Strasbourg, 20 December 2004
CEPEJ (2004) 33
EUROPEAN COMMISSION FOR THE EFFICIENCY OF JUSTICE
(CEPEJ)
4th plenary meeting
Strasbourg 30 November -3 December 2004
MEETING REPORT
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SUMMARY The CEPEJ in particular,
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DECISIONS TAKEN BY THE CEPEJ: The CEPEJ: · noted with satisfaction that as part of the hearing to which its President had been invited during the 895th meeting of the Ministers' Deputies (15 September 2004), the Ministers' Deputies had welcomed and strongly supported the CEPEJ’s current work, · welcomed the growing success of the second edition of the European Day of Civil Justice (JEJC) in October 2004, and thanked in particular the German authorities for organising the transfrontier event in Bautzen in co-operation with the Czech and Polish authorities, at which the CEPEJ, the Council of Europe Secretariat and the European Commission had been represented, · took note of the reports: i. by its representative on the Committee of Experts on Terrorism (CODEXTER), Mr Mario REMUS (Italy), presenting the progress in CODEXTER’s work; ii by the Secretariat and the CDDH representative, Vitaliano ESPOSITO (Italy), presenting the work of the Group of Specialists on Human Rights and the Fight against Terrorism (DH-S-TER) geared to laying down Guidelines on the victims of terrorism and human rights, · took note of the report by its representative on the Consultative Council of European Judges (CCJE), Mr Pim ALBERS (Netherlands), on the work leading up to the adoption of its Opinion No. 6 on “a fair trial within a reasonable time and the judges’ role in trials, taking into account alternative means of dispute settlement”, approved the arrangements for co-operation between the CEPEJ and the CCJE proposed by the CEPEJ Bureau, including each body’s participation in the work of the other, · welcomed the success of the Conference “Towards an ideal trial: a few examples of the most successful judicial civil proceedings in Europe” (Brussels, 18-20 November 2004), jointly organised by the Council of Europe and the European Commission, at which the CEPEJ’s current work had been presented, supported the initiative proposed during this Conference aimed at creating a European prize for good practices in the field of judicial proceedings, and instructed the Secretariat to study the procedure for implementing this initiative with the European Commission, · took note of the Secretariat report on the Conference on the occasion of the 10th anniversary of the entry into force of the European Convention on Human Rights in Romania (Bucharest, 8 and 9 July 2004), which had included a presentation of the CEPEJ’s Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe”, · welcomed the quality of the interventions and discussions during the study session on dysfunctions within a court, as a useful input to the work of the CEPEJ, |
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· invited States which had not yet replied to the questionnaire prepared for the study session, to do so in order to prepare a publication, agreed to give an appropriate follow-up to this study session in 2005, · decided, in order to make the work of its plenary sessions more dynamic, to entrust in future the presentation of the items on the agenda to one or more of its members acting as rapporteurs. · welcomed the development of its web-site and expressed the wish that this effort be pursued so that the web-site fully becomes a tool of accurate information for the member States and the judicial community. · welcomed the presence of two new organisations which have been granted observer status with CEPEJ for a renewable one-year period,
held an exchange of views with the Consultative Committee of the Bars and Law Societies of the European Community (CCBE), the Magistrats Européens pour la Démocratie et les Libertés (MEDEL), the European Federation of Administrative Judges, the European Union of Rechtspfleger (EUR) and the International Union of Judicial Officers (UIHJ) concerning: i. the Pilot Scheme for evaluating judicial systems; ii the implementation of the Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe”, decided to renew observer status for one year for the following organisations: i. the Consultative Committee of the Bars and Law Societies of the European Community (CCBE); ii. the European Association of Judges (EAJ); iii. the European Union of Rechtspfleger (EUR); iv. the International Union of Judicial Officers (UIHJ), decided to modify the modalities for the participation of observers in the work of the CEPEJ as follows: i. observers can attend the discussion of the agenda items for which their participation can provide a substantial contribution to the work of the CEPEJ; the Bureau shall prepare the agenda accordingly; ii. observers shall forward their contributions in writing to the Secretariat in advance of the plenary meetings; iii. the Bureau might decide, on a case-by-case basis, to invite one or more observers to the meetings of the working groups, if it considers their attendance relevant for the quality of the work; iv. the CEPEJ or its Bureau can invite one or more observers to forward comments which it considers potentially useful on any relevant document or issue. |
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· as part of the follow-up to the Report on “practical ways of combating delays in the justice system, excessive workloads for judges and case backlogs”, took note with satisfaction of the reports by the experts in respect of Croatia and Slovenia on developments in this field since the previous meeting and approved the proposal from the Slovenian delegation to hold a follow-up conference in Ljubljana in 2005, as part of the follow-up to the Report on “advancing legal and judicial approaches to mediation in civil, family and commercial matters”, took note with satisfaction of the report by the expert in respect of Malta on developments in this field since the previous meeting. · adopted, as one of its first main achievements under the terms of reference given to by the Committee of Ministers, the report on European judicial systems 2002 (CEPEJ (2004) 30) subject to the corrections of data as indicated to the scientific expert and the Secretariat before 6 December 2004, note with satisfaction that, thanks to the replies by 40 member States to the Pilot Scheme, it was able to achieve such a large first evaluation of European judicial systems, · thanked the scientific expert, Roland ESHUIS (Netherlands) and the members of the Working Group (CEPEJ-GT2004) for their excellent work as well as the authorities of the Netherlands, Italy and the United Kingdom for their specific support to this project, · instructed the Secretariat to finalise the Report accordingly, as soon as possible, in co-operation with the scientific expert, and to communicate it to the Committee of Ministers, · agreed to publish in extenso all the replies of the member States to the Pilote scheme as well as the subsequent comments, to this end urged each delegation to verify that national replies that appear on the restricted CEPEJ web site had been duly updated and, if necessary, to forward to the Secretariat before 31 December 2004, a consolidated version of its replies, agreed that a State which would not wish these data to be published could request it before 31 December 2004, agreed to renew the evaluation exercise, on the basis of a revised Scheme, as regards data for the year 2004, · adopted its draft Programme of Activities for 2005 (CEPEJ (2004) 27 rev. 3) and decided to forward it to the Secretary General, · invited the member States to propose to the Secretariat, before 31 December 2004, qualified experts so that the members of the Working Group on evaluation judicial systems (CEPEJ-GT-EVAL) and the Task Force on timeframes of proceedings (CEPEJ-TF-DEL), instructed its Bureau to form the Working Groups on the basis of these proposals at its first meeting in 2005. · renewed the following Bureau for a two-year term of office: - Mr Eberhard DESCH (Germany), President - Mr André POTOCKI (France), Vice-President - Mr Pim ALBERS (Netherlands), Member - Mr Alan UZELAC (Croatia), Member. |
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· decided to hold its 5th and 6th plenary meetings from 15 to 17 June and from 7 to 9 December 2005 respectively . ITEMS SUBMITTED TO THE COMMITTEE OF MINISTERS The CEPEJ invited the Committee of Ministers to take note: a. of the Report on European judicial systems 2002, b. of the draft programme of activities for 2005 of the CEPEJ, c. of this report as a whole. |
i. study session on “dysfunctions within a court: how to highlight them? how to respond to them?” (30 november 2004)
1. For the 2nd year running, on 30 November 2004, the CEPEJ met for a study session. It was held at the initiative of the French delegation and devoted to the mechanisms of checking that courts are functioning properly.
2. The session was opened by Mr Guy DE VEL, Director General of Legal Affairs of the Council of Europe[1], and centred on descriptions of the French, Belgian and Portuguese systems by Mr Christian Raysseguier, Inspector General of the French Judicial Services, Mr Carlos Manuel Gonçalves de Melo Marinho, member of the Portuguese High Council of Judiciairy, and Mr Xavier de Riemaeker, Chair of the Belgian High Council of Juidiciary.
3. Each contribution was followed by a broad discussion with all the members of the CEPEJ, regardless of whether or not their country had a court inspection system or some equivalent arrangement. Among others, the following subjects were raised:
- the diverse statuses and roles of inspection systems or equivalent arrangements; the tasks of such institutions; and means of identifying dysfunctions;
- the need to pinpoint objective signs which should automatically prompt national officials to consider whether there was a dysfunction;
- the possibility and advisability of arriving at a coherent definition of the proper functioning of courts by, inter alia, adding new questions to the CEPEJ’s Scheme for evaluating judicial systems;
- the opportunities afforded to legal professionals (lawyers, for example) to report dysfunctions in courts;
- the notion of “judicial management” or “contract of agreed objectives ";
- the need to establish ongoing, structured dialogue between courts and inspection bodies;
- the need for inspection bodies’ working methods to be based on an objective, impartial and transparent approach.
4. The CEPEJ highlighted the main similarities between its own work and the activities of member states’ evaluation systems in terms of improving the quality and efficiency of the justice system.
5. The Chair of the CEPEJ thanked the speakers for their outstanding contributions and the CEPEJ members who had replied to the questionnaire drawn up by the Secretariat. This had provided the CEPEJ with a data base on systems for remedying dysfunctions in national courts.
6. The CEPEJ asked states which had not yet done so to answer the questionnaire, replying if possible by 31 December 2004 at the latest, and instructed the Secretariat to prepare a special file containing the proceedings of this study session, to be published on the CEPEJ Internet site.
7. It was agreed that there should be appropriate follow-up to the study session in 2005, including continued dialogue with services responsible for evaluating the justice system in the member states.
8. The members of the CEPEJ noted that this session centring on the notion of the quality of justice would be very useful for the CEPEJ’s current and future work. However, they said that in future they would like the study session to take place during the plenary meeting, if the agenda so permitted, in order to ensure that as many CEPEJ members as possible could take part and rationalise the time available (while attempting to keep the entire proceedings to three days in length at most).
ii. 4th plenary meeting of the cepej (1-3 december 2004)
9. The European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ) held its 4th plenary meeting at the Council of Europe from 1 to 3 December 2004. The meeting was chaired by Mr Eberhard DESCH (Germany), Chair of the CEPEJ.
10. The agenda and the list of participants appear in Appendices I and II respectively.
1. Information from the Chair of the CEPEJ and the Secretariat
11. The Chair of the CEPEJ welcomed the new members of the Commission. He thanked the states which had not been represented at the previous plenary meeting for responding to his appeal to ensure the continuity of the CEPEJ’s work, which depended among other things on regular attendance by all of its members, representing all the Council of Europe member states.
12. The Chair informed the Commission that at the hearing to which he had been invited during the 895th meeting of the Ministers’ Deputies (15 September 2004), the Deputies had welcomed and strongly supported the CEPEJ’s current activities.
13. The Secretariat reported that the Chair of the CEPEJ and the Director General of Legal Affairs had accepted an invitation from the European Parliament’s Committee on Civil Liberties, Justice and Home Affairs and its rapporteur on the efficiency of justice, Mr COSTA (Portugal), to take part in a hearing on the efficiency of justice in Brussels, on 18 January 2005.
14. The Secretariat appealed to the members of the CEPEJ to confirm in good time their attendance at CEPEJ meetings in order to facilitate organisation.
1. Information on certain activities involving the CEPEJ
a. Cooperation with the European Commission
European Day of Civil Justice (EDJC)
15. The Secretariat reported on the events held to mark the 2nd European Day of Civil Justice (EDJC). The key event had been held at the invitation of the German authorities at the court in Bautzen (Saxony, Germany) on 27 October 2004 and been attended by Mr H. GEIGER, State Secretary at the German Ministry of Justice, Mr J. CAMRDA, Czech Vice-Minister of Justice, Mr A. Grzelak, State Secretary at the Polish Ministry of Justice, and Mr Mackenroth, State Secretary for Justice of the Land of Saxony. Representatives of the Chair of the CEPEJ, the Council of Europe Secretariat and the European Commission had also been present.
16. The day had been organised around mock trials conducted according to German, Czech and Polish procedures in front of an audience comprising personalities from the three participating countries and a large number of school pupils. During the concluding discussion, the pupils had been able to put various questions to the German, Czech and Polish legal professionals who had acted out the trials. Council of Europe and European Commission information stands had been set up and an exhibition on the European institutions had been held in the courthouse in Bautzen.
17. The member representing Germany confirmed that the German press had covered the event.
18. The CEPEJ expressed satisfaction at the success of this event and the numerous other events held in Europe – 13 member states had sent information on such events to the Secretariat[2]. It was to be hoped that more and more countries would take part in the day in future years.
19. The CEPEJ instructed the Secretariat to prepare a detailed report on the events held in 2004 so that states could draw inspiration from them for the organisation of events in 2005.
European Conference “Towards an ideal trial" (Brussels, 18-20 November 2004)
20. The Secretariat reported on the Conference “Towards an ideal trial: a few examples of the most successful judicial civil proceedings in Europe” (Brussels, 18 – 20 November 2004), held jointly by the Council of Europe and the European Commission’s Directorate General of Justice and Home Affairs. It had been a major success, attracting nearly 200 participants from the European legal community, and this success had been due in particular to the emphasis placed on panel discussion following brief presentations of pilot projects focusing on the various stages in judicial proceedings and aimed at improving the quality and efficiency of civil proceedings and reducing their length.
21. At this Conference, Mr Eberhard DESCH (Germany) and Alan UZELAC (Croatia) had given outstanding presentations on the work of the CEPEJ.
22. In the Conference conclusions, it had been proposed to set up a joint Council of Europe-European Commission Prize for good practices in the field of judicial proceedings. The intention was to reward individual efforts by judges or other legal professionals to improve the quality or efficiency of proceedings. The Secretariat was instructed to look into ways of putting this idea into practice with the European Commission and inform the CEPEJ of its findings.
b. Participation by members of the CEPEJ and the Secretariat in the work or meetings of other committees
23. Mr Mario REMUS (Italy) described the progress made in the work of the Committee of Experts on Terrorism (CODEXTER), whose meetings he had attended on behalf of the CEPEJ. The intensification in CODEXTER’s work raised hopes that a draft European Convention on Terrorism could be finalised before the end of the year, with a view to adoption at the Summit of Heads of State and Government in May 2005.
24. The representative of the Steering Committee for Human Rights (CDDH), Mr Vitaliano ESPOSITO (Italy), and the Secretariat presented the work carried out by the Group of Specialists on Human Rights and the Fight against Terrorism (DH-S-TER) to establish guidelines on the victims of terrorism and human rights.
25. Mr Pim ALBERS (Netherlands) gave a progress report on the work of the Consultative Council of European Judges (CCJE), on which he had sat as a CEPEJ representative. Among other things, the CCJE had adopted Opinion N° 6 on “a fair trial within a reasonable time and the judges’ role in trials, taking into account alternative means of dispute settlement”.
26. The CEPEJ wished to step up co-operation with the CCJE, as proposed by the Bureau of the CEPEJ (see document CEPEJ-BU (2004) 6). If work on related activities was to be properly co-ordinated, it was particularly important for each body to be involved in the other’s work.
10th anniversary of Romania’s ratification of the European Convention on Human Rights
27. The Secretariat informed the CEPEJ that it had attended the Conference held to mark the 10th anniversary of the entry into force of the European Convention on Human Rights in Romania (Bucharest, 8-9 July 2004). The CEPEJ’s Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe” had been presented during this conference and had been particularly well received by the participants.
Future events
28. The member of the CEPEJ representing Austria mentioned that a conference on the new opportunities afforded by computer technology for the administration of justice would be held in June 2006 under the Austrian presidency of the European Union. The CEPEJ would be involved in this event and member states were invited to send comments on the subject, particularly via the Internet site at www.justiz.gv.at.
29. The Italian and Austrian delegations would also be making a joint presentation on the development of their computerised systems during the CEPEJ’s 5th plenary meeting.
30. The Chair suggested that a future study session should focus on court management.
3. Working methods of the CEPEJ
31. The CEPEJ stressed the importance it attached to holding two plenary meetings a year.
32. To make the work of the plenary sessions more dynamic, it was proposed that in future, the presentation of the main items on the agenda should be assigned to one or more CEPEJ members acting as rapporteurs.
33. The CEPEJ welcomed the improvements to its Internet site and said that it hoped that these efforts would continue so that the site would become a real source of up-to-date information for the use of member states and the legal community.
4. Observers
Participation by observers in the CEPEJ’s work
34. The Chair of the CEPEJ welcomed two new organisations, to which it had granted observer status for a renewable one-year period through a written procedure, namely Magistrats européens pour la Démocratie et les Libertés (MEDEL) and the European Federation of Administrative Judges.
35. Furthermore, on the Bureau’s proposal, the CEPEJ decided to renew the following organisations’ observer status for one year:
- the Consultative Committee of the Bars and Law Societies of the European Community (CCBE);
- the European Association of Judges (EAJ);
- the European Union of Rechtspfleger (EUR);
- the International Union of Judicial Officers (UIHJ).
36. It also decided to modify the arrangements for the participation of observers in its work. The following procedure would henceforth be adopted:
i. observers could attend the discussion of agenda items for which their participation could make a substantial contribution to the work of the CEPEJ; the Bureau should prepare the agenda accordingly;
ii. observers should forward their contributions in writing to the Secretariat in advance of the plenary meetings;
iii. the Bureau might decide, on a case-by-case basis, to invite one or more observers to the meetings of the working group if it considered their attendance relevant to the quality of the work;
iv. the CEPEJ or its Bureau could invite one or more observers to forward comments which it considered potentially useful on any relevant document or issue.
Hearing of observers
37. The CEPEJ held an exchange of views with the Consultative Committee of the Bars and Law Societies of the European Community (CCBE), European Magistrates for Democracy and Freedom (MEDEL), the European Federation of Administrative Judges, the European Union of Rechtspfleger (EUR) and the International Union of Judicial Officers (UIHJ) on the Pilot Scheme for evaluating judicial systems and the implementation of the Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe”.
38. The observers’ contributions are set out in Appendix IV to this report.
39. The discussion focused in particular on the Scheme for evaluating judicial systems. The Chair of the CEPEJ working group, Mr Jean-Paul JEAN, said that any clearly unreliable or insignificant data obtained using the Scheme had not been taken into account. The reliability of the data collected in this intergovernmental context was each state’s own responsibility. However, professional organisations could make a useful contribution towards verifying the accuracy of the data provided.
40. The data available to professional organisations could prove extremely useful in the future. It would be a good idea for the CEPEJ Internet site to include links to this information, wherever appropriate.
41. The CEPEJ members also stressed how important it was for observers to be involved in defining the concepts to be evaluated by means of the Scheme.
42. The observer representing Japan described the judicial reforms in progress in his country. His statement is set out in Appendix V.
5. Follow-up to the work conducted by the CEPEJ as part of the 2004 bilateral activities and proposed bilateral activities for 2005
43. The CEPEJ members representing Croatia and Slovenia reported on the progress made in each of their countries in following up the CEPEJ report on “Practical ways of combating delays in the justice system, excessive workloads for judges and case backlogs”. The CEPEJ was pleased to note the developments in this area since its last meeting (particularly the project to computerise the courts and reorganise the financial and administrative services of the judiciary in Slovenia) and approved the Slovenian delegation’s proposal to hold a follow-up conference in Ljubljana in 2005.
44. The CEPEJ member representing Malta said, with regard to the follow-up to the report on “Advancing legal and judicial approaches to mediation in civil, family and commercial matters”, that a new mediation system had been adopted in Malta to deal with family matters. The CEPEJ welcomed the progress made and said that it now considered this bilateral activity to have been completed.
45. Member states were asked to forward their proposals for bilateral activities under the 2005 activity programme to the Secretariat as soon as possible. The Bureau would take its decision as to which bilateral activities should be implemented on the basis of these proposals.
6. Discussion of the Evaluation Report on European Judicial Systems 2002 with a view to its adoption; action to be taken on the report
46. The scientific expert, Mr Roland ESHUIS, and the Chair of the CEPEJ Working Group for 2004 (CEPEJ-GT-2004), Mr Jean-Paul JEAN, presented the draft report “European judicial systems 2002”, adopted by CEPEJ-GT-2004 at its latest meeting.
47. The CEPEJ expressed its unanimous appreciation of the outstanding work done by the scientific expert and the members of the Working Group and thanked the authorities of the Netherlands, Italy and the United Kingdom for their special support for this project.
48. The evaluation was an experimental process with all the inherent limitations that this entailed. Scientific accuracy had been the priority when processing data and a large amount of data had been left out of the report because it was unreliable or difficult to use. The CEPEJ was aware of the major effort required to revise the Pilot Scheme and improve the evaluation process in future.
49. Nonetheless, the Report was considered very useful, both because of its content and because it required member states to introduce data collection procedures or improve existing ones. This first Report proved that an evaluation process such as that set in motion by the CEPEJ was possible. It could also be considered a success simply in terms of methodological input involved.
50. The CEPEJ unanimously adopted the evaluation report (CEPEJ (2004) 30), subject to any corrections to data, of which the scientific expert and the Secretariat should be notified by 6 December 2004. It was pleased to note that this was one of its first major achievements under the terms of reference given to it by the Committee of Ministers, and that, as a result of the replies to the questionnaire sent in by 40 member states, it had been able to carry out the first ever evaluation of European judicial systems on such a large scale.
51. It was requested that the explanatory note of the Pilot Scheme should appear in Appendix 4 of the evaluation report and that Appendix 5 of the final version intended for publication should include maps of the countries concerned, presented in a uniform manner.
52. The CEPEJ instructed the Secretariat to finalise the evaluation report accordingly, as soon as possible and with the scientific expert’s help, and to communicate it to the Committee of Ministers.
53. It agreed to publish all the member states’ replies to the questionnaire in full, along with the accompanying comments. For this purpose, each delegation was asked to check that the national replies published on the CEPEJ Internet site had been duly updated and, if necessary, send a consolidated version of its replies to the Secretariat by 31 December 2004 at the latest. It was agreed that any state that did not wish these data to be published could make a request to that effect by 31 December 2004.
54. The CEPEJ decided to renew the evaluation exercise on the basis of a revised Pilot Scheme for the 2004 data.
55. For this purpose, it adopted the terms of reference of the Working Group on evaluation of judicial systems (CEPEJ-GT-EVAL), using the draft prepared by CEPEJ-GT-2004 as a basis.
56. In anticipation of the new evaluation cycle, the following suggestions were made:
- a precise definition should be made of the various concepts used, particularly that of lay judges;
- it should be specified whether or not budgets included prison systems;
- legal aid, including aid provided outside the judicial framework, should be dealt with in more detail;
- questions relating to mediation and other alternative means of dispute settlement should also be dealt with in more detail;
- information on solicitors and notaries should be included.
57. These proposals were added to numerous suggestions made on previous occasions, particularly during meetings of the national correspondents, CEPEJ‑GT-2004 and the Bureau. It was agreed that the Secretariat would record all of these suggestions in a working document to be drawn up for the CEPEJ‑GT-EVAL.
7. Discussion of the draft CEPEJ Programme of Activities for 2005 with a view to its adoption
58. The Secretariat presented the draft CEPEJ Programme of Activities for 2005, as adopted by the Bureau.
59. During the discussion, several CEPEJ members stressed the importance of dialogue between the CEPEJ and the relevant European Union institutions, particularly the European Commission’s European Judicial Network in Civil and Commercial Matters. The European Commission representative said that the Commission was determined to keep up the outstanding co-operation established with the Council of Europe in this area.
60. The CEPEJ agreed to implement the Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe”, as it had been urged to do by the Committee of Ministers in particular. Consequently, it also decided to appoint a Task Force on timeframes of proceedings (CEPEJ-TF-DEL), adopting terms of reference for it based on the draft prepared by CEPEJ-GT-2004.
61. In this connection, CEPEJ members were asked to inform the Secretariat of any courts which had introduced or wished to introduce innovative practices regarding procedural timeframes, with a view to setting up a network of pilot courts.
62. The CEPEJ member representing Albania made a formal proposal for participation by the Inter-University Research Centre of the South-East European Countries (CIRCEOS) in Bari (Italy) in the preparation of a thesis on the efficiency of justice, which could be supported by the CEPEJ in accordance with its Programme of Activities. It was agreed that the CEPEJ Bureau would look into this proposal at its next meeting.
63. The CEPEJ adopted its Programme of Activities for 2005 (CEPEJ (2004)27 rev3) as a whole and decided to forward it to the Secretary General in accordance with its Statute.
64. The member states were invited to inform the Secretariat before 31 December 2004 of the qualified experts they were proposing as members of the Working Group on evaluation of judicial systems (CEPEJ-GT-EVAL) and the Task Force on timeframes of proceedings (CEPEJ-TF-DEL). The CEPEJ instructed its Bureau to appoint the members of the Working Groups on the basis of these proposals at its first meeting in 2005.
8. Election of the CEPEJ Bureau for 2005 and 2006
65. After a secret ballot in which 34 delegations voted, the CEPEJ elected the following members to the Bureau for a further two-year term:
- Mr Eberhard DESCH (Germany), Chair (32 votes),
- Mr André POTOCKI (France), Vice-Chair (31 votes),
- Mr Pim ALBERS (Netherlands), member (33 votes),
- Mr Alan UZELAC (Croatia), member (30 votes).
66. The CEPEJ congratulated its Bureau on its achievements in the first two years. The Bureau members thanked the CEPEJ members for their confidence.
67. The CEPEJ decided to destroy the ballot papers.
9. Work schedule
68. The CEPEJ decided to hold its 5th and 6th plenary meetings from 15 to 17 June and from 7 to 9 December 2005 respectively.
69. The Bureau was instructed to work with the Secretariat to prepare a timetable for the other meetings planned under the Programme of Activities.
APPENDIX I
agenda
- Opening of the meeting
- Adoption of the agenda
- Information by the President of the CEPEJ and the Secretariat
- Information regarding some activities involving the CEPEJ
· European Day of Civil Justice (JEJC), achievements in 2004 and perspectives for 2005
· Expert Committee on Terrorism (CODEXTER) – compte-rendu by Mario REMUS (Italy) / Group of Specialists on human rights and the fight against terrorism (DH-S-TER)
· Conference "Towards an ideal trial: a few examples of the most successful judicial civil proceedings in Europe " (Brussels, 18 – 20 November 2004)
· Other meetings where the CEPEJ has been represented since the 3rd plenary meeting
- Working methods of CEPEJ
- Hearing of the Observers (Wednesday 1 December from 14.30 to 16.30)
· Council of the Bars and Law Societies of the European Union (CCBE)
· European Union of Rechtspfleger and court clerks (EUR)
· International Union of Bailiffs
· Magistrats européens pour la démocratie et les libertés (MEDEL)
· European Federation of administrative judges
on the following topics:
· evaluation of the European judicial systems by the CEPEJ through the Scheme
· implementation of the Framework programme "A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe"
- Participation of the Observers in the work of the CEPEJ
- Follow up to the bilateral activities implemented by the CEPEJ in 2004 and proposals for bilateral activities in 2005
· Report on: "Practical ways of combating delays in the justice system, excessive workloads of judges and case backlogs” (Croatia/Slovenia).
· Report "“Advancing legal and judicial approaches to mediation in civil, family and commercial matters " (Malta).
- Discussion on the Report of European judicial systems 2002, in view of its adoption; follow-up to be given to the Report
- Discussion on the draft Programme of activities of the CEPEJ for 2005, in view of its adoption
- Election of the Bureau of the CEPEJ for 2005 and 2006
- Agenda of the future works
- Any other business
APPENDIX II
LIST OF PARTICIPANTS
CEPEJ Members /Membres de la CEPEJ
ALBANIA/ALBANIE
Ksenofon KRISAFI, Secrétaire Général du Conseil des Ministres, TIRANA
ANDORRA/ANDORRE
Carme OBIOLS, Secrétaire Générale, Conseil supérieur de la Justice, ANDORRA LA VELLA
ARMENIA/ARMENIE
Sergei KARAPETYAN, Chief Expert, Ministry of Justice, YEREVAN
Nariné KARAPETYAN, interprète
AUSTRIA/AUTRICHE
Thomas GOTTWALD, Judge, Bundesministerium für Justiz, WIEN
Georg STAWA, Judge, Bundesministerium für Justiz, WIEN
AZERBAIJAN/AZERBAIDJAN
Farhraddin ISMAYILOV, Deputy to the Permanent Representative, Permanent Representation of Azerbaijan to the Council of Europe, STRASBOURG
Samir SHARIFOV, Deputy to the Permanent Representative, Permanent Representation of Azerbaijan to the Council of Europe, STRASBOURG
BELGIUM/Belgique: Apologised /Excusée
BOSNIA AND HERZEGOVINA/BOSNIE-HERZEGOVINE : Apologised /Excusée
BULGARIA/BULGARIE
Galina TONEVA-DACHEVA, Judge, Court of Appeal of Sofia
CROATIA/CROATIE
Alan UZELAC, Ph.D. Professor at the Faculty of Law, University of Zagreb, ZAGREB
CYPRUS/CHYPRE
Loukis SAVVIDES, Ex-Judge of the Supreme Court of Cyprus – Legal Consultant, LIMASSOL
CZECH REPUBLIC/REPUBLIQUE TCHEQUE
Ivana BORZOVÁ, Head, Department of Civil Supervision, Ministry of Justice, PRAGUE
Jana WURSTOVA, Head, International Department, Czech Bar Association, PRAGUE
DENMARK/DANEMARK
Klaus RUGAARD, Chief Adviser, Court Administration, COPENHAGNEN
ESTONIA/ESTONIE : Apologised /Excusée
FINLAND/FINLANDE
Kari KIESILĀINEN, Director General, Ministry of Justice, HELSINKI
FRANCE
André POTOCKI, Président de Chambre, Cour d’appel de Paris, Vice Chair of the CEPEJ/Vice-Président de la CEPEJ
GEORGIA/GEORGIE
Irakli KVASHILAVA, Head of the Office of the Minister, Ministry of Justice, TBILISI
GERMANY/ALLEMAGNE
Eberhard DESCH, Head of Division of International Law, Bundesministerium der Justiz, BERLIN, Chair of the CEPEJ/Président de la CEPEJ
Matthias HEGER, Chef du Service de Procédure civile internationale, Bundesministerium der Justiz, BERLIN
GREECE/GRECE
Michael VRONTAKIS, Président de Chambre, Conseil d’Etat, ATHENES
HUNGARY/HONGRIE
Gabor NAGY, Conseiller Référendaire, Directeur du Bureau des Droits de l’Homme à la Cour Suprême de Hongrie, BUDAPEST
ICELAND/ISLANDE
Stefan ERIKSSON, Deputy Permanent Secretary, Director of Police and Juridical Affairs, Ministry of Justice, REYKJAVIK
IRELAND/IRLANDE
Denis BYRNE, DUBLIN, Assistant Principal Officer, Courts Policy Division, Department of Justice Equality and Law Reform, DUBLIN
Ciaran KELLY, Principal Registrar High Court, Courts Service, Four Courts, DUBLIN
ITALY/ITALIE
Mario REMUS, Magistrat de Cassation, Ministère de la Justice, ROME
Enzo MERIGGIOLA, Membre de la direction du Centre électronique d’information, Cour de Cassation, ROME
LATVIA/LETTONIE
Aija BRANTA, Judge of the Constitutional Court, RIGA
LIECHTENSTEIN : Apologised / Excusé
LITHUANIA/LITUANIE
Egidijus BIELIŪNAS, Juge, Section des Affaires Criminelles, Cour Suprême de Lituanie, VILNIUS
LUXEMBOURG : Apologised / Excusé
MALTA/MALTE
Mark Anthony MIFSUD CUTAJAR, Legal Adviser, VALETTA
MOLDOVA
Vitalie PARLOG, Head of Governmental Agent and Foreign Relations Department, Ministry of Justice, CHISINAU
NETHERLANDS/PAYS‑BAS
Pim ALBERS, Senior Policy Advisor, Strategy Department for the Administration of Justice, Ministry of Justice THE HAGUE;
Peter WAGENMAKER, Ministry of Justice, THE HAGUE,
NORWAY/NORVEGE
Sissel ENDRESEN, Head of the Judicial Department, National Courts Administration, TRONDHEIM
Merethe BAUSTAD RANUM, Senior legal adviser, Courts Administration, TRONDHEIM
POLAND/POLOGNE
Tadeusz ERECINSKI, Professor of Law, President of the Supreme Court of Poland (Civil Chamber), WARSAW
PORTUGAL
João ARSENIO DE OLIVEIRA, Legal Consultant, Gabinete de Politica Legislativa e Planearento, Ministry of Justice, LISBON
ROMANIA/ROUMANIE
Ion POPA, Director, Direction of Organisation, Human Resources and Judiciary Statistics, Ministry of Justice, BUCAREST
RUSSIA/RUSSIE
Yury BERESTNEV, Director of Department, State Legal Directorate of the President of the Russian Federation (GGPU), MOSCOW
SAN‑MARINO/SAINT MARIN
Lanfranco FERRONI, Giudice d'Appello Civile, Tribunale Unico
Stefano PALMUCCI,Funzionario Segreteria di Stato per la Giustizia
SERBIA AND MONTENEGRO / SERBIE-MONTENEGRO
Milica VLAŠIĆ-KOTUROVIĆ, Adviser, Ministry of Justice, BELGRADE
SLOVAK REPUBLIC/REPUBLIQUE SLOVAQUE
Igor BELKO, Judge, Supreme Court, BRATISLAVA
SLOVENIA/SLOVENIE
Marko ŠORLI, Vice-President of the Supreme Court, LJUBLJANA
SPAIN/ESPAGNE
Elsa GARCIA-MALTRAS DE BLAS, Procureur, Conseillère fiscale, Unité d’entraide, Direction Générale des Relations avec l’Administration de la Justice, MADRID
SWEDEN/SUEDE
Johan SANGBORN, Deputy Director, Division for Procedural Law and Court Issues, Ministry of Justice, STOCKHOLM
SWITZERLAND/SUISSE: Apologised /Excusée
"THE FORMER YOUGOSLAV REPUBLIC OF MACEDONIA"/"L'EX-REPUBLIQUE YOUGOSLAVE DE MACEDOINE" : Apologised /Excusée
TURKEY/TURQUIE
Mehlika AYTAÇ, Judge, Deputy General Director of International Law and Foreign Relations, Ministry of Justice, ANKARA
UKRAINE
Maksym Y. DATSYUK, Attaché of the Legal and humanitarian Co-operation Unit, Department for European Integration, Ministry for Foreign Affairs, KIYV
UNITED KINGDOM/ROYAUME‑UNI
Deirdre BOYLAN, Policy Officer, European Policy Unit, LONDON
John STACEY, Head of Civil Business Branch, Customer Services Directorate, LONDON
***
OBSERVER STATES / ETATS OBSERVATEURS
HOLY SEE / SAINT-SIEGE
Odile GANGHOFER, Docteur en droit, Mission permanente du Saint-Siège, STRASBOURG
JAPAN / JAPON
The Honorable Shinichiro FUKUZAKI, Judge of Saitama District Court
The Honorable Toshitsugu NAKAMOTO, Judge of Osaka District Court
Noriaki YOSHIMURA, Counsellor, Judicial System Department, Ministry of Justice, TOKYO
Naoyuki IWAI, Consul (Attorney), Consulat Général du Japon, STRASBOURG
Françoise Nadia RICHER, Assistante, Consulat Général du Japon, STRASBOURG
***
OBSERVERS / OBSERVATEURS
COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DES BARREAUX DE l’UNION EUROPEENNE (CCBE)
Jana WURSTOVA, Head, International Department, Czech Bar Association, PRAHA, CZECH REPUBLIC
EUROPEAN ASSOCIATION OF JUDGES / Association européenne des MAGISTRATS (EAJ) : Apologised / Excusée
EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS / UNION EUROPEENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (EUR)
Jean-Jacques KUSTER, Représentant de l’EUR auprès du Conseil de l’Europe, Tribunal d’Instance, STRASBOURG
INTERNATIONAL UNION OF BAILIFFS / UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE ET OFFICIERS JUDICIAIRES
Léo NETTEN, 1er vice-président, PARIS
Bernard MENUT, Secrétaire du bureau, MIREBEAU, FRANCE
FEDERATION EUROPEENNE DES JUGES ADMINISTRATIFS
Pierre VINCENT, Président de la Fédération européenne des juges administratifs, Tribunal administratif, STRASBOURG
MAGISTRATS EUROPEENS POUR LES DEMOCRATIES ET LES LIBERTES (MEDEL)
Ignazio PATRONE, Juge-Assistant à la Cour Constitutionnelle italienne, ROME
WORLD BANK / BANQUE MONDIALE : Apologised /Excusée
***
EUROPEAN COMMISSION / COMMISSION EUROPEENNE
Vicente NIETO, Administrateur principal, Unité “Citoyenneté et droits fondamentaux », Direction Générale Justice, Liberté et Sécurité, BRUXELLES
COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION / CONSEIL DE L’UNION EUROPEENNE : Apologised /Excusé
***
EUROPEAN COURT OF HUMAN RIGHTS / COUR EUROPENNE DES DROITS DE L’HOMME
Lawrence EARLY, Deputy Section 2 Registrar, Registry, European Court of Human Rights, STRASBOURG
Paola TONARELLI-LACORE, Registry, European Court of Human Rights, STRASBOURG
EUROPEAN COMMITTEE ON LEGAL CO-OPERATION / COMITE EUROPEEN DE COOPERATION JURIDIQUE (CDCJ)
Inge Lorange BACKER, President of the European Committee on Legal Co-operation (CDCJ), Director General Legislation Department, Ministry of Justice, Norway
CONSULTATIVE COUNCIL OF EUROPEAN JUGES / COMITE CONSULTATIF DE JUGES EUROPEENS (CCJE)
Danuta WISNIEWSKA-CAZALS, Secrétaire du CCJE, Division du droit public, Direction Générale des Affaires Juridiques, Conseil de l’Europe
STEERING COMMITTEE FOR HUMAN RIGHTS / COMITE DIRECTEUR POUR LES DOIRTS DE L’HOMME (CDDH)
Vitaliano ESPOSITO, Chair of the CDDH, Premier Avocat Général, Cour de Cassation, ROME
***
CEPEJ-GT 2004
FRANCE
Jean-Paul JEAN, Substitut général Cour d’Appel de Paris, Professeur associé à l’Université de Poitiers, Parquet Général, Palais de Justice, PARIS
NORWAY/NORVEGE
Jon T. JOHNSEN, Professor in Law, Dean, Faculty of law, University of Oslo, OSLO
POLAND / POLOGNE
Beata Z. GRUSZCZYŃSKA, Institute of Justice, Ministry of Justice, WARSAW
SCIENTIFIC EXPERTS / EXPERT SCIENTIFIQUES
Roland ESHUIS, Researcher of the WODC, Dutch ministry of Justice, WODC, The Hague, The Netherlands
***
SECRETARIAT
Fax: +33 3 88 41 37 45
e-mail: [email protected]
Guy DE VEL, Directeur Général des Affaires Juridiques
Stéphane LEYENBERGER, Direction Générale I - Affaires Juridiques, Secrétaire de la CEPEJ
Muriel DECOT, Direction Générale I - Affaires Juridiques, Co-Secrétaire de la CEPEJ
José-Maria FERNANDEZ VILLALOBOS, Direction Générale I - Affaires Juridiques
Jean-Pierre GEILLER, Direction Générale I - Affaires Juridiques
Elisabeth HEURTEBISE, Secrétaire, Direction Générale I - Affaires Juridiques
Interprètes / Interpreters
Philippe QUAINE
Isabelle MARCHINI
APPENDIX III
STATEMENT BY MR GUY DE VEL,
Director General of Legal Affairs of the Council of Europe,
at the opening of the Study Session:
“Dysfunctions within a court: how to highlight them? how to respond to them?”
Strasbourg, 30 November 2004
Ladies and gentlemen,
The CEPEJ is showing today that it is a pioneering body, addressing concrete concerns and seeking practical solutions in an area crucial to the progress of the rule of law in Europe, namely the quality and efficiency of our judicial systems.
Your decision to renew the experiment of staging a day of study and discussion prior to the work of the plenary meeting is in full keeping with what the Council of Europe expects from a body such as yours. It is gratifying that this committee of specialists, representing various institutions and disciplines, should take the time to look beyond its “routine business” – and I know how very busy this keeps you already – and stop to think about broader issues.
I should like to take this opportunity to welcome the new members of the CEPEJ. I am glad that several states have heeded the appeal made by your Chair, Mr Eberhard Desch, for all the member states to be represented within the CEPEJ.
Last year, you took the time to discuss “Justice serving citizens”, at the United Kingdom delegation’s initiative in particular.
This year, at the instigation of the French delegation and Mr André Potocki, you have chosen to address what is a vital issue for anyone who wishes to increase the efficiency of judicial systems, namely how to identify dysfunctions in courts and how to remedy them.
In your discussion, you will have the great privilege of being guided by three highly eminent speakers representing various European systems, namely:
- Mr Xavier de Riemaeker, Chair of the Belgian Judicial Service Commission;
- Mr Christian Raysseguier, Inspector General of the French Judicial Services, and;
- Dr Carlos Manuel Gonçalves de Melo Marinho, a member of the Portuguese Judicial Service Commission.
My heartfelt thanks go to them for accepting our invitation – a decision that will be of great benefit both to the members of the CEPEJ and, most certainly, to the work of our Commission in the future. Your presence is all the more appreciated in that it can be seen as a sign of interest in and support for the CEPEJ’s work on the part of the authorities that you represent.
I firmly believe that your contributions and the ensuing discussions with CEPEJ members will provide answers to the questions raised and contribute fully to the CEPEJ’s work and the Council of Europe’s policies on judicial issues.
The aim of the session is not to discuss the supervision of judges or the power to take disciplinary measures against them, but to investigate the means that member states have at their disposal when they are confronted with a dysfunction in one of their courts. This involves reviewing existing systems, thinking about what new arrangements should be made and deciding what useful contribution the CEPEJ might make to the improvement of these systems.
When the Committee of Ministers set up the CEPEJ in late 2002, its aim was to establish a body that differed from other Council of Europe bodies in terms of its objectives and working methods, it asked you to propose practical solutions that could be used by our member states to:
1. promote the effective implementation of existing Council of Europe instruments relating to the organisation of justice;
2. ensure that public policies concerning the courts take full account of the needs of the users of the justice system and, in particular, the members of the judiciary;
3. help to reduce the congestion of the European Court of Human Rights by offering states effective solutions prior to applications to the Court and preventing violations of Article 6.
If I may, I would like to digress somewhat here to reiterate the appeal that I made to you in June, when I asked you to remind your respective authorities and Permanent Delegations in Strasbourg of the essential contribution the CEPEJ can make towards improving the functioning of the European Court.
There is currently much talk about the need to improve the control mechanisms of the European Convention on Human Rights, particularly after the adoption of Protocol no. 14, and I am glad of this, but rarely does anyone mention the CEPEJ as one of the means of helping to reduce the number of applications. I try to draw attention to it as often as possible, but it is also your task to do this, highlighting the results you have already achieved in such a short timeframe.
The agenda of the plenary meeting opening tomorrow shows just how much progress has been made by the CEPEJ in so little time:
- a Framework Programme for the processing of cases within an optimum and foreseeable time, which was very well received by the Committee of Ministers in September 2004 and which it is now for you to convert into practical measures – something that will most certainly be a lengthy undertaking;
- the joint launch with the European Commission of the second European Day of Civil Justice, which is enjoying increasing success in the member states;
- bilateral activities providing support for beneficiary states carrying out judicial reforms;
- and, last but not least, the first Report on Judicial Systems in Europe, prepared by the CEPEJ working group on the basis of replies to your Pilot Scheme for the evaluation of judicial systems.
In this connection, I would like to congratulate and thank in particular the CEPEJ experts who worked so hard to achieve this result. I am sure that you are aware of all the work involved in analysing and processing thousands of items of information, transmitted in a more or less standard form by 39 member states.
I cannot mention all the working group members by name but I am sure they will not hold it against me for paying special tribute to our scientific expert, Mr Roland Eshuis. Neither should I forget the Ministries of Justice of the Netherlands and Italy, which wholeheartedly supported these activities. I would also like to thank the 39 states which replied to the Pilot Scheme and express the hope that in future, all 46 member states will take part in this joint effort.
I also sincerely hope that you will be able to adopt this Report before the end of the week.
Of course, it is a report on an experimental process, with all the inherent imperfections of a first attempt, but it has the huge merit of showing that this kind of evaluation is possible and worthwhile. The report itself already contains some very useful information, so it provides a good insight into what a regular process of evaluation of European judicial systems by the CEPEJ might achieve.
Ladies and gentlemen,
The work programme you will be adopting is an ambitious one, but the task you were assigned by the Committee of Ministers was also ambitious, consisting as it did in improving the efficiency of our judicial systems.
The programme is also practical and realistic as our shared ambition is to find practical solutions to the problems with which we are faced.
The CEPEJ is therefore in unison with all those who wish to build a more human Europe on a day-to-day level, aiming to take Europe forward on the basis of the values of the rule of law, through concrete action benefiting 800 million citizens.
So I wish you every success in your work and assure you of my and the Secretariat’s full support for its implementation.
APPENDIX IV
OBSERVERS CONTRIBUTIONS
MAGISTRATS EUROPEENS POUR LA DEMOCRATIE ET LES LIBERTES (MEDEL)
A brief profile of the Association :
MEDEL – Magistrats Européens pour la Démocratie et les Libertés, is an independent Association of fifteen national Associations of Judges and Prosecutors from ten different European Countries (Portugal, Spain, France, Belgium, Germany, Italy, Greece, Poland, Czech Republic and Cyprus), all members of the Council of Europe and the European Union. MEDEL was created in Strasbourg in 1985.
MEDEL co-operates with some consultative bodies and Committees of the Council of Europe, having an “observer status” both at the Consultative Council of European Judges and the Conference of Prosecutors General of Europe.
In the field of the European Union, we took part in several consultations and public hearings concerning the “Green Papers”, for example on criminal-law protection of the financial interests of the Community and the establishment of a European Prosecutor and on the Procedural safeguards in criminal proceedings.
Our task is the implementation of the independence of the Judiciary throughout Europe as well as overseas. We believe that judicial independence is a pillar of democratic society and that the right to an independent and impartial judge and to a fair and public hearing is a fundamental right of everyone throughout Europe and the world, as stated by the European Convention for the protection of human rights and fundamental freedom and in the Charter of Fundamental Rights of the European Union.
This one is our first hearing at The European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ) and I wish to thank the Chair and the Bureau for the invitation. It’s a great honour for me to be here.
The topics:
The Secretariat asked MEDEL to point its attention during this hearing about two topics: (a) evaluation of the European judicial systems through the PILOT-SCHEME, and (b) the implementation of the Framework programme “the Processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe”.
(a) In my point of view the Pilot Scheme is very ambitious, and if the work will be carried on by everyone in a reasonable time, the Commission will have the first (I guess) view on all the Judicial systems all over Europe; and this could be, in itself, a great outcome for the Commission and a basis for every future work in the field of Justice.
I absolutely agree on the method adopted in drafting the Scheme, specially when the Paper is involving all the actors that we have “on the stage”, i.e. Judges, Prosecutors, Lawyers, Public Authorities and Ministries of Justice of each Country, and users of the Courts too. There is an historic lack of attention for the “users” in many of our systems, and I must say particularly among Judges and Prosecutors.
About some particular points of the Pilot Scheme, I wish to underline some specific remarks:
a.1 – points 28-32 and 79) I am not so sure that it is so useful to distinguish, for all European Countries, the Budget of Courts from the Budget of Prosecuting Services; as you perfectly know, in some Countries Courts and Prosecution Services are member a unique “Judiciary” which generally has, I guess, a unique Budget; and the same is for Judges and Prosecutors, that in many Countries are member of only one body, the so called “Magistrates”. It could be better to separate the questions for different Countries, taking account of these relevant differences.
a.2 – points 22-26) You are aware that the word “Court” doesn’t have the same meaning all over Europe; in some Systems, for example, you can have Administrative or Tax Courts which are separate from ordinary Courts; otherwise, somewhere also Audit Courts have (or can sometimes have) some Judicial jurisdiction; and in some of these “not ordinary” Courts are sitting a lot of non-professional Judges; it would be better, maybe, to specify the question, asking the “total number of Courts including all the Judicial Bodies considered to be “a Court” in the meanings adopted by the case Law of the ECHR and the ECJ.
a.3 – points 38-43) I am not so sure that robbery and intentional homicide are still two good examples of crimes, to be used as unit of measurement for the length of criminal proceedings; of course the legal definitions of these two crimes are, more or less, the same in every Country; but at the same time the late experience of Prosecution Offices and Courts shows that an economic crime, or a large enquiry about terrorism or organised crime could last a very long time, due to the difficulties of the investigations and the trials.
(b) About the implementation of the Framework programme:
I just said that the programme is very ambitious and that its results will be very useful for all the Governments and the Professionals of Justice.
I wish to point your attention on the fact that the reduction of the excessive duration of proceedings and the discussion on the causes of delays is the first, but not the only step to have more confidence and more accountability of our systems among the public of “users”.
The other characteristic of this work could be a new concept of “quality of Justice”. In MEDEL we have started during 2004 a collective work about the so-called judicial deontology, a topic which has been dealt by the CCEJ and that is also on the floor of the European Conference of General Prosecutors. I have honestly to say that members of our National Associations do not share the same ideas about what we have to mean with “deontology” of a Judge or a prosecutor. But in my point of view we can say that “a good judge” is a judge (or a prosecutor) who is able to give an high level service to the citizens.
About the concept of “quality” (a German member of MEDEL wrote), we can speak about the need that members of judiciary should be ready to receive specialized training, that should include the capacity to resolve single or plural conflicts. All members of the Judiciary should be open and ready for self-reflection of their actions as judges or prosecutors, and should seek professional training and assistance for that. This would help to prevent judges from being isolated by the power of their office, which they execute in most cases sitting alone. Offers for and promotion of such training should be the centre of a strategy to improve and secure quality of justice.
I hope that the crucial work that this Commission is going to do about the efficiency of Justice will consider also the necessity to train Judges and Prosecutors to “act better ” and not only to “work more”.
MEDEL will maintain in the future its contact with the Bureau of the Commission and will take part in the future engagements on this field.
COUNCIL OF THE BARS AND LAW SOCIETIES (CCBE)
1. INTRODUCTION
The Council of Bars and Law Societies of the European Union (CCBE) is, through its member bars and law societies, the representative body of over 700,000 European lawyers. In addition to membership from EU and EEA bars, it has also observer representatives from a further 7 European countries’ bars. The CCBE responds regularly on behalf of its members to policy consultations which affect European lawyers. It closely follows all initiatives at European level aiming to improve the efficiency and administration of justice in the interest of the users of justice. The CCBE has been granted the status of observer at the CEPEJ.
The CCBE is grateful to have been invited to participate, in its capacity as observer, to the hearing of 1st December 2004 and to be given the opportunity to comment at this stage on the work accomplished so far by the CEPEJ.
This paper is the response of the CCBE to both of the documents received from the CEPEJ, the Report on the CEPEJ evaluation scheme “European Judicial Systems 2002 (November 2004) and the Framework Programme “A new objective for judicial systems: the processing of each case within an optimum and foreseeable timeframe” (CEPEJ (2004) 19 REV).
The CCBE will make some comments first with regards the report on the evaluation scheme and then on the framework programme proposed by the CEPEJ.
2. COMMENTS
2.1. The CCBE has read with great interest the report made by the CEPEJ on the evaluation of the judicial systems in its 40 member States. It is not its task to criticise in any way the huge work which has been done by the CEPEJ, nor to judge any of the results of the survey presented in this document. It simply notes that this evaluation has been done only with regards to some types of cases, criminal cases (robbery and homicide), divorce and employment dismissal cases without any justification, and that these types of cases might be addressed by different courts and/or different procedures depending on the countries; hence the difficulty to draw up any valid conclusions. The CCBE also notes that it shows how difficult it is to compare situations which are not comparable. It would also like to point out that this report could be best improved by adding definitions and justifications to the conclusions laid down. We note however that this report constitutes only a first step in developing more robust comparative data.
Another subject of concern for the CCBE, which also deals with the efficiency of justice, is the question of the execution and enforcement of judgements, which is not really addressed in this document.
Apart from these very general remarks, the CCBE was particularly interested by Chapter 4 “Court Performance” and more specifically by the second aspect of this topic which is the length of proceedings. As is mentioned in the report, the issue of court performance directly reflects the way the judicial system is functioning. As is also mentioned, the judicial system, apart courts and judges, also includes parties, lawyers, public prosecutors…etc. The CCBE is in particular concerned by the time that parties will have to wait for a decision and by the overall way that justice is rendered, in particular by the quality of the decisions rendered.
The CCBE was interested by Chapter 6 “Legal professionals”, and it has examined the tables which relate to the number of lawyers, the involvement of the bar and the legislator in formulating quality standards for lawyers, and the annual number of disciplinary proceedings and sanctions for lawyers. It notes that the source of these statistics are not indicated and that the document could be best improved with definitions of what quality standards mean, and what are the sanctions mentioned in the disciplinary proceedings. It seems that table 45 on the number of lawyers is very close to the statistics posted on the CCBE web site for 2004 on the number of lawyers and which are updated each year thanks to the data directly provided by its members, the bars and law societies. The CCBE regrets that it has never been approached when the CEPEJ was looking for these various data related to lawyers. As it represents all the bars and law societies of 35 Member States, the CCBE is used to making surveys of this kind among its members and it could have provided the CEPEJ with valuable and detailed information on all these points, the number of lawyers, the quality standards and the number of disciplinary proceedings. The CCBE would very much like in the future to provide its support for the findings of such information. In fact, the CCBE questions the correctness of both tables 46 and 47. For example, with regards to table 46 which deals with the quality standards - which could mean the setting up by the relevant authorities of standards for access to the bar and hence, to the lawyers’ profession, as well as continuous training, and specialization by lawyers -, the CCBE questions the validity of the statement made in the report that there are quality standards for all reporting countries except for France. This information does not correspond to ours on the subject. It would thus be interesting to know how the information presented in table 46 and table 47 have been gathered. And, as has already been stated, the CCBE believes that it would be better in future if such information was gathered in future in co-operation with it.
2.2. Regarding the second document, the CCBE was impressed by the number of suggestions made by the CEPEJ on the lines of action recommended to the Member States at the State level, as regards procedures and concerning stakeholders. We naturally welcome all suggestions which could improve the length of judicial proceedings and the efficiency of justice in general. We are now looking forward to concrete actions from the CEPEJ in the near future. Once again, we believe that we, as representatives of the bars and law societies and of its members, the lawyers which represent their clients in courts, should be part of the whole process. Besides, as guardian of the sound administration of justice, we have a key role to play to ensure that the rights of the users of justice are preservedthrough this process of improving the functioning of the judicial system. In a democratic society, lawyers have an essential role to play in the administration of justice and in the protection of human rights and fundamental freedoms of individuals.
The prime duty of lawyers is to defend and advise their clients, and in the drive to speed up procedures, the rights of the defence should not be overlooked or impinged upon. These kinds of risks have been foreseen in some countries for criminal cases where special measures were taken to reduce the length of the procedure. The same could be said with line of action 8 “acting on the number of cases dealt with by the court by ensuring an appropriate use of appeals and other applications”. Who will be in charge of the difficult task to evaluate where an appeal is not needed and if it is abusive or not?
We would welcome transparency in the whole process of justice, as it is key for the general trust that the citizen gives to the way justice is administered. In that context, we welcome line of action 3 (“improving the foreseeability of timeframes”) and line of action 1 where justice should be modernised through a wider use of information technologies and where direct participation should be considered by developing procedures requiring the relevant court and the opposing parties to agree on a jointly determined time-limit, to which both sides would commit themselves through various provisions (with, of course, an appropriate representation while negotiating this timeframe). We agree that such a procedure would develop the responsibility of all the stakeholders in the trial. The same could be said for the range of solutions which could be offered (from sophisticated proceedings to simplified proceedings, including, if appropriate, Alternative Dispute Resolutions) where lawyers have also a key role to play, not only in helping their clients to make the right choice but also by safeguarding respect for procedural guarantees.
As it is mentioned in the document, justice concerns everybody: not only judges and prosecutors, but also all the professions which contribute to the elaboration and implementation of court decisions (in particular lawyers) and ultimately the users themselves. For that reason, we agree with what is said that “lawyers should be involved as appropriate in court administration (non judicial activities) which implies in particular that regular information is given on the functioning of courts and that appropriate fora to exchange and develop consultation with court presidents are set up”. We have the expertise to provide assistance to the CEPEJ in these matters as regards the implementation of the measures proposed in this Framework Programme, and we constitute one of “the fora” to be consulted for setting up ways to improve the functioning of justice.
3. CONCLUSION
The CCBE would like to conclude this paper by re-emphasising once more its strong desire to co-operate as much as possible with the whole project of the CEPEJ, in its capacity as observer, and in particular when these lines of action will be implemented.
FEDERATION EUROPEENNE DES JUGES ADMINISTRATIFS
EVALUATION DES SYSTEMES JUDICIAIRES
Notre organisation se félicite tout d’abord que les décisions juridictionnelles rendues en matière administrative figurent en tant que telles dans la grille. Les questions posées n’apparaissent bien souvent pas justifier un quelconque traitement séparé de telles décisions, et il est ainsi concevable dans cette mesure de ne pas mentionner séparément la justice administrative.A l’inverse, nous préconiserons ci-après de l’identifier distinctement au regard de quelques données fondamentales.
Les observations qui suivent concernent tant la justice en général que la justice administrative :
Concernant le chapitre 2 « accès à la justice »,le coût de la justice ne saurait à notre sens se réduire à la seule question de l’aide juridictionnelle et d’éventuels frais de justice(question 11-si du moins cette dernière notion devait être interprétée restrictivement, car un droit de timbre ou d’enregistrement est de nature foncièrement différente de frais d’avoué ou d’avocat).Il nous semble en effet souhaitable d’identifier clairement la question des frais d’avocat, car, s’il ne peut être contesté que l’assistance par un avocat permet aux justiciables dépourvus de connaissances suffisantes d’accéder effectivement au prétoire, l’exigence du ministère d’avocat a en contrepartie bien souvent pour objectif avoué, et pour effet prouvé, de restreindre l’accès à la justice,et ce particulièrement en appel et en cassation.
Une seconde variable, propre cette fois à la justice administrative, concerne la définition de l’intérêt à agir, qui joue un rôle régulateur fondamental de l’accès à la justice :les systèmes de justice administrative se répartissent à cet égard entre ceux qui permettent un accès résultant de la reconnaissance à invoquer la simple violation de la légalité objective par quiconque y trouve un intérêt suffisant ou légitime et ceux qui exigent au contraire la preuve de la lésion d’un intérêt subjectif, d’ailleurs défini de manière différente pour les requérants individuels et les organisations non gouvernementales. A ce propos, il serait en outre utile de faire ressortir si les requérants individuels peuvent se faire ou non assister en justice par de telles organisations non gouvernementales.
Une troisième variable, non propre à la juridiction administrative, et qui pourrait tout aussi bien prendre place aux chapitres 3 et 5,concerne l’existence de procédures de référé permettant de faire cesser immédiatement un dommage, d’obtenir une indemnisation ou la suspension d’un acte administratif présumé illégal et/ou l’imposition d’une obligation de faire à un particulier ou à l’administration.
Concernant le chapitre 3 »efficacité »,nous souhaiterions voir ressortir distinctement le nombre de décisions rendues en matière de contrôle juridictionnel des actes administratifs(rubriques 44 et 45),seules ces dernières étant clairement identifiables dans l’ensemble des « décisions judiciaires en matière civile et administrative »,la définition des « décisions en matière administrative »autres que le contrôle juridictionnel des actes administratifs étant éminemment variable d’un Etat à l’autre.
Concernant le chapitre 6 »juges »,il nous semble indispensable,outre les rubriques 70 et 71, qui permettent la comparaison avec le salaire moyen,de faire ressortir l’existence d’un mécanisme d’indexation,implicite mais bien souvent aussi explicite selon de nombreuses lois ou constitutions,sur la rémunération des hauts fonctionnaires,ou des membres du parlement ou du gouvernement.
Concernant enfin le chapitre 10 »exécution »,,le libellé de la question 108 apparaît trop imprécis.Dans tout pays,tout ou partie des juridictions ont en effet toujours le pouvoir de « prendre des décisions »à l’encontre des pouvoirs publics. Il serait ainsi plus approprié d’écrire »notifier des injonctions »( ou obligations de faire).
Il conviendrait en sus d’ajouter le nombre d’injonctions notifiées et/ou le nombre d’affaires pour lesquelles l’administration refuse d’éxécuter la chose jugée,ces deux identifiants étant de plus en plus fréquemment statistiquement répertoriés.Une question préalable pourrait d’ailleurs consister,à l’instar de ce que le questionnaire prévoit pour de nombreuses rubriques,à savoir si ces deux indicateurs sont recensés.
PROGRAMME-CADRE SUR LES DELAIS DE PROCEDURE
La fédération européenne des juges administratifs entend tout d’abord souligner son accord fondamental avec l’objectif premier d’une justice au service des citoyens qu’exprime le document et qui sous-tend ses propositions.Il est essentiel de remédier à la lenteur de la justice,perçue comme le problème n°1 par l’opinion .A cet égard,notre organisation entend saluer le caractère complet de l’étude ainsi que la pertinence du diagnostic et la justesse, pour l’essentiel ,des solutions préconisées.
Le document met tout d’abord l’accent,à juste titre,sur les risques de « fausses bonnes solutions »et la nécessité de ne pas céder au « diktat de l’urgence » .Le respect de la qualité des décisions rendues est à raison souligné,et il ne s’agit pas là de satisfaire au seul confort intellectuel des juges, mais surtout de répondre aux exigences de lisibilité et de compréhension formulées par les justiciables.
Notre organisation partage entièrement l’analyse concernant l’adoption d’outils de mesure et de suivi des procédures judiciaires(n°29),la nécessité d’une approche globale(n°31),et de modernisation des moyens(n°47),les solutions ne pouvant consister,comme il est justement remarqué, dans un abaissement généralisé des garanties offertes aux justiciables.
Les projets de juridiction et la définition d’objectifs(n°43)peuvent à cet égard contribuer à mobiliser les énergies, à condition d’exclure toute « dérive quantitative »qui résulterait d’une approche strictement statistique de la gestion du contentieux, phénomène malheureusement trop fréquemment observé.
Dans la gestion des stocks d’affaires non jugées, le principe du suivi de l’ordre chronologique d’entrée des affaires reste fondamental(n°55 et 71),même s’il doit laisser place à des priorités selon des critères objectifs et « affichés »pour certains contentieux(par exemple, une affaire de révocation d’un agent public pourra être jugée plus rapidement qu’un litige relatif au bénéfice d’une prime, ou un contentieux de permis de construire plus vite qu’une demande en décharge d’une imposition comportant un effet suspensif).
Toute juridiction peut,sauf exception,définir un délai prévisible de jugement d’une affaire,mais il faut se garder d’un caractère contraignant ou d’une exigence d’exactitude absolue vis-à-vis des justiciablers,car les conditions ayant présidé à son établissement peuvent se trouver modifiées pour des raisons imprévues.
Le tribunal doit en tout état de cause,hors exigences légales pour un nombre limité d’affaires, conserver l’entière maîtrise de la fixation de son délai de jugement pour éviter l’exercice de toute pression sur lui, aboutissant immanquablement à des mesures de faveur injustifiées,rompant l’égalité entre les justiciables.Notre organisation émet ainsi les plus expresses réserves sur les procédures de négociation d’un délai,au surplus formalisées comme l’envisage l’article 67.
En revanche, demeure concevable et est déjà largement mise en œuvre la pratique d’un choix d’emblée d’une procédure rapide par les parties,sans négociation d’un quelconque délai particulier avec la juridiction,lorsque la loi prévoit des procédures accélérées assorties de moindres garanties,dans toute la mesure où les deux termes de l’option demeurent également praticables et où le choix des garanties procédurales les plus complètes s’accompagne toujours d’un coût et d’un délai raisonnables.
Notre organisation approuve l’accent mis sur la qualité des décisions de première instance(n°76),condition fondamentale sans laquelle des mécanismes de filtrage ou autres modalités de limitation du recours au juge d’appel et/ou de cassation ne peuvent être acceptées.
S’agissant du récapitulatif des propositions, celles-ci recueillent ainsi notre adhésion, à l’exception :
- des « projets de juridiction »,s’ils devaient revêtir,en droit ou en fait,un caractère purement quantitatif, visant à accroître le nombre d’affaires jugées à moyens et organisation identiques. Si elle reconnaît volontiers que la mise en œuvre de moyens suffisants en personnel et matériel est une condition nécessaire, mais non suffisante,pour assurer le bon fonctionnement de la justice,la fédération européenne des juges administratifs constate que,pour la grande majorité de ses adhérents,l’insuffisance des effectifs de magistrats et de personnel de greffe est la cause primordiale du retard mis à juger.
- de la limitation des possibilités de recours, sauf réunion d’une double condition,d’une part,de garanties sérieuses de qualité des décisions de première instance,d’autre part,de définition préalable de critères objectifs de limitation.
- de la définition d’un délai de jugement en commun avec les justiciables.
La remise en mouvement de procédures »en souffrance »devrait par ailleurs s’accompagner de la définition de critères objectifs afin qu’aucune pression indue ne s’exerce sur la juridiction.
UNION EUROPENNE DES GREFFIERS DE JUSTICE (E.U.R.)
Je remercie la commission de permettre à notre union, dans le cadre de votre 4ème réunion plénière, de s’exprimer à nouveau.
Je voudrai tout d’abord me référer aux observations de mon intervention du 9 juin 2004 dans laquelle j’avais déjà eu l’occasion de présenter le point de vue de notre union sur les deux thèmes qui font l’objet de l’audition de cette après-midi et au dossier que j’avais déposé à cette occasion.
Sur les deux points, je rajouterai aujourd’hui :
1) L’évaluation des systèmes judiciaires, la grille pilote
Notre union prendra connaissance avec intérêt des résultats des réponses apportées par les états membres à la grille ainsi que le rapport dressé par votre commission pour le suivi à y donner. Je me permets de rappeler que par courrier du 18 août 2004 adressé à votre président, notre union a fait valoir deux séries d’observations pour permettre de compléter cette grille lorsqu’elle fera l’objet d’une nouvelle diffusion aux états membres. En effet dans notre courrier nous avions proposé de compléter les questions 27 et 32 comme suit :
la question 27 qui portait sur « le nombre de personnels administratifs non juges » par :
- personnels non juges chargés de tâches juridictionnelles ou para-juridictionnelles (ayant des compétences autonomes et dont les décisions peuvent être susceptibles de recours, à l’instar des Rechtspfleger allemands ou autrichiens),
- personnels non juges chargés d’assister les juges ( préparation des dossiers, assistance à l’audience, tenue des procès verbaux, aide à la préparation de la décision …) à l’instar des greffiers,
- personnels chargés de tâches relatives à l’administration et la gestion des tribunaux (gestion des personnels, gestion des moyens matériels y compris de l’informatique, gestion financière et budgétaire, gestion de la formation),
- personnels chargés de tâches d’exécution ou de fonctions d’entretien ou techniques,
la question 32 libellée « qui gère les budgets des tribunaux » par :
- qui prépare les budgets des tribunaux
- qui assure l’exécution et le suivi du budget des tribunaux.
Dans le compte rendu de la réunion du 21 septembre 2004 des correspondants nationaux chargés de la collecte des données j’ai pu relever que « le questionnaire devrait pouvoir refléter la position particulière des Rechtspfleger. La rémunération des greffiers, Rechtspfleger et auxiliaires de justice pourrait être prise en considération. »
Je voudrai ajouter qu’il ne s’agit pas seulement de prendre en compte les greffiers/Rechtspfleger par rapport à leur rémunération mais d’individualiser dans la grille leurs fonctions par rapport à celles des magistrats et les tâches qu’ils effectuent dans l’administration de la justice.
Monsieur le Président, lors de votre intervention devant notre congrès à Luxembourg le 30 septembre dernier, vous avez fait état de la décision d’ajouter dans la prochaine version une question sur le nombre de greffiers en les distinguant du reste du personnel des tribunaux. Nous vous en remercions.
2) le traitement de chaque affaire dans un délai optimal et prévisible
Je rappellerai très brièvement les observations que notre union a déjà fait valoir le 9 juin dernier devant votre commission à cet égard à savoir :
les travaux et propositions de l’union européenne des greffiers de justice dans le cadre du statut modèle de greffier / Rechtspfleger européen, des conclusions du séminaire de Vienne sur l’efficacité de la justice grâce à l’informatique, au Rechtspfleger et à des procédures appropriées, de notre résolution sur les nouvelles technologies de l’information et de la communication et des mesures à prendre dans l’esprit de la recommandation R 86 (12) du Conseil de l’Europe.
Par ailleurs nous souhaitons formuler aujourd’hui quelques observations complémentaires sur les lignes d’action préconisées par votre programme cadre.
Sur la ligne d’action n° 1 (agir sur les ressources) :
S’il est vrai que la justice en général et les tribunaux en particulier doivent disposer des moyens nécessaires pour leur fonctionnement, pour notre union le rôle des greffiers/Rechtspfleger en qualité de manager des tribunaux s’inscrit pleinement dans cette ligne d’action quant à la gestion des ressources humains et des moyens matériels qu’ils sont en mesure d’assurer compte tenu de la formation dont ils bénéficient, initiale ou continue. Les greffiers / Rechtspfleger, en tant qu’acteurs de l’institution judiciaire, sont pleinement en mesure d’assurer ces missions, en collaboration étroite avec les chefs de juridictions et à la condition que les responsabilités de chacun soient clairement définies comme le souligne fort justement votre programme. Les greffiers/Rechtspfleger sont parfaitement à même, dans le cadre d’un projet de juridiction, de mobiliser tous les acteurs et notamment les personnels des tribunaux placés sous leur responsabilité.
Il nous paraît important de souligner à ce niveau que seul un travail d’équipe entre magistrats et personnels des tribunaux permettra de mener à bien les projets et notamment ceux de réduction des délais qui nécessitent d’abord en interne l’implication de tous les acteurs. Aussi une concertation entre l’ensemble des acteurs est indispensable pour les sensibiliser au programme de réduction des délais.
Par ailleurs, familiarisés avec l’utilisation des technologies de l’information, les greffiers/Rechtspfleger doivent pouvoir disposer d’outils statistiques et d’indicateurs fiables qui leur permettent de procéder au suivi des délais de procédure et à la gestion de flux et des stocks, outils qui doivent être élaborés en concertation avec les gestionnaires des procédures et de façon uniforme sur le territoire national.
Sur la ligne d’action n° 2 (agir sur la qualité de la législation) :
Notre union ne peut que partager l’avis de votre commission sur l’étude d’impact indispensable avant la mise en place des réformes, trop souvent votées ou décidées dans l’urgence et sans véritable analyse des conséquences. Je pourrai citer de nombreux exemples en France. Ces réformes produisent en outre l’effet contraire en ce qu’elle viennent engorger encore plus les tribunaux déjà submergés.
Sur les lignes 3 à 5 (prévisibilité des délais, normes pour un délai optimal, améliorer le dispositif statistique) :
Les données relatives aux durées des procédures par type d’affaire sont rarement disponibles dans les tribunaux, par manque d’outil statistique adapté. Il s’agit souvent d’un outil géré au niveau national et indiquant une durée moyenne. Chaque juridiction doit pouvoir disposer des données relatives à la durée exacte des procédures civiles et pénales afin d’en prendre conscience et d’effectuer un suivi et un diagnostic des éventuels disfonctionnements et aux remèdes qui peuvent y être apportés ou contrairement relever les gains de temps obtenus.
Ce n’est qu’à cette condition qu’une véritable prévisibilité de durée pourra être mise en œuvre.
Les nouvelles techniques de l’informatique doivent être pleinement utilisées à cette fin et également servir à la mise en place du contrôle de l’application des délais prévisibles et optimaux.
Il serait utile de désigner au sein de chaque juridiction un référent pour suivre la question des délais et qui pourrait être l’interlocuteur du service de statistique central.
Sur la ligne 7 (permettre l’aménagement des délais):
Le rôle des greffiers/Rechtspfleger en matière d’information du public est très important. Ils sont les interlocuteurs privilégiés des justiciables. Ils peuvent renseigner les parties sur le déroulement de la procédure, ses différentes phases et ils pourront informer les justiciables sur les délais prévisibles en apportant une information sur les écrits et documents à fournir le cas échéant afin d’éviter des retards inutiles.
Sur les lignes 9 et 10 (agir sur la qualité des procédures et fixer des priorités) :
Je rappelle une nouvelle fois les missions d’aide à la décision qui peuvent être confiées aux greffiers/Rechtspfleger notamment dans le cadre d’une mise en état « non juridictionnelle » des procédures, pour décharger les juges de ces tâches.
Sur les lignes 14 et 15 : (associer les catégories intéressées à l’administration des juridictions) :
Les magistrats ne peuvent agir efficacement, notamment en matière de délais que si les acteurs judiciaires qui les entourent apportent leur concours et collaboration. Aussi l’ensemble des acteurs, dont les greffiers/Rechtspfleger qui concourent à l’élaboration des décisions doivent être responsabilisés. Ceci implique un dialogue entre eux mais aussi qu’une formation commune puisse être dispensée pour certains domaines comme les délais de procédure.
Sur la ligne 18 (définir les moyens d’une association plus étroite des huissiers, greffiers/Rechtspfleger et notaires) ::
Je voudrai citer quant à cette ligne d’action l’exemple d’une procédure simplifiée qui est, dans certains pays gérée par les greffiers/Rechtspfleger, à savoir l’injonction de payer, et qui dans le contexte de réduction des délais qui se trouvent au centre des préoccupations de votre commission, me paraît être un excellent exemple de procédure où les délais sont maîtrisés.
Les débats de la conférence de Bruxelles des 18-20 novembre derniers sur le procès idéal, où votre président et des représentants de votre commission étaient présents, ont parfaitement illustrés cet exemple qui a permis d’atteindre d’excellents résultats. Dans cette procédure, un délai de 5 à 6 semaines s’écoule entre la date de la requête et la délivrance de la décision exécutoire, sauf en cas de recours. Cette procédure est en outre entièrement informatisée depuis l’introduction par voie électronique de la demande jusqu’à la notification de la décision.
Voilà les quelques observations que je souhaitai présenter au nom de notre union et je vous remercie de votre attention.
UNION INTERNATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE (UIHJ)
EVALUATION DES SYSTEMES JUDICIAIRES
En sa qualité de membre observateur au sein de la Commission Européenne pour l'Efficacité de la Justice (CEPEJ) l'Union Internationale des Huissiers de Justice et Officiers Judiciaires (UIHJ) entend apporter sa contribution à l'évaluation des systèmes judiciaires en Europe.
La quasi totalité des pays membres du Conseil de l’Europe comporte une représentation au sein de l’UIHJ, et notamment de nombreux pays d’Europe de l’Est ou issus de l’éclatement de l’Union soviétique. L’UIHJ regroupe les associations nationales ou chambres nationales d’huissier de justice, qu’il s’agisse de professionnels libéraux ou de fonctionnaires, de 65 pays dans le monde.[3]
Une coopération s’est établie entre l’UIHJ et le Conseil de l’Europe, qui fait appel à certains membres de l'UIHJ pour mener des actions d’expertises dans divers pays. C’est ainsi que des experts, membres de l’UIHJ, ont accompli récemment des missions en Albanie, Bulgarie, Georgie, Moldavie, Russie, et l'UIHJ est partenaire du projet d'une école de formation des huissiers de justice à Varna en Bulgarie.
L’UIHJ entend poursuivre de façon soutenue, sa collaboration avec le Conseil de l’Europe, et fournir le soutien de ses experts pour aider au développement des objectifs du Conseil de l’Europe. Forte de son implantation mondiale, et de sa parfaite connaissance des systèmes judiciaires et des agents de signification et d'exécution, l'UIHJ peut très utilement apporter les observations des praticiens, et leurs propositions pour une amélioration de la justice au service des citoyens.
En préambule des observations et réponses à la grille d'évaluation, l'UIHJ rappelle la contribution générale qu'elle a fait parvenir à la commission le 9 juin 2004 à l'occasion de sa dernière audition. Cette contribution définit les axes principaux de l'amélioration de la justice selon l'UIHJ.
1. Grille pilote - ELABORATION
L'UIHJ ne méconnaît pas la difficulté de la conception d'une grille d'évaluation, et elle salue le travail conséquent effectué. L'UIHJ a entendu concentrer ses observations sur le point X de la grille qui concerne plus particulièrement les agents d'exécution et l'exécution des décisions de justice.
Une première observation, qui ne saurait être un reproche, mais s'avère être plus un regret, est le caractère trop général des questions posées, et le nombre important de questions relatives aux sanctions contre les agents d'exécution. L'UIHJ relève d'ailleurs que ceci vaut aussi pour d'autres professionnels.
Une deuxième observation concerne l'orientation trop "pénale" de la grille. En effet, en Europe, l'activité des huissiers de justice et agents d'exécution est très majoritairement orientée vers l'exécution des décisions civiles et commerciales, et peu vers l'exécution des décisions pénales, à l'exception du recouvrement des amendes. Ce point n'a donc pas été pris suffisamment en compte par la grille pilote.
A titre de troisième observation générale, il convient de ne pas faire d'amalgame entre la notion d'efficacité, ou plutôt de non efficacité, et les sanctions, qu'elles soient disciplinaires ou pénales.
L'efficacité ou la non efficacité d'un système ne saurait se mesurer à l'aune du nombre de sanctions prononcées à l'encontre de ses membres.
L'efficacité est avant tout une question de moyens, moyens humains, techniques, mais surtout procéduraux, pour permettre l'exécution des décisions de justice. Le meilleur professionnel en Europe dans son métier (juge, avocat, greffiers, notaires, huissiers de justice) ne saurait être efficace si les outils dont il dispose sont d'un autre âge, ou si lourds et inadaptés, qu'ils ne permettent pas d'agir efficacement.
Aussi, l'UIHJ appelle de ses vœux l'élaboration d'un questionnaire plus affiné, à l'élaboration duquel elle se propose de collaborer, pour inventorier les points de blocage de l'exécution des décisions de justice.
2. POINT 102 – nombre d'agents d'execution
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Pays |
Huissiers de justice |
Statut |
Déontologie/discipline |
Nombre de réclamations |
Responsabilité |
|
ALLEMAGNE |
4800 |
Fonctionnaire |
Contrôle assuré par le supérieur hiérarchique. Les agents sous l'autorité du directeur (un juge) de l'Amtsgericht et contrôlés (2 à 4 fois par an) par un fonctionnaire du Landgericht ayant rang de Rechtspfleger, le Prufungsbeamter (le citoyen peut se plaindre par simple courrier) auprès du directeur de l'Amtsgericht. |
Inconnu mais très peu. Information décentralisée au niveau des Amtsgerichts (réprimande, diminution de la rémunération, suspension, destitution après sanction pénale |
|
|
BELGIQUE |
520 |
Libéral |
Chambre d'arrondissement |
Inconnu |
Collective avec une couverture obligatoire par une assurance personnelle |
|
DANEMARK |
60 (travaillent "Enforcement of private claims") |
Fonctionnaires |
Le président de la High Court |
Inconnu |
L'administration du tribunal (Responsabilité de l'Etat) |
|
ESTONIE |
72 |
Libéral |
Ministère de la justice |
122 réclamations |
Assurance de responsabilité |
|
FRANCE |
3300 |
Libéral |
Chambre départementale Tribunal de grande instance |
Inconnu car tenu par chaque parquet |
Caisse de garantie nationale pour les dommages causés |
|
HONGRIE |
202 |
Libéral |
Chambre nationale des huissiers de justice et Tribunal pour les pénalités financières |
298 réclamations en 2004 dont la totalité n'est pas fondée |
Assurance de responsabilité obligatoire pour les dommages causés |
|
LETTONIE |
113 |
Libéral |
Conseil des huissiers de justice et le Ministère de la Justice |
35 réclamations en 18 mois (29 ont donné lieu à sanction, dont 1 à radiation) |
District court |
|
LITUANIE |
124 |
Libéral |
Présidium de la Chambre nationale Ministère de la justice |
6 en 2004 |
Cour nationale |
|
POLOGNE |
585 |
Libéral |
Chambre nationale et tribunal de première instance |
Inconnu |
Assurance de responsabilité obligatoire pour chaque huissier de justice et pour chaque Etude d'huissier de justice |
|
PORTUGAL |
453 à statut libéral et 9000 fonctionnaires judiciaires d'Etat à compétences complémentaires |
Libéral |
Camara dos Solicitadores (chambre professionnelle) |
28 sur 12 mois (juillet 2003 à juillet 2004) mais seulement 2 cas avec sanctions |
Assurance de responsabilité limité à 100 000 euros |
|
SUEDE |
200 |
Fonctionnaires |
Tribunal de grande instance |
Inconnu mais très peu |
Tribunal de grande instance – chancelier de la justice |
3. POINT 103 – systeme de supervision et contrôle
Deux types d'agents d'exécution existent en Europe. L'un au statut indépendant et libéral (actuellement majoritaire) et l'autre au statut fonctionnaire. Selon le statut de l'agent, les systèmes de supervision et de contrôle diffèrent.
3-1 Supervision de l'activité
3-1-1 Dans son volume
Elle est possible pour un fonctionnaire, mais demeure assez difficile, voire impossible pour un professionnel libéral. Cependant, par le biais de répertoires ou de registres, voire de taxation des actes de l'agent indépendant, les Etats peuvent parfois disposer d'informations quantitative de l'activité des agents d'exécution. Toutefois, le collationnement de telles informations n'est pas possible pour l'UIHJ.
3-1-2 Dans sa qualité
Elle est possible pour le fonctionnaire, mais également pour l'agent indépendant. En effet, le nombre de réclamations faites à l'encontre des agents peut apparaître comme un indicateur intéressant. Toutefois, cet indicateur n'est pas suffisamment pertinent, car il faut défalquer des réclamations, toutes celles qui sont relatives au principe de l'exécution elle-même de la décision de justice, ou encore celles qui sollicitent des délais pour l'exécution et le paiement.
Conclusion
La mise au point d'un indicateur de qualité s'avère donc très difficile, mais avant tout, la collecte de données statistiques est souvent impossible dans les pays.
3-2 Contrôle de l'activité
Il s'agit du contrôle de la régularité des actions menées par les agents d'exécution au regard de la loi. Ce contrôle revêt selon les pays deux types.
3-2-1 Contrôle à priori
C'est un tiers qui contrôle à priori la légalité de la mesure, et l'autorise, et en confie l'exécution matérielle à l'agent d'exécution.
Ce système est extrêmement lourd, et produit un engorgement du système d'exécution voire sa paralysie complète. Il a été abandonné par de nombreux pays, car il mobilisait trop de ressources humaines.
3-2-2 Contrôle à posteriori
C'est le système qui paraît avoir les faveurs des législateurs actuellement, car il est moins coûteux en ressources humaines, et fait confiance à l'agent d'exécution.
Le contrôle s'opère donc après l'exécution de la mesure, et seulement sur les mesures qui font l'objet d'une contestation par l'une des parties. Ainsi, le contrôle est plus fin, et plus pertinent.
Toutefois, il convient de noter que même si l'affaire fait l'objet d'un contrôle à posteriori, l'agent d'exécution voit son action confirmée dans plus de la majorité des cas examinés.
Selon le cas, le contrôle à posteriori est dévolu à un supérieur hiérarchique de l'agent (système fonctionnaire) ou à un juge (système indépendant).
4. POINT 104 – nombre de procedures disciplinaires
Ce point est extrêmement difficile à compléter, dans la mesure où certains pays ne connaissent pas une centralisation des données concernant les cas disciplinaires [4]. Aussi, l'UIHJ a procédé à une enquête auprès de ses membres, pour obtenir des réponses, qui sont d'ailleurs partielles.
Il est d'ailleurs peu probable que d'autres sources (ministérielles) puissent obtenir des informations plus précises.
Cela permet de conclure que cet indicateur présente une valeur relative quant à la mesure de l'efficacité de la justice en Europe.
Cependant, il est permis de constater que dans chaque pays où les données ont pu être fournies, même si elles demeurent partielles, le nombre d'actions disciplinaires est faible au regard de la population des agents d'exécution, et au regard de l'activité qu'ils déploient.
5. POINT 105 – nombre de sanctions
Les observations pour se point sont les mêmes que celles faites pour le point 104 quant aux données obtenues et quant à la pertinence de cet indicateur pour mesurer l'efficacité de la justice.
L'examen en instance disciplinaire ne conduit pas systématiquement, et loin s'en faut, au prononcé de sanctions.
Cela démontre que parfois les demandes faites à l'encontre des professionnels sont fantaisistes, et ont parfois pour objet de déstabiliser l'agent d'exécution dans la conduite de ses missions.
6. point 106 – possibilite de se plaindre
Le droit de contester l'action de l'agent d'exécution paraît exister partout. Selon le cas, c'est auprès du supérieur hiérarchique (fonctionnaire) ou d'une autorité judiciaire ou professionnelle (statut indépendant) que la possibilité est offerte au plaignant.
Le mode de contestation est souple (lettre, démarche personnelle). Certains pays admettent même la contestation par e-mail.
L'UIHJ a pu constater que selon la qualité du plaignant, les demandes diffèrent
6-1 Réclamation émanant du demandeur à l'action
Ce dernier se plaint généralement de la lenteur de l'action de l'agent d'exécution. C'est évidemment le résultat d'une légitime impatience du demandeur de récupérer ce que la justice lui a reconnu comme droit. La place de l'agent d'exécution dans la chaîne (en dernier) renforce à son égard les frustrations.
Mais ce type de réclamation est souvent la conséquence de législations protectrices du défendeur, et de l'octroi de délais de procédure parfois longs.
Enfin, la faculté contributive du débiteur limitée (par ses ressources et parfois par la loi elle-même dans le volume des ressources saisissables) accroît la frustration du demandeur, et donc ses réclamations.
6-2 Réclamation émanant du défendeur à l'action
Le défendeur à l'action se plaint de la non prise en compte de son point de vue (pourtant le jugement a tranché) et par ailleurs il trouve à l'inverse du demandeur, que l'agent d'exécution agit trop rapidement.
Conclusion
La qualité des réclamations montre que pour le demandeur, l'action de l'agent d'exécution n'est pas assez rapide, alors que pour le défendeur, elle l'est souvent trop.
Cet antagonisme est insoluble et montre qu'il est difficile de faire d'une telle donnée, un indicateur pertinent pour l'efficacité de l'exécution, et donc de la justice.
7. POINT 107 – role du tribunal
Le rôle de la juridiction ou du juge varie selon le système d'exécution envisagé. Ce rôle est très important quantitativement lorsque le juge conduit lui-même l'exécution (mais nous avons vu [5]que cela conduit à l'engorgement des juridictions) et il est moindre en volume, lorsque le juge est chargé d'un contrôle à posteriori.
L'expérience démontre qu'il est plus pertinent d'avoir un juge chargé du contrôle, qu'un juge chargé de l'initiative.
L'UIHJ considère qu'il revient de donner toute sa place au juge, dans l'acte de juger, et donc de lui laisser les moyens en temps pour exercer cette mission. L'exécution ne relève pas du domaine du juge. Il doit dire le droit, trancher les litiges, et contrôler les éventuelles erreurs de l'agent d'exécution lorsqu'il est sollicité par l'une des parties.
L'UIHJ a pu constater que chaque fois que le juge est chargé du suivi de l'exécution, et de son initiation, le système judiciaire est engorgé, et l'exécution paralysée, car elle nécessite un retour vers le juge pour lui rendre compte de la mission, et lui demander l'autorisation d'agir à nouveau sur d'autres actifs du débiteur. Nous sommes alors en présence d'un effet "entonnoir" qui paralyse le système.
L'UIHJ considère que la présence d'un tel système (où le juge dirige l'exécution) est en lui-même, pour le système judiciaire qui le possède, la preuve d'un facteur d'inefficacité immédiat ou latent de la justice et de l'exécution.
8. POINT 108 – POUVOIR du tribunal
Selon l'UIHJ, cette question doit être rapprochée du système judiciaire et non pas de l'exécution des décisions de justice.
9. CONCLUSION
L'UIHJ considère que l'évaluation des systèmes judiciaires est utile et indispensable, mais qu'il faut se garder de limiter cette comparaison à de simples chiffres, lesquels sont parfois trompeurs et doivent être replacés dans leur environnement national.
L'UIHJ considère que l'information du justiciable est essentielle et spécialement pour le défendeur, souvent placé en position d'infériorité, sans toutefois qu'il soit, comme on le croit souvent à tort, en situation de vulnérabilité.
Aussi, l'UIHJ considère que l'information, et la qualité de celle-ci auprès des personnes concernées par l'acte de justice, est un élément essentiel de la pertinence d'un système judiciaire. Le contact personnel avec les parties doit être privilégié et renforcer, afin de lutter contre le nombre de décisions rendues par défaut. Voilà un indicateur d'une justice efficace, et d'un procès équitable, qui par ailleurs intègre l'exécution de la décision de justice
PROGRAMME-CADRE SUR LES DELAIS DE PROCEDURE
L'UIHJ tient à rappeler ses orientations antérieures et contribution au débat initié par le Conseil de l'Europe sur l'efficacité de la justice [6].
Les délais sont nécessaires pour une justice équitable, afin que chaque partie fasse valoir ses arguments. Mais le délai ne doit pas être détourné de sa finalité. A cet égard il faut distinguer les délais de l'instance des délais postérieurs au jugement, des délais d'exécution des décisions de justice.
10. Engagement du procès
Pour les délais d'engagement d'instance, l'UIHJ considère que ceux-ci doivent être brefs (un délai de 15 jours paraît une durée acceptable), uniformisés au niveau européen et doivent donner lieu à un "rendez vous" judiciaire pour les parties devant le juge. Il apparaît souhaitable que le dossier du demandeur soit évidemment en état d'être jugé lorsque ce dernier prend la décision de convoquer son adversaire devant le juge.
C'est pourquoi l'UIHJ considère que la communication de toutes les pièces du procès, dans l'assignation ou convocation en justice délivrée au défendeur devrait être la règle. La transparence et la loyauté du procès y gagnerait, et les délais du procès aussi.
La situation du défendeur, qui peut être surpris par la demande, ne lui permet pas toujours d'avoir pu préparer matériellement sa défense pour la date fixée. Aussi, l'UIHJ considère que le juge pourrait accorder un délai complémentaire, lequel serait fixé par le juge, et devrait constituer une "date butoir."
En effet, dans certains pays, la pratique des "renvois" à répétition contribue à allonger considérablement les délais de traitement, et à ancrer dans l'esprit du citoyen consommateur judiciaire que la justice est longue.
11. décision de justice
- délai de prononcé
Pour les délais de prononcé de la décision par le juge, il convient que ce dernier rende sa décision dans un délai acceptable, lequel est compris par le public comme ne dépassant pas 2 mois. (c'est ce que les membres de l'UIHJ constatent dans les récriminations des justiciables des pays membres)
- délai de délivrance
Les délais de remise du jugement au bénéficiaire (ou à son représentant) de la décision peuvent parfois dépasser 1 mois, et cette situation est parfaitement incompréhensible pour les citoyens. En effet, le juge a rendu sa décision, l'a lue, et si un délai technique est compréhensible pour l'enregistrement de cette dernière, ou quelques formalités annexes, il n'est pas compris par les citoyens qu'un délai pouvant parfois dépasser 2 mois, soit nécessaire pour une telle formalité.
12. Recours
Les délais de recours sont hétérogènes dans les législations nationales, et leur durée mériterait d'être harmonisée dans un espace judiciaire européen cohérent. L'UIHJ ne méconnaît pas qu'une telle tache sera sans doute longue à réaliser.
Le recours est une technique souvent utilisée par l'une des parties pour retarder l'exécution de la décision. Aussi,la reconnaissance du caractère exécutoire provisoire, de nombre de décisions, serait de nature à limiter le nombre de recours purement dilatoire, sous réserve de l'existence toutefois d'un droit de contestation de ce caractère exécutoire, mais ce à titre exceptionnel.
13. Exécution des décisions
Les délais d'exécution des décisions de justice sont très variables en Europe. Certains facteurs de lenteur de l'exécution peuvent être identifiés.
- nature structurelle
Les procédures induisent en elles-mêmes des délais, avec leur voies de contestation qui sont autant de facteurs de retard
Les biens susceptibles d'être saisis ne sont pas infinis, et la loi nationale limite soit leur nature, soit le montant saisissable, sur le fondement de critères humanitaires.
- nature conjoncturelle
L'exécution de la décision judiciaire dépend en très grande partie de la capacité contributive du débiteur, dont les ressources ne permettent que rarement de payer la dette en une seule fois.
L'existence de période de moindre emploi, ou de pertes de ressources est un facteur fréquent de limitation des facultés contributives du débiteur.
En outre, pour une même nature de procédure, les délais de réalisation peuvent varier d'un mois à plusieurs années. A cet égard, la procédure d'expulsion est un parfait exemple de la dérive des délais. (Italie, France, etc…à comparer avec la procédure en Hollande). Pourtant l'exécution de la décision de justice permet de rétablir véritablement le demandeur dans ses droits, et permet de réinjecter dans l'économie, les sommes qui lui sont dues.
- moyens pour atteindre le délai optimal
A – privilégier l'actif liquide
L'exécution, pour en réduire la durée, doit être menée sur des actifs facilement réalisables, et le plus liquide possible. Ainsi, les avoirs bancaires, les actions, les véhicules, ou encore les meubles doivent être privilégiés sur les immeubles, navires, bateaux et avions, qui sont plus difficilement négociables.
Cependant, il apparaît difficile de donner un caractère obligatoire à un ordre de réalisation des biens exécutés, sous peine de créer une rigidité inutile.
Le principe de proportionnalité des mesures d'exécution au regard du montant de la créance à recouvrer, suffit à réguler à lui seul la situation.
B – favoriser le créancier saisissant
La prime donnée au premier saisissant apparaît être un facteur d'optimisation de l'exécution. En effet, le partage avec d'autres créanciers, moins diligents, n'incite pas à l'exécution des décisions de justice.
Toutefois, certains pays pratiquent une égalité des créanciers [7].
L'UIHJ considère qu'il faut donner un avantage significatif au créancier premier saisissant, soit en lui octroyant un droit de préférence par rapport aux autres lors de la répartition des fonds provenant de l'action d'exécution qu'il a conduite, soit en privilégiant les frais qu'il a du exposer en menant l'action pour le profit de tous les créanciers.
Si une durée optimale de l'exécution est souhaitable, elle est difficilement prévisible. Pour autant pour atteindre l'objectif, quatre mesures simples paraissent pouvoir être prises.
C - information patrimoniale suffisante : lutte contre la corruption
L'information dont dispose l'agent d'exécution sur le patrimoine du débiteur est essentielle. Elle est un facteur d'efficacité réelle de l'exécution, et donc de la réduction des délais d'exécution.
Toutes les parties ont intérêt à ce que l'exécution de la décision se fasse rapidement, et cela accroîtrait notablement le sentiment favorable à l'égard de la justice.
Aussi, l'UIHJ considère comme essentielle à l'efficacité de la justice, l'accès le plus large possible aux informations concernant le patrimoine du débiteur. D'ailleurs, il semble opportun de permettre un accès avant le procès, afin d'éviter de lancer les demandeurs dans des actions judiciaires qui seraient vouées à l'échec compte tenu de l'insolvabilité du débiteur. C'est aussi cela l'efficacité de la justice.
Cet accès élargi, serait réservé (au moins pour la partie postérieure au procès) à l'agent d'exécution qui pourrait ainsi agir plus rapidement, en minimisant les frais d'action, puisqu'il agirait immédiatement sur les bons éléments du patrimoine du débiteur, évitant de passer du temps et d'exposer des frais inutiles sur des éléments peu pertinents du patrimoine du débiteur.
Certaines informations sont librement accessibles, alors que d'autres ne le sont qu'à certains acteurs (souvent les services fiscaux uniquement). Le demandeur bénéficiaire d'une décision de justice se trouve alors dans une situation de discrimination.
La conséquence est qu'actuellement en Europe, se développent des formes de "corruption" entre ceux qui ont besoin des informations (les créanciers) et les détenteurs des informations (généralement des sources étatiques). Des sociétés commerciales de "renseignement" sont capables de fournir des informations patrimoniales qui ne sont pas accessibles au grand public, et qui sont confidentielles. Cela n'est possible que par "l'achat non officiel" de l'information auprès de ces sources, c'est à dire par la corruption.
Aussi, l'UIHJ propose de limiter l'accès aux informations patrimoniales confidentielles ou réservées aux seuls agents en charge de l'exécution d'une décision de justice, permettant ainsi de mettre un terme au commerce illégal et corruptif de l'information patrimoniale.
D – lutter contre l'exécution illégale
L'UIHJ a ainsi pu constater que lorsqu'une procédure est trop longue (au regard de la législation du pays) le demandeur bénéficiaire de la décision est souvent tenté de recourir à des moyens illégaux, mais rapides. C'est ainsi que l'existence de procédures d'exécution, inutilement compliquées ou longues dans une législation nationale, est un moyen de faire surgir des modes d'exécution illégaux.
C'est ainsi qu'en Europe, certaines "mafias d'exécution" se cachent derrière des sociétés commerciales, et proposent leurs services pour exécuter, rapidement, mais sans voies de recours ou délais légaux et sans aucune légitimité, les décisions de justice. C'est le cas notamment des expulsions, ou de certains recouvrements de créances.
E – Limiter l'exécution impossible
L'exécution de la décision pour les condamnations pécuniaires dépend pour une grande partie de la solvabilité du débiteur condamné, et de ses facultés économiques.
Les lois nationales elles-mêmes s'attachent parfois à limiter la capacité contributive du débiteur (exemple : saisie des salaires, ou insaisissabilité de certaines ressources). Ces législations induisent une faible efficacité de l'exécution, et donc un retard dans celle-ci.
F – Limiter l'exécution suspendue
En outre, l'existence dans les législations nationales de mesures de suspension de l'exécution (faillite commerciale ou personnelle) ont un effet bloquant sur l'exécution. Ces mesures, sans en discuter le bien fondé, ont un effet néfaste sur le sentiment d'efficacité de l'exécution et donc de la justice.
En effet, après un long parcours judiciaire, le demandeur bénéficiaire de la décision de justice, voit son action paralysée par cette législation. Il faut bien constater que ces mesures ne permettent pas par ailleurs, de désintéresser les créanciers dans des conditions convenables, sans doute eu égard à la faible valeur des actifs, mais surtout eu égard à la présence de créanciers bénéficiaires de garantie et privilèges qui absorbent la valeur des actifs restants;
ANNEXE V
PRESENTATION BY THE OBERVER FROM JAPAN
Justice System Reform in Japan
I. The Necessity of Reform of the Justice System in Japan
In the last decade, with rapid globalization, a series of reforms, including administrative and economic structural reforms, has been made in Japan. Before these reforms, we used to live in a society based on “advance control and regulation”, where the activities of individuals and businesses were adjusted beforehand through regulation and guidance. However, through the process of these reforms we are now creating a society oriented toward “post review and remedy”, in which individuals will be given free rein to act on their own responsibility and will be reviewed or given remedy after violation of the rules.
With these changes in society, the roles of the justice system in the nation are becoming ever more important. Justice system reform is thus necessary to build a new, friendly and reliable justice system that meets the needs of our new society.
II. The Three Pillars of Justice System Reform
The Justice System Reform Council (JSRC)was established in the Cabinet in July 1999. The JSRC finished its two-year examination and deliberations in June 2001 and submitted its final opinion to the Cabinet. The JSRC suggested in this opinion that the following three issues, “Expansion of the Human Base” (expansion of the number and improvement of the quality of lawyers and officials of the justice system), “Coordination of the Institutional Base” (improvement of the laws and practice base) and “Establishment of a Popular Base” in the administration of justice, should be the main issues of reform.
III. The Background of Reform of the Justice System
After the opinion of the Council was submitted to the Cabinet, the Office for Promotion of Justice System Reform (OPJSR) was established within the Cabinet, in order to promote the reform of the justice system in a comprehensive and intensive manner. The OPJSR was composed of the Prime Minister (president), Chief Cabinet Secretary and Minister of Justice (vice-presidents)and other Ministers of State (members). The Cabinet formed the Plan for Promotion of Justice System Reform, based on the Justice System Reform Promotion Act at a meeting in March 2002. In that plan the contents, timing and ministry in charge of the measures which the Government of Japan would adopt, were made clear. During its working period ending in November 2004, the OPJSR implemented the reform measures.
From the viewpoint of having jurisdiction over the justice system, the Ministry of Justice is ready to do the necessary legislation work for reform of the justice system and to take appropriate steps to comply with the demands of the time.
Let me explain some of the reform achievements in Japan.
IV. Reform Achievements
The government’s justice system reform efforts have produced a number of achievements in recent years, including legislation of several judicial measures.
A. A justice system that meets the needs of the people
1)Speedier Trials
The Law for Expediting Court Procedure has been enacted to have the courts conclude the first trial within two years.
I shall explain a little further about this Law, because it is related to the efficiency of the courts. The Law imposes general responsibility on the State, while providing for the responsibility of each party.
The general responsibility is that:
the Government shall take legislative, financial and other measures,
the Japan Federation of Bar Associations shall reinforce and strengthen the human base, and
the court personnel shall make efforts to reinforce court proceedings.
The Law also stipulates that the Supreme Court shall study measures on expediting court procedures through broad and comprehensive research and make a biennial report open to the public.
Based on the Law, the Supreme Court studied this issue and also established a special committee under the Secretariat of the Supreme Court in 2003 for the purpose of obtaining useful opinions and advice on its studies. The committee is now composed of ten members (two judges, one prosecutor, two attorneys and five general persons of learning and experience) and discusses measures to expedite trials through broad and objective analysis of a number of court cases, the period of proceedings, the case load and case management. The committee plans to present its first report in June 2005.
Although the average period of court proceedings (from filing a complaint to the judgment) in Japan has been steadily cut through new legislation and practical efforts in court management (for example, the average court proceedings period for cases concerning intellectual property in 2003 was sixteen months, about half that of ten years ago), we recognize that it is becoming increasingly more important to further reinforce and expedite court proceedings.
From the standpoint of securing the independence of the judiciary, we are of the belief that the new scheme of having the Supreme Court establish a special committee will work appropriately and effectively.
2) Expansion of Access to the Courts
To ease financial burdens on users, the total cost of court proceedings has been reduced.
3) Reinforced Functions of Family Courts
Personal affairs cases, such as divorce actions, previously handled at district courts are now under the jurisdiction of family courts.
4) Reinforcement of the Functions of Summary Courts
The maximum amount of a claim that can be handled by summary courts has been raised from 900,000 yen to 1.4 million yen.
The maximum amount of a claim under the “small claims procedure” has been doubled to
600,000 yen.
5) Reinforcement and Acceleration of Civil Proceedings
The following measures have been introduced to improve civil proceedings:
･Promotion of timetabled hearings
･Introduction of a new method for collecting evidence before filing a claim
･Establishment of an expert commissioner to handle cases requiring expertise
･Integration of jurisdiction of cases involving intellectual property rights, including
patents and utility model rights
Further the Law for Partial Amendment to the Civil Procedure Law et al. for improving related civil proceedings was enacted in November 2004. The Law makes it possible, for the first time, to submit documents related to civil lawsuits to the court through electronic means. The precise range of courts and documents, which will be subject to the Law, the procedures for submission and other related procedures will be decided by the Supreme Court Rule.
6) Execution of Rights
The civil execution system has been improved to deal with execution obstruction in real estate or other problems.
7) Establishment of a New Legal Scheme for Arbitration
The Arbitration Law, which complies with international standards, was enforced for arbitration as one of the forms of ADR (Alternative Dispute Resolution).
8) Other reforms
･ Intensified efforts to deal with cases involving labor relations
･ Intensified efforts in cases involving intellectual property rights, including establishment
of an Intellectual Property High Court
･ Reinforced functions of the justice system in checking government activities and review
of the administrative litigation system
･ Coordination of the Comprehensive Legal Support Network (the Japan Legal Support Center)
B.Further support of the justice system by the judicial community
1) Expansion of the Legal Population
In order to reinforce the legal population, the annual number of candidates passing the bar examination was raised to 1, 183 in 2002, an increase of 193, from the previous year.
2)Introduction of a New Legal Training System
A new judicial legal training system has been introduced to systematically integrate law schools, bar examinations and legal apprenticeship.
Under the new system, judges and prosecutors will be sent to law schools to teach students
practical skills.
3)Reform of the Lawyers’ System
Lawyers are now permitted to work freely at public institutions and private organizations, on
mere notification to the Japan Federation of Bar Associations. (Expansion of lawyers’
activities to every aspect of society)
Lawyers’ fees have been liberalized to encourage fair competition. (Bar associations are no longer allowed to set fees on their own)
Stricter disciplinary measures will be imposed on lawyers.
Company employees passing the bar exam will be given a bar license.
Regulations on joint enterprises between Japanese lawyers and foreign lawyers have been eased. (Globalization of lawyers’ activities)
4) Reform of the Judges’ System
The Supreme Court of Japan has also made a number of reforms to the judges’ system. One of them is reexamination of the procedures for the appointment of judges, which may be related to the issues of the dysfunction of judges that you discussed in the study session.
Under the current system, the Cabinet appoints judges for the lower courts based on a list of
persons nominated by the Supreme Court. However, there is some criticism that the process
by which the Supreme Court nominates candidates is not, in fact, clear and the views of the
people are not heard in the process.
From the standpoint of strengthening the confidence of the people toward the judges, and in
order to reflect the views of the people in the process whereby the Supreme Court nominates
those to be appointed as lower court judges, in 2003 the Supreme Court established a special
body, the Advisory Council for Appointment of Judges, which, upon receiving consultations
from the Supreme Court, selects appropriate candidates for nomination, and recommends the
results of its selection to the Supreme Court.
All candidates seeking appointment as judges shall be subject to the selection by the Council
before a final decision whether or not to nominate the candidate for appointment is made by
the Supreme Court. The Council is composed of eleven members (judges, a prosecutor,
attorneys and general persons of learning and experience) and makes its selection of
appropriate candidates based on a variety of information.
Under the Council, eight subsidiary councils in each geographical region have been
established so that the Council can make its selection of appropriate candidates appropriately,
based on ample and accurate information. With regard to the selection of candidates by the
Council, the contents of individual judgments are excluded from the scope of review so that
there is no fear of interference with the independence of judges.
If the Supreme Court does not nominate for appointment a candidate deemed appropriate by
the body, the Supreme Court shall, upon request by that candidate, disclose to the candidate
the reasons for non-nomination.
Further some candidates deemed in appropriate by the Council were not nominated for appointment by the Supreme Court.
C.Establishment of a Popular Base
･Introduction of the Saiban-in System
A new system called the Saiban-in System will be introduced in criminal proceedings. It will
enable the general public to participate in trials of serious crimes.
V. Conclusion
Japan, which is facing difficult times, has been working on various reforms, including political
reform, administrative reform, promotion of decentralization, and reforms of the economic structure such as deregulation. This reform of the justice system aims to tie these various reforms together under “the rule of law” that is one of the fundamental concepts on which the Constitution is based. Justice system reform therefore serves as the “key link” in a series of reforms aiming to restructure “the shape of our country”.
I believe the success of the series of reforms, including this justice reform, depends on us, the people, taking a good, hard look at the situation in which we are currently in and exercising our own responsibility to work on the issues with courage and hope. The success of these reforms is of utmost importance in opening up a pathway for a society befitting of the 21st century.
[1] His statement is set out in Appendix III.
[2] Cyprus, Croatia, Estonia, Finland, France, Germany, Italy, Latvia, Lithuania, Romania, Spain, Switzerland, United Kingdom.
[3] Date du 30 novembre 2004
[4] Ex : La France où l'information est gérée par le Procureur de la République près chaque Tribunal de grande instance
[5] Point 3-2-1
[6] Audition de l'UIHJ du 9 juin 2004 par la CEPEJ
[7] Allemagne