ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Тендер №

8418/2017/4 від 27 лютого 2017 р.

Послуги

Організація проведення 2-х семінарів

Місце проведення

Дніпро та Одеса (Україна)

Дата

4-6.04.2017 (Дніпро), та  25-27.04.2017 (Одеса)

Детальний опис послуг

Конгрес місцевих та регіональних влад Ради Європи та проект «Сприяння розвитку місцевої демократії в Україні» Офісу Ради Європи в Україні (надалі «Проект»), що здійснюється в рамках Плану Дій Ради Європи для України на 2015-2017 роки, спрямовує свою діяльність на вдосконалення впровадження демократичних принципів в Україні шляхом підвищення інституційної та лідерської спроможності представників органів місцевої влади та поширення кращих практик в сфері місцевої демократії по всій Україні. В рамках діяльності Проекту, Рада Європи доручає Постачальнику послуг організувати проведення 2 семінарів для молодих лідерів з місцевої демократії в квітні 2017 року.

2 семінари для молодих лідерів з місцевої демократії

Кількість учасників: 30 осіб на кожний семінар, загалом 60 учасників (за виключенням експертів, членів Конгресу РЄ, співробітників штаб-квартири РЄ та Офісу Ради Європи в Україні).

Тривалість кожного семінару: 3 дні

Постачальник послуг має запропонувати повний пакет послуг з організації проведення семінару, що включає наступне (для кожного заходу, разом 2 заходи):

a. Готель (проживання та конференц-послуги). Готель має бути категорії

3-4*, (готель категорії 5* також може бути розглянутий, якщо інших варіантів готелів вказаної категорії, які відповідають вказаним вимогам, немає), розташований в центрі міста з гарною транспортною інфраструктурою. (Примітка: готелі, розташовані віддалено від центру також можуть бути розглянуті, якщо готелі, що знаходяться в центрі міста, не можуть надати послуги відповідно до усіх зазначених в цьому документі вимог та критеріїв та/або у вказані дати не мають вільних номерів та конференц-зали). Проживання в одномісних стандартних номерах з гарною сантехнікою, кондиціонером, WI-FI та телевізором в кожній кімнаті, сучасним ремонтом та комфортом (не застарілим інтер’єром), вартість номеру повинна включати сніданок.  

30 одномісних номерів на 2 ночі мають бути заброньовані Постачальником послуг, додатково окрема кількість номерів, що вказана в Розрахунку Вартості послуг Excel), має бути тільки заброньована (вартість буде сплачуватися окремо в індивідуальному порядку кспертами, членами Конгресу, співробітнами Офісу Ради Європи в Україні та Штаб-квартири РЄ, що прийматимуть участь в кожному семінарі).

б. Оренда конференц-зали та технічне обладнання. Конференц-зала має знаходитися в тому ж готелі та мати відмінні конференц-послуги (сучасні меблі, столи, які можна розташовувати у будь-якому форматі розсадки), вікна (бути достатньо просторою та мати денне світло), система кондиціювання, гарний WI-FI в кімнаті, площа не менше 200 кв.м (розсадка кабаре до 50 учасників + достатньо місця для інтерактивних вправ). Технічне обладнання має включати в себе ноутбук, радіо мікрофони, фліпчарти з папером та набором маркерів, екран, проектор, указку, звукову систему та/або підсилювач (якщо потрібно), будь-яке інше технічне обладнання, що має бути потрібне перекладачам-синхроністам, тощо).

Будь ласка, забезпечте наявність протягом усіх днів семінару на місці 1 принтера з функціями ксерокопіювання (+1 пачка паперу) – для друкування та ксерокопіювання документів на місці.

 

в. Харчування. 3 обіди (суп, салат, головна страва + 1 напій/особа) та 2 вечері (салат, головна страва, десерт + 1 келих напою та 1 сік/особа) за форматом «шведська лінія» (бажано) в ресторані готелю, де проходить захід.

5 кавобрейків мають включати в себе каву/чай, 2 види випічки, 1 сендвіч.

Мінеральна вода (негазована, 0,5л) має бути забезпечена на столах учасників в конференц-залі із склянками. Загалом потрібно 240 пляшок (з розрахунку 2 пляшки на особу/на день * 40 учасників).

г. Трансфери, квитки, повернення витрат на проїзд учасників. Трансфери виконуються автомобілями класу седан економ або міні венами (якщо потрібно) відповідно до зазначених в документі Provisional Budget template. Постачальник послуг має забрати з офісу Ради Європи в Україні (вул. Іллінська 8, м. Київ), доставити до місця проведення семінару, та повернути назад в Офіс в м. Києві усі матеріали, що знадобляться команді проекту для проведення кожного семінару. Квитки на потяг Інтерсіті (з Києва до міста проведення та назад) мають бути викуплені за вимогою команди Проекту (лише 1й клас).

Сума повернення витрат на проїзд учасникам семінару розрахована в середньому 700 грн/особа/повний проїзд, та виплачується готівкою Постачальником послуг в останній день семінару кожному учаснику індивідуально відповідно до фактично понесених витрат під підпис (за оригіналами квитків, що надаватимуться учасниками).

Важливо. Комісія за компенсацію проїзду учасникам (якщо є) має не перевищувати 20% та внесена окремим рядком в пропозиціях.

д. Друк та брендована продукція проекту

Постачальник послуг має бути готовий друкувати документи (ч/б або кольоровий друк) за вимогою команди Проекту.

Бейджи для усіх учасників, експертів, співробітників Офісу Ради Європи в Україні та Штаб-Квартири мають бути розроблені та надруковані на картонному папері, ламіновані, кольорові (з логотипами Ради Європи та Конгресу) на стрічці через шию.

Сертифікати про участь мають бути розроблені та надруковані в кольорі на картонному папері, формату А4.

Закупка, розробка макету та саме брендування флешок логотипами Ради Європи та Конгресу (8 Гб), пластикових, зеленого (корпоративного) кольору + кільце-карабінчик + звичайна картонна коробочка для флешки.

Команді Проекту може знадобитися розробити макет та надрукувати в кольорі промо-матеріали про проект (двосторонні, кольорові брошури, 200-250 г/м2, формат А5) за вимогою, до 500 одиниць.

є. «Тімбілдінг». Запропонувати та організувати на кілька годин в один з днів семінару «тімбілдінг» для учасників (є фіксований бюджет) за домовленістю з командою Проекту.

ж. Супровід під час семінару. Менеджер-представник Постачальника послуг, що супроводжуватиме захід,  має бути належним чином вдягнутий (діловий стиль) та бути постійно присутнім на місці під час тривалості кожного семінару. Менеджер відповідає за організацію іменних табличок в президію, реєстрацію учасників, складання та роздавання папок з матеріалами Проекту учасникам, а також надання бейджів при реєстрації на початку семінару, відмічання присутності учасників кожного дня на семінарі (двічі на день: зранку та після обіду); зробити розрахунки сум компенсації проїзду кожного учасника та видати їх учасникам в останній день семінару; забезпечувати технічну та організаційну підтримку команді Проекту впродовж всіх днів семінару, виконувати будь-які завдання або прохання від команди Проекту, які можуть виникнути вже на місці. Вказівники до зали, де проходитиме семінар (в готелі) а також місце реєстрації мають бути належним чином оформлені відповідними табличками з інформацією та логотипами Ради Європи та Конгресу.

Важливо: представник Постачальника послуг має обов’язково прибути на місце проведення семінару заздалегідь (мати достатньо часу) до початку семінару, пересвідчитися та перевірити з готелем усі замовлені послуги. Представник Постачальника послуг залишається на місці до офіційного завершення семінару, складає усі матеріали, які потрібно буде повернути назад в офіс Ради Європи в м. Києві.

Повний перелік очікуваних послуг зазначений у ДОДАТКУ ІІ Provisional budget template до Тендера 8418/2017/4 від 27 лютого 2017 р.

Оплата

За виконання Постачальником послуг усіх зобов’язань за контрактом, Рада Європи зобов’язується сплатити Постачальнику послуг суму в ЄВРО або гривнях наступним чином:

·         Авансовий платіж в розмірі не більше 30% від загальної вартості послуг за кожен семінар окремо сплачуватиметься до початку кожного семінару окремо;

·         Залишок в сумі фактично понесених витрат на проведення кожного семінару окремо буде сплачено протягом 60 календарних днів з дати отримання послуг за кожен семінар окремо за контрактом (що зазначені у Додатку ІІ) та їх прийняття Радою Європи та надання відповідного рахунку за кожен семінар окремо.

Виключні критерії відбору Постачальників послуг

Учасники тендеру мають відповідати наступним критеріям:

·         Не відбувати покарання за рішенням суду за одним або кількома звинуваченнями, а саме: участь в кримінальних справах, корупційних схемах, шахрайстві, відмиванні грошей,

·         Не є в стані банкрутства, ліквідації, закінчення діяльності, неплатоспроможності або заборгованості перед кредиторами та не знаходиться у будь-якій іншій ситуації, що є наслідком цих станів;

·         не отримували рішення суду з «рес юді ката» за порушення, які впливають на професійну репутацію та спроможність та вважається серйозним професійним порушенням;

·         сумлінно виконують усі зобов’язання щодо усіх державних сплат податків, внесків, відрахувань, тощо у відповідності до законодавства країни, в якій учасник тендеру зареєстрований.

Критерії відбору Постачальників послуг

Учасники тендеру мають відповідати наступним критеріям відбору:

·         Мати підтверджений досвіт в організації проведення схожих заходів та надання високоякісних послуг з організації подібних заходів (не менше 1 календарного року);

·         Операційні, фінансова спроможності компанії, а також відповідну кількість співробітників офісу, що свідчить про достатню кількість людських ресурсів, необхідних для проведення 3 заходів.

Критерії оцінки пропозицій від Постачальників послуг

Учасники тендеру та їх надані пропозиції будуть оцінюватися за наступними критеріями:

·         Запропоновані варіанти для проведення кожного з заходів мають повністю відповідати критеріям та вимогам, що вказані у ТЗ;

·         Має бути раціональний баланс між якістю та вартістю послуг, що пропонуються кожним запропонованим готелем;

·         Повністю заповнені усі необхідні документи, а також правильні та точні розрахунки вартості послуг кожної пропозиції

·         Повністю заповнена Аплікаційна форма та акуратно та правильно заповнена розрахована вартість послуг в кожній пропозиції

·         Постачальник послуг має надіслати кожну пропозицію в 2-х форматах: сканована пропозиція в форматі пдв (на фірмовому бланку, з датою, підписом відповідальної особи, та печаткою організаціі) та Excel (де вказані розрахунки відповідно до формул, зазначених в Provisional Budget Template).

·         Усі пропозиції мають бути надіслані до вказаного строку подання.

·         Попередній досвід співпраці з Радою Європи є бажаним.

Тендер опубліковано

27 лютого 2017 р.

Результати буде повідомлено

17 березня 2017 р.  

Документи для подання для участі в тендері

Усі пропозиції мають бути надіслані електронною поштою на kyiv@coe.int; в темі листа обов’язково вказати TENDER 8418/2017/04 до 10 березня 2017 р. до 15:00 за Київським часом. Цей строк є обовязковим для дотримання усіма учасниками.

Наступні документи мають бути надіслані кожним учасником тендеру:

1.      APPENDIX I Tender Application Form 8418/2017/4 (аплікаційна форма, яка має бути повністю заповлена);

2.      APPENDIX II Provisional budget template (Комерційна пропозиція в форматі Excel). Вартість усіх зазначених послуг має бути вказана обов’язково. Комерційна пропозиція має бути наданий в двох форматах: в сканованому PDF та в форматі ел. таблички Excel. Кожен документ, що подається в форматі PDF має бути на фірмовому бланку учасника тендеру, містити підпис, печатку, дату подання та ім’я та прізвище відповідальної особи. Наданий розрахунок має відображати вартість послуг в ЄВРО та гривнях з розрахунку курсу обміну валют Ради Європи, а саме:  1ЄВРО = 28,7700 Грн станом на 16.02.2017 р.

Якщо у Вас виникнуть будь-які питання, будь ласка, звертайтеся до Вікторії Терещенко (Асистента проекту) за телефоном +380 44 425 02 62 (вн. 134).