Arrêté n° 1282 du 18 octobre 2007 sur la déclaration d’intérêts dans le contexte des achats et de l’octroi de subventions[1]

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

EU EGARD à l’article 36 du Statut du personnel ;

EU EGARD aux articles 30, 31 et 42 du Règlement financier ;

RAPPELANT les dispositions de la Charte d’éthique professionnelle et du Code de déontologie « achats » ;

CONSIDÉRANT qu’un système de déclaration d’intérêts doit être mis en place ;

RAPPELANT les dispositions de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel applicable au Conseil de l'Europe ;

AYANT CONSULTÉ le Comité du personnel, conformément à l’article 5, paragraphe 3 du Règlement sur la participation du personnel (annexe I au Statut du personnel) ;

A R R Ê T E :

1.       Les définitions suivantes s'appliquent au présent arrêté :

Relation contractuelle : relation juridique, y compris, mais non exclusivement, les contrats, contrats-cadres et accords-cadresportant sur la fourniture de biens, de services, y compris les prestations intellectuelles,  ou de travaux au Conseil de l’Europe conclus conformément au Règlement financier, ainsi que les accords de subvention conclus par le Conseil de l’Europe.

Personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général : agents visés à l’article 1 du Statut du personnel, agents temporaires tels que définis par les arrêtés correspondants et fonctionnaires visés à l’article 1a du Règlement sur la mise à disposition du Conseil de l’Europe de fonctionnaires internationaux, nationaux, régionaux ou locaux.

Partenaire : personne reconnue par un Etat membre comme partenaire officiellement déclaré(e) d’une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général ou vivant avec une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général.

Personne étroitement liée:personne avec laquelle une personne relevant de l'effectif du Secrétariat Général entretient des relations ou des contacts personnels qui pourraient interférer avec son jugement ou entraver l'exercice impartial et objectif de ses fonctions lors du processus d’achats ou d’octroi de subventions.

Intérêt significatif : le fait d'exercer une activité indépendante déclarée (avec ou sans numéro de TVA) ; d'être propriétaire ou associé d'une entreprise de tout type, à l'exclusion des sociétés de capitaux;  de diriger une société de capitaux, ou de détenir des parts ou des actions d’une société de capitaux d'une valeur nominale totale d’au moins 10 000 euros (ou l’équivalent dans une autre devise) ou d’au moins 1 % de la valeur nominale totale des titres émis (ou, si le capital se divise en plusieurs catégories, d’au moins 1% de la valeur nominale totale des titres émis dans une catégorie).   

Personnes relevant de l'effectif du Secrétariat Général qui interviennent dans le processus d’achats ou d'octroi de subventions: les personnes relevant de l'effectif du Secrétariat Général comprenant, mais non exclusivement, les assistant(e)s de gestionnaire de centre de coûts (Assistant Cost Centre Managers), les responsables des finances (Financial Officers) et les personnes relevant de l'effectif du Secrétariat Général qui recensent les besoins, prennent l’initiative des achats, définissent les livrables, établissent les spécifications techniques ou des appels à propositions, identifient les fournisseurs potentiels (y compris de services de consultant), négocient avec les fournisseurs, dépouillent les offres, comparent les devis, analysent les offres, évaluent les propositions d’octroi de subventions, présentent des dossiers à la Commission des Marchés, représentent le Conseil de l'Europe dans un dialogue compétitif avec des soumissionnaires, rédigent, signent ou gèrent des contrats ou des accords de subvention au nom du Conseil de l’Europe, ou qui fournissent des conseils sur les aspects juridiques des achats et de l’octroi de subventions. 

2.            Le/la Secrétaire Général/e, le/la Secrétaire Général/e adjoint/e, le/la Secrétaire Général/e de l’Assemblée parlementaire, les membres de la Commission des Marchés, les personnes relevant de l'effectif du Secrétariat Général siégeant au Conseil de direction du Fonds de réserve pour les pensions, l’ensemble des ordonnateurs/rices (Commitments Officers) et des gestionnaires de centres de coûts (Cost Centre Managers) et leurs supérieurs hiérarchiques, s’il y a lieu, ainsi que l'ensemble des personnes relevant de l'effectif du Secrétariat Général qui interviennent dans le processus d'achats ou d’octroi de subventions déposent au début de chaque année une déclaration indiquant :

(i)   s'ils sont employés[2] par une quelconque personne morale, dans le secteur public ou dans le secteur privé, poursuivant ou non un but lucratif, qui entretient avec le Conseil de l'Europe une relation contractuelle ou qui est raisonnablement susceptible de solliciter une telle relation ;

(ii)  s'ils ont un intérêt significatif dans des entreprises de tout type qui sont en relation contractuelle avec le Conseil de l’Europe ou sont raisonnablement susceptibles de solliciter une telle relation ;

(iii) s'ils appartiennent à des organismes à but non lucratif en relation contractuelle avec le Conseil de l’Europe ou raisonnablement susceptibles de solliciter une telle relation, ou coopèrent avec de tels organismes. 

3.       La déclaration d'intérêts est effectuée au plus tard le 31 janvier de chaque année.

Si une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général a été désignée ordonnateur/trice ou gestionnaire de centre de coûts, ou a été nommée supérieur/eure  hiérarchique de ce dernier ou de cette dernière au cours de l’année civile, elle effectue cette déclaration dans un délai d’un mois à compter du jour de sa désignation ou nomination.

Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général à qui ont été confiées des responsabilités dans le domaine des achats ou de l’octroi de subventions au cours de l’année civile effectuent cette déclaration dans un délai d’un mois à compter du jour où ces responsabilités leur ont été confiées.

4.       La déclaration d’intérêts est déposée, au moyen d’un formulaire en ligne spécifique, auprès du Directeur ou de la Directrice de l’audit interne et de l’évaluation qui, ainsi que tout agent de son service, visés à l’article 2, dépose le cas échéant la déclaration auprès du Directeur ou de la Directrice du Cabinet du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale et du Secrétaire Générale adjoint ou de la Secrétaire Générale adjointe.  

5.       Les personnes visées à l’article 2 informent sans délai le Directeur ou la Directrice de l’audit interne et de l’évaluation (pour ce dernier et ses agents, le Directeur ou la Directrice du Cabinet du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale et du Secrétaire Générale adjoint ou de la Secrétaire Générale adjointe) au moyen d’un formulaire en ligne spécifique de tout changement concernant leur situation ou intérêts visés à l’article 2 (i) à (iii) au cours de l’année civile.

6.       Chaque ordonnateur/trice veille à ce que ses gestionnaires de centre de coûts, leurs supérieurs hiérarchiques, s’il y a lieu, et ceux de leurs agents qui interviennent dans le processus d’achat ou d’octroi de subventions soient informés de leur obligation d’effectuer la déclaration conformément aux articles 3, 4 et 5 ci-dessus[3]. 

7.       Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général amenées à participer au processus d’achats ou d’octroi de subventions et les personnes visées ci-après aux alinéas (i) à (iii) déclarent également, selon les modalités suivantes, tout intérêt personnel dont elles estiment qu’il peut affecter leur objectivité en matière d’attribution du contrat ou d’octroi de subventions:

(i)           le Secrétaire Général adjoint ou la Secrétaire Générale adjointe, le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale de l’Assemblée parlementaire et les chefs des principales entités administratives font cette déclaration au Secrétaire Général ou à la Secrétaire Générale,

(ii)          les membres de la Commission des Marchés et les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général siégeant au Conseil de direction du Fonds de réserve pour les pensions font cette déclaration au président de leur Commission ou Conseil, et

(iii)         tous les autres personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général la font à leur supérieur hiérarchique et au gestionnaire de centre de coûts concerné.

8.       En s’interrogeant sur la possibilité qu’un intérêt personnel affecte leur objectivité, les personnes visées à l’article 7 doivent considérer, entre autres et dans la mesure de leurs connaissances ou de ce qu’elles sont raisonnablement censées savoir, les intérêts suivants de leurs conjoints, partenaires, parents et enfants ou autres personnes étroitement liées:

(i)           tout emploi exercé auprès d’une quelconque personne morale, dans le secteur public ou dans le secteur privé, poursuivant ou non un but lucratif, qui sont en relation contractuelle avec le Conseil de l’Europe ou qui sont raisonnablement susceptibles de solliciter une telle relation,

(i)           tout intérêt significatif dans des entreprises de tout type qui sont en relation contractuelle avec le Conseil de l’Europe ou qui sont raisonnablement susceptibles de solliciter une telle relation,

(ii)          l’appartenance à des organismes à but non lucratif qui sont en relation contractuelle avec le Conseil de l’Europe ou qui sont raisonnablement susceptibles de solliciter une telle relation, ou la coopération avec de tels organismes.

9.       Le non-respect par une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général des dispositions énoncées dans le présent arrêté peut entraîner une sanction disciplinaire.

Si un/e agent/e rencontre des difficultés pour interpréter le présent arrêté, la question devrait être soumise sans tarder à son/sa supérieur/e hiérarchique ou au gestionnaire de centre de coûts concerné ainsi que, le cas échéant, au Directeur ou à la Directrice de l’audit interne et de l’évaluation.

10.     Le présent arrêté entrera en vigueur le premier jour du mois suivant sa signature par le Secrétaire Général.

Strasbourg, le 18 octobre 2007

Le Secrétaire Général

Terry DAVIS