Dans le contexte particulier du Conseil de l’Europe, on entend par « externalisation » le résultat d’une décision avant tout de nature économique visant à charger un tiers[1] de réaliser totalement ou partiellement une tâche générale de soutien[2] plutôt que de recourir à des agents du Secrétariat ou d’investir dans l’acquisition de ressources technologiques ou d’infrastructures.

Dans le cadre des activités de l’Organisation, le Secrétariat peut être amené à conclure des contrats d’externalisation avec des tiers pour l’exécution de tâches de nature permanente ou récurrentes.

Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires ne s’appliquent pas aux tiers engagés sur la base de contrats de service.

La présente Instruction expose de manière détaillée les principes et dispositions de la Résolution Res(2004)26 du Comité des Ministres relative aux contrats d’externalisation conclus avec des prestataires de services (voir annexe I).

Aux fins de la présente Instruction, toute référence au “Secrétaire Général” sera interprétée conformément au Statut du Conseil de l’Europe, au Règlement du personnel et aux dispositions régissant la délégation d’autorité.

Chaque Ordonnateur est responsable de l’application de ces dispositions dans le secteur qui lui a été confié et devra en conséquence mettre en place les procédures de contrôle interne pertinentes pour ce secteur.

II. DISPOSITIONS REGISSANT LES CONTRATS D’EXTERNALISATION

A. CONDITIONS GENERALES APPLICABLES A LA CONCLUSION DE CONTRATS D’EXTERNALISATION AVEC DES TIERS

Article 1 – Principes généraux applicables aux contrats d’externalisation conclus avec des prestataires de services

a. Il est demandé aux prestataires de services de se conformer aux principes, dispositions et valeurs en vigueur au Conseil de l’Europe[3], ainsi que de respecter la règle de confidentialité. Cette condition devra figurer expressément dans le contrat.

b. En offrant des contrats aux prestataires de services, il conviendra d’être attentif à la manière dont ces prestataires respectent la politique du Conseil de l’Europe en matière d’égalité des chances et de non-discrimination[4].

c. Les contrats conclus avec les prestataires de services sont exécutés conformément aux dispositions financières en vigueur, notamment au Règlement financier du Conseil de l’Europe, et aux principes généraux de bonne gestion. Il pourra, le cas échéant, être recouru à une procédure d’appel d’offres.

Article 2 – Circonstances autorisant le recours à un prestataire de services dans le cadre d’un contrat d’externalisation

Un contrat d’externalisation pourra être conclu avec des prestataires de services dans les circonstances ci-après :

§ lorsque l’externalisation permet à l’Organisation de se concentrer sur ses missions essentielles, les tâches de soutien étant assumées par un prestataire de services afin qu’elles ne nécessitent pas un investissement disproportionné en gestion, en ressources et en temps ;

§ de par la nature même des tâches concernées, les prestataires de services proposent des ressources complètes et spécialisées pour répondre aux besoins de l’Organisation, par exemple un accès à des technologies, techniques et outils nouveaux dont l’Organisation ne dispose pas au moment où elle choisit de recourir à l’externalisation ;

§ lorsque l’externalisation permet à l’Organisation de concrétiser plus rapidement les bénéfices escomptés de la restructuration d’un processus en confiant celui-ci à un prestataire de services ;

§ lorsque grâce à l’externalisation, l’Organisation devient plus flexible et donc mieux à même de s’adapter aux changements en matière d’opportunités ou de priorités ;

§ lorsque l’externalisation permet à l’Organisation de réduire ou de mieux maîtriser ses frais de fonctionnement ;

§ lorsque l’externalisation permet de se passer d’investissements dans des fonctions non essentielles, ce qui libère des ressources financières pour des domaines d’activités essentiels ;

§ lorsque l’Organisation ne dispose pas des ressources internes requises[5].

Article 3 – Activités pouvant être externalisées

a. Dans le contexte du Conseil de l’Europe, les activités qui se prêtent à l’externalisation relèvent des activités de soutien en général. Elles ne sont pas considérées comme faisant partie des activités essentielles de l’Organisation.

b. Les activités concernées sont par nature permanentes ou récurrentes[6]. Plus spécifiquement, l’externalisation peut être envisagée par exemple pour la sécurité, le nettoyage, la restauration, la production de documents, la distribution du courrier, les travaux de maintenance des bâtiments, les services liés aux technologies de l’information, les services éditoriaux, la traduction, les services de caisse ou la gestion des missions officielles.

c. Le Secrétaire Général décide quelles tâches seront externalisées. Cette décision est basée sur la présentation de la proposition objet de l’article 4 reprenant les facteurs déterminants.

d. Le Secrétaire général fixe la périodicité des appels d’offre concernant les différentes activités pour lesquelles des solutions passant par une externalisation sont envisagées.

Article 4 – Facteurs déterminants dans la décision de recourir à l’externalisation

Pour évaluer les avantages et les inconvénients d’un contrat d’externalisation, il convient de prendre en compte un certain nombre de facteurs, à savoir :

a. La nature internationale du Conseil de l’Europe

L’externalisation peut, pour deux raisons, être perçue comme une menace potentielle au regard de la nature internationale du Conseil de l’Europe. D’une part, elle risque de modifier le rôle des fonctionnaires internationaux qui mettent en œuvre les activités et assurent les fonctions de l’Organisation. D’autre part, s’agissant de l’attribution des marchés, elle peut entraîner des disparités entre les Etats membres si – pour des raisons évidentes de facilité – les entreprises géographiquement les plus proches sont favorisées, ce qu’il convient d’éviter.

C’est pourquoi la première des conditions concernant le recours éventuel à l’externalisation est de disposer d’une base bien définie pour sélectionner les activités et fonctions qui peuvent être externalisées – à condition que cette démarche permette des gains significatifs tout en préservant la sécurité et la confidentialité – et celles qui ne peuvent pas l’être pour d’importantes raisons politiques, quels que soient par ailleurs les potentiels de gains offerts par l’externalisation.

Deuxièmement, s’il est vrai que les prestataires des pays hôtes peuvent être avantagés lors de l’octroi des contrats pour des tâches externalisées, cet aspect peut être largement atténué en appliquant avec rigueur des conditions propres à garantir une libre concurrence par le libre accès aux procédures d’appel d’offres.

b. Impact financier

La décision de recourir à l’externalisation est de nature essentiellement économique : elle vise à obtenir un coût unitaire plus bas que le coût en interne ou à accroître la flexibilité afin de réduire les frais fixes. Pour cela, il convient d’analyser les éléments de coût suivants :

Coûts de production

Les coûts de production, autrement dit les sommes versées par le Conseil de l’Europe à un prestataire pour les services que celui-ci lui fournit, sont un facteur important à prendre en compte. Dans cette optique, l’Organisation entend avant toute chose obtenir un avantage en termes de coûts de production ; il faut donc que le prix facturé par un prestataire de services soit inférieur à ce qu’il en coûterait de conserver une tâche spécifique en interne.

Coûts de transaction

Les coûts de transaction sont constitués par les frais encourus à partir du moment où l’Organisation commence à envisager de recourir à l’externalisation et ceux qui sont générés par la gestion du contrat une fois celui-ci en place. Ils couvrent le temps et les ressources financières nécessaires pour :

§ chercher un prestataire qui convienne ;

§ négocier et rédiger le contrat ;

§ en assurer la supervision et obtenir le niveau de service requis ;

§ changer de prestataire si le cocontractant ne respecte pas ses obligations contractuelles.

Il est essentiel d’évaluer les coûts de transaction pour veiller à ce que l’Organisation économise de l’argent en sous-traitant une tâche à un prestataire de services. L’éventuel avantage en termes de coûts de production peut très bien être divisé par deux, annulé ou devenir une perte si les coûts de transaction sont plus élevés que les économies générées en termes de coûts de production.

L’impact financier de l’externalisation ne doit pas être évalué uniquement en termes d’économies immédiates et évidentes mais au moins à moyen terme, en tenant compte non seulement des frais de personnel, mais aussi des répercussions en termes d’investissements et de surface de bureaux.

L’impact financier fera l’objet d’une analyse aussi complète et objective que possible, et qui, à ce stade, ne prendra pas en compte d’autres considérations (qualité de service, répercussions sociales).

c. Préservation de l’autonomie du Conseil sur le long terme

Le Conseil de l’Europe ne doit pas devenir le client captif d’un prestataire de services et ne plus être à même de reprendre, si nécessaire, son indépendance en ce qui concerne les tâches confiées à ce dernier.

Le cas échéant et pour garantir la disponibilité, la continuité, la sécurité et la confidentialité des tâches externalisées, l’Organisation préservera une structure minimale dans le secteur d’activités concerné.

d. Maintien d’un contrôle sur les activités externalisées

Le Conseil de l’Europe doit également préserver sa capacité à superviser la conduite de l’activité par le prestataire de services, en ce qui concerne :

§ le contrôle de la qualité,

§ le contrôle des coûts,

§ le contrôle des procédures internes, pour éviter toute atteinte aux conditions d’une concurrence loyale et aux principes fondamentaux du Conseil de l’Europe.

e. Mesures socialement acceptables

Il n’est pas possible de concrétiser les économies potentielles si l’on ne met pas en place des mesures susceptibles d’être acceptables pour le personnel.

Article 5 – Choix du prestataire de services

a. Le prestataire de services sera choisi avec le plus grand soin et de manière impartiale parmi des personnes (ou institutions ou organisations à but lucratif) pourvues des qualifications et de l’expérience professionnelles suffisantes pour exécuter les prestations externalisées.

b. Le prestataire de services sera sélectionné par une procédure d’appel d’offres. Exceptionnellement (par exemple, pour la traduction, les prestations éditoriales), il pourra être sélectionné à partir d’une liste de prestataires qualifiés pour les prestations en question.

c. La politique du Conseil de l’Europe sur la non-discrimination sur la base de critères tels que - le sexe, le handicap, l’âge, l’état matrimonial ou parental, la « race », la couleur, l’origine ethnique, la religion, les convictions, la citoyenneté/nationalité ou l’orientation sexuelle - devra être respectée à l’occasion du choix du prestataire de services.

d. Une attention particulière devra être portée au besoin d’offrir, dans la mesure du possible, des contrats à des personnes handicapées ou à des institutions ou des entreprises employant une proportion élevée de personnes handicapées.

B. FORME ET CONTENU DU CONTRAT D’EXTERNALISATION

Article 6 – Dispositions générales

a. Le contrat doit stipuler clairement toutes les obligations mutuelles des parties, le mandat confié au prestataire de services, la durée du contrat et le montant des honoraires.

b. La durée du contrat peut être prorogée par tacite reconduction mais le service concerné du Secrétariat peut, en tant que de besoin (voir article 3d), dénoncer un contrat au cours de la période stipulée pour ce faire et organiser un appel d’offre.

c. Les travaux font l’objet d’une description complète, claire et détaillée dans une note intitulée « Accord sur le niveau de service »[7], annexée au contrat et qui en fait partie intégrante.

d. L’Annexe II à la présente Instruction résume les dispositions qui sont obligatoires pour tout contrat d’externalisation. Elle est susceptible d’être modifiée par une note de service du Directeur Général de l’Administration et de la Logistique.

Article 7 – Echéance pour la réalisation des travaux

Lorsque la prestation des services externalisés doit intervenir avant une date d’échéance précise, celle-ci sera stipulée dans le contrat et sera contraignante.

Article 8 – Honoraires et frais

a. Les honoraires sont exprimés en euros.

b. En règle générale, les honoraires doivent couvrir tous les frais encourus dans le cadre de l’exécution des prestations. Sauf stipulation expresse dans le contrat, les frais administratifs (par exemple, appui de nature secrétariale, télécommunications, traduction ou interprétation) ne donnent lieu à aucun paiement supplémentaire. Lorsque des déplacements sont nécessaires, le contrat doit stipuler les conditions applicables au remboursement des frais de voyage et de séjour. Celles-ci doivent être conformes aux dispositions relatives au remboursement des frais de voyage et de séjour des experts gouvernementaux et autres personnes voyageant aux frais du Conseil de l’Europe.

c. Les honoraires sont fixés en fonction de la complexité des prestations confiées au prestataire, de la qualité requise pour les travaux et des prix du marché pour des services similaires. En cas d’appel d’offres, les honoraires seront fixés en conséquence.

d. Lorsque des barèmes existent (traduction, relecture éditoriale, par exemple), ils sont réactualisés annuellement par les services concernés du Secrétariat. Dans les autres cas, le contrat prévoira une clause stipulant la procédure et la périodicité de la révision des honoraires pour toute la durée du contrat.

Article 9 – Actifs mis à disposition du prestataire de services

a. Si l’Organisation met à disposition du prestataire de services des actifs et/ou infrastructures, le contrat stipulera clairement les conditions de la mise à disposition et précisera que ces actifs sont utilisés uniquement pour l’objectif prévu dans le cadre de la mission, qu’ils ne deviennent pas la propriété du prestataire de services extérieur et qu’ils doivent être rendus à l’Organisation à la fin des travaux.

b. Le cas échéant, des coûts d’amortissement pour l’utilisation des actifs et/ou infrastructures seront déduits des honoraires du prestataire de services.

Article 10 – Procédure de paiement

a. Le prestataire de services qui demande à être réglé doit produire une facture. Il lui incombe de veiller à ce que celle-ci soit conforme à la législation en vigueur[8]. L’Annexe III présente un modèle de facture pouvant être modifié en tant que de besoin pour que la facture présentée soit conforme aux dispositions légales en vigueur.

b. Le règlement des honoraires et des frais ne peut intervenir que si les prestations pour lesquelles le contrat avait été conclu ont été exécutées et acceptées par le Secrétaire Général.

c. Des avances sur honoraires seront consenties seulement dans le cas où, au début des travaux, le prestataire de services doit engager des dépenses significatives pour s’acquitter de ses obligations (par exemple, achat d’équipement, nouvelles technologies). Un montant approprié (qui ne devrait pas dépasser 30 % du total annuel des honoraires ou, pour un contrat inférieur à un an, 30 % du total des honoraires) peut être versé à la signature du contrat, à condition que ce dernier contienne une clause prévoyant la possibilité d’un remboursement de cette avance en cas de non-exécution des obligations contractuelles incombant au prestataire de services extérieur.

d. Si le contrat doit être exécuté en plusieurs phases ou s’étend sur une longue période de temps, des dispositions seront prévues pour procéder au règlement approprié à la fin de chaque phase ou après une durée appropriée.

e. Les règlements doivent être effectués uniquement par virement bancaire sur le compte du prestataire de services concerné.

Article 11 – Couverture d’assurance maladie, de sécurité sociale et d’assurance pour les déplacements

Le contrat devra stipuler que le Conseil de l’Europe décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant l’exécution des prestations objet du contrat d’externalisation. Il incombe au prestataire de services de prendre les mesures nécessaires pour la couverture d’assurance maladie et de sécurité sociale de toute personne travaillant pour le Conseil de l’Europe pendant toute la durée des travaux qu’il réalise au titre du contrat.

Article 12 – Loyauté et discrétion

a. Le contrat stipulera que, lors de l’exécution dudit contrat, le prestataire de services ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil de l’Europe.

b. En outre, le contrat doit stipuler que le Prestataire de services est tenu de respecter les directives du Secrétaire Général pour l’exécution des prestations confiées, d’observer la discrétion la plus absolue concernant toute question de service et de s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant le Conseil de l’Europe. Ces conditions figureront expressément dans le contrat.

Article 13 – Droits de propriété intellectuelle

a. Lorsque le prestataire de services fournit des services intellectuels pouvant engendrer des droits de propriété intellectuelle, le contrat doit stipuler que le prestataire de services cède au Conseil de l’Europe, pour une durée illimitée, l’exclusivité de tous les droits portant sur les produits remis par le prestataire de services au titre du contrat, et notamment le droit d’utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, ou de faire utiliser, reproduire, représenter, publier, adapter, traduire et diffuser, dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme que ce soit, y compris sur CD-ROM ou en ligne sur Internet, en tout ou partie, les produits remis par le prestataire de services au titre du contrat.

b. En conséquence, le contrat doit spécifier que toute utilisation par le Prestataire de services des produits objet du contrat sera soumise à l’autorisation préalable du Secrétaire général, qui sera donnée si cette utilisation sert les intérêts de l’Organisation et à condition que les redevances éventuelles soient versées au Conseil de l’Europe.

Article 14 – Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le contrat stipulera que le prestataire de services peut utiliser le nom et le logo du Conseil de l’Europe sous réserve d’y avoir été autorisé au préalable par le Secrétaire général. La demande d’autorisation devra indiquer dans quel but le nom et le logo du Conseil de l’Europe seront utilisés.

Article 15 – Divulgation des termes du contrat

Le contrat contiendra une disposition spéciale stipulant que le prestataire de services accepte que soient divulgués tous les termes pertinents du contrat, notamment l’identité, aux seules fins de l’audit interne et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire (pour ce qui concerne les prestataires de services extérieurs de l’Assemblée parlementaire) pour permettre à ceux-ci de s’acquitter de leurs fonctions statutaires. Dans les cas exceptionnels et pleinement justifiés, au regard de la sécurité du prestataire de services concerné, le Secrétaire Général peut prendre des mesures spécifiques visant à protéger la confidentialité. Dans pareil cas, l’identité du prestataire de services peut ne pas être divulguée.

Article 16 – Obligations fiscales du prestataire de services

Le contrat stipulera expressément que le prestataire de services est tenu de respecter les dispositions légales en vigueur dans son pays de rattachement fiscal, et notamment l’obligation, à des fins fiscales, de déclarer tous les honoraires perçus du Conseil de l’Europe. Pour cela, il est demandé au prestataire de services de fournir une facture selon les modalités prévues à l’article 10a. Cette condition figurera expressément dans le contrat.

Article 17 – Rupture du contrat

a. Le contrat stipulera que, si le prestataire de services ne s’acquitte pas de ses obligations contractuelles ou si le niveau de sa prestation de services n’est pas satisfaisant, le Secrétaire Général sera en droit d’estimer qu’il s’agit d’une rupture de contrat, de refuser de verser les honoraires et d’exiger le versement de toute pénalité prévue au contrat.

b. En outre, le contrat stipulera que, dans les cas visés à l’article 17 a, le Conseil de l’Europe se réserve à tout moment et après notification au prestataire de services, le droit de mettre fin au contrat avec ce dernier. En cas d’annulation du contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

Article 18 – Litiges

Le contrat contiendra une disposition spéciale stipulant que tout litige entre le Conseil de l’Europe et le prestataire de services concernant les conditions d’exécution du contrat sera, à défaut de règlement amiable entre les parties, soumis à un arbitrage conformément à l’Arrêté n° 481 pris par le Secrétaire général avec l’accord du Comité des Ministres, comme le prévoit l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe (voir Annexe IV).

C. CONCLUSION, SUPERVISION ET REGLEMENT DES CONTRATS

Article 19 – Décisions relatives aux activités devant être externalisées

a. La décision d’externaliser des activités est prise par le Secrétaire Général. Elle est basée sur la présentation de la proposition justificative objet de l’article 4.

b. Sur la base de cette décision, le prestataire de services est sélectionné conformément au Règlement financier du Conseil de l’Europe.

Article 20 - Préparation des dossiers et documents à produire

Une fois le prestataire de services choisi, et aux fins du contrôle interne, le service concerné prépare un dossier comprenant :

§ le projet de contrat proposé ;

§ tout autre document – support explicatif ;

§ le cas échéant, les documents pertinents pour présentation à la Commission des Marchés.

Article 21 – Contrôle interne

Le dossier contenant les documents prévus à l’article 20 ci-dessus sera soumis aux procédures de contrôle interne en vigueur telles que définies par chaque Ordonnateur dans son domaine respectif de compétences. Il est indispensable de mettre en place des procédures de contrôle interne pour garantir la bonne application des dispositions de la présente Instruction.

Article 22 - Signature du contrat

a. L’Organisation n’est liée par un contrat d’externalisation conclu avec un prestataire de services que si le contrat a été passé selon les modalités et dans la forme prévues par la présente Instruction.

b. Lorsque le projet de contrat a été approuvé, le service concerné l’envoie en double exemplaire au prestataire de services pour acceptation et signature.

c. Les deux exemplaires signés par le prestataire de services doivent être présentés au Secrétaire général pour signature.

d. Un exemplaire du contrat signé est renvoyé au prestataire de services ; l’autre est conservé par le service concerné.

Article 23 - Vérification de la bonne exécution

Il incombe au service concerné de s’assurer que les prestations confiées au prestataire de services ont été exécutées conformément aux termes du contrat et en particulier, à ceux de l’Accord sur le niveau de service, le cas échéant.

Article 24 - Règlement de contrats ^{^[9]}

Afin de procéder au règlement des honoraires et frais contractuels, le service concerné établira une Attestation d’acceptation des travaux, qui doit être approuvée par le Secrétaire Général puis transmise à la Direction des Finances, accompagnée de tous autres justificatifs pertinents (original ou copies certifiées de factures, par exemple).

Article 25 – Modifications au contrat

Toute modification aux clauses d’un contrat doit intervenir avant l’échéance prévue dans ledit contrat pour l’exécution de la prestation et faire l’objet d’un avenant ou d’un échange de lettres entre les parties, ledit avenant ou échange de correspondance devant être soumis à la signature du Secrétaire Général.

Article 26 – Archivage des informations relatives aux contrats

a. Aux fins du contrôle interne et externe, pendant et après l’exécution d’un contrat, le service concerné conservera toutes les informations et documents relatifs audit contrat pour la durée définie par la politique d’archivage de l’Organisation[10], à savoir :

§ un exemplaire signé du contrat ;

§ le cas échéant, le dossier de l’appel d’offre ;

§ une copie de l’attestation d’acceptation des travaux ;

§ l’original (ou des copies certifiées) des factures et autres documents pertinents,

§ le cas échéant, les procédures de supervision établies dans l’Accord sur le niveau de service.

b. Chaque Ordonnateur doit s’assurer que les tableaux récapitulatifs[11] relatifs à tous les contrats d’externalisations des prestataires de services pour l’année calendaire précédente et reprenant notamment les informations suivantes : l’objet et le type de service fourni, l’entité administrative contractante, la source du financement, et le montant des dépenses annuelles, sont soumis par voie de messagerie électronique à la Division Centrale de la DGAL au plus tard le 15 février de chaque année calendaire.

Article 27 - Entrée en vigueur

La présente Instruction annule l’Instruction n° 50 du 1^er juillet 2005 relative aux contrats d’externalisation pour les prestataires de service extérieurs et prend effet le 1^er janvier 2008.

Strasbourg, le 21 décembre 2007

Le Secrétaire Général

Terry DAVIS

Annexe I à l’Instruction n° 60 - Résolution Res(2004)26 relative aux contrats d’externalisation pour les prestataires de services extérieurs

(adoptée par le Comité des Ministres le 24 novembre 2004,lors de la 907e réunion des Délégués des Ministres)

Le Comité des Ministres,

Vu la Résolution Res(2004)25 relative aux contrats de service des consultants ;

Considérant qu'il est nécessaire d'établir les conditions dans lesquelles des contrats de service sont proposés à des tiers^{^[12]} ;

Vu les dispositions applicables du Règlement financier, en particulier concernant la décentralisation de la gestion financière et la délégation d'autorité, et les principes de la budgétisation basée sur les résultats ;

En vertu des articles 16 et 17 du Statut,

Décide :

I. Définition et champ d'application

1. Le terme « externalisation » est utilisé pour désigner le résultat d'une décision avant tout économique visant à demander à un tiers de réaliser totalement ou partiellement une tâche de soutien générale plutôt que de la confier à des agents du Secrétariat ou d'investir dans l'acquisition de ressources technologiques, d'équipements propres, etc. Le Statut du personnel n'a pas vocation à s'appliquer aux parties engagées au titre d'un contrat d'externalisation.

2. Les tiers engagés au titre d'un contrat d'externalisation sont appelés des « prestataires de services extérieurs ».

3. Les tâches concernées sont essentiellement permanentes et récurrentes^{^[13]}. Plus spécifiquement, peuvent être envisagées pour un recours à l'externalisation les tâches liées à la sécurité, au nettoyage, aux services de restauration, à la production de documents complexes, aux services de distribution de courrier, aux travaux de maintenance complexe concernant les bâtiments, aux services informatiques spécialisés, aux services éditoriaux, à la traduction, à la gestion des missions, etc.

4. Toute référence faite dans la présente Résolution au Secrétaire Général doit être entendue conformément aux dispositions pertinentes du Statut du Conseil de l'Europe, du Statut du personnel et des règles régissant la délégation d'autorité.

II. Motifs permettant le recours à l'externalisation

5. Le recours à l'externalisation intervient pour les motifs suivants :

5.1 l'externalisation permet à l'Organisation de se focaliser sur des questions clés, les tâches de soutien étant assumées par un prestataire de services extérieur de sorte qu'elles ne mobilisent pas des ressources et une attention disproportionnées en matière de gestion ;

5.2 de par la nature même des tâches concernées, les prestataires de services extérieurs proposent des ressources complètes et spécialisées pour répondre aux besoins de l'Organisation, par exemple un accès à des technologies, techniques et outils nouveaux dont l'Organisation ne dispose pas au moment où elle choisit de recourir à l'externalisation ;

5.3 l'externalisation permet à l'Organisation de concrétiser plus rapidement les avantages escomptés de la réorganisation des processus en confiant la réalisation du processus à un prestataire de services extérieur ;

5.4 elle permet à l'Organisation de devenir plus flexible et donc d'être mieux à même de s'adapter à des opportunités ou priorités évolutives ;

5.5 elle permet à l'Organisation de réduire ou de mieux maîtriser les coûts de fonctionnement ;

5.6 elle réduit les besoins d'investissements financiers dans des activités non essentielles, ce qui permet de dégager des ressources pour des domaines prioritaires ;

5.7 l'Organisation peut recourir à l'externalisation parce qu'elle ne dispose pas des ressources nécessaires en interne.

III. Sélection des prestataires de services extérieurs et principes généraux régissant les contrats des prestataires de services extérieurs

6. Le prestataire de service extérieur est engagé pour réaliser une tâche clairement définie dans un laps de temps spécifique en contrepartie d'un montant d'honoraires spécifié.

7. Il appartient au Secrétaire Général de procéder à la sélection des consultants dans la plus grande mesure possible sur la base d’une mise en concurrence, gardant à l’esprit la nécessité d’impartialité et d’objectivité.

8. Le critère principal de la sélection d’un prestataire de service extérieur devra être celui de sa compétence à accomplir le travail requis.

9. Le Secrétaire Général s’efforcera d’assurer une répartition géographiquement équitable dans l’attribution de contrats de prestataires de services extérieurs.

10 Il est demandé aux prestataires de services extérieurs de s’acquitter de ses tâches de manière impartiale et objective et de respecter les principes, règles et valeurs en vigueur au Conseil de l'Europe^{^[14]}, les droits de la propriété intellectuelle et la confidentialité.

11. Les contrats conclus avec les prestataires de services extérieurs respectent le Règlement financier en vigueur au Conseil de l'Europe et les principes généraux de bonne gestion.

12. Un contrat d'externalisation est signé par le Secrétaire Général, au nom du Conseil de l'Europe, d'une part, et par les prestataires de services extérieurs, d'autre part.

IV. Mandat

13. Le contrat stipule clairement le mandat du prestataire de service extérieur, notamment la description détaillée des services faisant l'objet de la prestation et la durée du contrat.

14. Les termes du mandat sont déterminés par le Secrétaire Général.

V. Rémunérations

15. Les rémunérations sont fixées en tenant notamment compte, de la complexité des tâches impliquées, de la qualité du travail demandé et des rémunérations de référence pour des services similaires du prix du marché existants.

VI. Supervision et communication d'information

16. Le Secrétaire Général devra veiller à ce que le travail confié au prestataire de service extérieur soit exécuté conformément aux termes de son contrat, notamment au regard des résultats escomptés et de la qualité du travail.

17. Dans la mesure où le prestataire de service extérieur manque à ses devoirs contractuels, ou si le niveau du service fourni n’est pas satisfaisant, le Secrétaire Général est en droit de considérer qu’il s’agit d’une rupture du contrat et refuser le paiement de la rémunération et des frais fixés par le contrat. Les contrats doivent prévoir des dispositions relatives aux procédures de règlement des litiges.

18. Le Secrétaire Général établit des procédures internes de collecte et d’archivage de toute information pertinente relative aux contrats d'externalisation.

19. Les contrats conclus avec des prestataires de services extérieurs devront expressément autoriser le Secrétaire Général à communiquer toute information demandée par les Auditeurs interne et externe, le Comité des Ministres et l'Assemblée parlementaire (dans la mesure où des prestataires de services extérieurs de l'Assemblée parlementaire sont concernés) dans l’exercice de leurs fonctions.

20. Si le Comité du budget en fait la demande, le Secrétaire Général lui communique des informations sur les contrats d'externalisation.

21. Dans les cas exceptionnels et pleinement justifiés, au regard de la sécurité du prestataire de service extérieur, le Secrétaire Général peut prendre des mesures spécifiques visant à protéger la confidentialité. Dans pareil cas, l’identité du prestataire de service extérieur peut ne pas être divulguée.

VII. Application de la Résolution

22. Le Secrétaire Général veillera à l'application des principes exposés dans la présente Résolution par voie d'une Instruction sur les contrats d'externalisation pour les prestataires de services extérieurs.

VIII. Entrée en vigueur

23. La présente Résolution annule et remplace la Résolution n° (76) 4 et entre en vigueur le 24 novembre 2004.

Annexe II à l’Instruction n° 60 - DISPOSITIONS OBLIGATOIRES POUR TOUT CONTRAT D’EXTERNALISATION

Article – Loyauté et confidentialité

a. Dans l’exécution du présent contrat, le Prestataire de services ne sollicitera ni acceptera d’instructions d’aucun gouvernement ou autorité extérieure au Conseil. Le Prestataire de services s’engage à respecter les directives du Secrétaire Général pour la réalisation du travail qui lui est demandé, d’observer la discrétion la plus absolue et à s’abstenir de toute déclaration ou acte pouvant être interprétés comme engageant la responsabilité du Conseil.

b. Le Prestataire de services s’engage à observer la discrétion la plus absolue pour tout ce qui concerne le contrat, et notamment à l’égard de toute question de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont il aurait connaissance dans l’exécution du présent contrat. Sauf obligation découlant du contrat, ou autorisation expresse du Secrétaire Général du Conseil, le Prestataire de services s’abstient en toutes circonstances de communiquer à une personne physique ou morale, un gouvernement ou une autorité extérieure au Conseil, toute information qui n’a pas été rendue publique et dont il a connaissance du fait de ses relations avec le Conseil. Il est également interdit au Prestataire de services de chercher à retirer un avantage privé de telles informations. Ni l’expiration ni la résiliation par le Conseil du contrat ne mettent un terme à ces obligations.

Article – Droits de propriété intellectuelle

(le cas échéant)

a. Le Prestataire de services cède au Conseil de l’Europe, pour une durée illimitée, l’exclusivité de tous les droits portant sur les produits objets de l’article [Nature des services] et notamment le droit d’utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - ou de faire utiliser, reproduire, publier, adapter, traduire et diffuser - dans tout pays et dans toute langue, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris sur CD-ROM ou sur Internet, en tout ou partie, les produits livrés par le Prestataire de services au titre du contrat.

Le Conseil se réserve le droit d’exercer les droits susmentionnés pour tout but relevant de ses activités, et en particulier pour [préciser, le cas échéant, en indiquant tous les usages envisagés ou possibles de la part du Conseil].

b. Le Prestataire de services garantit que l’utilisation par le Conseil de l’Europe du ou des produits objets de l’article [Nature des services] livrés au titre du contrat ne portera pas atteinte aux droits de tiers. Toutefois, si la responsabilité du Conseil de l’Europe venait à être engagée du fait d’une telle atteinte, le Prestataire de services extérieur indemnisera entièrement le Conseil de l’Europe de tout préjudice subi par l’Organisation.

c. Nonobstant la disposition prévue à l’article [Nature des services] ci-dessus, le Conseil de l’Europe peut, si le Prestataire de services lui en a fait la demande, autoriser celui-ci à utiliser le ou les produits objets de l’article [Nature des services] ci-dessus. Lorsque le Conseil de l’Europe donne cette autorisation au Prestataire de services, il l’informe de toute condition applicable à cette utilisation.

Article - Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le Prestataire de services ne peut utiliser le nom, le drapeau ni le logo du Conseil sans en avoir été autorisé au préalable par le Secrétaire Général du Conseil.

Article – Couverture d’assurance maladie, de sécurité sociale et d’assurance pour les déplacements

Le Prestataire de services s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour contracter une couverture d’assurance maladie et de sécurité sociale pendant toute la durée de l’exécution des prestations contractuelles. Le Prestataire de services reconnaît et accepte à cet égard que le Conseil décline toute responsabilité concernant tous risques sanitaires ou sociaux liés à une maladie, à une grossesse ou un accident qui pourraient survenir pendant l’exécution des prestations contractuelles.

Article – Divulgation des termes du contrat

a. Le Prestataire de services est informé que tous les termes du contrat pertinents, y compris les données relatives à son identité, peuvent être divulgués aux seuls fins de l’audit interne et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée Parlementaire du Conseil de l’Europe pour que ceux-ci puissent s’acquitter de leurs fonctions statutaires. Le Prestataire de services consent à cette divulgation.

b. En tant que de besoin, le Conseil prendra les mesures spécifiques de confidentialité nécessaires pour préserver les intérêts vitaux du Prestataire de services.

Article - Obligations fiscales du Prestataire de services

Le Prestataire de services s’engage à respecter toutes les dispositions légales en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales. A cet effet :

§ il présentera au Conseil une facture conforme à la législation en vigueur[15] ;

§ il déclarera, aux fins fiscales, tous les honoraires qui lui auront été versés par le Conseil conformément aux dispositions en vigueur dans son pays de résidence fiscale.

Article - Autres obligations du Prestataire de services

a. Au cours de l’exécution du présent contrat, le Prestataire de services s’engage à respecter les principes, dispositions et valeurs en vigueur au Conseil[16].

b. Le Statut du personnel et la réglementation relative aux agents temporaires n’ont pas vocation à s’appliquer au Prestataire de services.

c. Aucun élément du présent contrat ne peut être interprété comme conférant au Prestataire de services la qualité d’un agent ou d’un employé du Conseil de l’Europe.

Article – Rupture du contrat

a. Si le Prestataire de services ne satisfait pas aux conditions stipulées dans le présent contrat ou à celles découlant de tout avenant écrit accepté par les deux parties, conformément aux dispositions de l’article [Modifications] ci-après, ou si les services fournis, tels que définis à l’article [Nature des services], sont d’un niveau non satisfaisant, le Conseil estimera qu’il s’agit d’une rupture de contrat et pourra en conséquence refuser de verser les honoraires et régler les frais stipulés à l’article [Honoraires et frais] ci-dessus.

b. Dans les cas prévus à l’alinéa [l’alinéa "a"] ci-dessus, le Conseil se réserve en outre, à tout moment et après notification au Prestataire de services concerné, le droit de mettre fin au contrat. En cas d’annulation du contrat, le Conseil de l’Europe ne règlera que le montant correspondant aux services effectivement assurés à son entière satisfaction au moment de l’annulation du contrat, et exigera le remboursement des montants déjà versés correspondant aux services non fournis.

c. Les montants restant dus doivent être versés sur le compte bancaire du Conseil dans les 60 jours calendaires suivant la notification écrite du Conseil au Prestataire de services à ce sujet.

Article - Modifications

a. Les dispositions du présent contrat ne peuvent être modifiées que par avenant écrit accepté par les deux parties.

b. Ce contrat ne peut faire l’objet d’aucune cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, sans l’autorisation préalable et écrite du Conseil.

Article – Cas de force majeure

a. En cas de force majeure, les parties seront dégagées de la responsabilité leur incombant au titre du présent contrat sans dédommagement financier. Seront considérés comme des cas de force majeure les évènements météorologiques exceptionnels, séismes, grèves touchant les transports aériens, attentats, état de guerre ou évènements exigeant que le Conseil de l’Europe ou le Prestataire de services extérieur annulent le contrat.

b. S’il se produit un cas de force majeure, chaque partie devra le notifier à l’autre par écrit, dans un délai de 7 jours calendaires.

Article - Litiges

Conformément aux dispositions de l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe, tout litige entre le Conseil et le Prestataire de services concernant l’application du présent contrat sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à une procédure d’arbitrage telle que prévue dans l’Arrêté n° 481 du Secrétaire Général [joindre Arrêté figurant à l’Annexe VI].

Annexe III à l’Instruction n° 60 - MODELE DE FACTURE

Nom :
Adresse :



N° TVA :
N° d’identification fiscale :
N° de la facture :
N° de contrat du Conseil de l’Europe :
Date :

Description du produit		Montant (euros)

	Total hors taxe
	TVA
	Total TVA incluse

Signature :

Annexe IV à l’Instruction n° 60 - Arrêté n° 481 du 27 février 1976 relatif à la procédure d’arbitrage concernant tout litige entre le Conseil de l’Europe et une personne privée

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

VU le Statut du Conseil de l’Europe, conclu le 5 mai 1949, et en particulier ses articles 11 et 40,

VU l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949 et, en particulier, ses articles 1, 3, 4 et 21 ainsi que l’Accord Spécial relatif au siège du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949,

CONSIDÉRANT qu’il y a lieu de déterminer les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil,

VU la décision du Comité des Ministres du Conseil de l’Europe prise lors de la 253^e réunion des Délégués,

Arrête :

Article 1

Tout litige relatif à l’exécution ou à l’application d’un contrat visé à l’article 21 de l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à la décision d’une commission arbitrale composée de deux arbitres choisis chacun par l’une des parties et d’un surarbitre désigné par les deux arbitres ; dans le cas où il ne serait pas procédé à la désignation du surarbitre dans les conditions prévues ci-dessus dans un délai de six mois, le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg procédera à cette désignation.

Article 2

Toutefois, il sera loisible aux parties de soumettre le litige à la décision d’un arbitre choisi par elles d’un commun accord, ou à défaut d’un tel accord, par le président du Tribunal de grande instance de Strasbourg.

Article 3

La commission visée à l’article 1 ou, le cas échéant, l’arbitre visé à l’article 2 fixera la procédure à suivre.

Article 4

A défaut d’accord entre les parties quant au droit applicable, la Commission ou, le cas échéant, l’arbitre statuera ex aequo et bono, compte tenu des principes généraux du droit ainsi que des usages du commerce.

Article 5

La décision arbitrale n’est susceptible d’aucun recours et lie les parties.

Strasbourg, le 27 février 1976

Georg Kahn-Ackermann

Secrétaire Général

[1] Un tiers peut être une personne physique ou une personne morale (de droit public ou privé, à but lucratif ou non lucratif).

[2] L’Instruction n’a pas vocation à s’appliquer aux subventions versées dans le cadre d’« arrangements administratifs » à des partenaires institutionnels ou à des organisations à but non lucratif.

[3] En particulier, l’Instruction n° 44 du 7 mars 2002 sur la protection de la dignité humaine, l’Instruction n° 47 du 28 octobre 2003 sur l’utilisation du système d’information du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1267 du 20 janvier 2007 relatif à l’interdiction de fumer à l’intérieur de tous les bâtiments du Conseil de l’Europe.

[4] Il convient de noter les règles, codes de bonnes pratiques et documents de politique du Conseil de l’Europe en matière d’égalité.

[5] Il convient de tenir compte de l’ensemble des ressources internes de l’Organisation ainsi que de leur situation géographique.

[6] On déterminera dans quelle mesure une tâche donnée est permanente et récurrente en se plaçant dans l’optique de l’Organisation, non dans celle du prestataire de services.

[7] Un Accord sur le niveau de service est conclu pour :

· identifier les objectifs du Conseil de l’Europe et les niveaux de service qui seront demandés au prestataire de services ;

· définir les mécanismes de supervision et de rapport concernant le véritable niveau du service fourni du point de vue de l’Organisation ;

· se mettre d’accord sur les procédures à appliquer en cas de non-exécution des obligations, y compris pour ce qui est des pénalités, et définir des indicateurs de performance pour l’amélioration continue du service.

[8] La législation fiscale en vigueur dans son pays de résidence ou, le cas échéant, dans le pays dans lequel les services ont été fournis.

[9] Les modalités de règlement pourront, en tant que de besoin, être modifiées par la Direction des Finances.

[10]Voir RAP-INF(2001)6 (extrait) 30 mai 2001.

[11] Les tableaux récapitulatifs pourront, au besoin, être modifiés par la DGAL

[12] Par «tiers», on entend toute organisation ou institution, publique ou non, commerciale ou à but non lucratif, ou toute personne avec qui le Conseil de l'Europe peut conclure un contrat d'externalisation.

[13] Les contrats conclus avec des tiers ayant pour objet de réaliser des tâches spécialisées qui sont essentiellement non récurrentes et qui ne sont habituellement pas réalisées par les agents du Secrétariat du Conseil de l'Europe ou par un membre du comité concerné sont couverts par la Résolution Res(2004)25 relative aux contrats de service des consultants.

[14] En particulier l'Instruction 44 relative à la protection de la dignité de la personne au Conseil de l'Europe et l'Instruction 47 sur l'utilisation du système d'information du Conseil de l'Europe.

[15] La législation fiscale en vigueur dans son pays de résidence ou, le cas échéant, dans le pays dans lequel les services ont été fournis.

[16] Voir www.coe.int et, en particulier, l’Instruction n° 44 du 7 mars 2002 sur la protection de la dignité humaine, l’Instruction n° 47 du 28 octobre 2003 sur l’utilisation du système d’information du Conseil de l’Europe et l’Arrêté n° 1267 du 20 janvier 2007 relatif à l’interdiction de fumer à l’intérieur de tous les bâtiments du Conseil de l’Europe.