Mis à jour : juillet 2014
FONDS EUROPEEN POUR LA JEUNESSE
GUIDE D’UTILISATION
Comment remplir le formulaire de rapport pour
un Plan de travail annuel
Une fois le premier versement de la subvention du Plan de travail effectué (statut « Paiement en cours », allez sur Rapports > Créer un rapport
Cliquez sur « Créer »
La page de présentation s’ouvre
PRÉSENTATION
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Nom de l’ONG |
DE LA DEMANDE |
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Numéro d’ONG (si déjà enregistré auprès du FEJ) |
DE LA DEMANDE |
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Type d’ONG |
DE LA DEMANDE |
Personne responsable
Qui était le responsable de projet ?
Cette personne sera la personne de contact pour toutes questions ou commentaires concernant ce rapport (cette information peut être modifiée si nécessaire).
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Prénom |
DE LA DEMANDE |
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Nom |
DE LA DEMANDE |
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DE LA DEMANDE |
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Téléphone |
DE LA DEMANDE |
Activités
Ce sont les activités telles que présentées dans la demande de subvention. Vous pouvez les voir mais pas les modifier.
Allez à la page « Rapport intermédiaire » et indiquer les activités qui ont eu lieu jusqu’à présent.
RAPPORT INTERMÉDIAIRE
Complétez l’évaluation et remplissez les champs.
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Etat des lieux
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Dans cette section, vous devez donner un aperçu de la situation actuelle - où vous situez-vous dans le plan de travail ? Ne fournissez pas de détails sur les activités individuelles - vous pouvez le faire en ouvrant chaque activité (voir ci-dessous) et l’expliquer dans cette section.
(3000 caractères) Comment la succession d’activités a-t-elle évolué depuis le début ? Veuillez mettre en évidence les éléments de base des activités qui ont été mis en œuvre jusqu'à présent. Quelle a été l'importance des activités mises en œuvre ?
Quels objectifs définis dans votre plan de travail ont-ils été atteints à travers les activités mises en œuvre jusqu'à présent ? Certains des objectifs étaient-ils trop ambitieux ? Lesquels ? Avez-vous identifié de nouveaux objectifs dans le cadre du processus que vous vous efforcez d'atteindre ?
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Réflexion |
Quels changements ont eu lieu jusqu'à présent ? (par rapport au lieu, au contenu, à l'ordre des activités, etc.) (3000 caractères).
Veuillez fournir des informations de base afin que nous comprenions les raisons de ces changements et leur valeur ajoutée. N'oubliez pas de mettre à jour les informations pour chaque activité (programme, objectifs, groupe cible, etc.), en ouvrant l'activité en question ci-dessous.
Comment ces changements ont-ils affecté les activités qui ont déjà eu lieu ?
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Cliquez sur « Oui » pour accéder aux activités individuelles approuvées pour ce plan de travail et indiquer celles qui ont déjà eu lieu. Si nécessaire, mettez à jour les informations des futures activités (dates, lieu, programme, etc.).
En plus du programme et du budget des activités individuelles (voir ci-dessous), vous pouvez également joindre d'autres documents liés à votre rapport intermédiaire (calendrier révisé, réunions du groupe de pilotage / préparatoires, notes conceptuelles, des listes de participants, rapports complets des activités). Veuillez-vous assurer que ces informations ajoutent des informations pertinentes et pas simplement copier ce qui a déjà été rempli.
ACTIVITÉS
Utilisez le bouton « Editer » pour modifier les activités individuelles.
Activité
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Titre de l’activité |
DE LA DEMANDE |
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Champ d’action |
⃝ International ⃝ local |
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Quoi et comment ? |
Veuillez ne pas copier le texte de la demande de subvention, mais expliquer exactement ce qu’il s’est passé et comment.
Résumez ce qui s’est passé pour que des personnes extérieures puissent avoir une idée précise de quoi il s’agissait.
Vous disposez de 3 000 caractères pour décrire brièvement votre activité en mettant en évidence les principales étapes. Vous devez être clair, précis et concret, et rédiger un rapport honnête et autocritique. Nous savons que les processus ne vont pas toujours sans heurts et qu'il y a des obstacles, des événements inattendus et des surprises. Vous devez mentionner à la fois les aspects positifs mais aussi les aspects négatifs.
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Où ? |
Où a eu lieu votre activité ? |
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Coordonnées GPS |
Pourquoi les coordonnées GPS ? Ceci nous permettra de mettre à jour la carte des ONG et des activités du FEJ sur le site web. Veuillez suivre les instructions se trouvant sur le site web du FEJ. |
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Valeur ajoutée ? |
Veuillez ne pas copier le texte de la demande de subvention, mais expliquez l'importance de cette activité dans le cadre du plan de travail. Indiquez ici les résultats et tout résultat concret (3 000 caractères).
Si cette activité était la première : comment a-t-elle donné lieu au reste du plan de travail (terrain commun ou point de départ) ? Si cette activité a été suivie par une autre, comment s’est-elle construite sur la précédente et a-t-elle pris en compte ce qui a été réalisé ? Et de quelle manière a-t-elle été un tremplin pour la (les) suivante(s) ?
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Programme
Joindre le programme final avec le contenu de chaque session et expliquer les méthodes utilisées.
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Qui ? |
Qui était impliqué dans cette activité ? Cette section concerne l’équipe et les participants (3 000 caractères)
Indiquez le nombre de participants présents à l'activité (femme, homme, autre ...). Décrivez leur profil ainsi que les critères de sélection. N'oubliez pas de mettre à jour le nombre de participants par pays dans le menu déroulant lorsque vous enregistrez chaque activité.
Nous vous rappelons que l'activité internationale doit impérativement répondre aux critères suivants : l’activité doit être menée par une équipe internationale (4 nationalités différentes) et les participants doivent représenter au moins 7 Etats membres différents du Conseil de l'Europe.
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QUAND ?
Indiquez les dates réelles et le nombre de jours de travail avec le public cible. Cela inclut les jours de travail impliquant les participants directement, soit dans une activité ou dans une succession de petites actions.
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Jour de début |
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Jour de fin |
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Nombre de jours |
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TOTAL DES COUTS ET SUBVENTION ACCORDEE
Pour chaque activité, indiquez le coût total réel. Lorsque vous modifiez le coût total et la subvention pour n’importe activité, les chiffres seront automatiquement mis à jour dans le budget final (voir page Budget final). Par exemple, si le coût total d'une activité a été moins que prévu et que vous réduisez le montant indiqué, vous devrez par la suite adapter le montant de la subvention du FEJ en conséquence.
- Par exemple, le coût prévu pour l'activité 1 était de € 9500 et vous avez demandé une subvention au FEJ de € 9500. Si le coût réel était de € 8500, vous devrez modifier la subvention du FEJ à € 8500 afin d'obtenir un budget équilibré.
Vous pouvez supprimer le tableau du budget prévisionnel fourni avec la demande et joindre un budget révisé.
Lorsque vous avez terminé, « Enregistrer » la page.
N'oubliez pas de mettre à jour les informations concernant les participants, si nécessaire.
Annulation d’une activité
Si vous devez annuler une activité dans un plan de travail, procédez comme suit :
Cliquez sur le bouton « Annuler » correspondant à l’activité que vous souhaitez annuler. Vous serez amené à confirmer cette annulation.
Si vous confirmez, vous devrez expliquer les raisons pour lesquelles cette activité est annulée.
Remplissez le texte et cliquez sur « Ajouter un commentaire ». L'activité est annulée.
Le budget sera mis à jour automatiquement à « € 0 » pour cette activité (dépenses et recettes).
Lorsque vous êtes prêt à soumettre le rapport intermédiaire, cliquez sur « Soumettre le rapport » en bas de la page du rapport intermédiaire.
Le projet se trouve maintenant dans «Rapports en cours avec le statut » « Rapport reçu».
Le Secrétariat du FEJ validera votre rapport, ou vous demandera des précisions si nécessaire. Si le rapport est renvoyé avec une demande d’informations complémentaires, vous recevrez une notification avec des instructions.
Lorsque le rapport intermédiaire est validé par le Secrétariat du FEJ, le statut sera « contrat reçu », de sorte que le deuxième paiement puisse être effectué. Il s'agit d'un calcul automatique de 30% de la subvention accordée. Vous recevrez une notification lorsque la demande de paiement aura été effectuée et le montant transféré, informations visibles sur la page « Commentaires ».
RAPPORT FINAL
Lorsque la subvention est à nouveau « paiement en cours », vous serez en mesure d'accéder au rapport final sur la page « Rapports en cours ».
Suivez la même procédure que le rapport intermédiaire, en vous assurant à ce que toutes les activités individuelles soient mises à jour afin de refléter la situation finale.
Complétez l’évaluation et remplissez les champs.
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Evaluation depuis le Rapport Intermédiaire |
Dans cette section, vous devez donner un aperçu de la façon dont la deuxième partie du plan de travail a été mise en œuvre. Veuillez ne pas répéter ce que vous avez déjà écrit dans le rapport intermédiaire. Ne fournissez pas de détails sur les activités individuelles – vous pouvez le faire en ouvrant chaque activité (voir ci-dessous) et l’expliquer dans cette section.
(3 000 caractères). Depuis la soumission du rapport intermédiaire, comment la succession des activités a-t-elle évolué ? Veuillez mettre en évidence les éléments de base des activités qui ont été mis en œuvre ? Quelle a été l’importance des activités mises en œuvre ? Quels objectifs du plan de travail ont respectés les activités mises en œuvre depuis le rapport intermédiaire ?
Quels étaient les principaux défis auxquels vous avez dû faire face et quels changements ont eu lieu ? Tout s'est-il déroulé conformément au plan ? Prenant en compte le processus d'apprentissage ainsi que les résultats obtenus mais aussi les obstacles auxquels vous avez dû faire face, avez-vous été amené à ajuster vos activités ? Si c'est le cas, merci d’expliquer quels changements vous avez mis en oeuvre et décrivez les raisons ainsi que la valeur ajoutée de ces changements. Vous pouvez mettre à jour les informations sur les activités individuelles ci-dessous. Comment ces changements ont-ils affecté les activités ? Comment un flux cohérent dans le plan de travail a-t-il été assuré malgré les changements ?
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Impact et suivi |
Dans cette section vous devez donner un aperçu du plan de travail dans son ensemble, expliquez quel impact le plan de travail a eu et quel suivi est-il prévu jusqu’à la fin (3.000 caractères).
Êtes-vous satisfait de la mise en œuvre du plan de travail ? Quels étaient les points forts / faibles ? Y at-il quelque chose que vous auriez fait différemment (par exemple, des activités supplémentaires ou moins d’activités, des activités dans un ordre différent ...)? Quels objectifs que vous définissez pour le plan de travail ont été atteints ? Certains des objectifs étaient-ils trop ambitieux ? Lesquels ? Avez-vous atteint des résultats inattendus ? Si c'est le cas, veuillez expliquer lesquels.
Quel a été l’impact de votre plan de travail ? Veuillez expliquer quelle a été la différence des activités mises en œuvre pour votre organisation, dans la vie du groupe(s) cible mais aussi au niveau local et/ou Européen. Avez-vous les moyens de mesurer l’impact ?
Comment l'effet multiplicateur au niveau local sera-t-il assuré à la fin du plan de travail ?
Avez-vous identifié un élément particulier dans le plan de travail que vous voudriez mettre en évidence ou continuer à l'avenir ?
Comment le travail effectué au cours de l'année s’introduira-t-il dans la vie future de votre organisation ou réseau ?
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Cliquez sur « Oui », pour accéder aux activités individuelles approuvées pour ce plan de travail et mettez à jour ces informations pour refléter la réalité.
En plus du programme et du budget des activités individuelles (voir ci-dessous), vous pouvez également joindre d'autres documents liés à votre rapport intermédiaire (calendrier révisé, réunions du groupe de pilotage / préparatoires, notes conceptuelles, des listes de participants, rapports complets des activités). Veuillez-vous assurer que ces informations ajoutent des informations pertinents et pas simplement copier ce qui a déjà été rempli.
Vous devez mettre à jour les chiffres du budget pour chaque activité individuelle et fournir des informations concernant tout cofinancement que vous avez reçu. Ces chiffres apparaîtront automatiquement sur la page « Budget final ».
Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre rapport final, veuillez vérifier que les chiffres du budget sont corrects. Vous pouvez ajouter des commentaires si nécessaire.
Assurez-vous de soumettre un budget équilibré - sinon, vous obtiendrez un message d'erreur !
Dans l'exemple suivant, le montant de la subvention du FEJ accordée et les autres sources ajoutées est inférieur au budget total. Par conséquent, le budget n'est pas équilibré.
Comme la subvention demandée au FEJ ne peut pas dépasser le montant de la subvention accordée, le budget de l'activité 3 a été modifié avec un montant inférieur pour la subvention du FEJ et un montant supérieur pour les recettes.
Les chiffres sont maintenant équilibrés et le rapport peut être soumis.
Commentaire : Vous devrez trouver un cofinancement pour les activités internationales. Le FEJ ne sera pas en mesure de couvrir plus que 2/3 du coût total des activités internationales calculées ensemble (c'est-à-dire que la règle des 2/3 ne s'applique pas à chaque activité internationale distincte).
Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre rapport final, cochez la case « Je certifie que toutes les informations sont complètes, etc. » sur la page du « Budget Final » et cliquez sur Soumettre le Rapport. Le statut sera alors « Rapport reçu » - prêt à être vérifié par le FEJ.
Vous devez envoyer par la poste un rapport financier signé et détaillé pour chaque activité avec la preuve correspondante des dépenses selon les règles du FEJ (voir les lignes directrices sur le site web du FEJ), ainsi qu'une liste signée des participants le cas échéant. Votre rapport ne sera traité que lorsque le FEJ aura reçu tous les documents financiers par la poste.