Smjernice za korištenje budžetskih obrazaca za Ugovor o grantu

Obrasci za okvirni budžet i za finansijsko izvještavanje dati su u Aneksu II (procjenjeni budžet) i Aneksu III (finansijski izveštaj) Ugovora o grantu. U Aneksu III data su dva obrasca za finansijsko izvještavanje (finansijski izvještaj), zavisno od toga da li se izvještaj podnosi u jednoj ili u dvjema valutama [član 2.2e) i član 3.2 Ugovora].

Korisnici su dužni da popune polja u obrascima ne mjenjajući redoslijed ni nazive budžetskih stavki. Postoji šest budžetskih stavki (ljudski resursi, putovanje, oprema i zalihe, kancelarijski troškovi, ostali troškovi i usluge i ostalo). Treba precizirati vrstu troškova (budžetske linije) i utvrditi jedinice. Budžetske linije se mogu dodavati ili brisati po potrebi. Obratite pažnju na to da se može koristiti „prosječna cijena po jedinici”, ali se ne može koristiti „prosječan broj učesnika”.

U polje koje se odnosi na sufinansiranje koje obezbjeđuje korisnik granta, korisnik je dužan da navede da li se obavezuje da će pružiti doprinos u naturi ili finansijski doprinos. U prvom slučaju, treba da opiše doprinos u naturi, dok u drugom slučaju u tom polju treba da naznači iznos i valutu finansijskog doprinosa.

Važne stvari na koje treba obratiti pažnju:

·         Cijene po jedinici moraju biti izražene u brojevima sa po dvije decimale;

·         1.2 Dnevnice:

o   1.2.1 Međunarodno: prosječna cijena po jedinici za dnevnicu zaposlenih službenika, eksperata i učesnika koji putuju u inostranstvo;

o   1.2.2 Lokalno: prosječna cijena po jedinici za dnevnicu zaposlenih službenika i eksperata koji putuju unutar zemlje;

·         5.5 Cijena održavanja konferencija:

o   5.5.5 Dnevnice učesnika: treba obratiti pažnju na to da se vrsta jedinice za budžetske linije 5.5.1‒5.5.5 izražava „po događaju”, pa te jedinice treba na odgovarajući način izračunati. Cijenu jedinice za budžetsku liniju 5.5.5 „Dnevnice za učesnike” ne treba brkati s pojedinačnim dnevnicama po danu pojedinačnih putovanja, što se evidentira pod stavkom „ljudski resursi” i „putovanja”, prema potrebi. Ako je Ugovorom o grantu obuhvaćen samo jedan događaj, ta budžetska linija može biti raščlanjena na nekoliko linija (hotelski troškovi, ručkovi, večere), a vrsta jedinice može biti „za noć”, „za ručak”, „za večeru”, itd.

·         Troškovi se uvijek izražavaju u eurima, a finansijski izvještaji se podnose Vijeću Evrope na osnovu deviznog kursa koji se koristi za konverziju avansnog plaćanja. Ako je izvršeno nekoliko avansnih uplata, devizni kurs se izračunava na osnovu prosječnog deviznog kursa primjenjenog u konverziji svih avansnih uplata. U potonjem slučaju, prosjek se izračunava na sledeći način: ZBIR iznosa konvertovanih u lokalnu valutu treba podijeliti ZBIROM iznosa koje je Vijeće Evrope isplatilo u eurima.