Abrogé à compter du 1 janvier 2024 par la Décision de la Secrétaire Générale du 20 décembre 2023 relative à la modification des Arrêtés mettant en œuvre le Statut du personnel
Instruction no 16 du 24 février 1978 relative à l’introduction et aux modalités d’application de l’horaire variable aux services du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe[1]
PARTIE I : DISPOSITIONS RÉGISSANT L’APPLICATION DE L’HORAIRE VARIABLE
5. Horaire de service de l’Organisation
9. Durée du travail – période de référence
10. Heures excédentaires ou déficitaires à la fin d’un mois
13. Missions, congés, maladies
PARTIE II : FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME D’ENREGISTREMENT ET DE RELEVÉ DES HEURES DE TRAVAIL
15. Enregistrement des temps de présence
18. Relevé des temps de présence
19. Programme mensuel des heures de travail
20. Absences assimilées au temps de travail
23. Révision des modalités d’application de l’horaire variable
24. Modification de la réglementation relative à l’horaire de travail
Annexe III : Fiche individuelle pour les agents de l’atelier
I. FONCTIONNEMENT ET CONTRÔLE À L’INTÉRIEUR DES DIRECTIONS ET SERVICES
5. Autorisation d’absences pendant les plages fixes
7. Heures supplémentaires (paragraphe 12)
III. SUPERVISION DE L’ADMINISTRATION
9. Services centraux responsables du fonctionnement de l’horaire variable
1. A la suite de l’expérience menée dans plusieurs services, le Secrétaire Général a décidé d’introduire l’horaire variable à l’ensemble des services du Secrétariat, conformément aux modalités consignées dans la présente note.
2. A l’exception des Directions pratiquant cet horaire au moment de l’entrée en vigueur de la présente note et qui continuent de l’appliquer en conformité avec les dispositions ci-après, l’introduction de l’horaire variable se fera progressivement au fur et à mesure que les appareils de comptage seront installés dans les divers services, de façon à ce que l’ensemble du Secrétariat y participe avant l’été 1978.
3. Les règles et le fonctionnement du système seront expliqués aux agents au cours de réunions d’information organisées à cette fin.
4. La présente note abroge les modalités d’application de l’horaire variable émises le 26 octobre 1976 (pour le Greffe de l’Assemblée, la DELA et la DPI) et le 31 août 1977 (pour l’atelier) ainsi que les notes successives à celles-ci. Elle entrera en vigueur selon le rythme indiqué au paragraphe 2 ci-dessus et après notification aux agents des services qui ne participent pas encore à l’horaire variable.
PARTIE I : DISPOSITIONS RÉGISSANT L’APPLICATION DE L’HORAIRE VARIABLE
5. Horaire de service de l’Organisation
Désormais, l’horaire variable est l’horaire de service du Secrétariat. Il fonctionne pendant les jours de travail (du lundi au vendredi) de 7 h à 19 heures[2],[3]).
Les agents exclus de l’application de l’horaire variable continuent d’observer un horaire fixe qui va de 8 h 30 à 12 h 30 et de 14 h 15 à 18 heures, à moins que pour des raisons de service un autre horaire ne leur soit fixé par décision du Secrétaire Général.
L’horaire variable ne peut s’appliquer que sous réserve des nécessités et besoins de services.
En conséquence, c’est en fonction de la nature des tâches, du rythme de travail et des fluctuations imposées par les circonstances que les heures de travail peuvent être aménagées à la convenance personnelle. A cet effet, les accords mutuels nécessaires doivent être passés entre collègues — en contact avec les chefs de division et le chef de service — pour assurer la bonne marche des affaires[4].
Une permanence des services doit toujours être assurée entre 8 h 30 et 12 h 30 et 14 h 15 et 18 heures.
Pour des raisons de service, certains agents, catégories d’agents, services ou fractions de services peuvent être exclus de l’application de l’horaire variable. Il peut également être dérogé à cet horaire à tout moment.
Les plages fixes sont de 9 heures à 12 heures et de 14 h 30 à 16 h 30[5],[6]. Les agents doivent être présents pendant ces plages au cours desquelles se situeront la plupart des communications et réunions internes.
Les plages variables (c’est‑à‑dire le temps pendant lequel les agents peuvent prendre leur travail ou le terminer, compte tenu des exigences de service, des accords passés pour assurer la bonne marche des affaires et de la nécessité de fournir les prestations indispensables) se situent entre 7 h et 9 h, 12 h et 14 h 30 et 16 h 30 et 19 h[7],[8].
Toutefois, une pause de 3/4 d’heure au moins est obligatoire entre 12 h et 14 h 45[9]).
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7 h 00 |
9 h 00 |
12 h 00 |
14 h 30 |
16 h 30 |
19 h 00 |
9. Durée du travail – période de référence
Chaque agent doit effectuer en moyenne 38 h 45 de travail par semaine, soit une moyenne de 7 h 45 par jour ouvrable (du lundi au vendredi, à l’exclusion des jours fériés et chômés et, bien entendu, des samedis et dimanches).
Toutefois, la période de référence est le mois au cours duquel il convient d’établir l’équilibre des heures de travail accomplies.
10. Heures excédentaires ou déficitaires à la fin d’un mois
S’il n’a pas été possible d’établir au cours d’un mois l’équilibre des heures de travail effectuées, un crédit ou un débit de 10 heures au maximum peut être reporté sur le mois suivant.
Devient caduc le crédit dépassant 10 heures à la fin d’un mois, un débit dépassant 10 heures ne peut être admis.
Un crédit d’heures en fin de mois peut, à concurrence de 3 h 50 au maximum, donner lieu à une autorisation d’absence d’une demi-journée au courant du mois suivant (l’autorisation d’une deuxième demi-journée au titre d’un crédit d’heures ainsi que le report d’une autorisation sur le mois suivant ou le cumul de deux ou plusieurs demi-journées étant interdits).
En cas de débit égal ou supérieur à 7 h 45 à la fin de deux mois consécutifs, le débit peut être imputé pour la valeur d’une journée sur les congés annuels (c’est-à-dire déduit de ces congés), le reliquat seul étant reporté.
Les dispositions réglementaires en matière d’heures supplémentaires sont d’application sous réserve de ce qui suit :
§ Seules les prestations accomplies avant 7 h[10] ou après 19 h[11] (jours ouvrables) ou les samedis[12], dimanches, jours fériés ou chômés seront considérées comme heures supplémentaires. Il est rappelé qu’elles doivent avoir été effectuées sur instruction du chef de service, et, s’il doit y avoir indemnisation, avec l’autorisation de la Division du Personnel.
§ Tout agent ayant effectué des heures supplémentaires dans les conditions réglementaires requises doit porter comme crédit d’heures sur sa fiche mensuelle (partie IV)[13] les cinq premières de ces heures supplémentaires. L’agent organisera son travail dans le cadre de l’horaire variable de telle sorte qu’à la fin du mois son crédit à reporter sur le mois suivant ne dépasse pas 10 heures (voir paragraphe 10 ci-dessus).
§ Les prestations supplémentaires dépassant cinq heures et qui ne font pas l’objet de notification à la Division du Personnel pour transformation en congé compensatoire correspondant ou indemnisation peuvent également être portées sur la fiche mensuelle sous forme d’un crédit d’heures assimilable au temps de travail effectué dans le cadre de l’horaire variable.
§ Dans l’hypothèse où un Directeur ou Chef de Service a demandé des prestations entre 7 et 19 h[14],[15] de telle sorte que l’agent se trouve contraint à la fin du mois de référence de présenter un crédit d’heures excédentaires qu’il n’a pu ou ne pourra compenser suivant le mécanisme de l’horaire variable, la Division du Personnel examinera dans chaque cas particulier les suites à donner.
Il est précisé que les dispositions du présent paragraphe relatif aux heures supplémentaires ne s’appliquent qu’aux catégories d’agents pouvant bénéficier d’une indemnisation ou d’un congé compensatoire correspondant, en conformité avec la réglementation générale en la matière.
13. Missions, congés, maladies
Les missions et congés (annuels, spéciaux, de maladie) comptent pour 7 h 45 par jour ouvrable (3 h 50 par demi-journée).
La présence des agents est requise pendant les plages fixes (9 h – 12 h, 14 h 30 – 16 h 30[17],[18]) abstraction faite des missions, congés, maladies et absences autorisées conformément au paragraphe 11 ci-dessus. Des dérogations à cette règle, soumises en tout état de cause à l’autorisation du Chef de Service, ne pourront, sauf cas exceptionnel, être accordées que pour des raisons de service ou de santé.
Les autorisations d’absence pour raisons de santé et, à titre exceptionnels, pour autres raisons personnelles, feront l’objet de directives aux Directeurs et Chefs de Service.
PARTIE II : FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME D’ENREGISTREMENT ET DE RELEVÉ DES HEURES DE TRAVAIL
15. Enregistrement des temps de présence
Un système d’enregistrement des temps de présence comportant des compteurs individuels est installé dans chaque service. Il fonctionne les jours ouvrables de 7 h à 19 h[19] (du lundi au vendredi)[20], son utilisation pendant les autres jours (notamment les samedis, jours fériés ou chômés) étant interdite.
Chaque agent reçoit un badge qui ne peut faire fonctionner que son propre compteur (le Chef de Service possède cependant un double de ce badge en cas de perte). En arrivant au service, l’agent introduit le badge dans son compteur et le retire immédiatement, un voyant lumineux rouge signalant la mise en marche du compteur.
A l’occasion de toute sortie des bâtiments du Conseil de l’Europe, quelqu’en soit le motif(sorties de midi et du soir et sorties pendant les heures de service, même autorisées), l’agent réintroduit le badge et le retire immédiatement, éteignant ainsi le voyant lumineux rouge et arrêtant son compteur. Il est précisé que les agents qui prennent un repas (petit déjeuner, déjeuner, dîner, au bar/restaurant) doivent arrêter leur compteur.
Si un agent oublie d’arrêter son compteur à l’occasion d’une sortie, il est tenu d’en signaler la valeur corrective à l’agent chargé du contrôle des fiches mensuelles ainsi que de déduire lui-même cette valeur du total de ses heures de travail à la fin du mois sur sa fiche individuelle.
Lorsqu’un agent se déplace entre les immeubles du Conseil de l’Europe, il indique — comme il est d’usage — au secrétariat de son Chef de Service et à ses collègues l’endroit où il est possible de le joindre en cas de besoin. Sous cette réserve, ces déplacements ne donnent pas lieu à l’arrêt du compteur.
Une pause de 3/4 d’heure d’affilée étant obligatoire pendant la plage variable de midi, l’appareil cesse d’enregistrer pendant 45 minutes consécutives une fois le compteur arrêté à partir de 12 heures, même si l’on réintroduit le badge avant la fin de ces 45 minutes. Toutefois, dans ce cas-là, l’enregistrement redémarre automatiquement à la fin des 45 minutes ou, le cas échéant, après la réintroduction ultérieure du badge. Pour le cas où un compteur ne serait pas arrêté au courant de la plage variable de midi, l’appareil comporte un dispositif qui arrête automatiquement le compteur pendant les derniers 3/4 d’heure de cette plage. Cependant, il s’agit là d’un mécanisme qui ne dispense pas les agents de l’obligation d’arrêter le compteur pour effectuer leur pose de midi.
18. Relevé des temps de présence
A la fin de chaque mois, le temps global enregistré est relevé et le compteur remis à zéro. Il est important de noter que les compteurs enregistrent en heures et centièmes d’heure (et non en minutes). La conversion des centièmes d’heure en minutes est facile : 100/100e = 60 min., 75/100e = 45 min., 50/100e = 30 min., 25/100e = 15 min., 10/100e = 6 min., 5/100e = 3 min.
19. Programme mensuel des heures de travail
Chaque mois, la Division du Personnel établit le programme des heures de présence sur la base d’une présence journalière moyenne de 7 h 45 les jours ouvrables. Ce programme sera affiché à côté des appareils de comptage permettant ainsi à chaque agent de savoir s’il est en avance ou en retard sur l’horaire moyen.
20. Absences assimilées au temps de travail
Le temps correspondant aux autorisations d’absence pendant les plages fixes pour raisons de santé ainsi que les absences pour raisons de service (non totalisé par le compteur puisque celui-ci doit être arrêté) sera porté sur la fiche individuelle mentionnée au point 21 ci-dessous.
Toutefois, les agents devant s’absenter pour raisons de service peuvent obtenir un « badge de sortie » de couleur rouge auprès de leur Chef de Service. Si leur retour n’est pas possible avant la pause de midi ou la fin de la journée de travail, ce badge ne sera pas utilisé, l’absence étant créditée sur la feuille de décompte individuelle. Après chaque usage, le badge rouge est à restituer à l’agent responsable.
Les cours de langues et de sténographie sont également assimilés à une période de travail dans le cadre de la formation professionnelle.
La question de l’assimilation au temps de travail des autorisations d’absences pour raisons de santé et autres raisons personnelles fera l’objet de directives aux Directeurs et Chefs de Service.
Chaque agent tiendra une fiche mensuelle du modèle ci-annexé. Cette fiche servira simultanément de feuille de décompte des temps de travail et de formulaire de demande d’autorisation d’absences assimilées aux temps de travail pour les absences autres que les congés annuels, spéciaux, de maladie et les missions.
Le premier jour ouvrable du mois, chaque agent remplit la partie I de cette fiche en y inscrivant le temps de travail réglementaire du mois (affiché à côté des appareils de comptage) et son débit ou crédit d’heures, tel qu’il résulte de la fiche du mois précédent (10 heures de crédit au maximum, mais toutes les heures de débit à moins qu’une imputation ait été effectuée sur les congés annuels).
Au cours du mois, il remplit, s’il y a lieu, au fur et à mesure, les cadres prévus à cet effet et soumet à l’accord de son Chef de Service les demandes d’autorisation d’absences assimilées aux temps de travail ou, le cas échéant, de crédit d’heures au titre de prestations supplémentaires (partie IV) ou une demande d’autorisation d’absence au titre d’heures excédentaires du mois précédent (partie V).
Les demandes de congés annuels ou exceptionnels (congés spéciaux, de maternité, au foyer, etc.) et les demandes de missions continuent d’être présentées sous la forme habituelle et leurs données — ainsi que celles des absences pour maladie — sont simplement transcrites sur la fiche individuelle (parties II et III).
Ces absences sont comptées en journées (= 7 h 45) ou demi-journées (= 3 h 50) ouvrables de l’Organisation et, en ce qui concerne la demi-journée dans laquelle se situe le départ en mission ou en congé de maladie et le retour de mission, en heures et minutes, en prenant comme base de référence l’horaire fixe de l’Organisation.
Le dernier jour ouvrable du mois, avant de quitter son travail, chaque agent porte sur sa fiche ainsi que sur une fiche collective (déposée près de l’appareil de comptage) le chiffre indiqué par son compteur individuel. Il procède ensuite aux calculs prévus sur la fiche (calcul des équivalences horaires, totaux, etc.) de façon à dégager son crédit ou débit d’heures mensuel qui sera reporté sur le mois suivant.
La fiche ainsi complétée et dûment signée sera remise au Chef de Service dans le courant du premier jour ouvrable du mois suivant.
La gestion centrale de l’horaire variable fait partie des fonctions de la Division du Personnel. Cette Division assure l’application uniforme des règles de l’horaire variable et procède aux contrôles nécessaires. Elle décide au sujet des demandes et règle les cas litigieux.
Les Directeurs et Chefs de Service sont responsables du fonctionnement du système de l’horaire variable dans leur secteur. Dans l’exercice de cette fonction, ils s’appuient sur les Chefs de Division et responsables des autres unités administratives et désignent un ou plusieurs agents chargés de veiller à la bonne application des dispositions de la présente Instruction et de procéder au relevé des compteurs à la fin du mois et à l’examen des fiches mensuelles des agents. Ces fiches seront transmises à la Division du Personnel après visa du Directeur ou Chef de Service ; elles seront retournées aux services en temps voulu.
En cas d’irrégularités, l’agent concerné s’expose à une mesure administrative (par exemple retrait individuel de l’horaire variable et inscription au dossier personnel) et/ou sanction disciplinaire.
23. Révision des modalités d’application de l’horaire variable
Les dispositions de la présente Instruction sont appliquées à titre expérimental. Elles sont susceptibles d’être modifiées à la lumière des expériences acquises au cours de l’application de l’horaire variable dans les différents services et après consultation du Groupe de travail « Horaire variable » composé de représentants de l’Administration et du Comité du Personnel.
24. Modification de la réglementation relative à l’horaire de travail
La note de service no 490 du 23 juin 1971 relative à l’horaire de travail est amendée ; est substitué au paragraphe 2 le texte suivant :
« L’horaire variable est l’horaire de service du Secrétariat. Il fonctionne les jours ouvrables de 8 h à 19 h (pour l’atelier de 7 h à 19 h), conformément aux modalités d’application consignées dans l’Instruction n° 16. Les heures au cours desquelles les agents doivent être présents sont de 9 h à 12 h et de 14 h 45 à 16 h 45 (pour l’atelier de 8 h 45 à 12 h et 14 h 15 à 16 h).
Les agents non soumis à l’horaire variable pour des raisons de service observent un horaire fixe. Leur présence est requise les jours ouvrables :
§ le matin : de 8 h 30 à 12 h 30,
§ l’après-midi : de 14 h 15 à 18 h,
à moins qu’un autre horaire ne leur ait été fixé par décision du Secrétaire Général.
Les dispositions d’application de l’horaire variable ou, le cas échéant, l’horaire fixe doivent être rigoureusement observées. Les Directeurs, Chefs de Service et Chefs de Division sont chargés, chacun pour ce qui le concerne, de veiller à ce qu’il en soit ainsi. »
Au nom du Secrétaire Général
Le Directeur Général chargé de l’Administration et des Finances
A. DAUSSIN
1. L’horaire variable fonctionne pendant les jours de travail (du lundi au vendredi) de 7 heures à 19 heures comme suit :
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7 h 00 |
8 h 45 |
12 h 00 |
14 h 15 |
16 h 00 |
19 h 00 |
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Plage fixe |
Plage fixe |
||||
2. Le chef de l’atelier indique les besoins de service compte tenu desquels les agents peuvent aménager leurs heures de travail pour assurer la bonne marche des affaires : travail en équipe, permanence en début et en fin de journée de travail, pause de midi, etc.
3. Chaque agent tiendra une fiche mensuelle du modèle figurant à l’annexe III (différente de la fiche utilisée dans les autres services).
4. Si pendant une période particulière, il est dérogé à l’horaire variable pour organiser le travail en équipe, les agents inscriront les données de leur travail en équipe dans la partie III de la fiche. Ils sont tenus de remettre leur badge au chef de l’atelier avant le début d’une telle période.
5. En conséquence, ces dispositions particulières maintiennent le statu quo tel qu’il existe depuis l’introduction de l’horaire variable à l’atelier.
Annexe III : Fiche individuelle pour les agents de l’atelier
Il paraît nécessaire de commenter et de préciser certaines modalités de l’instruction n° 16, et notamment les tâches des Directeurs et supérieurs hiérarchiques dans le cadre de l’horaire variable.
I. FONCTIONNEMENT ET CONTRÔLE À L’INTÉRIEUR DES DIRECTIONS ET SERVICES
2. Conformément au paragraphe 22 de l’Instruction n° 16, les Directeurs et Chefs de Service sont responsables du fonctionnement du système d’horaire variable dans leurs secteurs respectifs. Il leur appartient d’assurer, par des mesures appropriées et en s’appuyant sur les Chefs de Division et responsables des unités administratives, le respect des règles et la discipline dans les services. Ils sont tenus d’intervenir en cas d’irrégularités ou de pratiques abusives et d’assurer le traitement de tous les agents sur un pied d’égalité.
3. Chaque Directeur et Chef de Service est invité à désigner un ou plusieurs agents pour les fonctions suivantes :
a. suivre l’application des modalités de l’horaire variable dans le service et veiller à ce que les règles soient observées de façon uniforme (paragraphe 22 de l’instruction n° 16) ;
b. prendre en charge les agents affectés au service (préparation du compteur, des badges) ;
c. garder et administrer les badges rouges de service et les doubles des badges (paragraphes 15, 20, voir également le point 4 ci-dessous) ;
d. afficher à proximité des compteurs le programme mensuel des heures de travail (paragraphe 19) ;
e. distribuer aux agents les fiches mensuelles au début de chaque mois (paragraphe 21) ;
f. apposer près de l’appareil de comptage à la fin de chaque mois la liste nominative des agents pour l’inscription par chacun des heures de travail enregistrées ; vérifier et, le cas échéant compléter les inscriptions (18-21) ;
g. recueillir chaque mois les fiches individuelles mensuelles des agents (par l’intermédiaire des Chefs de Division ou autres unités administratives), vérifier ces fiches et les transmettre après visa du Directeur / Chef de Service à la Division du Personnel (paragraphes 21, 22) ;
h. examiner les demandes d’autorisation d’absences pendant les plages fixes et les demandes d’autorisation d’absences au titre d’un crédit d’heures du mois précédent avant de les soumettre au Chef de Service (paragraphes 11, 14, 20, 21) ;
i. veiller à l’organisation d’une permanence dans le service entre 8 h 30 et 12 h 30 et 14 h 15 et 18 h. Il est entendu, entre autres, que les postes de responsabilité doivent toujours répondre pendant ces périodes et que la personne qui assure la permanence doit être en mesure d’établir les communications nécessaires avec les agents présents dans le service ;
j. maintenir la liaison avec la Division du Personnel pour tout problème relevant de l’horaire variable.
Les noms des agents chargés de ces fonctions sont à signaler à la Division du Personnel.
4. La conservation et l’emploi des badges se règlent de la façon suivante :
a. un seul badge est confié à chaque agent qui le garde sur lui, et, en principe, ne doit pas le laisser sur l’appareil de comptage ;
b. les doubles des badges sont également établis au nom des agents et sont gardés dans le service sous clé. En cas d’oubli ou de perte, un agent peut obtenir le double, après qu’une photocopie en a été prise pour la reproduction et à condition qu’il le remette à l’agent responsable du service à la fin de la journée de travail.
Le double du badge n’est confié définitivement à l’agent qu’après son affirmation que l’original est effectivement perdu.
A toutes fins utiles, il est recommandé aux services de prendre de prime abord une photocopie du jeu de tous les badges établis nominativement (en groupant 9 badges par photocopie).
c. les badges rouges sont destinés aux sorties de service de courte durée. Afin d’indiquer l’absence, ils restent sur le compteur et doivent être restitués à l’agent responsable immédiatement après chaque usage. Toutefois, étant donné certaines irrégularités qui se sont produites, il convient de garder les actuels badges rouges sous clef et de ne pas en faire usage, un crédit d’heures pour les sorties de service pouvant être inscrit dans la partie IV de la fiche individuelle. Il est envisagé de retirer ces badges prochainement et de les remplacer par des badges rouges non codés afin d’éviter à l’avenir tout emploi abusif.
5. Autorisation d’absences pendant les plages fixes[21]
a. Les agents pouvant être absents pendant les plages variables, ils sont libres de le faire sous réserve bien entendu des besoins de service et de la nécessité de fournir les prestations nécessaires au cours du mois.
b. Les absences pendant les plages fixes sont soumises à l’autorisation du Chef de Service et ne sont autorisées que pour des raisons de service ou, à titre exceptionnel, pour des raisons personnelles pressantes (paragraphe 14).
§ Les absences pour raisons de service seront soit créditées sur la fiche individuelle, soit enregistrées sur les compteurs au moyen d’un badge rouge (paragraphe 20 ; voir également point 4 c, ci-dessus).
§ Les absences pour d’autres raisons personnelles ne seront autorisées qu’à titre exceptionnel et sont à la charge de l’agent. Il est possible d’accorder dans certains cas individuels une légère dérogation aux plages fixes pour des raisons personnelles, notamment familiales, justifiées, sous réserve bien entendu des besoins du service.
L’horaire variable n’ayant pas pour but d’augmenter les journées d’absence des agents mais d’apporter la souplesse à l’horaire de travail, il est nécessaire de veiller à ce que cette autorisation d’absence ne soit demandée ni accordée que dans le cas d’agents ayant effectivement, pour des raisons de service, accompli le nombre requis d’heures excédentaires et à ce que les agents ne fassent pas des heures de présence uniquement pour l’obtenir. Il convient en outre de demander aux agents de grade A de s’abstenir de solliciter une telle autorisation d’absence.
7. Heures supplémentaires (paragraphe 12)
a. Il est rappelé aux services que la réglementation en vigueur (arrêté no 425 et Note de Service n° 490) n’accorde qu’aux agents de grades C1 à B3 inclus la compensation (congé ou indemnisation) pour les heures supplémentaires. Cette réglementation vient d’être amendée (Note de Service n° 615 du 12 mai 1978) de façon à accorder également aux agents de grades B4 à B6 une compensation (excepté l’indemnisation) pour leurs heures supplémentaires et à supprimer pour tous les agents des catégories C et B l’abattement technique de cinq heures par mois appliqué jusqu’ici pour les heures supplémentaires (différence entre l’horaire hebdomadaire normal de 40 heures et l’horaire effectif de 38 h 45 min.=5 heures par mois). Toutefois, ces cinq premières heures ne peuvent en aucun cas donner lieu à indemnisation.
b. Quant à la question des heures supplémentaires dans le cadre de l’horaire variable, ce système est basé sur le principe de l’établissement de l’équilibre des heures de travail au cours du mois. En conséquence, les heures de travail excédentaires accomplies du lundi au vendredi entre 8 h et 19 h ne sont pas des heures supplémentaires et sont à compenser suivant le mécanisme de l’horaire variable[22]. Seules les prestations accomplies (par les agents de grades C et B sur instruction expresse du Chef de Service avant 8 h ou après 19 h (du lundi au vendredi) ou les samedis, dimanches, jours fériés ou chômés sont considérées comme heures supplémentaires. Il convient de limiter ces heures au strict minimum et de réduire les effectifs dans toute la mesure du possible en cas de travail en dehors de l’horaire de service.
La compensation des heures supplémentaires effectuées dans les conditions requises se fait comme suit : les cinq premières heures supplémentaires par mois au moins sont créditées et récupérées dans le cadre de l’horaire variable[23]. Les autres heures supplémentaires, c’est-à-dire celles non compensées dans le cadre de l’horaire variable, sont notifiées sur la base d’un état mensuel complet (v. Annexe aux présentes Directives) à la Division du Personnel pour transformation en congé compensatoire et, s’il y a eu autorisation préalable par cette Division, pour indemnisation. Il convient de ne demander la transformation de prestations supplémentaires en congé compensatoire que pour un nombre d’heures correspondant à une ou plusieurs journées (7 h 45 min.) ou demi-journées (3 h 50 min.).
c. En ce qui concerne les agents des catégories A et L, les Directeurs et Chefs de Service sont habilités à examiner la possibilité de compenser les heures effectuées en dehors de l’horaire de service (longues prestations d’affilée, prestations régulières) à la condition que ces heures aient été requises par eux-mêmes à l’occasion de réunions ou de toute autre condition impérative de service. En priorité, cette compensation devra s’effectuer suivant le mécanisme de l’horaire variable, c’est-à-dire pendant les plages mobiles de cet horaire. Les modalités pratiques de cette disposition seront arrêtées d’un commun accord entre le Directeur/Chef de Service et la Division du Personnel.
En ce qui concerne les jours entiers de missions, ils comptent uniformément pour 7 h 45 min. du lundi au vendredi et ce pour les agents de toutes les catégories (A, L, B, C). Le temps passé en voyage (par ex. dans la soirée) ne donne pas lieu à une augmentation de ce nombre d’heures.
Toutefois, il n’est pas exclu d’examiner, en vue d’une compensation, certains cas particuliers qui pourraient se poser à l’occasion de conditions de service exceptionnelles ou particulièrement astreignantes (par exemple travail de nuit ou secrétariat d’une réunion pendant un week-end, un jour férié sans possibilité de compensation au courant de la mission). Les agents qui voudraient avancer de telles circonstances pour obtenir une compensation devront formuler, sous réserve de l’accord du Directeur ou Chef de Service, leur demande à la Division du Personnel. Une compensation éventuelle leur sera accordée soit sous forme d’un crédit d’heures dans le cadre de l’horaire variable, soit sous forme d’un congé compensatoire.
III. SUPERVISION DE L’ADMINISTRATION
9. Services centraux responsables du fonctionnement de l’horaire variable
La Division du Personnel est chargée de la gestion centrale de l’horaire variable (paragraphe 22).
La Division des Services Techniques veille au bon fonctionnement de l’équipement de l’horaire variable et est responsable des aspects techniques du système. Elle intervient en cas de défaillance du matériel et pour le remplacement des badges perdus.
Au nom du Secrétaire Général
A. DAUSSIN
Directeur Général chargé de l’Administration et des Finances
[1] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005 et par l’Arrêté no 1331 du 24 mars 2011, avec effet au 1er avril 2011 .
[2] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[3]NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[4] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[5] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[6] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[7] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[8] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[9] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[10] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[11] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[12] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[13] NDLR : voir la partie IV de l’annexe III.
[14] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[15] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[16] NDLR : tel que modifié par l’Arrêté no 1331 du 24 mars 2011, avec effet au 1er avril 2011.
[17] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[18] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[19] NDLR : tel que modifié par l’Instruction no 55 du 5 octobre 2005.
[20] Voir les dispositions particulières applicables à l’atelier (annexe II à la présente instruction).
[21] NDLR : tel que modifié par l’Arrêté no 1331 du 24 mars 2011, avec effet au 1er avril 2011.
[22] v. toutefois paragraphe 12, sous-paragraphe 4, de l’Instruction n° 16.
[23] v. toutefois paragraphe 12, sous-paragraphe 4, de l’Instruction n° 16.