Склад тендерної документації

-          тендерне оголошення;

-          проект специфікації очікуваних послуг;

-          опис послуг.

Предмет/Назва послуг

Надання послуг з організації першої сесії Академії лідерства для керівництва органів місцевого самоврядування Донецької та Луганської областей

Термін надання послуг

16 - 19 листопада 2016 р.

Фінансовий звіт має бути представлений Раді Європи до 8 грудня 2016 р.

Місце проведення

М. КРАМАТОРСЬК, ДОНЕЦЬКА ОБЛ.

або

М. КИЇВ

Місце проведення буде відомо пізніше.

Прошу підготувати пропозиції щодо проведення заходу в обох містах

Кількість учасників

20 учасників Академії та 9 тренерів

Тип тендеру та спосіб оголошення

Відкритий

Мета тендеру

Вибір виконавця для надання послуг з організації першої сесії Академії лідерства для керівництва органів місцевого самоврядування Донецької та Луганської областей

Джерело фінансування послуг

Рада Європи

Валюта тендеру

Євро або гривня.  Специфікацію послуг подати лише у обраній валюті.

Опис/перелік послуг

1) Проживання учасників у готелі:

  - 16-19 листопада 2016 (3 ночі, 3 - зірковий готель або 4 зірковий готель, 20 учасників стандартні заїзд та виїзд, 9 тренерів - ранній заїзд та стандартний виїзд):

Бажано забезпечити одномісне поселення для всіх учасників. В разі неможливості забезпечення одномісного поселення для всіх учасників, забезпечити двомісне поселення 20 учасникам та одномісне для 9 тренерів. Списки учасників для проживання в готелі буде надано напередодні заходу.

2) Оренда зали та технічного обладнання(17-19 листопада 2016):

-          Зала, площа зали не менше  90 м ², денне освітлення та якісне кондиціонування повітря (розсадка літера «П», підкова  або квадрат);

-          Ноутбук;

-          Мультимедійне обладнання (проектор, екран);

-          2 радіомікрофони;

-          2 фліпчарти.

3) Харчування для 29 учасників 16-19 листопада 2016 (бажано організувати простір для групи окремо від інших проживаючих в готелі, меню до специфікації послуг

-          Сніданок для проживаючих в готелі учасників заходу (17-19 листопада 2016);

-          Обіди для учасників заходу (16-19 листопада 2016);

-          Вечері (16,18, 19 листопада 2016);

-          Святкова вечеря 17 листопада 2016 (формат не фуршет, розсадка учасників в ресторані літерою «П», або за одним столом біле та червоне вино виробництва Італії чи Франції з розрахунку 200 грамів/учасник);

-          2 кава паузи для учасників в день (17-19 листопада 2016, кава паузи мають бути різні, остання 19 листопада має бути посиленою);

-          Мінеральна вода до зали (2 пляшки 0,5 л для учасника в день, 17-19 листопада 2016).

3) Транспортні послуги:

-          Трансфер для тренерів у Краматорську (вокзал-готель-вокзал, 16 та 19 листопада 2016, 3 трансфери на день);

-          Відшкодування витрат учасників на проїзд (з розрахунку середньої вартості квитка в обидва напрямки: 400 грн./учасник в разі проведення заходу в Краматорську та 800 грн./учасник в разі проведення заходу в Києві).

4) Друк матеріалів для заходу (пластикова обкладинка та скріплення всіх матеріалів – металевою або пластиковою пружиною):

-          ч/б друк, 240 стор. комплект, 30 комплектів;

-          кольоровий друк 6 стор. комплект, 30 комплектів;

-          кольоровий друк бейджів учасників, папір 100 мг/м².

5) Канцелярське приладдя для учасників:

-          папки;

-          бейджі (наліпка або защіпка);

-          папір для фліпчарта (40 аркушів);

-          двосторонній скотч;

-          таблички для тренерів (до 5 шт.);

-          кольорові олівці 12 шт.;

-          маркери 15 шт.;

-          навігація в готелі.

6) Забезпечення підготовки логістичної інформації, реєстрації учасників, технічної та організаційної підтримки під час заходу.

Умови оплати послуг

Оплата послуг здійснюється Радою Європи на підставі договірних умов та кошторису шляхом безготівкового перерахування відповідної суми на рахунок виконавця у євро або гривні у наступному порядку:

-          передоплата 30% погодженої специфікації очікуваних послуг здійснюється протягом 20 (двадцяти) банківських днів з дати підписання договору обома сторонами та узгодження зазначеної специфікації;

-          кінцевий розрахунок/балансовий платіж здійснюється по завершенню надання послуг, надання та перевірки фінансової звітності та підписання акту приймання послуг протягом 60 (шістдесяти) банківських днів з моменту отримання рахунку від виконавця.

Критерії

-          місце проведення заходу (перевага віддаватиметься пропозиціям, в яких зала розташована втому ж готелі, в якому проживатимуть учасники);

-          зала, що відповідатиме вищевказаним критеріям;

-          ціна та умови надання послуг;

-          меню;

-          орієнтованість на вимоги клієнта, можливість надання професійної підтримки на всіх етапах надання послуг;

-          короткий опис досвіду організації подібних заходів та рекомендаційні листи вітаються.

Критерії для виключення зі списку учасників

До розгляду не прийматимуться заявки, підготовлені потенційними виконавцями/ учасниками:

-          їх було засуджено остаточним судовим рішенням за будь яким звинуваченням, пов’язаним із участю у злочинних угрупованнях, корупцією, шахрайством, відмиванням грошей;

-          вони перебувають у стані банкрутства, ліквідації, згортання діяльності, неплатоспроможності або компромісного врегулювання обов’язків позичальника з кредиторами, або в будь-якій іншій аналогічній ситуації, що випливає з процедури такого самого типу, або підлягає процедурі такого самого типу;

-          судовим рішенням, що набрало законної сили, встановлене порушення, що впливає на їхню професійну надійність, або свідчить про серйозне порушення професійної етики;

-          вони не виконують своїх зобов’язань щодо сплати внесків до системи соціального страхування, податків та зборів, відповідно до законодавства країни реєстрації.    

Критерії прийнятності

Наявність у постачальника підтвердженого успішного досвіду у сфері надання послуг з організації аналогічних заходів.

Правила оформлення тендерної пропозиції

До участі у оцінці тендерних пропозицій допускаються пропозиції, що повністю відповідають умовам тендерної документації.

Склад/ Зміст тендерних пропозицій:

-           заявка (достатньо e-mail, в  якому буде бажання та можливість надати заявлені послуги та відповідність потенційного виконавця критеріям прийнятності. Також необхідно надати інформацію щодо критеріїв для виключення зі списку учасників);

-           специфікація очікуваних послуг відповідно до доданої форми.

Визначення переможців

Відбудеться після оцінки тендерних пропозицій згідно критеріїв, що зазначені у даному оголошенні, але не пізніше 28 жовтня 2016 р.

Оприлюднення результату тендеру

Шляхом надсилання відповідних повідомлень учасникам тендеру електронною поштою протягом 3-х робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця

Кінцевий термін подання заявок

Кінцевий термін надання пропозицій – 26 жовтня 2016 р., 15:00

Тендерна пропозиція має бути надіслана з підписом та печаткою відповідальної особи електронною поштою на адресу: [email protected] в копії: [email protected]

тема листа: «Назва компанії_Заявка на тендер 8417_Академія лідерства»

Всі пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання заявок, розгляду не підлягають

Спосіб отримання заявок

Електронною поштою на адресу: [email protected] в копії: [email protected] з темою листа: «Назва компанії_Заявка на тендер 8417_Академія лідерства».

Запитання щодо тендеру

Надсилати електронною поштою на адресу: [email protected] з темою листа – «Запитання_Заявка на тендер 8417_Академія лідерства».

Контактнa особa

Катерина Сасіна, адміністративний асистент Програми Ради Європи +3 (8044) 303 99 16 внутрішній 112,

Офіс Ради Європи

вул. Іллінська, 8, під’їзд 7, поверх 6,

м. Київ, 04070, Україна