Délégués des Ministres
Documents de rapporteurs

RAP-INF(2000)8 (restricted) 22 novembre 2000
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Rapporteur sur la Politique d’information (RAP-INF)

Progrès vers la transparence
Propositions du Rapporteur sur la Politique d’information


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Introduction

Le 11 avril 2000, le Comité des Ministres a adopté sa Résolution (2000) 2 sur la stratégie d’information du Conseil de l'Europe, dans laquelle en particulier il :

- [réaffirme] son attachement aux principes fondamentaux qui régissent l’information et la communication au sein d’une société démocratique, tels qu’énoncés dans l’article 10 de la Convention européenne des Droits de l’Homme complété par la Déclaration du Comité des Ministres du 29 avril 1982 sur la liberté d’expression et d’information;

- [souligne] que la libre circulation de l’information, la transparence dans le processus de décision et l’obligation pour les dirigeants de rendre compte de l’exercice de leurs responsabilités constituent des caractéristiques fondamentales des sociétés démocratiques;

- [se déclare] conscient qu’une information éclairée de l’opinion publique sur les objectifs, les réalisations et les perspectives du projet politique européen dans toutes ses composantes est une condition indispensable à la réussite de celui-ci;

- fixe le cadre général et les conditions de la mise en œuvre "d’une politique dynamique de l’information fondée sur le principe selon lequel « la transparence est la règle et la confidentialité l’exception »", dans le but de « rendre le Conseil de l'Europe plus présent, plus visible et plus efficace. »

Accès aux documents

En 1998, les Délégués des Ministres ont adopté la procédure d’accès aux documents à titre d’essai, pour une période de deux ans.

Un rapport sur l’application de cette procédure a été établi par la Division de l’information documentaire (Document RAP-INF(2000)9).

Ce rapport confirme l’utilité de la procédure et mentionne plusieurs points sur lesquels elle pourrait être améliorée.

Il signale aussi les problèmes posés par l’existence de règles de déclassification des documents du Comité des Ministres différentes selon leur date de production (avant ou après 1994) et leur références (« CM » ou documents de rapporteurs), ainsi que de pratiques et de politiques variables pour ce qui est de la déclassification au sein de l’Organisation.

Harmonisation de la déclassification

Il existe deux règles de déclassification pour les documents du Comité des Ministres avec des délais respectifs de 1 et de 30 ans.

-           la déclassification annuelle, en vigueur depuis 1994, s’applique aux documents « CM », « CM/Inf » et aux « Notes sur l’ordre du jour » (voir annexe) ;

-           la règle des 30 ans continue à s’appliquer à tous les documents de la période 1970-1994 et aux documents autres que ceux mentionnés ci-dessus émis depuis cette date (notamment les documents de rapporteurs ou de groupes de rapporteurs). Tous les documents antérieurs à 1970 ont été déclassifiés. Aucune délégation n’a pour l’heure réclamé d’embargo pour les documents à déclassifier après ces délais de un ou de trente ans. On se trouve maintenant dans une situation étrange, puisque les Notes sur l’ordre du jour et les documents CM de 1994 ne seront déclassifiés que dans 25 ans, alors que les documents des mêmes catégories de la période 1995-1998 ont déjà été rendus publics.

Les documents qui ne font pas l’objet d’une classification spécifique sont publics, en application du principe fixé par la Résolution (2000) 2 susmentionnée (« la transparence est la règle et la confidentialité l’exception »).

Mesures proposées	1.  Introduction d’une politique de déclassification liant la période de classification aux codes de classification, i.e. : - déclassification des documents à diffusion restreinte au bout d’un an ; - déclassification des documents confidentiels au bout de dix ans ; - déclassification des documents secrets au bout de trente ans ;
	2.  Application rétroactive de cette politique par la déclassification, début janvier 2001, de tous les documents du Comité des Ministres classés « confidentiel » antérieurs au 31 décembre 1990 et de tous les documents classés « restricted » antérieurs au 31 décembre 1999 : cette mesure permettrait de rationaliser et de simplifier le système actuel et d’augmenter considérablement le volume de documents accessibles aux chercheurs. Ce serait certainement l’occasion de créer des archives électroniques publiques de l’Organisation.
	3.  Cette politique s’appliquerait à l’ensemble de la documentation du Comité des Ministres, à l’exception de la documentation des réunions « droits de l’homme » et « monitoring » (pour lesquelles les règles actuelles resteraient en vigueur, leur réexamen devant faire l’objet – le cas échéant - de décisions séparées) et sous réserve du respect des règles en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel.

Ouverture des archives

En juillet de cette année, le Comité des Ministres a adopté la Recommandation n° R (2000) 13 sur une politique européenne en matière de communication des archives.

Cette recommandation fixe les principes d’une politique européenne d’accès aux archives et affirme l’importance de celles-ci :

Considérant que les archives constituent une partie essentielle et irremplaçable du patrimoine culturel ;

Considérant qu'elles préservent la pérennité de la mémoire de l’humanité ;

Compte tenu de l’intérêt croissant du public pour l’histoire, des réformes des institutions en cours dans les nouvelles démocraties et de l’ampleur exceptionnelle des changements qui s’opèrent partout dans la production des documents ;

Considérant qu'un pays n'accède pleinement à la démocratie que lorsque chacun de ses habitants dispose de la possibilité de connaître de manière objective les éléments de son histoire ;

[...]

Reconnaissant le souhait des historiens et de la société civile visant respectivement à étudier et mieux connaître la genèse complexe de l'histoire en général et de celle du XXe siècle en particulier ;

Conscient qu'une meilleure connaissance de l'histoire européenne récente pourrait contribuer à la prévention de conflits;

Considérant que, face à la complexité de l'ouverture des archives, s'impose l'adoption d'une politique européenne en matière de communication d'archives fondée sur des principes communs conformes aux valeurs démocratiques,

[...]

L’accès aux archives publiques constitue un droit. Dans un système politique adhérant aux valeurs démocratiques, ce droit doit être reconnu à tous les utilisateurs, indépendamment de leur nationalité, leur statut ou fonction.

La communication des documents et des instruments de recherche fait partie des fonctions des services d’archives publics et, à ce titre, ne donne pas lieu à la perception de droits.

La législation doit prévoir :

a. soit l’ouverture sans restriction particulière des archives publiques;

b. soit un délai général de protection.

Des exceptions à cette règle générale, nécessaires dans une société démocratique, peuvent le cas échéant être prévues pour assurer la protection :

a. d’intérêts publics prépondérants dignes de protection (tels que la défense nationale, la politique étrangère et l’ordre public) ;

b. des particuliers contre la divulgation de données relatives à leur vie privée.

Pour toutes sortes de raisons, on ne peut que constater que ces principes sont loin d’être mis en œuvre au sein même du Conseil de l’Europe.

Actuellement, les archives du Conseil de l’Europe restent en effet largement inaccessibles et inexplorées, alors qu’elles contiennent des éléments capitaux pour comprendre les changements intervenus en Europe ces cinquante dernières années et plus spécialement depuis 1989.

De plus, l’archivage se fait encore très largement sur support papier, bien que les documents et la correspondance soient de plus en plus produits et transmis sous forme électronique.

Il convient de se pencher sur les moyens de conserver les documents informatisés afin d’en permettre l’accès à l’avenir, en s’inspirant des principes définis par le Comité des Ministres dans sa Recommandation (2000) 13 sus-mentionnée.

Mesures proposées	- inviter le Secrétariat à fournir des informations sur la politique et les ressources actuelles du Conseil de l’Europe en ce qui concerne les archives pour qu’elles puissent être examinées à un stade ultérieur par le RAP-INF ;
	- inviter le Secrétariat à présenter des propositions détaillées sur l’ouverture au public, sous forme électronique, de ses archives historiques et plus récentes, en indiquant comment ces mesures pourraient être financées dans le cadre des ressources budgétaires disponibles et à soumettre son rapport sur la question au premier semestre 2001 ;
	- encourager le Secrétaire Général  à élaborer une politique d’archivage traitant les questions de la gestion et de la conservation de tous les documents existant sous forme électronique dans l’Organisation et à soumettre un rapport sur la question au premier semestre 2001 ;
	- encourager le Secrétariat à traiter ce problème dans l’optique du multimédia et à diffuser sur Internet des archives audiovisuelles présentant un intérêt pour les journalistes et les institutions scolaires.

Annexe

519e bis réunion - 4 novembre 1994

1.3                                                                                                                                                                                                  

DECLASSIFICATION DES DOCUMENTS DU COMITE DES MINISTRES

Décisions

Les Délégués

1.             décident qu'à l'avenir leurs décisions ne seront plus classifiées "restricted", sauf si le Comité en décidait explicitement autrement dans un cas spécifique. Il est entendu que les décisions concernant l'application des articles 32 et 54 de la Convention européenne des Droits de l'Homme qui sont actuellement classifiées "confidentiel" continueront à être classifiées comme telles;

2.             encouragent le Secrétariat à donner plus souvent à des documents qui ne posent pas de problèmes la mention "unclassified";

3.             adoptent la Procédure relative à l'accès du public aux documents officiels du Conseil de l'Europe, remplaçant celle adoptée lors de leur 337e réunion (septembre 1991, point 9, Annexe VIII), telle qu'elle figure à l'Annexe ci-dessous.

ANNEXE

PROCÉDURE RELATIVE À L'ACCÈS DU PUBLIC AUX DOCUMENTS DU CONSEIL DE L'EUROPE

1.             Les documents du Comité des Ministres[1], et du Secrétariat, contenus dans les archives du Conseil de l'Europe, seront accessibles au public après une période de 1 an. Toutefois, cette règle ne s'appliquera pas:

a.             aux documents sur lesquels un embargo pour une période de plus de 1 an a été imposé par le Comité des Ministres ou le Secrétaire Général;

b.             aux documents classés "secret", aux "Actes" des réunions des Délégués des Ministres ainsi qu'aux Procès verbaux des sessions ministérielles qui seraient déclassifiés après une période de 10 ans (sauf les Actes des réunions des Droits de l'Homme;

c.             aux documents contenus dans les dossiers personnels des agents et anciens agents et dans les dossiers des jurys de recrutement et de promotion dont la communication affecterait le respect de la vie privée tel que protégé par la Convention européenne des Droits de l'Homme et la Convention pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel. Les autres documents contenus dans ces dossiers pourront être rendus publics après une période de 70 ans à partir de la date du dernier document déposé au dossier. Les Addenda Confidentiels aux Décisions et Actes concernant les mêmes matières seront soumis au même régime.

d.             aux documents concernant l'application des articles 32 et 54 de la Convention européenne des Droits de l'Homme.

Tout embargo imposé au titre de l'alinéa (a) sera examiné tous les ans.

2.             Le Secrétaire Général portera régulièrement à l'attention du Comité des Ministres des listes de documents destinés à être rendus publics, afin de permettre d'exercer la faculté prévue sous 1.a.

3.             La présente procédure entrera en vigueur le 7 novembre 1994.