Arrêté n^o 1212 du 30 novembre 2005

Remboursement des frais de transport exposés par des agents et leur famille lors de leur entrée en fonctions, de toute mutation ultérieure et de la fin de leur contrat

Le Secrétaire Général,

VU l’article 42.1 b. du Statut du Personnel ;

CONSIDÉRANT qu’en vertu du paragraphe 6 du même article, il convient de préciser les conditions dans lesquelles des agents et leur famille peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de déménagement exposés lors de leur entrée en fonctions, de leur mutation ultérieure et à la fin de leur contrat ;

APRÈS AVOIR CONSULTÉ le Comité du Personnel, conformément à l’article 5, paragraphe 3 du Règlement sur la participation du personnel (annexe I au Statut du Personnel),

A R R Ê T E :

A. Frais de transport

Article 1 – Les frais de transport exposés par les agents et leur famille:

a.    lors de leur entrée en service, pour se rendre du lieu de leur résidence au lieu de leurs fonctions,

b.    à l’occasion de toute mutation officielle, pour se rendre au lieu de leur nouvelle affectation,

c.    lors de la cessation de leurs fonctions, pour se rendre du siège de celles‑ci au lieu où ils résidaient lors de leur entrée en fonctions ou en tout autre lieu où ils fixent leur nouvelle résidence (sans que dans ce dernier cas la charge puisse être supérieure), sont remboursés dans les conditions prévues par l’instruction relative à l’organisation des missions des agents.

Article 2

Les agents bénéficient de l’indemnité journalière dans les conditions mentionnées dans cette même instruction.

Article 3

Si l’agent ou l’agente intéressé(e) perçoit l’allocation de foyer, le bénéfice des dispositions prévues aux articles 1 et 2 est étendu – pourvu qu’ils fassent partie du ménage – au conjoint, aux enfants et autres personnes à charge au sens de l’article 5 du Règlement sur les rémunérations, ainsi que, le cas échéant, à une personne accompagnant celui ou ceux de ces enfants qui seraient âgés de moins de 10 ans.

Les frais de transport sont remboursés dans les mêmes conditions que pour l’agent ou l’agente. Toutefois, l’indemnité journalière est réduite de moitié.

Article 4

Le remboursement des frais de voyage et de l’indemnité journalière sera effectué sur la base d’une déclaration présentée par l’agent ou l’agente intéressé(e) sur un formulaire ad hoc, et approuvée par le Directeur ou la Directrice des Ressources humaines. A cette déclaration, doivent être obligatoirement jointes les pièces justificatives requises.

B. Frais de déménagement

Article 5

Les agents ont droit au remboursement des frais encourus à l’occasion du déménagement vers le lieu de leurs fonctions de leurs meubles et autres objets d’usage personnel, jusqu’à concurrence d’un volume maximum desdits biens, fixé comme suit :

	Non-bénéficiaires de l’allocation de foyer	Bénéficiaires de l’allocation de foyer
Hors cadre	40 m3	50 m3
Autres personnels (grade A,B,C et L)	30 m3	40 m3

Ces maxima seront augmentés de 4 m³ pour chacune des personnes à charge.

Le volume de la voiture de l’agent ou de l’agente n’est pas compris dans ces maxima.

Au cas où le déménagement est calculé en poids, il sera considéré que 1 m³ représente 150 kg.

Article 6

Les agents pourront demander le remboursement des frais de leur déménagement en provenance de leur pays d’origine, ou, le cas échéant, de l’endroit où ils avaient leur domicile habituel au moment de l’engagement. Cependant dans des cas spéciaux, le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale pourra examiner s’il n’y a pas lieu de déroger à cette règle. A cet effet, les intéressés devront lui adresser une demande spécifiant les motifs sur lesquels elle s’appuie.

Si à la résiliation du contrat, l’agent ou l’agente s’installe dans un lieu autre que son domicile d’origine, les frais susceptibles d’être remboursés ne pourront excéder le montant des dépenses qu’aurait occasionné le retour au domicile d’origine.

Article 7

Les agents devront demander le remboursement dans le délai d’une année à compter de la date de leur prise de fonctions au Conseil de l’Europe ou de la cessation de celles‑ci. Toutefois, si l’agent ou l’agente n’a pu effectuer son déménagement au cours de cette année, le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale pourra admettre une seule prolongation de ce délai, sur demande de l’intéressé(e).

Article 8

Sur demande motivée, l’agent ou l’agente peut être autorisé(e) à effectuer son déménagement en plusieurs fractions, à condition que le coût global des montants partiels ne dépasse pas le coût de l’opération réalisée en une seule fois.

Article 9

Le remboursement s’étendra aux frais d’emballage, de manipulation, d’assurance et de transport. Sont toutefois exclus les frais d’assurance se rapportant à des objets d’art ou de collection. Le Conseil de l’Europe n’assume aucune responsabilité quant à la conservation des biens transportés.

Article 10

Les agents ont pour obligation d’effectuer leur déménagement par la voie la moins onéreuse et dans les conditions les plus avantageuses pour le Conseil de l’Europe. Ils ne pourront évoquer aucun droit au remboursement si les dépenses correspondantes sont déjà couvertes en vertu d’un droit acquis autrement à leur entrée au Conseil de l’Europe. Les intéressés, avant d’accomplir leur déménagement, devront faire établir un devis par deux firmes différentes ; ces devis seront soumis à l’approbation préalable du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale.

Article 11

Les frais d’un déménagement non autorisé ne pourront donner lieu à remboursement.

Article 12

Les frais de garde-meuble et de magasinage, les frais de transport entre le domicile provisoire et le domicile définitif de l’intéressé(e) ne pourront pas être pris en charge par le Conseil de l’Europe.

Toutefois, au cas où un agent ou une agente se trouverait contraint, pour un motif reconnu légitime, de mettre son mobilier en garde-meuble, les frais de transport entre celui‑ci et le domicile de l’agent ou de l’agente lui seront remboursés sur autorisation du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale.

Article 13

Le remboursement des frais de déménagement sera effectué sur la base d’une demande de l’intéressé(e) visée par la Direction des Ressources humaines, qui contrôlera si les dispositions contenues dans le présent arrêté ont été observées. Les factures seront jointes à l’appui de la demande. Le remboursement aura lieu au profit de l’agent ou de l’agente directement si la facture qu’il ou elle remet est dûment acquittée. Dans le cas contraire, le Conseil de l’Europe paiera directement le déménageur.

Article 14

Le présent arrêté abroge l’arrêté n^o 785 et entrera en vigueur le 7 décembre 2005.

Strasbourg, le 30 novembre 2005

Le Secrétaire Général

Terry DAVIS