(Abrogé par l’Arrêté n° 1389)

Instruction n° 58 du 4 février 2008 relative à l’organisation des missions[1]

Article 1 : Objet 2

Article 2 : Gestion des crédits de mission. 2

Article 3 : Bureau des Voyages 2

Article 4 : Règles générales 2

Article 5 : Ordre de mission. 3

Article 6 : Frais de voyage. 4

Article 7 : Frais de voyage accessoires 6

Article 8 : Indemnité de séjour 6

Article 9 : Dépenses exceptionnelles 8

Article 10 : Avance sur frais de mission. 8

Article 11 : Certification de l’exécution de la mission et liquidation des frais 9

Article 12 : Ajustement des droits à congés annuels à la suite d’une mission. 9

Article 13 : Matériel appartenant au Conseil de l’Europe transporté par les fonctionnaires en mission  9

Article 14 : Compte rendu de mission. 10

Article 15 : Missions « sans frais ». 10

Article 16 : Missions de moins de huit heures pour des activités se déroulant dans un rayon de 50 km autour du lieu d’affectation. 10

Article 17 : Accidents survenant en mission. 11

Article 18 : Assurances 11

Article 19 : Entrée en vigueur 12

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

EU EGARD à l’article 42.1.a du Statut du personnel ;

EU EGARD à la Politique des Voyages de l’Organisation, qui se traduit par la hiérarchie d’objectifs suivante :

§  Sécurité (par exemple, compagnies approuvées, couverture d’assurance) ;

§  Fiabilité (par exemple, les passagers devraient arriver à destination dans des délais leur permettant d’assister à leurs travaux) ;

§  Commodité (par exemple, heures de voyage acceptables, temps d’attente lors des stop-over) ;

§  Budget (par exemple, coûts directs et indirects pour l’Organisation) ;

§  Confort (par exemple, classe de voyage) ;

CONSIDERANT qu’il est nécessaire d’actualiser les règles régissant l’organisation des missions des agents ;

SE RAPPELLANT que les mêmes règles s’appliquent aux fonctionnaires hors cadre, aux agents temporaires et aux fonctionnaires détachés ;

CONSIDERANT qu’il convient d’avoir un texte unique pour ces quatre catégories de fonctionnaires de l’Organisation ;

AYANT CONSULTE le Comité du personnel, conformément à l’article 5, paragraphe 3, du Règlement sur la participation du personnel (annexe I au Statut du personnel) ;

A R R Ê T E :

Article 1 : Objet

1.       Les règles régissant l’organisation des missions des fonctionnaires hors cadres, des agents visés à l’article 1 du Statut du personnel, des agents temporaires tels que définis par les arrêtés correspondants et des fonctionnaires visés à l’article 1a du Règlement sur la mise à disposition du Conseil de l’Europe de fonctionnaires internationaux, nationaux, régionaux ou locaux (désignés dans cette instruction par le terme collectif « les fonctionnaires de l’Organisation » ou « les fonctionnaires ») et le remboursement des frais y afférents sont exposées ci-dessous.

2.       Les articles 4 à 15 s’appliquent uniquement aux missions effectuées pour participer à une activité qui se tient à au moins 50 km du lieu d’affectation du fonctionnaire ou à une activité qui se tient à moins de 50 km de ce lieu d’affectation et dure plus de 8 heures.

Article 2 : Gestion des crédits de mission

Le commitments officer (« le gestionnaire de crédit ») de chaque principale entité administrative est responsable de la gestion des crédits pour les missions relatives au fonctionnement de son entité.

Article 3 : Bureau des Voyages

1.       Le Bureau des Voyages assure le suivi de la Politique des Voyages de l’Organisation. Il rend compte de l’application de la présente instruction et peut à cet effet procéder à des contrôles aléatoires.

2.       Le Bureau des Voyages assure les relations avec l’agence de voyages partenaire, y compris le contrôle de qualité du contrat et les besoins de reporting.

3.       Le Bureau des Voyages informe les fonctionnaires qui organisent des missions et les assiste si nécessaire en assurant la liaison avec l’agence de voyages partenaire.

Article 4 : Règles générales

1.       Les missions sont organisées par les fonctionnaires de la façon la plus économique possible et conformément à la Politique des Voyages de l’Organisation.

2.       Moyens de transport habituels

Les fonctionnaires sont autorisés à voyager par avion ou par tout autre moyen de transport, choisi par le commitments officer dans l’intérêt de la principale entité administrative dont relèvent les fonctionnaires concernés (ci-après dénommée « la principale entité administrative concernée ») en fonction du coût et de la durée du trajet. Dans l’intérêt de la principale entité administrative concernée, le commitments officer peut décider que les fonctionnaires devant se rendre en mission voyageront en groupe.[2]

3.       Les fonctionnaires ne peuvent être tenus de voyager entre 23h00 et 7h00 sauf dans le cas où une autre solution ne peut pas être trouvée ou par choix personnel et dans l’intérêt de la principale entité administrative concernée[3].

4.       Le commitments officer doit accorder aux fonctionnaires tenus de voyager[4] entre 23h00 et 7h00 lors de leur voyage retour un repos compensatoire égal à une demi-journée dans la demi-journée qui suit le voyage.

5.       Les fonctionnaires peuvent être autorisés à utiliser un véhicule privé pour effectuer une mission conformément à la présente instruction, s’ils sont couverts par une assurance automobile incluant les déplacements professionnels et les risques concernant les tiers.

Article 5 : Ordre de mission[5]

1.       Le départ en mission d’un fonctionnaire doit être autorisé par la principale entité administrative concernée. Le fonctionnaire établit à cette fin une demande d’ordre de mission. 

2.       Sauf cas d’urgence dûment justifié, la demande d’ordre de mission est établie au plus tard deux semaines avant le début de la mission. 

3.       Pour l’organisation du déplacement, le fonctionnaire partant en mission ou la principale entité administrative concernée communique à l’agence de voyage partenaire (via les outils de réservation mis à leur disposition) afin d’obtenir des propositions de voyage : la date, l’heure et le lieu de l’activité pour laquelle le fonctionnaire est amené à voyager (ci-après « l’activité ») ainsi que toute réduction de tarif à laquelle le fonctionnaire concerné a droit.

4.       Le commitments officer est autorisé à valider au préalable un achat direct effectué par le fonctionnaire lui-même sur Internet ou via une autre agence de voyages dans la mesure où cet achat est conforme à la Politique des Voyages de l’Organisation.

5i.      La demande d’ordre de mission comporte toutes les informations nécessaires relatives à la mission, à savoir l’activité, le lieu où elle doit se dérouler, le jour et l’heure de début et de fin de la mission, l’itinéraire, le moyen de transport (les fonctionnaires souhaitant voyager dans le véhicule personnel d’un collègue également en mission doivent le signaler expressément), le lieu où le fonctionnaire séjournera, ainsi qu’une adresse et un numéro de téléphone où il peut être joint. La demande d’ordre de mission mentionne également le numéro de l’ordre d’achat, un numéro d’ordre de mission et un numéro de CCM.

ii.       Il convient également de préciser, le cas échéant, les éléments suivants :

§  toute différence entre les dates et heures à prendre en compte pour le calcul des frais de mission et les dates et heures effectives du déplacement ;

§  toute décision ordonnant que le voyage se fasse en groupe ;

§  la nature et le montant total approximatif de toute dépense exceptionnelle prévisible exposée dans l’intérêt de la principale entité administrative concernée ;

§  les frais d’hébergement représentant plus de 60 % des indemnités journalières de séjour ;

§  toute demande d’avance sur les frais, conformément à l’article 10 ;

§  tout arrangement en vertu duquel les frais d’hébergement et/ou les repas sont pris en charge par un gouvernement ou par un autre organisme ;

§  tout matériel du Conseil de l’Europe dont le transport incombe au fonctionnaire ;

§  toute réduction de tarif dont le fonctionnaire peut bénéficier à titre personnel.

6.       Si une réunion fait l’objet de demandes d’ordre de mission pour plusieurs fonctionnaires, il convient de les soumettre groupées ou, à défaut, d’indiquer le nom de tous les fonctionnaires concernés, même s’ils appartiennent à différentes principales entités administratives.

7.       La demande d’ordre de mission est soumise à l’approbation du commitments officer qui peut, à la demande du fonctionnaire qui doit effectuer la mission et dans des cas exceptionnels dûment justifiés, autoriser des dérogations à l’article 4.

8i.      Après approbation du commitments officer, la demande d’ordre de mission vaut une autorisation de déplacement et d’absence du lieu de travail pour la durée indiquée. Toute demande d’ordre de mission doit être enregistrée dans le système mis en place par la Direction du Programme, des Finances et des Services linguistiques (« DPFL ») de la Direction générale de l’Administration.

ii.       Sans demande d’ordre de mission comportant un numéro d’ordre d’achat (purchase order), les fonctionnaires n’ont pas l’autorisation de demander l’émission d’un billet.

iii.       Sans demande d’ordre de mission comportant un numéro d’ordre d’achat, la DPFL n’est pas autorisée à verser d’avance sur les frais de mission ou à rembourser lesdits frais.

9.       Un ordre de mission officiel, portant le sceau officiel de l’Organisation, peut, si nécessaire, être émis au nom du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale dans les deux langues officielles de l’Organisation et/ou dans la ou les langues du ou des pays[6] dans lesquels le fonctionnaire doit se rendre.

Article 6 : Frais de voyage[7]

1.       Les frais de voyage liés aux missions sont remboursés dans les conditions suivantes :

i.        Voyages en avion :

a.       Les fonctionnaires voyagent en « classe Economique » et au meilleur tarif disponible.

b.       Les fonctionnaires sont autorisés à voyager en « classe Affaires » lorsque le voyage compte plus de sept heures de vol (en un seul vol) ou plus de 15 heures de voyage (en plusieurs vols et escales). Ils sont également autorisés à voyager en « classe Affaires » pour des raisons médicales dûment justifiées par un certificat médical.

Sont autorisés à voyager en « classe Affaires » dans tous les cas :

o    le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale ;

o    le Secrétaire Général adjoint ou la Secrétaire Générale adjointe ;

o    le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale de l’Assemblée Parlementaire du Conseil de l’Europe ;

o    le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l’Europe.

c.         Les fonctionnaires ne peuvent être tenus de passer la nuit du samedi loin de leur lieu d’affectation dans le seul but de pouvoir bénéficier d’un billet assujetti à cette condition.

d.         Le prix du transport des bagages excédentaires n’est pris en charge que dans le cas où l’excédent répond à des impératifs de service.

ii.       Voyages en train :

a.       Les fonctionnaires sont autorisés à voyager en première classe.

b.       Lorsque le voyage s’effectue entre 22 h et 7 h, les fonctionnaires sont autorisés à voyager en wagon-lit de première classe.

iii.       Voyages en bateau :

Les fonctionnaires peuvent voyager en première classe mais ne sont pas autorisés à utiliser les cabines dites de luxe.

iv.      Voyages en véhicule personnel :

a.       Les fonctionnaires autorisés à utiliser leur véhicule personnel dans l’intérêt de la principale entité administrative concernée perçoivent une indemnité kilométrique calculée sur la base du trajet le plus court qui peut être raisonnablement emprunté.

b.       Si le trajet emprunté comporte des frais spéciaux (péages, car-ferry), ceux-ci peuvent être remboursés sur production des reçus correspondants.

c.       Les fonctionnaires qui utilisent leur véhicule personnel pour convenance personnelle sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet du train première classe, du tarif aérien de la « classe Economique », ou du prix du moyen du transport habituel pour le trajet, le montant de référence étant le plus faible de ces montants, tenant également comptes des droits aux indemnités journalières.

d.       Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à emmener d’autres fonctionnaires en mission comme passagers, il perçoit une indemnité supplémentaire égale à 10 % du montant remboursé conformément aux dispositions aux points a. et c. ci-dessus, et ceci pour le premier passager transporté, et à 8 % pour chaque passager supplémentaire.

e.       Un fonctionnaire autorisé à voyager dans le véhicule personnel d’un collègue ne peut prétendre à un remboursement des frais de voyage.

v.       Voyages effectués pour convenance personnelle par un moyen de transport autre que les moyens habituels :

Les frais de voyage remboursables aux fonctionnaires autorisés à utiliser, pour convenance personnelle, un moyen de transport autre que les moyens habituels ne peuvent excéder les frais de voyage remboursables pour les moyens de transport habituels.

2.       Si un fonctionnaire se rendant en mission est autorisé à prendre un congé immédiatement avant ou après cette dernière (ou s’il décide de faire un détour), l’Organisation prend en charge les frais correspondant au voyage par les moyens de transports habituels entre le lieu d’affectation du fonctionnaire et le lieu de la mission. Le montant remboursé ne peut en aucun cas dépasser les dépenses réellement exposées par le fonctionnaire, compte tenu de toute réduction obtenue en raison d’une prolongation de séjour.

3.       Si un fonctionnaire en congé reçoit l’ordre de se rendre en mission, les frais de voyage aller et retour entre le lieu de congé et le lieu où se déroule l’activité (ou entre le lieu de congé, le lieu de la mission et le lieu d’affectation, lorsque la fin de la mission coïncide avec la fin du congé) sont à la charge de l’Organisation.

Article 7 : Frais de voyage accessoires

1.       Les frais de transit lors du changement de moyens de transport, les frais de transport exposés pour se rendre du lieu d’affectation ou du lieu de la réunion à la gare locale ou à l'aéroport local ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les 20 % de l’indemnité journalière destinés à couvrir les frais de voyage accessoires et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

2.       Pour ce type de voyage, les frais exposés pour l’utilisation du véhicule personnel sont également couverts par les 20 % de l’indemnité journalière destinés à couvrir les frais de voyage accessoires et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Néanmoins, les frais de parking sont remboursés sur production des reçus correspondants.

3.       Lorsque les frais accessoires de voyage dépassent 20 % du total des indemnités journalières, le commitments officer peut autoriser un remboursement supplémentaire sur présentation des pièces justificatives.

Article 8 : Indemnité de séjour[8]

1.       Les missions donnent lieu au versement d’une indemnité journalière de séjour, dont le montant figure dans le barème adopté par le Comité des Ministres.

2.       Règles applicables à tous les voyages, quel que soit le mode de transport :

i.        Les fonctionnaires en mission ont droit à une indemnité journalière de séjour pour chaque période de vingt-quatre heures comprise dans la durée de leur mission.

ii.       L’indemnité journalière de séjour n’est pas due pour des périodes inférieures à quatre heures.

iii.       Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, le fonctionnaire concerné perçoit un quart de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, au delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

iv.      Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-quatre heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, le fonctionnaire intéressé perçoit la moitié de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

v.       Lorsque la durée de la mission est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, le fonctionnaire intéressé se voit allouer le montant intégral de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à vingt-quatre heures au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

3.       Règles spéciales applicables aux voyages effectués, pour convenance personnelle, avec un véhicule personnel ou par un moyen de transport autre que celui retenu habituellement :

Les fonctionnaires utilisant, pour convenance personnelle, un véhicule personnel ou un moyen de transport autre que celui utilisé habituellement n’ont droit à aucune indemnité de séjour pour la période dépassant la durée du voyage effectué avec le moyen de transport habituel pris comme référence pour le remboursement des frais de voyage.

4.       Si un fonctionnaire est autorisé à prendre congé immédiatement avant ou après une mission (ou s’il décide de faire un détour), le calcul de l’indemnité de séjour est effectué comme s’il avait effectué un aller-retour direct entre son lieu d’affectation et le lieu de la mission. Toutefois, si ce congé (ou ce détour) a pour effet de donner au fonctionnaire droit à un tarif plus économique, le droit à indemnité de séjour du fonctionnaire est étendu à toute la durée de son absence, à la condition que le total des frais de mission soit réduit en conséquence.

5i.      Les indemnités de séjour dues sont réputées couvrir toutes les dépenses susceptibles d’être exposées par le fonctionnaire en mission, en dehors des frais de voyage non accessoires.

ii.       Toutefois, lorsque les frais d’hébergement (chambre, petit déjeuner et taxes y afférentes) représentent plus de 60 % du montant total des indemnités de séjour, le commitments officer peut accorder le remboursement partiel ou total de la différence sur présentation de pièces justificatives et à condition qu’il soit établi que ces dépenses supplémentaires étaient justifiables. Ce remboursement supplémentaire n’excède pas normalement 30 % du montant total des indemnités de séjour. 

iii.       À cette fin, les frais d’hébergement à prendre en considération sont ceux relatifs à toute la durée de la mission, que cette mission soit effectuée en un seul ou en plusieurs lieux.

6.       Le montant de l’indemnité de séjour est réduit dans les cas suivants :

i.        Lorsque l’Organisation prend en charge les repas ou les hébergements de nuit, l’indemnité de séjour est réduite de 15 % pour chaque repas principal et de 50 % pour les nuitées inclus dans les frais. La même règle s’applique lorsque l’hébergement de nuit et (ou) les repas sont pris en charge par un gouvernement, un autre organisme ou un individu ou lorsque l’hébergement de nuit a été assuré gratuitement ou par un individu ou un établissement non expressément autorisé à le faire par l’autorité ou les autorités compétente(s).

ii.       Dans sa demande de remboursement des frais de mission, le fonctionnaire est tenu de préciser les prestations qui ont été prises en charge. Il doit aussi produire les originaux de toutes les factures d’hébergement de nuit qu’il ou elle a réglées avec son indemnité de séjour. Les factures en question doivent avoir été délivrées par un individu ou un établissement que l’autorité ou les autorités compétente(s) ont expressément autorisé à assurer un hébergement de nuit. A défaut de telles factures, l’indemnité de séjour sera réduite de 50 %.

iii.       En cas de mission d’une durée supérieure à 90 jours, des dispositions spéciales relatives au montant des indemnités de séjour sont fixées par instruction du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale.

iv.      Si un fonctionnaire en mission doit être hospitalisé, l’indemnité de séjour due pour la durée de son séjour à l’hôpital est fixée en fonction de la part des frais d’hospitalisation prise en charge par le régime d’assurance maladie du fonctionnaire.

Article 9 : Dépenses exceptionnelles

1.       Les frais de représentation et de réception exposés au cours d’une mission ne seront remboursés que si le fonctionnaire a obtenu l’autorisation préalable de les engager.

2.       Les dépenses suivantes pourront être remboursées, sur présentation des justificatifs correspondants, lorsqu’elles ont été exposées dans l’intérêt de la principale entité administrative concernée :

§  dépenses liées à une réunion, telles que les frais d’enregistrement, la location de locaux ou de services ou le transport de documents ou de matériel ;

§  les appels téléphoniques de longue distance, l’accès à l’internet et la transmission de fax, de télégrammes et de télex ;

§  les dépenses imprévues engagées en cas de force majeure.

Article 10 : Avance sur frais de mission

1.       Les fonctionnaires peuvent demander une avance de 80 % des dépenses prévisibles liées à la mission, telles que définies dans la présente instruction. Toutefois, aucune avance ne sera accordée lorsque le montant total des dépenses prévisibles du fonctionnaire est inférieur à 200 euros.

2.       Les fonctionnaires désirant obtenir cette avance sont crédités en euros par virement sur le compte bancaire sur lequel est versé leur salaire dans les dix jours précédant le début de leur mission.

Article 11 : Certification de l’exécution de la mission et liquidation des frais[9]

1.       A l’issue de la mission, une demande de remboursement, à laquelle doivent être joints tous les justificatifs requis en vertu de la présente instruction, est remplie et certifiée authentique et sincère par le fonctionnaire concerné. Cette demande est soumise à l’approbation du commitments officer, qui procède à une première vérification pour déterminer si cette demande est conforme à la présente instruction. La demande de remboursement doit parvenir dans les quinze jours suivant le retour du fonctionnaire à la DPFL pour la liquidation.

2.       Si le fonctionnaire ne soumet pas sa demande de remboursement à la DPFL dans les trois mois suivant son retour, toute avance qui lui aura été accordéé au titre de l’article 10 devra, en principe, être recouvrée auprès du fonctionnaire par l’Organisation. 

Article 12 : Ajustement des droits à congés annuels à la suite d’une mission[10]

1.       Le temps passé en déplacement par un fonctionnaire en mission n’est pas assimilable à des heures supplémentaires au sens du Règlement sur les prestations supplémentaires et le travail de nuit (annexe VIII au Statut du personnel), sauf lorsque le voyage s’est effectué dans des conditions particulièrement difficiles.

2i.      Un fonctionnaire en mission est tenu d’adapter ses heures de travail aux nécessités de la mission.

ii.       Les heures travaillées du lundi au vendredi par un fonctionnaire en mission ne constituent pas des heures supplémentaires.

3i.      Sont considérées comme heures supplémentaires les heures de travail effectuées en mission le samedi, le dimanche, un jour férié ou chômé, à concurrence d’une demi journée au moins, en exécution des obligations professionnelles normales du fonctionnaire.

ii.       Dans ce cas, les dispositions des articles 6 et 7 du Règlement sur les prestations supplémentaires et le travail de nuit (annexe VIII au Statut du personnel) s’appliquent.

iii.       La simple participation à un engagement officiel n’est pas assimilée à la prestation d’heures supplémentaires.

4.       Si le fonctionnaire en mission utilise son véhicule personnel pour convenance personnelle, toute période qui excède la durée du trajet correspondant à l’utilisation du moyen de transport habituel est déduite des droits à congés annuels du fonctionnaire. 

Article 13 : Matériel appartenant au Conseil de l’Europe transporté par les fonctionnaires en mission

1.       Le commitments officer peut autoriser un fonctionnaire à transporter du matériel appartenant au Conseil de l’Europe en signant un ordre de mission mentionnant spécifiquement le matériel dont le fonctionnaire aura la responsabilité.

2.       Le fonctionnaire a un devoir de diligence en ce qui concerne la garde des objets.

3.       Le fonctionnaire ne subit pas le préjudice de la perte ou du vol de ces objets s’il est établi qu’il a pris toutes les précautions nécessaires et n’a pas failli à son devoir de diligence.

4.       En cas de vol, le fonctionnaire doit fournir la déclaration faite à la police du lieu où le vol a été déclaré (ou, lorsque cette déclaration n’a pu être faite en raison d’un cas de force majeure, une déclaration faite auprès d’une autorité aéroportuaire, ferroviaire ou portuaire, selon les circonstances).

Article 14 : Compte rendu de mission

1.       Un rapport concis résumant les objectifs et résultats de la mission ainsi que les éventuelles suggestions sur les suites à donner doit être établi à l’issue de tout déplacement ayant fait l’objet d’un ordre de mission. Les chefs des principales entités administratives peuvent lever cette obligation pour les déplacements effectués par leurs fonctionnaires pour participer à des réunions organisées par le Conseil de l’Europe.

2.       Lorsque plusieurs fonctionnaires participent à une même mission, un rapport unique sera établi sous la responsabilité du fonctionnaire du grade le plus élevé.

3.       Ce rapport doit être adressé par le fonctionnaire, au plus tard huit jours après l’exécution de la mission, au Chef ou à la Chef de la principale entité administrative dont il relève, lequel en communique, si nécessaire, une copie assortie de ses observations au Secrétaire Général ou à la Secrétaire Générale.

4.       Copie de ce rapport est adressée par le Chef ou la Chef de la principale entité administrative concernée aux principales entités administratives et aux fonctionnaires pour lesquels cette communication présente une utilité.

5.       Les chefs des principales entités administratives adressent leurs rapports directement au Secrétaire Général ou à la Secrétaire Générale.

Article 15 : Missions « sans frais »

1.       Les demandes de missions « sans frais » sont à adresser au Chef ou à la Chef de la principale entité administrative concernée ou, pour les chefs des principales entités administratives, au Secrétaire Général ou à la Secrétaire Générale. Ces demandes doivent être dûment justifiées et indiquer qui prendra les frais en charge. Le ou la Chef de la principale entité administrative concernée – ou, pour les chefs des principales entités administratives, le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale – n’est pas fondé(e) à autoriser une mission « sans frais » si le coût à la charge des organisateurs peut être raisonnablement estimé à plus du double du coût de la mission si elle était organisée conformément à la présente instruction.

2.       Toutes les autres procédures et règles énoncées aux articles 4, 5 et 12 à 14 de la présente instruction s’appliquent mutatis mutandis aux missions « sans frais ».

Article 16 : Missions de moins de huit heures pour des activités se déroulant dans un rayon de 50 km autour du lieu d’affectation

1.       Les fonctionnaires effectuant une mission de moins de huit heures pour participer à une activité qui se déroule dans un rayon de 50 km autour de leur lieu d’affectation reçoivent une autorisation spéciale du commitments officer indiquant la date, la durée approximative, le but et la ou les destinations de la mission et portant mention de la police d’assurance voyages de l’Organisation.

2.       Toutefois, si le fonctionnaire souhaite demander un remboursement de ses frais de déplacement, un ordre de mission doit être établi. La demande est assujettie aux conditions suivantes :

i.        Déplacement en bus ou en train :

Le fonctionnaire qui se déplace en bus ou en train est tenu de présenter son billet.

ii.       Déplacement en taxi :

Pour les déplacements en taxi, un ordre exprès du commitments officer est requis, soit en cas d’urgence ou en l’absence de liaison pratique avec les moyens de transport en commun (bus ou train). Le fonctionnaire est tenu de présenter un reçu.

iii.       Véhicule personnel :

Les fonctionnaires peuvent utiliser leur véhicule personnel - s’ils sont couverts par une assurance automobile incluant les déplacements professionnels et les risques concernant les tiers - dans les mêmes cas que le taxi. Ils peuvent transporter un collègue qui se trouve dans la même situation. Le remboursement du trajet effectué en véhicule personnel est basé sur l’article 6, paragraphe 1 iv de la présente instruction.

3.       Les fonctionnaires effectuant une mission de moins de huit heures pour participer à une activité qui se déroule dans un rayon de 50 km autour de leur lieu d’affectation ne peuvent prétendre à une indemnité journalière de séjour.

Article 17 : Accidents survenant en mission

1.       Un accident survenant pendant la mission est considéré comme un accident du travail.

2.       Un accident survenant pendant le trajet aller ou retour lorsque la mission est précédée ou suivie par une période de congé est également considéré comme un accident du travail, à la condition que le fonctionnaire concerné se soit conformé à l’ordre de mission.

Article 18 : Assurances

L’Organisation contracte une assurance couvrant les risques suivants, auxquels les fonctionnaires peuvent être exposés au cours de leurs missions :

§  rapatriement ;

§  soins médicaux ;

§  décès ;

§  invalidité permanente totale ou partielle ;

§  perte ou vol de bagages et d’effets personnels ;

§  retard important des bagages ;

§  annulation et modification du voyage ;

§  retard important du voyage.

Article 19 : Entrée en vigueur

La présente instruction entrera en vigueur le premier jour du mois suivant sa signature par le Secrétaire Général. Elle abroge l’Instruction n° 54 du 4 février 2006 (à laquelle l’Arrêté n° 1275 du 18 avril 2007 n’a plus lieu de se référer) et l’Instruction n° 56 du 16 novembre 2006. Toutes les références aux Instructions n° 40, 54 et 56 dans d’autres instruments sont à lire comme faisant référence à la présente instruction.

Strasbourg, le 4 février 2008

Le Secrétaire Général

Terry Davis