Arrêté n° 1345 du 23 avril 2012 relatif aux stages et visites d’étude effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

CONSIDÉRANT qu’il convient de préciser les conditions et modalités selon lesquelles les stages et les visites d’étude peuvent être effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe ;

EU ÉGARD à la Charte d’éthique professionnelle du 15 juillet 2005 ;

AYANT CONSULTÉ le Comité du personnel, conformément à l'article 5, paragraphe 3, du Règlement sur la participation du personnel (annexe I au Statut du personnel) ;

A R R Ê T E :

Partie I - Stages

Chapitre I - Dispositions générales

Article 1 – Modalités de stage au Conseil de l’Europe

1.       Le stage consiste en un séjour d'une certaine durée dans les services du Secrétariat Général du Conseil de l'Europe.

2.       Le Conseil de l’Europe offre deux possibilités de stages :

a.       les stages dans le cadre du programme officiel s’adressant à des personnes  ayant achevé des études universitaires d’une durée minimale de 3 ans, sanctionnées par un diplôme de 1er cycle de l’enseignement supérieur au sens de la Déclaration de Bologne, qui souhaitent acquérir une expérience et une connaissance pratiques du fonctionnement et des activités quotidiennes du Conseil de l’Europe;

b.       les stages hors programme officiel s’adressant :

§  à des personnes ayant fréquenté l’université ou un établissement assimilé pendant au moins trois ans (six semestres), qui souhaitent se spécialiser dans un domaine particulier, en rapport avec les activités du Conseil de l’Europe;

§  à des personnes ayant à accomplir un stage dans le cadre de leur cursus de formation, notamment :

-    à des élèves ou étudiant(e)s qui préparent des diplômes professionnels dans des domaines techniques tels que l’assistance secrétariale, la          comptabilité, l’informatique et la communication ;

-    à des étudiants ayant à accomplir un stage dans le cadre du cursus d’une        université ou école équivalente ;

-    à des personnes qui suivent la formation professionnelle de haut niveau          organisée par un organisme sans but lucratif (instituts ou organisme    publics notamment) ;

-    aux personnes diplômées ayant à accomplir un stage obligatoire pour    accéder à l’exercice d’une profession ;

-    à des juristes nationaux cherchant à acquérir une expérience     professionnelle auprès du Greffe de la Cour européenne des Droits de    l’Homme.

Pour ces stages hors programme officiel, la priorité sera donnée aux personnes venant dans le cadre d’un accord conclu entre l’organisme de formation et le service concerné.

3.       L'admission au stage ne confère pas au/à la stagiaire la qualité d'agent/e du Conseil de l'Europe. Il ne donne, à aucun titre, droit à un engagement ultérieur sur un emploi permanent ou temporaire.

Article 2 – Objectifs du stage

1.       Le stage donne au/à la stagiaire la possibilité d'avoir un aperçu général des activités de l'Organisation, de ses objectifs et de ses travaux.

2.       Le stage offre au/à la stagiaire l'occasion de compléter les connaissances acquises au cours de ses études ou de sa vie professionnelle et de les mettre en pratique.

3.       Le stage vise à promouvoir l’intégration européenne, en offrant la possibilité au/ à la stagiaire de travailler dans un environnement multiculturel et multilingue, dans le respect des valeurs du Conseil de l’Europe.

Article 3 - Durée du stage

1.       Stages dans le cadre du programme officiel :

-        La durée du stage est définie par la Direction des Ressources Humaines et est de       minimum huit semaines et de maximum cinq mois. Une prolongation du stage est          exceptionnellement possible dans des conditions dûment justifiées, sans toutefois     pouvoir dépasser une durée totale de cinq mois. Toute prolongation de stage doit       être approuvée par la Direction des Ressources Humaines.

-        Deux sessions de stage officiel sont organisées chaque année. La date de début         de chaque session est fixée par la Direction des Ressources Humaines.

2.       Stages hors programme officiel :

-        La durée du stage est en principe de trois semaines minimum et de huit semaines      maximum.

-        Cependant, la durée du stage peut être aménagée selon un accord conclu entre         les institutions ou établissements et les services concernés du Conseil de    l’Europe.

3.       Interdiction du cumul des stages :

-        Afin de permettre au plus grand nombre de candidats de profiter d’une           opportunité de stage au sein du Conseil de l’Europe, une même personne ne peut        pas effectuer plusieurs stages au sein de l’Organisation, quelque soit leur forme.

Chapitre II – Admission à un stage

Article 4 – Conditions d’admission

1.       Les stagiaires sont sélectionné(e)s parmi les ressortissant(e)s des Etats membres du Conseil de l'Europe. Le/la Directeur/trice des Ressources Humaines peut faire des exceptions en faveur de ressortissant(e)s d’Etats non membres lorsqu’il y a un intérêt particulier pour les activités de l’Organisation.

2.       Les stagiaires doivent posséder une très bonne connaissance de l’une des deux langues officielles du Conseil de l’Europe (français ou anglais) et être capables de s’exprimer et de rédiger convenablement dans l’une de ces langues. Une bonne connaissance de l’autre langue officielle serait un avantage.

3.       Les stagiaires doivent avoir atteint l’âge de 18 ans au début du stage.

Article 5 - Sélection des stagiaires

1.       Principes généraux :

-        La sélection des stagiaires est effectuée conformément à l’égalité de traitement et     à la non-discrimination directe ou indirecte fondée notamment sur l’origine         raciale, ethnique, sociale, la couleur, la nationalité, le handicap, l’âge, la situation       maritale ou parentale, le sexe ou l’orientation sexuelle et les opinions politiques,   philosophiques ou religieuses.

-        La Direction des Ressources Humaines peut maintenir ou adopter des mesures           conférant des avantages spécifiques et destinées à promouvoir l’égalité des         chances pour tous, pour autant que les dites mesures se fondent sur une justification objective et raisonnable.

2.       Stages dans le cadre du programme officiel :

-        La sélection des stagiaires est effectuée par la Direction des Ressources         Humaines en accord avec les services auxquels ils/elles sont susceptibles d’être        affecté(e)s.

-        Les candidat(e)s doivent remplir un formulaire de candidature en ligne disponible        sur le site internet du Conseil de l’Europe, y indiquer le service de leur choix et le soumettre électroniquement à la Direction des Ressources Humaines.

-        La candidature doit être déposée au cours d’une période définie par le Conseil de       l’Europe et est valable uniquement pour une des deux sessions de stages. Les       périodes de dépôt des candidatures sont définies par la Direction des Ressources         Humaines.

-        A l’issue de la procédure de sélection, les candidat(e)s sont informé(e)s par la Direction des Ressources Humaines de la suite donnée à leur candidature       (acceptation, liste d’attente ou refus).

-        Il ne peut être adressé aux candidats qu’une seule offre de stage pour une     session de stage donnée. Le stage ne peut pas être reporté pour une session      suivante.

3.       Stages hors programme officiel :

-        La sélection des stagiaires est effectuée par les services auxquels ils/elles       sont susceptibles d’être affecté(e)s.

-        Les candidat(e)s doivent envoyer un acte de candidature (curriculum vitae et   lettre de motivation) directement au service de leur choix, en fonction de leur     cursus de formation et/ou domaine de spécialisation. Les candidat(e)s sont   informé(e)s directement par les services concernés de la suite donnée à leur          candidature.

Chapitre III - Programme et organisation du stage

Article 6 - Dispositions générales

1.       Le stage est effectué auprès d’un des services du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe.

2.       Le déroulement des stages est supervisé et coordonné par la Direction des Ressources Humaines en coopération avec les agent(e)s désigné(e)s à cet effet dans chaque service d’affectation.

3.       Le service d’accueil du/de la stagiaire veille à ce que pendant la durée du stage, le /la stagiaire dispose d’un poste de travail et ait un environnement de travail approprié.

Article 7 – Conseiller/ère de stage

1.       Chaque stagiaire effectue les tâches qui lui sont confiées sous la responsabilité d’un/e conseiller/ère de stage, désigné/e à cet effet, dans le service d'affectation.

2.       Le/la conseiller/ère de stage doit guider et superviser les travaux du /de la stagiaire  pendant toute la durée du stage. Il/elle devra veiller à ce que les tâches confiées au/à la stagiaire correspondent à son domaine d'étude, présentent un réel intérêt pour le/la stagiaire comme pour le service, soient d'un niveau de difficulté adéquat et suffisamment variées compte tenu de la durée du stage.

3.       Le/la conseiller/ère de stage doit informer aussitôt que possible la Direction des Ressources Humaines de tout évènement significatif intervenant pendant la durée du stage tel que absence, maladie, accident, comportement inapproprié,  interruption de stage ou fin de stage.

4.       A la fin du stage, le/la conseiller/ère de stage doit adresser à la Direction des Ressources Humaines, sous couvert du/de la chef de son entité administrative, un rapport précisant les tâches qui ont été confiées au/à la stagiaire et la manière dont il/elle les a assumées.

Chapitre IV - Obligations du/de la stagiaire

Article 8 - Devoir de loyauté

1.       Le/la stagiaire est tenu/e de se conformer aux instructions données par le/la conseiller/ère de stage et ses supérieurs hiérarchiques dans le service auquel il/elle est affecté/e, ainsi qu’aux instructions de la Direction des Ressources Humaines. Le/la stagiaire doit également respecter les dispositions relatives au programme de stage et les règles internes de fonctionnement  du Conseil de l’Europe.

2.       Le/la stagiaire doit s'acquitter des tâches qui lui sont confiées et régler sa conduite en ayant exclusivement en vue les intérêts du Conseil de l'Europe, sans solliciter ni accepter d'instructions de la part d'aucun gouvernement ni d'aucune autorité extérieure au Conseil de l’Europe.

Article 9 - Devoir de discrétion

1.       Le/la stagiaire doit observer la plus grande discrétion sur les faits et informations qui viendraient à sa connaissance dans le cadre des tâches qui lui sont confiées. Il/elle ne doit communiquer, sous quelque forme que ce soit, à une personne non qualifiée pour en avoir connaissance, aucun document ni aucune information qui n’auraient pas été rendus publics. Cette obligation subsiste après la cessation définitive du stage.

2.       Le/la stagiaire doit également se conformer au règlement en vigueur au Conseil de l’Europe relatif à l’utilisation du Système d’Information de l’Organisation pendant toute la durée de son stage.

Article 10 - Publications et déclarations publiques

1.       Le/la stagiaire ne doit pas faire des déclarations publiques dans les domaines des activités du Conseil de l’Europe.

2.       Tous les droits afférents aux travaux effectués pour le Conseil de l'Europe sont la propriété de ce dernier.

Chapitre V - Dispositions de caractère pécuniaire et administratif

Article 11 - Rémunération

1.       Les stages ne sont pas rémunérés par le Conseil de l’Europe.

2.       Toutefois, dans le cadre du Programme d’égalité des chances de la Direction des Ressources Humaines, un nombre restreint de personnes handicapées peuvent bénéficier sur demande à la Direction des Ressources Humaines d’une bourse forfaitaire en vue de faciliter leur participation à ce programme de stages.

3.            En outre, les accords partiels du Conseil de l’Europe ainsi que la Cour Européenne des Droits de l’Homme peuvent décider d’attribuer une bourse forfaitaire à leurs stagiaires.

4.            Les autres entités administratives peuvent également décider d’attribuer à leurs stagiaires une bourse forfaitaire dans des circonstances exceptionnelles et en fonction des disponibilités budgétaires.

Article 12 - Frais de voyage et de logement

Les frais de voyage et de logement ne sont pas pris en charge par le Conseil de l’Europe.

Article 13 - Assurance maladie/accident et responsabilité civile

1.       Tous les stagiaires sont assurés par le Conseil de l’Europe contre les risques maladie et accident pendant la durée de leur stage. 

2.       Tous les stagiaires doivent disposer pour leur propre compte d’une assurance responsabilité civile.

Article 14 - Horaires de travail

Le/la stagiaire est tenu/e de respecter l'horaire de travail applicable à l'ensemble des agents du Secrétariat Général. Les stages à temps partiel ne sont pas autorisés, sauf en cas d’accord préalable spécifique avec les institutions, établissements ou organismes de formation.

Article 15 - Congés

1.       Le stage ouvre droit aux mêmes jours fériés et jours de fermeture des bureaux que les agents du Conseil de l’Europe.

2.       Le/la stagiaire a droit à un congé de deux jours par mois de stage effectué. Ce droit s’acquiert au prorata des mois prestés, à partir du premier jour du mois. Les demandes de congés doivent tenir compte des besoins du service.

3.       En cas de maladie, le/la stagiaire est tenu/e d'avertir immédiatement son/sa conseiller/ère de stage et, si cette absence dépasse une journée et demi, de lui faire parvenir un certificat médical indiquant la durée de l'absence. Ce certificat médical sera ensuite transmis à la Direction des Ressources Humaines.

4.       Le/la stagiaire ne peut pas s’absenter sans autorisation ou raison valable.

Article 16 – Fin du stage

1.       Le stage prend fin à l'expiration de la période pour laquelle il a été prévu.

2.       En outre, le stage peut être résilié :

a.       soit à la demande motivée du/de la stagiaire, adressée au/à la conseiller/ère de         stage et acceptée  par la Direction des Ressources Humaines;

b.       soit à la demande motivée du/de la conseiller/ère de stage, acceptée par la     Direction des Ressources Humaines, en cas de manquement du/de la stagiaire à       ses obligations ou si, à un quelconque moment, il apparaît que le/la stagiaire a,       en connaissance de cause, fait des déclarations erronées ou fourni de fausses        déclarations ou de faux documents au moment de sa candidature ou pendant son   stage.

3.       La décision finale de mettre fin au stage incombe au/à la Directeur/trice des Ressources Humaines.

 

4.       A la fin du stage, le /la stagiaire reçoit une attestation de stage précisant la durée du stage et le service dans lequel le stage a été effectué.

Partie II – Visites d’étude

Article 17 – Modalités des visites d’étude

1.       Les visites d'étude ont pour but de permettre à des personnes qui se consacrent à l’étude d’un sujet en rapport avec les activités du Conseil de l’Europe d'approfondir cette étude :

-        soit par consultation de documents,

-        soit en liaison avec des agents du Conseil de l’Europe.

2.       La durée maximale des visites d'étude est d'un mois sauf en cas de dérogation accordée par le/la Secrétaire Général/e.

3.       Les visites d’études au Conseil de l’Europe ne sont pas rémunérées. Les frais de voyage et de logement ne sont pas pris en charge par le Conseil de l’Europe.

4.       Les personnes souhaitant effectuer une visite d'étude doivent adresser leur demande directement aux services concernés.

5.       Les visiteurs d’étude sont liés par les mêmes obligations de discrétion et de loyauté fixées aux articles 8 et 9 du présent arrêté.

Partie III – Dispositions finales

Article 18 – Entrée en vigueur

Le présent arrêté abroge l’Arrêté n° 765 du 6 décembre 1989, l’Instruction n° 10 du 11 mars 1975, l’Instruction n° 18 du 4 août 1980 et l’Instruction n° 41 du 27 juin 2000. Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant sa signature par le Secrétaire Général.

Strasbourg, le 23 avril 2012

Le Secrétaire Général

Thorbjørn JAGLAND