6 Dhjetor 2013

CEPEJ(2013)7Rev1

KOMISIONI EUROPIAN PËR EFICENCËN NË DREJTËSI

(CEPEJ)

GRUPI I PUNËS PËR CILËSINË E DREJTËSISË

(CEPEJ-GT-QUAL)

Udhëzime të rishikuara mbi krijimin e hartave gjyqësore

për të mbështetur aksesin në drejtësi në një sistem gjyqësor cilësor

Miratuar në takimin plenar të 22-të të CEPEJ, më 6 Dhjetor 2013

Indeksi

1.Hyrje. 4

1.1 Sfondi dhe objektivi ……………………….. 4

1.2 Hartat e gjyqësorit: për çfarë bëhet fjalë.... 4

1.3 Fazat e rishikimit të hartave gjyqësore.... 5

2.     Drejtimi i rishikimit të hartave gjyqësore. 5

2.1 Vlerësimi i hartës dhe treguesve aktual gjyqësorë.... 5

2.2 Përcaktimi i objektivave dhe i kritereve.... 6

2.3 Ndërtimi dhe matja e treguesve.... 7

2.3.1 Dendësia e popullsisë. 7

2.3.2 Përmasa e gjykatës. 8

2.3.3 Ecuria e Procedimeve dhe Ngarkesat e Punës. 10

2.3.4 Pozita Gjeografik dhe Transporti e Infrastruktura e Disponueshme. 10

2.3.5 Kompjuterizimi 11

2.3.6 Lehtësirat e Gjykatave dhe Sofistikimi Kulturor 12

2.3.7 Niveli i aktivitetit 12

2.3.8 ZAM/Ndërmjetësimi 12

2.3.9 Ofrimi i Këshillave Ligjore dhe Rekrutimi i Gjyqtarëve dhe i Stafit 13

2.3.10 Bashkëpunimi me sistemet e jashtme (burgjet, prokuroria, policia) 13

2.4 Si të përdorim treguesit për të përcaktuar hartat e reja gjyqësore...          13

3.     Zbatimi i hartës gjyqësore. 16

3.1 Faza tranzitore...          16

3.2 Transferimi i njerëzve...          17

3.3 Matja e impaktit të reformës së hartës gjyqësore...          17

1.Hyrje

1.1 Sfondi dhe objektivi

Drejtësia, së bashku me të drejta të tjera themelore, si për shembull shëndeti, siguria dhe liria, përfaqëson një nga të drejtat më të rëndësishme të njeriut dhe një nga shtyllat e shoqërisë civile. Për këtë arsye, me kalimin kohës, pothuajse çdo vend ka ndërtuar një rrjet gjykatash, pak a shumë gjithëpërfshirës, me qëllimin për ta sjellë administrimin e gjykatave pranë qytetarëve sa më shumë të jetë e mundur.

Ne jetojmë në ditët e ndryshimeve të përhershme dhe të thella: krijimi i infrastrukturave të reja i bën disa vende më të aksesueshëm krahasuar me të shkuarën, kur ishin totalisht të izoluar; për më tepër, zhvillimi i mjeteve moderne të transportit e bën të udhëtuarit nga një qytet në tjetrin më të shpejtë dhe më të thjeshtë. Teknologjia ka ndryshuar mënyrën se si ne punojmë dhe mjetet e ndërveprimit midis individëve, aktiviteteve dhe administratës publike.

Përveç sa më sipër, gjatë viteve të fundit, ne kemi qenë dëshmitarë të një kontrolli të përgjithshëm të proceseve të kontrollit, qofshin private ose publike, të cilat synojnë racionalizimin e pasurive, uljen e kostove dhe rritjen e efikasitetit, për shkak të krizës globale ekonomike, e cila po detyron shumicën e organizatave perëndimore të rrisin ndjeshëm në nivel optimal përdorimin e burimeve të tyre treguar vëmendje të madhe ndaj cilësisë. Administrimi i drejtësisë është pjesë e këtij konteksti dhe për pasojë është në procesin e rishikimit të organizimit të tij në mënyrë që të rrisë maksimalisht shpërndarjen e pronave dhe të rrisë eficencën pa humbur vëmendjen ndaj cilësisë së shërbimeve të ofruara por edhe ndaj vendimeve.

Qëllimi i këtij dokumenti është të ofrojë një kuadër me anë të të cilit administratorët dhe politikëbërësit të mund të ndërmarrin reforma dhe të marrin vendime operacionale për të planifikuar (ose me shumë mundësi për të riplanifikuar) hartën gjyqësore të një vendi të tërë ose të një pjese të territorit të tij.

Ky dokument synohet të përdoret si udhëzues për identifikimin e faktorëve të cilët duhen marrë në konsideratë kur vendoset për përmasën dhe vendndodhjen e një gjykate të caktuar, për të garantuar se është arritur niveli optimal i efikasitetit dhe cilësisë. Me fjalë të tjera, objektivi është rritja në maksimum e nivelit të shërbimit të drejtësisë, ndërkohë që kostot operacionale dhe investimet çohen në nivel optimal.

1.2 Hartat e gjyqësorit: për çfarë bëhet fjalë

Në teorinë e ekonomisë, çështja e njohjes së gjykatave për sa u përket përmasave dhe vendndodhjes njihet si Menaxhimi i Zinxhirit të Furnizimit. Ekzistojnë qindra zbatime praktike të këtij subjekti në kontekste të shumtë dhe të ndryshëm, të cilët duken si shumë të ngjashëm me planin e hartave të gjyqësorit. Menaxherët e sistemeve të transportit publik duhet të vizatojnë hartën e itinerareve dhe të ndalesave duke u përpjekur të gjejnë balancën e duhur midis afërsisë, midis udhëtarëve dhe pikave të interesit dhe numrit të qëndrueshëm të linjave dhe të ndalesave. Në kujdesin shëndetësor, vendimmarrësit duhet t’i pozicionojnë spitalet në mënyrë strategjike për t’i bërë strukturat e ndihmës së parë dhe asaj të specializuar të aksesueshëm shpejt dhe lehtësisht, por në të njëjtën kohë ata duhet të krijojnë struktura me një përmasë minimale për të garantuar ndërthurjen e duhur midis kompetencës mjekësore dhe mjetit të kërkuar. Investitorët në një zinxhir palestrash duhet të përpiqen të mbulojnë sa më shumë vende në qytet që të jetë e mundur, por në të njëjtën kohë duhet të çojnë në nivel optimal marrëdhënien midis investimeve në mjete dhe rritjeve të parashikueshme të klientëve.   

Ashtu si edhe situatat me të cilat u përballën operatorët në fushat e përshkruara më sipër, ajo e gjeografisë së gjyqësorit është një problem i balancës midis faktorëve të ndryshëm: 

• Aksesi në drejtësi në lidhje me afërsinë midis qytetarëve dhe gjykatave;
• Përmasë minimale e gjykatës në mënyrë që të sigurohet prania e kompetencave dhe funksioneve të ndryshme;
• Ulja e kostove, duke qenë se burimet e administratës publike nuk mund dhe nuk duhet të humbasin, por të rriten në një nivel optimal;
• Rritja maksimale e cilësisë dhe e performancës së duhur të shërbimeve të ofruara.

Kuadri i përshkruar në këtë hyrje është i dobishëm për të shprehur një parim të rëndësishëm i cili përbën bazën e frymës së këtij dokumenti. Në fakt, qëllimi i këtyre direktivave nuk është identifikimi i një qasje përcaktuese për përkufizimin e një harte të përkryer gjyqësore. Në vend të kësaj, si të gjithë mjetet e përgatitur nga CEPEJ, ky dokument ofron një pamje të përgjithshme mbi krijimin e hartave të gjyqësorit duke renditur një sërë faktorësh, të cilët duhet të vlerësohen nga operatorët kur përcaktohet shpërndarja optimale e burimeve. Për këtë arsye, ai prezanton udhëzime të hapura të cilat synojnë të ndihmojnë politikëbërësit në ndjekjen e objektivave të cilat janë përcaktuar për ekuilibrin e sistemit gjyqësor respektiv.

Faktikisht, rishikimi i hartave gjyqësore normalisht përfundon me një vendim me të cilin duhet të qëndrojnë gjykata dhe që është përfundimtar. Prandaj, autoritetet vendimmarrëse duhet të vlerësojnë me kujdes nevojën për drejtësi në të gjithë territoret e tyre dhe të zbatojnë rregulla homogjene.

1.3 Fazat e rishikimit të hartave gjyqësore

Ndërsa në të shkuarën distancat e mëdha së bashku me mjetet e kufizuara të komunikimit e bënin të nevojshme ndërtimin e një sërë zyrash gjyqësore, shpesh të vet-mjaftueshme dhe të vet-menaxhuara, në kohët moderne është bërë e nevojshme që gjykatat të konsiderohen si pjesë e një “rrjeti”. Gjykatat nuk mund të konsiderohen më si njësi të vetme dhe të pavarura, por si një “kostelacion zyrash” të paraqitura në formën klasike rrjetëzore ku nyjat ndërlidhen me palët e tjera si së brendshmi dhe së jashtmi me botën e drejtësisë. Një rrjet për një shpërndarje optimale të shërbimeve ku plotësimi i nevojave të qytetarëve është thelbësor.

Në thelb, objektivi i menaxhimit të shpërndarjes se gjykatave është ndërtimi dhe maksimizimi i lidhjeve dhe koordinimi midis zyrave, institucioneve të tjera, aktiviteteve dhe qytetarëve. Ai përbëhet nga një proces për planifikimin, organizimin dhe menaxhimin e aktiviteteve, të programuara për të maksimizuar ecurinë e aktivitetit si në sektorin penal edhe në atë civil, me të gjitha procedurat përkatëse dhe brenda shkallëve të ndryshme të gjykimit, duke marrë në konsideratë lëvizjet që përdoruesi duhet të bëjë në zonën gjeografike ku ai jeton për të ndjekur ecurinë e procedimeve.

Përkufizimi i një harte gjyqësore është një aktivitet kompleks i cili duhet të ndahet në faza të cilat mund të marrin disa muaj përpara se të plotësohen plotësisht. Fazat e tilla kryesore mund të përcaktohen si në hartën më poshtë:

Një përshkrim i secilës fazë makro përcaktohet në kapitullin tjetër. Paragrafi dedikuar “Ndërtimit dhe Matjes së Treguesve” përshkruan dhe ofron udhëzimet kyç për një grup faktorësh të cilët mund të merren në konsideratë nga politikëbërësit kur ata nxisin një reformë në hartën gjyqësore.

1.      Drejtimi i rishikimit të hartave gjyqësore

2.1 Vlerësimi i hartës dhe treguesve aktualë gjyqësorë

Është e rëndësishme të theksohet fakti se, në rishikimin ose planifikimin e hartave gjyqësore, disponueshmëria e të dhënave dhe informacioneve luan një rol kryesor. Veçanërisht, dijenia për informacionet sasiore dhe ku është e mundur edhe cilësore për kërkesën në drejtësi, si edhe për llojet e çështjeve gjyqësore në sektorin civil dhe llojet e krimit në fushën penale janë thelbësore në mbështetje të procesit vendimmarrës.

 

Mund të duket e çuditshme se hapat e fazave të ofruara në këto udhëzime fillojnë nga vlerësimi i situatës aktuale dhe vetëm atëherë vijohet me përcaktimin e objektivave dhe të kritereve, ndërkohë që sipas logjikës do të duhej të ishte e kundërta. Kjo pikë është e debatueshme dhe udhëzimet nuk synojnë të jenë shumë kufizuese në këtë aspekt. Megjithatë, qëllimi është të theksohet se politikëbërësit duhet t’i njohin me të vërtetë sistemet e tyre gjyqësore në çdo detaj përpara se të përcaktojnë objektiva dhe veçanërisht kritere, sepse pa një bazë të fortë njohurish, reforma do të ishte e dobët. Ndonjëherë është më mirë të përcaktohet qëllimi final i reformës menjëherë pasi është aksesuar situata e vërtetë, duke pasur parasysh se çfarë mund të vazhdohet në mënyrë të arsyeshme.

Autoritetet kanë nevojë të mbledhin të dhëna nga burime të brendshme dhe të jashtme:

• të dhëna gjyqësore për administrimin, si për shembull: çështjet e ardhura, të përfunduara dhe ato të mbetura pezull duke përfshirë të gjitha nënklasifikimet e qenësishme, ndërsa shpërndarja bëhet për ministritë e drejtësisë dhe autoritetet e tjera të administratës së gjykatave;
• treguesit e performancës si produktiviteti i njësive dhe gjyqtarëve, afatet në dispozicion të procedimeve mund të ofrohen nga departamentet e statistikave brenda sistemeve gjyqësore ose mund të merren edhe nga vetë gjykatat;
• të dhënat gjeografike, të transportit dhe të infrastrukturës mund të merren nga autoritetet e specializuara ose mund të gjenden në faqe të besueshme në internet;
• çdo informacion tjetër specifik si për shembull niveli i sektorit, numri i sipërmarrjeve, ndihma ligjore, etj., mund të merren nga shoqëritë e profesionistëve dhe përsëri nga faqet e besueshme të internetit.

2.2 Përcaktimi i objektivave dhe i kritereve

Drejtësia është kudo një organizim shumë i hershëm; për pasojë në shumë raste hartat gjyqësore janë vjetërsuar dhe janë bërë jo efikase me dimensionet dhe kompetencat ju të përshtatshme për realitetet e territoreve dhe të shoqërisë. Kjo çon në anomali të dukshme në shpërndarjen gjeografike të gjykatave si edhe në shpërndarjen jo optimale të burimeve njerëzore duke krijuar ndryshime të mëdha midis nivelit të aktivitetit të gjykatave dhe efikasitetit. Për më tepër, shumë sisteme gjyqësore kanë demonstruar një backlog (çështje të prapambetura), me një rritje të ngadaltë por të vazhdueshme të afateve si në sektorin civil dhe në atë penal, gjë e cila është në kundërshtim me parimin e një drejtësie efikase[1].

Baza për fillimin e një projekti për hartën gjyqësore mund të jetë shumë e ndryshme nga një shtet tek tjetri dhe për këtë arsye çdo reformë mund të ndjekë qëllime të ndryshme. Në një vend si Italia, ku përpara reformës kishte më shumë se 2000 gjykata, vendimi ishte pakësimi i numrit të gjykatave të shkallës së parë për të përmirësuar efikasitetin dhe efiçencën e të gjithë sistemit gjyqësor[2]. Për riformësimin e sistemit gjyqësor, teknika e përdorur është shkrirja e strukturave më të vogla dhe më pak efikase, duke i bashkuar ato me gjykatat më të mëdha.

Vende të tjera europiane po konsolidojnë funksionet gjyqësore gjeografikisht, duke ulur kështu numrin e gjykatave. Në të vërtetë, proceset e këtyre riorganizimeve nuk orientohen vetëm nga arsyet financiare. Disa vende si Danimarka, Norvegjia dhe Holanda i kanë zbatuar këto projekte për të rritur cilësinë e drejtësisë. Përveç kësaj, kursimet në ekonomi dhe përmirësimet në cilësi në përgjithësi, specializimi i gjykatave duke siguruar numrin minimal të gjyqtarëve ose duke prezantuar teknologji të reja dhe duke përmirësuar eficencën përmenden si arsye për të avancuar më lart[3].

Në të njëjtën kohë, nuk mund të përjashtojmë se mund të kishte situata në të cilat politikëbërësit mund të jenë dakord të prezantojnë mjedise të reja gjyqësore për të zvogëluar distancën për qytetarët.

Në Itali, në të vërtetë, ekzistojnë një sërë anomalish (edhe pse ato janë adresuar pjesërisht gjatë reformës 2011-2012): rrethet e Tarantos, Mesinës dhe Rexhio Kalabrias zënë një sipërfaqe nga 2500 deri në 3200 kilometër katrorë (secila prej tyre zë 1% të sipërfaqes italiane), ndërsa rrethet e Torinos, Bolonjës dhe Firences mbulojnë një sipërfaqe dhjetë herë më të madhe, nga 22000 deri në 29000 kilometër katrorë (secila rreth 8% të sipërfaqes italiane). Tribunali i Mistretas në Sicili u shërben 22154 banorëve, ndërsa Roma përfshin një popullsi prej 2.612.068 banorë. 50 gjykatat më të vogla për nga popullsia së cilës i shërbejnë (30% e të gjithë gjykatave italiane) mbulojnë 9% të popullsisë italiane.

 

Numri i madh i gjykatave, së bashku me shpërndarjen irracionale të burimeve dhe vendeve ishin nxitjet kryesore për reformën e shumë hartave gjyqësore në Europë si në Kroaci dhe në Itali. Këtu, çështja e shpërndarjes gjeografike të gjykatave është debatuar për më shumë se një shekull që prej bashkimit të Italisë në vitin 1861 dhe deri më sot, edhe pse nuk ka pasur kurrë një qëllim serioz legjislativ për të rihartuar hartën gjyqësore në përputhje me strukturën dhe nevojat reale të shoqërisë civile.

Në të vërtetë, në Holandë, një nga objektivat kryesorë të reformës ishte të mundësohej rishpërndarja e burimeve njerëzore brenda një gjykate rrethi për të shmangur balancat e gabuar, ndërsa në Itali aktualisht, pas reformës së hartës gjyqësore, po ndërmerret një rishpërndarje rrënjësore e burimeve njerëzore.

 

Siç u përmend shkurtimisht më sipër, për veç vlerësimit demografik nëpër shtete dhe shpërndarjes së pabarabartë të burimeve njerëzore, është me vend që të nënvizohet ekzistenca e një kërkese në rritje për njohuri shumë specifike për shkak të kompleksitetit në rritje të ligjit dhe aktiviteteve. Ky aspekt riforcon nevojën për reforma gjyqësore të cilat do të kërkonin të ofrohej një ekspertizë më e madhe ligjore. Këtu, bëhemi dëshmitarë të një kompromisi tjetër midis nevojës për specializim, gjë e cila do të kërkonte një përmasë disi minimale të gjykatave, - afërsisë me qytetarët, e cila në fund të fundit ka të bëjë me aksesin në drejtësi.

2.3 Ndërtimi dhe matja e treguesve

Ka shumë tregues të cilët mund të përdoren për të ndërtuar balancën optimale midis aktivitetit të gjykatave dhe afërsisë me përdoruesit.

Në Itali, është thelbësore të matet aktiviteti dhe produktiviteti i zyrës së gjyqtarëve dhe të gjykatave, sepse në përzgjedhjen e zyrave të shkallëve të para për t’u mbyllur, fokusi ishte mbi ato me përmasë të kufizuar dhe performancë të ulët. Në këtë pikë, u përdorën pragje të ndryshëm, shpesh në nivelin mesatar të treguesve të performancës të ndërmarrë gjatë një periudhe pesë-vjeçare përpara reformës. Parimi i zbatuar ishte që zyrat me tregues nën mesataren aritmetike të mund të përfitonin nga ekonomitë e shkallës nëse bashkoheshin me zyrat më të mëdha dhe më produktive.

Në këtë këndvështrim, faktorët e listuar më poshtë konsiderohen më thelbësorë për një përkufizim korrekt të hartave gjyqësore. Ata ndahen në dy kategori kryesore: “Faktorët kyç”, të cilët janë ata të rëndësisë primare dhe “Faktorët shtesë”, të cilat janë të rëndësisë dytësore dhe nëse përdoren, do të rrisin tërësinë dhe forcën e analizës. Faktorët kyç janë qartazi tregues sasiorë ose lehtësisht të matshëm, për këtë arsye mund të maten me objektivitet. Nga ana tjetër, midis faktorëve shtesë, disa prej tyre janë tregues cilësorë, të cilët nuk janë lehtësisht të matshëm (p.sh.: niveli i aktivitetit, mjedisi për rekrutimin e magjistratëve dhe e stafit, etj.) dhe kanë një ndikim të vogël (si ndërmjetësimi ose sofistikimi kulturor), si pasojë, gjithsesi një lloj matjeje mund të përcaktohet edhe për ta. Për këtë arsye preferohet që ata t’u bashkohen kritereve kyç për të ndërtuar një reformë më të fortë.

a)      Faktorët kyç

i)              Dendësia e popullsisë

ii)            Përmasa e gjykatës

iii)          Progresi i procedimeve dhe ngarkesa e punës

iv)          Pozicioni gjeografik, infrastruktura dhe transporti

b)     Faktorë shtesë

v)            Kompjuterizimi

vi)          Lehtësirat e gjykatës (telefoni/video) dhe sofistikimi kulturor

vii)        Niveli i sektorit

viii)      ZAM/Ndërmjetësimi

ix)          Ofrimi i këshillimit ligjor dhe rekrutimit të gjyqtarëve dhe e stafit

x)            Bashkëpunimi me sisteme të jashtme (burgjet, prokuroria, policia).

2.3.1 Dendësia e popullsisë

Edhe pse në mënyrë që të përcaktohet më mirë përmasa optimale e një gjykate, pavarësisht numrit të njerëzve të cilët jetojnë zonën e kompetencës, niveli i kërkesës për drejtësi ka një ndikim më të drejtpërdrejte. Ne nuk mund të neglizhojmë faktin se një balancë për sa i përket popullsisë që merr shërbime nga secila gjykatë është një faktor i rëndësishëm për t’u marrë në konsideratë gjatë reformimit të hartës gjyqësore. Për shembull, Portugalia ka raportuar një shpërndarje të pabarabartë të popullsisë si pasojë e ardhjes së eksodit rural, duke i detyruar shumë njerëz që të zhvendosen në zonën bregdetare. Një gjë e tillë rezulton në një rritje të madhe të kërkesës për drejtësi në Porto ose në Lisbonë[4]. Gjithashtu, në Itali, reformatorët kanë vënë re lëvizje specifike të popullatës, në rajonet si Veneto, të cilat dikur ishin zona rurale për gjatë dekadave të fundit janë kthyer në zona industriale, me një ndryshim të ndjeshëm në numër, shpërndarje dhe tipin e kërkesës së drejtësisë. Në të kundërt, zona të tjera janë përballur me një kërkesë të ulët dhe janë mjaft jo aktive, veçanërisht nëse përmasa e tyre dhe shpërndarja e stafit nuk është zvogëluar sipas rastit.

 

Nuk ekziston një numër i caktuar të njerëzve të cilët marrin shërbime nga një gjykatë, edhe sepse do të ishte më korrekte të merrej në konsideratë raporti midis përmasës së një gjykate dhe popullsisë e cila ka marrë shërbim. Megjithatë, mund të jepen disa statistika dhe në këtë pikë kërkohet një përshkrim i aktivitetit të gjykatës.

Gjykatat realizojnë detyra të ndryshme në varësi të kompetencave të parashikuara në ligj. Në shumicën e rasteve, gjykatat janë përgjegjëse të mbulojnë si çështjet civile edhe ato penale, dhe mundësisht edhe çështjet administrative. Gjithashtu, gjykatat mund të kenë përgjegjësi për mirëmbajtjen e regjistrave (regjistrat e tokës, biznesit dhe civilë) dhe kanë departamente të veçantë për zbatimin e çështjeve. Për këtë arsye, duhet të realizohet me kujdes një krahasim i sistemeve të gjykatave midis shteteve anëtare ose nevojave të entiteteve, duke marrë në konsideratë juridiksionet aktuale[5].

Nga 47 sistemet e vlerësuara duke iu referuar situatës në vitin 2010[6], shumica e shteteve ose entiteteve (19) kanë më pak se një gjykatë të shkallës së parë të juridiksionit të përgjithshëm për 100.000 banorë. Trembëdhjetë shtete kanë norma më të larta, por nga këto vetëm Turqia, Federata Ruse dhe Monako kanë deklaruar më shumë se 5 gjykata për 100.000 banorë. Shifrat e raportuara nga Monako duhet të merren parasysh duke menduar numrin e vogël të banorëve, i cili ka një rol manipulues në raportin për 100.000 banorë.

Më saktësisht, ashtu siç mund të rezultojë në vende të tjera, edhe nëse vërejmë mesataret e sistemeve gjyqësore europiane, mund të vëmë re një variacion të caktuar statistikor në numrin e popullsisë e cila merr shërbime nga gjykata e shkallës së parë (që do të thotë numri në total i gjykatave për juridiksionin e përgjithshëm dhe çështjet e specializuara). Për shembull, në Belgjikë gjendet një gjykatë e parë për 401.478 njerëz mesatarisht, por nga ana tjetër, në një vend me një numër popullsie të ngjashëm me atë në Hungari, numri i popullsisë e cila merr shërbim nga secila gjykatë e shkallës së parë është shumë më i ulët, në vlerën 76.229 njerëz. Në dy vende krahasimisht të mëdha si Spanja dhe Italia, numri i njerëzve të cilët kanë marrë shërbim është 20.503 për gjykatë në Spanjë dhe 49.250 (që do të thotë më shumë se dyfish) në Itali.  

Në kuadrin e statistikave, do të ishte ndihmë të dihej se midis 42 vendeve të vlerësuara nga CEPEJ për këtë tregues, numri mesatar i njerëzve të cilët kanë marrë një shërbim fillimisht nga një gjykatë e shkallës së parë është 25.599 (përllogaritur duke pjesëtuar numrin total të popullsisë prej 712.980.053 me numrin në total të gjykatave prej 27.852). Çuditërisht, ky numër është i vogël nëse i referohemi listës së treguesve mesatar nga vendi, por kjo ndodh për shkak të peshës së vendeve më të mëdha si Federata Ruse (9.978 gjykata që i shërbejnë 14.323 qytetarëve secila) dhe Turqia (4.298 gjykata të cilat u shërbejnë 16.883 njerëzve secila).  

2.3.2 Përmasa e gjykatës

Sipas përkufizimit të CEPEJ, një gjykatë është “një organ i ndërtuar bazuar në ligj dhe është caktuar për të gjykuar tipa specifike mosmarrëveshjesh gjyqësore brenda një strukture administrative të specifikuar, ku një ose disa gjykata mblidhet/mblidhen përkohësisht ose në mënyrë të përhershme”. Sipas qëllimeve të këtij paragrafi, mendojmë të trajtojmë gjykatat e juridiksionit të përgjithshëm, të gjitha të krahasueshme nga kriteri i tipit të mosmarrëveshjes së trajtuar.

Në të vërtetë, përmasa e gjykatës mund të përcaktohet nga numri në total i të punësuarve, që do të thotë numri i magjistratëve, Rechtspfleger dhe stafi tjetër administrativ, të marrë së bashku. Në këtë këndvështrim, nëse hamendësojmë se në një sistem gjyqësor ideal raporti midis stafit administrativ dhe gjyqtarëve të jetë pothuajse konstant për të gjitha gjykatat, dhe që të gjithë gjyqtarët të mbajnë të njëjtën ose pothuajse të njëjtën ngarkesë pune, atëherë në mënyrë më pragmatike, përmasa e një gjykate mund të konsiderohet si numri i gjyqtarëve të cilët punojnë në atë gjykatë[7].

Cila është përmasa optimale e një gjykate kur bëhet fjalë për ngarkesën të cilën duhet të trajtojë ajo? Gjithashtu, cili është niveli korrekt i ngarkesës së punës për të garantuar se një gjykatë përfiton nga ekonomitë e shkallës? A ekziston një llojshmëri e mjaftueshme çështjesh dhe numrash për të garantuar se gjykatat po përdoren sa më shumë të jetë e mundur?

Këto pyetje janë të lidhura me problemet e përmendura në kapitullin e parë të këtyre udhëzimeve ku referohet problematika e shpërndarjes optimale e burimeve. Një gjykatë e vogël mund të ketë mungesa në produktivitet, sepse ecuria e procedimeve është shumë e ulët për të shfrytëzuar kapacitetin e gjyqtarëve të saj.  Megjithatë, një numër i vogël gjyqtarësh kundrejt llojshmërisë së njëjtë të tematikave të procedimeve të gjykatave më të mëdha mund të çojë në një mungesë të specializimit dhe për rrjedhojë të shkaktojë jo vetëm një eficencë më të ulët (fokusi mbi koston), por edhe në një efikasitet më të ulët (fokusi në cilësi). Në të kundërt, një zyrë e madhe, si ato që zakonisht gjenden në metropole, mund të ketë një mungesë në produktivitet për shkak të gabimeve të cilat lidhen kryesisht me dimensionin e saj të madh, ku burokracia është një pengesë dhe mbizotëron ndaj aktivitetit normal gjyqësor.       

Në disa situata, produktiviteti i gjyqtarëve mund të përdoret për të përcaktuar përmasën optimale të një gjykate, produktiviteti i një gjykate mund të përkufizohet si numri i procedimeve të realizuara nga gjykata në një periudhë të caktuar kohe. Në këtë aspekt, produktiviteti i zyrës është një shumë e produktiviteteve të matura për secilin gjyqtar, i cili punon në atë gjykatë.

Departamenti i statistikave brenda Ministrisë italiane të Drejtësisë ka nxjerrë një studim mbi produktivitetin për secilën gjykatë dhe më pas ka përmbledhur rezultatet duke grupuar zyrat sipas përmasave të tyre (produktiviteti mesatar i zyrave me 0 deri në 10 gjyqtarë, me 11 deri në 20 gjyqtarë dhe kështu me radhë).

Studimi i realizuar në Itali, me numra real, konfirmoi perceptimin e përgjithshëm të përmendur më sipër. Faktikisht, kurba e produktivitetit është një parabolë, që do të thotë nivelet më të ulëta shoqërohen me gjykatat deri në 20 gjyqtarë, më pas produktiviteti rritet me përmasat në rritje të zyrave, dhe në fund bie përsëri pasi përmasa e gjykatës arrin (dhe tejkalon) një numër të caktuar (të lartë) gjyqtarësh. Në rastin studimor të treguar më poshtë, nivelet më të larta të produktivitetit gjenden në gjykatat me një numër gjyqtarësh nga 60 deri në 100. Produktiviteti bie përsëri kur numri i gjyqtarëve tejkalon numrin 100.

Megjithatë, nëse e kemi parasysh se, mesatarisht, përmasa e përgjithshme e sistemeve të tjerë gjyqësorë është më e vogël sesa përmasa e sistemit italian, mund ta imagjinojmë se produktiviteti më i lartë në nivel europian arrihet në gjykatat me një numër të përafërt gjyqtarësh prej 40 deri në 80.

 

Gjithashtu, në Holandë studimet e realizuara për produktivitetin e gjykatave, një studim i tillë rreth viteve 2002-2005 dhe rreth një periudhe tjetër nga viti 2005 deri në vitin 2009. Këto studime morën në konsideratë numrin total optimal të personelit të një gjykate (që do të thotë gjyqtarët dhe stafi jo gjyqtar) në linjë me përkufizimin e mësipërm sipas së cilit edhe numri i stafit mbështetës jo gjyqtar është një përcaktues i rëndësishëm për përmasën optimale të gjykatës. Shifrat që kanë rezultuar nga studimet holandeze ndryshojnë nga analiza e sipërpërmendur italiane, duke qenë se ata trajtojnë numrin total të stafit. Megjithatë, rezultati i studimeve holandeze në përgjithësi ishte në linjë me rezultatin e studimit italian, duke marrë në konsideratë strukturën ekzistuese organizative, duke qenë se produktiviteti ishte më i lartë në gjykatat me përmasa mesatare, ndërkohë që si gjykatat shumë të vogla dhe shumë të mëdha ishin më pak produktive. Përfundimi ishte se, nga njëra anë, bashkimi do të kishte përfitim nëse gjykatat e vogla me një produktivitet të pashpresë do të bashkoheshin me gjykatat më të mëdha. Nga ana tjetër, bashkimi nuk duhet të çojë në ekstremin tjetër – duke përfshirë gjykatat më të mëdha, duke qenë se këto gjykata do të rrezikonin të shfaqnin një produktivitet më të ulët sesa gjykatat më të vogla nga të cilat kanë dalë[8].

Nëse objektivi i rishikimit të një harte gjyqësore, ose njëri prej qëllimeve të tij është sigurimi i gjykatave të një përmase mesatare, një gjë e tillë do të maksimizonte produktivitetin e gjyqtarëve, ndërsa detyra do të ishte të bashkoheshin zyrat e vogla me produktivitet të ulët në zyra më të mëdha dhe në fund të zvogëlohej përmasa e disa gjykatave të mëdha por pa efikasitet.

Për të kuptuar më mirë efektet e zbatimit të një teknike të tillë ne mund të imagjinojmë dy zyra, Gjykata A₀ me 20 gjyqtarë dhe Gjykata B₀ me 100 gjyqtarë. Nëse shfaqni një produktivitet më të ulët sesa një zyrë, le të themi me 50 gjyqtarë, ne do të mund të riplanifikonim territorin dhe kompetencat për të pasur dy zyra të reja, A₁ dhe B₁ me rreth 60 gjyqtarë secila. Kjo zgjidhje u eksperimentua në Itali në tribunalët e Torinos (të zvogëluara në përmasë) dhe në Ivrea (me përmasë të rritur).

Në një shembull të dytë, ne mund të imagjinojmë dy zyra të tjera, Gjykata C₀ me 15 gjyqtarë dhe Gjykata D₀ me 35 gjyqtarë. Nëse paraqitet një produktivitet mesatar më i ulët sesa një zyrë me, le të themi 50 gjyqtarë, ne mund të bëjmë një lloj tjetër ndërhyrjeje, ndryshe nga ajo e para e cila kishte të bënte me bashkimin e zyrave dhe territorit në një të ri, Gjykata E₁ me 50 gjyqtarë, që do të thotë shuma e gjyqtarëve nga gjykatat C₀ dhe D₀. Kjo zgjidhje u zbatua gjerësisht në reformën e kohëve të fundit në Itali në rreth 30 zyra të vogla të cilat u mbyllën dhe u bashkuan në gjykata më të mëdha.

 2.3.3 Ecuria e procedimeve dhe ngarkesat e punës

Për qëllime të këtij paragrafi, ne mendojmë të merremi me gjykata të juridiksionit të përgjithshëm, të gjitha të krahasueshme në lidhje me llojin e mosmarrëveshjeve të trajtuara me të gjithë gjyqtarët të cilët performojnë me të njëjtin, ose pothuajse me të njëjtin, produktivitet.

Në paragrafin e mëparshëm, ne dhamë udhëzime të përgjithshme për mënyrën se si të zgjidhim problemet për gjetjen e përmasës optimale të një gjykate bazuar në produktivitetin e gjyqtarëve. Duke ndjekur këtë parim, në njërin prej dy shembujve të përmendur në fund të paragrafit, ne përfshimë dy zyra të reja A₁ dhe B₁ me rreth 60 gjyqtarë secila. Tani, le të përqendrohemi në rastin e demonstruar në analizën e ecurisë historike të procedimeve, ku gjykata A₁ merr 12.000 çështje në vit dhe gjykata B₁ merr 14.400 çështje në vit, krahasuar me ato të gjykatës A₁ sipas vështirësisë. Nëse të dy institucionet do të performonin me efikasitet me produktivitet të krahasueshëm, cilido qoftë niveli i produktivitetit, ne do të kishim dy çështje të pa ekuilibruara: faktikisht, nëse produktiviteti është më i lartë sesa 200 çështje për gjyqtar në një vit, do të kishim një linjë çështjesh të mbetura pezull në fund të çdo viti në të dyja gjykatat. Si pasojë e sa më sipër, zgjidhja ideale do të ishte ripërcaktimi i kompetencave të të dy institucioneve në mënyrë të tillë që të kenë 13.200 çështje që hyjnë në secilën prej dy institucioneve.

Megjithatë, një problematikë shtesë del në këtë rast, sepse ne duhet të përcaktojmë mënyrën se si të masim “ngarkesën e punës” së gjyqtarëve dhe të gjykatave: a përbëhet kjo ngarkesë vetëm nga çështjet e reja në një vit për një gjyqtar, apo përfshin edhe çështjet e filluara në fillim të periudhës së referuar? Për më tepër, cilat janë çështjet e filluara të cilat duhen marrë në konsideratë? A mblidhen të gjitha këto çështje të hapura në fund të periudhës së fundit, apo konsiderohen vetëm ato të cilat nuk janë zgjidhur brenda një periudhe të caktuar kohe?

Problemi është i debatueshëm. Një zgjidhje e mundshme për këtë problematikë është që çështjet e filluara të mund të trajtoheshin më vete nga procedimet e reja, duke zbatuar masa të veçanta. Në fakt, në një zgjidhje ideale, nëse sistemi gjyqësor arrin një ekuilibër për sa i përket eficencës dhe produktivitetit, gjykatat do të mund të zgjidhnin të gjitha çështjet e reja brenda një afati kohor të arsyeshëm duke zvogëluar në minimum ose madje deri në zero ngarkesën e vjetër të punës që është mbledhur. Me fjalë të tjera, analiza për përcaktimin e hartës gjyqësore duhet të bazohet në çështjet e reja dhe ato të zgjidhura (ku produktiviteti është raporti midis këtyre dy faktorëve), dhe më pas duhet të caktohet një skuadër gjyqtarësh të veçantë dhe për një afat të përcaktuar kohor (ose edhe një përpjekje e veçantë nga të njëjtët gjyqtarë të cilët punojnë në secilin institucion) për të trajtuar çështjet e filluara derisa sa çështjet e mbetura pezull të shkojnë në zero.  

2.3.4 Pozita gjeografike dhe transporti e infrastruktura e disponueshme

Në shumë vende, pozita gjeografike e gjykatës mund të jetë ende shumë e rëndësishëm për shkak të nevojës për të pasur akses në drejtësi në nivel lokal. Kur ka një kërkesë që një palë duhet të paraqitet fizikisht në gjykatë, aksesi në institucion është tejet i rëndësishëm. Do të ishte e paarsyeshme të pritej që njëra palë të udhëtojë për një kohë të gjatë. Duhet të përcaktohet një standard për nivelin e arsyeshëm të kohës së nevojshme për të udhëtuar.

Detyra për të raportuar në gjykatë për një seancë dëgjimore të përcaktuar për t’u mbajtur herët në mëngjes, për një të moshuar, për dikë i cili nuk ka një makinë, dhe për ata që duhet të udhëtojnë nga një qytet tjetër në mungesë të mjeteve të duhura të transportit, janë të gjitha situata problematike të cilat mund të cenojnë të drejtën për akses të barabartë në drejtësi.

Gjithashtu, në rastin kur kërkohet një shpërndarje optimale e zyrave, parimi që duhet të zbatohet për sa i përket pozitës gjeografike është minimizimi i distancës midis institucionit gjyqësor dhe të gjitha bashkive të territorit. 

Më poshtë paraqitet një rast shembull, me një hartë imagjinare të një territori me katër qytete të mëdha (A, B, C dhe D), midis të cilëve duhet të përzgjidhet njëri ku do të vendoset tribunali i cili përmbush kushtin e distancës minimale nga qytetarët.

Problemi mund të zgjidhet duke përgatitur një tabelë në të cilën tregohet koha e të udhëtuarit me makinë nga të katër qytetet. Gjithashtu, mendohet se secili qytet përfaqëson edhe të gjithë qytetet e vegjël rreth tij.

Siç duket, vendndodhja optimale e institucionit, nëse duhet të zgjidhet një vend unik midis atyre katër të listuar më sipër, është Qyteti C, sepse ai minimizon distancat për tek tre qytetet e tjera, nëse bëhet një krahasim me të gjitha kombinimet e tjera të mundshme. Sigurisht, kjo analizë varet nga numri i njerëzve që udhëtojnë. Megjithatë, nëse, për shembull, Qyteti B do të kishte një qendër shumë më të populluar, me një numër shumë më të madh çështjesh sesa Qyteti C, atëherë në një rast të tillë autoritetet mund të vendosnin që t’i jepnin prioritet Qytetit B, si vendi për të pozicionuar gjykatën.

Në të vërtetë, lind një element tjetër i analizës.

A duhet që të gjitha shërbimet e ofruara brenda një gjykatë të mbesin brenda gjykatës kryesore? A kemi ne nevojë për praninë e plotë fizike të një gjykate, edhe nëse ajo për të cilën kanë nevojë shumica e klientëve është të marrin një formular ose thjesht të dorëzojnë disa dokumente për të nisur procedimet e tyre?

Duke u kthyer tek shembulli i mëparshëm, në të tre vendet të cilat nuk do të kishin asnjë gjykatë, do të ishte e dobishme nëse do të vendoseshin pika mbështetjeje për detyrat administrative, ose thjesht për të shoqëruar centralizimin e institucioneve me zgjerimin e proceseve të përshtatshme on-line, siç edhe do të trajtohet edhe më poshtë në seksionin për kompjuterizimin.

2.3.5 Kompjuterizimi

Siç u përshkrua në paragrafin më sipër, riorganizimi gjeografik i gjyqësorit rezulton në distanca më të mëdha udhëtimi për palët, avokatët dhe punëmarrësit, dhe kështu edhe në një përkeqësim të mundshëm të nivelit të aksesit në drejtësi. Megjithatë, duket se shumë vende ka të ngjarë ta kontrollojnë këtë problem pozitivisht. Një pjesë e shpjegimit është se prania fizike e palëve dhe e pjesëmarrësve të tjerë në gjyqësor po bëhet më pak detyruese ndërsa përdorimi i teknologjisë së informacionit dhe e video-konferencave po kthehet gradualisht në një standard në shtetet e mëdha, ndërsa pjesëmarrja në një seancë dëgjimore në distancë nuk konsiderohet si një pengesë serioze nga shumë operatorë.

Konsolidimi i gjykatave duhet të shoqërohet me një përdorim në rritje të TIK-ut për të zvogëluar frekuencën e vizitave të nevojshme personalisht, nga palët dhe gjyqtarët në gjykata[9]. Gjithashtu, TIK-u duhet të përdoret për të rritur vizibilitetin e procedimeve gjyqësore. Sa më e madhe të jetë disponueshmëria e aplikacioneve të software-ve, të cilat zëvendësojnë letrën dhe nevojën për praninë fizike në vendin përkatës, aq më e largët mund të jetë vendndodhja e gjykatës. Kur shikojmë vendndodhjen gjeografike për secilën gjykatë, kompjuterizimi mund të ofrojë një shkallë fleksibiliteti, për sa ka të bëjë me ato shërbime që ofrohen në secilën gjykatë individualisht[10].

Përdorimi i kompjuterëve për përpunimin e të dhënave ka ndihmuar në menaxhimin e organizatave të biznesit të kontrollojnë problemin në rritje të menaxhimit të letrës. Kompjuterët e kanë përshpejtuar procesin dhe kanë eliminuar nevojat për letër me anë të ruajtjes së të dhënave në baza të dhënash dhe dosjesh të përpunuara. Sistemet moderne dhe shumë efikase të ruajtjes së të dhënave mundëson kursimin e letrës, duke pakësuar në këtë mënyrë kërkesat për hapësire. Gjithashtu, nëse i gjithë dokumentacioni gjyqësor do të skanohej dhe do të ruhej elektronikisht, ai do të mund të rimerrej me anë të një lidhje në web, pa qenë nevoja të shkohet në gjykatë dhe të kërkohet një kopje në letër ose ndihma e një nëpunësi. Me fjalë të tjera, një reformë për një hartë moderne në gjyqësor mund të shfrytëzojë teknologjinë për të reduktuar numrin e zyrave, nëse konsultimi ose edhe shërbime të tjera bazë si regjistrimi i dokumenteve ose njoftimi i akteve formale për palët mund të realizohet on-line.

Të gjitha avantazhet e kompjuterizimit në sistemet gjyqësore bazohen në supozimin thelbësor se sistemet e përdorura janë të sigurta dhe se ato garantojnë privatësinë dhe përdorimin e gjurmueshëm.    

2.3.6 Lehtësirat e gjykatave dhe sofistikimi kulturor

Përdorimi i teknologjisë gjatë seancave dëgjimore me anë të telefonit ose me anë të video-konferencave shton një dimension të ri për aksesin në gjykata. Mund të ketë një kufi për llojet e seancave dëgjimore të cilat mund të realizohen në këtë mënyrë, por nëse legjislacioni pranon mundësitë e ofruara nga teknologjia duke hequr nevojën që palët dhe avokatët të ndjekin çdo seancë dëgjimore, atëherë ky bëhet një element për t’u vlerësuar në momentin e përcaktimit të numrit dhe të vendndodhjes së gjykatave. Një teknologji e tillë nuk ul vetëm nevojën për të udhëtuar në gjykatë, por ajo ul edhe kostot për palët duke eliminuar kohën për të udhëtuar.

2.3.7 Niveli i aktivitetit

Niveli i aktiviteteve është gjithmonë një faktor, ose duhet të jetë i tillë, kur merret vendimi për vendin dhe përmasën e gjykatës. Niveli i aktiviteteve duhet të merret në konsideratë së bashku me çështjen e burimeve dhe rekrutimit. Bashkë me këtë është edhe nevoja për të siguruar një shkallë të caktuar ekspertize në gjykatë në fushën e caktuar. Çdo praktikë e kësaj natyre duhet të mbajë në konsideratë përfitimet e seancave centralizuese për të ofruar një fleksibilitet më të madh për të garantuar përdorimin maksimal të afateve të gjykatave. Gjykatat të cilat nuk kanë një grup mjaftueshëm të madh çështjesh vuajnë që t’i mbajnë të angazhuar gjyqtarët e tyre.

Megjithatë, është një lëndë e cila del në pah nga vlerësimi i nivelit të aktiviteteve. Faktikisht, ashtu si problemi i popullsisë e cila merr shërbime dhe lidhja me numrin e procedimeve të regjistruara, numri i aktiviteteve dhe i profesioneve në fushë mund të mos ketë lidhje me përmasën dhe vendin e një gjykate, duke qenë se ngarkesa e punës për një gjyqtar të gjykatës tashmë është e përfshirë në ecurinë e çështjeve, përmendur në paragrafin 2.3.3. megjithatë, ajo ç’ ka do të donim të nënvizonim në këtë seksion si udhëzim është fakti se ndoshta do të ishte më e preferueshme të zgjidhej vendi ku aktiviteti ekonomik dhe tregtia janë më intensivë.

2.3.8 ZAM/Ndërmjetësimi

Është shumë e rëndësishme të pranohet se mundësitë për gjykatën si një forum për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve po bëhen më gjerësisht të disponueshme dhe mund të ofrojnë një alternativë efikase në përdorimin e gjykatës. Megjithëse nuk duhet domosdoshmërisht të ketë një lidhje të drejtpërdrejtë midis gjykatës dhe ofruesit të ZAM-it, ato janë gjithmonë të lidhura me njëra tjetrën. Ky shërbim do të kërkonte shërbimin e ofruesve të trajnuar dhe një akomodim të përshtatshëm, nëse takimet zhvillohen në ambientet e gjykatës.  

2.3.9 Ofrimi i këshillave ligjore dhe rekrutimi i gjyqtarëve dhe i stafit

Tashmë vumë re më sipër në këtë dokument se mund të kërkohet një vlerësim i kujdesshëm për të përcaktuar numrin e gjyqtarëve dhe strukturat aktuale për të plotësuar nevojat në ecurinë e punës. Por duhen marrë në konsideratë edhe elementë shtesë, në momentin kur merret një vendim se ku duhet pozicionuar një gjykatë dhe juridiksionin që ajo duhet të ketë. Në këtë paragraf, ne përqendrohemi tek vëmendja që i duhet kushtuar ofrimit të këshillave ligjore dhe mundësive konkrete të ofruara në territorin e rekrutimit të magjistratëve dhe stafit mbështetës.

Ndoshta është rasti që gjyqtarët do të lëvizin në zona ku ka mjaftueshëm aktivitet për të justifikuar praninë e tyre. Kjo gatishmëri për të lëvizur nuk mund të supozohet, kështu duhen marrë masat e përshtatshme për të garantuar që përdoruesit e një gjykate të marrin këshillat e duhura ligjore. Hapja e një gjykate brenda një distance të arsyeshme nga vendndodhja e një universiteti drejtësie është shumë e rëndësishme veçanërisht në ato vende ku njerëzit e kulturuar preferojnë të punojnë shumë afër qyteteve ku banojnë ose afër vendit ku janë diplomuar. Për më tepër, në shumë vende, mund të ketë zona ose qytete në të cilat njerëzit dhe për pasojë edhe gjyqtarët mund të mos dëshirojnë të jetojnë, duke krijuar parakushtet e një organizimi të paqëndrueshëm me një rotacion të madh të gjyqtarëve dhe një ndikim negativ në cilësinë e punës.  

Jo vetëm që ekziston nevoja të garantohet fakti se në një gjykatë punojnë avokatë dhe gjyqtarë të trajnuar mjaftueshëm dhe me eksperiencë, por një gjykate i kërkohet të ketë numrin e kërkuar të stafit mbështetës administrativ për bizneset që gjenerohen.

Vështirësia në rekrutimin dhe kthimin e stafit është një pengesë madhore në ofrimin e një cilësie të lartë dhe të shërbimeve efikase gjyqësore. Është rasti kur gjykatat e vendosura në qytetet e mëdha mund të kenë të dhënat më të këqija të performancës, sepse stafi nuk është i të njëjtit nivel si në gjykatat e provincave. Arsyet për një gjë të tillë janë të ndryshme, ku do të përfshihej mungesa e një rroge konkurruese, më shumë mundësi punësimi dhe një kosto e lartë strehimi. Pozicioni gjeografik i gjykatës dhe mënyra se si i ofron shërbimet mund të kenë ndikim nga ky problem. Kështu do të duhet të gjendeshin qasje alternative të përshtatshme për të garantuar se ai akses në drejtësi ofrohet. Në procesin e zgjidhjeve të vështirësive ndaj një rekrutimi të dobët dhe kundërmasave që duhet të përdoren, përfitimet nga prania e një stafi të trajnuar mirë dhe me eksperience duhen marrë në konsideratë.

   

Ashtu siç e vumë re në paragrafin dedikuar kompjuterizimit, sistemet moderne gjyqësore kërkojnë kompetenca të reja për të kontrolluar botën moderne ku si proceset gjyqësore edhe krimet bëhen gjithmonë e më shumë të sofistikuara. Drejtësia ka nevojë të rekrutojë më shumë njerëz të arsimuar të cilët kanë jo vetëm ekspertizën ligjore, por edhe qasjen manaxheriale, aftësitë për blerjen e mallrave dhe të shërbimeve, njohuri për teknologjinë e re të hetimit (përgjimin e telefonatave, përgjime të tjera, etj.), kompetencat në IT dhe njohuri në gjuhë të huaja. 

2.3.10 Bashkëpunimi me sistemet e jashtme (burgjet, prokuroria, policia)

Si një faktor me ndikim në momentin e reformimit të hartës gjyqësore, por jo më pak i rëndësishëm sesa të gjithë faktorët e tjerë shtesë, është koordinimi i gjeografisë së re me organizimin e institucioneve të tjera, të cilat punojnë ngushtë dhe në ndërveprim me gjyqësorin. Për shembull, prania e një institucioni për vuajtjen e dënimit duhet të përfaqësojë një detyrim të rëndësishëm në procesin e vendimmarrjes, sepse për arsyet e sigurisë dhe të ekonomisë, do të ishte e leverdishme të ulen distancat e udhëtimit për të burgosurit të cilët janë të pandehur në një gjykim.

Një “faktor” tjetër shtesë i lidhur me rishikimin e hartës gjyqësore është bashkëpunimi i gjyqësorit me shërbimin e prokurorisë publike dhe policisë. Në fakt, zgjedhjet në lidhje me një vendndodhje të caktuar të gjykatës mund të ndikohen nga mënyra se si është organizuar shërbimi i prokurorisë publike e madje edhe ai i policisë.

Për më tepër, reformimi i hartës gjyqësore ka edhe pasoja për dhe duke u ndikuar nga harta administrative e një vendi, sepse kompetencat territoriale të gjyqësorit në veçanti dhe të administratave dhe institucioneve të tjera publike, shpesh janë të lidhura ngushtë dhe për këtë arsye duhet  marrë në konsideratë një bashkëpunim i përgjegjësive të ndërsjella.   

2.4 Si të përdorim treguesit për të përcaktuar hartat e reja gjyqësore

Ky dokument përshkruan faktorët dhe kriteret e shumëfishtë të cilët duhet të merren në konsideratë kur planifikohet një hartë gjyqësore. Edhe pse jo të gjitha prej tyre do të merren në konsideratë në të gjitha situatat, rekomandohet fort të përdoret një numër i mjaftueshëm treguesish të ndryshëm në planifikimin e një harte gjyqësore.

Në Francë, nevoja për të përshtatur drejtësinë me evolucionin e ekonomisë dhe të popullsisë çuan në nevojën për t’u përdorur një numër i madh treguesish dhe të dhënash (p.sh.: të dhënat demografike, treguesit e cilësisë së vendimeve, numri dhe tipi i çështjeve, numri i apeleve, koha e përpunimit, etj.). juridiksionet janë kategorizuar në grupe homogjene sipas gjykimit dhe përmasës së gjykatës, për këtë arsye, çdo kategori u vlerësua dhe analizua me të njëjtat kritere. Në Itali, treguesit kyç të përdorur ishin popullsia (duhet theksuar se në vitin 2011 në vend u realizua një census i përgjithshëm i popullsisë), ngarkesat në punë kryesisht bazuar në numrin e çështjeve të reja, në produktivitetin e gjyqtarëve të ndjekur nga sipërfaqja dhe distancat në aspektin e kohës së kaluar duke udhëtuar.  

Një logjikë disi e ndryshme, u zbatua në Holandë, ku reforma u mundësoi gjykatave, me anë të riorganizimit të rretheve gjyqësore, t’i bashkonin zyrat e administratës në mënyrë të tillë që një numër më i madh çështjesh në lidhje me të njëjtën fushë të mund të kontrollohej nga një skuadër gjyqtarësh dhe në këtë mënyrë të lehtësohej specializimi në një gjykatë.

Në Portugali dhe në Itali, reforma ka përcaktuar rregulla për përcaktimin nëse mbyllja e gjykatave justifikohet ose jo. Në Portugali, konceptet e efikasitetit dhe të racionalitetit janë shumë të rëndësishme, megjithatë, duke qenë se reforma u zbatua në vetëm tre juridiksione dhe nuk është shtrirë ende në pjesën tjetër të vendit, nuk është bërë asnjë protestë reale. Në të kundërt, në Itali, ku 949 zyra të shkallës së parë do të mbyllen, reagimi nga autoritetet vendore, shoqatat e avokatëve dhe të operatorëve është shumë negativ.

Siç është përmbledhur më së miri nga Konsulenca e Shkencave Politike, Strasburg në Studimin e tyre krahasimor për reformat në hartat gjyqësore në Europë (2012), secili vend ka përdorur një sërë kriteresh për të garantuar vlerësimin më pragmatik për situatën e secilës gjykatë, por nuk mohohet se niveli i aktiviteteve të juridiksioneve mbizotëroi, edhe pse gjithsesi ai u dobësua nga kushte të tjera si distanca gjeografike/kalimtare ose nevoja për ose nevoja që drejtësia të ishte e pranishme në disa zona. Ky është rasti i tre gjykatave të shkallës së parë në total, të pozicionuar në jug të vendit (gjykata e Kaltaxhirones, Rosanos dhe e Skiakas): edhe pse ato ishin përzgjedhur për t’u mbyllur bazuar në dimensionin dhe performancën e tyre, më pas ato u “shpëtuan”, sepse janë në frontin ballor në luftën kundër Mafias. Megjithatë, ka edhe vende si Gjermania, ku përveç faktorëve cilësor dhe sasior të listuar në këtë dokument, faktorë të tjerë, dytësor, me ndikim, si për shembull arsyet historike, do të merren në konsideratë nga reformuesit përpara se të merret vendimi për mbylljen e një zyre të caktuar dhe jo të një tjetre.  

Megjithatë, tendenca e përgjithshme është që gjykatat me më pak gjyqtarë të cilët mbulojnë numrin më të ulët të çështjeve shënjestrohen dhe mbyllen gjatë reformave të hartave gjyqësore. Megjithatë, pavarësisht numrit të treguesve të përzgjedhur, problemi për reformatorët është mënyra se si t’i bashkojnë ata për të dalë në fund me listën e zyrave të cilat do të mbyllen.

Shembulli i mëposhtëm tregon se mund të ndiqen të paktën dy kritere përzgjedhëse, njëri më kufizues dhe tjetri më pak.

Mendojmë se në rajonin XYZ, gjenden 10 gjykata (Gjykata A deri në Gjykatën J) dhe se numri i tyre duhet të zvogëlohet. Politikë-bërësit e shqyrtojnë eliminimin e mundshëm të një sërë zyrash duke përdorur kriterin e përgjithshëm të popullsisë më të vogël e cila ka marrë shërbime, të çështjeve gjyqësore dhe të produktivitetit më të ulët. Kështu, faktorët për t’u marrë në konsideratë janë:  

1. Popullata e cila ka marrë shërbim

2. Numri i çështjeve të regjistruara (të matura me kushtet relative të normës së çështjeve gjyqësore, në lidhje me Faktorin 1)

3. Produktiviteti i gjyqtarëve.

Më poshtë është tabela me një grup të dhënash të nevojshme për të realizuar analizën për qëllimet e rishikimit.

Reformatorët vendosën se zyrat të cilat do të përfshiheshin në “listën e mundshme të mbylljes” janë ato të cilat i përkasin çerekut të parë më të ulët, që do të thotë 25% e zyrave më të dobëta për secilin tregues të përdorur, siç theksohet metë zezë në tabelën më poshtë.

Nëse do të zbatoheshin kritere më kufizuese, 4 Gjykata (B, E, H dhe I) do të ishin të pranueshme për t’u mbyllur sepse ato janë në kategorinë më të keqe me të paktën një tregues, ndërsa nëse do të zbatohej një qasje më pak kufizuese, vetëm një zyrë do të ishte e pranueshme (Gjykata H), sepse ajo është gjykata e përfshirë në çerekun e parë për të gjithë treguesit.

Por çfarë ndodh nëse qëllimi i politikë-bërësit është të propozojë mbylljen e 25% të zyrave, që do të thotë se është e nevojshme përzgjedhja e dy zyrave nga 10 të listuara? Në këtë rast, është një tjetër kriter i cili do t’i kombinonte të tre treguesit në një të vetëm, mundësisht duke përdorur Faktorët normalizues (ndryshe do të ishte e vështirë të mblidhej në një shumë popullsia dhe produktiviteti) dhe duke përcaktuar peshën e çdo Faktori, bazuar në hamendësimin se ata kanë ndikime dhe rëndësi të ndryshme. Atëherë, nga kategoria e fundit e nxjerrë me anë të kësaj praktike, reformuesi do të zgjidhte dy zbatuesit më të dobët për t’i shkrirë. 

2.      Zbatimi i hartës gjyqësore

3.1 Faza tranzitore

Ndërsa rishikimi i hartave gjyqësore ka të bëjë me krijimin e zyrave të reja gjyqësore ose me mbylljen e disa zyrave dhe me bashkimin e tyre me gjykata të tjera, një vëmendje e veçantë duhet t’i kushtohet tranzicionit nga situata përpara reformës deri në disa muaj më pas.

Gjatë kësaj faze tranzicioni, qëllimi është: 

•      Të nisin shërbimet gjyqësore me efikasitet, duke siguruar vijimësi.

•      Të tregohet kujdes për transferimin e stafit nga zyrat e mbyllura tek ato të bashkuara, dhe nëse është e nevojshme, të rekrutohen burime njerëzore shtesë  për zyrat e reja.

•      Të organizohet logjistika e zyrave të reja (hapësira, mjetet, IT, furnizimet, etj.).

Aktiviteti i Tranzicionit duhet ndarë në faza të ndryshme dhe të kontrollohet sipas një plani të mirë-organizuar për projektin. Nga ky këndvështrim, do të dukej me vend të ngriheshin grupe-pune të veçantë të dedikuar këtij aktiviteti, brenda së cilës gjykatë përkatëse.

Përmbushja e objektivave të përcaktuar për fazën tranzitore duhet të ndiqet ndërsa:

•      Minimizohen rreziqet e lidhura me aktivitetin gjyqësor të ndërprerë;

•      Minimizohet ndikimi tek përdoruesit e shërbimit;

•      Garantohet se të gjitha aktivitetet realizohen brenda një afati kohor të arsyeshëm, sipas niveleve të arritjes së performancës.

Zbatimi i një harte të re gjyqësore ka kostot e veta. Ekziston një kosto për studimin e fizibilitetit përpara reformës, por ekziston edhe një kosto më e rëndësishme për zbatimin e hartës së re gjyqësore: mbyllja e zyrave, transferimi i njerëzve, lëvizja e dokumentacionit, mobiliet dhe mjetet, punësimi i stafit të ri, etj. Reformatorët dhe politikë-bërësit nuk duhet ta fshehin këtë aspekt, por duhet ta mbajnë në konsideratë në momentin kur përballen me vlerësimin e përgjithshëm. Për më tepër, nëse objektivi i reformës është të ruhen kostot, është e rëndësishme që reformatorët të përgatisin një plan biznesi ku të mund të vlerësojnë kthimin neto gjatë një afati të mesëm ose të gjatë.  

3.2 Transferimi i njerëzve

Në varësi të vendimeve të marra nga reformatorët dhe bazuar në kufizimet legjislative në fushën e të drejtës për punën, është e mundur që një numër nga stafi dhe nga gjyqtarët do t’iu duhet të transferohen nga një gjykatë në një tjetër si rezultat i zbatimit të hartës së re gjyqësore. Për shembull, sipas ligjit italian të zbatuar në sektorin publik, asnjë nga stafi prej 7.000 punonjësish dhe 2.300 magjistratëve nën ndikimin e reformës së hartës gjyqësore të vitit 2012-2013 nuk do të humbasë punën. Megjithatë, të gjithëve do t’iu duhet të ndryshojnë vendin e zyrës.

Në këtë këndvështrim, një vëmendje e veçantë duhet t’i kushtohet njoftimeve zyrtare për zbatimin e hartës gjyqësore, për aq kohë sa këto mesazhe prekin një grup të caktuar njerëzish të ndikuar drejtpërdrejtë nga ndryshimi. Ndërsa përgatitet plani i komunikimi, objektivat duhet të jenë:

•      Promovimi i një reagimi pozitiv ndaj ndryshimit, duke garantuar se të gjithë ata që janë të përfshirë kanë dijeni për hartën e re gjyqësore, e kuptojnë atë dhe e perceptojnë si pozitive.

•      Kontributi në stabilizimin e klimës psikologjike dhe në motivimin e stafit.

•      Garantimi i konsekuencës së informacionit të dhënë me kalimin e kohës dhe zvogëlimi i rrezikut të përhapjes së mesazheve çorientuese nga burimet “jo zyrtare”.

•      Mundësimi i shpërndarjes korrekte dhe në kohë i mesazheve, duke dhënë përgjigje gradualisht për të gjitha rezervat e palëve të ndryshme të prekura nga reforma. 

Përveç komunikimit, duhet të përgatitet një plan për të garantuar se aktivitetet operacionale janë ndërmarrë nga njerëzit e transferuar në një mënyrë efikase dhe efiçente, duke përfshirë:

•      Përcaktimin e rolit dhe të detyrave të secilit person të transferuar në gjykatën e re;

•      Menaxhimi i të gjitha detyrave administrative (karta për hyrjen në punë, orët e punës, sistemet IT, të cilët realizojnë politikat);

•      Vlerësimi i problematikave të mundshme të debatueshme në lidhje me kushtet e zbatuara;

•      Garantimi i procesit për shlyerjen e pagave.

3.3 Matja e impaktit të reformës së hartës gjyqësore

Shumë ndërhyrje në sektorin e administratës publike nuk arrijnë të vlerësojnë ndikimin e tyre. Është e rëndësishme që reformatorët të mos i deklarojnë objektivat e reformave të tyre pa përcaktuar se si dhe kur do të arrihen këto qëllime. Për shembull: objektiva tipikë strategjikë të përcaktuar për sistemet gjyqësore përpara rishikimit të hartës gjyqësore janë ata për rritjen e efikasitetit, rritjes së specializimit, ose edhe përmirësimit të performancës së përgjithshme të gjyqësorit.

Sipas Rrjetit Europian të Këshillave të Drejtësisë (ENCJ), konsolidimi i gjykatave mund të bazohet në nevojën për të ofruar një drejtësi të një cilësie më të lartë, dhe jo vetëm bazuar në nevojën për të kursyer nga kostot[11]. Sistemet gjyqësore duhet të vlerësojnë me kujdes nëse mund të ketë kursime nga kostoja neto duke bashkuar gjykatat dhe duhet të kenë në konsideratë faktin se mund të duhen vite përpara se kursimet e dëshiruara të jenë efikase[12].

Ky paragraf fokusohet në disa nga parimet bazë të cilat duhen zbatuar për të matur përmbushjen e qëllimeve të përcaktuara për reformën e hartës gjyqësore.

Fillimisht, reformatorët duhet të përgatisin deklarata të cilat shoqërojnë rishikimin e hartës gjyqësore, të cilat përshkruajnë objektivat specifikë të cilat duhet të përmbushen nga sistemi gjyqësor me anë të reformës. Përcaktimi i qëllimit duhet të shpjegojë në detaje arritjet e dëshiruara dhe të përfshijë të gjitha vlerësimet, si për shembull sa kohë mund të duhet për të realizuar secilin qëllim. Qëllimi duhet të jetë i matshëm nga fillimi dhe më e mira do të ishte, që disa të dhëna të ishin të disponueshme nga vitet përpara reformës për t’u krahasuar me të dhënat e së ardhmes për të verifikuar nëse rezultatet e arritura janë me të vërtetë efekte të asaj reforme.

Ky program përqendrohet në disa parime bazë të cilat duhet të zbatohen për të matur arritjen e qëllimeve të përcaktuara për reformën e hartës gjyqësore.

Atëherë, politikë-bërësit duhet të përcaktojnë të gjitha shërbimet specifike të projektit për secilin qëllim përpara se të fillojë çdo program i hartës gjyqësore. Kjo mund të shërbejë për të garantuar se ecuria drejt një qëllimi të caktuar mund të matet në mënyrë efikase.

Megjithatë, të dhënat nuk janë të mjaftueshme. Në të vërtetë, reformatorët duhet të përgatisin dhe të zgjedhin një grup Treguesish Kyç të Performancës (TKP), të cilët mund të përdoren për të matur ecurinë. TKP-të duhet të përcaktojnë metoda me anë të të cilave matet progresi drejt objektivave të qëllimeve. Treguesit më efikas janë ata të cilët mund të demonstrojnë efiçencë, përmirësime të performancës dhe, ku është e mundur, aspekte kyç cilësore.

Raporti i CEPEJ “Sistemet Gjyqësore Europiane” liston mbi njëqind TKP të ndryshme, të cilat mund të përdoren për të matur eficencën e reformës së zbatuar dhe gjithashtu edhe suksesin e saj, p.sh. treguesit financiar si kostoja e drejtësisë për banorë; treguesit e nivelit të aksesit në drejtësi si për shembull numri i gjykatave dhe i magjistratëve për banorë; treguesit e performancës si për shembull, afati, normat e evadimit, për më tepër vëzhgimet cilësore si për shembull: treguesit e kënaqësisë së klientëve, të cilët mund të masin perceptimin e reformës nga vet qytetarët.

Sapo të përcaktohen TKP-të dhe të vendosen vlerat e objektivave, ato duhet të maten rregullisht për të parë nëse reformat po japin efektet në linjë me qëllimet e paracaktuara. Në këtë kuptim, është e rëndësishme që TKP-të e përzgjedhura të mund të përdoren si të dhëna për ecurinë dhe në fund të demonstrojnë nëse reforma ishte e dobishme ose jo, ose të paktën sa e dobishme ishte.

Në një sistem ideal, një skuadër për vlerësimin duhet të monitorojë ecurinë drejt secilit qëllim duke përdorur statistikat e TKP-së. Kjo skuadër duhet të kontrollojë metrikat çdo muaj për një periudhë prej të paktën gjashtë muajsh, të rishikojë rezultatet dhe të takohet me vendim-marrësit rregullisht për të përcaktuar se si do të procedohet. Në rast mospërputhjesh, vendim-marrësit duhet të përcaktojnë cilat korrigjime, nëse është e mundur që të gjithë, duhet të zbatohen për të rikoordinuar veprimet dhe objektivat.