DÉLÉGUÉS DES MINISTRES

Documents CM

CM(2023)20-corr2

6 février 2023[1]

1457e réunion, 22 février 2023 11 Programme, Budget et Administration   11.4 Réforme administrative – Cadre général de délégation – projet de Résolution Point pour examen par le GR-PBA lors de sa réunion du 7 février 2023

 

Note explicative

Le projet de Cadre général de délégation, présenté en annexe, définit la manière dont la Secrétaire Générale peut déléguer l'autorité qui lui est conférée par le Statut du Conseil de l'Europe dans l'intérêt de l'Organisation, permettant de mettre en place une chaîne transparente de responsabilité et garantissant que les décisions sont réalisées le plus efficacement possible. Elle sera complétée par un certain nombre d’instruments de délégation, par lesquels la Secrétaire Générale déléguera, selon le cas, au Secrétaire Général adjoint, à la Greffière, au Directeurou à la Directrice des Ressources Humaines ou aux Chefs des entités administratives principales. Un registre des délégations sera établi en temps utile, reprenant toutes les délégations actuellement en vigueur, afin d'assurer une transparence maximale.

Bien que le Cadre général de délégation ne se limite pas au domaine de la gestion des ressources humaines, son adoption est nécessaire dans le contexte de la mise en œuvre de la Stratégie des ressources humaines[2].

Il est rappelé que, le 22 septembre 2021, par la Résolution CM/Res(2021)6, le Comité des Ministres a adopté un nouveau Statut du personnel du Conseil de l'Europe, qui est entré en vigueur le 1^er janvier 2023. L'ancien Statut du personnel, abrogé à la même date, comportait des dispositions par lesquelles la Secrétaire Générale déléguait à la Greffière la compétence en matière de gestion des ressources humaines au sein du Greffe de la Cour européenne des droits de l'homme. La Secrétaire Générale n'a pas l'intention de s'écarter de la situation de l'ancien Statut du personnel en ce qui concerne la Greffière de la Cour et mettra en place un instrument de délégation, conformément au Cadre général de délégation, qui délègue des pouvoirs dans les mêmes domaines que ceux qui ont été délégués dans le passé.

Le projet de Cadre général de délégation a fait l'objet d'une concertation statutaire avec le Comité du personnel.

Annexe

Projet de Résolution CM/Res(2023)… établissant le cadre général de délégation au sein du Secrétariat du Conseil de l'Europe

(adoptée par le Comité des Ministres le jj mm 2023,
lors de la …^e réunion des Délégués des Ministres)

Le Comité des Ministres, conformément à l’article 16 du Statut du Conseil de l’Europe,

Vu le Statut du Conseil de l’Europe, qui confère à la Secrétaire Générale la responsabilité des travaux du Secrétariat du Conseil de l’Europe ;

Vu le Règlement financier, qui confère à la Secrétaire Générale la responsabilité de la bonne gestion administrative et financière de l’Organisation et qui l’enjoint à veiller à l’administration efficace de l’Organisation et à l’utilisation économique des ressources qui lui sont confiées en mettant en place un système de gouvernance afin de promouvoir les objectifs de l’Organisation et d’assurer un haut degré de confiance du public ;

Vu le Statut du personnel, qui confère à la Secrétaire Générale le pouvoir de nomination et de gestion du personnel, ainsi que le pouvoir d’adopter et d’appliquer les arrêtés nécessaires à la mise en œuvre du Statut du personnel et à la gestion du personnel ;

Considérant les pouvoirs de gestion des ressources humaines délégués au Greffier ou à la Greffière de la Cour européenne des droits de l'homme en vertu de la Résolution CM/Res(2011)9 reflétant les décisions prises lors de la Conférence à haut niveau sur l'avenir de la Cour européenne des droits de l'homme (Interlaken, 18-19 février 2010) et notamment le point 8 (b) du Plan d'action adopté lors de cette conférence, qui appelle les États Parties et le Conseil de l'Europe à accorder à la Cour, dans l'intérêt de son fonctionnement efficace, le niveau nécessaire d'autonomie administrative au sein du Conseil de l'Europe ;

Vu le fait que les agent et agentes du Conseil de l’Europe sont placés sous l’autorité de la Secrétaire Générale et doivent répondre de leurs actes devant elle ;

Considérant que, pour garantir l’exercice effectif de ses pouvoirs, la Secrétaire Générale doit veiller à ce que les décisions soient prises en temps utile et au meilleur coût, de manière à assurer un fonctionnement plus efficace du Secrétariat ;

Considérant qu’il est nécessaire de déterminer les règles et les principes généraux de la délégation de pouvoirs, ainsi que les modalités et les effets de la délégation de ces pouvoirs ;

Décide d’adopter le cadre général de délégation tel qu’il est établi ci-après, avec une date d’entrée en vigueur fixée au … 2023.

CADRE GENERAL DE DELEGATION

Préambule

Le Cadre général de délégation est un élément clé pour l’accomplissement du mandat du Conseil de l’Europe et la mise en œuvre des programmes et activités conformément à son Programme et Budget. Son objectif premier est de favoriser une utilisation efficace des ressources humaines et financières en facilitant la mise en place d’un système agile et réactif dans lequel les décideurs et décideuses comprennent les concepts de pouvoir et de responsabilité et sont pleinement conscients de l’obligation de rendre compte de leurs actions. Il met en place une chaîne de délégation verticale, transparente et ininterrompue permettant de retracer les responsabilités au sein de l’Organisation. Cela permet de prendre des décisions au niveau le plus proche de celui auquel elles produisent leurs effets et d’assurer la qualité des résultats attendus, tout en renforçant le suivi des performances au niveau individuel et organisationnel.

Définitions

Aux fins du Cadre général de délégation, les termes indiqués ci-après sont définis comme suit :

(a)     l’"autorité"/ "le pouvoir" est le pouvoir et le droit de prendre des décisions, d’entreprendre des actions ou de donner des ordres ;

(b)    la "responsabilité" est le devoir d’exercer une autorité et les pouvoirs qui y sont attachés pour mener à bien les tâches assignées ;

(c)     l’"obligation de rendre compte" est l’obligation de démontrer que les responsabilités ont été assumées, que les décisions ont été prises et les actions entreprises conformément aux règlements, arrêtés et politiques applicables. Cela exige la présentation de rapports précis et exacts sur les performances et les résultats obtenus ;

(d)    la "délégation" est l’acte par lequel un délégant ou une délégante accorde un pouvoir à un délégataire ou une délégataire ;

(e)   un "instrument de délégation" est un document écrit définissant les conditions de la délégation, notamment la nature et les restrictions applicables aux pouvoirs délégués.

Article I

Obligations de rendre compte

1.1       Le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale rend compte des travaux du Secrétariat devant le Comité des Ministres.

1.2       Les membres du Secrétariat rendent compte au Secrétaire Général ou à la Secrétaire Générale de l’exécution des tâches qui leur sont confiées. Les délégants ou délégantes demeurent responsables de l’exercice des pouvoirs qu’ils ont délégués.

1.3       Les délégataires rendent également compte à leur délégant ou délégante de l’exercice des pouvoirs qui leur sont délégués. Un ou une délégataire doit se conformer à toute exigence de rapport fixée par le délégant ou la délégante ou prévue dans les règlements, arrêtés ou politiques applicables.

Article II

Délégation de pouvoir

2.1       Chaque délégation est consignée dans un instrument de délégation.

2.2       Le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale peut donner une délégation à un agent ou une agente à titre personnel ou au titre des fonctions qu’il ou elle exerce, à condition que cette délégation ne soit pas contraire aux règlements, aux arrêtés ou aux politiques du Conseil de l'Europe.

2.3       Les délégataires n’ont pas la faculté de subdéléguer les pouvoirs qui leur ont été confiés, sauf si cela est expressément autorisé dans l’instrument de délégation correspondant.

2.4       Tout détenteur ou toute détentrice d’un pouvoir délégué doit déclarer au délégant ou à la délégante tout conflit d'intérêts, qu’il soit réel, potentiel ou apparent, pouvant survenir dans le contexte d’une décision, activité, négociation ou tout autre exercice du pouvoir délégué.

2.5       Aucun pouvoir ne peut être délégué si le ou la délégataire a un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent lié à l’un ou à tous les aspects du pouvoir délégué. Si le pouvoir a déjà été délégué, la délégation sera révoquée en tout ou en partie. Dans ce cas, le pouvoir en question revient au délégant ou à la délégante qui peut révoquer les décisions prises pendant que la délégation était en vigueur.

Article III

Registre des délégations

3.1       Dans un souci de transparence, toutes les délégations sont répertoriées dans un registre accessible.

Article IV

Limites aux délégations

4.1       Les délégataires exercent les pouvoirs qui leur sont délégués conformément aux règlements, arrêtés et politiques applicables du Conseil de l’Europe et de manière compatible avec l’instrument de délégation.

4.2       En cas de conflit entre les règlements, arrêtés ou politiques applicables et les conditions définies dans l’instrument de délégation, les dispositions des règlements, arrêtés ou politiques prévaudront.

4.3       Les instruments de délégation peuvent imposer des restrictions sur la manière dont le pouvoir sera exercé, notamment par l’imposition de seuils financiers ou d’une date de fin. 

4.4       Les délégants et délégantes ne peuvent pas déléguer des pouvoirs qu’ils ou elles ont déjà délégués, à moins que la délégation n’ait été annulée au préalable ou que les pouvoirs en question ne leur soient revenus d’une autre manière.

Article V

Révision et annulation des délégations

5.1       Les délégants et délégantes peuvent réviser ou annuler les délégations qu’ils ont accordées. Ils doivent en informer le ou la délégataire et lui indiquer la date à laquelle cette révision ou annulation prendra effet.

5.2       Il est tenu compte des incidences que la révision ou l’annulation d’une délégation pourrait avoir sur d’autres délégations avant qu’une telle décision ne soit prise et, le cas échéant, les autres instruments de délégation concernés seront révisés ou annulés en conséquence.

Article VI

Adoption et modification de la réglementation

6.1       Le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale ne peut pas déléguer le pouvoir d'adopter et de modifier les arrêtés.

Article VII

Délégation au titulaire d’une fonction

7.1       La délégation au titulaire d’une fonction s’étend à toute personne nommée pour exercer ladite fonction. Il en va de même en cas de nomination ad interim.

7.2       Cette délégation ne nécessite pas d’être renouvelée formellement lors de la nomination d’un nouveau titulaire, à moins que le délégant ou la délégante n’ait préalablement annulé la délégation.

Article VIII

Restructuration

8.1       Toute restructuration d’une entité du Secrétariat, y compris celle d’une entité administrative principale, doit entraîner une révision des délégations existantes en son sein.

Article IX

Continuité des délégations

9.1       Les délégations établies pendant le mandat d’un Secrétaire Général ou d’une Secrétaire Générale restent valables après la fin de son mandat, sauf si et jusqu’à ce que ces délégations soient révisées, annulées ou expirent.

Article X

Absence ou incapacité temporaire

10.1     À moins que l’instrument de délégation ne contienne des dispositions spécifiques contraires, lorsqu’un ou une délégataire est dans l’impossibilité d’exercer son pouvoir en raison d’une absence ou d’une incapacité :

10.1.1            si le ou la délégataire a un adjoint désigné ou une adjointe désignée, le pouvoir délégué est dévolu à cet adjoint ou cette adjointe qui est lié par les conditions de l’instrument de délégation ;

10.1.2            si le ou la délégataire n’a pas d'adjoint désigné ou d'adjointe désignée, le ou la délégataire subdélègue le pouvoir ;

10.1.3            si le ou la délégataire n’a pas d'adjoint désigné ou d'adjointe désignée et n’est pas en mesure de subdéléguer le pouvoir, le pouvoir revient au délégant ou à la délégante.

Article XI

Ordre de primauté

11.1     En cas de conflit entre le Cadre général de délégation et les arrêtés ou politiques du Conseil de l’Europe, le Cadre général de délégation prévaudra.