Le Secrétariat peut avoir besoin, dans le cadre des travaux de l’Organisation, de conclure avec des tiers[1] des contrats portant sur la prestation de services intellectuels de haut niveau, couvrant des tâches essentiellement non récurrentes et de nature spécialisée telle qu’elles ne peuvent être exécutées par des membres[2] du Secrétariat ni par les membres du comité compétent dans le cadre de leurs obligations à l’égard dudit comité.

Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires ne s’appliquent pas aux parties engagées dans le cadre d’un contrat de consultant. Aux fins de la présente instruction, les tiers avec lesquels un contrat de consultant a été conclu sont appelés « consultants ».

Les experts fournissant des services au Conseil de l’Europe contre le seul remboursement de leurs frais de déplacement et de séjour n’entrent pas dans le champ d’application de la présente instruction.

Cette instruction n’est pas applicable aux personnes et institutions appelées à assister la Cour européenne des Droits de l’Homme conformément à l’Annexe aux Règles de la Cour en matière d’enquêtes. La Cour Européenne des Droits de l’Homme ainsi que son Greffe seront responsables de l’application de la présente instruction à tous les contrats entrant dans son champ d’application.

Cette instruction n’est pas applicable aux juges ad hoc de la Cour européenne des Droits de l’Homme, aux membres du Tribunal administratif, au Commissaire à la protection des données, ni aux experts appelés à assister les membres du Comité européen pour la prévention de la torture et des peines ou traitements inhumains ou dégradants dans le cadre de la Convention européenne pour la prévention de la torture et des peines ou traitements inhumains ou dégradants.

La présente instruction expose de manière détaillée les principes et dispositions de la Résolution (2004)25 du Comité des Ministres relative aux contrats de service conclus avec des consultants (voir Annexe V).

Aux fins de la présente instruction, toute référence au « Secrétaire Général » sera interprétée conformément au Statut du Conseil de l’Europe, au Statut du personnel et aux dispositions régissant la délégation d’autorité.

Chaque ordonnateur est responsable de l’application de ces dispositions dans le secteur qui lui a été confié et devra en conséquence mettre en place les procédures de contrôle interne pertinentes pour ce secteur.

II. DISPOSITIONS RÉGISSANT LES CONTRATS DE CONSULTANT

I. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES A LA CONCLUSION DE CONTRATS DE CONSULTANT AVEC DES TIERS

Article 1 – Principes généraux applicables aux contrats de consultant

a. Il est demandé aux consultants de se conformer aux principes, dispositions et valeurs en vigueur au Conseil de l’Europe^{^[3]}, ainsi que de respecter la règle de confidentialité. Ceci devra être mentionné expressément dans le contrat.

b. En offrant des contrats aux consultants, il conviendra de veiller dans quelle mesure ces consultants respectent la politique du Conseil de l’Europe en matière d’égalité des chances et de non-discrimination^{^[4]}.

c. Les contrats conclus avec les consultants sont exécutés conformément aux dispositions financières en vigueur, notamment le Règlement financier du Conseil de l’Europe, et aux principes généraux de bonne gestion.

Article 2 - Circonstances autorisant le recours à un consultant dans le cadre d’un contrat de consultant

Il n’est recouru à un contrat de consultant que si l’activité objet du contrat ne peut être effectuée par le Secrétariat ou par un membre d’un comité compétent dans le cadre des travaux de ce comité. Le recours aux contrats de consultant devra en conséquence être dûment justifié à cet égard.

Article 3 – Catégories de consultants

Les différentes catégories de consultants et les tâches que le Secrétariat peut être amené à leur confier dans le cadre d’un contrat de service sont résumées ci-après :

Catégorie de consultants	Activités
Consultants pour les programmes d’activité	Coopération intergouvernementale, activités d’assistance ou de monitoring, activités de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe, du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l’Europe, de la Cour européenne des Droits de l’Homme et des Accords partiels
Consultants pour des services de soutien	Activités des services de soutien (ex. : bâtiments) ; activités liées à la modernisation administrative du Secrétariat
Consultants du Secrétaire Général	Assister le Secrétaire Général sur des questions d’intérêt général

Article 4 – Nature des tâches réalisées

a. Les tâches assignées à un consultant doivent être clairement définies.

b. A titre d’exemple, un consultant peut se voir confier la rédaction de rapports, études ou expertises, des présentations orales lors de conférences, la fourniture de services techniques, des cours de formation, ou encore des conseils dans le cadre de missions sur le terrain et d’observation d’élections.

Article 5 – Choix du consultant

a. Le consultant est choisi dans la plus grande mesure possible sur la base d’une mise en concurrence, gardant à l’esprit la nécessité d’impartialité et d’objectivité, parmi des personnes (ou organisations) possédant des qualifications et une expérience suffisantes au regard des tâches à exécuter. Les connaissances linguistiques et la capacité rédactionnelle sont dûment prises en compte. Le choix se fera dans le respect des principes d’égalité des chances, en particulier l’égalité entre les femmes et les hommes.

b. Pour identifier le consultant le plus apte à exécuter un contrat, le Secrétaire Général devrait – le cas échéant - consulter des membres de comités pertinents, des autorités nationales, y compris les Représentations permanentes, des associations professionnelles, des organismes universitaires. S’agissant des activités qui relèvent de la responsabilité des Comités directeurs ou de Comités ad hoc, ces derniers seront consultés, conformément à leur mandat, sur l’éventuel recours à des consultants.

c. Alors que le critère primordial de sélection d’un consultant est celui des compétences au regard des tâches à accomplir, une attention particulière devra être portée, dans toute la mesure du possible, à l’exigence d’une répartition géographiquement équitable de l’attribution des contrats de consultant.

d. Le choix du consultant doit se faire dans le respect de la politique du Conseil de l’Europe sur la non-discrimination sur la base de critères tels que le sexe, le handicap, l’âge, l’état matrimonial ou parental, la « race », la couleur, l’origine ethnique, la religion, les convictions, la citoyenneté/nationalité ou l’orientation sexuelle.

e. Une attention particulière devra être portée au besoin d’offrir, dans la mesure du possible, des contrats aux personnes handicapées ou aux entreprises employant une proportion élevée de personnes handicapées.

II. FORME ET CONTENU DU CONTRAT DE CONSULTANT

Article 6 – Dispositions générales

a. Le contrat doit préciser clairement toutes les obligations respectives de chaque partie, le mandat du consultant, y compris la description des tâches à réaliser et leur justification, et indiquer la date d’échéance ainsi que le montant des honoraires.

b. Les termes du mandat des consultants pour les programmes d’activités et pour les services de soutien sont déterminés par référence aux résultats attendus des projets ou investissements qu’ils concernent.

c. Le contrat doit contenir toutes les informations essentielles concernant les tâches assignées au consultant, et préciser notamment si elles impliquent une étude, des déplacements ou d’autres obligations. Si nécessaire, une note, en annexe au contrat et qui en fera partie intégrante, précisera de manière complète, claire et détaillée la nature des tâches. Cette disposition est obligatoire dès lors que le montant du contrat dépasse 5 000 euros.

d. Les contrats de consultant doivent être rédigés conformément au modèle figurant à l’Annexe I, dans l’une des langues officielles de l’Organisation. Les contrats dont le montant est inférieur ou égal à 1500 € peuvent prendre la forme d’un contrat-lettre (dont un modèle figure à l’annexe II). Les annexes I et II sont susceptibles d’être modifiées par une note de service du Directeur Général de l’Administration et de la Logistique.

Article 7 – Langue et longueur des documents produits dans le cadre de contrats

a. Tout document écrit doit être rédigé dans l’une ou l’autre des deux langues officielles de l’Organisation. Toutefois, à titre exceptionnel et dûment justifié, un consultant peut être autorisé à rédiger un document dans une autre langue.

b. Si le document du consultant est rédigé dans une langue autre que les langues officielles alors que cela n’était pas prévu dans le contrat, le coût de la traduction dans l’une des langues officielles sera imputé au consultant et déduit de ses honoraires.

c. Tout document écrit de plus de 1 500 mots doit être précédé ou accompagné d’une synthèse en exposant le thème et les principales conclusions ; sauf demande expresse, aucun document ne doit dépasser 5 000 mots.

Article 8 – Echéance pour la réalisation des travaux

a. L’échéance pour la réalisation des travaux sera fixée en accord avec le consultant ; elle sera stipulée dans le contrat et sera obligatoire.

b. Au besoin, l’échéance peut être exceptionnellement prorogée par le Secrétaire Général si cette prorogation est compatible avec la bonne planification de l’activité ou du projet concernés (voir Article 23 sur les avenants aux contrats).

Article 9 – Honoraires et frais

a. Les honoraires sont exprimés en euros.

b. Les honoraires sont fixés en fonction de la tâche assignée, de la qualité et des caractéristiques des travaux à effectuer et du temps nécessaire pour la mener à bien. Le formulaire électronique de suivi administratif contiendra les détails relatifs au calcul des honoraires. En cas d’appel d’offres, les honoraires seront fixés en conséquence.

c. En règle générale, les honoraires d’un consultant doivent couvrir tous les frais encourus dans le cadre de l’exécution de ses travaux. Sauf stipulation expresse dans le contrat, les frais administratifs (par exemple, appui de nature secrétariale, télécommunications, traduction ou interprétation) ne donneront lieu à aucun paiement supplémentaire. Lorsque des déplacements sont nécessaires, le contrat devra au préalable être approuvé par le Secrétaire général et devra stipuler les conditions applicables au remboursement des frais de voyage et de séjour. Celles-ci devront être conformes aux dispositions relatives au remboursement des frais de voyage et de séjour des experts gouvernementaux et autres personnes voyageant aux frais du Conseil de l’Europe.

Article 10 – Procédure de paiement

a. Le consultant qui demande à être réglé doit produire une facture. Il lui incombe de veiller à ce que celle-ci soit conforme à la législation en vigueur^{^[5]}. Les consultants qui, en vertu de la législation en vigueur, ne facturent pas la TVA, peuvent présenter une demande de paiement. On trouvera un modèle de facture à l’annexe III. Ce modèle peut être adapté au besoin pour le rendre conforme à la législation en vigueur.

b. Le règlement des honoraires et des frais ne peut intervenir que si les prestations pour lesquelles le contrat avait été conclu ont été exécutées et acceptées par le Secrétaire Général.

c. Une avance sur honoraires peut être accordée dans les cas suivants exclusivement :

· si, au début des travaux, le consultant doit assumer des dépenses pour l’exécution des obligations lui incombant, une somme appropriée (qui ne devrait pas dépasser 30 % du total des honoraires) peut être versée à la signature du contrat, à condition que celui-ci contienne une clause stipulant la possibilité de rembourser cette avance si le consultant ne s’acquitte pas de ses obligations au titre du contrat ;

· si l’exécution du contrat prévoit un certain nombre de phases ou se prolonge sur une longue période, des dispositions peuvent être prises pour un paiement approprié à la fin de chaque phase ou à l’issue d’une période appropriée.

d. Les règlements devront être effectués uniquement par virement bancaire sur le compte du consultant concerné.

Article 11 – Couverture d’assurance maladie, de sécurité sociale et d’assurance pour les déplacements

a. Le Conseil de l’Europe décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant la réalisation des travaux objet du contrat de service. Il incombe au consultant de prendre les mesures nécessaires pour son assurance maladie et sa couverture de sécurité sociale pendant toute la durée des travaux qu’il réalise au titre du contrat.

b. Lorsqu’un consultant doit effectuer un déplacement qui sera imputé sur le budget de l’Organisation, le Conseil de l’Europe prendra les dispositions nécessaires pour contracter une assurance couvrant les risques spécifiques liés au déplacement et au séjour (frais médicaux en cas de maladie ou d’accident imprévus, rapatriement, décès, annulation du déplacement ou du transport aérien, vol ou perte de biens personnels), à condition que ce déplacement ait été au préalable approuvé par le Secrétaire général.

c. Lorsqu’un consultant effectue un déplacement qui n’est pas couvert par le budget de l’Organisation, mais dont les tâches sont liées à des activités supervisées par l’Organisation, il peut cependant être pris en charge au titre de la couverture d’assurance pour les missions, à condition que le déplacement concerné ait été au préalable approuvé par le Secrétaire général.

d. Si le consultant n’est pas couvert par la couverture d’assurance pour les missions, il lui est demandé de prendre toutes les mesures nécessaires pour contracter une assurance couvrant les risques spécifiques liés au déplacement et au séjour, tel qu’indiqué à l’article 11.b ci-dessus.

Article 12 – Loyauté et discrétion du consultant

a. Le contrat stipulera que, lors de l’exécution dudit contrat, le consultant ne sollicitera ni n’acceptera d’instruction d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil de l’Europe.

b. En outre, le contrat doit stipuler expressément que le consultant sera tenu de respecter les directives du Secrétaire général pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toutes les questions de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil de l’Europe.

Article 13 – Droits de propriété intellectuelle

a. Lorsque le consultant assure une prestation de services intellectuels pouvant engendrer des droits de propriété intellectuelle, le contrat devra stipuler que le consultant cède au Conseil de l’Europe, pour une durée illimitée, l’exclusivité de tous les droits portant sur les produits qu’il livre au titre du contrat, et notamment le droit d’utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, ou de faire utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme et sur tout type de support que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les produits remis par le consultant au titre du contrat.

b. En conséquence, le contrat doit spécifier que toute utilisation par le consultant des produits objet du contrat sera soumise à l’autorisation préalable du Secrétaire général, qui sera donnée si cette utilisation sert les intérêts de l’Organisation et à condition que les redevances éventuelles soient versées au Conseil de l’Europe.

Article 14 – Divulgation des termes du contrat

Le contrat contiendra une disposition spéciale stipulant que le consultant accepte que soient divulgués tous les termes pertinents du contrat, notamment l’identité du consultant, aux seules fins de l’audit interne et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire (pour ce qui concerne les consultants de l’Assemblée parlementaire) pour permettre à ceux-ci de s’acquitter de leurs fonctions statutaires. Dans les cas exceptionnels et pleinement justifiés, au regard de la sécurité du consultant concerné, le Secrétaire Général peut prendre des mesures spécifiques de confidentialité. Dans pareil cas, l’identité du consultant peut ne pas être divulguée.

Article 15 – Obligations fiscales du consultant

Le contrat stipulera expressément que le consultant est tenu de respecter les dispositions légales en vigueur dans son pays de résidence fiscale, et notamment l’obligation, à des fins fiscales, de déclarer tous les honoraires perçus du Conseil de l’Europe. Pour cela, il est demandé au consultant de fournir une facture selon les modalités prévues à l’article 10 a. Cette condition figurera expressément dans le contrat.

Article 16 – Rupture du contrat

a. Le contrat doit stipuler que, si le consultant ne s’acquitte pas de ses obligations au titre du contrat ou assure une prestation de services d’un niveau non satisfaisant, le Secrétaire Général est en droit d’estimer qu’il s’agit d’une rupture de contrat et de refuser de verser les honoraires et de régler les frais stipulés dans le contrat.

b. En outre, le contrat stipulera que, dans les cas visés à l’article 16 a, le Conseil de l’Europe se réserve, à tout moment et après notification au consultant, le droit de mettre fin au contrat avec ce dernier. En cas d’annulation du contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

Article 17 – Litiges

Le contrat devra contenir une disposition spéciale stipulant que tout litige entre le Conseil de l’Europe et le consultant concernant les conditions d’exécution du contrat sera, faute de règlement amiable entre les parties, soumis à un arbitrage conformément à l’Arrêté n° 481 pris par le Secrétaire général avec l’accord du Comité des Ministres, comme le prévoit l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe (voir Annexe VI).

III. CONCLUSION, SUPERVISION ET RÈGLEMENTS DES CONTRATS

Article 18 - Préparation des dossiers et documents à produire

Une fois le consultant choisi, et aux fins du contrôle interne, l’entité administrative doit préparer un dossier comprenant :

· le projet de contrat proposé ;

· tout autre justificatif nécessaire pour comprendre la teneur du dossier ;

· le cas échéant, les documents pertinents relatifs à la procédure d’appel d’offre ou justificatifs écrits relatifs à la consultation d’au moins trois consultants.

En outre, elle remplira le formulaire électronique de suivi administratif.

Article 19 – Contrôle interne

Le dossier contenant les documents prévus à l’article 18 ci-dessus sera soumis aux procédures de contrôle interne applicables telles que définies par chaque ordonnateur dans son domaine respectif de compétences et mis à disposition des auditeurs interne et externe si nécessaire.

Article 20 - Signature du contrat

a. L’Organisation n’est liée par un contrat de service conclu avec un consultant que si le contrat a été passé selon les modalités et dans la forme prévues par la présente instruction.

b. Lorsque le projet de contrat a été approuvé, l’entité administrative concernée l’envoie en double exemplaire au consultant pour acceptation et signature.

c. Les deux exemplaires signés par le consultant doivent être présentés au Secrétaire Général pour signature.

d. Un exemplaire du contrat signé est renvoyé au consultant ; l’autre est conservé par l’entité administrative concernée.

Article 21 - Vérification de performance

L’entité administrative concernée doit s’assurer que les travaux confiés au consultant ont été réalisés conformément aux termes du contrat.

Article 22 - Règlement des contrats ^{^[6]}

Afin qu’il puisse être procédé au règlement des honoraires et frais contractuels, l’entité administrative concernée établira une attestation d’acceptation des travaux (voir annexe IV), qui doit être acceptée par le Secrétaire Général puis être transmise à la Direction des Finances de la Direction Générale de l’Administration et de la Logistique, accompagnée de toute autre pièce justificative pertinente (ex. : factures originales ou copies certifiées de factures).

Article 23 - Amendements à un contrat

Toute modification aux clauses d’un contrat doit intervenir avant l’échéance prévue dans ledit contrat pour l’exécution de la prestation et faire l’objet d’un avenant ou d’un échange de lettres entre les parties, ledit avenant ou échange de correspondance devant être soumis à la signature du Secrétaire Général.

Article 24 – Archivage des informations relatives aux contrats

a. Aux fins du contrôle interne et externe et pendant l’exécution d’un contrat, l’entité administrative concernée conservera toutes les informations et documents relatifs audit contrat, tels que :

· un exemplaire signé du contrat ;

· le formulaire de suivi administratif ;

· le cas échéant, le dossier d’appel d’offres ou un justificatif écrit de la consultation d’au moins trois consultants ;

· l’attestation d’acceptation des travaux ;

· l’original (ou des copies certifiées) des factures et autres documents pertinents.

b. Une fois le règlement (ou le dernier règlement si un contrat comporte plusieurs tranches) des honoraires et frais du consultant effectué, le formulaire électronique de suivi administratif est mis à jour par l’entité administrative concernée pour rendre l’état réel de la situation.

c. Les documents visés à l’article 24a sont conservés par l’entité administrative concernée pendant la durée prévue par la politique d’archivage de l’Organisation^{^[7]}.

d. Chaque ordonnateur doit s’assurer que les tableaux récapitulatifs^{^[8]}, relatifs à tous les contrats de consultant pour l’année calendaire précédente et reprenant notamment les informations suivantes : le nom, la nationalité et la catégorie de consultant, l’entité administrative contractante, la source du financement, le numéro de commande, le type de service fourni, l’objet du contrat, les honoraires, la date du contrat[9] et les échéances des travaux, sont soumis à la Division Centrale de la DGAL au plus tard le 15 février de chaque année calendaire.

Article 25 - Entrée en vigueur

La présente instruction annule l’Instruction n° 49 du 1^er juillet 2005 sur les contrats de service conclus avec des consultants et prend effet le 1^er janvier 2008.

Strasbourg, le 21 décembre 2007

Le Secrétaire Général

Terry DAVIS

ANNEXE I à l’Instruction n° 59 - MODÈLE DE CONTRAT DE CONSULTANT

Contrat n° : …………….

N° PO FIMS : ………………….

N° CEAD[10] : …………………..

entre le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe, représenté par [nom et fonction de la personne], ci-après dénommé « le Conseil »,

et [nom et fonction de la personne] s’il s’agit d’une personne physique ; [nom de l’organisation suivi du nom et de la fonction de son représentant] s’il s’agit d’une personne morale, ci-après dénommé « le Consultant ».

Article 1 - Nature des services et échéance pour la réalisation des travaux

1.1 Le Consultant s’engage, aux conditions, dans les limites et selon les modalités prévues d’un commun accord ci-après, à … [description des services et des produits à remettre ; si nécessaire, une description détaillée et claire des travaux peut être jointe sous forme d’une note annexée qui fera partie intégrante du contrat]. Tout accord verbal passé par ailleurs sera nul et non avenu.

1.2 Le Consultant s’engage à remettre au Conseil, pour toute mise en forme qui serait nécessaire, une ou des copies d’une version préliminaire ... [préciser les produits] au plus tard le [date] ; la version finale devra être remise au plus tard le [date][11].

Article 2 - Langue et longueur des documents

2.1 Tout document écrit élaboré par le Consultant au titre du contrat doit être rédigé dans l’une des langues officielles du Conseil de l’Europe (anglais ou français) [dans d’autres cas, préciser] et présenté sur un support électronique permettant le traitement de texte.

2.2 Si le document du Consultant est rédigé dans une langue autre que les langues officielles alors que cela n’était pas prévu dans le contrat, le coût de la traduction dans l’une des langues officielles sera imputé au Consultant et déduit des honoraires stipulés à l’article 10.

2.3 Tout document écrit de plus de 1 500 mots doit être précédé ou accompagné d’une synthèse en exposant le thème et les principales conclusions ; sauf demande expresse, aucun document ne doit dépasser 5 000 mots.

Article 3 - Droits de propriété intellectuelle

3.1 Le Consultant cède au Conseil de l’Europe, pour une durée illimitée, l’exclusivité de tous les droits portant sur les produits objets de l’article 1.1 et notamment le droit d’utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - ou de faire utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les produits livrés par le Consultant au titre du contrat.

Le Conseil se réserve le droit d’exercer les droits susmentionnés pour tout but relevant de ses activités, et en particulier pour [préciser, le cas échéant, en indiquant tous les usages envisagés ou possibles de la part du Conseil].

(le cas échéant)

Sauf stipulation contraire, tout texte faisant l’objet d’une publication indiquera le nom de l’auteur.

3.2 Le Consultant garantit que les droits de tiers ne seront pas violés à la suite de l’utilisation par le Conseil du ou des produits objets de l’article 1.1. remis au titre du contrat. Toutefois, si la responsabilité du Conseil venait à être engagée du fait d’une telle violation, le Consultant indemnisera entièrement le Conseil pour tout préjudice que cela causerait à ce dernier.

3.3 Nonobstant la disposition prévue à l’article 3.1 ci-dessus, le Conseil peut, si le Consultant lui en a fait la demande, l’autoriser à utiliser le ou les produits objets de l’article 1.1 ci-dessus. Lorsque le Conseil donne cette autorisation au Consultant, il l’informe de toutes conditions qui pourraient s’appliquer à cette utilisation.

Article 4 – Loyauté et confidentialité

4.1 Dans l’exécution du présent contrat, le Consultant ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil de l’Europe. Le Consultant s’engage à respecter les directives du Secrétaire général pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toutes les questions de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil de l’Europe.

4.2 Le Consultant s’engage à observer la discrétion la plus absolue pour tout ce qui concerne le contrat, et notamment à l’égard de toute question de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont il aurait connaissance dans l’exécution du présent contrat. Sauf obligation découlant du contrat, ou autorisation expresse du Secrétaire Général du Conseil, le Consultant s’abstient en toutes circonstances de communiquer à une personne physique ou morale, un gouvernement ou une autorité extérieure au Conseil, toute information qui n’a pas été rendue publique et dont il a connaissance du fait de ses relations avec le Conseil. Il est également interdit au Consultant de chercher à retirer un avantage privé de telles informations. Ni l’expiration ni la résiliation par le Conseil du contrat ne mettent un terme à ces obligations.

Article 5 - Couverture d’assurance maladie, de sécurité sociale et d’assurance pour les déplacements

5.1 Le Consultant s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour son assurance maladie et sa couverture de sécurité sociale pendant toute la durée des travaux qu’il réalise au titre du contrat. Le Consultant reconnaît et accepte à cet égard que le Conseil décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant la réalisation des travaux objet du contrat.

(le cas échéant)

5.2 Sauf dispositions contraires à l’article 10 ci-après, il incombe au Consultant de contracter une assurance couvrant les risques spécifiques au déplacement et au séjour (frais médicaux en cas de maladie ou d’accident imprévus, rapatriement, décès, annulation du déplacement ou du transport aérien, vol ou perte de biens personnels) pendant la réalisation du travail objet du contrat.

Article 6 - Divulgation des termes du contrat

6.1 Le Consultant est informé que tous les termes du contrat pertinents, y compris les données relatives à son identité, peuvent être divulgués aux seuls fins de l’audit interne et externe et au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire du Conseil pour que ceux-ci puissent s’acquitter de leurs fonctions statutaires. Le Consultant donne son accord pour cette divulgation.

6.2 En tant que de besoin, le Conseil prendra les mesures spécifiques de confidentialité nécessaires pour préserver les intérêts vitaux du Consultant.

Article 7 – Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le Consultant ne peut utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Secrétaire Général du Conseil.

Article 8 - Obligations fiscales du Consultant

Le Consultant s’engage à respecter toutes les dispositions légales en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales. A cet effet :

· il présentera au Conseil de l’Europe une facture conforme à la législation en vigueur [ou une demande de paiement si le Consultant, conformément à la législation en vigueur, ne facture pas la TVA[12]] ;

· il déclarera, aux fins fiscales, tous les honoraires qui lui auront été versés par le Conseil conformément aux dispositions en vigueur dans son pays de résidence fiscale.

Article 9 - Autres obligations du Consultant

9.1 Au cours de l’exécution du présent contrat, le Consultant s’engage à respecter les principes, dispositions et valeurs en vigueur au Conseil[13].

9.2 Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires ne sont pas applicables au Consultant.

9.3 Aucun élément du présent contrat ne peut être interprété comme conférant au Consultant la qualité d’un agent ou d’un employé du Conseil de l’Europe.

Article 10 - Honoraires, frais et mode de paiement

10.1 En compensation de l’exécution par le Consultant de ses obligations au titre du présent contrat, le Conseil s’engage à lui verser des honoraires de ….. € [montant en toutes lettres][14]. Les honoraires indiqués sont fermes et non révisables.

10.2 Le Consultant produira une facture [ou une demande de paiement si le Consultant, conformément à la législation fiscale en vigueur, ne facture pas la TVA] en triple exemplaire, libellée en euros et conforme à la législation en vigueur. Un modèle de facture figure à l’annexe ... au présent contrat. Ce modèle ne peut être modifié au besoin pour le mettre en conformité avec la législation en vigueur.

10.3 Cette somme sera payable dans les 60 jours calendaires suivant la réception du [préciser : rapport, étude ou toute autre produit devant être livré au titre du présent contrat] et après acceptation de celui-ci par le Conseil, sur présentation d’une facture [ou d’une demande de paiement si le Consultant, conformément à la législation fiscale en vigueur, ne facture pas la TVA] en triple exemplaire libellée en euros.

(autre possibilité)

10.3 Ce montant sera payable comme suit :

· ... € [montant en toutes lettres] à la signature du présent contrat, 60 jours calendaires après la présentation d’une facture en triple exemplaire ;

· ... € [montant en toutes lettres] après réception du [préciser : rapport, étude ou toute autre produit devant être livré au titre du présent contrat] et acceptation de celui-ci par le Conseil, dans les 60 jours calendaires suivant la présentation d’une facture [ou d’une demande de paiement si le Consultant, en application de la législation fiscale en vigueur, ne facture pas la TVA] en triple exemplaire libellée en euros.

(le cas échéant)

10.4 Si le Consultant est amené à se déplacer aux fins du présent contrat, le Conseil s’engage également, sous réserve d’y avoir consenti au préalable, à rembourser les frais de voyage et de séjour du Consultant jusqu’à un maximum de … € [montant en toutes lettres] pour se rendre à/participer à [préciser le lieu ou le but du déplacement].

Les frais de voyage seront remboursés sur la base du prix d’un billet de train (première classe) ou d’un billet d’avion (classe touriste), sur présentation d’une demande de remboursement accompagnée des justificatifs pertinents.

Les frais de séjour (y compris les frais de déplacement dans la localité où s’est rendu le Consultant) seront remboursés au taux journalier de … € [montant en toutes lettres].

(le cas échéant)

10.5 Le Conseil de l’Europe s’engage également à rembourser les frais administratifs [préciser les frais couverts] encourus par le Consultant jusqu’à un maximum de … € [montant en toutes lettres] et sur présentation des justificatifs appropriés en tant que de besoin.

(le cas échéant)

10.6 Lorsque le Consultant doit se déplacer au titre du contrat, il sera, pendant la durée du déplacement et du séjour, couvert par une police d’assurance souscrite auprès d’AIG EUROPE (Police n° 2.004.761), qu’il peut contacter à un numéro d’appel d’urgence (+ 32 (0)3 253 69 16). Ladite assurance couvrira les risques spécifiques liés au voyage et au séjour du Consultant (y compris les frais médicaux entraînés par des occurrences imprévues de maladie ou d’accidents, le rapatriement, l’annulation du voyage ou du transport aérien, la perte ou le vol de biens personnels). La police d’assurance ne couvre pas les personnes ayant 75 ans révolus.

Article 11 - Rupture du contrat

11.1 Si le Consultant ne satisfait pas aux conditions stipulées dans le présent contrat ou à celles découlant de tout avenant écrit accepté par les deux parties, conformément aux dispositions de l’article 12 ci-après, ou s’il assure une prestation de services d’un niveau non satisfaisant, le Conseil estimera qu’il s’agit d’une rupture de contrat et pourra en conséquence refuser de verser les honoraires et régler les frais stipulés à l’article 10 ci-dessus.

11.2 Dans les cas prévus à l’alinéa 11.1 ci-dessus, le Conseil de l’Europe se réserve en outre, à tout moment et après notification au Consultant concerné, le droit de mettre fin au contrat. En cas d’annulation du contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

11.3 Les montants restant dus doivent être versés sur le compte bancaire du Conseil dans les 60 jours calendaires suivant l’envoi par le Conseil d’une notification écrite au Consultant concernant ces montants.

Article 12 - Modifications

12.1 Les dispositions du présent contrat ne peuvent être modifiées que par avenant écrit accepté par les deux parties.

12.2 Ce contrat ne peut faire l’objet d’aucune cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, sans l’autorisation préalable et écrite du Conseil.

Article 13 - Cas de force majeure

13.1 En cas de force majeure, les parties seront dégagées de la responsabilité leur incombant au titre du présent contrat sans dédommagement financier. Seront considérés comme des cas de force majeure les évènements météorologiques exceptionnels, séismes, grèves touchant les transports aériens, attentats, état de guerre ou évènements exigeant que le Conseil ou le Consultant annulent le contrat.

13.2 S’il se produit un cas de force majeure, chaque partie devra le notifier à l’autre par écrit, dans un délai de 7 jours calendaires.

Article 14 - Litiges

Conformément aux dispositions de l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe, tout litige entre le Conseil et le Consultant concernant l’application du présent contrat sera soumis, faute de règlement amiable entre les parties, à une procédure d’arbitrage telle que prévue dans l’Arrêté n° 481 du Secrétaire Général (joindre Arrêté figurant à l’Annexe VI).

Article 15 - Adresses et coordonnées bancaires des parties

15.1 Consultant

Adresse :

Coordonnées bancaires :

15.2 Conseil de l’Europe

Adresse : F-67075 Strasbourg, Cedex, France

Coordonnées bancaires :

SOCIÉTÉ GÉNÉRALE STRASBOURG

Code IBAN : Fr 76 30003 02360 001500 1718672

Code SWIFT : SOGEFRPP

Article 16 - Date, lieu et signatures des parties

Fait en deux exemplaires, à [si les parties contractantes ne sont pas physiquement réunies lors de la signature du contrat, insérer le lieu d’affectation de la personne représentant le Secrétaire Général], ce jour, le [si les parties contractantes ne sont pas physiquement réunies lors de la signature du contrat, insérer la date de la dernière signature].

Pour le Conseil

Pour le Consultant

Nom

Fonction

Nom

Fonction

ANNEXE II à l’Instruction n° 59 - MODÈLE DE CONTRAT-LETTRE

Secrétariat général

Direction générale …

Direction …

[Veuillez indiquer : … – PO … – CEAD …]

… (date)

Madame/Monsieur …,

Dans le cadre du … (programme ou projet), le Conseil de l’Europe organise une réunion sur … (thème), qui aura lieu à … (lieu)[15] le … (date).

[Description plus détaillée de l’activité] La [les] langue[s] de travail sera [seront] le … [et le …].

J’aimerais vous inviter à participer à cette réunion en qualité de .... (indiquer la qualité). [Si vous acceptez cette invitation, je vous saurais gré de :

- présenter un exposé sur … et/ou

- rédiger un rapport de … pages [au plus] sur les conclusions de...

(ou autres tâches)].

[Autre possibilité : Dans le cadre du … (programme ou projet), le ministère de … (ou autre autorité nationale compétente) souhaite que soit réalisé(e) une étude sur … [une évaluation de … / un rapport d’expert sur … ou autre tâche]. Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir participer et présenter un rapport au Secrétariat du Conseil]

[Votre rapport/la version écrite de votre exposé, en … (langue), devra parvenir au Secrétariat le … au plus tard.]

[Après réception et acceptation par le Secrétariat (pour un rapport/exposé)], et sur présentation [en deux exemplaires (pour les consultants en France)] d’une facture libellée en euros et conforme à la législation en vigueur[16], des honoraires d’un montant de … € (… euros (indiquer le montant en toutes lettres)) vous seront versés en compensation de l’exécution de la (des) tâche(s) susmentionnée(s). Le modèle de facture ci-joint pourra être modifié afin de respecter les obligations légales en vigueur. Si, en vertu de la législation en vigueur, vous ne facturez pas la TVA, veuillez présenter une demande de paiement.

[De plus amples informations concernant les aspects pratiques de la réunion vous seront communiquées dans les prochains jours].

[Vos frais de déplacement (entre l’adresse mentionnée ci-dessus et le lieu de réunion) et de séjour (….. € par jour de réunion) seront pris en charge par le Conseil conformément aux dispositions du Règlement ci-joint et remboursés par virement bancaire après la réunion. J’attire votre attention sur le fait que le temps de trajet ne sera pas pris en compte pour le calcul de vos indemnités journalières et que ces indemnités seront réduites si certains frais sont pris en charge par les organisateurs. Nous vous demandons de veiller à utiliser l’itinéraire le plus économique et, autant que possible, un tarif réduit (PEX, excursion, etc.). Les frais de déplacement ne seront remboursés que sur présentation de justificatifs (facture, copie du reçu de carte bancaire, etc.). Pour une facture, vous devrez fournir l’original délivré par l’agence de voyage ou la compagnie aérienne émettrice. S’il s’agit d’un billet électronique, vous devrez fournir les justificatifs concernant les détails du vol (dates et destination) ainsi que le montant effectivement payé. Si vous n’empruntez pas les transports en commun, vos frais de déplacement seront remboursés conformément aux dispositions de l’article 6 du Règlement ci-joint.

Nous vous recommandons vivement d’acheter vous-même vos titres de transport, en tenant compte des conditions énoncées dans le Règlement ci-joint. Veuillez noter toutefois que, sur présentation d’une demande justifiée au plus tard le ..., le Secrétariat peut mettre des billets prépayés à votre disposition. Par ailleurs, si vous avez besoin d’un visa, les frais exposés vous seront remboursés sur présentation d’un justificatif de paiement.

Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d’assurance AIG EUROPE (contrat n° 2.004.761), valable jusqu’à l’âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité le service d’assistance AIG EUROPE Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : + (32) 3 253 69 16.]

Par votre signature du présent courrier, vous êtes considéré(e) comme engagé(e) vis-à-vis du Conseil par un contrat de consultant qui ne peut être modifié que par accord écrit des deux parties et ne peut faire l’objet d’aucune cession, partielle ou totale, à titre onéreux ou gratuit, sans l’autorisation préalable et écrite du Conseil. Aucun élément de la présente lettre ne peut être interprété comme vous conférant la qualité d’un agent ou d’un employé du Conseil.

J’attire votre attention sur les dispositions générales suivantes, qui régissent les contrats de consultant et vous concernent dans le cadre de votre contrat avec le Conseil :

« Il est demandé aux Consultants de se conformer aux principes, dispositions et valeurs en vigueur au Conseil.

Le Consultant s’engage à observer la discrétion la plus absolue pour tout ce qui concerne le contrat, et notamment à l’égard de toute question de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont il aurait connaissance dans l’exécution du présent contrat. Sauf obligation découlant du contrat, ou autorisation expresse du Secrétaire Général du Conseil, le Consultant s’abstient en toutes circonstances de communiquer à une personne physique ou morale, un gouvernement ou une autorité extérieure au Conseil, toute information qui n’a pas été rendue publique et dont il a connaissance du fait de ses relations avec le Conseil. Il est également interdit au Consultant de chercher à retirer un avantage privé de telles informations. Ni l’expiration ni la résiliation par le Conseil du contrat ne mettent un terme à ces obligations.

Dans l’exécution du présent contrat, le Consultant ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil. Le Consultant s’engage à respecter les directives du Secrétaire général pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toutes les questions de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil.

Le Consultant cède au Conseil, pour une durée illimitée, l’exclusivité de tous les droits portant sur les produits remis par lui/elle au titre du contrat, et notamment le droit d’utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, ou de faire utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les produits remis par le Consultant au titre du contrat. En conséquence, toute utilisation par le Consultant des produits objet du contrat sera soumise à l’autorisation préalable du Secrétaire général.

Le fournisseur ne peut utiliser le nom, le drapeau, le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Secrétaire Général du Conseil.

Le Consultant est informé que tous les termes du contrat pertinents, y compris les données relatives à son identité, peuvent être divulgués, aux seules fins de l’audit interne et externe, au Comité des Ministres et/ou à l’Assemblée parlementaire du Conseil (pour ce qui concerne les Consultants de l’Assemblée parlementaire) pour que ceux-ci puissent s’acquitter de leurs fonctions statutaires. Le Consultant donne son accord sur cette divulgation.

En tant que de besoin, le Conseil prendra les mesures spécifiques de confidentialité nécessaires pour préserver les intérêts vitaux du Consultant.

Le Consultant s’engage à respecter toutes les dispositions légales en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales, conformément à la législation de son pays de rattachement fiscal.

Si le Consultant ne satisfait pas aux conditions stipulées dans le présent contrat ou assure une prestation de services d’un niveau non satisfaisant, le Conseil estimera qu’il s’agit d’une rupture de contrat et pourra en conséquence refuser de verser les honoraires et de régler les frais stipulés dans le contrat. Le Conseil se réserve en outre le droit de mettre fin au contrat à tout moment et après notification au Consultant concerné. En cas d’annulation du contrat, le Conseil ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

Conformément aux dispositions de l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil, tout litige entre le Conseil et le Consultant concernant l’application du présent contrat sera soumis, faute de règlement amiable entre les parties, à une procédure d’arbitrage telle que prévue dans l’Arrêté n° 481 du 27 février 1976 du Secrétaire Général (joint en annexe). »

Mme/M. … du/de la … de la Direction générale …. [ou autre entité administrative principale] (Téléphone : + … ; Télécopie : + … ; Courrier électronique : … @coe.int) est responsable de l’organisation de cette réunion [ou événement/activité] et se tient à votre disposition pour toute information complémentaire.

Je vous saurais gré de bien vouloir compléter, dater et signer l’encadré ci-dessous, et de nous renvoyer dès que possible un exemplaire du présent courrier.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

(Nom du CCM suivi de son titre)

P. J. : - Modèle de facture

- Règlement concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour

- Arrêté n° 481

ANNEXE III à l’Instruction n° 59 - MODÈLE DE FACTURE

NOM :
ADRESSE :



N° TVA :
N° d’identification fiscale :
N° de la facture :
N° de contrat du Conseil de l’Europe :
Date :

Description du produit		Montant (€)

	Total hors taxe
	TVA
	Total TVA incluse

Signature :

ANNEXE IV à l’Instruction n° 59 - MODÈLE D’ATTESTATION D’ACCEPTATION DES TRAVAUX

Au : Chef de la Direction des Finances (DGAL)

Je, soussigné, certifie par la présente que [nom du Consultant]

s’est acquitté de manière satisfaisante des travaux qui lui avaient été confiés au titre du contrat n°

qu’il a respecté les clauses du contrat relatives à la nature des services, aux résultats attendus, et à l’échéance prévue pour leur achèvement [compléter par tout commentaires, notamment en ce qui concerne la conformité aux résultats attendus]

Le montant de ................................. € prévu à l’article 10 du Contrat peut donc être versé à [nom du Consultant].

ne s’est pas acquitté de manière satisfaisante des travaux qui lui avaient été confiés au titre du contrat n° ..., pour les raisons suivantes : [préciser les raisons]

Et demande cependant que le montant de ................................. € soit réglé par le Conseil de l’Europe pour couvrir les dépenses encourues [préciser la nature des dépenses].

Le montant de ................................. € peut donc être versé à [nom du Consultant].

Signature.........................................

Date............................................

ANNEXE V à l’Instruction n° 59 - Résolution Res(2004)25 relative aux contrats de service des consultants

(adoptée par le Comité des Ministres le 24 novembre 2004,lors de la 907e réunion des Délégués des Ministres)

Le Comité des Ministres,

Considérant que la Résolution n° (76) 4 sur les contrats de service des consultants ne répond plus aux besoins du Conseil de l'Europe ;

Vu la Résolution Res(2004)26 relative aux contrats d'externalisation pour les prestataires de services extérieurs ;

Considérant qu'il est nécessaire d'établir les conditions dans lesquelles des contrats de service sont attribués à des tiers[17] ;

Vu les dispositions applicables du Règlement financier, en particulier concernant la décentralisation de la gestion financière et la délégation d'autorité, et les principes de la budgétisation basée sur les résultats ;

En vertu des articles 16 et 17 du Statut,

Décide :

I. Définition et champ d'application

1. Un contrat de service est un accord passé avec un tiers pour la fourniture de services spécialisés. Le Statut du personnel n'a pas vocation à s'appliquer aux parties engagées au titre d'un contrat de service.

2. Les tiers engagés au titre d'un contrat de service sont appelés des « consultants ».

3. Il existe trois catégories de consultants :

§ les consultants pour les programmes d'activités, à savoir la coopération intergouvernementale, les activités d'assistance et de suivi ; et les activités de l'Assemblée parlementaire, du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l'Europe, de la Cour européenne des Droits de l'Homme et des Accords partiels ;

§ les consultants pour des services de soutien, par exemple les technologies de l'information, les bâtiments et la logistique ; ils peuvent également être engagés pour des activités relatives à la modernisation administrative de l'Organisation ;

§ les consultants du Secrétaire Général, chargés de l’assister sur des questions d’intérêt général qui ne relèvent ni du mandat des consultants pour les programmes d’activités, ni de celui des consultants pour les services de soutien.

4. Les tâches concernées seront essentiellement non récurrentes et d’une nature spécialisée telle qu’elles ne peuvent être réalisées par les agents du Secrétariat du Conseil de l'Europe[18] ou par un membre du comité concerné. Le Secrétaire Général devra établir des procédures écrites destinées à s’assurer que ces critères sont respectés à l’occasion de l’engagement d’un consultant.

5. Les experts fournissant des services au Conseil de l'Europe contre le seul remboursement de leurs frais de déplacement et de séjour n'entrent pas dans le champ d'application de la présente Résolution.

6. Toute référence faite dans la présente Résolution au Secrétaire Général doit être entendue conformément aux dispositions pertinentes du Statut du Conseil de l'Europe, du Statut du personnel et des règles régissant la délégation d'autorité.

II. Sélection des consultants et principes généraux régissant les contrats des consultants

7. Le consultant est engagé pour réaliser une tâche clairement définie dans un laps de temps spécifique en contrepartie d'un montant d'honoraires spécifié.

8. S’agissant d’activités qui relèvent de la responsabilité de Comités directeurs ou de Comités ad hoc, ces derniers seront consultés, conformément à leur mandat, sur l’éventuel recours à des consultants.

9. Il appartient au Secrétaire Général de procéder à la sélection des consultants dans la plus grande mesure possible sur la base d’une mise en concurrence, gardant à l’esprit la nécessité d’impartialité et d’objectivité. Afin d'identifier les consultants les plus aptes, le Secrétaire Général devrait - le cas échéant - consulter des membres des comités concernés, les autorités nationales y compris les Représentations Permanentes, des associations professionnelles et des instances universitaires.

10. Le critère principal de la sélection d’un consultant devra être celui de sa compétence à accomplir le travail requis.

11. Le Secrétaire Général s’efforcera d’assurer une répartition géographiquement équitable dans l’attribution de contrats de service des consultants.

12. Il est demandé au consultant de s’acquitter de ses tâches de manière impartiale et objective et de respecter les principes, règles et valeurs en vigueur au Conseil de l'Europe[19], les droits de la propriété intellectuelle et la confidentialité.

13. Les contrats conclus avec les consultants respectent le Règlement financier en vigueur au Conseil de l'Europe et les principes généraux de bonne gestion.

14. Un contrat de service est signé par le Secrétaire Général, au nom du Conseil de l'Europe, d'une part, et par le consultant, d'autre part.

III. Mandat

15. Le contrat stipule clairement le mandat du consultant, notamment les grandes lignes du travail à effectuer, son objectif et la date de son achèvement.

16. Les termes du mandat des consultants pour les programmes d'activités et pour les services de soutien sont déterminés par référence aux objectifs spécifiques et aux résultats escomptés des projets ou investissements qu'ils concernent.

IV. Rémunérations

17. Les rémunérations sont fixées en tenant notamment compte du temps requis pour mener à bien le travail confié, de la complexité des tâches impliquées, et de la qualité du travail demandé. Il devra être gardé une trace écrite de la procédure utilisée préalablement à la signature du contrat de service dans la fixation du niveau de rémunération

V. Supervision et communication d'information

18. Le Secrétaire Général devra veiller à ce que le travail confié au consultant soit exécuté conformément aux termes de son contrat, notamment au regard de la qualité du travail.

19. Dans la mesure où le consultant manque à ses devoirs contractuels, ou si le niveau du service fourni n’est pas satisfaisant, le Secrétaire Général est en droit de considérer qu’il s’agit d’une rupture du contrat et refuser le paiement de la rémunération et des frais fixés par le contrat. Les contrats doivent prévoir des dispositions relatives aux procédures de règlement des litiges.

20. Le Secrétaire Général établit des procédures internes de collecte et d’archivage de toute information pertinente relative aux contrats de service des consultants.

21. Les contrats conclus avec des consultants devront expressément autoriser le Secrétaire Général à communiquer toute information demandée par les Auditeurs interne et externe, le Comité des Ministres et l'Assemblée parlementaire (dans la mesure où des consultants de l'Assemblée parlementaire sont concernés) dans l’exercice de leurs fonctions.

22. Le Secrétaire Général soumettra au Comité des Ministres et à l'Assemblée parlementaire (dans la mesure où des consultants de l'Assemblée parlementaire sont concernés) un rapport annuel, comprenant des tableaux récapitulatifs, relatif à tous les contrats de service des consultants et reprenant notamment les informations suivantes : les nom, nationalité et catégorie de consultant, l’entité administrative contractante, la source du financement, le type de service fourni ainsi que l’objet du contrat et la rémunération.

23. Dans des cas exceptionnels et pleinement justifiés, au regard de la sécurité du consultant concerné, le Secrétaire Général peut prendre des mesures spécifiques visant à protéger la confidentialité. Dans pareil cas, l’identité du consultant peut ne pas être mentionnée dans le rapport prévu au paragraphe 22.

VII. Application de la Résolution

24. Le Secrétaire Général veillera à l'application des principes exposés dans la présente Résolution par voie d'une Instruction sur les contrats de service des consultants.

VIII. Entrée en vigueur

25. La présente Résolution annule et remplace la Résolution n° (76) 4 et entre en vigueur le 24 novembre 2004.

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

VU le Statut du Conseil de l’Europe, conclu le 5 mai 1949, et en particulier ses articles 11 et 40,

VU l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949 et, en particulier, ses articles 1, 3, 4 et 21 ainsi que l’Accord Spécial relatif au siège du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949,

CONSIDÉRANT qu’il y a lieu de déterminer les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil,

VU la décision du Comité des Ministres du Conseil de l’Europe prise lors de la 253^e réunion des Délégués,

ARRETE :

Article 1

Tout litige relatif à l’exécution ou à l’application d’un contrat visé à l’article 21 de l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à la décision d’une commission arbitrale composée de deux arbitres choisis chacun par l’une des parties et d’un surarbitre désigné par les deux arbitres ; dans le cas où il ne serait pas procédé à la désignation du surarbitre dans les conditions prévues ci-dessus dans un délai de six mois, le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg procédera à cette désignation.

Article 2

Toutefois, il sera loisible aux parties de soumettre le litige à la décision d’un arbitre choisi par elles d’un commun accord, ou à défaut d’un tel accord, par le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg.

Article 3

La commission visée à l’article 1 ou, le cas échéant, l’arbitre visé à l’article 2 fixera la procédure à suivre.

Article 4

A défaut d’accord entre les parties quant au droit applicable, la Commission ou, le cas échéant, l’arbitre statuera ex aequo et bono, compte tenu des principes généraux du droit ainsi que des usages du commerce.

Article 5

La décision arbitrale n’est susceptible d’aucun recours et lie les parties.

Strasbourg, le 27 février 1976

Georg KAHN-ACKERMANN

Secrétaire Général

[1] Un tiers peut être une personne physique ou une personne morale (de droit public ou privé, à but lucratif ou non lucratif).

[2] Ce terme désigne les agents visés à l’article 1 du Statut du personnel, les agents temporaires tel que définis par les arrêtés corréspondants et les fonctionnaires visés à l’article 1a du Règlement sur la mise à disposition du Conseil de l’Europe de fonctionnaires internationaux, nationaux, régionaux ou locaux.

[3] En particulier, l’Instruction n° 44 du 7 mars 2002 sur la protection de la dignité humaine, l’Instruction n° 47 du 28 octobre 2003 sur l’utilisation du système d’information du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1267 du 20 janvier 2007 relatif à l’interdiction de fumer à l’intérieur de tous les bâtiments du Conseil de l’Europe.

[4] Il convient de noter les règles, codes de bonnes pratiques et documents de politique du Conseil de l’Europe en matière d’égalité.

[5] La législation fiscale en vigueur dans son pays de résidence ou, le cas échéant, dans le pays dans lequel les services ont été fournis.

[6] Les modalités de règlement pourront, en tant que de besoin, être modifiées par la Direction des Finances.

[7] Voir RAP-INF(2001)6 (extrait) 30 mai 2001

[8] Les tableaux récapitulatifs pourront, au besoin, être modifiés par la DGAL.

[9] Date de signature du contrat ; lorsque les parties contractantes signent à des dates différentes, il s’agit de la date de la dernière signature.

[10] Si un n° CEAD est attribué, veuillez l’indiquer.

[11] Si nécessaire, le texte peut être modifié pour préciser l’échéance pour laquelle le travail doit être réalisé, y compris les différentes étapes de son élaboration.

[12] La législation fiscale en vigueur dans son pays de résidence ou, le cas échéant, dans le pays dans lequel les services ont été fournis.

[13]Voir www.coe.int et, en particulier, l’Instruction n° 44 du 7 mars 2002 sur la protection de la dignité humaine, l’Instruction n° 47 du 28 octobre 2003 sur l’utilisation du système d’information du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1267 du 20 janvier 2007 relatif à l’interdiction de fumer à l’intérieur de tous les bâtiments du Conseil de l’Europe.

[14] Il convient de consulter le tableau des tranches des honoraires dans le manuel administratif.

[15] Si la réunion se tient dans des locaux du Conseil, veuillez ajouter la phrase suivante :

« Je souhaite attirer votre attention sur le fait que le Conseil a déclaré tous ses bâtiments "espaces non-fumeurs". Je compte sur votre coopération pour vous conformer strictement à cette mesure qui est destinée à protéger la santé de toute personne présente dans les bâtiments de l’Organisation ».

[16] La législation fiscale en vigueur dans son pays de résidence ou, le cas échéant, dans le pays dans lequel les services ont été fournis.

[17] Par «tiers», on entend toute organisation ou institution, publique ou non, commerciale ou à but non lucratif, ou toute personne avec qui le Conseil de l'Europe peut conclure un contrat de service.

[18] Les contrats conclus avec des tiers pour la réalisation de tâches de soutien qui sont essentiellement récurrentes sont couverts par la Résolution Res(2004)26 relative aux contrats d'externalisation pour les prestataires de services extérieurs.

[19] En particulier l'Instruction 44 relative à la protection de la dignité de la personne au Conseil de l'Europe et l'Instruction 47 sur l'utilisation du système d'information du Conseil de l'Europe.