargée de l’administration et de l’animation de la plateforme.

Ce plan de formation concernera : l’administration du backoffice, la gestion du contenu et les outils utilisés pour la réalisation de la plateforme ainsi que toutes les solutions, outils et services qui entrent dans le cadre de ce projet et dont la maîtrise est nécessaire pour assurer un fonctionnement pérenne de la plateforme.

Livrables :

§  Programme et documentation de la formation ;

§  Planning et documentation de transfert de compétences ;

§  Manuel d’administration de la plateforme technique en arabe pour les fonctionnaires ;

§  Manuel d’utilisation de la plateforme technique en arabe pour les citoyens.

Cette phase est essentielle pour assurer un transfert de compétences de la plateforme dans son ensemble de façon à permettre de la prendre en main dans des conditions optimales.

Phase 6 : Communication et sensibilisation

Cette phase concerne la sensibilisation sur l’importance de l’utilisation de la plateforme sur les nouveautés apportées. En effet, en matière de promotion de la plateforme, un important effort sera fourni pour assurer la visibilité de la plateforme sur la toile afin d’en faire bénéficier de manière égalitaire toutes les cibles visées, qu’elles résident au Maroc ou en dehors de nos frontières. Les canaux de promotion On Line seront fortement exploités au vu de l’intérêt de leur rapport coût / efficacité.

Livrables :

§   Animation d’un séminaire de restitution et de lancement officiel ;

§  Présentation power point pour l’animation du séminaire ;

§  2 vidéos expliquant l’utilisation de la plateforme en Arabe ou en Amazigh, les langues officielles du Royaume, et le système de pétitions et motions.

NB : tous les manuels sont à fournir sous format électronique et papier.

La plateforme électronique devra prévoir la gestion dynamique d’une même navigation dans plusieurs langues (arabe, amazigh, français et anglais). Le visiteur aura le choix à tout moment de la navigation de changer la langue de la plateforme, à partir de ce moment, tout le contenu de la plateforme basculera vers la langue choisie.

La plateforme sera développée en langue arabe par le prestataire. Les contenus dans les trois autres langues (amazigh, français et anglais) seront fournis par le client, le prestataire aura la charge de les intégrer sur la plateforme.

Ce descriptif est complété par le contenu du document « Spécifications techniques » joint à cet appel d’offres.

Les prix indiqués dans le tableau ci-dessous sont fixes et non susceptibles de révision, pour toute la durée du contrat.

Les prix sont indiqués en Euros, hors taxes.

Au total, la valeur du contrat ne pourra pas dépasser la valeur de 55 000 Euros HT.

Pour le régime de TVA à mentionner sur la facture, voir Partie B, ci-dessous.

Je, soussigné, agissant pour mon propre compte ou représentant du Prestataire indiqué ci-dessous, par la présente :

-   Déclare être dûment autorisé à représenter le Prestataire ;

-   Déclare que les informations soumises au Conseil dans le cadre de cette procédure sont complètes, exactes et véridiques ;

-   Reconnais par la présente avoir été dûment notifié que, dans l’hypothèse où une des déclarations ou informations fournies s’avérait fausse, le Conseil se réserve le droit d’exclure l’offre de la procédure ou de mettre fin à toute relation contractuelle relatives à cette dernière ;

-   Consens à tout audit ou vérification que le Conseil pourra initier par quelque procédé que ce soit, relativement aux informations soumises dans le cadre de la présente procédure ;

-   Déclare que ni moi ni le Prestataire que je représente (le cas échéant) ne se trouve dans un des cas mentionnés dans les critères d’exclusion reproduits dans le Dossier d’Appel d’Offres ;

-   Déclare que ni moi ni le Prestataire que je représente (le cas échéant) ne se trouve dans une situation de conflit d’intérêts réel ou éventuel relativement à la présente procédure. Je reconnais avoir été notifié qu’un conflit d’intérêts peut résulter, en particulier, d‘intérêts économiques ou politiques, d’affinités nationales ou émotionnelles ou des liens familiaux, et de tout autre relation ou intérêt commun ;

-   Déclare ne pas être un(e) agent(e) retraité(e) du Conseil de l'Europe ou un(e) agent(e) du Conseil de l'Europe ayant bénéficié d'un plan de départ anticipé ; 

-   Déclare (le cas échéant) que je suis le seul propriétaire des droits moraux attachés aux créations de la société unipersonnelle constituée sous ma propriété unique. Je suis individuellement responsable pour toute obligation découlant du présent contrat et dont je devrai répondre à titre individuel ou par le biais de la société unipersonnelle constituée sous ma propriété unique ;

-   M’engage à informer le Conseil de tout changement important de circonstances dans un délai raisonnable. Un changement important inclut, mais ne se limite pas à, un changement de statut juridique, de propriété, nom et adresse, perte de licence d’enregistrement, liquidation, suspension, disqualification par une autorité ou une agence nationale ou locale ou inclusion sur les listes des personnes ou entités sujettes aux mesures restrictives appliquées par l’Union Européenne (disponible sur www.sanctionsmap.eu) ;

-   Accepte, sans dérogation, tous les termes des conditions contractuelles telles que reproduites dans ce document et comprend que sa signature constitue la signature du contrat avec le Conseil, sous réserve de sélection de l’offre par le Conseil et sous réserve de la contre-signature de cet Acte par un représentant du Conseil dûment autorisé.

Article 1 – Dispositions générales

1.1       Le Prestataire de services s’engage, aux conditions, dans les limites et selon les modalités prévues d’un commun accord ci-après, à exécuter la liste des Livrables tels que décrits dans les Termes de Référence (voir partie A ci-dessus) du présent Contrat et compris dans l’offre soumise par le Prestataire.

1.2       Le présent Contrat est composé, par ordre de préséance de :

a)    l’Acte d’Engagement, dans sa totalité (page de couverture, parties A et B et les présentes conditions juridiques), et de tout bon de commande ;

b)    les Termes de référence ; et

c)     l’offre soumise par le Prestataire.

1.3       Les conditions de vente du Prestataire, quelles qu’elles soient, ne sauraient prévaloir sur les présentes conditions juridiques. Toute disposition énoncée par le Prestataire dans ses documents (conditions de vente ou correspondance) potentiellement en conflit avec les présentes conditions juridiques sont considérées nulles et non avenues, à l’exception des clauses plus favorables au Conseil.

1.4       Dans le cadre du présent Contrat :

a)      « Contrat » fait référence à l’ensemble des documents listés à l’article 1.2 ;

b)      « Conseil » fait référence au Conseil de l’Europe ;

c)      « Livrables » fait référence aux services et biens décrits dans les Termes de référence ;

d)      « Parties » fait référence au Conseil et au Prestataire ;

e)      « Prestataire » fait référence à la personne morale ou physique sélectionnée par le Conseil pour fournir les Livrables. Cette personne peut également et sans distinction être désignée par les termes « Prestataire de service » ou « Consultant ».

Article 2 – Durée

Le contrat est conclu jusqu’à la date stipulée à la Partie A du dossier de consultation et prend effet à compter de sa signature par les deux parties. Les Livrables doivent être exécutés conformément au cadre temporel spécifié dans les Termes de référence ou, par défaut, dans l’offre soumise par le Prestataire.

Article 3 – Obligations du Prestataire

3.1 Obligations générales

3.1.1.  Le Prestataire est seul responsable des décisions relatives aux ressources humaines, techniques, logistiques et matérielles prises en vue de fournir les Livrables, tenant dûment compte des besoins et contraintes du Conseil, tels que définis contractuellement.

3.1.2.  Le Prestataire reconnait être soumis à une obligation générale de conseil, incluant mais sans s’y limiter, une obligation de fournir toute information ou recommandation pertinente au Conseil. A cet égard, le Prestataire doit notamment fournir au Conseil tout conseil, tout message de prévention ou toute recommandation requis(es) en termes de qualité des Livrables et de conformité aux standards professionnels applicables. Le Prestataire s’engage également à informer le Conseil dans les plus brefs délais, au cours de l’exécution du Contrat, de toute initiative et/ou projet de loi/réglementation, politique, stratégie ou plan d’action, ou tout autre développement lié à l’objet du Contrat.

3.2  Services intellectuels

3.2.1   Les dispositions des articles 3.2.2 à 3.2.10 s’appliquent dès lors que le Contrat comprend la prestation de services intellectuels.

3.2.2   Sauf accord contraire entre les Parties, tout document élaboré par le Prestataire au titre du présent Contrat doit être rédigé dans l’une des langues officielles du Conseil (anglais ou français) et présenté sur un support électronique permettant le traitement de texte. Dans l’hypothèse où les parties prévoient qu’un Livrable écrit soit préparé dans une langue autre que l’anglais ou le français, un résumé en anglais ou en français doit être inclus dans ledit document.

3.2.3   Sauf accord contraire entre les Parties, tout document écrit de plus de 1 500 mots doit être précédé ou accompagné d’une synthèse en exposant le thème et les principales conclusions ; sauf demande expresse, aucun document ne doit dépasser 5 000 mots.

3.2.4   Le Prestataire garantit que les Livrables satisfont aux plus hauts standards académiques.

3.2.5   Le Prestataire cède au Conseil, à titre exclusif et irrévocable, pour le monde entier et pour l’entière période de protection des droits d’auteur tous les droits portant sur les Livrables résultant de l’exécution du présent Contrat. Ces droits comprennent notamment le droit d’utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - ou de faire utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les Livrables.

3.2.6   Le Conseil se réserve le droit d’exercer les droits susmentionnés pour tout but relevant de ses activités.

3.2.7   Le Prestataire garantit que les droits de tiers ne seront pas violés à la suite de l’utilisation par le Conseil des Livrables. Dans l’hypothèse où la demande d’un tiers relative à une violation alléguée de ses droits de propriété intellectuelle causerait un préjudice au Conseil, le Prestataire indemnisera entièrement le Conseil pour tout préjudice causé à ce dernier.

3.2.8   Nonobstant la disposition prévue à l’article 3.2.5 ci-dessus, le Conseil peut, si le Prestataire lui en a fait la demande, l’autoriser à utiliser le ou les Livrables auxquels il est fait référence ci-dessus. Lorsque le Conseil donne cette autorisation au Prestataire, il l’informe de toutes conditions qui pourraient s’appliquer à cette utilisation.

3.2.9   Tout droit de propriété intellectuelle du Prestataire sur les méthodes, savoirs et informations qui préexistent à la date de conclusion du présent Contrat et qui sont inclus, nécessaires ou découlent de l’exécution du Contrat reste la propriété du Prestataire. Toutefois, en contrepartie des honoraires payés au titre du présent Contrat le Prestataire octroie au Conseil une licence libre et non-exclusive pour le monde entier et pour la durée de validité de tout droit de propriété intellectuelle relatif à l’utilisation de ces méthodes, savoirs et informations dès lors que ces derniers constituent une partie intégrante des Livrables.

3.2.10Si les Livrables attendus résultent de la fourniture d’une session de formation, et sous couvert que les matériels de formation ne soient pas la propriété du Conseil, le Prestataire octroie aux participants à la formation une licence non-exclusive pour le monde entier et pour la durée de validité de tout droit de propriété intellectuelle existant sur lesdits matériels, pour leur usage professionnel des matériels fournis par le formateur.

3.3 Couverture d’assurance médicale et sociale du Prestataire et de ses employés

Le Prestataire s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour son assurance maladie et sa couverture de sécurité sociale pendant toute la durée des services qu’il réalise au titre du Contrat. Le Prestataire reconnaît et accepte à cet égard que le Conseil décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant la réalisation des services objet du Contrat.

3.4 Obligations fiscales

Le Prestataire s’engage à informer le Conseil de tout changement quant à son statut relatif à la TVA et à respecter toutes les dispositions légales en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales. A cet effet :

a)   il présentera au Conseil une facture conforme à la législation en vigueur, ou une demande de paiement si le Prestataire, conformément à la législation en vigueur, ne facture pas la TVA ;

b)   il déclarera, aux fins fiscales, tous les honoraires qui lui auront été versés par le Conseil conformément aux dispositions en vigueur dans son pays de résidence fiscale.

3.5 Loyauté et confidentialité

3.5.1   Dans l’exécution du présent contrat, le Prestataire ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil. Le Prestataire s’engage à respecter les directives du Conseil pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toutes les questions de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil.

3.5.2   Le Prestataire s’engage à observer la discrétion la plus absolue pour tout ce qui concerne le contrat, et notamment à l’égard de toute question de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont il aurait connaissance dans l’exécution du présent contrat. Sauf obligation découlant du contrat, ou autorisation expresse du Conseil, le Prestataire s’abstient en toutes circonstances de communiquer à une personne physique ou morale, un gouvernement ou une autorité extérieure au Conseil, toute information qui n’a pas été rendue publique et dont il a connaissance du fait de ses relations avec le Conseil. Il est également interdit au Prestataire de chercher à retirer un avantage privé de telles informations. Ni l’expiration ni la résiliation par le Conseil du contrat ne mettent un terme à ces obligations.

3.6 Divulgation des termes du contrat

3.6.1.  Le Prestataire est informé que tous les termes du Contrat, y compris les données relatives à son identité et à ses prix, peuvent être divulgués  aux fins de l’audit interne et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire du Conseil pour leur permettre de  s’acquitter de leurs fonctions statutaires, ainsi que pour satisfaire aux conditions de publication et de transparence du Conseil ou de ses donateurs. Le Prestataire autorise la publication, sous toute forme et sur tout support, y compris sur les sites Internet du Conseil ou de ses donateurs, du titre du Contrat ou des projets, de la nature et de l’objet du Contrat ou des projets, du nom et de la localisation du Prestataire et du montant du Contrat/projet.

3.6.2.  En tant que de besoin, le Conseil prendra les mesures spécifiques de confidentialité nécessaires pour préserver les intérêts vitaux du Prestataire.

3.7 Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le Prestataire ne peut utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Conseil.

3.8 Protection des données

3.8.1.    Sans préjudice des autres dispositions du Contrat, les Parties s’engagent, lors de l’exécution du Contrat, à se conformer à tout moment à la règlementation applicable à chacune d’elles concernant le traitement de données.

3.8.2.    Lorsque le Prestataire, conformément à ses obligations découlant du Contrat, traite des données pour le compte du Conseil, il doit :

i.       Traiter les données personnelles en conformité avec les seules instructions écrites du Conseil ;

ii.      Traiter les données personnelles dans la seule mesure et de façon nécessaire à l’exécution du Contrat, ou ainsi qu’il lui sera autrement notifié par le Conseil ;

iii.     Mettre en œuvre les mesures technologiques appropriées afin de protéger les données contre toute perte accidentelle, destruction, dommage, altération ou divulgation. Ces mesures doivent être proportionnées au préjudice qui pourrait résulter de tout traitement non-autorisé ou illégal, perte accidentelle, destruction, dommage et être corrélées à la nature des données personnelles à protéger ;

iv.     Prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer de la fiabilité des employés du Prestataire ayant accès aux données personnelles et de garantir qu’ils se soient engagés à respecter la confidentialité ou qu’ils soient soumis à une obligation statutaire de confidentialité et ainsi, qu’ils se conforment aux obligations de protection des données découlant de ce Contrat ;

v.      Obtenir le consentement écrit du Conseil avant tout transfert de possession ou de responsabilité des données personnelles vers des sous-traitants. Si le Conseil choisit d’autoriser la sous-traitance, les mêmes obligations de protection des données exposées dans ce Contrat seront imposées au sous-traitant par contrat. Le Prestataire restera pleinement responsable à l’égard du Conseil du respect des obligations par le sous-traitant.

vi.     Notifier le Conseil dans un délai de cinq jours ouvrés s’il reçoit :        
- une demande de la part d’une personne concernée d’accès (y compris de rectification, suppression ou objection) aux données personnelles de cette personne ; ou    
- une plainte ou demande liée aux obligations du Conseil de se conformer aux prérequis de la protection des données ;

vii.    Apporter au Conseil toute l’assistance nécessaire en lien avec une telle plainte ou demande et l’assister dans ses obligations de répondre aux demandes de rectification, d’effacement ou d’objection, de donner aux personnes concernées une information sur le traitement des données et de notifier toute violation de données personnelles ;

viii.   Autoriser les contrôles et audits et y contribuer, y compris les inspections conduites ou mandatées par le Conseil ou par toute tierce partie ayant un pouvoir d’audit. Le Prestataire doit immédiatement informer le Conseil de tout audit non mandaté ou conduit par le Conseil ;

ix.     Ne pas traiter ni transférer des données personnelles en dehors de la juridiction d’un État membre du Conseil de l’Europe sans l’autorisation préalable du Conseil et, sous réserve qu’un niveau adéquat de protection soit garanti par la loi ou par des garanties ad hoc ou standardisées agréées (par exemple, des règles contraignantes d’entreprises) dans la juridiction du destinataire ;

x.      Fournir au Conseil toute information permettant de démontrer la conformité aux obligations découlant du Contrat relatives au traitement des données et aux droits des personnes concernées ;

xi.     Supprimer ou restituer au Conseil, à sa demande, toutes données personnelles et toute copie existante, à moins que la règlementation applicable requière la conservation desdites données personnelles.

3.9 Activité parallèle

Tout prestataire personne physique employé en parallèle à ce contrat confirme par la présente qu’il ou elle :

a) A été autorisé(e) par son employeur à avoir une activité rémunérée pour le Conseil ; et/ou

b) S’est vu(e) accorder un congé durant l’exécution de ces obligations découlant du présent Contrat.

3.10 Autres obligations du Prestataire

3.10.1.  Au cours de l’exécution du présent contrat, le Prestataire s’engage à respecter les principes, dispositions et valeurs du Conseil.

3.10.2.  Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires ne sont pas applicables au Prestataire.

3.10.3.  Aucun élément du présent Contrat ne peut être interprété comme conférant au Prestataire la qualité d’un agent ou d’un employé du Conseil de l’Europe.

Article 4 – Honoraires, frais et mode de paiement

4.1 Frais

4.1.1.     4.1.1 En contrepartie de l’exécution par le Prestataire de ses obligations au titre du bon de commande, le Conseil s’engage à lui verser les honoraires indiqués en Euros (sauf accord contraire entre les parties) tels qu’indiqués dans l’offre du Prestataire (Voir Partie B).

4.1.2.     Les montants indiqués dans le présent Contrat et dans chaque bon de commande sont finaux et ne sont pas sujet à révision.

4.2  TVA

4.2.1.     Si le Prestataire n’est pas assujetti à la TVA, le montant est facturé sommes forfaitaires nettes. Si le Prestataire est assujetti à la TVA, le montant sera facturé conformément aux Articles 4.2.2 à 4.2.5.

4.2.2.     Si les livrables sont taxables en France, le montant est facturé toutes taxes comprises. Pour les prestations matériellement exécutées en France, les prestataires qui ne disposeraient pas d’un numéro de TVA français devront s’enregistrer auprès des autorités fiscales françaises : Direction des Impôts des Non-Résidents – DINR / [email protected] / 10, rue du Centre / 93465 Noisy-le-Grand Cedex / + 33 (0)1 57 33 85 00 ; ou, selon le prestataire, les prestataires sans n° de TVA-FR devront s’enregistrer relativement à la TVA auprès du Guichet Unique de TVA (VAT OSS) de leur choix. La facture devra indiquer le montant hors taxes, le taux et le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises. La phrase suivante devra apparaître sur la facture : « TVA française collectée par le prestataire et reversée au Guichet Unique de TVA de [pays] ».

4.2.3.     Si les livrables sont taxables dans un autre pays de l’Union européenne, et sauf accord contraire entre les Parties, le Conseil fournit au Prestataire un certificat d’exonération avant la signature du Contrat. Le certificat d’exonération transmis par le Conseil est à conserver par le Prestataire et sera à présenter aux services fiscaux compétents afin de justifier la facturation en hors taxes. Conformément à l’article 2 b) de la Directive 2001/115/CE, la mention suivante devra apparaître sur la facture : « Achat/Prestation Intra-communautaire à destination d’un organisme exonéré : articles 143 et 151 de la Directive 2006/112/CE ». Dans l’hypothèse où le Conseil ne serait en position de fournir ledit certificat, le montant est facturé toutes taxes comprises.

4.2.4.     Si les livrables sont taxables dans un pays tiers de l’Union européenne, le montant est facturé hors taxes si la législation applicable le permet ou si le Conseil dispose d’une autre forme d’exonération dans le pays concerné. Sinon, le montant est facturé toutes taxes comprises.

4.3  Facturation et paiement

4.3.1       Pour chaque livrable exécuté, et dès réception des livrables par le Conseil, le Prestataire produit une facture (ou demande de paiement pour les non-assujettis) en triple exemplaire, libellée en Euros (sauf accord contraire entre les Parties) et conforme à la règlementation en vigueur.

4.3.2       Avant d’accepter les livrable(s) ou service(s), le Conseil se réserve le droit de demander au Prestataire de soumettre tout document ou toute information pouvant permettre d’établir que le Contrat a été dûment exécuté.

4.3.3       Pour les services relatifs à l’organisation d’événements, le Prestataire doit soumettre tout document établissant que l’événement a bien eu lieu, y compris, sans s’y limiter, une feuille de présence par demi-journée indiquant le lieu, les dates et horaires de l’événement, signée par chaque participant et par le Prestataire.

4.3.4       Les honoraires sont dus dans les 60 (soixante) jours calendaires suivant la présentation des documents décrits à l’Article 4.3.1, sous couvert de l’exécution des livrable(s) décrit(s) dans les termes de référence et de son/leur réception par le Conseil.

4.3.5       Tout paiement d’avance est conditionné à l’accord écrit des Parties, bon de commande par bon de commande, et est dû dans les 60 (soixante) jours calendaires à compter de la signature du bon de commande concerné.

4.4 Autres frais

4.4.1.    Si le Prestataire doit se déplacer aux fins du présent Contrat, et à supposer que les Termes de Référence ne stipulent pas que les frais de transport et des indemnités journalières sont déjà inclus dans le montant contracté, le Conseil s’engage également, sous réserve d’y avoir consenti au préalable, à rembourser les frais de voyage et de séjour du Prestataire sur la base des règles applicables du Conseil de l’Europe[3].

4.4.2.    Les frais de transport auxquels il est fait référence à l’Article 4.4.1 sont remboursés sur la base du billet de train (1^ère classe) ou d’avion (classe économique) sur présentation de la facture à l’en-tête de la société fournissant la prestation de voyage. Les indemnités journalières (y compris les frais de transport au sein de la localité visitée) sont remboursées au taux applicable.

4.4.3.    Lorsque le Prestataire doit se déplacer au titre du Contrat, il est, pendant la durée du déplacement et du séjour, couvert par une police d’assurance souscrite auprès de CHARTIS (Police n° 2.004.761), qu’il peut contacter à un numéro d’appel d’urgence (+ 32 (0)3 253 69 16). Ladite assurance couvre les risques spécifiques liés au voyage et au séjour du Prestataire (y compris les frais médicaux entraînés par des occurrences imprévues de maladie ou d’accidents, le rapatriement, l’annulation du voyage ou du transport aérien, la perte ou le vol de biens personnels). La police d’assurance ne couvre pas les personnes ayant 75 ans révolus.

Article 5 – Rupture du Contrat

5.1.         Si le Prestataire :

a)    ne satisfait pas aux conditions stipulées dans le présent Contrat ou à celles découlant de tout avenant écrit accepté par les deux parties, conformément aux dispositions de l’article 6 ci-après, ou

b)    s’il assure une prestation de services d’un niveau non satisfaisant, conformément à l’article 1.1, ou

c)     le Prestataire en dans l’une des situations énumérées à l’article 11.2,

le Conseil pourra estimer qu’il s’agit d’une rupture de contrat et pourra en conséquence refuser de verser en tout ou partie les honoraires et de régler les frais stipulés à l’article 4.1 et 4.4 ci-dessus.

5.2.      Dans les cas prévus à l’alinéa 5.1 ci-dessus, le Conseil se réserve en outre, à tout moment et après notification au Prestataire, le droit de mettre fin au Contrat. En cas d’annulation du Contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du Contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

5.3.      Les montants restant dus doivent être versés sur le compte bancaire du Conseil dans les 60 (soixante) jours calendaires suivant l’envoi par le Conseil d’une notification écrite au Prestataire concernant ces montants.

Article 6 - Modifications

6.1.      Les dispositions du présent contrat ne peuvent être modifiées qu’avec l’accord écrit des deux parties. Cet accord peut prendre la forme d’un courrier électronique sous condition d’utiliser les coordonnées des parties stipulées à l’Article 8.

6.2.      Une modification ne saurait porter sur un élément du contrat susceptible d’altérer les conditions initiales de la procédure de passation de marchés ou donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires.

6.3.      Ce contrat ne peut faire l’objet d’aucune cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, sans l’autorisation préalable et écrite du Conseil.

6.4.      Le prestataire ne peut sous-traiter tout ou partie des services sans l’autorisation écrite préalable du Conseil. En cas d’autorisation par le Conseil, le Prestataire veillera au respect de toutes les conditions contractuelles par tous les sous-traitants autorisés. Le Prestataire reste entièrement responsable envers le Conseil de l’exécution des obligations de ces sous-traitants.

Article 7 - Cas de force majeure

7.1.      En cas de force majeure, les Parties seront dégagées de la responsabilité leur incombant au titre du présent Contrat sans dédommagement financier. Seront considérés comme des cas de force majeure les évènements météorologiques exceptionnels, séismes, grèves touchant les transports aériens, attentats, état de guerre, risques sanitaires ou évènements exigeant que le Conseil ou le Prestataire annule le contrat.

7.2.      S’il se produit un cas de force majeure, chaque Partie devra le notifier à l’autre par écrit, dans un délai de 7 jours calendaires.

Article 8 - Communication entre les parties

8.1.      Le point de contact pour le Conseil est indiqué sur la 1ère page de l’Acte d’Engagement (voir ci-dessus).

8.2.      Le Prestataire est joignable aux coordonnées indiquées sur la 1ère page de l’Acte d’Engagement (voir ci-dessus).

8.3.      Toute communication est réputée avoir été effectuée au jour de sa réception par la Partie destinataire, sauf si le Contrat fait référence à sa date d’envoi.

8.4.      Toute communication est réputée avoir été reçue par la Partie destinataire le jour de son envoi réussi, à condition d’avoir utilisé les coordonnées mentionnées ci-dessus. L’envoi ne sera pas considéré réussi si l’expéditeur reçoit un message de non-réception. Dans ce cas, l’expéditeur devra immédiatement envoyer la communication via l’un des autres moyens de communication mentionnés ci-dessus. En cas d’échec de l’envoi, l’expéditeur ne pourra pas être considéré en violation de son éventuelle obligation de faire parvenir la communication dans un délai donné, à condition que la communication soit envoyée sans délai par d’autres moyens.

8.5.      Le courrier envoyé au Conseil par la voie postale est considéré comme ayant été reçu par le Conseil à la date à laquelle il aura été enregistré par le service identifiée au paragraphe 1 ci-dessus.

8.6.      Toute notification formelle faite par courrier recommandé avec accusé de réception, ou équivalent, ou par des moyens électroniques équivalents, sera réputée avoir été reçue par son destinataire au jour indiqué sur l’accusé de réception, ou équivalent.

Article 9 – Réception

La fourniture des Livrables fait l’objet d’une procédure écrite de réception. Si la réception est refusée, le Conseil doit dûment en informer le Prestataire, en fournissant les motifs de cette décision, et pourra le cas échéant fixer de nouvelles modalités pour la livraison des Livrables. Si la réception est à nouveau refusée, le Conseil pourra résilier tout ou partie du Contrat sans préavis et sans payer de compensation financière.

Article 10 – Consortium

10.1.       Les prestataires sont entièrement responsables de l'exécution et du respect des termes du contrat.

10.2.       Les prestataires sont conjointement et solidairement responsables. Si un Prestataire ne met pas en œuvre sa part du contrat, les autres Prestataires deviennent responsables de fournir les Livrables, à moins que le Conseil ne les libère expressément de cette obligation.

10.3.       En cas de rupture de contrat, s’il y a lieu, le Conseil réclamera la restitution les sommes versées indues au titre du contrat. Le coordinateur du consortium est entièrement responsable du remboursement des dettes du consortium ; même s'il n'a pas été le bénéficiaire final de ces montants.

10.4.       Les rôles et responsabilités internes des prestataires sont définis comme suit :

10.4.1    Les prestataires doivent désigner un coordonnateur.

10.4.2    Chaque prestataire doit :

(i)            informer immédiatement le coordinateur de tout événement ou circonstance susceptible d'affecter de manière significative ou de retarder l'exécution du contrat, de tout changement de statut juridique ou situation technique, organisationnelle ou concernant la propriété, de toutes circonstances affectant l'attribution du marché ou le respect des exigences du Contrat ;

(ii)           soumettre au coordinateur en temps utile :               
- tout autre document ou information requis par le Conseil en vertu du contrat, à moins que le contrat n'oblige le prestataire à soumettre directement ces informations ;

- toute information requise par le coordinateur afin de vérifier l'état d'exécution des Livrables au titre du contrat, la bonne exécution du contrat et le respect des autres obligations contractuelles.

(iii)          donner aux autres prestataires l'accès à tous droits de propriété industrielle et intellectuelle préexistants nécessaires à l'exécution du contrat et au respect des obligations découlant du Contrat.

10.4.3    Le coordinateur doit :

(i)            S’assurer que les livrables sont correctement fournis et en temps opportun, conformément aux conditions du contrat ;

(ii)           agir en tant qu'intermédiaire pour toutes les communications entre les prestataires et le Conseil (en particulier, en fournissant immédiatement au Conseil les informations décrites à l'article 10.4.2 (ii)), sauf accord contraire des Parties ;

(iii)          demander et examiner tous les documents ou informations requis par le Conseil et vérifier leur exhaustivité et leur exactitude avant de les transmettre au Conseil ;

(iv)          avant de commencer l'exécution du contrat, soumettre la liste de droits préexistants (article 10.4.2 (iii)) au Conseil ;

(v)           soumettre les livrables au Conseil conformément au calendrier et aux conditions du contrat ;

(vi)          Les paiements sont effectués par le Conseil au coordinateur. Les paiements au coordinateur déchargent le Conseil de son obligation de paiement. Le coordinateur doit veiller à ce que la répartition des paiements entre les Prestataires se fasse sans retard injustifié.

Le coordinateur ne peut sous-traiter aucunes des tâches susmentionnées.

10.5.     Les prestataires doivent disposer d'arrangements internes concernant leur fonctionnement et leur coordination afin de garantir la bonne mise en œuvre de l'action. Ces arrangements internes doivent être définis dans un « accord de consortium » écrit entre les bénéficiaires, pouvant couvrir :

- l’organisation interne du consortium ;

- la répartition du (des) paiement (s) du Conseil ;

- des règles supplémentaires sur les droits et obligations liés aux droits et résultats préexistants (y compris les droits de propriété intellectuelle et industrielle), spécifiant le propriétaire et toutes les personnes qui ont un droit d'utilisation ;

- le règlement des litiges internes ;

- les accords de responsabilité, d'indemnisation et de confidentialité entre les prestataires.

L'accord de consortium ne doit contenir aucune disposition contraire au contrat.

Article 11 – Changement de circonstances ou de situation du Prestataire

11.1.     Le Prestataire informe immédiatement le Conseil de tout changement dans son adresse ou dans son domicile légal.

11.2      Le Prestataire informe également sans tarder le Conseil :

a)      s’il est concerné par une fusion, une acquisition, un changement de propriétaire ou un changement de statut juridique ;

b)      lorsque le Prestataire est un consortium ou une entité similaire, si sa composition change ;

c)      s’il fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour une ou plusieurs des raisons suivantes : participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux, financement du terrorisme, infractions terroristes ou infractions liées aux activités terroristes, au travail des enfants ou à la traite des êtres humains ;

d)      s’il est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature, ou s’il fait l'objet d'une telle procédure ;

e)      s’il fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée constatant un délit affectant son intégrité professionnelle ou une faute grave en matière professionnelle ;

f)       s’il n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il a son domicile légal ;

g)      s’il est ou est susceptible d’être en situation de conflit d’intérêts ;

h)      s’il est ou leur(s) propriétaire(s) ou cadre(s) supérieur(s), dans le cas de personnes morales, inclus dans les listes des personnes ou entités sujettes aux mesures restrictives appliquées par l’Union Européenne (disponible sur www.sanctionsmap.eu).

Article 12 - Litiges

12.1.     Tout litige relatif à l'exécution ou à l'application de ce Contrat sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à la décision d'une commission arbitrale

12.2.     La commission arbitrale composée de deux arbitres choisis chacun par l'une des parties et d'un surarbitre désigné par les deux arbitres ; dans le cas où il ne serait pas procédé à la désignation du surarbitre dans les conditions prévues ci-dessus dans un délai de six mois, le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg procédera à cette désignation.

12.3.     Toutefois, il sera loisible aux parties de soumettre le litige à la décision d'un arbitre choisi par elles d'un commun accord, ou à défaut d'un tel accord, par le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg.

12.4.     La commission visée à l’alinéa 2 de cet article ou, le cas échéant, l'arbitre visé à l'alinéa 3 fixera la procédure à suivre.

12.5.     A défaut d'accord entre les parties quant au droit applicable, la Commission ou, le cas échéant, l'arbitre statuera ex aequo et bono, compte tenu des principes généraux du droit ainsi que des usages du commerce.

12.6.     La décision arbitrale n'est susceptible d'aucun recours et lie les parties.

Article 13 – Coordonnées bancaires des parties

Les coordonnées bancaires du Prestataire sont indiquées à la page 1 de l’Acte d’Engagement. Les coordonnées bancaires du Conseil sont les suivantes :

Banque : Société Générale Strasbourg

Adresse : F-67075 Strasbourg Cedex, France

Code IBAN : FR76 30003 02360 001500 1718672

SWIFT Code :SOGEFRPP