Délégués des Ministres
Notes sur l'ordre du jour



692 Réunion, 15 [– 16] décembre 1999
11 Questions administratives

11.5 Système de remboursement des dépenses supportées par les personnes voyageant à la charge des budgets du Conseil de l’Europe et le paiement d’autres indemnités
- Projet de réglementations révisées

Notes(99)1053 15 décembre 1999

Documents de référence
CM/Dél/Déc(99)681/11.1, 690/1.2

CM(99)135 révisé

Action
Les Délégués sont invités à approuver les règlements révisés en annexe aux présentes notes et en conséquence, à adopter le projet de décision ci-joint.

Durant leur 681e réunion (29-30 septembre 1999) les Délégués ont approuvé le rapport final du GT-INDEM (CM(99)135 révisé) relatif au remboursement des dépenses supportées par les personnes voyageant à la charge des budgets du Conseil de l’Europe et le paiement d’autres indemnités. Les règlements révisés en annexe ont été rédigés à la lumière des propositions contenues dans le rapport mentionné ci-dessus.

Point 11.5

(CM/Del/Dec(99)681/11.1, 690/1.2, CM(99)135 révisé)

Les Délégués approuvent les réglements concernant le remboursement des frais de voyages et de séjour des personnes voyageant à la charge des budgets du Conseil de l’Europe, tels qu’ils figurent à l’Annexe ... du présent volume de décisions.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les experts et autres personnalités qui se déplacent pour le compte et à la charge de l'Organisation doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les experts ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un expert part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par l'expert dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Pour une seule et même réunion, le remboursement des frais de voyage n'est accordé qu'à un seul expert. Si un expert est remplacé en cours de réunion par un autre, ce dernier n'a pas droit au paiement des frais de voyage.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. Les experts devront veiller à faire usage si possible de tarifs réduits de transport. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les experts sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

Le remboursement du billet en 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit dit "spécial" ou wagon-lit de 1^re classe à deux lits est autorisé ; le supplément pour l'utilisation du wagon-lit dit "single" est remboursé jusqu'à concurrence du prix du wagon-lit spécial ou 1^re classe à deux lits.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés :

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les experts voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice-versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un expert utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train 1ère classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou des réductions ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs experts ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls de l'expert. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les experts gouvernementaux bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 152). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par l'expert pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée.

La réduction de la durée initialement prévue pour une réunion ne donne pas lieu, en règle générale, au paiement de l'indemnité pour les jours de réunion non tenus. Si la réunion chevauche un week-end et si l'expert reste au lieu de la réunion pendant cette période, le samedi et le dimanche sont considérés comme jours de présence. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un expert de rentrer au lieu de départ, ou si l'expert préfère ne pas quitter le lieu de réunion, celui-ci a droit au paiement de l'indemnité de séjour pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut dépasser le remboursement minimum autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public par le trajet usuel obligent les experts à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires effectifs de voyage évitent à l'expert de passer une nuit en dehors de son domicile, l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux experts, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                      € 76,00 *

(50 % de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)              € 22,80 *

(15 % de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux experts participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Aucune assurance n'étant souscrite par l'Organisation en faveur des experts gouvernementaux, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie, ou d'accident durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par l'expert, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les Délégués des Ministres ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un Délégué part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par le Délégué dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les Délégués des Ministres sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit ...).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit de 1^re classe à un lit est autorisé.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés. Le Président des Délégués des Ministres peut être remboursé sur la base du prix du billet 1^re classe, s'il utilise ce mode de transport.

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les Délégués des Ministres voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice-versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un Délégué utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train 1ère classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou des réductions ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs Délégués des Ministres ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls des Délégués. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les Délégués des Ministres bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 235). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par le Délégué pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée.

La réduction de la durée initialement prévue pour une réunion ne donne pas lieu, en règle générale, au paiement de l'indemnité pour les jours de réunion non tenus. Si la réunion chevauche un week-end et si le Délégué reste au lieu de la réunion pendant cette période, le samedi et le dimanche sont considérés comme jours de présence. Les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion.

Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas au Délégué de rentrer au lieu de départ, ou si le Délégué préfère ne pas quitter le lieu de réunion, celui-ci a droit au paiement de l'indemnité de séjour pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut dépasser le remboursement minimum autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public par le trajet usuel obligent les Délégués des Ministres à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires effectifs de voyage évitent au Délégué de passer une nuit en dehors de son domicile, l'indemnité journalière allouée est réduite de € 117,50 * (soit 50 % de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux Délégués des Ministres, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 117,50 *

(50 % de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 35,25 *

(15 % de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux Délégués des Ministres participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 117,50 * (soit 50 % de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Aucune assurance n'étant souscrite par l'Organisation en faveur des Délégués des Ministres gouvernementaux, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie, ou d'accident durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le Délégué, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les frais de voyage et les indemnités journalières sont remboursées selon le présent règlement.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les membres du Comité ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles, un membre du Comité part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par l’expert indépendant dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par membre du Comité et par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les membres du Comité sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier et s'ils ont effectué le voyage dans une classe inférieure à la classe autorisée.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet de 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit de 1^re classe à un lit est autorisé.

2. Voyage par avion

Les frais de voyage par avion sont remboursés sur la base du tarif de la classe immédiatement inférieure à la première classe par le trajet usuel :

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les membres du Comité voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un membre du Comité utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train de première classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs membres du Comité ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Comité. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres du Comité bénéficient pour leurs jours de travail hors de leur domicile d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque les membres du Comité sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme de réunions du Comité européen des Droits sociaux, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * . Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de ces indemnités couvre l'ensemble des frais exposés par l’expert indépendant, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion. Si la réunion chevauche un week-end et le membre du Comité reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi (sans réunion) et le dimanche sont payées au taux de € 152 * .

Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un membre du Comité de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public pour les trajets usuels obligent les membres du Comité à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités journalières ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires de voyage réels des membres du Comité leur évitent de passer une nuit hors de leur domicile l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux membres du Comité, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux membres du Comité participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des membres du Comité est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Comité, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les frais de voyage et les indemnités journalières sont remboursées selon le présent règlement.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les membres du Comité ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion, et dans le cas d'un circuit de lieux de détention, au remboursement des frais exposés pour effectuer le voyage circulaire passant par les différents lieux de visite ou de rencontre.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles, un membre du Comité part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion (première réunion dans le cas d'un circuit) que ne l'est son lieu de résidence, ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion (dernière réunion dans le cas d'un circuit) le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés pour voyager du ou au lieu de résidence. Si, au contraire, ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par membre du Comité et par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés par le membre du Comité. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés.

Les membres du Comité sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier et s'ils ont effectué le voyage dans une classe inférieure à la classe autorisée.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit ...).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet de 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit de 1^re classe à un lit est autorisé.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursé sur la base du tarif de la classe immédiatement inférieure à la première classe par le trajet usuel :

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les membres du Comité voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion (premier et dernier lieux de réunion dans le cas d'un circuit) à la gare ou à l'aéroport et vice versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

2. Si le programme comprend des déplacements entre plusieurs lieux d'une zone ne permettant pas le remboursement de l'avion, (moins de 400 km) seuls les frais générés par l'utilisation des transports en commun de 1re classe seront remboursés au membre du Comité.

3. Toutefois, lors des visites des lieux de détention et des réunions de travail liées à celles-ci, certains cas spécifiques d'utilisation de taxis peuvent donner lieu à remboursement. Le remboursement ne peut être envisagé qu'en cas d'utilisation pénalisante des transports publics ou d'absence de ceux-ci ; il sera conditionné par la présentation de pièces justificatives indiquant clairement le lieu de départ et le lieu d'arrivée. Aucun frais de taxi ne peut être remboursé en dehors des cas mentionnés ci-dessus.

1. Lorsqu'un membre du Comité utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train de première classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs membres du Comité ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Comité. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres du Comité bénéficient pour leurs jours de travail hors du domicile d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque les membres du Comité sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou manifestations en dehors du programme du Comité, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * . Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de ces indemnités couvre l'ensemble des frais exposés par le membre du Comité, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour ou fraction de journée de présence effective à la réunion ou de participation effective lors d'une visite. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion ou visite. Si la réunion ou la visite chevauche un week-end et si le membre du Comité reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi et le dimanche (sans réunion) sont payées au taux de € 152 * . Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un membre du Comité de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public pour les trajets usuels obligent les membres du Comité à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités journalières ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires de voyage réels des membres du Comité leur évitent de passer une nuit hors de leur domicile l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux membres du Comité, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux membres du Comité participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des Membres du Comité est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Comité, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les frais de voyage et les indemnités journalières sont remboursées selon le présent règlement.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les experts assistant le Comité ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion, et dans le cas d'un circuit de lieux de détention, au remboursement des frais exposés pour effectuer le voyage circulaire passant par les différents lieux de visite ou de rencontre.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles, un expert assistant le Comité part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion (première réunion dans le cas d'un circuit) que ne l'est son lieu de résidence, ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion (dernière réunion dans le cas d'un circuit) le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés pour voyager du ou au lieu de résidence. Si, au contraire, ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par expert assistant le Comité et par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés par l'expert assistant le Comité. Les experts devront veiller à faire usage si possible de tarifs réduits de transport.

En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les experts assistant le Comité sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier .

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet de 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit dit "spécial" ou wagon-lit de 1^re classe à deux lits est autorisé ; le supplément pour l'utilisation du wagon-lit dit "single" est remboursé jusqu'à concurrence du prix du wagon-lit spécial ou 1^re classe à deux lits.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursé sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés:

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les experts assistant le Comité voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion (premier et dernier lieux de réunion dans le cas d'un circuit) à la gare ou à l'aéroport et vice-versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

2. Si le programme comprend des déplacements entre plusieurs lieux d'une zone ne permettant pas le remboursement de l'avion, (moins de 400 km) seuls les frais générés par l'utilisation des transports en commun de 1re classe seront remboursés au membre du Comité.

3. Toutefois, lors des visites des lieux de détention et des réunions de travail liées à celles-ci, certains cas spécifiques d'utilisation de taxis peuvent donner lieu à remboursement. Le remboursement ne peut être envisagé qu'en cas d'utilisation pénalisante des transports publics ou d'absence de ceux-ci ; il sera conditionné par la présentation de pièces justificatives indiquant clairement le lieu de départ et le lieu d'arrivée. Aucun frais de taxi ne peut être remboursé en dehors des cas mentionnés ci-dessus.

1. Lorsqu'un expert assistant le Comité utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train de première classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs experts assistant le Comité ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Comité. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les experts assistant le Comité bénéficient pour leurs jours de travail hors du domicile d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque les experts assistant le Comité sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou manifestations en dehors du programme du Comité, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * .

Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de ces indemnités couvre l'ensemble des frais exposés par l'expert assistant le Comité, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour ou fraction de journée de présence effective à la réunion ou de participation effective lors d'une visite. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion ou visite. Si la réunion ou la visite chevauche un week-end et si l'expert assistant le Comité reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi et le dimanche (sans réunion) sont payées au taux de € 152 * . Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un expert assistant le Comité de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public pour les trajets usuels obligent les experts assistant le Comité à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités journalières ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires de voyage réels des experts assistant le Comité leur évitent de passer une nuit hors de leur domicile l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux experts assistant le Comité, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux experts assistant le Comité participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des Experts assistant le Comité est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par l'expert, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les membres du Tribunal Administratif ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un membre du Tribunal Administratif part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par le membre du Tribunal Administratif dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par membre du Tribunal Administratif et par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. Les membres du Tribunal Administratif devront veiller à faire usage si possible de tarifs réduits de transport.

En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les membres du Tribunal Administratif sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit ...).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit dit "spécial" ou wagon-lit de 1^re classe à deux lits est autorisé ; le supplément pour l'utilisation du wagon-lit dit "single" est remboursé jusqu'à concurrence du prix du wagon-lit spécial ou 1^re classe à deux lits.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés.

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les membres du Tribunal Administratif voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un membre du Tribunal Administratif utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train 1ère classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou des réductions ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs membres du Tribunal Administratif ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Tribunal Administratif. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres du Tribunal Administratif gouvernementaux bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque les membres du Tribunal Administratif sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme de réunions du Tribunal Administratif, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * . Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par les membres du Tribunal Administratif pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion. Si la réunion chevauche un week-end et si le membre du Tribunal Administratif reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi (sans réunion) et le dimanche sont payées au taux de € 152 * . Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un membre du Tribunal Administratif de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public par le trajet usuel obligent les membres du Tribunal Administratif à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires effectifs de voyage évitent au membre du Tribunal Administratif de passer une nuit en dehors de son domicile, l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux membres du Tribunal Administratif, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux membres du Tribunal Administratif participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des Membres du Tribunal Administratif est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Tribunal Administratif, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Le Commissaire à la protection des données a droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de ses frais de voyage exposés pour le déplacement entre son lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles le Commissaire à la protection des données part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par le Commissaire à la protection des données dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. Le Commissaire à la protection des données devra veiller à faire usage si possible de tarifs réduits de transport. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Le Commissaire à la protection des données est tenu de déclarer les réductions de toute nature dont il a pu bénéficier.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit dit "spécial" ou wagon-lit de 1^re classe à deux lits est autorisé ; le supplément pour l'utilisation du wagon-lit dit "single" est remboursé jusqu'à concurrence du prix du wagon-lit spécial ou 1^re classe à deux lits.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés.

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque le Commissaire à la protection des données voyage en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsque le Commissaire à la protection des données utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train 1ère classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou des réductions ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du Commissaire à la protection des données. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Le Commissaire à la protection des données bénéficie pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque le Commissaire à la protection des données est appelé à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme normal de réunions, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * . Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de ses frais par le budget du Conseil de l'Europe lui a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par le Commissaire à la protection des données pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion.

Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion.

Si la réunion chevauche un week-end et si le Commissaire à la protection des données reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi (sans réunion) et le dimanche sont payées au taux de € 152 * . Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas au Commissaire à la protection des données de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public par le trajet usuel obligent le Commissaire à la protection des données à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires effectifs de voyage évitent au Commissaire à la protection des données de passer une nuit en dehors de son domicile, l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement au Commissaire à la protection des données, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées au Commissaire à la protection des données participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur du Commissaire à la protection des données est limitée aux risques d'accident, il appartient à ce dernier de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel il est affilié dans son pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le Commissaire à la protection des données à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les frais de voyage et les indemnités journalières sont remboursées selon le présent règlement.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les membres du Comité ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles, un membre du Comité part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par l’expert indépendant dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par membre du Comité et par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés.

Les membres du Comité sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier et s'ils ont effectué le voyage dans une classe inférieure à la classe autorisée.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet de 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit de 1^re classe à un lit est autorisé.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés :

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les membres du Comité voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un membre du Comité utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train de première classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs membres du Comité ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Comité. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres du Comité bénéficient pour leurs jours de travail hors de leur domicile d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 281). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Lorsque les membres du Comité sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme de réunions du Comité européen des Droits sociaux, l'indemnité journalière allouée est de € 281 * . Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de € 152 * .

3. Le versement de ces indemnités couvre l'ensemble des frais exposés par l’expert indépendant, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7, paragraphe 1 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Les indemnités sont en règle générale versées sur la base de la durée effective de la réunion. Si la réunion chevauche un week-end et le membre du Comité reste au lieu de la réunion pendant cette période, les indemnités journalières pour le samedi (sans réunion) et le dimanche sont payées au taux de € 152 * . Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un membre du Comité de rentrer au lieu de départ, ou s'il préfère ne pas quitter le lieu de réunion, il a droit au paiement d'une indemnité journalière au taux de € 152 * pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut toutefois dépasser le remboursement autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public pour les trajets usuels obligent les membres du Comité à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités journalières ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires de voyage réels des membres du Comité leur évitent de passer une nuit hors de leur domicile l'indemnité journalière allouée est réduite de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux membres du Comité, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux membres du Comité participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 76 * (soit 50 % de l'élément de subsistance de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des membres du Comité est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Comité, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les membres du Congrès qui se déplacent pour le compte et à la charge de l'Organisation doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

2. Dans des cas exceptionnels de force majeure ou de situations spécifiques, le Secrétaire Général peut, sur la base d'une demande appuyée de justifications probantes quant aux raisons et aux frais réellement exposés, déroger à l'une ou l'autre de ces dispositions. Toutefois, la dépense supplémentaire ne pourra pas être supérieure à 20 % de celle qui aurait résulté de l'application des dispositions qui suivent.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les membres du Congrès ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage exposés pour le déplacement entre leur lieu de résidence mentionné dans l'avis de convocation et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un membre du Congrès part d'un lieu plus éloigné du lieu de réunion que ne l'est son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est limité aux frais qu'il aurait exposés à partir de son lieu de résidence. Si par contre ce lieu est plus rapproché, le montant du remboursement est limité aux frais réellement exposés par le membre du Congrès dans les conditions fixées par la présente réglementation.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par réunion.

1. Le remboursement intervient dans la limite des frais se rapportant à l'itinéraire usuel déterminé par le Secrétariat en fonction du moyen de transport autorisé (voir annexe) sans tenir compte des moyens de transport effectivement utilisés. Les membres du Congrès devront veiller à faire usage si possible de tarifs réduits de transport.

En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais effectivement exposés. Les membres du Congrès sont tenus de déclarer les réductions de toute nature dont ils ont pu bénéficier.

2. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée du billet ou d'une copie et d’une pièce justificative du montant déboursé (facture, avis de paiement d’une carte de crédit…).

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1^re classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit dit "spécial" ou wagon-lit de 1^re classe à deux lits est autorisé ; le supplément pour l'utilisation du wagon-lit dit "single" est remboursé jusqu'à concurrence du prix du wagon-lit spécial ou 1^re classe à deux lits.

2. Voyage par avion

L'utilisation de l'avion est remboursée sur la base du tarif pour le vol le plus économique (classe touriste ou classe équivalente) par le trajet usuel sans qu'il soit tenu compte de la classe et du trajet effectivement utilisés :

ii. s'il existe une liaison aérienne directe à l'intérieur du trajet usuel ; ou

iii. si le voyage nécessite une traversée maritime.

Lorsque la durée du voyage aérien par le trajet usuel dépasse 7 heures de vol dans chaque sens la classe affaire est autorisée, sous réserve d’un accord préalable du Service. Si la classe affaire est utilisée, elle sera remboursée sur la base du trajet usuel dans la limite des frais effectivement exposés. L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les experts voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir article 6, paragraphe 1).

Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du domicile ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport et vice-versa ainsi que les frais de transport locaux pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

1. Lorsqu'un membre du Congrès utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du billet de train 1ère classe sans qu'il soit tenu compte des suppléments ou des réductions ou de toute autre dépense découlant de l'utilisation de la voiture.

2. Si deux ou plusieurs membres du Congrès ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 20 % pour chaque personne transportée.

3. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre du Congrès. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres du Congrès bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2000 : € 152 et € 235 dans les cas où les membres du Congrès représentent l’Organisation en dehors de Strasbourg).

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par le membre du Congrès pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

Toutefois, dans des cas exceptionnels et lorsque la situation spécifique des ressources hôtelières du lieu de la réunion le justifie, et sous réserve d’un accord préalable du Service, le montant de l’indemnité journalière pourra être augmenté de 20% (et jusqu’à 75% lorsque le lieu de la réunion se situe en Europe centrale ou orientale) sur la base d’une demande appuyée de justificatifs des montants réellement déboursés.

La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

1. Le taux journalier prévu à l'article 7 est alloué pour chaque jour de présence effective à la réunion ou pour chaque fraction de journée.

La réduction de la durée initialement prévue pour une réunion ne donne pas lieu, en règle générale, au paiement de l'indemnité pour les jours de réunion non tenus. Si la réunion chevauche un week-end et si le membre du Congrès reste au lieu de la réunion pendant cette période, le samedi et le dimanche sont considérés comme jours de présence. Les jours de fermeture des bureaux ainsi que les journées d'absence pour maladie au lieu de réunion, justifiées par un certificat médical, sont comptés comme jours de présence dans la limite maximum de la durée de la réunion. Lorsque l'intervalle entre deux réunions ne permet pas à un membre du Congrès de rentrer au lieu de départ, ou si le membre du Congrès préfère ne pas quitter le lieu de réunion, celui-ci a droit au paiement de l'indemnité de séjour pour les journées intermédiaires. Dans la deuxième hypothèse, toutefois, le montant global de l'indemnité pour les journées intermédiaires ne peut dépasser le remboursement minimum autorisé pour le voyage aller-retour.

2. Si les horaires des moyens de transport public par le trajet usuel obligent les membres du Congrès à passer en déplacement un nombre de nuits supérieur au nombre de jours de réunion, des indemnités ou des fractions d'indemnités supplémentaires peuvent être versées pour compensation des frais additionnels.

3. Lorsque pour une réunion d'une journée les horaires effectifs de voyage évitent au membre du Congrès de passer une nuit en dehors de son domicile, l'indemnité journalière allouée est réduite de € 117,50 * dans les cas où les membres du Congrès représentent l’Organisation en dehors de Strasbourg et de € 76 * pour les toutes les autres réunions (soit 50 % de l'indemnité journalière).

4. Lorsque l'hébergement et/ou les repas sont assurés gratuitement aux membres du Congrès, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

Membres du Congrès représentant l’Organisation en dehors de Strasbourg

- Hébergement                       € 117,50 *

(50 % de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 35,25 *

(15 % de l'indemnité journalière)

Membres du Congrès assistant à toutes les autres réunions

- Hébergement                       € 76,00 *

(50 % de l'indemnité journalière)

- Par repas (déjeuner ou dîner)                       € 22,80 *

(15 % de l'indemnité journalière)

5. Les indemnités journalières allouées aux membres du Congrès participant à des réunions distantes de 50 km ou moins de leur lieu de résidence sont réduites de € 117,50 * dans les cas où les membres du Congrès représentent l’Organisation en dehors de Strasbourg et de € 76 * pour toutes les autres réunions (soit 50 % de l'indemnité journalière) à moins de produire une facture d'hôtel attestant qu'ils ont réellement encouru des frais d'hébergement.

IV. MALADIE ET ACCIDENT

Etant donné que l'assurance souscrite par le Conseil de l'Europe en faveur des membres du Congrès est limitée aux risques d'accident, il appartient à ces derniers de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de la prise en charge par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine des éventuels frais de maladie durant le voyage et/ou durant la réunion.

V. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Congrès, à laquelle sont annexées les pièces justificatives (ou les copies) exigées en application de l'article 3, paragraphe 2.

* Taux en vigueur au 1er janvier 2000