Strasbourg, 12 decembrie 2014                

CEPEJ (2014)16[1]

COMISIA EUROPEANĂ PENTRU EFICIENȚA JUSTIȚIEI

(CEPEJ)

Grupul de Coordonare a Centrului SATURN pentru gestiunea timpului judiciar (CEPEJ-SATURN)

LINII DIRECTOARE ELABORATE DE CENTRUL SATURN

PENTRU GESTIUNEA TIMPULUI JUDICIAR

(A II revizuire)

 

Anexa I: LINII DIRECTOARE EUROPENE PENTRU MONITORIZAREA TERMENELOR JUDICIARE (EUGMONT)

Anexa II  Exemple de tabele de bord

Introducere

 

1.             Toate administrațiile instanțelor naționale, dispuse să aplice astfel de linii directoare ar trebui să efectueze analize comparative ale liniilor directoare SATURN și instrumentelor de gestionare a timpului utilizate de către instanțele judiciare în cadrul jurisdicției lor, să identifice liniile directoare SATURN care nu sunt implementate și să dezvolte strategii eficiente privind punerea în aplicare și îmbunătățirea lor.

2.              Liniile directoare SATURN privind gestiunea timpului urmează să fie traduse și puse la dispoziția tuturor instanțelor judecătorești, administrațiilor judiciare, ministerelor de justiție, asociațiilor de avocați locale și naționale, procurorilor și departamentelor de investigare a infracțiunilor din cadrul poliției, organizațiilor ale victimelor și altor organizații de utilizatori și instituțiilor de executare în toate statele membre. Toți utilizatorii ar trebui să fie încurajați să le aplice în mod corespunzător.

Partea I: Linii Directoare pentru  Instanțele judiciare

A.            Transparenţă şi previzibilitate

1.             Utilizatorii justiţiei ar trebui să fie implicați în gestiunea timpului judiciar.

2.             Utilizatorii ar trebui să fie informaţi şi, dacă e cazul, consultaţi asupra oricărui element semnificativ care ar avea incidenţă asupra duratei procedurii

3.             Durata procedurilor ar trebui, în măsura posibilităților, să fie previzibilă.

4.             Publicul larg ar trebui să aibă acces la datele statistice generale şi la alte date referitoare la durata procedurilor, în special, raportate la tipurile de cauze.

B.            Durata optimală

1.             Durata procedurilor ar trebui să fie potrivită.

2.              Este extrem de important şi de interes public ca durata procedurilor judiciare să fie rezonabilă. Procedurile nu trebuie să aibă o durată excesivă. În unele circumstanțe ele nu ar trebui totuşi să fie prea scurte, în măsura în care aceasta ar restrânge într-un mod nepotrivit dreptul justiţiabililor de acces la justiţie.

3.             Gestiunea timpului judiciar, atunci când ea nu este condiționată de comportamentul justiţiabililor înşişi, ar trebui realizată într-un mod imparţial şi obiectiv, evitând disparităţile semnificative în ceea ce privește durata examinării cauzelor similare.

4.              O atenție deosebită trebuie acordată caracterului adecvat al duratei totale a procedurilor, de la iniţierea procedurii până la rezultatul final care ar corespunde obiectivelor vizate de utilizatori în cadrul procedurii judiciare.

C.            Planificarea şi colectarea datelor

1.             Durata procedurilor judiciare trebuie planificată atât la nivel general (planificarea duratei medii a diferitor tipuri de cauze sau a duratei medii a procesului în faţa diferitor tipuri de instanțe) cât și la nivelul procedurilor concrete.

2.             Utilizatorii ar trebui să fie consultaţi asupra gestiunii duratei procedurii judiciare şi să participe la determinarea datelor sau la estimarea orarului ansamblului viitoarelor proceduri.

3.             Durata procedurilor judiciare ar trebui să fie controlată printr-un sistem de colectare a informaţiei integral şi bine definit. Un astfel de sistem ar trebui să permită furnizarea rapidă a datelor statistice detaliate asupra duratei procedurilor la un nivel general şi să identifice care anume instanţe sunt responsabile de durate excesive sau nerezonabile.

D.            Flexibilitate

1.        Gestiunea timpului judiciar trebuie să fie adaptată la exigenţele procedurilor concrete, ţinând cont, în special, de necesităţile utilizatorilor.

2.        Se cuvine de a fixa cu prudenţă termenele în legislaţie sau în alte texte generale, deoarece trebuie de ţinut cont de posibilele deosebiri între cauze concrete. Dacă termenele sunt fixate prin lege, atunci respectarea şi pertinenţa lor ar trebui să constituie obiectul unei monitorizări şi evaluări continue.

3.        Dacă legea prevede că anumite tipuri de cauze au un caracter prioritar sau necesită o reglementare urgentă, această normă generală trebuie să fie interpretată în mod rezonabil în lumina obiectivului atribuirii acestui caracter de urgenţă sau prioritate.

E.            Colaborarea loaială a tuturor părţilor implicate

1.             Responsabilitatea asupra respectării termenelor optimale şi previzibile ale procedurilor ^[2]  aparţine tuturor instituţiilor şi persoanelor implicate în elaborarea, reglementarea, planificarea şi dirijarea procedurilor judiciare, în special prin luarea în considerare a normelor etice.

2.             Acţiunile necesare pentru asigurarea implementării principiilor şi liniilor directoare conţinute în acest document ar trebui, în special, să ia forma unor angajamente ale legislatorului, factorilor de decizie politică şi ale autorităţilor competente de administrarea justiţiei.

3.             Instanţele centrale împuternicite cu administrarea justiţiei sunt obligate să garanteze mijloacele şi condiţiile necesare bunei gestionări a timpului şi să ia măsuri, dacă este cazul. Organele împuternicite cu administrarea instanţelor judiciare trebuie să contribuie la gestiunea timpului, colectând informaţii şi facilitând organizarea procedurilor judiciare. Organele care dirijează procedurile ar trebui să participe activ la planificarea şi organizarea lor.

4.             Acordurile-cadru cu avocații privind intervalele de timp și termenele limită vor fi binevenite în toate jurisdicțiile în care cooperarea cu avocații este importantă pentru propunerea unor calendare potrivite pentru fiecare caz.

A.                Resurse

1.             Sistemul judiciar trebuie să dispună de resurse suficiente pentru realizarea volumului său de lucru obișnuit în timp util. Aceste resurse trebuie să fie distribuite în funcţie de necesităţi şi utilizate cu eficacitate.

2.             Ar trebui să existe posibilitatea utilizării resurselor în cazul unei variaţii neprevăzute a volumului de muncă sau incapacităţii sistemului de a examina rapid cauzele.

3.             Deciziile referitoare la utilizarea resurselor pentru funcţionarea justiţiei trebuie să fie adoptate într-o manieră de natură să stimuleze gestiunea eficace a timpului. Trebuie să existe posibilitate, în caz de necesitate, de a realoca resursele într-un mod rapid şi eficient pentru a evita întârzierile şi creşterea stocurilor de cauze pendinte.

B.                Organizarea

1.             Organele judiciare ar trebui să fie organizate într-un mod ce ar încuraja o gestiune eficace a timpului.

2.             În cadrul organizării, responsabilitatea pentru gestiunea timpului şi procedurilor judiciare trebuie să fie clar definită. În acest sens, trebuie să existe un serviciu împuternicit cu monitorizarea permanentă a duratei procedurilor, în scopul identificării tendinţelor, anticipării modificărilor şi prevenirii problemelor referitoare la durata procedurilor.

3.             Orice modificare a organizării judiciare ar trebui să constituie obiectul unui studiu cu privire la impactul eventual asupra gestiunii duratei procedurilor judiciare.

C.                Dreptul material

1.             Legislaţia trebuie să fie clară, simplă şi redactată într-un limbaj uşor comprehensibil şi implementarea ei nu trebuie să fie prea dificilă. Modificările aduse dreptului material trebuie să fie bine pregătite.

2.             Cu ocazia adoptării unei noi legislaţii, autorităţile ar trebui să studieze de fiecare dată impactul său asupra volumului noilor cauze şi să evite reglementările susceptibile să antreneze întârzieri şi creşterea stocurilor cauzelor pendinte.

3.             Atât utilizatorii, cât şi organele judiciare trebuie informaţi din timp despre modificările legislative în scopul implementării lor în timp util şi în mod eficace.

D.                Procedura

1.             Normele de procedură judiciară trebuie să permită respectarea termenelor optimale. Normele care prelungesc inutil sau complică exagerat procedurile trebuie abrogate sau modificate.

2.             Normele de procedură judiciară trebuie să ţină cont de recomandările pertinente ale Consiliului Europei, în special recomandările:

§  R(81)7 privind mijloacele de facilitare a accesului la justiţie,

§  R(84)5 privind principiile procedurii civile menite să amelioreze funcţionarea justiţiei,

§  R(86)12 privind măsurile de prevenire şi reducere a supraîncărcării volumului de muncă a instanţelor judiciare,

§  R(87)18 privind simplificarea justiţiei penale,

§  R(95)5 privind instituirea sistemelor şi procedurilor de recurs în materie civilă şi comercială şi asupra ameliorării funcţionării lor,

§  R(95)12 privind gestiunea justiţiei penale,

§  R(2001)3 privind serviciile instanţelor judiciare şi altor instituţii juridice oferite cetăţenilor prin utilizarea noilor tehnologii

3.             În procesul de elaborare sau modificare a normelor procedurale, se cuvine de a consulta entităţile chemate să aplice aceste proceduri.

4.             Procedura în prima instanţă trebuie să fie condensată, respectând, cu toate acestea, dreptul utilizatorilor la un proces echitabil şi public.

5.             Ar trebui încurajată utilizarea în continuare a procedurilor accelerate, acolo unde este cazul.

6.             În unele cazuri, posibilităţile de recurs pot fi limitate. În altele (de exemplu, pentru mici creanţe), recursul poate fi exclus sau poate fi cerută o autorizaţie pentru apel. Recursurile vădit neîntemeiate pot fi declarate inadmisibile sau respinse în cadrul unei proceduri sumare.

7.             Recursul în faţa instanţei supreme trebuie să fie limitat la cauze ce merită atenţia și analiza acestora.

A.            Distribuirea sarcinilor

1.        Obligaţia de a contribui la o bună gestiune a timpului aparţine tuturor autorităţilor responsabile de administrarea justiţiei (instanțe, judecători, personal administrativ) şi tuturor profesioniştilor implicaţi în procedurile judiciare (de exemplu, avocaţii şi experţii) potrivit competenţelor lor respective.

2.        Toate autorităţile responsabile de administrarea justiţiei trebuie să coopereze în procesul de stabilire a normelor şi obiectivelor. De asemenea, la elaborarea acestor norme şi obiective alţi actori şi utilizatori ai justiţiei ar trebui să fie consultaţi.

B.            Monitorizarea

1.             Durata procedurilor judiciare trebuie să constituie obiectul unor analize statistice. Informaţiile suficiente cu privire la durata diferitor tipuri de cauze şi toate etapele procedurii judiciare trebuie să fie disponibile.

2.             Se cuvine de a veghea ca normele şi obiectivele aplicabile diferitor tipuri de cauze şi/sau diferitelor jurisdicţii să fie respectate.

3.             Instanţa responsabilă de o anumită procedură trebuie să verifice respectarea termenilor definiţi sau conveniţi cu alte părţi ai procedurii.

4.             Controlul se recomandă să fie efectuat potrivit Liniilor directoare europene uniforme asupra termenilor judiciari– EUGMONT.

C.            Intervenţia

1.             Dacă sunt observate sau previzibile abateri de la normele şi obiectivele referitoare la durata procedurii, ar trebui întreprinse măsuri rapide pentru remedierea cauzelor acestor abateri.

2.             O atenţie particulară ar trebui acordată procedurilor ale căror durată totală este susceptibilă să constituie o încălcare a dreptului fundamental la un proces în termen rezonabil.[3]

3.             Monitorizarea ar trebui să garanteze ca perioadele de inactivitate (timpul de așteptare) pe parcursul procedurii să nu fie excesiv de lungi; dacă există astfel de perioade prelungite, trebuie întreprinse eforturi particulare pentru accelerarea procedurii şi recuperarea timpului pierdut[4].

D.            Utilizarea noilor tehnologii

1.         Utilizarea noilor tehnologii în cadrul instanțelor judiciare ar trebui încurajată în scopul reducerii duratei procedurilor judiciare, în special pentru gestiunea cauzelor și pe durata procedurii:

-       conferințe prin telefon și video-conferințe la diferite etape ale procedurii;

-       comunicarea electronică între instanță și părți și, în general, pentru toate relațiile dintre participanții la procedură;

-       consultarea dosarelor la distanță;

-       codificarea infracțiunilor.

E.              Răspunderea

1.             Orice persoană care, printr-un act sau o omisiune provoacă o întârziere sau compromite respectarea normelor şi obiectivelor definite pentru gestiunea timpului ar trebui să dea explicaţii în acest sens.

2.             Afară de răspunderea individuală pentru proasta gestionare a timpului, statul, la fel, poate fi ţinut responsabil în mod solidar pentru consecinţele suportate de utilizatori urmare a duratei excesive a procedurii.

A.            Colectarea informaţiilor

1.             Administratorii instanţelor judiciare ar trebui să colecteze informaţiile asupra principalelor etape ale procedurii judiciare. Ei ar trebui să înregistreze timpul scurs între aceste diferite etape. Ei ar trebui să se inspire, în ceea ce priveşte alegerea etapelor supuse controlului, din Lista de criterii pentru gestionarea timpului, Indicatorul Patru[5].

2.             Informaţiile colectate ar trebui să fie accesibile pentru a ghida lucrul personalului administrativ al instanțelor, judecătorilor şi altor autorităţi centrale responsabile de administrarea justiţiei. Aceste informaţii vor fi accesibile, de asemenea, într-o măsură adecvată, părţilor şi publicului larg

B.            Analiza continuă

1.             Toate informaţiile colectate trebuie permanent analizate şi utilizate pentru controlul şi ameliorarea performanţei.

2.             Informaţiile colectate ar trebuie să fie disponibile în scopul evaluării statistice. Sub rezerva respectării vieţii private, datele colectate ar trebui, de asemenea, să fie accesibile cercetătorilor şi instituţiilor independente de cercetare în scopul unei analize ştiinţifice.

3.             Rapoartele asupra rezultatelor analizelor ar trebui să fie întocmite la intervale regulate – cel puţin o dată pe an – şi însoţite de recomandările necesare.

C.            Obiectivele fixate

1.             În afară de normele şi obiectivele fixate la un nivel superior (naţional, regional), ar trebui definite obiective specifice la nivelul fiecărei jurisdicţii. Administratorii instanţelor judiciare ar trebui să dispună de competenţe şi de o autonomie suficientă pentru definirea acestor obiective sau să participe activ la definirea lor.

2.             Obiectivele ar trebui să definească clar scopurile vizate şi să fie fixate într-o manieră realistă. Ele ar trebui să fie publicate şi reevaluate periodic.

3.             Obiectivele ar putea fi utilizate pentru evaluarea performanţei jurisdicţiilor. Dacă ele nu sunt atinse trebuie să fie adoptate măsuri concrete pentru redresarea situaţiei.

D.            Gestionarea crizelor

1.             În situaţiile în care există o abatere semnificativă de la obiectivele definite la nivelul unei jurisdicţii, ar trebui să existe mijloace specifice susceptibile să permită soluţionarea cauzei problemei în mod rapid şi adecvat.

A.            Gestionarea activelor cauzelor

1.             Judecătorul ar trebui să dispună de competenţe suficiente pentru a conduce activ procedura.

2.             În limitele reglementării generale, judecătorul trebuie să fie autorizat să fixeze termene potrivite şi să adapteze gestiunea timpului obiectivelor generale şi specifice, precum şi caracteristicilor specifice ale fiecărei cauze.

3.             Modele electronice standardizate și programe informatice pentru întocmirea hotărârilor judecătorești urmează să fie elaborate și utilizate de către judecători și personalul instanțelor.

B.            Acordul părţilor şi avocaţilor asupra termenelor

1.        Interesele utilizatorilor ar trebui luate în mod corespunzător în considerare în procesul gestiunii timpului. Ei ar trebui implicaţi în planificarea procedurii la o etapă timpurie.

2.        În măsura posibilităților, judecătorul ar trebui să încerce să coordoneze cu toţi participanţii la procedură termenele acestei proceduri. Pentru aceasta, el ar trebui să beneficieze de asistenţa personalului necesar (grefierilor) şi a tehnologiei informaţionale.

3.        Abaterile de la termenele convenite ar trebui să fie minime şi să se limiteze la cauzele unde ele sunt justificate. În principiu, prelungirea termenelor definite nu ar trebui să fie posibilă decât cu acordul tuturor părţilor sau dacă interesul justiţiei o cere.

C.            Cooperarea şi controlul din partea altor actori (experţi, martori etc.)

1.             Toţi participanţii la procedură au obligaţia de a coopera cu jurisdicţia în vederea respectării obiectivelor şi termenilor stabiliţi.

2.             Pe parcursul procedurii, judecătorul are dreptul de a controla respectarea termenilor din partea tuturor participanţilor, în special a celor solicitaţi sau angajaţi de instanţa judiciară, astfel ca martori sau experţi.

D.            Reprimarea abuzurilor de procedură

1.         Orice tentativă de întârziere a procedurii, intenţionată şi conştientă, ar trebui descurajată

2.         Ar trebui să existe sancţiuni procedurale pentru cauzarea tergiversărilor și în cazul comportamentului necooperant. Ele pot viza părţile sau reprezentanţii lor.

3.         Dacă membrul unei profesiuni juridice aduce o atingere gravă drepturilor procedurale sau întârzie semnificativ procedura, acest fapt trebuie semnalat instituţiei sale profesionale în vederea aplicării măsurilor ulterioare.

E.            Argumentarea hotărârilor

1.             Motivarea tuturor hotărârilor ar trebui să fie concisă ca formă și limitată la aspectele esențiale. Scopul ar trebui să fie axat pe explicarea hotărârii. Doar întrebările pertinente pentru hotărârea cauzei ar trebui luate în considerare.

2.             Judecătorii ar trebui să aibă posibilitatea, după caz, să dea o hotărâre verbală cu o motivare în scris.

Partea II: Linii directoare pentru Procurori

Introducere

Domeniul de aplicare al liniilor directoare e destinat procurorilor în cadrul procedurii penale. Aceste linii directoare specifice cuprind în primul rând faza preliminară a urmăririi penale, înainte de faza judiciară (etapa premergătoare procesului), indiferent de sistemul juridic al țării în cauză.

Prin Procuror se subînțelege persoană competentă pentru etapa preliminară de investigare a procedurii penale.

Alte linii directoare, prevăzute în Partea I a acestui document, se aplică mutatis mutandis procurorilor:

A.                Planificarea și colectarea datelor

1.             Durata procedurilor penale ar trebui să fie planificată la etapa de investigare, etapa de urmărire penală și în fața instanței (planificarea unei durate medii pe anumite tipuri de cauze sau a duratei medii a procesului în fața anumitor tipuri ale instanțelor. Planificarea ar trebui să aibă loc atât la nivel general cât și la nivelul de cazuri individuale, în conformitate cu termenele indicate în dreptul procedural.

2.             Utilizatorii (bănuiți, victime, apărători) au dreptul de a fi informați, și atunci când este posibil, consultați în gestionarea timpului procesului judiciar și în stabilirea datelor sau estimarea duratei tuturor etapelor procedurale viitoare de la începutul investigațiilor.

B.                  Intervenția

1.            În cazurile când se observă sau se prevăd abateri de la standardele și obiectivele termenelor de urmărire penală, se vor întreprinde acțiuni prompte pentru remedierea unor astfel de abateri.

2.            O atenție deosebită trebuie acordată cauzelor în care durata totală este de așa natură încât ar putea conduce la constatarea încălcării dreptului fundamental la un proces în termen rezonabil. Măsurarea utilizării timpului începe cu începutul etapei pre-proces, atunci când o persoană este afectată în mod substanțial de urmărirea penală[6]. O atenție specială trebuie acordată aplicării arestului sau detenției, inițierii investigației preliminare în privința persoanei ori când aceasta este acuzată în mod oficial de comiterea infracțiunii de către poliție sau procuror. Numărarea se încheie atunci când hotărârea definitivă este dată de instanța de judecată sau procuratură sau este altfel clasată de către procuror sau de instanța de judecată. Înregistrările care arată în mod clar datele relevante pentru măsurarea utilizării timpului în funcție de criteriul rezonabil de timp ar trebui să fie parte din dosar atunci când cauza ajunge în instanța de judecată.

O atenție deosebită trebuie acordată cauzelor prioritare, cum ar fi cauzele în care suspectul este în arest sau deja își ispășește pedeapsa de privațiune de libertate și cauzele de aplicare a violenței de către poliție.

Aceste înregistrări trebuie să indice în mod clar datele:

-       comiterii infracțiunii;

-       reținerii bănuitului;

-       aplicării detenției preventive;

-       pornirii urmării penale;

-       emiterii rechizitoriului.

3.                Prin monitorizare trebuie să se asigure că perioadele de inactivitate (timp de așteptare) în procedura penală nu sunt excesiv de lungi, și acolo unde există astfel de perioade, eforturi sporite trebuie întreprinse pentru a accelera procedura și pentru recuperarea întârzierii.

C.               Colectarea informațiilor

1.                Procurorii și administratorii urmează să colecteze informații cu privire la cele mai importante etape ale procesului penal - în special în etapa premergătoare procesului. Ei ar trebui să țină o evidență cu privire la durata dintre aceste etape. În ceea ce priveşte alegerea etapelor supuse monitorizării, urmează să fie luată în considerație Lista de criterii pentru gestionarea timpului, Indicatorul Patru.

2.                Informațiile colectate (în conformitate cu paragraful de mai sus) ar trebui să fie disponibile pentru a ghida activitatea procurorilor, administratorilor judecătorești, judecătorilor și autorităților centrale responsabile de administrarea justiției. În mod corespunzător, informațiile ar trebui să fie, de asemenea, puse la dispoziția utilizatorilor și a publicului larg.

D.            Analiza continuă

1.             Toate informaţiile colectate trebuie permanent analizate şi utilizate pentru controlul şi ameliorarea performanţei.

2.             Rapoartele asupra rezultatelor analizelor ar trebui să fie întocmite la intervale regulate – cel puţin o dată pe an – şi însoţite de recomandările necesare

E.            Obiectivele fixate

1.             În afară de normele şi obiectivele fixate la un nivel superior (naţional, regional), ar trebui definite obiective specifice la nivelul fiecărei procuraturi. Procurorii și administratorii ar trebui să dispună de competenţe şi de o autonomie suficientă pentru definirea acestor obiective sau să participe activ la definirea lor.

2.             Obiectivele ar trebui să definească clar scopurile vizate şi să fie fixate într-o manieră realistă. Ele ar trebui să fie publicate şi reevaluate periodic.

3.             Obiectivele ar putea fi utilizate pentru evaluarea performanţei procurorilor. Dacă ele nu sunt atinse trebuie să fie adoptate măsuri concrete pentru redresarea situaţiei.

F.            Gestionarea crizelor

1.             În situaţiile în care există o abatere semnificativă de la obiectivele definite de procuraturi, ar trebui să existe mijloace specifice susceptibile să permită soluţionarea cauzei problemei în mod rapid şi adecvat.

G.           Acordul părţilor şi avocaţilor asupra termenelor și coordonarea între autoritățile implicate

1.             În măsura posibilităților, procurorul ar trebui să încerce să coordoneze cu toţi participanţii la procedură termenele acesteia. În acest scop, el ar trebui să beneficieze de asistenţa unui personal administrativ potrivit (funcționari și poliție) şi a tehnologiei informaţionale.

2.             Abaterile de la termenele convenite ar trebui să fie minime şi să se limiteze la cauzele unde ele sunt justificate. În principiu, prelungirea termenelor definite nu ar trebui să fie posibilă decât cu acordul tuturor părţilor sau dacă interesul justiţiei o cere.

Anexa I

 

LINII DIRECTOARE EUROPENE UNIFORME DE MONITORIZARE A TERMENELOR JUDICIARE(EUGMONT)

1. Datele cu caracter general cu privire la instanţele judiciare şi procedurile judiciare

Sistemul de monitorizare trebuie să dispună de informaţii publice și accesibile referitoare la structura generală a sistemului judiciar, în particular, informaţii pertinente pentru gestionarea duratei procedurilor. Informaţiile de nivel general ar trebui să conţină elemente concrete cu privire la:

-           numărul şi categoriile de instanțe judiciare, precum şi competenţa lor jurisdicțională;

-           numărul şi categoriile procedurilor judiciare;

-           procedurile considerate ca fiind cauze prioritare (urgente);

Datele cu privire la sistemul judiciar ar trebui să fie periodic actualizate şi disponibile cel puţin o dată pe an/anual (început/sfârşit al anului calendaristic). Următoarele date referitoare la numărul cauzelor aduse în faţa instanţelor judiciare ar trebui să fie accesibile:

-           numărul total al cauzelor pendinte la începutul perioadei care constituie obiectul monitorizării (de exemplu, anul calendaristic);

-           cauzele noi (acţiunile introduse în timpul perioadei care constituie obiectul monitorizării, de exemplu anul calendaristic);

-           cauzele examinate (cauzele soluţionate în ultimă fază în timpul perioadei care constituie obiectul monitorizării fie printr-o decizie în fond, fie prin retragerea cauzei, soluționare amiabilă, etc.) ;

-           numărul total al cauzelor pendinte la finele perioadei care constituie obiectul monitorizării.

Datele referitoare la cauzele examinate pot fi repartizate în funcţie de modul în care au încetat. Cel puţin, cauzele care au încetat printr-o decizie în fond ar trebui să fie distinse de celelalte care au încetat pentru alte motive (prin retragerea cererii, reglementare amiabilă, respinse pentru vicii de formă).

Exemplul I.

Tribunalele de stat din Alpina

	Instanța sau categoria jurisdicţiei	Cauze pendinte la data de 1.1.2008	Cauze noi inițiate în 2008	Cauze soluţionate in 2008	Cauze pendinte la data de 31.12.2008
1	Instanța(le) A
2	Instanța(le) B
3	Instanța(le) C
	TOTAL

N.B: "cauze pendinte la data de 31.12.2008" = "cauze pendinte la data de 1.1.2008" + "cauze noi inițiate în 2008" – "cauze soluționate în 2008".

2. Informaţiile cu privire la categoriile de cauze

Informaţiile cu privire la cauzele cu care au fost sesizate instanţele judiciare ar trebui să fie disponibile atât în calitate de date globale, agregate cât şi ca date subdivizate în funcţie de categoria cauzei.  În acest scop ar trebui utilizate categoriile generale şi universale de cauze, cum ar fi repartizarea pe cauze de drept civil, penal şi administrativ.

În cadrul categoriilor generale, ar trebui operată distincţia dintre categorii sau grupuri mai specifice (de exemplu, cauze de dreptul muncii, cauze penale), şi aceleaşi informaţii ar trebui să fie accesibile în ceea ce priveşte subcategoriile corespunzătoare (de exemplu, cauze de concediere în cadrul categoriilor ce se referă la dreptul muncii).

La această etapă, fiecare instanţă judiciară poate utiliza propriile categorii de cauze. Cu toate acestea, următoarele patru categorii sunt obligatorii pentru fiecare instanţă judiciară: divorţ litigios, concediere, jaf şi omor intenţionat.

§  Cauzele de divorţ litigios: este vorba despre desfacerea căsătoriei prin decizia unei jurisdicţii competente. În informaţii nu trebuie să figureze: divorţurile reglementate printr-un acord încheiat între părţi cu privire la separarea soților şi toate consecinţele acesteia (procedura de consimţământ mutual, chiar dacă ea este examinată de instanţa judiciară) sau reglementate printr-o procedură administrativă. Dacă statul dvs. dispune de o procedură complet extrajudiciară cu privire la divorţ sau dacă nu există posibilitatea de a izola datele referitoare la divorţurile litigioase, precizaţi acest lucru, furnizând explicaţiile corespunzătoare.  În plus, dacă în statul dvs. în materia divorţului există proceduri obligatorii de mediere sau un termen de reflecţie, sau dacă faza de împăcare este exclusă din procedura judiciară, precizaţi acest lucru, furnizând explicaţiile corespunzătoare.

§  Cauze de concediere: cauze cu privire la desfacerea contractului de muncă la iniţiativa angajatorului (în sectorul privat). Aceasta nu include situaţiile de revocare a funcţionarilor, de exemplu, urmare a unei proceduri disciplinare.

§  Jaful se referă la acţiuni de sustragere de la o persoană utilizând forţa sau ameninţarea cu forţa.  În măsura posibilităților, cifrele în cauză ar trebui să includă: furturile cu violenţă (jaf, tâlhărie, etc.) şi să excludă furtul de buzunar, extorcarea de fonduri şi şantajul (potrivit definiţiei din Culegerea europeană de statistici referitoare la criminalitate şi justiţie penală). În date nu trebuie să figureze tentativele.

§  Omorul intenţionat este definit ca acţiunea de a omorî cu intenţie o persoană. În măsura posibilităților, cifrele ar trebui să includă acțiunile violente care au dus la deces, eutanasia şi pruncuciderea şi să excludă asistenţa la sinucidere (potrivit definiţiei din Culegerea europeană de statistici referitoare la criminalitate şi justiţie penală). În date nu trebuie să figureze tentativele.

Pentru o comparaţie ulterioară cu alte sisteme europene, ar trebui să fie anexate definirea şi sfera de aplicare ale altor categorii de cauze, utilizate de instanţa judiciară (în special dacă ele nu sunt curente).

Exemplul II.

Tribunalul municipal din Danubie

	Categorii de cauze	Cauze pendinte la data de 1.1.2008	Cauze noi inițiate în 2008	Cauze soluţionate în 2008	Cauze pendinte la data de 31.12.2008
1	Cauze civile
1a	Divorţuri litigioase
1b	Concedieri
…	…
2	Cauze administrative
2a	…
…
3	Cauze penale
3a	Omoruri intenţionate
3b	Furturi calificate/jafuri
…	…
	TOTAL

3. Informaţii cu privire la durata procedurilor

3a. Informaţiile comunicate de către instanţele judiciare cu privire la durata procedurilor şi termenii medii/maximi

           

Fiecare instanţă judiciară ar trebui să colecteze date cu privire la durata procedurilor care se derulează în propria incintă. Cauzele pendinte şi cele soluționate pe parcursul perioadei de referinţă (de exemplu, anul calendaristic) ar trebui controlate separat, iar datele referitoare la durata lor ar trebui să fie repartizate pe categoriile corespunzătoare duratei lor, adică cauzele pendinte sau soluţionate în mai puţin de o lună, 1-3 luni, 4-5 luni, între 7 şi 12 luni, 1-2 ani, 2-3 ani, 3-5 ani şi mai mult de 5 ani. În afară de repartizarea cauzelor în funcţie de durata lor, trebuie să fie calculată durata medie a procedurilor şi, în plus, trebuie indicate duratele minime şi maxime.  Pentru a calcula durata procedurii, trebuie luat în considerare doar timpul care a fost necesar pentru examinarea cauzei în instanța dată, adică perioada calculată între momentul intrării cauzei în această instanță şi momentul ieşirii (de exemplu, decizia dată în ultima instanţă, trimiterea în faţa unei instanțe superioare pentru a fi examinată în apel, etc.). Dacă este posibil, informaţiile referitoare la durata procedurii pentru cauzele soluţionate ar trebui să opereze cu distincţia făcută între, pe de o parte, cauzele soluţionate urmare a unei examinări complete (adică acele cauze care s-au încheiat cu o decizie în fond) şi cauzele care s-au încheiat altfel (prin retragerea plângerii, reglementarea amiabilă, lipsa competenţei jurisdicţionale, etc.)

Exemplul III:

Tribunalul municipal din Danubia

Durata cauzelor soluţionate în 2008 (situaţia la data de 31.12.2008.)

Cauze soluţionate

Cauze pendinte la sfârşitul perioadei

< 1 lună

1-3 luni

4-6 luni

7-12 luni

1-2 ani

2-3 ani

3-5 ani

5 ani>

Durata estimată de lichidare a stocurilor, în zile

1

Cauze civile

1a

Divorţuri litigioase

1b

Concedieri

…

…

2

Cauze administrative

2a

…

…

3

Cauze penale

3a

Omoruri intenţionate

3b

Furturi calificate/jafuri

…

…

TOTAL CAZURI

3b. Informaţii asupra duratei totale a procedurilor

           

Este extrem de important ca acele cauze cu care a fost sesizată instanța judiciară să poată fi deosebite în funcţie de durata lor totală. Durata totală este perioada cuprinsă între introducerea cererii în instanţă şi clasarea cauzei (a se vedea Lista de verificare a gestionării timpului şi Liniile directoare SATURN ale CEPEJ). La informaţiile referitoare la durata totală a procedurilor la fel ar trebui anexată, în măsura posibilităților, perioada necesară pentru executarea deciziilor.

4. Monitorizarea fazelor intermediare ale procedurii şi timpul de aşteptare

Monitorizarea termenelor procedurali nu ar trebui să se limiteze la colectarea datelor cu privire la termenul total între debutul şi sfârşitul procedurii. De asemenea, trebuie culese informaţii cu privire la durata fazelor intermediare ale procedurii. Cel puţin ar trebui monitorizată durata fazei pregătitoare a procedurii (de exemplu, termenul între introducerea cererii în instanţă şi prima şedinţă în fond) şi faza de încheiere a procedurii (de exemplu, ultima şedinţă de pronunţare a deciziei asupra fondului). De asemenea, ar trebui să fie disponibile datele referitoare la durata procedurii în apel sau durata altor căi de recurs. Ar trebui asigurată o monitorizare specială pentru perioadele de inacţiune (timpul de aşteptare).

Aceste statistici trebuie în mod imperativ să fie completate la nivel naţional de un organism competent (Ministerul Justiţiei, Consiliul Superior al Magistraturii, etc.)

Exemplul IV:

            Tribunalul municipal din Danubie

5. Informaţii analitice şi indicatori

Pornind de la datele generale referitoare la instanţele judiciare, numărul cauzelor şi durata lor, precum şi pornind de la alte informaţii pertinente cu privire la instanţele judiciare şi sistemul judiciar, este posibil de a utiliza și alte instrumente în calitate de etaloane și indicatori de performantă a instanţelor judiciare.

Printre altele, este posibil de a utiliza următorii indicatori pentru a analiza şi controla durata şi alţi factori importanţi în scopul înţelegerii termenilor suportaţi de către justiţiabili:

1.     Rata de variaţie a stocului de cauze pendinte (indicatorul CR – clearance rate): raportul între cauzele noi şi cauzele soluţionate în decursul unei perioade, exprimat în procentaj.

Dosare soluționate într-o anumită perioadă CR (%) =------------------------------------------------------------------ * 100                   Dosare care parvin într-o anumită perioadă

Exemplu: dacă pe parcursul aceluiaşi an calendaristic instanţa judiciară a fost sesizată cu 500 de cauze noi şi în acelaşi timp ea a soluţionat 550 cauze, CR va fi 110 %. Dacă instanţa judiciară nu soluţionează decât 400 cauze, CR va fi de 80 %. Un CR de asupra limitei de 100 % denotă că numărul de cauze pendinte diminuează.

2.     Durata estimată de lichidare a stocului de cauze pendinte (indicatorul DT – disposition time): raportul dintre numărul de cauze soluţionate şi numărul de cauze pendinte la finele unei perioade. Astfel se calculează de câte ori pe parcursul anului (sau unei perioade) stocul unei anumite categorii de cauze se modifică sau este soluţionată.

Numărul de dosare soluționate DT = ----------------------------------------------------------------------------------           Numărul de dosare nesoluționate la sfârșitul perioadei

3.     Durata lichidării stocului de cauze pendinte (indicatorul DT – disposition time): acest indicator compară numărul de cauze soluţionate în timpul unei anumite perioade şi numărul de cauze nesoluţionate în aceiaşi perioadă. Numărul 365 este împărţit la numărul de cauze soluţionate împărţit la numărul cauzelor nesoluţionate la sfârşit, pentru ca acesta să poată fi exprimat în număr de zile. Raportul măsoară rapiditatea cu care sistemul judiciar (sau instanţa judiciară) examinează cauzele cu care a fost sesizată – adică timpul necesar pentru ca o anumită categorie de cauze să fie soluţionate. Acest indicator permite a înţelege mai bine modalitatea în care un sistem judiciar gestionează fluxul său de cauze.

365 DT =  -----------------------------------------------------------------------------------------                 Durata estimată de lichidare a stocului de cauze pendinte

Alți indicatori

1.     Rata eficacităţii (indicatorul ER – efficiency rate): raportul dintre numărul de personal angajat în instanţa judiciară şi numărul de cauze soluţionate de aceiaşi instanţă la finele anului.

2.     Volumul stocului de cauze pendinte (indicatorul TB – total backlog): volumul cauzelor care nu au fost soluţionate în perioada examinată, definit ca reprezentând diferenţa dintre numărul total de cauze pendinte la începutul perioadei şi numărul de cauze soluţionate în aceiaşi perioadă. Exemplu: dacă erau 1 000 de cauze pendinte la începutul anului calendaristic şi dacă instanţa judiciară a soluţionat 750 de cauze pe parcursul anului calendaristic. La finele anului calendaristic vor fi 250 de cauze, care vor constitui volumul total al stocului de cauze pendinte.

3.     Rezolvarea stocului de cauze pendinte (indicatorul BR – backlog resolution): termen necesar în luni sau zile pentru a lichida stocul total de cauze pendinte, calculat ca fiind raportul dintre numărul de cauze şi rata de variaţie a stocului de cauze pendinte. Exemplu: dacă există 100 de cauze considerate a fi stocul total al cauzelor pendinte la finele perioadei şi dacă au fost soluţionate 200 de cauze în timpul acestei perioade, indicatorul BR constituie 6 luni sau 180 zile.

4.     Numărul de cauze examinate de un judecător (indicatorul CPJ – case per judge): numărul de cauze de o anumită categorie examinate de un judecător în decursul unei perioade date. Exemplu: dacă o instanţă judiciară are 600 de cauze civile pendinte la finele anului calendaristic şi 4 judecători responsabili de examinare, atunci CPJ va fi 150.

5.     Depăşirea-tip (indicatorul SD – standard departure): depăşirea în raport cu obiectivele fixate pe fiecare categorie de cauze în perioada dată, în procentaj sau în zile. Exemplu: dacă obiectivul pentru examinarea unei cauze de divorţ litigios în prima instanţă a fost fixat pentru 200 zile şi dacă pe parcursul anului calendaristic durata medie a unor astfel de cauze a fost de 240 zile, indicatorul SD va fi de 40 zile sau 20 %.

Anexa II – Exemple de tabele de bord