CONSEIL DE L'EUROPE                                                                                                                

COMITE DES MINISTRES



Recommandation n° R (2000) 13
du Comité des Ministres aux États membres
sur une politique européenne en matière de communication des archives

(adoptée par le Comité des Ministres
le 13 juillet 2000,
lors de la 717^e réunion des Délégués des Ministres)

Le Comité des Ministres, en vertu de l’article 15.b du Statut du Conseil de l'Europe,

Considérant que l'objectif du Conseil de l'Europe est de réaliser une union plus étroite entre ses membres et que cet objectif peut être poursuivi par une action commune dans le domaine culturel;

Eu égard à la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales, notamment les articles 8 et 10, et à la Convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel (STE n° 108) ;

Eu égard à la Recommandation (81) 19 du Comité des Ministres aux Etats membres sur l’accès à l’information détenue par les autorités publiques et à la Recommandation (91) 10 du Comité des Ministres aux Etats membres sur la communication à des tierces personnes de données à caractère personnel détenues par des organismes publics ;

Considérant que les archives constituent une partie essentielle et irremplaçable du patrimoine culturel;

Considérant qu'elles préservent la pérennité de la mémoire de l’humanité;

Compte tenu de l’intérêt croissant du public pour l’histoire, des réformes des institutions en cours dans les nouvelles démocraties et de l’ampleur exceptionnelle des changements qui s’opèrent partout dans la production des documents;

Considérant qu'un pays n'accède pleinement à la démocratie que lorsque chacun de ses habitants dispose de la possibilité de connaître de manière objective les éléments de son histoire;

Compte tenu de la complexité des problèmes liés à la communication des archives, aussi bien à l'échelle nationale qu'à l'échelle internationale en raison de la variété des situations constitutionnelles et juridiques, des contraintes contradictoires de transparence et de secret, de la protection de la vie privée et de l’accès à la connaissance historique, problèmes perçus dans chaque pays différemment par l'opinion publique;

Reconnaissant le souhait des historiens et de la société civile visant respectivement à étudier et mieux connaître la genèse complexe de l'histoire en général et de celle du XXe siècle en particulier;

Conscient qu'une meilleure connaissance de l'histoire européenne récente pourrait contribuer à la prévention de conflits;

Considérant que, face à la complexité de l'ouverture des archives, s'impose l'adoption d'une politique européenne en matière de communication d'archives fondée sur des principes communs conformes aux valeurs démocratiques,

Recommande que les gouvernements des Etats membres prennent les mesures et les actions nécessaires afin:

i. d’adopter une législation en matière de communication d'archives s'inspirant des principes énoncés dans la recommandation ci-après, ou d'aligner leur législation existante sur les mêmes principes;

ii. de diffuser aussi largement que possible la recommandation auprès de toutes les structures et personnes concernées.

Annexe à la Recommandation n° R(2000)13

I. Définitions

1. Aux fins de la présente recommandation:

a.

i. lorsqu’il est écrit avec un a minuscule : l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de son activité et versés aux Archives pour conservation permanente ; sauf mention particulière, la présente recommandation ne s’intéresse qu’aux archives produites par les services publics, dites ‹‹archives publiques››;

ii.      lorsqu’il est écrit avec un A majuscule : les institutions publiques chargées de la conservation des archives.

b.     le mot « communication » signifie :

i.      la fonction dévolue aux Archives de mettre à la disposition des utilisateurs les fonds et collections qu’elles conservent;

ii.     l’exercice de cette fonction.

c.

d.

e.

2. L’énoncé des principes généraux qui régissent la communication des archives ressort, dans les pays européens, du pouvoir législatif et, par conséquent, doit faire l’objet d’une loi. Les dispositions pratiques seront réparties entre la loi et les textes réglementaires selon le droit interne du pays.

3. La législation et la réglementation relatives à la communication des archives publiques devraient être coordonnées et harmonisées avec les lois relatives aux domaines connexes, en particulier avec celle sur l’accès à l’information détenue par les autorités publiques et celle sur la protection des données.

4. Les critères de communication des archives publiques, définis par la loi, devraient s’appliquer à l’ensemble de celles-ci sur la totalité du territoire national, quelles que soient les Archives chargées de leur conservation.

5. L’accès aux archives publiques constitue un droit. Dans un système politique adhérant aux valeurs démocratiques, ce droit doit être reconnu à tous les utilisateurs, indépendamment de leur nationalité, leur statut ou fonction.

6. La communication des documents et des instruments de recherche fait partie des fonctions des services d’archives publics et, à ce titre, ne donne pas lieu à la perception de droits.

7. La législation doit prévoir:

a.

b.

7.1. Des exceptions à cette règle générale, nécessaires dans une société démocratique, peuvent le cas échéant être prévues pour assurer la protection:

a.

b.

7.2. Toute exception au principe du délai général de protection, qu’il s’agisse de la réduction ou du prolongement de ce délai, devrait se fonder sur la loi. Toute classification et déclassification ressort de la compétence du service qui a produit les documents ou de son administration de tutelle, à moins que la loi ne confère cette compétence à une Archive particulière. Toute classification au-delà du délai général doit être prononcée pour une période déterminée, et au terme de celle-ci, la déclassification doit effectivement intervenir.

8. Les instruments de recherche doivent couvrir la totalité des archives, et signaler éventuellement celles qui en auraient été exclues. Même lorsqu’ils font état de l’existence de documents réservés, et à condition qu’ils ne contiennent pas eux-mêmes des informations protégées en vertu de la législation, les instruments de recherche sont librement consultables afin de permettre aux utilisateurs de pouvoir demander des autorisations exceptionnelles d’accès.

9. Les règles applicables doivent prévoir la possibilité de solliciter de l’administration compétente une autorisation exceptionnelle d’accès aux documents non librement communicables. Il convient que les autorisations exceptionnelles soient accordées dans les mêmes conditions à tous les utilisateurs qui en font la demande.

10. Si pour protéger les intérêts mentionnés à l’article 7.1, les archives sollicitées ne sont pas librement communicables, l’autorisation exceptionnelle peut être donnée pour une communication par extraits ou avec occultation partielle. L’utilisateur en sera informé.

11. Tout refus de communication ou d’autorisation exceptionnelle d’accès doit être motivé par écrit et l’auteur de la demande doit avoir la faculté de faire appel contre une décision négative, en dernier ressort à la justice.

12. Il convient d'essayer d'aligner, mutatis mutandis, chaque fois que cela est possible, les conditions de communication des archives privées sur celles des archives publiques.