Arrêté n° 1346 du 25 mai 2012 relatif au télétravail[1]

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

VU les articles 29 et 50 du Statut du Personnel ;

VU l’Instruction n° 16 du 24 février 1978 relative à l’introduction et aux modalités d'application de l'horaire variable aux services du Secrétariat Général du Conseil de l'Europe ;

CONSIDÉRANT qu’il conviendrait d’introduire une plus grande flexibilité dans l’organisation du travail afin d’accroître l’efficacité opérationnelle et de favoriser la motivation et l’engagement des agents en leur permettant de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée ;

AYANT CONSULTÉ le Comité du personnel, conformément à l’article 5, paragraphe 3, du Règlement sur la participation du personnel (Annexe I au Statut du personnel) ;

A R R Ê T E :

TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 – But de l’arrêté

1.       Le présent arrêté fixe les dispositions régissant le télétravail au Conseil de l’Europe.

2.       L’Instruction n° 16 du 24 février 1978 relative à l’introduction et aux modalités d'application de l'horaire variable aux services du Secrétariat Général du Conseil de l'Europe s’applique sauf disposition contraire figurant dans le présent arrêté.

Article 2 – Définition

1.       Le terme « télétravail » désigne un système dans le cadre duquel des membres du Secrétariat[2] travaillent occasionnellement ou régulièrement hors des locaux du Conseil de l’Europe.

2.       Aux fins du présent arrêté, le travail effectué hors des locaux du Conseil de l’Europe avant ou après une journée de travail au bureau ou au cours d’une mission officielle n’est pas considéré comme du télétravail.

Article 3 – Eligibilité

1.       La possibilité de travailler à distance dans le cadre du télétravail est offerte aux membres suivants du Secrétariat, désignés ci-après par l’expression « membres du Secrétariat » :

a.       les agents au sens de l’article 1 du Statut du personnel, confirmés dans leur    emploi ;

b.       les agents temporaires, au sens de l’Arrêté n^o 1234 du 15 décembre 2005       définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire   recruté localement dans les bureaux d’information et les bureaux extérieurs, qui         ont achevé leur période d’essai ;

c.       les fonctionnaires mis à disposition relevant du Règlement des mises à disposition       au Conseil de l’Europe.

2.       La possibilité de travailler à distance n’est pas ouverte aux membres du Secrétariat qui font l’objet d’une procédure d’amélioration de la performance individuelle en vertu de l’arrêté sur la sous-performance.[3]

Article 4 – Principes généraux

1.       Le télétravail ne peut être mis en place que sur une base volontaire et avec le consentement du Conseil de l'Europe et des membres du Secrétariat concernés. Aucun membre du Secrétariat ne peut être contraint de travailler à distance.

2.       Le télétravail n’est pas un droit. Il n’est possible que lorsque le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e) estime qu’il est compatible avec les intérêts du service.

3.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance jouissent de tous les droits et sont soumis à toutes les obligations énoncées dans les instruments de réglementation interne de l’Organisation, à l’exception des droits et obligations dépendant de la présence physique dans les locaux du Conseil de l’Europe, y compris pour ce qui est des heures supplémentaires.

4.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance ne doivent être soumis à aucune discrimination du fait qu’ils travaillent à distance. En particulier, la nature et la durée de l’emploi, la rémunération, les responsabilités professionnelles, l’évolution de carrière, l’appréciation, la couverture sociale et médicale, les privilèges et immunités (dans la mesure où le lieu de télétravail le permet), l'accès à la formation, les possibilités de promotion et de participation du personnel restent les mêmes que pour les personnes qui travaillent exclusivement dans les locaux du Conseil de l'Europe.

5.       Le télétravail n’entraîne aucun changement dans la charge de travail et les résultats attendus des membres du Secrétariat concernés ou des autres agents.

6.       Le télétravail, en tant que moyen de concilier vie professionnelle et vie privée, reste un temps de travail au bénéfice de l’Organisation. Les supérieurs hiérarchiques directs prêtent attention aux heures de travail effectuées par les membres du Secrétariat qui travaillent à distance, de manière à ce que le télétravail ne nuise pas à leur vie privée et à leur santé. Le respect de la vie privée, du domicile et de la correspondance personnelle des membres du Secrétariat qui travaillent à distance doit être observé.

Article 5 – Evaluation des possibilités de télétravail

Le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) évalue les possibilités de travailler à distance et les limites dans lesquelles le télétravail est possible en tenant compte des critères suivants :

a.       Le membre du Secrétariat qui demande à travailler à distance :

i.        a une compréhension pleine et entière du travail à effectuer en général et des tâches spécifiques à exécuter.

ii.       est capable de travailler efficacement avec un contrôle minimal, d’établir des priorités et de gérer son temps.

iii.       maîtrise les applications logicielles nécessaires ainsi que le fonctionnement de l’Intranet, d’Internet et du courrier électronique.

b.       Le travail concerné :

i.        est mesurable à la fois en termes qualitatifs et quantitatifs.

ii.       peut être effectué sans contacts directs, sans l'interaction permanente avec d'autres agents et sans présence physique dans les locaux de l'Organisation. Il ne comprend pas la supervision d'agents, ni la participation fréquente à des réunions internes ou de fréquentes missions officielles.

iii.       ne dépend pas d'informations, de documents, matériels ou équipements difficilement accessibles depuis un lieu de télétravail ou qui ne peuvent être sortis des locaux du Conseil de l’Europe sans restriction ou qui ne peuvent être transportés facilement du bureau au lieu de télétravail.

c.       Autres critères :

i.        La productivité et la qualité du travail du membre du Secrétariat sont préservées et ne sont pas compromises par le télétravail.

ii.       Le fait que le membre du Secrétariat soit absent du lieu de travail n’a aucun effet indésirable sur ses relations de travail avec d’autres agents ou sur la charge de travail du service concerné. Le nombre d'agents présents sur place est en tout temps suffisant.

d.       Le lieu de travail est propice à la concentration et exempt de distractions.

TITRE II — TYPES DE TÉLÉTRAVAIL

Article 6 – Types de télétravail

Le télétravail peut être occasionnel ou régulier.

Article 7 – Télétravail occasionnel

1.       Le télétravail occasionnel est un système permettant de travailler hors des locaux du Conseil de l’Europe de manière ponctuelle.

2.       Le télétravail occasionnel peut être pratiqué dans des circonstances particulières où un membre du Secrétariat souhaite travailler à distance pour des périodes limitées, par exemple afin qu’il puisse se concentrer sur une tâche donnée dans un environnement favorable.

3.       Le télétravail occasionnel ne peut excéder 20 jours ouvrables par année calendaire.[4]

4.       Tout membre du Secrétariat qui souhaite travailler à distance à titre occasionnel doit en faire la demande dûment motivée à son ou sa supérieur(e) hiérarchique direct(e), au moyen de l’outil informatique correspondant, en précisant la durée de télétravail demandée, le lieu où il sera effectué et en attestant que ce lieu est propice à la concentration.

5.       Si le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e), après avoir évalué la possibilité de travailler à distance, approuve la demande en application de son pouvoir discrétionnaire, il ou elle définit les tâches à effectuer et les objectifs à atteindre. Il ou elle informe également les autres agents du service concerné des dispositions prises.

6.       Si le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e), après avoir évalué la possibilité de travailler à distance, rejette la demande en application de son pouvoir discrétionnaire, il ou elle doit motiver ce refus, par écrit,  au regard des critères mentionnés à l’article 5.[5]

7.       La Direction des Ressources humaines de la Direction générale de l’Administration effectue le suivi de la demande au moyen de l’outil informatique correspondant et contrôle le nombre de jours de télétravail au cours de l’année.

Article 8 – Télétravail régulier

1.       Le télétravail régulier est un système dans le cadre duquel un membre du Secrétariat travaille hors des locaux du Conseil de l’Europe de manière continue, conformément à la convention de télétravail conclue entre l’Organisation et le membre du Secrétariat concerné.

2.       Le télétravail régulier représente au minimum 10% et au maximum 50% du temps de travail sur un cycle de deux semaines.

Article 9 – Convention de télétravail régulier

1.       Tout membre du Secrétariat qui souhaite travailler à distance de manière régulière doit en faire la demande dûment motivée à son ou sa supérieur(e) hiérarchique direct(e), par écrit, en précisant le lieu où le télétravail sera effectué et en attestant que ce lieu est propice à la concentration.

2.       Si le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e), après avoir évalué la possibilité de travailler à distance, approuve la demande, celle-ci est soumise au ou à la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, par délégation, au ou à la Directeur/Directrice concerné(e); si le ou la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, par délégation, le ou la Directeur/Directrice concerné(e) approuve la demande, en application de son pouvoir discrétionnaire, une convention de télétravail régulier est conclue pour une période d’un an, avec une période d’essai de trois mois.[6]

3.       Si le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e) ou le ou la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, par délégation, le ou la Directeur/Directrice concerné(e), après avoir évalué la possibilité de travailler à distance, rejettent la demande en application de leur pouvoir discrétionnaire, il ou elle doit motiver ce refus, par écrit, au regard des critères mentionnés à l’article 5.[7]

4.       La convention de télétravail régulier comprend les informations suivantes :

a.       la durée pour laquelle le télétravail est autorisé ;

b.       les tâches à effectuer, les résultats attendus et les délais ;

c.       le calendrier de télétravail ;

d.       les obligations de présence physique au bureau du membre du Secrétariat ;

e.       le lieu de télétravail et le ou les numéros de téléphone du membre du Secrétariat concerné ;

f.       la déclaration faite par le membre du Secrétariat concerné qu’il n’a pas la charge directe de la garde d’enfants de moins de 10 ans pendant son horaire de télétravail ;

g.       l’engagement du membre du Secrétariat concerné à respecter les droits et obligations découlant du Statut du personnel et des autres instruments juridiques internes de l’Organisation, en particulier les obligations relatives à la confidentialité, à la sécurité informatique et à la prévention des conflits d’intérêts.

5.       La convention est vérifiée, approuvée et enregistrée par la Direction des Ressources humaines. Elle est signée par le membre du Secrétariat concerné, par son ou sa supérieur(e) hiérarchique direct(e) ainsi que par le ou la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, par délégation, le ou la Directeur/Directrice concerné(e).[8]

6.       Le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) informe les autres agents du service concerné de la convention de télétravail conclue.

7.       La convention de télétravail régulier est réévaluée et, si nécessaire, révisée lors de l’appréciation du membre du Secrétariat concerné.

8.       La convention de télétravail régulier peut être renouvelée selon la même procédure que celle qui a présidé à sa conclusion. Elle ne peut être reconduite tacitement. En cas de renouvellement de la convention de télétravail dans les mêmes conditions, la période d’essai mentionnée au paragraphe 2 ci-dessus ne s’applique pas.

9.       Les membres du Secrétariat concernés et leur supérieur(e) hiérarchique direct(e) conjointement avec le ou la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, le cas échéant, le ou la Directeur/Directrice concerné(e), peuvent mettre fin à tout moment à la convention de télétravail régulier sous préavis d’un mois. Au cours de la période d’essai mentionnée au paragraphe 2 ci-dessus, il peut être mis fin à la convention de télétravail régulier avec un préavis de dix jours. Lorsqu’il est décidé d’ouvrir une procédure d’amélioration de la performance individuelle pour un membre du Secrétariat qui travaille à distance, son ou sa supérieur(e) hiérarchique direct(e) conjointement avec le ou la Chef de l’entité administrative principale concernée ou, le cas échéant, le ou la Directeur/Directrice concerné(e), met fin à la convention de télétravail régulier avec un préavis de dix jours.[9]

10.     Les membres du Secrétariat qui demandent à mettre fin à une convention de télétravail régulier bénéficient des mêmes aménagements de leur temps de travail qu’auparavant, sans que ce changement n’ait de conséquences négatives sur leur appréciation.

TITRE III – DISPOSITIONS RELATIVES À TOUS LES TYPES DE TÉLÉTRAVAIL

Article 10 – Exécution du travail

Tout membre du Secrétariat qui travaille à distance est tenu d’effectuer et de rendre le travail qui lui est assigné en temps et en heure et de manière satisfaisante, comme il en aura été convenu auparavant avec son ou sa supérieur(e) hiérarchique direct(e).

Article 11 – Temps de télétravail

1.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance sont soumis au même temps de travail que les autres membres du Secrétariat. Ce temps doit être compris entre 6h00 et 22h00, comme convenu avec le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e).

2.       Le télétravail peut s’effectuer par demi-journées, le matin ou l’après-midi, ou par journées entières.

3.       Sans préjudice des autres dispositions convenues en vertu du paragraphe 1 ci-dessus, tout membre du Secrétariat qui travaille à distance doit être joignable pendant les plages horaires fixes (de 9h00 à 12h00 et de 14h30 à 16h30). Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance sont tenus de fournir leurs coordonnées (numéro/s de téléphone) à leurs collègues et à leur supérieur(e) hiérarchique direct(e) et d’être joignables à leur adresse électronique du Conseil de l’Europe.

4.       Les membres du Secrétariat en télétravail régulier peuvent être ponctuellement contraints de prendre des dispositions pour revenir au bureau ou de modifier leur calendrier de télétravail si leur supérieur(e) hiérarchique direct(e) le juge nécessaire. Il n’en découle aucun droit à compensation pour les membres du Secrétariat concernés. Le ou la supérieur(e) hiérarchique direct(e) concerné(e) informe au plus tard un jour avant et par écrit des dispositions qui doivent être prises. Il ou elle informe la Direction des Ressources humaines du retour ponctuel au bureau du membre du Secrétariat en télétravail ou de la réorganisation de son calendrier de télétravail.

Article 12 – Télétravail et autres formes de temps de travail flexible

1.       Le télétravail est compatible avec le travail à temps partiel, à la condition que le membre du Secrétariat concerné travaille au moins 60% du temps de travail à temps plein.[10]

2.       Les heures supplémentaires effectuées hors du bureau par un membre du Secrétariat en télétravail ne donnent lieu à aucune compensation.

3.       Il est possible de combiner télétravail occasionnel et télétravail régulier à la condition que la durée totale de télétravail ne soit pas supérieure à 50% du temps de travail à temps plein par année calendaire.[11]

Article 13 – Lieu de télétravail

1.       Le télétravail régulier doit s’effectuer sur le lieu de résidence des membres du Secrétariat concernés tel que défini à l'article 29 du Statut du personnel. Le télétravail occasionnel peut être effectué en un lieu autre que le lieu de résidence des membres du Secrétariat concernés, à la condition que ceux-ci soient joignables à la fois par téléphone et par courrier électronique.

2.       Le lieu de télétravail est mentionné dans la convention de télétravail régulier et dans la demande de télétravail occasionnel. Tout changement de lieu de télétravail doit être approuvé selon la procédure utilisée pour l’accord de télétravail initial correspondant.

Article 14 – Considérations relatives aux coûts

1.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance veillent au bon entretien du lieu de télétravail (il faut par exemple que l'espace de travail soit adapté, pourvu de l'équipement nécessaire, exempt de distractions, propre à garantir la sécurité de documents confidentiels, etc.). Les frais exposés pour l’installation et l’entretien d’un environnement de télétravail adapté sont à la charge des membres du Secrétariat concernés.

2.       L’Organisation ne prend pas en charge les frais d’exploitation et d’entretien du poste de télétravail, ni les frais accessoires liés à l’utilisation du lieu de télétravail. Les coûts supplémentaires des services (par exemple pour l’installation d’une ligne téléphonique, l'accès à Internet, les fournitures de bureau) imputables au télétravail ainsi que les frais de déplacement pour se rendre sur le lieu de télétravail et en revenir ne sont pas remboursés par l’Organisation. De même, celle-ci ne prend à sa charge aucune des conséquences fiscales éventuelles de l’existence d’un espace à usage professionnel à domicile.

3.       L’Organisation ne doit être exposée à aucun problème technique ou de connexion à distance lié à l'équipement utilisé par les membres du Secrétariat qui travaillent à distance.

Article 15 – Considérations relatives à l’hygiène et à la sécurité

1.       Il est de la responsabilité des membres du Secrétariat qui travaillent à distance de s’assurer que l’environnement de télétravail est sain, sûr et répond aux normes d’hygiène et de sécurité applicables. Il leur appartient aussi de veiller à ce que cet environnement soit conforme aux critères d’ergonomie définis par l’Organisation. Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance s’engagent à autoriser, si nécessaire, l’inspection du lieu de télétravail pour des raisons de sécurité, d’enquête en cas d’accident et d’assurance, ainsi qu’à des fins de contrôle de l’équipement, pendant des visites dont la date et le créneau horaire auront été convenus d'un commun accord. Tout accord de télétravail peut être suspendu avec effet immédiat lorsque le lieu de télétravail présente des risques en termes d’hygiène ou de sécurité.

2.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance continuent de bénéficier du régime de couverture sociale et médicale du Conseil de l'Europe. Tout accident survenant lors de l’exécution de ses obligations professionnelles par le membre du Secrétariat concerné au cours des heures convenues et sur le lieu de télétravail approuvé peut être considéré comme un accident du travail, sous réserve du respect du présent arrêté et de l’ensemble des autres dispositions et réglementations applicables de l’Organisation.

3.       La couverture des accidents survenant au cours du trajet entre le domicile et le bureau prévue par les instruments juridiques relatifs aux accidents du travail ne s’applique pas dans le cas du télétravail. Toutefois, en cas de télétravail occasionnel effectué en un lieu proche du lieu de résidence du membre du Secrétariat concerné, les trajets entre le domicile et le lieu de télétravail approuvé sont couverts au titre des accidents du travail.

4.       Il est de la responsabilité du membre du Secrétariat concerné de subir au plus tôt un traitement médical en cas d’accident ou de maladie liés au travail et d’en informer dès que possible la Direction des Ressources humaines, conformément aux dispositions et réglementations applicables.

5.       En cas de télétravail occasionnel en un lieu autre que le lieu de résidence, le membre du Secrétariat concerné n’est pas couvert par l’assurance souscrite par l’Organisation pour les missions officielles.

6.       Il appartient aux membres du Secrétariat qui travaillent à distance de vérifier leurs polices d’assurance habitation conformément à la législation en vigueur dans le pays concerné et d’informer leur assureur qu’ils pratiquent le télétravail. Toute augmentation de la couverture d'assurance habitation rendue nécessaire par le télétravail est à la charge du membre du Secrétariat concerné.

7.       L’Organisation n’est pas responsable des dommages matériels, pertes ou vols résultant directement ou indirectement du télétravail. L’Organisation ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des dommages corporels à des tiers résultant directement ou indirectement du télétravail, quelle que soit la couverture d’assurance de ces tiers.

Article 16 – Confidentialité, protection des données et sécurité

1.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance sont tenus de respecter les obligations définies par les instruments juridiques internes de l’Organisation, notamment en ce qui concerne la confidentialité, la protection des données et la sécurité.

2.       Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance veillent à ce qu’aucune personne non autorisée n’ait accès à des informations confidentielles ou sensibles.

3.       L’Organisation communique aux membres du Secrétariat qui travaillent à distance toutes les dispositions générales et spéciales relatives à l’utilisation d’Internet et des technologies de l’information, aux sauvegardes, aux mesures de routine et de protection contre les virus et au cryptage des données. Les membres du Secrétariat qui travaillent à distance sont tenus de respecter ces dispositions.

TITRE IV : DISPOSITIONS FINALES

Article 17 – Contrôle

La Direction des Ressources humaines contrôle la mise en place du système de télétravail au Conseil de l’Europe et développe les instruments nécessaires à l’application du présent arrêté (à savoir formations, fiches pratiques, outils informatiques).

Article 18– Entrée en vigueur et dispositions transitoires

1.       Le présent arrêté entre en vigueur le 1^er septembre 2012.

2.       En 2012, le télétravail occasionnel ne pourra excéder 3.5 jours ouvrables.

Strasbourg, le 25 mai 2012

Le Secrétaire Général,

Thorbjørn JAGLAND